INFORME DE SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN … · “Programa Anual de Auditoría y Seguimiento”de la...

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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

INFORME DE SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN SUPERINTENDENCIA DELEGADA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Bogotá, julio de 2.018


Tabla de contenido

OBJETIVO……………………………………………………………………………….3

ALCANCE……………………………………………………………………………….3

CRITERIOS DE SEGUIMIENTO………………………………………………………3

METODOLOGÍA…………………………………………………………………………4

4.1 Programación del Seguimiento a la Gestión………………………......................4 4.2 Planeación del Seguimiento a la Gestión ………………………………………...4 4.3 Anuncio del Seguimiento…………………………………………………………….5

4.4 Ejecución del Seguimiento…………………………………………………………..5 4.5 Solicitud de Información……………………………………………………………..5 4.6. Verificación (in situ)………………………………………………………………….5 5. INFORME ………………………………………………………………………………5 5.1. Evaluación cumplimiento de funciones y/o procedimientos…………………… 5 5.2. Evaluación mapa de riesgos (operativos y de corrupción)…………………….20 5.3. Seguimiento recomendaciones formuladas en otros seguimientos…………..27 5.4. Seguimiento a los hallazgos de las auditorias de gestión…………………… ..29

6.CONCLUSIONES……………………………………………………………………..34 7. RECOMENDACIONES ……………………………………………………………..35


OBJETIVO

El propósito del seguimiento a la gestión por la Oficina de Control Interno a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos de la Superintendencia Nacional de Salud en los meses de marzo a mayo de 2018 se orientó a establecer el cumplimiento de las siguientes actividades:

1. Evaluación cumplimiento de funciones y/o procedimientos.

2. Evaluación mapa de riesgos (operativos y de corrupción)

3. Seguimiento recomendaciones formuladas en otros seguimientos.

4. Seguimiento a los hallazgos de las auditorias de gestión.

1. ALCANCE

Revisar el cumplimiento a la función prevista en el numeral 4 del artículo 2 de la Resolución No 002184 de 20141 que establece: “Realizar los informes de improcedencia sobre la apertura de investigaciones de inspección y vigilancia, cuando

haya lugar a ello”, regulada en el proceso “GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ADMINISTRATIVO” correspondiente al procedimiento “APERTURA DE LA

INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA” código PAPD01.

2. CRITERIOS DE SEGUIMIENTO:

La normatividad vigente para el seguimiento en cita fue la siguiente:

▪ Ley 1437 de 2011

▪ Ley 1438 de 2011

▪ Decreto 01 de 1984

▪ Resolución No 1212 de 2007

1 “Por la cual se conforman los grupos internos de trabajo en el Despacho del Superintendente Delegado de Procesos Administrativos de la Superintendencia Nacional de Salud, se asignan funciones y coordinador”.





▪ Decreto No 2462 de 2013

3. METODOLOGÍA La metodología empleada, abarcó los siguientes tópicos: 4.1 Programación del seguimiento a la gestión: La programación del presente seguimiento está incorporada en el PAAS –

“Programa Anual de Auditoría y Seguimiento” de la Oficina de Control Interno, aprobado por la Alta Dirección Institucional con Resolución No 005920 del 15 de diciembre de 2017 “Por la cual se aprueba el Plan Anual de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud para la vigencia 2.018”.

4.2 Planeación de seguimiento a la gestión:

El Jefe de la Oficina de Control Interno de esta Superintendencia adoptó un esquema de seguimiento que permitió la recolección y análisis continuo y sistemático de la información, para el efecto creo el enlace https://supersalud.sharepoint.com/sites/evidencias/SD%20de%20Procesos%20Administrativos/Forms/AllItems.aspx?RootFolder=%2Fsites%2Fevidencias%2FSD%20de%20Procesos%20Administrativos%2F0030%20142%2005%20Seguimiento%20Julio%202018&FolderCTID=0x012000DAB22610A95A334EA6DB1BF8FE258F96&View=%7BB09E58CC%2D467E%2D43FD%2D83EC%2DFD40957A672A%7D

en el cual debía ser cargada la documentación por la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos de la Entidad.

https://supersalud.sharepoint.com/sites/evidencias/SD%20de%20Procesos%20Administrativos/Forms/AllItems.aspx?RootFolder=%2Fsites%2Fevidencias%2FSD%20de%20Procesos%20Administrativos%2F0030%20142%2005%20Seguimiento%20Julio%202018&FolderCTID=0x012000DAB22610A95A334EA6DB1BF8FE258F96&View=%7BB09E58CC%2D467E%2D43FD%2D83EC%2DFD40957A672A%7D





4.3 Anuncio del seguimiento: El anuncio sobre el seguimiento a la gestión que nos ocupa se realizó por el Jefe de la Oficina de Control Interno a la Superintendente Delegada de Procesos Administrativos de la Entidad, mediante correo electrónico de fecha 19 de junio del año en curso.

4.4 Ejecución del seguimiento:

La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento a la función prevista en el numeral 9 del artículo 29 del Decreto 2462 de 2013, en el mes de julio de 2018 realizó seguimiento y evaluación a la gestión de la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos de la Superintendencia Nacional de Salud. 4.5 Solicitud de información: La solicitud de información para efectos de realizar el seguimiento a la gestión se libró en el mismo correo y fecha en la que se comunicó el anuncio a la Superintendente Delegada de Procesos Administrativos.

4.6 Verificación in- situ: La revisión comprendía el análisis de la documentación o papeles de trabajo a través de técnicas como: muestreos, entrevistas a los servidores públicos, revisión, criterios de medición y observación para constatar la completud, veracidad y calidad de la misma. 5. INFORME 5.1. Evaluación cumplimiento de funciones y/o procedimientos: Es de señalar que el seguimiento a la gestión por la Oficina de Control Interno a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos de la Superintendencia Nacional de Salud, se realizó a la función contemplada en el numeral 4 del artículo 2 de la Resolución No 002184 de 20142.



La norma en cita prescribe:

Resolución No 002184 de 2014:

Ahora, el proceso objeto de seguimiento es “GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ADMINISTRATIVO” código PAPD01 del procedimiento “APERTURA DE LA

INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA”, el cual como se advierte hace parte de los procesos misionales de la Entidad, entendidos como aquellos que proporcionan el resultado previsto por esta en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. Vease:

▪ Mapa de procesos:


En ese orden de ideas, se tiene que las actividades No 3 a la No 7 del procedimiento en cita aluden a la función objeto de seguimiento, en los siguientes términos:


Por consiguiente, la Oficina de Control Interno mediante correo electronico de fecha 19 de junio de 2018, solicitó a la doctora María Fernanda de la Ossa en calidad de Superintendente Delegada de Procesos Administrativos información tendiente a establecer el cumplimiento de la mencionada función y de las actividades que describen su ejecución, quien mediante correo electronico de fecha 3 de julio del año en curso dio contestación en los siguientes términos:

▪ Solicitud de información por la Oficina de Control Interno:

“1. Detallar en un cuadro en Excel el número de solicitudes de apertura de investigación

administrativa provenientes de otras Superintendencias Delegadas u organismos externos,

como la Contraloría, Procuraduría, Defensoría del Pueblo y Fiscalía o Jueces de la

República en los meses de marzo a mayo de 2018, especificando respecto de estas el

NURC, SIAD, cuáles fueron objeto de adelantamiento de la correspondiente actuación

administrativa y en cuáles se emitió informe de improcedencia”.

