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Informe de Revisión por la Alta Dirección 2012 Página 1 de 27 Informe Revisión por la Alta Dirección del estado del SIG Unidad Administrativa Especial Migración Colombia Ministerio de Relaciones Exteriores Avance Enero – Diciembre de 2012 Introducción La revisión que realiza la Alta Dirección al Sistema Integrado de Gestión, en adelante SIG (MECI, Gestión de la Calidad y SISTEDA), así como sus oportunidades de mejora, se consideran de suma importancia para asegurar el funcionamiento del mismo. La conveniencia del SIG; así como su adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad, dependen en gran medida de la apropiada y continúa realización. Para garantizar el éxito de este proceso, la Alta Dirección toma en consideración toda la información que tiene a disposición para efectuar la revisión adecuada SIG; esta información proviene de diferentes fuentes, como lo son los resultados de auditorías realizadas, la retroalimentación de los ciudadanos relacionada con la prestación de los servicios de la Entidad, el desempeño de los procesos y la conformidad del producto y el servicio, el estado de las acciones correctivas y preventivas, los cambios que podrían afectar al SIG, las recomendaciones para la mejora del SIG y los resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para la entidad. Este importante ejercicio evidencia el compromiso que asume la Dirección con el desarrollo, la implementación y la mejora continua del Sistema.
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Informe Revisión por la Alta Dirección del estado
del SIG
Unidad Administrativa Especial Migración Colombia
Ministerio de Relaciones Exteriores
Avance Enero – Diciembre de 2012
Introducción
La revisión que realiza la Alta Dirección al Sistema Integrado de Gestión, en adelante SIG (MECI,
Gestión de la Calidad y SISTEDA), así como sus oportunidades de mejora, se consideran de suma
importancia para asegurar el funcionamiento del mismo. La conveniencia del SIG; así como su
adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad, dependen en gran medida de la apropiada y continúa
realización.
Para garantizar el éxito de este proceso, la Alta Dirección toma en consideración toda la
información que tiene a disposición para efectuar la revisión adecuada SIG; esta información
proviene de diferentes fuentes, como lo son los resultados de auditorías realizadas, la
retroalimentación de los ciudadanos relacionada con la prestación de los servicios de la Entidad, el
desempeño de los procesos y la conformidad del producto y el servicio, el estado de las acciones
correctivas y preventivas, los cambios que podrían afectar al SIG, las recomendaciones para la
mejora del SIG y los resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para la
entidad.
Este importante ejercicio evidencia el compromiso que asume la Dirección con el desarrollo, la
implementación y la mejora continua del Sistema.
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Temas tratados:
1. Resultados del seguimiento al SIG
2. Retroalimentación del Ciudadano
3. Desempeño de los procesos
4. Acciones de seguimiento previas efectuadas por la Dirección
5. Cambios que podrían afectar el SIG
6. Recomendaciones para la mejora
7. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para la
Entidad
8. Resultado finales de la evaluación del SIG
1. Resultados del seguimiento al SIG
De las actividades de seguimiento y evaluación desarrolladas por la Oficina de Control
Interno se realizaron tres (3) informes pormenorizados del estado del Sistema Integrado
de Control Interno, obtenidos de la evaluación realizada para los períodos: noviembre
2011 – febrero 2012 ; marzo – junio de 2012; y julio – octubre de 2012, cuyo análisis
discriminados por los subsistemas que define el Modelo Estándar de Control Interno y
sobre cuya base se estructura el SIG de Migración Colombia arrojó los siguientes
resultados:
1. Subsistema de Control Estratégico
AVANCES
A partir del inicio de operaciones de la Unidad Administrativa Especial Migración
Colombia, el 1 de enero de 2012, el direccionamiento estratégico es un factor
determinante en la gestión institucional; en ese sentido se ejecutó un importante
trabajo de formulación del plan estratégico institucional, plan de acción y plan de
desarrollo administrativo entre otros documentos publicados en la página Web de la
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Entidad. De igual manera, el equipo directivo formuló la Misión y Visión institucional, a
partir de las cuales se están estructurando objetivos, metas y estrategias.
Se diseñó un programa de gerencia extendida, en el cual se establecieron los
elementos esenciales para el diagnóstico, definición y evaluación de instrumentos de
apoyo y articulación organizacional de procesos.
Se estructuró un mapa de riesgos asociado a fenómenos de corrupción, adoptado
mediante Directiva 4 de 2012 cuyo propósito es la implementación de acciones
preventivas de control, que permitan evitar, reducir o mitigar los riesgos identificados,
especialmente de tipo operativo.
En virtud de su misión, Migración Colombia en coordinación con el Ministerio de
Relaciones Exteriores, presentó en el mes de mayo ante el Gobierno Nacional el
proyecto de ajuste y actualización del Decreto 4000 de 2004 (norma que regula la
materia), con el propósito de armonizar y adecuar el control migratorio acorde con la
realidad de un nuevo entorno enmarcado en políticas de cielos abiertos, integración
regional y globalización; con el fin de contribuir a mejorar el servicio al ciudadano en
términos de eficiencia y transparencia como autoridad migratoria del país.
Dentro del marco del Plan Estratégico Institucional “Fronteras en Línea 2012 – 2014”,
se avanzó en la implementación y concertación de los acuerdos de gestión con los
gerentes públicos, con un claro enfoque hacia el cabal cumplimiento del plan de acción
de cada proceso. Así mismo, en el ejercicio de socialización e interiorización del PEI se
enfatizó el compromiso de todo el equipo de trabajo, en el sentido de posicionar a
Migración Colombia como autoridad migratoria que presta servicios de calidad a
ciudadanos nacionales y extranjeros, teniendo siempre presente el respeto por los
Derechos Humanos.
Para el logro de los anteriores propósitos se destaca como elemento esencial la
capacitación y especialización del Talento Humano, tarea que se ha emprendido a nivel
nacional con los oficiales de migración, pero también con el personal de apoyo y del
nivel directivo en diferentes disciplinas, acorde con las necesidades institucionales
previstas en el plan de formación y capacitación.
Los programas de inducción para el personal vinculado a Migración Colombia, han
contribuido a generar cohesión en torno a la misión y la visión institucionales, la mejor
comprensión de los retos y compromisos asumidos por los servidores públicos, avanzar
en la interiorización de los valores corporativos y de los planes y programas de la
Entidad y la alineación con el sector acorde con las políticas públicas contenidas en el
Plan Nacional de Desarrollo 2010 – 2014.
Un factor determinante, orientado a generar identidad institucional y proyectar imagen
corporativa lo constituye la expedición del reglamento sobre el uso y porte de
uniformes para los funcionarios de Migración Colombia, que ejercen actividades
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misionales dentro y fuera de las instalaciones de la Entidad (Resolución 860 de 2 de
octubre de 2012).
Dentro del marco de protección de los Derechos Humanos, se expidió la Directiva 26 de
21 de agosto de 2012, mediante la cual se fijaron parámetros de actuación para el
manejo de personas que solicitan refugio o asilo en los Puestos de Control Migratorio a
nivel nacional, en los términos del Decreto 4503 de 2009.
Se consolidó el instrumento de gestión de riesgos de la Entidad, mediante la Resolución
22 de 1 de agosto de 2012 que divulga el mapa de administración de riesgo
institucional.
Los valores institucionales incorporados en el PEI, se encuentran en etapa de
divulgación e interiorización desde el pasado mes de junio de 2012, con miras a generar
identidad institucional en Migración Colombia, ellos son: “compromiso, servicio,
respeto, transparencia y equidad“, para tal fin se han empleado diferentes medios y
estrategias de comunicación interna.
