Informe Definitivo Control Interno Ad 20110 Merida Fanny Yaimar 2012
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CAPITULO I
1- ASPECTOS PRELIMINARES
1.1 ORIGEN DE LA ACTUACIÓN
Siguiendo instrucciones del ciudadano Wilmer Colina Morles, titular de la Unidad
de Auditoría Interna de la Alcaldía del Municipio Libertador del Estado Mérida,
según oficio N° UAI-0077-2011, UAI-0076-2011, UAI-0075-2011 de fecha 23 de
Mayo del 2011, se procedió a realizar la INSPECCIÓN FISCAL, EN LA
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO
LIBERTADOR DEL ESTADO MÉRIDA, SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO CORRESPONDIENTE AL EJECICIO FISCAL 2010. Con el objeto de
verificar la legalidad, exactitud y sinceridad de los procedimientos administrativos
y presupuestarios, la cual se efectuó de conformidad con las disposiciones legales
aplicables al caso.
1.2 BASAMENTO LEGAL
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal
con su Reglamento.
Las Normas Generales de Control Interno.
Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público.
Reglamentos N°4 de la Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público.
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Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.
Manual de Normas y Procedimientos Gerencia de
Administración y sus Dependencias Gaceta Municipal
Extraordinaria N°37 Año IV 31/12/2007.
Ley del Estatuto de la Función Pública.
Reforma del Manual de Organización y Funciones del
Concejo y la Alcaldía del Municipio Libertador del
Estado Mérida, Publicada en Gaceta Municipal
Extraordinaria Nº 95, Año IV, del 17/07/2003.
1.3ALCANCE
La actuación fiscal tuvo carácter aleatorio y se orientó en la revisión y análisis de
las normas, procedimientos y mecanismos que regulan los actos de
administración, los requisitos y condiciones que deben cumplirse en la
autorización de las transacciones presupuestarias y financieras que conforman el
control interno aplicados en la Gerencia de Administración, para el ejercicio fiscal
2010.
1.4OBJETIVO GENERAL
Verificar las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y
procedimientos efectivamente implantados que garanticen la exactitud, cabalidad y
veracidad de la información presupuestaria , financiera, administrativa y técnica,
en la Gerencia de Administración que garanticen el cumplimiento del sistema de
Control Interno para el ejercicio Fiscal 2010.
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1.5 OBJETIVO ESPECÍFICO
Determinar las garantías del cumplimiento del Sistema de Control
Interno en la aplicación de los procedimientos administrativos
ejecutados por la Gerencia de Administración de la Alcaldía del
Municipio Libertador.
Verificar los documentos que soportan las órdenes de pago por
concepto de bienes y servicios, contrataciones de obras, pagos de
los distintos beneficios que establecen las cláusulas de las
convenciones colectivas de trabajadores y contrato de servicios
profesionales llevados por la Gerencia de Administración de la
Alcaldía del Municipio Libertador del Estado Mérida, correspondiente
al ejercicio fiscal 2010.
Verificar el cumplimiento de las normas legales aplicadas a los
procedimientos llevados por la Gerencia de Administración.
1.6ENFOQUE DE LA ACTUACIÓN
De acuerdo a la facultad conferida a la Unidad de Auditoría Interna del Municipio
Libertador del Estado Mérida en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del sistema Nacional de Control Fiscal, en su Artículo 41, la actuación
fiscal se orientó hacia el control posterior, en la revisión y análisis a los fines de
verificar la legalidad, exactitud y sinceridad de los sistemas y procedimientos que
garanticen la correcta aplicación de un sistema de control interno en la Gerencia
de Administración para el ejercicio fiscal 2010.
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1.7 MÉTODOS PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS
Para el cumplimiento del objetivo planteado, se realizó lo siguiente:
Recopilación de la Información mediante oficios dirigidos al
Departamento de Registro Contable de la Gerencia de
Administración.
Revisión analítica y examen de exactitud en forma aleatoria.de las
órdenes de pago, ordenes de compras, ordenes de servicios y
ordenes de perdido, para el ejercicio Fiscal 2010.
Verificación y comprobación de la documentación que soporta las
órdenes de pago, ordenes de compras, ordenes de servicios y
ordenes de perdido, para el ejercicio Fiscal 2010.
Indagación y confirmación de información obtenida.
Revisión de los libros de registros de las órdenes de compras y
servicios.
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CAPITULO II
2. CARACTERÍSTICAS GENERALES:
2.1 Gerencia de Administración
La Gerencia de Administración de la Alcaldía del Municipio Libertador del Estado
Mérida, fue creada el 26 de Noviembre de 2001, según Gaceta Municipal N° 76
año III en la Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos. Las modificaciones
de la estructura organizativa fueron realizadas en la Gerencia de Hacienda
Municipal, se eliminaron las Unidades Administrativas relacionadas con Compras y
Suministros, Contabilidad y Tesorería, las cuales fueron adscritas a las Gerencia
de Administración, cuyo objetivo es ejecutar la política administrativa para
garantizar el apoyo al cumplimiento de los programas y proyectos que asegure el
logro de los objetivos del Municipio. Entre las funciones principales que debe
ejecutar cada Departamento tenemos:
Departamento de Contabilidad:
Organizar, realizar y supervisar los registros contables, llevar la contabilidad de la
ejecución del presupuesto, analizar las transacciones financieras y verificar el
ingreso y existencias de los bienes muebles e inmuebles.
Departamento de Tesorería: Custodiar los fondos y valores del Municipio
manteniendo sus registros, así como exigir, recibir y custodiar las finanzas de los
contribuyentes que tengan esa obligación con la Municipalidad para emitir
información confiable sobre los Fondos de Ingresos recaudados.
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Departamento de Compras y Suministros:
Planificar y ejecutar las compras de materiales de consumo y equipo, suministrar a
las dependencias de la Alcaldía de materiales fungibles y útiles de oficina.
Ordenación de Pagos:
Verificar y garantizar que se cumpla las disposiciones legales, reglamentarias y
normativas del presupuesto de gastos de la administración activa.