Respuesta de la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos: “Se anexan cuadros de Excel Hoja 1.- MEMORANDO INTERNOS de solicitud de

investigación (3-2018-000000) y Hoja 2. COMUNICACIONES EXTERNAS solicitudes de

investigación de entidades externas (1-2018-000000), durante el periodo auditado que

corresponde a solicitudes remitidas de MARZO a MAYO de 2018”.


Consideraciones de la Oficina de Control Interno:

Con base en la evidencia aportada por la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos, la Oficina de Control Interno sintetizó los reportes de solicitudes de apertura de investigaciones administrativas sancionatorias en los meses de marzo, abril y mayo del año en curso por usuarios internos y externos, así:

SOLICITUDES DE APERTURA DE INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA INTERNAS Y EXTERNAS

REQUERIMIENTOS MESES TOTAL

MARZO ABRIL MAYO

INTERNOS 23 18 21 62

EXTERNOS 3 3 2 8

Ahora bien, para constatar los asuntos de las solicitudes en mención (internas y externas), la profesional designada por la Oficina de Control Interno, tomó una muestra aleatoria de dos (02) NURC de la tabla en excel, para el caso, los NURC 3-2018-005120 del 4 de abril y NURC 3-2018-006198 del 19 de abril de 2018, los cuales al consultarlos en el Sistema de Correspondencia e Información de la Entidad (supercor), se pudo vislumbrar que su contenido guarda una relación de causalidad positiva con la finalidad que se pretendía por los solicitantes, que era la apertura de investigaciones administrativas sancionatorias por la Entidad. En tal sentido, para una mejor comprensión se plasman a continuación los pantallazos de los ejemplares a que se alude. Vease:


▪ NURC 3-2018-005120 del 4 de abril de 2018:

▪ NURC 3-2018-006198 del 19 de abril de 2018:


Ahora, siguendo la misma linea, se revisaron los expedientes administrativos sancionatorios que se crearon con base en los requerimientos anteriores, identificados con los SIAD No 910201800179 y No 910201800162, para comprobar que las actividades que describe el procedimiento “APERTURA DE LA INVESTIGACIÓN

ADMINISTRATIVA” se hubieren ejecutado conforme a su descripción y empleando los registros que cada una de estas exige, si se toma en consideración que entre otras, son los pasos que se deben agotar para la ejecución de la función objeto de exámen contemplada en el numeral 4 del artículo 2 de la Resolución No 002184 de 20143, así:

▪ SIAD 910201800179:

ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA

REGISTRO ASUNTO REMITENTE DESTINATARIO

Memorando NURC 3-2018-006198 del 19 de abril de 2018

ASFL01 Traslado informe de visita de auditoría realizada por la Dirección de Inspección y Vigilancia para Prestadores de Servicios de Salud

Superintendente Delegado para la Supervisión Institucional

Superintendente Delegada de Procesos Administrativos

Formato traslado para investigaciones administrativas

PAFT03

_ Superintendente Delegado para la Supervisión Institucional

_

Memorando NURC 3-2018-007102 del 3 de mayo de 2018

_ Alcance a los hallazgos No 7, 8, 10 y 11

Directora de Inspección y Vigilancia para Prestadores de Servicios de Salud (e)


Resolución PARL No 000534 del 3 de mayo de 2018

_ Por la cual se ordena la iniciación de procedimiento administrativo sancionatorio en contra de Salus Global Partners GC S.A.S- Salus GP S.A.S.


_

Oficio NURC 2-2018-035221 del 4 de mayo de 2018

_ Citación para notificación de Resolución PARL No 000534 del 3 de mayo de 2018

Funcionario grupo de notificaciones

Representante Legal

Oficio NURC 2-2018-038111 del 16 de mayo de 2018

_ Notfiicación por aviso de la Resolución PARL No 000534 del 3 de mayo de 2018

Auxiliar administrativo del Grupo de Notificaciones

Representante Legal



▪ SIAD 910201800162:

ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA

REGISTRO ASUNTO REMITENTE DESTINATARIO


ASFL01 Traslado informe de visita de auditoría realizada por la Dirección de Inspección y vigilancia para prestadores de servicios de salud



Formato traslado para investigaciones administrativas

PAFT03

_ Superintendente Delegado para la Supervisión Institucional

_


ASFL01 Remisión Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos del Informe de Visita del Archipielago de San Andrés Providencia y Santa Catalina



Resolución PARL No 000401 ddel 19 de abril de 2018

_ Por medio de la cual se ordena la iniciación de procedimiento administrativo sancionatorio en contra de la entidad vigilada Departamento Archipielago de San Andrés y Santa Catalina- Secretaria Departamental de Salud de San Andrés


_

NURC 2-2018-031214 del 23 de abril de 2018

_ Citación a notificación de la Resolución PARL No 000401 ddel 19 de abril de 2018

Coordinador Grupo de Notificaciones

Secretario Departamental de Salud

Diligencia de notificación personal el 24 de abril de 2018

_ notificación de la Resolución PARL No 000401 ddel 19 de abril de 2018

Funcionario notificador Secretario de Despacho de la Secretaria de Salud del Departamento Archipíelago de San Andrés

Consideraciones de la Oficina de Control Interno: Advierte la Oficina de Control Interno que el trámite objeto de revisión hasta la expedición de la resolución sanción en las muestras que se auditaron, se efectuó acorde a cada una de las actividades descritas en el procedimiento “APERTURA DE

LA INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA” y utilizando los registros catalogados como documento, que presentan los resultados obtenidos y proporcionan evidencia de las actividades realizadas, para el caso los identificados así:


1. Memorando u oficio radicado en el Sistema de Gestión Documental.

2. Sistema de Gestión Documental y Correo electrónico.

3. Formato de Planilla “Control Trámite Interno de Documentos- PAFT02” y Acto administrativo proyectado por correo electrónico.

▪ SIAD 910201800162:


▪ SIAD 910201800179:


4. Acto administrativo con visto Bueno.

5. Acto Administrativo.


6. Reporte SIAD.

▪ SIAD 910201800162:

▪ SIAD 910201800179:


▪ Solicitud de información por la Oficina de Control Interno:

“2. Informar de manera pormenorizada el trámite que se surte al interior de la

Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos para concluir sobre la

improcedencia de apertura de investigaciones administrativas y los criterios que conllevan

a esa conclusión”.

Respuesta de la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos: “Este informe está contemplado en el artículo 8º de la Resolución 1650 de 2014 así: “INFORME DE IMPROCEDENCIA. La Superintendencia Nacional de Salud podrá declarar improcedente la iniciación de un procedimiento administrativo sancionatorio, mediante la expedición de un informe de improcedencia, cuando no exista mérito para adelantar la investigación. La expedición de un informe de improcedencia no impide la posterior

iniciación de un procedimiento administrativo sancionatorio”. (Negrita del texto original) La Resolución 2184 de 2014 en su artículo 2 señala: “ARTICULO 2.- El grupo Interno de trabajo de Preliminares, desarrollará las funciones que se relacionan a continuación: (…) 4. Realizar los informes de improcedencia sobre la apertura de investigaciones de inspección y vigilancia, cuando haya lugar a ello.”