DIFICULTADES
El proceso de adaptación del personal incorporado y vinculado a Migración Colombia,
exige un cambio significativo, por cuanto requiere conocimiento, alineación de planes y
objetivos estratégicos, metas propias frente a directrices y objetivos sectoriales
emanados de la Cancillería, lo cual implica un tiempo prudencial y un proceso de
ajustes en la planeación institucional, así como en su difusión y socialización a nivel
nacional.
La formulación y ejecución de planes y programas se vio afectado durante el primer
semestre del año, especialmente por la carencia de recursos de inversión para sacar
adelante los proyectos previamente inscritos, asunto de importancia estratégica, pero
que depende de otras instancias. Sin embargo, la Alta Dirección gestionó ante las
entidades competentes la agilización de estos recursos, lo que significó una ejecución
presupuestal del 94% habida cuenta de que estos recursos de inversión ingresaron
sólo hasta el 01 de Agosto de 2012.
Migración Colombia es una entidad nueva y por la dinámica propia del proceso de
planeación estratégica, construcción del Plan Estratégico Institucional, planes de acción
y de desarrollo administrativo, entre otros, ha requerido revisión y ajustes durante la
marcha, lo cual genera desfases en las etapas de socialización, interiorización y
ejecución.
Se requiere dar celeridad a la documentación de las funciones internas en materia
contractual, acorde con lo dispuesto en el artículo 8.1.11 del Decreto 734 de 13 de abril
de 2012.
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2. Subsistema de Control de Gestión
AVANCES
Durante el primer mes de la vigencia 2012, se lograron importantes avances en la
consolidación de herramientas internas para el análisis de información,
posicionamiento en escenarios de decisión interinstitucional y diseño de documentos
indicativos que contienen las orientaciones, proyección y delineación del quehacer
propio del control migratorio.
Así mismo, según resoluciones 112,113 y 114 se adoptaron los manuales de proceso de
Verificación Migratoria, Extranjería y Control Migratorio.
Para generar identidad corporativa se diseñó e implementó el logotipo institucional.
Se cuenta con bases de datos y Sistemas Integrados de información que permiten
ejercer de manera eficiente el control migratorio en todo el territorio nacional.
En el campo misional, se destaca la documentación progresiva de procedimientos, la
fijación de lineamientos, requisitos y parámetros de operación para el ejercicio del
control migratorio, expedición de documentos de extranjería y verificación migratoria,
razón de ser de la misión institucional. Se resaltan temas específicos como la radicación
de impedimentos de salida de menores en centros facilitadores de servicios
migratorios, dentro de las competencias que tiene Migración Colombia. (Directivas 11
de 3 de abril de 2012 y 14 de 20 de abril de 2012), e igualmente las acciones y
herramientas implementadas en desarrollo de la estrategia de gobierno en línea, en
aras de facilitar la interacción con el ciudadano.
En materia de documentación y registros se avanzó con la adopción de la guía para la
elaboración de documentos y registros (Directiva 8 de 12 de marzo de 2012), así como
con la estandarización del formato de rótulo para expedientes de extranjería (Directiva
12 de 19 de abril de 2012) y en la segunda versión del manual del proceso de
extranjería (Resolución 516 de 27 de junio de 2012).
En cuanto a las líneas de autoridad y responsabilidad, se conformaron los grupos
internos de trabajo y definieron sus funciones (Resolución 297 de 20 de abril de 2012);
así mismo, se determinaron los roles, funciones y responsabilidades de los servidores
públicos que realizan actividades como Jefes de Puestos Migratorios, Jefes de turno y
Supervisores de control migratorio a nivel nacional (Directiva 13 de 20 de abril de 2012)
Se implementó la política de seguridad de la información (Directiva 17 de 4 de junio de
2012), adicionalmente como punto de control de acceso a los aplicativos y red de datos
de la Entidad y asignación de equipos informáticos, se adoptó formato (Directiva 16 de
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4 de junio de 2012), medida complementaria a la definición de los requisitos y límites
establecidos para la consulta en bases de datos y archivos especializados
correspondiente a la historia y hoja de vida de los extranjeros en el país (Directiva 15 de
20 de abril de 2012).
Se avanzó en la definición de la política y objetivos de calidad, texto que se aprobó en
la segunda reunión ordinaria del Comité del SIG y se encuentra en proceso de difusión,
socialización e interiorización.
Se registra un significativo avance en la mejora de los procedimientos de índole
misional, especialmente en la identificación de puntos de control. En este sentido, se
expidió la segunda versión de los manuales de Control Migratorio (Resolución 684 del
2 de agosto de 2012) y Verificación Migratoria (Resolución 777 del 5 de septiembre de
2012).
Igualmente, se adoptaron las primeras versiones de los manuales de los procesos:
Seguimiento y Medición (Resolución 686 de 2 de agosto), Control Disciplinario Interno
(Resolución 771 de 4 de septiembre), Gestión Jurídica (Resolución 801 de 13 de
septiembre) y de los procedimientos de Servicio al Ciudadano (Resolución 685 de 2 de
agosto). Por otra parte, mediante Resolución 794 de 12 de septiembre, se adoptó el
Reglamento interno de recaudo de cartera de las obligaciones a favor de Migración
Colombia.
En cuanto a la estructura organizacional, mediante Resolución 660 de 24 de julio de
2012, se redefinieron los Centros Facilitadores de Servicios Migratorios y se precisó que
también las Sedes Regionales son Centros Facilitadores donde se brinda atención
ciudadana en materia de trámites y servicios relacionados con la actividad migratoria
de nacionales y extranjeros.
Otro avance importante lo constituye la formalización de la Política de Servicio al
Ciudadano contenida en la Directiva 27 de 5 de septiembre de 2012, cuya finalidad es
establecer los lineamientos sobre los parámetros de servicio y atención al ciudadano,
convirtiéndose los ciudadanos en validadores de la gestión pública de Migración
Colombia.
En desarrollo de la política de seguridad de la información, se expidió la Directiva 24 de
8 de agosto de 2012 mediante la cual se adoptó la guía de consulta de base de datos y
manejo de archivos físicos, se estandarizan los formatos de orden de ingreso a las
bases de datos y el formato modelo de acto administrativo para la modificación de
bases de datos de Migración Colombia, tema en permanente revisión y ajustes, dada la
importancia estratégica para la Entidad.
En cuanto a la transferencia de archivos del DAS en supresión, se avanzó en la
verificación por parte del Archivo General de la Nación –AGN-, con el fin de establecer
el nivel de aplicación de la Circular 004 de 2003, respecto a la entrega formal de los
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archivos correspondientes a historias laborales de los funcionarios incorporados a
Migración Colombia. Igualmente, el AGN, en ejecución de contrato cedido por el
Fondo Rotatorio del DAS a Migración Colombia, finalizó la organización técnica de
expedientes confidenciales de la serie documental “Expedientes de Extranjeros”, los
cuales una vez recibidos del AGN, fueron entregados por Migración Colombia a la
Policía Nacional, como consta en el acta de fecha 5 de octubre de 2012.
En el mes de agosto de 2012, entró en operación el Sistema Integrado de Gestión
Documental – SIGDOC, aplicativo que en forma gradual se ha venido implementado a
nivel nacional y que pretende mejorar la gestión documental de la Entidad.