2.2. Organigrama funcional.
De acuerdo a lo que establece la mencionada reforma, la estructura
organizativa de la Gerencia de Administración se describe a continuación
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2.3. Datos Presupuestarios y Financieros
Según la Ordenanza sobre Presupuesto Reconducido de Ingresos y Gastos
Públicos del Ejercicio Económico Financiero 2.010, la Partida Presupuestaria Nro.
0110000051, la cual corresponde a la Dirección y Coordinación Administrativa,
tiene asignado un monto global de ocho millones seiscientos un mil quinientos
treinta y ocho bolívares con cero céntimos (BsF.8.601.538, 00).
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CAPITULO III
Los resultados preliminares de la presente actuación fiscal fueron notificados al
Alcalde y la Gerencia de Administración de la Alcaldía del Municipio Libertador
del Estado Mérida, mediante Informe Preliminar remitidos con oficios Nº UAI-
0158-2011 y Nº 0159-2011 de fecha 8 de Noviembre del 2011 respectivamente
y recibidos el 14 de noviembre del 2011, a este ultimo se le otorgó un plazo de
diez (10) días hábiles, contados a partir de la recepción del mismo. Se recibió de
la Gerencia de Administración oficio Nº GA/1327/2011 de fecha 23 de Noviembre
de 2011 solicitando prorroga legal para dar respuestas a las observaciones
formuladas en la Inspección Fiscal, confiriéndoles la prorroga del plazo legal
según la Ley para que presenten las correcciones o planteamientos que
consideren pertinentes mediante Oficio signado con el Nº UAI-0169-2011 de
fecha 25 de noviembre de 2011. En tal sentido, la Unidad de Auditoria Interna
recibió comunicación S/N de fecha 08 de diciembre de 2011, que a su vez
fueron anexadas las siguientes comunicaciones: 1) Departamento de Registro
Contable oficio Nº DRC/0095/2011 del 22/11/11, 2) Departamento de Compras
y Suministros oficio sin número y fecha, 3) Departamento de Ordenamiento de
Pago oficio Nº GADOP-025-2011 del 29/11/11, y 4) Gerencia de planificación y
Presupuesto oficio Nº GPP-0583-2011 del 22/11/11, recibidas por esta
Unidad de Control el 16 de febrero de 2012 con respuestas al referido informe, de
las observaciones determinadas en los puntos: (3.1.2) (3.1.3) (3.1.4) (3.1.13)
(3.1.14) (3.1.15) (3.1.16) (3.1.17) (3.1.20) (3.1.21) (3.1.23), y una vez evaluadas,
se reincorporaron al informe definitivo. No se obtuvo respuestas de las restantes
observaciones, en consecuencia los resultados de estas se consideraron
definitivos.
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3. OBSERVACIONES DERIVADAS DEL ANÁLISIS
RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES REALIZADAS POR LA GERENCIA
DE ADMINISTRACION DE LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO LIBERTADOR DEL
ESTADO MERIDA.
PUNTO 3.1.1:
3.1.1. Se determinó la carencia de firma autógrafa y sellos en anexos
contentivos en la tramitación de órdenes de pago por parte del Despacho del
Alcalde, la Gerencia de Administración y el Departamento de Ordenación de
Pago, lo que contraviene LEY ORGÁNICA DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS publicada en Gaceta Oficial Nº 2818 del 01de julio de
1981, en su Artículo 18: establece “El sello de la oficina. El original del
respectivo instrumento contendrá la firma autógrafa del o de los
funcionarios que la suscriban. En el caso de aquellos actos cuya frecuencia
lo justifiquen, se podrá disponer mediante decreto, que la firma de los
funcionarios sea estampadas por medios mecánicos que ofrezcan garantías
de seguridad”. En concordancia con la LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
FISCAL, publicada en Gaceta Oficial Nº 37.347 del 17 de Diciembre de 2001, que
indica en su Artículo 39: “Los Gerentes, jefes o autoridades administrativas
de cada departamento, sección o cuadro organizativo específico deberá
ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y
legales, de los planes y políticas y de los instrumentos de control interno a
que se refiere el Artículo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y actividades
realizadas por las unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo
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su directa supervisión”. En consecuencia, no se aplican los mecanismos óptimos
de control por parte de la Gerencia de Administración, por lo que la información
generada no proporciona transparencia y confiabilidad. En los cuadros que siguen
se detalla la omisión incurrida por los Despachos y funcionarios responsables:
CUADRO Nº 1
(ORDENES DE PAGO CON CARENCIA DE FIRMA AUTÓGRAFA Y SELLO DEL DESPACHO DEL ALCALDE)
Nº FECHA N° ORDEN DE PAGO BENEFICIARIO
1 08/12/2010 OOOO5411-1366 Constructora YARUHA C.A.
2 08/12/2010 OOOO5413 PRAKA Construcciones y Proyectos
3 08/12/2010 OOOO5417 Kharymar de Martha Elena Gutiérrez
4 13/12/2010 OOOO5422 De Romnyna Mariossi Fernández Pérez
5 13/12/2010 OOOO5427 Márquez M. José Ramón
6 13/12/2010 OOOO5428 Guerrero Ramón
7 13/12/2010 OOOO5437 Molina de Fernández
8 13/12/2010 OOOO5474 Constructora Ramolca C.A.
9 14/12/2010 OOOO5491 Leal Viloria José Manuel
10 14/12/2010 5492 Sarcos Acevedo Inti Yosu
11 16/12/2010 OOOO5551 Asociación Cooperativa SERVIMAMPRO
12 16/12/2010 OOOO5553 TRAFFIC VIAL C.A.
13 17/12/2010 OOOO5611 Zambrano Sánchez Lizbeth Coromoto
14 20/12/2010 OOOO5653 Centro Clínico Dr. Marcial Ríos
15 20/12/2010 OOOO5667 Bloque de Prensa, Cine y Televisión Gabriel P.
16 20/12/2010 OOOO5686 Figueroa Evelyn May
17 20/12/2010 OOOO5689 Zerpa Mary
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Nº
FECHA N° ORDEN DE PAGO BENEFICIARIO
18 20/12/2010 OOOO5690 Sánchez Dugarte Yoraima
19 20/12/2010 OOOO5688 Peña Alarcón Eliomar
20 21/12/2010 OOOO5760 Sergio Tulio Peña Izarra.
