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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE RENDICIÓN DE CUENTAS

VIGENCIA 2.016

Bogotá, D. C., Diciembre de 2017


TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION ................................................................................................ 3

2. PRIMERA ACCIÓN ............................................................................................. 4

3. SEGUNDA ACCION ............................................................................................ 8

4. TERCERA ACCION ............................................................................................ 9

5. CUARTA ACCION ............................................................................................. 13

6. QUINTA ACCIÓN .............................................................................................. 15

6.1 SEXTA ACCIÓN ............................................................................................. 15

6.2 SEPTIMA ACCIÓN ......................................................................................... 17

6.3 OCTAVA ACCIÓN ......................................................................................... 17

6.5 NOVENA ACCIÓN ......................................................................................... 18

7. DECIMA ACCIÓN ............................................................................................ 19

8. CONCLUSIONES ............................................................................................ 20


INTRODUCCIÓN

La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en la

vigencia de 2017, efectuó seguimientos al cumplimiento del Plan de Mejoramiento

del proceso permanente de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía de la vigencia

2016, presentando informes sobre el particular mediante memorandos NURC 3-

2017-010062 del 28 de Junio de 2017.

Debido a que por diferentes motivos no se pudieron realizar la totalidad de las

actividades propuestas en el Plan de Mejoramiento al proceso de Rendición de

Cuentas a la Ciudadanía de la vigencia 2.016, el día 1 de marzo de 2017 se socializó

un nuevo Plan de Mejoramiento a realizarse en la presente vigencia, por lo tanto,

hubo necesidad de ajustar el seguimiento con las acciones suscritas para la

vigencia 2.017, las cuales se presentan en el cuadro siguiente:


Ahora bien, en atención al Plan de Mejora Procedimiento de rendición de Cuentas

2017, se hace necesario verificar en esta vigencia de 2017, se han realizado

gestiones o labores que permitieran asegurar si las acciones propuestas en el plan

de mejoramiento, había sido realizadas.

Para el presente mes de Diciembre de 2017, Secretaria General de la Institución

mediante Correo Electrónico del 05 de Junio de 2017, remitió a la Oficina de Control

Interno, evidencias de gestiones realizadas con el fin de superar las falencias

detectadas y cumplir el plan de mejoramiento diseñado.

A continuación, se presentan las evidencias de las gestiones ejecutadas con las

siguientes actividades, lo cual posibilitó obtener las respectivas conclusiones.

A. PRIMERA ACCIÓN: Capacitar mínimo el 90 % de los funcionarios de la Entidad

en la ley 1712/2014

FECHA DE EJECUCION: 30-09-2017

Evidencias de Secretaria General:

El día 20 de Abril de 2017 se realizó capacitación sobre la Ley 1712 de 2014, se

designó a un grupo de 67 funcionarios a asistir de manera presencial y se transmitió

vía Skype para todos los funcionarios de la Entidad. Se adjunta lista de asistencia

presencial de los funcionarios que asistieron, correos designando a los funcionarios

y el correo enviado para la transmisión de la capacitación vía Skype.


Los días 13 y 14 de junio, se realiza capacitación sobre Seguridad de la

Información, la cual incluye aspectos de la Ley 1712 de 2014. Se adjuntan listados

de asistencia.

Se realiza capacitación tanto presencial como vía Skype empresarial para todos los

funcionarios de la Entidad. Dicha capacitación es impartida por una funcionaria de

la Secretaría de Transparencia de la Presidencia. se adjunta archivo de funcionarios

conectados y listado de asistencia presencial.

La trasmisión a toda la Entidad realizada el día 31 de octubre de 2017 sobre ley

1712 de 2014 puede ser consultada en el siguiente link: https://join-

noam.broadcast.skype.com/supersalud.gov.co/dc79924588594d93b57d507f8494

8495

Evidencia:

https://join-noam.broadcast.skype.com/supersalud.gov.co/dc79924588594d93b57d507f84948495


Con base en las evidencias allegadas por Secretaria General, los cuáles son

listados de asistencia de funcionarios de la Entidad a capacitaciones en Ley 1712

de 2.014, realizadas para aumentar el porcentaje de colaboradores capacitados en

esta importante norma, se enviaron tres (3) listados; correspondientes al 20 de Abril

y uno del 14 de Junio de 2017, y los diferentes correos convocando a los

funcionarios a participar vía Skype de esta capacitación, en la cual participaron

aproximadamente 300 funcionarios.

La Oficina de Control Interno evidencia que la Acción de Mejora acorde al Plan,

está en ejecución dados los términos señalados según la fecha límite; ya que si

bien presencialmente se capacitaron unos funcionarios sobre el tema, también se

dio la posibilidad de tomar la capacitación por Skype, y conforme al link antes

mencionado, cualquier funcionario tiene acceso a la capacitación en mención.


B. SEGUNDA ACCION: Implementar otros espacios de interacción con la

ciudadanía y promover su uso.

FECHA DE EJECUCION: 30/06/2017

La Oficina Asesora de Comunicaciones ha realizado la solicitud, acompañamiento y

seguimiento respectivo para poder contar con el correcto funcionamiento del Blog en el

sitio web.