En el mes de diciembre de 2012 se finalizó la documentación de los manuales de
procesos de Comunicación Estratégica y Atención al Ciudadano, Direccionamiento
Estratégico, Gestión Administrativa, Gestión del Talento Humano y Gestión Financiera.
DIFICULTADES
En materia de documentación y registro es necesario establecer y adoptar las tablas de
retención documental, la definición de series documentales y la disposición final de la
documentación.
Así mismo, se constituye en una prioridad la consolidación, adopción, socialización e
interiorización de los manuales de procesos y procedimientos, tarea en la que se
trabaja con la orientación de la Oficina Asesora de Planeación.
En cuanto tiene que ver con el ejercicio de las funciones de Policía Judicial, atribución
prevista en el Decreto 4062 de 2011, por cuanto esta función requiere de coordinación
con la Fiscalía General de la Nación, este tema aún se encuentra en desarrollo.
Si bien es cierto, se ha avanzado en la elaboración y actualización de los manuales de
procedimientos acorde con el mapa de procesos, las etapas de socialización e
interiorización se vienen realizando lenta y gradualmente. De manera paralela, el
trabajo de articulación y armonización de un modelo de operación por procesos que
permita la interacción de los mismos, se encuentra en etapa de construcción y
documentación.
3. Subsistema de Control de Evaluación
AVANCES
Se trabaja en el rol de asesoría y acompañamiento, con especial énfasis en atención al
ciudadano e implementación de puntos de control en los distintos procesos.
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Especial atención se le ha dado al rol de acompañamiento en el ejercicio del control
migratorio en el Aeropuerto El Dorado, la gestión de Talento Humano, verificación de
información de tipo financiero, contable y de componente jurídico–legal, lo cual nos
ha llevado a formular recomendaciones para fortalecer y mejorar los procesos.
En la medida en que la Entidad ha avanzado en la ejecución de los planes de acción,
plan de administración de riesgos y de desarrollo administrativo, se ha realizado el
seguimiento y verificación correspondiente, generando retroalimentación y alertas de
cumplimiento con destino a los responsables de los procesos, con miras a lograr un
porcentaje satisfactorio de ejecución al cierre de la vigencia, acorde con las metas y
cronogramas previstos.
La Oficina de Control Interno ha contribuido al fortalecimiento de diferentes procesos
a través de ejercicios de asesoría y acompañamiento, en temas financieros, gestión
contractual y titulación de inmuebles, entre otros.
Con relación a la evaluación de desempeño del personal de carrera administrativa de
Migración Colombia, la Entidad estableció en la Resolución 593 de 13 de julio de 2012,
los factores y criterios para acceder al Nivel Sobresaliente en la evaluación del
Desempeño Laboral. El contenido del mencionado acto administrativo fue
ampliamente divulgado y socializado, en procura de avanzar en la concertación de
compromisos laborales para el periodo febrero de 2012 a enero de 2013, tomando
como referente el modelo tipo adoptado por la Comisión Nacional del Servicio Civil.
DIFICULTADES
Lograr armonizar la concertación de objetivos y la evaluación de desempeño, junto
con los planes de mejoramiento individual, los resultados de las evaluaciones de
gestión y auditorías internas de calidad, de manera armónica con los planes de
formación y capacitación y los programas de bienestar institucional, teniendo en
cuenta la reciente creación de la Entidad.
Necesidad de fortalecer en los procesos que se están documentando, el ejercicio de
autocontrol que debe ser aplicado por cada uno de los responsables.
Definir la metodología para la formulación de los planes de mejoramiento individual,
tema en el que trabaja la Subdirección de Talento Humano, y que se constituye en
herramienta de gestión de singular importancia en la mejora continua de los procesos
y es insumo necesario para la formulación del plan de capacitación institucional para la
vigencia 2013.
La elevada concentración de cursos de capacitación durante el segundo semestre del
año, en temas misionales y de apoyo, obligo a postergar algunas actividades que
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forman parte de las campañas de cimentación de la cultura de control en forma
presencial.
Estado General del SIG
En términos generales, la implementación del SIG ha avanzado progresivamente en sus
diferentes componentes y elementos de manera integral y adecuada. Se destaca el
enfoque e importancia que se le ha dado a los procesos de atención al ciudadano en la
prestación de los servicios migratorios, de extranjería y verificación, por ser la esencia
misional de la Entidad, lo que está siendo corroborado con los buenos resultados de las
estadísticas institucionales que mensualmente se publican en la página web de Migración
Colombia.
Existen oportunidades de mejora y de hecho se continúa haciendo especial énfasis en
materia de autocontrol y autoevaluación, cultura que se continuó cimentando en lo
corrido de la vigencia 2012 por medio de diferentes estrategias de comunicación y
capacitación.
Recomendaciones
Continuar con el proceso de socialización e interiorización de los manuales de procesos
misionales, estratégicos, apoyo y de evaluación, con el fin de asegurar plena aplicación
del proceso migratorio ajustado a lo establecido en ellos y el cumplimiento de estos de
cara a un proceso de certificación de calidad.
Mantener la dinámica de concertación y ejecución de acciones concretas de
mejoramiento, como resultado de los ejercicios de evaluación y acompañamiento, así
como propender por el afianzamiento de la cultura del autocontrol y mejora continua
de los procesos y procedimientos.
Tener en cuenta el resultado de la evaluación del desempeño del personal de carrera, a
fin de generar los planes de mejoramiento individual y formular el plan de necesidades
en materia de capacitación, inducción y reinducción para la siguiente vigencia.
Continuar con la gestión y tratamiento de riesgos institucionales y definir estrategia de
lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano para la vigencia 2013.
2. Retroalimentación del Ciudadano
Para la retroalimentación la Entidad ha diseñado encuestas para medir la percepción y
satisfacción del ciudadano frente a los servicios que presta Migración Colombia en los
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Puestos de Control Migratorio – PCM y Centros facilitadores de Servicios Migratorios –
CFSM; las cuales fueron aplicadas entre el 9 y el 21 de noviembre de 2012 a nivel nacional.
En cuanto a las PQRS, la Institución cuenta con un aplicativo que permite administrar y
controlar las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias; el seguimiento lo realiza el Grupo
de Servicio al Ciudadano.
Por medio del Centro Virtual de Atención Ciudadana (CVAC), se aprecia el
comportamiento del ciudadano en cuanto a la radicación y trámite de las PQRS y se
mantiene contacto con el ciudadano nacional y extranjero frente a su solicitud. El
propósito en el año 2012 fue el de generar una cultura de comunicación desde y hacia el
ciudadano; manifestando sus necesidades a través de los canales (presencial, virtual y
telefónico) habilitados por la Unidad administrativa Especial Migración Colombia.