Las actividades específicas cuando se trata de improcedencia son:

1. Recibir los requerimientos internos y/o externos para iniciar una investigación administrativa.

2. El coordinador asigna a los abogados y el grupo de Secretaría les entrega los requerimientos de investigación.

3. Los abogados deben proyectar el acto que corresponda (informe de improcedencia, resolución de investigación preliminar o resolución de iniciación proceso administrativo sancionatorio), y remitirlo al coordinador para su revisión.

Para realizar lo anterior, se utilizan los siguientes criterios:

Jurídicos: Cuando no es posible adelantar la investigación por diferentes razones jurídicas, para ello se tiene en cuenta lo siguiente: - La Supersalud debe tener competencia para realizar el control por cuanto solo puede sancionar el incumplimiento de normas del Sistema General de Seguridad Social en Salud (artículo 130 de la Ley 1438 de 2011).


- El posible investigado debe ser un sujeto vigilado establecido en la Ley (artículo 121 de la Ley 1438 de 2011). - El posible investigado debe contar con personería jurídica y estar plenamente identificado (artículo 633 del Código Civil). - Se debe conocer la dirección de notificación del vigilado para que sea efectiva la notificación (capítulo V de la Ley 1437 de 2011) en garantía de los principios del debido proceso (artículo 29 de la Constitución Política) y eficacia administrativa (artículo 3 numeral 11 de la Ley 1437 de 2011). - Después de una averiguación preliminar (artículo 9 de la Resolución 1650 de 2014) se debe tener el debido sustento probatorio que no deje dudas para realizar una imputación. - La conducta que se pretende investigar debe ser antijurídica, es decir, contraria a los establecido en las normas vigentes del Sistema General de Seguridad Social en Salud y debe poner en riesgo los bienes jurídicos tutelados por éstas y típica, lo que quiere decir, que debe estar descrita en la normatividad mencionada. (artículo 10 de la Resolución 1650 de 2014) Técnicos: Cuando no es posible adelantar la investigación por diferentes razones técnicas, para ello se tiene en cuenta lo siguiente:

- Los hechos descritos como presunto incumplimiento a las normas del Sistema General de Seguridad Social en Salud deben haber sido claramente descritos por la dependencia técnica y se debe poder establecer de manera concreta cuando sucedieron, se deben conocer las cifras, fechas y otros datos importantes para realizar la imputación (artículo 10 de la Resolución 1650 de 2014). Después de las devoluciones, las solicitudes deben volver con información completa, consistente y con el debido sustento probatorio para poder hacer una imputación por el incumplimiento presunto. - La conducta de presunto incumplimiento debe haber sido detectadas en el ejercicio de acciones de inspección y vigilancia realizados por el competente para hacerlo. - Los procedimientos previos que se hayan realizado por quienes realizaron inspección y vigilancia debe haber respetado del debido proceso administrativo.

4. El coordinador debe revisar el respectivo acto administrativo proyectado y avalarlo en caso de estar de acuerdo con su contenido.

5. El Superintendente Delegado suscribe el informe de improcedencia en caso de aprobar su contenido.


Se precisa que de las solicitudes recibidas durante el periodo auditado MARZO a MAYO de 2018, ninguna ha ameritado informe de improcedencia hasta la fecha”.

Consideraciones de la Oficina de Control Interno: Hace anfásis la Superintendencia Delegada de Procesos Admiistrativos que “de las solicitudes recibidas durante el periodo auditado MARZO a MAYO de 2018, ninguna ha ameritado informe de improcedencia hasta la fecha”.

Es claro para la Oficina de Control Interno que en los expedientes administrativos objeto de muestra (SIAD 910201800179 y SIAD 910201800162), se efectuó un juicio de proporcionalidad de los criterios jurídicos y técnicos que de manera detallada reseñó la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos en los apartados que anteceden y que conllevaron a determinar la apertura de investigación y en consecuencia, descartar la elaboración del informe de improcedencia del adelantamiento de la actuación sancionatoria. 5.2. Evaluación mapa de riesgos (operativos y de corrupción): Es preciso tomar en consideración que la Oficina de Control Interno efectuó seguimiento a los riesgos que se enuncian a continuación:

▪ Riesgo operativo:

PROCESO CAUSA RIESGO CONSECUENCIAS ACCIONES FRECUENCIA Gestión del Procedimiento Administrativo

1. Baja calidad en los informes y traslados de solicitudes de investigación a esta Delegada sin pruebas suficientes para soportar las investigaciones

Falta de apertura de las investigaciones administrativas por insuficiente material probatorio o material que no da lugar a apertura.

1.Caducidad de la potestad administrativa sancionatoria de la SNS. 2.Apertura de Procesos disciplinarios a los funcionarios. 3. Inoportunidad en la apertura y desarrollo de las investigaciones frente a las necesidades del Sistema General de Seguridad Social en salud, sus actores y los ciudadanos.

1. Realizar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos de servicio. 2, Devoluciones de los traslados de investigación, solicitando aclaración o información adicional.

1. Semestral

2. Mensual


4.Pérdida de imagen institucional 5. Devoluciones para que se completen los documentos o para que se realice la inspección y vigilancia

Mediante correo electronico de fecha 19 de junio de 2018 la Oficina de Control Interno solicitó a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos informar sobre la ejecución de las acciones desplegadas previstas en el riesgo operativo en mención, a fin de evitar su configuación, quien mediante escrito que data del 9 de julio de 2018, aclaró:

Respuesta Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos:

Acción No 1:

“Teniendo en cuenta que se está evaluando el Procedimiento de Apertura de Investigación Administrativa, y que una de las salidas dentro del procedimiento de Gestión del Procedimiento Administrativo se encuentra el informe de improcedencia y que el mismo se encuentra a su vez establecido en el Manual de Acuerdos de Nivel de Servicios de la Superintendencia Nacional de Salud, conforme lo antecedente, es preciso manifestar que dentro de los atributos que se establecieron en el Manual en comento para la improcedencia, fueron calidad y la legalidad, los cuales correspondientemente fueron descritos así;

El Acto Administrativo por medio del cual se realiza el informe de improcedencia deberá contener la identificación plena de la entidad vigilada y las razones por las cuales no existe mérito para adelantar la investigación administrativa.

Por otra parte partiendo del hecho que la legalidad consiste en que tal y como lo preceptúa el Artículo 8 de la Resolución No. 1650 de 2014 por la cual se desarrolla el procedimiento administrativo sancionatorio aplicable por la Superintendencia Nacional de Salud, adicionada por la Resolución No. 2105 de 2014, conforme al parágrafo del Artículo 128 de la Ley 1438 de 2011

Ahora bien, atinando lo antecedente al propósito de la solicitud realizada por la Oficina de Control Interno, en el periodo auditado, no se presentaron informes de improcedencia, tazón

(sic) por la cual no se realizó la evaluación de los atributos anteriormente expuestos”.


Acción No 2:

La delegada de procesos administrativos ha adelantado las siguientes gestiones:

* Acumulación de casos para darles una gestión unificada como los de incumplimiento de Medidas Cautelares y los de metodología de evaluación de desempeño de las EPS, lo que permite filtrar casos que no cumplen con lo requerido para apertura y abrir oportunamente los que sí.