21 21/12/2010 OOOO5767 Sánchez Jesús Alberto
22 21/12/2010 OOOO5784 Producciones Lucabem
23 21/12/2010 OOOO5789 Andina de Sistemas
24 21/12/2010 OOOO5790 Andina de Sistemas
25 22/12/2010 OOOO5816 AUTORESPUESTOS ACCEL S.R.L.
26 22/12/2010 OOOO5820 Foto Grabadas Premiaciones y Grados 3000
27 22/12/2010 OOOO5827 Asociación Cooperativa TECMASER
28 22/12/2010 OOOO5832 SAMCECA C.A
29 22/12/2010 OOOO5837 Corporación TX de Venezuela
30 22/12/2010 OOOO5844 Continua Comunicación
31 31/12/2010 OOOO5872 Rivas Sánchez José del Carmen
32 31/12/2010 OOOO5878 Oviedo Quintero José Alberto
33 31/12/2010 OOOO5879 Ingeniería de Construcciones C.A.
34 31/12/2010 OOOO5883 Villasmil Daniel
35 31/12/2010 OOOO5893 Auto Repuestos el Gordo
36 31/12/2010 OOOO5896 Producciones LUCABEN
37 31/12/2010 OOOO5887 COMDUTEL
38 31/12/2010 OOOO5898 Deportes Mérida
39 31/12/2010 OOOO5899 Andina de Sistemas
40 31/12/2010 OOOO5903 Producciones Noel Pabón Osorio
41 31/12/2010 OOOO5907 REVIC C.A.
42 31/12/2010 OOOO5917 Aguas de Mérida C.A.
43 31/12/2010 OOOO5918 CADAFE
44 31/12/2010 OOOO5928 Multimoto
CUADRO N°2
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(ORDENES DE PAGO CON CARENCIA DE FIRMA AUTÓGRAFA Y SELLO DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN)
Nº FECHA N° ORDEN DE PAGO BENEFICIARIO
1 26/01/2010 OOOOOO11 FUNDACIÓN FERIA INTERNACIONAL DEL SOL
2 27/01/2010 OOOOOO14 IMVIVIENDA
3 29/01/2010 OOOOOO36 OCCIDENTAL DE HOTELES C.A
4 17/02/2010 OOOOO135 RODRÌGUEZ JORGE
5 17/02/2010 OOOOO136 ANGULO CALANCHE NELSON
6 27/04/2010 OOOO1345 MINCA
7 27/04/2010 OOOO1346 CELOR C.A.
8 28/05/2010 OOOO2033 EMP. DE PROD. SOCIAL DE SEÑALIZACIONES DEMARC. CONSTRUC. C.A.
9
03/06/2010 OOOO2161 FERRETERIA INSUMOS EQUIPOS Y MATERIALES C.A (FEMAINCA)
10 08/07/2010 OOOO2814 GONZALEZ R. EVER ROLANDO
11 10/08/2010 OOOO3705 FERNANDEZ GUTIERREZ ANA CAROLINA
12 13/12/2010 OOOO5422 DE ROMYNA MARIOSSI FERNANDEZ PEREZ SECARI
13 13/12/2010 OOOO5451 MOLINA MONTES PEDRO MARIA
14 16/12/2010 OOOO5539 TOPACA MATERIALES DE CONSTRUCCION C.A.
15 21/12/2010 OOOO5790 ANDINA DE SISTEMAS, C.A. ANDISIST
16 08/12/2010 OOOO5417 KHARYMAR DE MARTHA ELENA GUTIERREZ
17 21/12/2010 OOOO5789 ANDINA DE SISTEMAS, C.A. ANDISIST
18 22/12/2010 OOOO5827 ASOC COOP TECNICA DE MANTEN Y SERVICIO
19 22/12/2010 OOOO5832 SAMCECA C.A
20 22/12/2010 OOOO5837 CORPORACION TX DE VENEZUELA C.A.
21 22/12/2010 OOOO5844 CONTINUA COMUNICACION
22 31/12/2010 OOOO5872 RIVAS SANCHEZ JOSE DEL CARMEN
23 31/12/2010 OOOO5877 CONSTRUCCIONES Y ASFALTO ANDES C.A.
24 31/12/2010 OOOO5878 OVIEDO QUINTERO JOSÉ ALBERTO
Nº FECHA N° ORDEN DE PAGO BENEFICIARIO
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25 31/12/2010 OOOO5883 VILLASMIL DANIEL
26 31/12/2010 OOOO5895 PODIVM SOPORTE Y LOGISTICA C.A.
27 31/12/2010 OOOO5887 COMPUTEL GLORIAS PATRIAS C.A.
28 21/01/2010 OOOOOOO9 URBASER MERIDA C.A
29 26/01/2010 OOOOOO11 FUNDACION FERIA INTERNACIONAL
30 27/01/2010 OOOOOO14 IMVIVIENDA
31 03/02/2010 OOOOOO59 URBASER MERIDA C.A
32 04/02/2010 OOOOOO60 ALTUVE G. OSTMAN E.
33 11/02/2010 OOOOO112 TELCEL C.A
34 17/02/2010 OOOOO135 RODRÌGUEZ JORGE
35 17/02/2010 OOOOO136 ANGULO CALANCHE NELSON
36 17/02/2010 OOOOO156 SONIDO IMPACTO 22 C.A
37 01/03/2010 OOOOO247 INVERSIONES H.G.M C.A
38 04/03/2010 OOOOO303 COPRORIC
39 04/03/2010 OOOOO308 SOSA CARRILLO HECTOR ENRIQUE
40 23/03/2010 OOOOO732 CONSTRUCTORA PEÑA PEÑA C.A.
41 15/04/2010 OOOO1079 ALCALDIA DEL MUNICIPIO LIBERTADOR
42 27/04/2010 OOOO1345 MINCA
43 27/04/2010 OOOO1346 CELOR C.A.
44 19/05/2010 OOOO1898 MINCA
45 28/05/2010 OOOO2032 CORPORACION ARFA C.A.