Cuadro 1. Cantidad de quejas y reclamos recibidas por dependencia / Vigencia 2012
Dependencia Quejas Reclamos Total
Subdirección de Control Migratorio 19 0 19
Subdirección de Extranjería 55 30 85
Subdirección de Verificación Migratoria 9 1 10
Oficina Asesora Jurídica 14 2 16
Subdirección de Control Disciplinario 39 3 42
Dirección General 1 0 1
TOTAL 137 36 173 Fuente: Grupo de Atención al Ciudadano
Durante el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2012 fueron
recibidas un total de 2736 PQRS. El siguiente gráfico muestra la tendencia de las PQRS
radicadas durante el 2012, los presentes datos fueron recopilados a través del Centro
Virtual de Atención Ciudadana (CVAC); herramienta disponible en la página Web
institucional www.migracioncolombia.gov.co, en el vínculo:
http://ciudadano.migracioncolombia.gov.co/cvac/pqrs/registro/login.aspx
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Gráfica 1. Tendencia de las PQRS radicadas durante el año 2012
Fuente: Grupo de Atención al Ciudadano
Se evidencia que los ciudadanos tienen dudas sobre los trámites y servicios que ofrece
Migración Colombia, lo que se refleja en el 79,64% de peticiones recibidas sobre el total
de las PQRS, es por ello que para el año 2013 es preciso mejorar los canales de
comunicación externa de la Entidad direccionándolos al buen entendimiento que los
ciudadanos nacionales y extranjeros deben tener de los servicios migratorios. Para ello la
vinculación de Migración Colombia en la estrategia del gobierno electrónico (GEL 3.1)
juega un papel trascendental para acercar el ciudadano a la Entidad. Igualmente se
destaca en el informe del Centro Virtual de Atención Ciudadana – CVAC para la vigencia
2012, que el segundo factor de PRQS recibidas sea el de felicitaciones con un 9,69 % del
total de las PQRS, lo que significa que para muchos ciudadanos la Entidad va por buen
camino en su meta de consolidarse como la autoridad migratoria en Colombia.
3. Desempeño de los procesos
Para determinar el desempeño de los procesos se tomaron como referentes los procesos
misionales de la Entidad ya que son estos sobre los que se focalizó el diseño del SIG y de
los cuales ya se tienen dos (2) versiones aprobadas, para este documento se emplearon
79,64%
6,69%
2,45% 1,54%
9,69%
PETICION
QUEJAS
RECLAMOS
SUGERENCIAS
FELICITACIONES
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los informes de gestión consolidados de 2012 presentados por las subdirecciones
misionales.
1. Proceso de Control Migratorio
El proceso de Control Migratorio durante el primer año de funcionamiento de Migración
Colombia avanzó con los siguientes lineamientos y acciones encaminadas a implementar
el SIG en la Entidad:
Para el mes de febrero de 2012 se presentó, formalizó y socializó la que sería la primera
versión del manual de procedimientos de Control Migratorio de la entidad, adoptado a
través de la Resolución 114 de 2012. Este documento guía, constituye no sólo la carta
de navegación y marco interno para el desarrollo del proceso, sino que también integra
el conocimiento institucional rescatado del ejercicio misional específico en el país.
Al respecto y bajo el principio de mejoramiento continuo que rige la política de calidad
institucional, en mayo se realizó un nuevo ejercicio de construcción colectiva, en el cual
con el liderazgo y apoyo de los Directores Regionales y sus equipos de control
migratorio en todo el país, se recogieron más de cien sugerencias y propuestas de
mejoras, insumos que en un escenario de discusión central, se revisaron y evaluaron,
terminando por acogerse muchas de estas en adiciones e incorporaciones de la nueva
versión del manual del proceso la cual se encuentra lista para su formalización y
socialización.
En lo corrido del año se impulsó la expedición de trece (13) Directivas en las que se
entregan a las Regionales y Puestos de Control Migratorio instrucciones detalladas
sobre procedimientos y aspectos relacionados con el control migratorio que realiza la
entidad.
2. Proceso de Extranjería
Este proceso misional orienta y la fija lineamientos necesarios para la prestación en
condiciones de eficiencia, transparencia, agilidad y economía para los ciudadanos, de los
servicios y trámites relacionados con la expedición de documentos migratorios en general
y con el otorgamiento de una permanencia en las condiciones legalmente establecidas en
el caso de los ciudadanos extranjeros que se encuentran en nuestro país en categorías
diferentes a las de turista o visitante temporal o en una permanencia superior a los tres
(3) meses.
Al respecto, durante el segundo semestre de 2012 se avanzó en:
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Durante el segundo semestre de 2012 se trabajó desde la Subdirección de Extranjería
en la actualización y ajuste de los procedimientos mediante los cuales se prestan
servicios a los ciudadanos a nivel nacional, buscando con esto la estandarización de los
mismos, su facilitación para el ciudadano y dar cumplimiento a las políticas de
Gobierno en Línea, Antitrámites, de Servicio al Ciudadano y de Gestión Integral
impulsadas por el Gobierno Nacional. Por lo anterior se expidió la Segunda Versión del
Manual de Procedimientos del Proceso de Extranjería, enfocado en los objetivos
señalados.
Continuando con el proceso de modernización de la política migratoria y de la labor
derivada de ésta desde la óptica operativa, durante el segundo semestre de 2012 se
continuó trabajando en la elaboración de una nueva normatividad en temas de
migración, para lo cual se realizaron diferentes reuniones con el Ministerio de
Relaciones Exteriores y la Presidencia de la República, buscando profundizar y discutir
diversos aspectos del Proyecto de Decreto respectivo, teniendo en cuenta que durante
el primer semestre de 2012 el mismo se trabajó entre diversas instancias
gubernamentales con competencia en el tema y que este segundo semestre, en el
proceso de presentación, discusión y análisis del mismo con distintos estamentos de la
sociedad, de lo cual surgieron propuestas e inquietudes que fueron acogidas y que
conllevaron nuevamente una revisión sobre el texto propuesto, para que se
contemplaran muchas de las ideas sugeridas.
Actualmente ya se cuenta con el texto final ajustado y con las incorporaciones que
luego de los debates y los análisis se consideraron necesarias y se espera la firma de la
norma por parte del Presidente de la República, con lo cual se podrá tener a partir del
año 2013 un esquema legal migratorio más moderno y ajustado a la nueva realidad
institucional, comercial, de relaciones exteriores, derechos humanos y de ingreso a la
esfera global que está liderando el Gobierno Nacional.
Como parte del proceso de modernización del sector y fruto de los análisis y estudios
efectuados durante el primer semestre del año 2012, se contrató la elaboración y
personalización de las nuevas Cédulas de Extranjería para los ciudadanos extranjeros
que requieran de ésta como documento de identidad en nuestro territorio, logrando
con esto que los mismos a partir de enero de 2013 cuenten con un documento a la
altura de los requerimientos internacionales de seguridad, identificación y duración.
Se trabajó durante todo el 2012, con un énfasis especial en el segundo semestre del
mismo en la construcción de las principales características e ítems que formarán parte
de la nueva plataforma tecnológica de la Entidad, en particular en el nuevo módulo de
extranjería de la Plataforma de Información Misional Platinum, el cual permitirá prestar
mejores servicios a los ciudadanos y contar con la tecnología necesaria para el
cumplimiento de las tareas misionales en cabeza de la Subdirección.
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3. Proceso de Verificación Migratoria
Durante el 2012, la Subdirección de Verificación Migratorio avanzó en la implementación
del nuevo procedimiento administrativo sancionatorio, cuyo marco de regulación fue
definido por la ley 1437 de 2011. Así mismo, se actualizó el manual de procedimientos del
proceso, delimitando los ejes funcionales de la labor de verificación y actuaciones
administrativas orientadas a la identificación de conductas constitutivas de infracciones a
la normatividad migratoria.
4. Consideraciones adicionales frente al desempeño de los procesos:
Es importante mencionar que el desempeño de los procesos se mide por el cumplimiento
estricto de los requisitos de calidad (de Ley, de la Entidad y del ciudadano) inherentes a los
servicios y trámites de la Entidad, para este fin se levantó el procedimiento de producto o
servicio no conforme en el segundo semestre de 2012, donde se establece la metodología
para realizar este control en los procesos de cara al ciudadano (Control Migratorio,
Extranjería y Verificación Migratoria); como parte de los seis (6) procedimientos
obligatorios que exige la NTC GP1000:2009 para un SIG de Gestión de la Calidad, dentro
de los procesos de Direccionamiento Estratégico, Seguimiento y Medición.