* Devolución definitiva de casos que llegan caducados o donde el riesgo de caducidad está a 6 meses o menos, porque teniendo en cuenta los tiempos que tarda la investigación y el volumen de casos que maneja la delegada de Procesos, realizar el trámite con todas las notificaciones requiere mínimo de 6 meses para poder desarrollar la investigación, sancionar y finalmente notificar a los vigilados sin que opere la caducidad. Se está recomendando a los solicitantes enviar los casos con la debida anticipación y oportunidad para que se puedan adelantar las investigaciones con el tiempo suficiente y que permita cubrir todas las etapas respetando el debido proceso.

* Traslado de casos que no son competencia de la delegada de procesos a otras delegadas o a las entidades territoriales cuando esta Superintendencia no ha asumido formalmente la competencia preferente.

* Identificación del riesgo de caducidad desde la apertura informando al grupo de secretaria del mismo, para que lo escriba en la carpeta y realice el seguimiento respectivo. Lo anterior, porque aún no contamos con un sistema de información que lo realice.

* Devolución de casos que no llegan en físico con las firmas autógrafas y debidos soportes probatorios porque todavía no tenemos expediente electrónico ni firma digital y para los terceros investigados nuestro sistema de correspondencia no les obliga pues no son sus usuarios”.

Consideraciones de la Oficina de Control Interno:

Acción No 1:

Advierte la Oficina de Control Interno de la contestación emitida por la Superitendencia Delegada de Procesos Administrativos que, no fue posible ejecutar la acción No 1 del riesgo consistente en “Realizar seguimiento al cumplimiento de los

acuerdos de servicio” toda vez que, en el periodo marzo a mayo del año en curso no se expidieron informes de improcedencia de investigaciones administrativas, tomando en consideración que del total de solicitudes de apertura tanto internas


como externas, que equivalieron a setenta (70) no fue necesario emitir el mismo, al manifestarse expresamente que:

“(…) en el periodo auditado, no se presentaron informes de improcedencia, tazón por la

cual no se realizó la evaluación de los atributos anteriormente expuestos”.

Acción No 2:

De la revisión del cuadro en Excel que aportó la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos contentivo de las solicitudes tanto internas como externas de apertura de investigación administrativa en los meses de marzo a mayo de 2018, la Oficina de Control Interno pudo constatar que la acción objeto de análisis se cumplió así:

DEVOLUCIONES DE SOLICITUDES DE APERTURA DE INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA INTERNAS Y EXTERNAS

REQUERIMIENTOS DEVUELTOS

MESES TOTAL

MARZO ABRIL MAYO

INTERNOS - 2 3 5

EXTERNOS 1 2 - 3

▪ Riesgo de Corrupción:

PROCESO CAUSA CONSECUENCIAS RIESGO ACCIONES REGISTROS

Gestión del Procedimiento Administrativo - Decidir sobre situaciones de presunto incumplimiento de las normas del Sistema General de Seguridad Social en Salud mediante el desarrollo del procedimiento administrativo establecido en la ley, con el propósito de reducir las infracciones en el Sistema.

▪ Amiguismo. ▪ Interés del servidor público en recibir beneficio económico

▪ Apertura de procesos disciplinarios. ▪ Incumplimiento de los objetivos institucionales. ▪ Denuncias ante entidades de control. ▪ Pérdida de credibilidad en la institución. ▪ Posible afectación de la calidad de los servicios y la sostenibilidad financiera del sector

Solicitar pagos/favores a cambio de no adelantar, no impulsar, ni resolver las investigaciones administrativas, ni imponer a las entidades vigiladas las sanciones o medidas a que haya lugar.

1. Ejecutar la estrategia del componente gestión ética institucional (responsables en el cronograma de gestión). 2. Proponer los mecanismos de seguimiento de los expedientes en las diferentes etapas del procedimiento administrativo sancionatorio. 3. Revisar y fortalecer la documentación asociada al proceso.

1. Listas de Asistencia. 2. Listas de asistencia y memorando de solicitud de ajustes documentales


Respuesta de la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos:

En documento que data del 9 de julio del año en curso, la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos, aclaró:

Acción No 1:

“En lo que refiere a “Ejecutar la estrategia del componente gestión ética institucional (responsables en el cronograma de gestión)

Es preciso indicar que cuando se verifica el anexo 06 “formato PAA039” del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, se evidencia que la Delegada de Procesos Administrativos, no es responsable de ninguna actividad, conforme se observa en el cronograma anexo Excel”.

En escrito del 4 de julio del presente año el auditado sobre las acciones ejecutadas para evitar la materialización del riesgo de corrupción, indicó:

“En relación con el riesgo de corrupción denominada: Solicitar pagos/favores a cambio de no adelantar, no impulsar, ni resolver las investigaciones administrativas, ni imponer a las entidades vigiladas las sanciones o medidas a que haya lugar, la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos ha implementado controles con el fin de evitar la materialización del riesgo, así:

Acciones No 2 y No 3:

1. La Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos mediante Resolución No. 002184 del 01 de octubre de 2014 fue organizada en los grupos de trabajo de: Preliminares, Trámite, Fondo Recursos y Revocatoria, lo cual permite que el trámite de las investigaciones administrativas no se concentre únicamente en un abogado y así la actuación administrativa sea objetiva y transparente.

Posterior a ello, a través de la Resolución 001963 de 2017 se reubicaron a funcionarios y coordinadores en distintos grupos de trabajo, lo que entre otras cosas ayudara a que la actuación administrativa se mantenga totalmente imparcial. Es de señalar que de acuerdo con el procedimiento que desarrollan los grupos, cada uno de éstos se encuentra liderado por un coordinador quien posterior a la sustanciación realizada por el abogado revisa que el proyecto de acto administrativo se encuentre jurídicamente acorde y avala el contenido del mismo con un visto bueno, luego de lo cual la Superintendente Delegada aprueba y firma el mismo, constituyéndose así dos controles previos a la expedición del acto.


Lo anterior en el marco de evitar la materialización del riesgo y que no se adelante, impulse, o resuelvan investigaciones administrativas, a cambio de pagos o favores solicitados por los funcionarios que se puedan presentar.

2. Es de señalar que al interior de la Entidad los abogados de la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos no tienen ningún contacto con los representantes legales o apoderados de las entidades investigadas, toda vez que la consulta de los expedientes es atendida por funcionarios del Grupo de Secretaría de la Delegada, con el fin de evitar que se puedan desviar las actuaciones administrativas.