46 28/05/2010 OOOO2033 EMP. DE PROD. SOCIAL DE SEÑALIZACIONES DEMARC. CONSTRUC. C.A.
47 03/06/2010 OOOO2161 FERRETERIA INSUMOS EQUIPOS Y MATERIALES C.A (FEMAINCA)
48 27/07/2010 OOOO3312 Minca
49 09/09/2010 OOOO4135 Día Consa
50 20/09/2010 OOOO4318 Construcciones y Asfaltos Andes C.A.
51 06/10/2010 OOOO4474 Kharymar de Martha Elena Gutiérrez
Nº FECHA N° ORDEN DE PAGO BENEFICIARIO
52 28/10/2010 OOOO4839 Construcciones LOSE C.A.
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Unidad de Auditoría Interna
53 01/11/2010 OOOO4861 ESPROCOM 13 C.A.
54 12/11/2010 OOOO5025 GIANPA C.A.
55 24/11/2010 OOOO5134 - OOOO1501 IMSEIN C.A.
56 30/11/2010 OOOO5257 Asociación Cooperativa "Horizonte 07005"
57 03/12/2010 OOOO5311 Constructora ESBELCA C.A.
58 07/12/2010 OOOO5408 Ramos de Álvarez Ángela
CUADRO N°3
(CHEQUE CON CARENCIA DE FIRMA AUTÓGRAFA DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN)
COMPROBANTES BENEFICIARIO FECHA
BANCOS Nº
OBSERVACIONES
DE EGRESO CHEQUES
3929 TX de Venezuela, C.A. 22/12/2010 Del sur 19024Solo firma Gerente General
3933 Fotogrados premiaciones grado 3000 22/12/2010 Del sur 19019028Solo firma Gerente General
3608 Industrias Free Ways 21/12/2010 Del sur 21001658Solo firma Gerente General
3615 Industrias Free Ways 21/12/2010 Del sur 86000147Solo firma Gerente General
S/N 27/12/2010 Del sur 38019037Cheque No presenta firma
3934 Copras S.R.L. Solo firma Gerente General
CUADRO N°4
(ORDENES DE PAGO CON CARENCIA DE FIRMA AUTÓGRAFA Y SELLO DEL DEPARTAMENTO DE ORDENACIÓN DE PAGO)
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CUADRO Nº 5
(PLANILLAS DE RETENCIÓN CON CARENCIA DE FIRMA AUTÓGRAFA Y SELLO DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA)
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FECHA N° DE ORDEN DE PAGO
Beneficiario
27/01/10 00000014 Instituto Municipal de Vivienda
16/12/10 00005536 Construcciones Las Lajas C.A.
22/12/10 00005849 Alcaldía Municipal Libertador
31/12/10 00005874 Secomsa
FECHA N° Orden de Pago Beneficio
21-01-10 00000009 Urbaser Mérida
26-01-10 00000011 Fundación Feria del sol
24-02-10 00000080 Corporación TX de Venezuela
17-02-10 00000156 Sonido Impacto C.A.
01-03-10 00000247 Inversiones HGM C.A.
19-05-10 00001898 Minca
03-06-10 00002161 Ferretería Insumos Equipos y Materiales C.A.
08-12-10 00005413 Praka
20-12-10 00005667 Bloque de Prensa Cine y Televisión
21-12-10 00005784 Producciones Lucaben
22-12-10 00005832 Samceca c.a.
22-12-10 00005844 Continua Comunicación
22-12-10 00005849 31-12-10
31-12-10 00005920 Globalprint
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RESPUESTA DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
No fue presentado comentario alguno por parte de la Gerencia de
Administración.
COMENTARIOS DE AUDITORIA:
SE RATIFICA EL HALLAZGO, en virtud de que no hubo comentarios de los
responsables respecto a este incumplimiento.
PUNTO 3.1.2:
3.1.2 Se determinó que la Orden de Pago N° 2814, se realizo para dar
cumplimiento con la Cláusula Nº 29 de la IV Convención Colectiva de Trabajo de
Empleados Municipales de fecha 2006-2008, correspondiente a SEGURO DE
HOSPITALIZACIÓN, CIRUGIA Y MATERNIDAD (HCM) a nombre de Ever
Rolando Gonzales R., de fecha 08/07/2010, por la cantidad de Bs. 39.327,34; Se
observó que el procedimiento administrativo se realizó con una COTIZACIÓN Nº
201006018, expedida por NEUROMED CON R.I.F. J-30649760-9 Y N.I.T.
0109356360 por la cantidad de Bs. 11.972.34 y un PRESUPUESTO
APROXIMADO expedido por el INSTITUTO CLINICO MÉDICO QUIRÚRGICO por
la cantidad de Bs. 27.355,00, y el CHEQUE Nº 62006524, se elaboró a la orden
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de EVER ROLANDO GONZALES R., cabe mencionar que una COTIZACIÓN no
implica ninguna erogación de dinero ni compromiso, tampoco se evidenció la
factura que comprometa dicho gasto expedida por la INSTITUCIÓN DE
ASISTENCIA MÉDICA que realizó la intervención quirúrgica, el cheque fue
elaborado a la orden del funcionario antes mencionado y no a nombre de la
Institución Médico Quirúrgico, en éste caso el cheque debió elaborarse a nombre
del Instituto Médico que realizó la intervención quirúrgica. Todo lo antes señalado
contraviene el MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO PROVIDENCIA
ADMINISTRATIVA Nº 004/2005, NUMERAL 4.3.12, establece “Documentos de
Respaldo: Toda operación cualquiera sea su naturaleza, que realicen los
organismos o entes públicos deben contar con la documentación necesaria
y suficiente que la respalde y demuestre su validez. Dicha documentación
debe contener la información adecuada para identificar la naturaleza,
finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis”. En
concordancia con lo que establece las NORMAS GENERALES DE CONTROL
INTERNO en su Artículo 23 “Todas las transacciones y operaciones
financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con
la suficiente documentación justificativa, en éste aspecto se tendrá presente
lo siguiente: Literal a) los documentos deben contener información completa
y exacta..” y LA LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA
REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL, Artículo 91 “
Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal y de lo que dispongan otras
leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa
los actos, hechos u omisiones que se mencionan en el Numeral 9 La omisión
del control previo”. En consecuencia se debe prohibir explícitamente firmar
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cheques sin haber cumplido los requisitos de control interno previo al
desembolso y cuya documentación no esté completa, tales circunstancias se
deben a la falta de mecanismos de control interno, lo que origina que el acto
administrativo no éste debidamente justificado y válidamente respaldado.
RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
Mediante oficio Nº GADOP-025-2011 de fecha 29 de noviembre de 2011 emitido
por el Jefe del Departamento de Ordenamiento de Pago indica “se consideraron
las observaciones realizadas por la Unidad de Auditoría Interna a fin de evitar la
recurrencia de las mismas”.
COMENTARIOS DE AUDITORIA:
SE CONFIRMA EL HALLAZGO, en virtud que el Departamento de
Ordenamiento de Pago reconoce el incumplimiento y en su respuesta no envían
los soportes documentales.
PUNTO 3.1.3:
3.1.3. Se evidenció que la Orden de pago N° 0527 fecha 16/03/2010 se realizo
para dar cumplimiento con la Cláusula Nº 29 de la IV Convención Colectiva de
Trabajo de Empleados Municipales de fecha 2006-2008, correspondiente a
SEGURO DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGIA Y MATERNIDAD (HCM) a nombre
Ever Rolando Gonzales R.. Se determinó que el procedimiento administrativo se
ejecutó con dos (2) presupuestos uno expedido por el CENTRO CLINICO DR.
MARCIAL A. RIOS MORILLO C.A. por la cantidad de Bs. 13.250,00 y el otro por
el GRUPO CARDIOVASCULAR ANDINO C.A. por la cantidad de Bs. 15.435,00,
y la Orden de pago se elaboró por la cantidad de Bs. 11.750,00, presentando
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inconsistencia en las cantidades, la SOLICITUD DE PAGO Nº 00001210 y la
ORDEN DE PAGO Nº 0527, tiene carencia de la firma autógrafa y sello por parte
del Despacho del Alcalde, el CHEQUE Nº 49006200, fue elaborado a la orden de
Ever Rolando Gonzales R, cabe destacar que un PRESUPUESTO no implica
ninguna erogación de dinero ni compromiso, tampoco se evidenció la factura que
comprometa dicho gasto expedida por la INSTITUCIÓN DE ASISTENCIA
MÉDICA que realizó la intervención quirúrgica, el cheque fue elaborado a la orden
del funcionario antes mencionado y no a nombre de la Institución Médico
Quirúrgico, en éste caso el cheque debió elaborarse a nombre del Instituto Médico
que realizó la intervención quirúrgica. Todo lo antes señalado contraviene el
MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO PROVIDENCIA
ADMINISTRATIVA Nº 004/2005, NUMERAL 4.3.12, establece “Documentos de
Respaldo: Toda operación cualquiera sea su naturaleza, que realicen los
organismos o entes públicos deben contar con la documentación necesaria
y suficiente que la respalde y demuestre su validez. Dicha documentación
debe contener la información adecuada para identificar la naturaleza,
finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis”. En
concordancia con lo que establece las NORMAS GENERALES DE CONTROL
INTERNO en su Artículo 23 “Todas las transacciones y operaciones
financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con
la suficiente documentación justificativa, en éste aspecto se tendrá presente
lo siguiente: Literal a) los documentos deben contener información completa
y exacta..”. LEY ORGÁNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
publicada en Gaceta Oficial Nº 2818 del 01de julio de 1981, en su Artículo 18 :
Numeral 8 establece: “El sello de la oficina. El original del respectivo
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instrumento contendrá la firma autógrafa del o de los funcionarios que la
suscriban. En el caso de aquellos actos cuya frecuencia lo justifique, se
podrá disponer mediante decreto, que la firma de los funcionarios sea
estampada por medios mecánicos que ofrezcan garantías de seguridad”. y
LA LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y
DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FICAL, Artículo 91 “ Sin perjuicio de
la responsabilidad civil o penal y lo que dispongan otras leyes, constituyen
supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos
u omisiones que se mencionan en el Numeral 9 La omisión del control
previo”. En consecuencia se debe prohibir explícitamente firmar cheques sin
haber cumplido los requisitos de control interno previo al desembolso y
cuya documentación no esté completa, tales circunstancias se deben a la falta
de mecanismos de control interno, lo que origina que el acto administrativo no
éste debidamente justificado y válidamente respaldado.
RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
Mediante oficio Nº GADOP-025-2011 de fecha 29 de noviembre de 2011 emitido
por el Jefe del Departamento de Ordenamiento de Pago indica “se consideraron
las observaciones realizadas por la Unidad de Auditoría Interna a fin de evitar la
recurrencia de las mismas”.
COMENTARIOS DE AUDITORIA:
SE CONFIRMA EL PRESENTE HALLAZGO, en virtud que el Departamento de
Ordenamiento de Pago reconoce el incumplimiento, y así mismo, se observo
que la respuesta dada por el Departamento no se ajusta a la observación
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efectuada por la Unidad, ni se encuentra acompañada por los soportes
documentales.