Es importante señalar que para el seguimiento y evaluación del desempeño de los
procesos es necesario definir con claridad y detalle los requisitos de los productos y
servicios que ofrece Migración Colombia a sus diferentes clientes, así como constituir un
conjunto de indicadores que midan y den cuenta de la gestión institucional y permitan la
toma efectiva de decisiones en pro del mejoramiento de los procesos y la satisfacción
ciudadana.
4. Acciones de seguimiento previas efectuadas por la Dirección
La primera acción realizada por el representante de la Alta Dirección para la
implementación de un SIG Integral de Gestión para Migración Colombia, consistió en
determinar el grado de desarrollo de la Entidad para emprender el proyecto, para lo cual
se realizó un diagnóstico en el primer trimestre de 2012 que arrojó en síntesis los
siguientes resultados:
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Resultado del diagnóstico MECI – CALIDAD (febrero de 2012)
1. Subsistema de Control Estratégico
Dentro de este Subsistema se evaluaron los componentes de: Ambiente de control, Direccionamiento estratégico y Administración de riesgos arrojando un resultado ponderado del 21,57%, donde las mayores carencias se presentan en el componente ambiente de control, especialmente en los elementos de Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos y Modelo de operación por procesos donde de la Entidad tiene como tareas esenciales la generación un Código de Ética y Buen Gobierno la creación de su mapa y caracterización de procesos y su articulación con la operación de la Entidad.
Cuadro 2. Avance porcentual por elemento del Subsistema de Control Estratégico
SUBSISTEMA COMPONENTES ELEMENTOS PORCENTAJE DE
AVANCE
CONTROL ESTRATÉGICO
AMBIENTE DE CONTROL
Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos 0%
Desarrollo del Talento Humano 14%
Estilos de Dirección 14%
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Planes y Programas 18%
Modelo de Operación por Proceso 0%
Estructura Organizacional 38%
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
Contexto estratégico 37%
Identificación de Riesgos 37%
Análisis de Riesgos 37%
Valoración de Riesgos 37%
Políticas de Administración del Riesgos 37%
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
2. Subsistema de Control de Gestión
Dentro de este subsistema se midieron por separado los componentes de: Actividades de
control, Información y Comunicación pública, cuyo resultado ponderado de sus
componentes fue del 26,39%, presentado como componente más débil el de Actividades
de control y como elementos cuyos avances no se han concretado en un 100%, los de:
Procedimientos, Indicadores, Manual de Procedimientos e Información Secundaria cuyas
actividades centrales se en marcan el la generación de documentos como el manual de
calidad, el manual de indicadores de gestión, manuales de procedimientos y la adopción
de políticas internas relacionadas con el manejo de la información.
Cuadro 3. Avance porcentual por elemento del Subsistema de Control de Gestión
SUBSISTEMA COMPONENTES ELEMENTOS PORCENTAJE DE
AVANCE
CONTROL DE ACTIVIDADES DE Políticas de Operación 30%
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GESTIÓN CONTROL Procedimientos 30%
Controles 33%
Indicadores 0%
Manual de Procedimientos 0%
INFORMACIÓN
Información Primaria 56%
Información Secundaria 0%
Sistemas de Información 33%
COMUNICACIÓN PÚBLICA
Comunicación Organizacional 14%
Comunicación Informativa 29%
Medios de Comunicación 50%
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
3. Subsistema de Control de Evaluación
Para este Subsistema se midieron los componentes de: Autoevaluación, Evaluación
independiente y Planes de mejoramiento; donde el elemento que presenta mayor
cantidad de actividades pendientes es el de: Planes de Mejoramiento Institucional, para
ello es preciso desarrollar como tarea prioritaria una metodología de mejoramiento del
desempeño individual, el resultado ponderado para todos los componentes y elementos
evaluados es del 23.17% siendo el componente con un avance más representativo.
Cuadro 4. Avance porcentual por elemento del Subsistema de Control de Evaluación
SUBSISTEMA COMPONENTES ELEMENTOS PORCENTAJE DE
AVANCE
CONTROL DE EVALUACIÓN
AUTOEVALUACIÓN Autoevaluación del Control 13%
Autoevaluación de Gestión 13%
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
Evaluación independiente 40%
Auditoría Interna 40%
PLANES DE MEJORAMIENTO
Planes de Mejoramiento Institucional 0%
Planes de Mejoramiento por Procesos 24%
Planes de Mejoramiento Individual 25%
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
Conclusiones del Diagnóstico MECI – CALIDAD a febrero de 2012
El grado de cumplimiento de requisitos exigidos por las normas técnicas de MECI 1000:2004 y GP 1000:2009 a esta fecha era de 23.71%, teniendo en cuenta que la Entidad llevaba 59 días de operación.
De este diagnóstico se generó un listado de tareas específicas y responsabilidades por Dependencia que se tradujo en un ejercicio coherente y en equipo para la implementación de un SIG para Migración Colombia.
Producto de este trabajo se organizó un cronograma de actividades para el cumplimiento de las actividades de implementación del SIG.
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5. Cambios que podrían afectar el SIG
Entre los cambios que podrían afectar la implementación y desarrollo armónico del SIG –
SIG en Migración Colombia, se destacan los siguientes, provenientes de experiencias
similares en el sector público y del proyecto que actualmente emprende la Entidad.
1) Ajustes a la Estructura Organizacional de acuerdo con un nuevo esquema de Mapa de
Procesos.
2) Cambios en la normatividad externa e interna que modifiquen sustancialmente los
procesos y procedimientos de la Entidad, los cuales no se implementen
oportunamente.
3) Ajuste en la Estructura Organizacional de acuerdo al nuevo Mapa de Procesos.
4) Cambios en las Políticas Institucionales.
5) Prioridades presupuestales que releguen la implementación de esta herramienta de
gestión en la Entidad.
6) El SIG debe ser comprensible por todos, con unidad de criterio y documentación de lo
que se hace; esto puede verse afectado por la falta de entendimiento de la norma, su
esencia y utilidad para la Entidad.
7) Modificación o actualización de las diferentes normas técnicas de calidad que se
pretenden incorporar al SIG de la Entidad (en temas como seguridad de la
información, gestión ambiental, seguridad industrial, acreditación de laboratorios,
entre otros)
8) Incumplimiento en los términos de respuesta a los ciudadanos y demás clientes de
Migración Colombia.
9) Escasa socialización de nuevas metodologías en gestión de procesos, así como de la
documentación generada fruto del desarrollo del SIG de la Entidad.
10) Implementación de nuevas plataformas tecnológicas.
11) Articulación del SIG en sus diferentes componentes y con las demás normas técnicas
específicas que lo complementan.
12) La materialización de los diferentes riesgos identificados por la Entidad, en especial
aquellos relacionados con la prestación del servicio y la imagen institucional.
6. Recomendaciones para la mejora
En el segundo encuentro de Directores realizado en Paipa (Boyacá) los días 5, 6 y 7 de septiembre de 2012, se plantearon propuestas de mejora enfocadas a fortalecer los
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procesos y la gestión de la Entidad, entre las que se destacan por su relación con la implementación del SIG, las siguientes: 1) Realizar diagnóstico de la gestión en relación con el Talento Humano de la Entidad,
determinado necesidades actuales y a corto y mediano plazo entorno al proyecto de
modificación de la planta de personal, que actualmente se encuentra en proceso.