Así pues, aunque el riesgo estará de una u otra forma latente, no se encuentran otros controles o acciones aplicables más que asistir a las capacitaciones programadas tanto de la Oficina Asesora de Planeación como de Control Disciplinario Interno, teniendo en cuenta que se eliminó al interior de la Superintendencia Nacional de Salud cualquier contacto con los sujetos investigados”


Consideraciones de la Oficina de Control Interno: Acción No 1: La Oficina de Control Interno al consultar el cronograma de gestión etica 2018, se observa lo siguiente:


Lo anterior, es indicativo que en efecto la acción “Ejecutar la estrategia del componente

gestión ética institucional (responsables en el cronograma de gestión) para prevenir el riesgo de corrupción “Solicitar pagos/favores a cambio de no adelantar, no impulsar, ni resolver las investigaciones administrativas, ni imponer a las entidades vigiladas las sanciones

o medidas a que haya lugar” al no involucrarse en el cronograma de gestión como responsable a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos de ninguna de las actividades que allí se consignan, no es claro cómo se pretendía satisfacer este requisito, cuando ni siquiera está en cabeza de la dependencia que lo identificó, de ahí que la acción para monitorear permanentemente la gestión de este es inocua al estar en apariencia fuera de su órbita de control, lo que se deduce de la omisión de su inclusión en el cronograma en mención. Acciones No 2 y No 3: De las evidencias aportadas se advierte que, la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos ha adoptado mecanismos de seguimiento de los expedientes en las diferentes etapas del procedimiento administrativo sancionatorio con la expedición de la Resolución No 002184 del 1 de octubre de 2014 con la cual, se organizaron los grupos internos de trabajo: preliminares, trámite, fondo de recursos y revocatoria y la Resolución No 001963 de 2017 con la cual se dispuso la reubicación de funcionarios y coordinadores en los distintos grupos de trabajo. Así mismo, cuenta con controles que permiten revisar y fortalecer la documentación asociada al proceso a través de los coordinadores de cada uno de los grupos de trabajo quienes, con posterioridad a la sustanciación de los actos administrativos por los profesionales, revisa y avala su contenido, que se convalida con la suscripción del mismo por la Superintendente Delegada de Procesos Administrativos.

5.3. Seguimiento recomendaciones formuladas en otros seguimientos: Se debe tomar en consideración que las recomendaciones planteadas por la Oficina

de Control Interno a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos en

el INFORME DE SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA

DELEGADA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS en el mes de marzo de 2018, fueron:


“se sugiere de manera respetuosa ajustar el proceso “GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO” código PAPD04 del procedimiento “DESARROLLO DE LA ETAPA EJECUTORIA” en lo que atañe a la actividad que conlleva al cumplimiento de la función contemplada en el numeral 9 artículo 29 del Decreto 2462 de 2013, para que sea acorde a lo establecido tanto en la descripción que se hace de la misma en el Decreto en mención como al contenido material de la Resolución No 2630 del 5 de diciembre de 2015. Lo anterior, como ya se dijo, en el entendido que, al margen de lo prescrito en el numeral 9 artículo 29 del Decreto 2462 de 2013 y en la actividad No 3 del proceso “GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO” código PAPD04 del procedimiento “DESARROLLO DE LA ETAPA EJECUTORIA”, el responsable del traslado directo de los expedientes ejecutoriados al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva de la Oficina Asesora Jurídica, es la Superintendencia Delegada de Procesos y no este, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la firmeza del acto o del vencimiento para el pago oportuno según lo señalado por el artículo 1 de la Resolución No 2630 del 5 de diciembre de 2015. Debiéndose resaltar que, la intervención en el trámite por parte del Grupo de Control Financiero es proveer un insumo que integra el título valor, denominado certificado del estado de cuenta previo a la remisión que se alude por parte de la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos. Atendiendo todo lo anteriormente expuesto, se recomienda de manera respetuosa y comedida por parte de la Oficina de Control Interno, en procura de generar eficiencia eficacia y efectividad en el cobro de las obligaciones en favor de la Superintendencia Nacional de Salud, luego que la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos desarrolle las labores propias de sus funciones de Control; que con el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación, puedan desarrollarse mesas de trabajo que permitan mejorar el procedimiento antes señalado, mesas sugeridas a ejecutarse entre la dependencia objeto de seguimiento (Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos), así como el Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva adscrito a la Oficina Asesora Jurídica y el Grupo de Control Financiero de la Subdirección Financiera adscrita a Secretaria General”.

Consideraciones de la Oficina de Control Interno: Dentro de las evidencias que el auditado aporto adjuntas al escrito de fecha 4 de julio de 2018, aportó el “ACTA REVISIÓN PROCEDIMIENTO ETAPA EJECUTORIA” que data del 9 de mayo del año en curso, en la que se trató el tema relacionado con la modificación del proceso “GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO” código PAPD04 del procedimiento “DESARROLLO DE LA ETAPA EJECUTORIA” o en su defecto de la Resolución No 2630 del 5 de diciembre de 2015, atendiendo la


recomendaciones planteadas por la Oficina de Control Interno en el INFORME DE SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA DE

PROCESOS ADMINISTRATIVOS en el mes de marzo de 2018. Es menester señalar que en dicha reunión de acordó que, en el momento que la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos remitiera el Acto Administrativo ejecutoriado a la Subdirección Financiera, del mismo se daría traslado a la Oficina Asesora Jurídica, lo cual se expuso en los siguientes términos:

5.4. Seguimiento a los hallazgos de las auditorias de gestión:

Así mismo, se tiene que en el INFORME AUDITORIA DE GESTIÓN AL PROCESO

GESTIÓN FINANCIERA en el mes de abril de 2018, se efectuaron las siguientes

recomendaciones:


“• Se sugiere adelantar mesas de trabajo a la Subdirección Financiera con el Grupo de Notificaciones y la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos a fin de coordinar las acciones de mejora e impartir las directrices pertinentes en procura de optimizar los tiempos de remisión de los expedientes administrativos y la elaboración de las certificaciones de firmeza tal y como se encuentra denominadas hoy.

• Se evidencia una tensión entre las finalidades legítimas que persigue el Acto Administrativo sancionatorio, por una parte, y la ejecución y materialización de los actos de la propia administración pública por decaimiento del acto administrativo que se produce por la pérdida de fuerza ejecutoria frente a la desaparición de un presupuesto de hecho o de derecho indispensable para la vigencia del acto jurídico, que da lugar a que no pueda seguir surtiendo efectos hacia el futuro, en razón precisamente de haber desaparecido el fundamento legal o el objeto del mismo.

Sobre esta base, sugiere la Oficina de Control Interno que la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos en ejercicio de las funciones prescritas en los numerales 116 y 2 17 del artículo 29 del Decreto 2462 de 2013 previo a la imposición de la sanción o de la expedición del Acto Administrativo que la contiene, revise sobre la extinción de la persona jurídica respecto de la cual profiere la sanción a fin de establecer si para ese momento no ha perdido su capacidad para ser sujeto de derechos y obligaciones, pues si bien es cierto la dependencia no ha perdido competencia cuando la sociedad se encuentra en estado de liquidación, lo que ocurrió aquí es que un mes antes a la fecha de proferirse la sanción (7 de mayo de 2017), la cuenta final de liquidación ya se encontraba aprobada e inscrita en la Cámara de Comercio como da cuenta de ello el correspondiente certificado (7 de abril de 2017), presupuesto suficiente para argüir la improcedencia de adelantar actuaciones contra una persona jurídica inexistente.

Es así como, en lo que respecta a la extinción de la personalidad jurídica o capacidad jurídica de las sociedades comerciales, el Consejo de Estado en providencia del 11 de junio de 200918, ha señalado lo siguiente:

“(…) Para el caso de las sociedades mercantiles, el ordenamiento legal somete a inscripción ante las cámaras de comercio respectivas, entre otros actos, la constitución, reformas estatutarias y las escrituras de disolución y liquidación de las sociedades.