El seguimiento se ha dado mediante varias reuniones realizadas en el transcurso del año.

En la más reciente reunión, realizada el pasado 18 de octubre de 2017, la Oficina de

Tecnologías de la Información quedó con el compromiso de enviar el manual y realizar

los ajustes finales solicitados para realizar las pruebas de funcionamiento.

Se adjuntan evidencias de reuniones realizadas:

- Reunión 23 de febrero de 2017 / Acta GE - 1292

- Reunión 24 de marzo de 2017 / Acta GE-1515

- Reunión 9 de junio de 2017 / Acta GE-1853



- Correo electrónico / JUL13-RE Pruebas Blog de la entidad OCEII 13 de Julio de 2017

- Reunión 28 de julio de 2017 / Acta GE-2050

- Reunión 11 de agosto de 2017 / Acta GE-2167

- Reunión 15 de septiembre de 2017 / Acta GE-2167


- Reunión 18 de octubre de 2017 / Acta enviada por correo electrónico debido a falla en

aplicativo de actas.

Las evidencias se encuentran en la carpeta: implementar espacios de dialogo utilizando

herramientas tecnológicas

La Oficina de Comunicación remitió a la Oficina de Control Interno las actas de las

reuniones realizadas con funcionarios de la Oficina de Tecnologías de la Información y

funcionaria de la Superintendencia Delegada Para la Protección al Usuario; en donde se

realizó el seguimiento de la herramienta electrónica: blog. En este momento, se

encuentra en validación la herramienta vs el Manual.

En adición, en este momento está publicado el procedimiento PIPD01 y la Guía PIGU01,

referente al plan de participación ciudadana institucional.

C. TERCERA ACCION: Realizar mesas de trabajo para definir la

implementación de los espacios de interacción ciudadana.



reuniones realizadas con funcionarios de la Oficina de Tecnologías de la

Información y funcionaria de la Superintendencia Delegada Para la protección al

Usuario en donde se realizó el seguimiento de la herramienta electrónica: blog. En

este momento, se encuentra en validación la herramienta vs el Manual:


En las rendiciones de cuentas focalizadas en las que ha participado la Oficina

Asesora de Planeación, la solicitud de los participantes ha sido el ajustar el lenguaje

de los documentos con los que se invita a interactuar con la ciudadanía. Los

espacios definidos son el sitio web y redes sociales: Actas enviadas por Oficina de

Tecnologías de la Información.

Informe de audiencia de rendición de cuentas en lenguaje ciudadano.

https://www.supersalud.gov.co/es-co/superintendencia/rendicion-de-cuentas


reuniones realizadas con funcionarios de la Oficina de Tecnologías de la

Información y funcionaria de la Superintendencia Delegada Para la Protección al

Usuario en donde se realizó el seguimiento de la herramienta electrónica: blog. En

este momento, se encuentra en validación la herramienta vs el Manual.

En adición, en este momento está publicado el procedimiento PIPD01 y la Guía

PIGU01, referente al plan de participación ciudadana institucional.


De lo anterior la Oficina de Control Interno puede concluir, que en este momento,

se encuentra en validación la herramienta vs el Manual.

En adición, en este momento está publicado el procedimiento PIPD01 y la Guía

PIGU01, referente al plan de participación ciudadana institucional.

D. CUARTA ACCION: Implementar encuestas de opinión en la página, sobre temas de interés comunitario y de la Entidad; y presentar la tabulación y acciones de mejora consideradas según los resultados de las mismas.


Evidencias de la Oficina Asesora de Comunicaciones

La Oficina Asesora de Comunicaciones está realizando permanentemente la

Encuesta de Satisfacción del sitio web de la Supersalud. Encuesta que mide el

grado de satisfacción de los usuarios (ciudadanía / vigilados) frente al sitio web de

la entidad,

Enlace a la encuesta: https://www.supersalud.gov.co/es-co/Paginas/encuesta-de-

satisfaccion-nuevo-sitio-web.aspx

La Oficina Asesora de Planeación solicitó la publicación de la Encuesta de

percepción de la calidad de la información publicada en el sitio web

Enlace a la encuesta:

https://www.supersalud.gov.co/esco/Noticias/listanoticias/encuestapercepci%C3%

B3n-calidad-de-la-informacion-del-sitio-web

https://www.supersalud.gov.co/esco/Noticias/listanoticias/encuesta


Es importante resaltar que no se ha recibido solicitudes de otras áreas para la

publicación de encuestas.