Acción realizada: Con relación a esta recomendación se realizaron dos (2) estudios técnicos de
modificación de planta para vinculación e incorporación de funcionarios a la Unidad, radicados
ante el Departamento Administrativo de la Función Pública para su viabilidad.
2) Revisión de las bases de datos de la Entidad e implementación de las aplicaciones del
sistema de información misional PLATINUM.
Desarrollo
Acción realizada: Desarrollo de la plataforma única de información migratoria – Platinum
durante el año 2012, como el sistema de información exclusivo de la Entidad que unifica la
información del ciudadano nacional y extranjero generada por los procesos misionales (Control
Migratorio, Extranjería y Verificación Migratorio) y cuya puesta en producción está prevista
para el mes de enero de 2013.
3) Cada gerente de proceso deberá planificar y dar tareas específicas a cada uno de los
integrantes de su equipo de trabajo de acuerdo con las capacidades y especialidades.
Acción realizada: Se realizó un estudio organizacional de roles y responsabilidades en la
Entidad y los resultados del mismo se materializaron en la Resolución 1184 de 2012 que
reorganiza los grupos internos de trabajo de manera armónica con la estructura de Migración
Colombia.
4) Desarrollo de mesas de trabajo periódicas con los funcionarios misionales de la
entidad para tratar problemáticas en el ejercicio del control migratorio, compartir
experiencias exitosas y documentar las lecciones aprendidas.
Acción realizada: Se proyectó la creación del Comité Misional y se desarrollaron jornadas de
sensibilización y capacitación en temas misionales a nivel nacional.
5) En procura de la calidad de la Información deberá realizarse un análisis de las falencias
detectadas en la base de datos por mal procesamiento y deficiencia en el registro. Así
mismo contar con un centro de protección de la información, el cual realice un filtro
de calidad de la misma.
Acción realizada: Entorno a esta recomendación se crearon los grupos de Seguridad
Informática y de las Comunicaciones y el Grupo de Políticas y lineamientos para el manejo de la
información; así mismo se desarrolló el sistema de información misional Plantinum a fin de
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contar con los datos de la actividad migratoria en tiempo real, con la confiabilidad requerida; y
se proyecta la creación de un Comité de Seguridad de la Información.
6) Proponer cambios normativos en materia migratoria por parte de los procesos de la
Entidad, con el fin de expedir reglamentaciones como la Ley General Migratoria que
permitan el ejercicio adecuado de las labores misionales.
Acción realizada: Se proyectó el articulado para la creación del nuevo estatuto migratorio y se
espera la firma de la norma por parte del Presidente de la República, con lo cual se podrá tener
esta herramienta a partir del año 2013.
7) Buscar un mayor engranaje por parte de nivel central, con la construcción de un
cuadro de mando integral (gestión – misional), para que no se genere desgaste al
momento de realizar y dar respuesta a las solicitudes internas y externas.
Acción realizada: Se proyecta generar, por parte del Grupo de Articulación Misional con el
apoyo de la Oficina de Tecnología de la Información, un instrumento gerencial que permita a la
Dirección, a partir de un soporte de información periódica visualizar la gestión regional de la
Entidad mediante indicadores de control de productividad, facilitando la toma de decisiones y
el conocimiento de aspectos tales como el grado de cumplimiento de los objetivos misionales,
que permita proponer acciones de mejora para la Entidad.
8) Realizar permanente retroalimentación de la documentación que produzca la Entidad
en cada una de las áreas, para difundir el conocimiento generado, procurar el
mejoramiento continuo de los procesos y conservar la memoria institucional.
Acción realizada: Para dar cumplimiento a esta recomendación la Oficina Asesora de
Planeación estableció la actividad pedagógica denominada “Todos formamos”, que se realiza
periódicamente en sus diferentes áreas con el propósito de multiplicar y retroalimentar la
información contenida en los diferentes documentos que genera Migración Colombia fruto de
su gestión misional y administrativa.
9) Capacitación constante al nivel Directivo de la Entidad, sobre la pertinencia en la
acción que involucre temas internacionales, al momento de ejercer las funciones como
autoridad migratoria.
Acción realizada: Existe actualmente un módulo de herramientas en esta materia disponible
en la intranet institucional denominado Biblioteca de compromisos internacionales y se está
trabajando en la guía denominada Protocolo de comportamiento del funcionario de Migración
Colombia en reuniones internacionales.
10) Desarrollar herramientas pedagógicas que ayuden a la socialización de los
procedimientos de la Entidad, para evitar el desconocimiento de los mismos por parte
de los funcionarios de la Entidad.
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Acción realizada: Para cumplir con esta recomendación es preciso emplear los diferentes
canales de comunicación interna con los que cuenta Migración Colombia a fin de dar a conocer
oportunamente y de manera aprehensible los procedimientos misionales y de apoyo con los
que opera la Entidad.
11) Descentralización de procesos de apoyo administrativo al nivel regional, como el de
contratación, con el fin de hacerlo más eficiente.
Acción realizada: En este sentido se descentralizaron los procesos de contratación de menor
cuantía y lo atinente con el manejo de cajas menores.
Estas propuestas serán utilizadas como insumo para la construcción de un Plan de
Mejoramiento que se encuentre articulado con los Planes adoptados en la Entidad y que
tengan mecanismos de medición y seguimiento, de forma tal que los funcionarios
responsables cumplan con los acuerdos establecidos.
7. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para
la Entidad
En cumplimiento de los requerimientos del Modelo Estándar de Control Interno (MECI),
específicamente en el Subsistema de Control Estratégico, Componente de Administración
de Riesgo, se ejecutaron las siguientes actividades en la vigencia 2012:
Siguiendo la metodología definida por el Departamento Administrativo de la Función
Pública en la Guía para la administración del riesgo, se realizaron mesas de trabajo en
las que se estableció:
1) Contexto estratégico
2) Identificación de riesgos
3) Análisis de riesgos
4) Valoración de riesgos
5) Definición de la Política
De este trabajo conjunto con las diferentes áreas surge el mapa de riesgos
institucional adoptado mediante la Directiva 22 de 1 de agosto de 2012.
Por medio de esta Directiva también se adopta la Política de Administración del Riesgo
de la Entidad.
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Este Plan integró los riesgos de corrupción adoptados mediante Directiva 004 de 21 de
febrero de 2012.
El Plan de Administración del Riesgo cuenta con seguimientos trimestrales para
garantizar su correcta ejecución.