Es necesario distinguir la extinción de la personalidad en sí, es decir, la capacidad jurídica de la extinción del substrato material (patrimonio social). El término disolución se refiere en forma especial a la extinción de la personalidad, y el vocablo liquidación, a la extinción patrimonio social.


En este orden de ideas, se tiene que la sociedad es una persona jurídica con capacidad para ser sujeto de derechos y obligaciones y, por consiguiente, para ser parte en un proceso, atributo que conserva hasta tanto se liquide el ente y se apruebe la cuenta final de su liquidación, que es el momento en el cual desaparece o muere la persona jurídica (…)”.

Lo anterior, evitaría sobrecargar la administración, mayor eficiencia en los procesos y optimización de los recursos públicos, pues como se advierte en el caso que se analiza, con posterioridad a la notificación del Acto Administrativo se desplegaron una serie de actuaciones que involucraron a dos dependencias Subdirección Financiera y el Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva y los reprocesos que ello generó, en atención a la necesidad de retrotraer el trámite que no se pudo surtir.

• Se recomienda al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva adelantar mesas de trabajo con la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos, Grupo de Notificaciones y Subdirección Financiera a fin de detectar en esa cadena de valor que culmina con la remisión de los procesos administrativos sancionatorios ejecutoriados y con el cumplimiento de los requisitos exigidos por la Resolución No 002630 del 15 de diciembre de 2015 para detectar la etapa en la que se evidencia la inactividad administrativa y se adopten las acciones correctivas que resulten necesarias y de considerarse prudente se ajusten los procedimientos en el entendido que, se fijen términos perentorios entre las dependencias involucradas de quienes se exige el despliegue de una labor determinada, que se encamina precisamente a asegurar la cobrabilidad, lo que como se ve, también implica su entrega oportuna a la dependencia y así evitar su prescripción.

De conformidad con lo anterior, es conveniente reiterar que en virtud del artículo 817 del Estatuto Tributario, la acción de cobro de las obligaciones fiscales prescribe en cinco años, contados a partir de la fecha en que se hicieron legalmente exigibles.

Dicho término se interrumpe por la notificación del mandamiento de pago, el otorgamiento de facilidades de pago, la admisión de la solicitud de concordato y la declaratoria oficial de liquidación forzosa administrativa. Interrumpida la prescripción, el término empieza a correr de nuevo desde el día siguiente a la notificación del mandamiento de pago, la terminación del concordato o la terminación de la liquidación forzosa administrativa, según el caso [art. 818 E.T.].

Hechas las anteriores precisiones, resulta fácil concluir que en el asunto bajo examen el Grupo de Cobro Persuasivo y de Jurisdicción Coactiva ni siquiera logró interrumpir la prescripción con la notificación del mandamiento de pago, pues como se vislumbra para el momento en que recibió el expediente administrativo había operado la prescripción tiempo atrás.


Adicionalmente, se sugiere reportar dichos casos a la Oficina de Control Disciplinario Interno de la Entidad, mediante la cual se exige a los servidores públicos un determinado comportamiento en el ejercicio de sus funciones, ya que los servidores públicos no sólo responden por la infracción a la Constitución y a las leyes sino también por la omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones”.

Respuesta de la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos: Es pertinente señalar que en el correo de fecha 19 de junio de 2018 mediante el cual se anunció el presente seguimiento, se solicitó a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos informara las acciones desplegadas para acatar las recomendaciones en mención. En escrito de fecha 4 de julio del año en curso el auditado indicó:

“En lo que respecta a las recomendaciones (no conformidades) que determinó pertinentes la Oficina de Control Interno a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos, dentro de la auditoría realizada en el mes abril de 2018, al Proceso de Gestión Financiera, es preciso manifestar lo siguiente; El día 9 de mayo de 2018, se llevó a cabo reunión entre funcionarios de la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos, el Grupo de Cobro Coactivo y Jurisdicción Coactiva de la Oficina Asesora Jurídica, y de la Subdirección Financiera, con el fin de determinar el cumplimiento del procedimiento de conformidad con lo establecido en la resolución 2630 de 2015, toda vez que si bien la Resolución en comento determinó que una vez en firme el acto administrativo, copia de este y otros elementos deben tener como destino la Oficina Asesora Jurídica, para que esto suceda, se requiere que la Resolución objeto de cobro pase por la Subdirección Financiera. En este orden de ideas, se definió de común acuerdo que la Superintendencia Delegada de procesos Administrativos cuando remita la decisión objeto de cobro en firme, lo realice mediante memorando con destino a la Subdirección Financiera y copia a la Oficina Asesora Jurídica. Ahora bien, con el fin de probar las razones por las que se llegó a la solución anteriormente expuesta, se envía copia del formato de asistencia a la correspondiente reunión y copia del acta que fue aprobada y debidamente consignada en el aplicativo ITS.


Con el objetivo de continuar con la subsanación del producto no conforme evidenciado por la Oficina de Control Interno en la auditoría que llevó a cabo al Proceso de Gestión Financiera, el día 08 de junio de 2018, en junta a la que asistieron funcionarios de la Delegada de Procesos Administrativos (Leonardo Maestre Maya – Asesor, Patricia Quiroga García – Profesional Especializado Gestora, Carolina Molina López – Profesional Especializado Grupo de Secretaría, Martha Blanco Ortega – Secretario Ejecutivo y Lina Angélica Hernández Baez – Profesional especializado Gestora ) y se definieron a partir de las metodologías 5 por qué y lluvia de ideas, las causas de las no conformidades encontradas y las acciones de mejora a implementar.

Encontrándose sustento de lo anterior en el formato anexado con el presente informe.

Ahora, con el fin de comunicar las decisiones tomadas en la reunión anteriormente expuesta, se llevó a cabo mesa de trabajo el pasado 12 de junio de 2018, entre colaboradores de la Subdirección Financiera (Amanda pineda), Procesos Administrativos (Edna Carolina López, Patricia Quiroga García, Leonardo Maestre Maya), el Grupo de Cobro Coactivo y Jurisdicción Coactiva de la Oficina Asesora Jurídica (Carlos Andrés Méndez Casallas), y el Grupo de Notificaciones de la Secretaría General (Iván Camilo Camargo), para efectos de lograr determinar las causas y acciones correctivas de las no conformidades que afectaban a cada uno de los grupos involucrados en el informe final de auditoría.

De lo anterior se llegaron a la determinación de unas causas y soluciones frente a las diferentes no conformidades, entre las áreas que fueron involucradas en el informe final de auditoría del proceso de Gestión Financiera (ver formato lista de asistencia). Acto seguido, se solicitó aprobación de las acciones de mejora propuestas por parte de la Oficina Asesora de Planeación, mediante mesa de trabajo que se llevó a cabo el pasado 20 de junio de 2018, a la que asistieron los Funcionarios de la Subdirección Financiera (Diana Patricia Castro), Procesos Administrativos (Edna Carolina López, Lina Angélica Hernández Baez), el Grupo de Cobro Coactivo y Jurisdicción Coactiva de la Oficina Asesora Jurídica (Diana Patricia Castro), y el Grupo de Notificaciones de la Secretaría General ( Ivan Camilo Camargo) y de parte de la Oficina de Planeación ( Leonardo Bustos), Por último, una vez probadas las acciones a ejecutar, se estableció en el comité en comento la fecha límite de implementación de los mecanismos correctivos. Así mismo, se concluyó que teniendo en cuenta que los hallazgos habían sido levantados al procedimiento de Gestión Financiera, sería desde la Secretaría General que los mismos debían ser consignados en el aplicativo ITS antes del 20 de junio del año en curso, toda vez que esta era la fecha límite de implementación.