PUNTO 3.1.4:
3.1.4. Se evidenció que la Orden de pago N° 0787 fecha 26/03/10, se realizo
para dar cumplimiento con la Cláusula Nº 29 de la IV Convención Colectiva de
Trabajo de Empleados Municipales de fecha 2006-2008, correspondiente a
SEGURO DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGIA Y MATERNIDAD (HCM) a nombre
Nelson José Oxford Belisario, Se determinó que el procedimiento administrativo
se ejecutó con dos (2) presupuestos expedidos por la UNIDAD
OFTALMOLÓGICA DEL VALLE ubicada en Porlamar Estado Nueva Esparta, por
la cantidad de Bs. 7.168,00 C/U, y la Orden de pago se elaboró por la cantidad de
Bs. 14.336,00, la SOLICITUD DE PAGO Nº 00001555 y la ORDEN DE PAGO Nº
0787, tiene carencia de la firma autógrafa y sello por parte del Despacho del
Alcalde, el CHEQUE Nº 45006250, fue elaborado a la orden de Nelson José
Oxford Belisario, cabe destacar que un PRESUPUESTO no implica ninguna
erogación de dinero ni compromiso, tampoco se evidenció la factura que
comprometa dicho gasto expedida por la UNIDAD OFTALMOLÓGICA DEL
VALLE que realizó la intervención quirúrgica, el cheque fue elaborado a la orden
del funcionario antes mencionado y no a nombre de la UNIDAD
OFTALMOLÓGICA DEL VALLE, en éste caso el cheque debió elaborarse a
nombre UNIDAD OFTALMOLÓGICA DEL VALLE que realizó la intervención
quirúrgica. Todo lo antes señalado contraviene el MANUAL DE NORMAS DE
CONTROL INTERNO PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA Nº 004/2005,
NUMERAL 4.3.12, establece: “Documentos de Respaldo: Toda operación
WCM/ya/fs INFORME DEFINITIVO Página 21
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cualquiera sea su naturaleza, que realicen los organismos o entes públicos
deben contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde y
demuestre su validez. Dicha documentación debe contener la información
adecuada para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada
operación para facilitar su análisis”. En concordancia con lo que establece las
NORMAS DE CONTROL INTERNO en su Artículo 23 “Todas las transacciones
y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar
respaldadas con la suficiente documentación justificativa, los documentos
deben contener información completa y exacta..”. LEY ORGÁNICA DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS publicada en Gaceta Oficial Nº 2818
del 01de julio de 1981, en su Artículo 18: Numeral 8 establece: “El sello de la
oficina. El original del respectivo instrumento contendrá la firma autógrafa
del o de los funcionarios que la suscriban. En el caso de aquellos actos cuya
frecuencia lo justifique, se podrá disponer mediante decreto, que la firma de
los funcionarios sea estampada por medios mecánicos que ofrezcan
garantías de seguridad”. y LA LEY DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA
REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FICAL, Artículo 91 “
Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y lo que dispongan otras
leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa
los actos, hechos u omisiones que se mencionan en el Numeral 9 La omisión
del control previo”. En consecuencia se debe prohibir explícitamente firmar
cheques sin haber cumplido los requisitos de control interno previo al
desembolso y cuya documentación no esté completa, tales circunstancias se
deben a la falta de mecanismos de control interno, lo que origina que el acto
administrativo no éste debidamente justificado y válidamente respaldado.
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Unidad de Auditoría Interna
RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
Mediante oficio Nº GADOP-025-2011 de fecha 29 de noviembre de 2011 emitido
por el Jefe del Departamento de Ordenamiento de Pago indica “se consideraron
las observaciones realizadas por la Unidad de Auditoría Interna a fin de evitar la
recurrencia de las mismas”
COMENTARIOS DE AUDITORIA:
Analizados los soportes documentales enviados por la gerencia de
Administración, estos permiten DESVIRTUAR EL HALLAZGO, POR LO QUE
SE RETIRA LA OBSERVACION.
PUNTO 3.1.5:
3.1.5 Se determinó que en la Orden de Pago N° 00005784 de fecha 21/12/10 a
nombre de PRODUCCIONES LUCABEN, en el trámite del procedimiento
administrativo no se encontró el contrato firmado entre las partes lo que
contraviene lo establecido en el MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO
PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA Nº 004/2005, NUMERAL 4.3.12, establece
“Documentos de Respaldo: Toda operación cualquiera sea su naturaleza,
que realicen los organismos o entes públicos deben contar con la
documentación necesaria y suficiente que la respalde y demuestre su
validez. Dicha documentación debe contener la información adecuada para
identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para
facilitar su análisis”. Tales circunstancias se deben a la falta de mecanismos de
control interno, lo que origina que el acto administrativo no éste debidamente
justificado y válidamente respaldado.
WCM/ya/fs INFORME DEFINITIVO Página 23
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Unidad de Auditoría Interna
RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
Mediante Oficio signado con el Nº 0159-2011 del 8 de Noviembre del 2011 se
hizo la notificación del hallazgo a los responsables, de lo cual no se obtuvo
respuesta.
COMENTARIOS DE AUDITORIA:
SE CONFIRMA EL PRESENTE HALLAZGO, en virtud de que los responsables
no emitieron sus comentarios.
PUNTO 3.1.6:
3.1.6 Se evidenció que la Orden de pago N° 00005900 de fecha 31/12/10 a
nombre de “Floristería Flores de Yola”, se ejecutó para pagos de arreglos de
floristería correspondiente a enero a diciembre, pero el acta de licitación se realizó
en el mes de Octubre existiendo inconsistencia en las fechas de adquisición y
adjudicación, los soportes anexos al trámite administrativo presentan tachaduras y
enmendaduras. Lo que contraviene las NORMAS GENERALES DE CONTROL
INTERNO en los Artículo Nº 3, Literal b) Establece que se debe “Garantizar la
exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información
presupuestaria, financiera, administrativa y técnica, y Artículo 23 señala que
“Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y
administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación
justificativa. En este aspecto se tendrá presente lo siguiente: a) Los
documentos deben contener información completa y exacta, archivarse
siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su
oportuna localización” en consecuencia lo anterior se presenta por la falta de
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aplicación de un adecuado y eficiente sistema de control interno por lo que, no
existe garantía en la correcta aplicación de los procedimientos administrativos.
RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
Mediante Oficio signado con el Nº 0159-2011 del 8 de Noviembre del 2011 se
hizo la notificación del hallazgo a los responsables, del cual no se obtuvo
respuesta.
COMENTARIOS DE AUDITORIA:
SE RATIFICA EL HALLAZGO, en virtud de que no hubo comentarios de los
responsables respecto a este incumplimiento.