Dentro de la formulación del plan de administración del riesgo para Migración Colombia
se identificando diez (10) riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia en los procesos de
la Entidad, de los cuales se valoraron ocho (8) como extremos y dos (2) como altos, como
aparece en el siguiente cuadro resumen:
Cuadro 5. Resumen Plan de Administración del Riesgo Migración Colombia 2012
Primer Riesgo Descripción del Riesgo Zona de Riesgo Deficiencias en la defensa judicial de la entidad
Incapacidad para responder de forma óptima las demandas al proceso
Extrema
Causas Responsable de las Acciones de Control
1. Posibilidad de demandas a los decretos de supresión del DAS 4057, de creación de la Unidad 4062, equivalencias 4063 y de planta 4064
2. Deficiencias de capacitación para el proceso (contencioso administrativo, disciplinario, contratación administrativa, cobro coactivo)
3. Falta de personal para atender los procesos
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Segundo Riesgo Descripción del Riesgo Zona de Riesgo Ineficacia de las actuaciones administrativas y judiciales del proceso migratorio
Posibilidad de interpretación errónea de la normatividad en materia de policía judicial e inexistencia de una norma especial para las actuaciones sancionatorias en materia migratoria
Alta
Causas Responsable de las Acciones de Control
1. No existe una norma especial que de soporte y reglamente el procedimiento administrativo sancionatorio en materia migratoria
2. Falta de claridad sobre el ejercicio y alcance de las funciones de policía judicial para MC
3. Inadecuada interpretación de la normatividad migratoria
Subdirector de Verificación
Migratoria Directores regionales
Tercer Riesgo Descripción del Riesgo Zona de Riesgo Fallas en la prestación del servicio
Afectación de la prestación del servicio al ciudadano en la actividad misional.
Extrema
Causas Responsable de las Acciones de Control
1. Desconocimiento de procedimientos y protocolos debidamente establecidos o formalizados, reciente incorporación del talento humano u otras causas.
2. Deficiencias en la socialización de políticas institucionales. 3. Deficiencias de capacitación y competencias para el desempeño de las funciones y
manejo de temas importantes para el proceso 4. Talento humano insuficiente para el desarrollo de las funciones misionales. 5. Desmotivación de los funcionarios. 6. Ausencia de sentido de pertenencia y bajo compromiso de los funcionarios con la
organización. 7. Inadecuada selección de perfiles y competencias de los funcionarios que realizan
las actividades misionales. 8. Resistencia al cambio. 9. Bloqueos, plantones o huelgas por parte de los funcionarios por inconformidad
salarial o de otra índole.
Subdirectores Misionales Directores regionales Jefe Oficina Asesora
Jurídica Subdirección de Talento
Humano Jefe Oficina de
Comunicaciones Jefe Oficina de
Tecnología de la Información
Secretaria General
Subdirectora
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10. Fallas en los Sistemas de soporte tecnológico: (fallas en las bases de datos, deficiencias para la consulta en tiempo real y la generación de alertas
11. Omisión en cumplimiento de la función. 12. Mal funcionamiento o insuficiente tecnología para la producción de los documentos
y trámites de extranjería. 13. Fallas humanas en el proceso de captura de información y alimentación de las
bases de datos. 14. Registro de información deficiente por parte de la PONAL en la base de datos de
antecedentes judiciales e INTERPOL. 15. Dificultad en la integración de las bases de datos de antecedentes judiciales e
INTERPOL con MC. 16. Insuficientes medios tecnológicos para comunicación en zonas rurales o de difícil
acceso. 17. Capacidad insuficiente de la plataforma del SIG de registro de control hotelero para
atender la demanda
Administrativa y Financiera
Cuarto Riesgo Descripción del Riesgo Zona de Riesgo Corrupción administrativa Incursión en conductas punibles o
delictivas, lesivas a la Administración Pública
Extrema
Causas Responsable de las Acciones de Control
1. Pérdida de valores 2. Falta de identidad y sentido de pertenencia institucional. 3. Cultura del dinero fácil 4. Bajo compromiso de los funcionarios con la transparencia en el manejo de la
organización. 5. Desmotivación de los funcionarios por insatisfacción salarial y prestacional o
algunas actuaciones de la administración. – 6. Utilización indebida de información privilegiada. 7. Tráfico de influencias para obtener favor del servidor público. 8. Vulnerabilidad en los controles. 9. Ausencia de mecanismos que permitan determinar la confiabilidad y lealtad de los
funcionarios de migración Colombia, dada la naturaleza de organismo civil de seguridad.
10. Vínculos con organizaciones delincuenciales. 11. Se favorece el tráfico de influencias y el pacto entre intereses particulares en
desmedro de los bienes y recursos de la entidad. 12. Inexistencia o desconocimiento de manuales de procesos y procedimientos 13. Carencia de protocolos y criterios documentados que especifiquen claramente la
imposición de multas. 14. Desconocimiento del marco legal, por falta de capacitación o desinterés del
funcionario 15. Inobservancia de procedimientos y trámites para aplicación de sanciones
migratorias, en virtud de su interés personal (acción u omisión) 16. Inobservancia de procedimientos y trámites para el ejercicio del control migratorio,
motivado en beneficio personal. 17. Prelación en los trámites de extranjería y control migratorio, con fines personales. 18. Exoneración de sanciones económicas sin justa causa.
19. Inadecuados perfiles y competencias de los funcionarios que realizan los trámites de extranjería y control migratorio.
Subdirectores Misionales Jefe Oficina de Control
Interno Directores Regionales Subdirector de Control
Disciplinario Interno Subdirector de Talento
Humano
Jefes de dependencia
Quinto Riesgo Descripción del Riesgo Zona de Riesgo Pérdida o uso indebido de información relevante
Vulnerabilidad en los mecanismos de verificación, supervisión y control en el manejo de la información. Debido a fallas en los Sistemas de información relacionadas con controles y capacidad de la plataforma, se pueden presentar eventos que causan daños o traumatismos a los Sistemas de información.
Extrema
Causas Responsable de las Acciones de Control
1. Hackeo y ataques cibernéticos a bases de datos. 2. Ausencia o inobservancia de protocolos de seguridad en la gestión documental. 3. Bloqueo o alteración de los Sistemas de información. 4. Baja capacidad tecnológica e inadecuado desarrollo tecnológico y operativo.
Jefe Oficina de Tecnología de la Información
Subdirector de Talento
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5. Vulnerabilidad en los Sistemas de información o bases de datos. 6. Deficientes mecanismos de verificación, supervisión y control en la seguridad de la
información. 7. Falta de formulación y divulgación de políticas de seguridad de la información a
nivel nacional. 8. Manipulación indebida de la información. 9. Deficiencia en los mecanismos o dispositivos de control de seguridad a las
instalaciones. 10. Manejo informal de trámites o procedimientos: Ausencia de manuales o
instrucciones claras sobre la forma de adelantarlos. 11. Inadecuados perfiles y competencias de los funcionarios que realizan los trámites
de extranjería y control migratorio.
12. Deficiencias en los Sistemas de información.
Humano Subdirectora
Administrativa y Financiera
Subdirectores Misionales
Sexto Riesgo Descripción del Riesgo Zona de Riesgo Deterioro de la imagen institucional
Percepción negativa y pérdida de credibilidad y confianza de la ciudadanía hacia la Entidad
Extrema
Causas Responsable de las Acciones de Control
1. Fallas en la prestación de los servicios misionales. 2. Materialización de los riesgos relacionados con la imagen institucional. 3. Ausencia de monitoreo de medios y audiencias. 4. Falta de claridad en los roles y competencias en materia de comunicaciones con
otras entidades del sector. 5. Difusión de información errónea por parte de otras entidades o medios de
comunicación. 6. Falta de reconocimiento en escenarios en materia de migración.
Jefe Oficina de Comunicaciones
Séptimo Riesgo Descripción del Riesgo Zona de Riesgo Incumplimiento total o parcial del objetivo del proceso de gestión del talento humano
Fallas en la gestión y administración del talento humano que garantice el óptimo desempeño de los procesos de la unidad.