De lo anterior la Oficina de Control Interno evidencia que la Acción de Mejora acorde

al Plan, está ejecutada según enlace a la encuesta:

https://www.supersalud.gov.co/esco/Noticias/listanoticias/encuestapercepci%C3%

B3n-calidad-de-la-informacion-del-sitio-web

https://www.supersalud.gov.co/esco/Noticias/listanoticias/encuestapercepci%C3%B3n-calidad-de-la-informacion-del-sitio-web

https://www.supersalud.gov.co/esco/Noticias/listanoticias/encuestapercepci%C3%B3n-calidad-de-la-informacion-del-sitio-web


E. QUINTA ACCION: Diseñar e implementar espacios en la web que permitan mayor usabilidad de trámites y servicios


La Oficina de Tecnologías de la Información, desarrolló durante el año 2017 el

contrato 267 de 2016 dentro del cual se incluyó el desarrollo de la opción que le

permite al ciudadano hacer seguimiento del estado de su trámite o petición; el

mencionado contrato se encuentra en ejecución; por lo cual salvo mejor concepto

en contrario, esta Acción Correctiva debe incorporarse en nuevo Plan de

Mejoramiento para hacerle seguimiento con posterioridad, a la culminación del

contrato antes referido y el impacto en el cumplimiento de la acción correctiva.

F. SEXTA ACCION: Generar políticas de operación de la página web




Ya se encuentra publicado el documento "Guía para publicación de contenido en el

sitio web de la Superintendencia Nacional de Salud", documento que establece los

lineamientos y responsabilidades para la actualización de la información en el sitio

web de la Supersalud. El documento se encuentra en el Subsistema de Gestión de

Calidad con el código CIGU03.

Enlace al documento:


https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/planeacion/AdministracionSIG/CIGU03.

docx

De lo anterior la Oficina de Control Interno evidencia que la Acción de Mejora acorde

al Plan, está ejecutada conforme se evidencia en el enlace del documento "Guía para

publicación de contenido en el sitio web de la Superintendencia Nacional de Salud".

G. SEPTIMA ACCION: En las audiencias públicas de rendición de cuentas a la ciudadanía se permita mayor interacción del público asistente a éstas.




En la Audiencia pública de Rendición de Cuentas realizada el 1 de Diciembre de 2.017

se recibieron llamadas de diferentes usuarios, las cuales fueron atendidas por los

Delegados y por el Señor Superintendente nacional de Salud.

Los resultados de la participación del público por medios electrónicos y vía telefónica

se evidencian en el Informe de seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno

mediante Nurc 3-2017-020057 del 14 de Diciembre de 2017

H. OCTAVA ACCION: Descentralizar la realización de la Audiencia pública o en su defecto generar mayor participación vía medios tecnológicos de los funcionarios y usuarios de las ciudades donde se tiene sede de la entidad. FECHA DE EJECUCION: 01-12-2017



Los usuarios y funcionarios de la regionales participaron en forma directa en la

audiencia pública de Rendición de Cuentas, los cuales hicieron preguntas que

fueron contestadas directamente por los Superintendentes Delegados y el Señor

Superintendente Nacional de Salud.

I. NOVENA ACCIÓN: La pregunta 60 de FURAG consulta sobre los canales

a través de los cuales la Entidad promovió la Participación Ciudadana y que

adicionalmente utilizó para definir los temas y contenidos de la Rendición de

Cuentas

FECHA DE EJECUCION: Permanente


Aún no se ha realizado la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas 2016

En el 2017 se promovió la participación ciudadana en la definición de los temas

sobre los cuales versó la rendición de cuentas a través de:

• TV

• Página Web de la Entidad


• Redes sociales

Los soportes los remite la Oficina de Comunicaciones.

En adición se desarrollan espacios de rendición de cuentas focalizada a lo largo de

la vigencia, en las instalaciones de la Supersalud.

J. DECIMA ACCIÓN: Requerimiento originado en Pregunta FURAG y su plan de mejoramiento en temas de fortalecimiento institucional y lucha anticorrupción.

FECHA DE EJECUCIÓN: 31-06-2017

Incluido en el informe que se socializó con la ciudadanía con la temática a tratar

en la audiencia participativa de Rendición de Cuentas: Informe de Rendición de

Cuentas a la Ciudadanía 2016 y Enero a Octubre de 2017 en lenguaje ciudadano,

páginas 32 y 33, el cual se puede ver en el siguiente link:

https://www.supersalud.gov.co/es-co/superintendencia/rendicion-de-cuentas


La Oficina Asesora de Planeación es la dependencia que se encarga de documentar

la información a presentar en el informe de Rendición de Cuentas. Por lo anterior

es la mencionada Oficina la que debe incluir la información relacionada a la gestión

del PAAC.


CONCLUSIONES:

La Oficina de Control Interno concluye que de acuerdo a las evidencias presentadas por las dependencias responsables de realizar las diez (10) actividades plasmadas el plan de Mejoramiento, este se encuentra concluido en su totalidad, a excepción de la QUINTA ACCION: Diseñar e implementar espacios en la web que permitan mayor usabilidad de trámites y servicio, para lo cual la Institución suscribió un contrato actualmente en ejecución, por lo que sobre esta se hace recomendación de incluirla en nuevo plan de mejoramiento, para hacerle seguimiento posterior, una vez concluido el contrato, y pueda verificarse la efectividad de la acción correctiva.

Cordialmente,

JUAN DAVID LEMUS PACHECO

Jefe Oficina de Control Interno.

Proyectó: Doctor Julio Cesar Reyes Zuluaga y Doctor Jorge Enrique Cuenca Urbina, Angelica María garrido

Romero e Ingeniera Edita Virginia Grisales Montaño.

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