PUNTO 3.1.7:
3.1.7 Se determinó la tramitación de órdenes de pago a proveedores por la
adquisición de COMPRAS Y SERVICIOS, las cuales carecen de orden de
entrega, lo cual contraviene lo establecido en el MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y SUS
DEPENDENCIAS publicada en Gaceta Municipal Extraordinaria Nº 37 año IV
31/12/2007 correspondiente al DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y
SUMINISTROS en el Numeral 4 “La Unidad Consumidora tiene la
responsabilidad de verificar en el momento de recibir el servicio, la
mercancía, o el bien, que estos coincidan con la orden de compra o la orden
de servicio” y el Numeral 5 “ La factura y la nota de entrega son
documentos necesarios para recibir la mercancía, los cuales deben ser
presentados sin tachaduras ni enmiendas y contener la descripción exacta
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de la mercancía, y en los casos que corresponda, seriales, marca, modelo,
así como cualquier otro dato que se considere importante para evidenciar la
propiedad del bien”. En concordancia con LAS NORMAS GENERALES DE
CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA,
en el Artículo 23 señala que: “Todas las transacciones y operaciones
financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con
la suficiente documentación justificativa. En este aspecto se tendrá presente
lo siguiente: a) Los documentos deben contener información completa y
exacta, archivarse siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de
archivo que faciliten su oportuna localización,” por lo que se determina que no
existe garantía en la correcta aplicación de los procedimientos administrativos.
Las órdenes de Pago se detallan a continuación:
CUADRO Nº 6
NO PRESENTAN ORDENES DE ENTREGA DE MATERIALES
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RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
Mediante Oficio signado con el Nº 0159-2011 del 8 de Noviembre del 2011 se
hizo la notificación del hallazgo a los responsables, del cual no se obtuvo
respuesta.
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COMENTARIOS DE AUDITORIA:
SE CONFIRMA EL PRESENTE HALLAZGO, en virtud de que los responsables
del mismo, no presentan argumentos ni pruebas que demuestren el
desvanecimiento del mismo.
PUNTO 3.1.8:
3.1.8 Se determinó que en la Orden de Pago Nº 6495 a nombre de
AUTOREPUESTO ACCEL S.R.L. por la cantidad de Bs. 212.004,92 en la
licitación Consulta de Precio sin número, por la cantidad de Bs. 13.080,00 anexa
al trámite corresponde a la adquisición de REPUESTO Y SUMINISTROS, sin
embargo la NOTA DE PEDIDO se realizó por MATERIALES DE
CONSTRUCCIÓN, presentándose incoherencia en la información al encontrar
vacios u omisiones conforme a los métodos y procedimientos utilizados. Lo que
contraviene las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO en los
Artículo Nº 3, Literal b) Establece que se debe “Garantizar la exactitud,
cabalidad, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria,
financiera, administrativa y técnica, y el Artículo 23 señala que: “Todas las
transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas
deben estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa. En
este aspecto se tendrá presente lo siguiente: a) Los documentos deben
contener información completa y exacta, archivarse siguiendo un orden
cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna
localización y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente”. Por lo
que se determina que no existe garantía en la correcta aplicación de los
procedimientos administrativos.
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Unidad de Auditoría Interna
RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
Mediante Oficio signado con el Nº 0159-2011 del 8 de Noviembre del 2011 se
hizo la notificación del hallazgo a los responsables, del cual no se obtuvo
respuesta.
COMENTARIOS DE AUDITORIA:
SE CONFIRMA EL PRESENTE HALLAZGO, en virtud de que los responsables,
no presentan argumentos ni pruebas que demuestren el desvanecimiento del
mismo.
PUNTO 3.1.9:
3.1.9 Se evidenció que la Orden de Pago N° 5928 a nombre de” Multimoto”, con
fecha 31-12-10, presenta una adjudicación de consulta de precio para la
adquisición de dos (2) neumáticos para moto y las características de los
neumáticos no se corresponden con las medidas solicitadas, produciéndose
inconsistencia en la recepción de la mercancía, y por consiguiente existen vacíos
y omisiones en la información. Lo que contraviene el MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE
COMPRAS Y SUMINISTROS publicada en Gaceta Municipal Extraordinaria Nº 37
año IV 31/12/2007, en las Normas que Regulan el Procedimiento sobre la
recepción de bienes muebles, materiales, suministros y servicios, señala en el
numeral 4, “La Unidad Consumidora tiene la responsabilidad de verificar en
el momento de recibir el servicio, la mercancía, o el bien, que estos
coincidan con la orden de compra o la orden de servicio” y el numeral 5 “
La factura y la nota de entrega son documentos necesarios para recibir la
mercancía, los cuales deben ser presentados sin tachaduras ni enmiendas y
WCM/ya/fs INFORME DEFINITIVO Página 29
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contener la descripción exacta de la mercancía, y en los casos que
corresponda, seriales, marca, modelo, así como cualquier otro dato que se
considere importante para evidenciar la propiedad del bien”. Así como
también LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, en el Artículo 23 señala que
“Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y
administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación
justificativa. Este aspecto se tendrá presente lo siguiente: a) Los
documentos deben contener información completa y exacta, archivarse
siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su
oportuna localización, y conservarse durante el tiempo estipulado
legalmente” y la LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA
REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL Artículo. 91
“Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan
otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad
administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan a
continuación: Numeral 9. La omisión de control previo”; y el Artículo 39
señala: “Los gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada
departamento, sección o cuadro organizativo especifico deberán ejercer
vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y legales de
los planes y políticas y de los instrumentos de control interno a que se
refiere al Artículo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y actividades
realizadas por las unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo
su directa supervisión”. En consecuencia, se determina que no existe garantía
en la correcta aplicación de los procedimientos administrativos.
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Unidad de Auditoría Interna
RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
No fue presentado comentario alguno por parte de los responsables.
COMENTARIOS DE AUDITORIA:
SE CONFIRMA EL PRESENTE HALLAZGO, en virtud de que los responsables,
no presentan argumentos ni pruebas que demuestren el desvanecimiento del
mismo.