Extrema
Causas Responsable de las Acciones de Control
1. Capacidad instalada insuficiente 2. Asignación de funciones sin tener en cuenta el perfil y competencia de los
funcionarios 3. Insuficientes recursos financieros 4. Volumen considerable de información de las situaciones administrativas 5. Aplicación inadecuada de las normas para liquidación de nomina 6. Ausencia de procedimientos 7. Baja remuneración salarial 8. Perdida de régimen pensional 9. Insatisfacción con los incentivos 10. Inconformidad de los funcionarios respecto al régimen de incorporación 11. Fallas en los procesos de selección e incorporación 12. Desconocimiento de los niveles de responsabilidad 13. Incorporación de personal sin experiencia 14. Desmotivación de los funcionarios 15. Ausencias de políticas de ascensos 16. Deficiencias en los procesos de inducción y re-inducción 17. Ausencia de un estudio de planta y necesidades de Talento Humano, de acuerdo
con los perfiles y competencias de cada proceso.
18. Inconsistencias en el procedimiento de nómina
Subdirector de Talento Humano
Jefe Oficina de Tecnología de la Información
Octavo Riesgo Descripción del Riesgo Zona de Riesgo Uso indebido de bienes o recursos a disposición de Migración Colombia
Pérdida o manejo inadecuado de los bienes o recursos administrados por parte de los funcionarios, así como debilidad en la administración y control ejercido sobre los mismos.
Extrema
Causas Responsable de las Acciones de Control
1. Inexistencia de puntos de control sobre el manejo y administración de los bienes en uso
2. Abuso de poder en el uso de los recursos disponibles
Subdirectora Administrativa y Financiera
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3. Inobservancia de las normas vigentes en materia de austeridad en el gasto público
Noveno Riesgo Descripción del Riesgo Zona de Riesgo Inobservancia de la normatividad en materia de contratación e inadecuada selección, supervisión o interventoría contractual
Selección subjetiva del contratista sin tener en cuenta la idoneidad y capacidad del mismo. Incumplimiento o negligencia de las funciones propias funcionarios o responsables del proceso contractual y supervisor o interventor de los contratos.
Extrema
Causas Responsable de las Acciones de Control
1. Debilidad en la planeación contractual. 2. Pliegos de condiciones, términos de referencia o estudios previos direccionados. 3. Evaluaciones sesgadas (técnicas, económicas o jurídicas). 4. Falta de un manual de procedimientos de contratación. 5. Debilidades de coordinación y comunicación entre dependencias para llevar a
cabo la contratación. 6. Inadecuada supervisión en la ejecución de los contratos.
7. Inobservancia de las normas de contratación.
Subdirectora Administrativa y Financiera
Jefe de Oficina de Control Interno
Decimo Riesgo Descripción del Riesgo Zona de Riesgo Incumplimiento de las funciones, planes, programas y proyectos institucionales
Afectación de las políticas y metas institucionales frente los compromisos adquiridos por la entidad
Alta
Causas Responsable de las Acciones de Control
1. Insuficiencia de recursos financieros 2. Demora en el trámite de incorporación de recursos por parte de otras entidades 3. Dependencia de otras entidades para aprobación de recursos
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Subdirector de Talento Humano
Jefe Oficina de Control Interno
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
8. Resultado finales de la evaluación del SIG
De las actividades de asesoría en la formulación y seguimiento a la ejecución del Plan de
Acción Institucional 2012, por parte de la Oficina Asesora de Planeación a los procesos de
la Entidad, uno de sus componentes fue el diseño del cronograma de implementación del
SIG, con base en el diagnóstico se realizó durante el mes de febrero de 2012. El resultado
final de esta labor estratégica para Migración Colombia, pretende sintetizarse en este
aparte.
Consideraciones Previas
En la versión inicial del cronograma de implementación del SIG se definieron 66
actividades a desarrollar, a éstas, posteriormente se le incluyeron siete (7) actividades
más, ya que se determinó que aunque ya se habían cumplido era importante incluirlas por
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cuanto hacen parte de los requerimientos del SIG. Por esta razón el cronograma de
implementación pasó de 66 a 73 actividades.
Luego de la evaluación semestral de planes se procedió a dar trámite a las solicitudes de
ajuste de los planes de los diferentes procesos, dentro de estas fueron aprobados los
ajustes solicitados por el área de talento humano (eliminación de dos actividades), y en
razón a que se encontró una actividad repetida dentro del cronograma, se procedió a
ajustarla y eliminar la actividad, por esta razón, el cronograma de implementación pasó de
setenta y tres (73) a setenta (70) actividades.
Por los motivos señalados, el cronograma de implementación finalizó la vigencia 2012 con
un total de 70 actividades.
Avance en la Implementación del SIG a Diciembre de 2012
El cronograma de implementación del SIG con corte a diciembre de 2012, se ejecutó en un
85,9%.
Cuadro 6. Avance del SIG por componente MECI a Diciembre de 2012
SUBSISTEMA COMPONENTE PORCENTAJE DE AVANCE A
DIC 2012
CONTROL ESTRATÉGICO
AMBIENTE DE CONTROL 70%
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 90%
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 100%
CONTROL DE GESTIÓN
ACTIVIDADES DE CONTROL 68%
INFORMACIÓN 80%
COMUNICACIÓN PÚBLICA 68%
CONTROL DE EVALUACIÓN
AUTOEVALUACIÓN 60%
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 70%
PLANES DE MEJORAMIENTO 52%
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
La siguiente gráfica muestra el avance comparativo por cada subsistema desde la
perspectiva del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.
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Gráfica 2. Avance comparativo por Subsistema MECI del SIG
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
Acciones a Realizar
En el siguiente cuadro se resumen las actividades previstas para desarrollar durante la
vigencia 2013.
Cuadro 6. Resumen de actividades para la vigencia 2013 para la implementación del SIG
SUBSIG ACTIVIDADES
CONTROL ESTRATÉGICO 1. Acto de lanzamiento del SIG 2. Plan de acción 3. Capacitación auditores 4. Socialización del SIG 5. Auditoria de Calidad a procesos misionales 6. Acciones de mejora 7. Evaluación del desempeño Vs. Capacitación
Competencias organizacionales y gerenciales 8. Actualizar el mapa de riesgos
GESTIÓN 1. Seguimiento y mejoras a las Políticas de operación 2. Eficacia y Efectividad de los controles 3. Aplicación de Indicadores de Eficacia, Eficiencia y
Efectividad
feb-12
dic-12
CONTROLESTRATÉGICO CONTROL DE
GESTIÓN CONTROL DEEVALUACIÓN
22% 26% 23%
87%
72% 61%
Avance comparativo por Subsistema
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SUBSIG ACTIVIDADES 4. Manual de calidad 5. Política de gestión del conocimiento 6. Gestión Documental 7. Tablas de Retención Documental 8. Diagnóstico de los sistemas de información 9. Manejo de la Información de Apoyo 10. Indicador de Efectividad de la Comunicación 11. Realización de Focus Group 12. Indicadores de Intranet, Carteleras, … 13. Implementación GEL 3.1
EVALUACIÓN 1. Efectividad del Autocontrol (Seguimientos) 2. Formación de auditores líderes de calidad 3. Plan de auditorías de calidad 4. Acciones de mejora de la política de calidad 5. Plan de incentivos por mejora 6. Estudio de costos de las mejoras 7. Articular evaluación del desempeño vs capacitación. 8. Estudio de Clima laboral
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
Atentamente;
Fabio Hernández Rodríguez
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Elaboró: Polo Felix Suárez Gómez – Profesional Especializado
Revisó: Fabio Hernández Rodríguez
Aprobó: Fabio Hernández Rodríguez