Cabe anotar que ninguna de las acciones de las acciones de mejora ha sido implementada, toda vez que hace poco fueron implementadas, no se ha vencido su termino de consumación y se encuentran en su proceso de ejecución. Ahora, con el fin de que obre plena prueba de las acciones correctivas y su fecha de implementación, se puede verificar en el aplicativo ITS, o evidenciar las mismas en el siguiente cuadro anexo en el archivo Excel”.

Consideraciones de la Oficina de Control Interno: Indica la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos la realización de mesas de trabajo los días 9 de mayo, 8, 12 y 20 de junio del año en curso entre las dependencias involucradas y responsables de corregir los hallazgos que se vislumbraron en el INFORME AUDITORIA DE GESTIÓN AL PROCESO GESTIÓN FINANCIERA en el mes de abril de 2018, relacionadas, entre otros, con la optimización de los tiempos de remisión de los actos administrativos al Grupo de Notificaciones y del cumplimiento estricto del artículo 1 de la Resolución No 2630 del 5 de diciembre de 2015, para lo cual se aportaron las evidencias que dan cuenta de su ejecución, para el caso, listas de asistencia que datan de esas fechas y el Acta revisión procedimiento etapa ejecutoria del 9 de mayo de 2018. Del mismo modo manifestó la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos que las acciones de mejora fueron validadas por la Oficina Asesora de Planeación el 20 de junio del año en curso y fijándose las fechas de implementación que oscilan entre el 21 de junio al 31 de diciembre de 2018, para el efecto se aportó el plan de mejoramiento que se cargó en el ITS.

6. CONCLUSIONES

Resultado del seguimiento efectuado a la función consignada en el numeral 4 del artículo 2 de la Resolución No 002184 de 20144 a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos de la Superintendencia Nacional de Salud, se pudo constatar por la Oficina de Control Interno su cumplimiento al margen de las actividades o tareas descritas que describen su ejecución, contempladas en el proceso “GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO” correspondiente al procedimiento “APERTURA DE LA INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA” código PAPD01.



7. RECOMENDACIONES

Por las razones anteriormente expuestas, se sugiere de manera respetuosa:

✓ Advierte la Oficina de Control Interno que el fomato denominado “TRASLADO

PARA INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS” código PAFT03 se encuentra publicado en la web desde el 19 de diciembre de 2014, razón por la cual, se recomienda a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos ajustar el procedimiento en el sentido de incluir como registro dicha evidencia, que se constituye en el soporte de las solicitudes de apertura de investigación administrativa proveniente de otras Superintedencias Delegadas u organismos externos, como la Contraloría, Procuraduría, Defensoría del Pueblo y Fiscalía o Jueces de la República.

✓ De otro lado, observa el auditor que en las actividades No 6 y No 7 del procedimiento en cuestión, se refiere que los Actos Administrativos reseñados en la actividad No 3 (resolución de investigación preliminar y resolución de iniciación de procedimiento administrativo), son enumerados por el Grupo de Secretaria de la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos de manera previa a la actualización en el SIAD y a su remisión al Grupo de Notificaciones de la Secretaria General de la Superintendencia Nacional de Salud, no obstante, se debe resaltar que conforme a lo prescrito en el numeral 8 del artículo 31 del Decreto 2462 de 2013, se previó como función de la Secretaria General, la siguiente:

Ahora bien, para soportar la ejecución de la actividad de enumeración en cita la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos aportó el Memorando NURC 3-2015-017416 del 2 de septiembre de 2015, mediante el cual la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación puso de manifiesto al Secretario General de la Superintendencia Nacional de Salud, las políticas de operación para la numeración


y notificación de los actos administrativos generados por la Entidad, en el texto se decía lo siguiente: “A partir de su solicitud y como parte de la fase de mejoramiento de procesos en la que nos encontramos, llevamos a cabo mesa de trabajo e indagaciones jurídicas para determinar cuáles serían las políticas de operación que permitirían clarificar cómo se está realizando la numeración y notificación de los actos administrativos generados en la Entidad. Resultado de este trabajo mancomunado con las áreas, se definieron las siguientes políticas de operación, las cuales se recomienda incluir en los procedimientos a continuación relacionados:

Procedimiento de Notificaciones, identificado con el código GDPD05:

“El Grupo de Notificaciones será la dependencia encargada de notificar y comunicar los actos administrativos expedidos por las diferentes dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud, facultadas para ello, de conformidad con lo establecido en las normas legales vigentes, salvo los relacionados con el Grupo de Talento Humano y de Contratación de Bienes y Servicios de la Secretaría General, el Grupo de Cobro Coactivo de la Oficina Asesora Jurídica, y la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos.”

“La notificación de las actuaciones llevadas a cabo como parte del desarrollo del proceso administrativo de cobro coactivo es realizada exclusivamente por la Oficina Asesora Jurídica de conformidad con lo establecido en el Capítulo II de la Resolución 116 de 2007, por la cual se adopta el Reglamento del Procedimiento Administrativo Coactivo de la Superintendencia Nacional de Salud.”

“La notificación de las sentencias y autos derivados del desarrollo de la función jurisdiccional de la Superintendencia Nacional de Salud es realizada exclusivamente por la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación de conformidad con lo establecido respecto de las Notificación por Estado en el artículo 295 de la Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones.”

“Las regionales de la Superintendencia Nacional de Salud, creadas a partir de la Resolución 568 de 2015, podrán notificar los actos administrativos expedidos por las diferentes dependencias de la Entidad de acuerdo a los lineamientos de la Secretaría General y de conformidad con la normativa vigente.”

“La notificación de los actos administrativos expedidos por la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos se realizará teniendo en cuenta las disposiciones de la Resolución 2105 de 2014.”


“La elaboración de actos administrativos de carácter general o particular (Resoluciones, Circulares Internas y Externas, Autos) o proyectos de Decretos que deba tramitar el Ministerio de Salud y Protección Social, deben ajustarse a las directrices de la técnica normativa establecidas en el Decreto 1345 de 2010 y Decreto 1081 de 2015 del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República; igualmente se debe organizar un expediente con sus antecedentes para los actos administrativos de carácter general.”

Procedimiento de Administración de Archivo, identificado con el código GDPD03:

“El jefe de dependencia (Superintendente, Superintendentes Delegados, Directores, Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina y Jefes de Oficina Asesora) son los responsables por la organización, consulta, conservación, custodia y mantenimiento los documentos en gestión de las dependencias que dirigen a través de su equipo de trabajo, así como de elaborar y/o mantener actualizados los inventarios.”

Finalmente, solicito su colaboración para indicarnos, si el Manual de Notificaciones que se encuentra en la intranet de la Entidad, elaborado por un contratista de la Secretaría General en el año 2012, está vigente y es usado para los fines que fue concebido. Lo anterior teniendo en cuenta que este no fue relacionado en el procedimiento de notificaciones cuando se realizó el levantamiento de las actividades y la construcción de la documentación asociada a este. El mencionado Manual puede ser consultado en la intranet en la ruta Manuales/Manual de Notificaciones”.

Una sana hermenéutica del documento que antecede permite inferir que, se trataba de una propuesta de políticas de operación sobre la enumeración y notificación de los actos administrativos expedidos por la Superintendencia Nacional de Salud, por ello, se recomendó en su momento al Secretario General incluirlas en los Procedimiento de Notificaciones, identificado con el código GDPD05 y Procedimiento

de Administración de Archivo, identificado con el código GDPD03.

Adicionalmente, a la fecha se podría colegir atendiendo al contenido material del escrito, que hoy en día no se ajusta a la dinámica que ha adoptado la Entidad y su evolución, por ejemplo, en materia de notificación se refiere en el documento que el Grupo de Notificaciones efectuara la labor de notificación de los actos administrativos excepto los generados, por la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos, que como se sabe en la actualidad no opera así.


Entonces, de manera respetuosa recomienda la Oficina de de Control Interno a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos adelantar una mesa de trabajo con la Secretaria General con el propósito de definir cómo se va a acreditar el cumplimiento de la función a cargo de esta última contemplada en el numeral 8 del artículo 31 del Decreto 2462 de 2013, pues si bien es cierto, los términos “coordinar”, “control” y “registro” que se allí se citan son abiertamente indeterminados en la identificación de los responsables tanto de la enumeración como de la administración de esa información, se debe definir y oficializar mediante acto administrativo los contornos de esa gestión y que se despliegan de la ejecución de esa labor de “coordinación” a cargo de la Secretaria General.

Lo anterior, en el entendio que, conforme al contexto al cual se integran las nociones en mención, la función de enumeración puede estar o no a cargo de la Secretaria General, siempre y cuando existan unas directrices claras para asegurar el “control” y “registro” que sobre los actos administrativos generados por la Entidad le corresponde a esta.

✓ Se sugiere a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos replantear y ajustar con la Oficina Asesora de Planeación las acciones contempladas para evitar la materialización del riesgo operativo “Falta de apertura de las investigaciones administrativas por insuficiente material probatorio o

material que no da lugar a apertura” así como la redacción de este.

Lo anterior, toda vez que, la acción No 1 demanda “Realizar seguimiento al

cumplimiento de los acuerdos de servicio” del riesgo operativo que se analiza y partiendo de la contestación que sobre su imposibilidad de constatar su cumplimiento a partir de lo indicado por el auditado, según el cual, la acreditación de la ejecución de la acción depende de la expedición de informes de improcedencia y como en el periodo marzo a mayo de 2018 no se emitió ninguno, no fue posible su realización. En criterio de la Oficina de Control Interno esta acción no debería ser equivalente a una función propia de uno de los trámites de la dependencia, como lo es la expedición de los informes de improcedencia, labor que corresponde al procedimiento “APERTURA DE LA INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA” prevista en la actividad No 3, sumado a que como esta planteada, es una acción que no se podría acreditar con la frecuencia que se pacto (semestral), porque tal y como se dijo, no es propable que la expedición de estos informes se profieran con regularidad, ya


que dependen del análisis de los elementos técnicos como jurídicos de las evidencias documentales o soportes que acompañan las solicitudes que permiten determinar si lo viable es adelantar o no la actuación administrativa sancionatoria. No se puede perder de vista que los riesgos operativos son aquellos que se generan en el interior de las organizaciones y que casi siempre se traducen en fallos humanos, provienen del funcionamiento y operatividad de los sistemas de información institucional, de la definición de los procesos, de la estructura de la entidad, de la articulación entre dependencias. La misma observación de efectúa respecto de la acción No 2 que prevé “Devoluciones de los traslados de investigación, solicitando aclaración o información adicional” en el entendido que su ejecución está supeditada a que haya lugar a la devolución de las solicitudes de apertura de investigación para aclaración o información adicional y alude a una labor propia del trámite “APERTURA DE LA

INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA” y en los periodos donde no se hubiere procedido en tal sentido, entonces, no se puede constatar su ejecución con la frencuencia en la que se estimó la acción se debía ejecutar para mitigar el riesgo (mensual). Adicionalmente y en gracia de discusión, el riesgo objeto de análisis, semanticamente no debería estar precedido del término “falta” de apertura de las investigaciones administrativas por insuficiente material probatorio o material que no da lugar a apertura, porque lo que se quiere prevenir es precisamente, la apertura de investigaciones adoleciendo de material probatorio.

✓ Se recomienda a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos ajustar con la orientación de la Oficina Asesora de Planeación de la Entidad las acciones y registro del riesgo de corrupción “Solicitar pagos/favores a cambio de no adelantar, no impulsar, ni resolver las investigaciones administrativas, ni imponer a

las entidades vigiladas las sanciones o medidas a que haya lugar” a fin que las acciones sean realizables por la dependencia o en otros términos dependan de su voluntad, pues como se demostró la acción No 1, si bien es cierto, se catalogó a cargo de la dependencia, no hay ninguna estrategia del componente gestión ética institucional en el cronograma de gestión a cargo de esta.

Al mismo tiempo, se debe definir cuáles serían los “registros” que van a permitir acreditar o comprobar la ejecución de las acciones, pues los que allí se discriminan “Listas de asistencia y memorando de solicitud de ajustes documentales”


no corresponden a las evidencias que se reportaron para constatar la ejecución de las acciones No 2 y No 3.

✓ Se sugiere a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos partiendo de lo consignado en el “ACTA REVISIÓN PROCEDIMIENTO ETAPA

EJECUTORIA” que data del 9 de mayo del año en curso, en la que se trató el tema relacionado con la modificación del proceso “GESTIÓN DEL

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO” código PAPD04 del procedimiento “DESARROLLO DE LA ETAPA EJECUTORIA” o en su defecto de la Resolución No 2630 del 5 de diciembre de 2015, con ocasión de las recomendaciones planteadas por la Oficina de Control Interno el INFORME DE SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOS en el mes de marzo de 2018, una vez se implemente la medida para corregir la diferencia existente entre el procedimiento en cita y la Resolución No 2630 del 5 de diciembre de 2015 en los términos del Acta en mención, se oficialicen las modificaciones pertinentes con la Oficina Asesora de Planeación de la Entidad, pues de lo contrario se mantendría la falta de incongruencia en el trámite, lo cual será objeto de revisión por parte de la Oficina de Control Interno en los próximos seguimientos.

✓ Se destaca el trabajo adelantado en relación con las recomendaciones que surgieron del INFORME AUDITORIA DE GESTIÓN AL PROCESO GESTIÓN FINANCIERA en el mes de abril de 2018, sin embargo, se sugiere agilizar la implementación de las acciones de mejora, lo cual redundara en el cumplimiento de las fechas establecidas o señaladas (21 de junio al 31 de diciembre de 2018), lo cual sera objeto de revisión por parte de la Oficina de Control Interno en los próximos seguimientos.

Cordialmente

JUAN DAVID LEMUS PACHECO Jefe Oficina de Control Interno

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