PUNTO 3.1.10:
3.1.10 Se determinó que en la Orden de Pago Nº 2943 a nombre del proveedor
Carlos Luis Bovea, la cual se realizó para la adquisición de trescientos sesenta y
ocho (368) mercados populares, de los cuales se entregaron a sus beneficiarios
trescientos cincuenta y dos (352), donde los dieciséis (16) mercados restante no
presentan registro de su destino ni soporte alguno de los beneficiarios y tienen un
valor de Bs. 150,00 C/U lo que ascienden a la cantidad dos mil cuatrocientos
bolívares (Bs. 2.400,00), por consiguiente, la documentación encontrada es
insuficiente lo que no garantiza la veracidad de la información incumpliendo lo
establecido en LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, l Artículo 23 que
señala:“Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias
y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación
justificativa. En este aspecto se tendrá presente lo siguiente: a) Los
documentos deben contener información completa y exacta, archivarse
siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su
oportuna localización y conservarse durante el tiempo estipulado
WCM/ya/fs INFORME DEFINITIVO Página 31
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legalmente”, y el MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO
PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA Nº 004/2005, NUMERAL 4.3.12,
“Documentos de Respaldo: Toda operación, cualquiera sea su naturaleza,
que realicen los organismos o entes públicos deben contar con la
documentación necesaria y suficiente que la respalde y demuestre su
validez. Dicha documentación debe contener la información adecuada para
identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para
facilitar su análisis”. Lo antes señalado trae como consecuencia que no existe
coordinación ni control en la aplicación de los procedimientos administrativos.
RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
No fue presentado comentario alguno por parte de los responsables.
COMENTARIOS DE AUDITORIA:
SE RATIFICA EL HALLAZGO, en virtud de que los responsables, no presentan
argumentos ni pruebas que demuestren el desvanecimiento del mismo.
PUNTO 3.1.11:
3.1.11 Se determinó incumplimiento en el procedimiento administrativo utilizado
en la modalidad de adjudicación por consulta de precios y concurso cerrado
(acta de inicio y modalidad, invitación u ofertas, acta de apertura de sobres e
informes de recomendación), presentando discrepancia entre fechas (ver cuadro
anexo Nº 7) y Órdenes de pago sin sus respectivos soportes (ver cuadro anexo Nº
8), lo que contraviene la LEY DE CONTRATACIONES PUBLICAS en su Artículo
54 que establece: “La Comisión de Contrataciones una vez concluido el lapso
de entrega de los sobres contentivos de las manifestaciones de voluntad u
ofertas, procederá al acto fijado, a la apertura y verificación de su contenido,
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dejando constancia en el acta de esto, y de cualquier observación que se
formule al respecto”; el Artículo 45 “ La comisión de contrataciones teniendo
en cuenta la complejidad de la obra o del suministro del bien o servicio, debe
fijar un lapso para la preparación de manifestación de voluntad de participar
o de ofertar, para cada modalidad de contratación que no podrá ser menor
de los indicados a continuación: numeral 4. Consulta de precios, tres días
hábiles para bienes y servicios y cuatro días hábiles para obras”; y el
Artículo 84 “Dentro de los tres días hábiles siguientes a la recepción del
informe que presente la comisión de contrataciones o la unidad contratante,
la máxima autoridad del órgano o ente contratante debe otorgar la
adjudicación o declarar desierto el procedimiento”. Y LEY ORGÁNICA DE LA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL
DE CONTROL FISCAL Artículo. 91 “Sin perjuicio de la responsabilidad civil
o penal, y de lo que dispongan otras leyes, constituyen supuestos
generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u
omisiones que se mencionan a continuación: Numeral 1.” La adquisición de
bienes, la contratación de obras o de servicios, con inobservancia total o
parcial del procedimiento de selección de contratistas que corresponda, en
cada caso, según lo previsto en la Ley de licitaciones o en la normativa
aplicable”, así como también el Numeral 7 “La ordenación de pagos por
bienes, obras o servicios no suministrados, realizados o ejecutados, total o
parcialmente, o no contratados, así como por concepto de prestaciones,
utilidades, bonificaciones, dividendos, dietas u otros conceptos, que en
alguna manera discrepen de las normas que las consagran. En estos casos,
la responsabilidad corresponderá a los funcionarios que intervinieron en el
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procedimiento de ordenación del pago por cuyo hecho, acto u omisión se
haya generado la irregularidad” y Numeral 9. La omisión de control previo”
Tal situación obedece a la falta de controles administrativos, por lo que no se
obtiene la información veraz y oportuna de modo que sirva para satisfacer
razonablemente las necesidades de los diferentes usuarios. Las Órdenes se
detallan a continuación:
CUADRO Nº 7
ORDENES DE PAGOS QUE NO CUMPLEN CON EL CRONOGRAMA DE EJECUCIONDE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN
CUADRO Nº 8
WCM/ya/fs INFORME DEFINITIVO Página 34
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RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
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Mediante Oficio signado con el Nº 0159-2011 del 8 de Noviembre del 2011 se
hizo la notificación del hallazgo a los responsables, del cual no se obtuvo
respuesta.
COMENTARIOS DE AUDITORIA:
SE RATIFICA EL HALLAZGO, en virtud de que los responsables, no presentan
argumentos ni pruebas que demuestren el desvanecimiento del mismo.
PUNTO 3.1.12:
3.1.12 Se observó que la Orden de Pago Nº 5875, a nombre de Ferretería
Insumos y Materiales C.A. (FERRECASA), de fecha 31/12/2010, en el
procedimiento administrativo no se cumplió con el proceso de licitación, lo que
infringe LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL Artículo. 91 “Sin perjuicio
de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan otras leyes,
constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los
actos, hechos u omisiones que se mencionan a continuación: Numeral 1.” La
adquisición de bienes, la contratación de obras o de servicios, con
inobservancia total o parcial del procedimiento de selección de contratista
que corresponda, a cada caso, según lo previsto en la Ley de licitaciones o
en la normativa aplicable”, y Numeral 23, “Quienes ordenen iniciar la
ejecución de contratos en contravención a una norma legal o sub-legal, al
plan de organización, las políticas, normativa interna, los manuales de
sistemas y procedimientos que comprenden el control interno”.
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RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
No fue presentado comentario alguno por parte de los responsables.
COMENTARIOS DE AUDITORIA:
SE RATIFICA EL HALLAZGO, en virtud de que los responsables, no presentan
argumentos ni pruebas que demuestren el desvanecimiento del mismo.
PUNTO 3.1.13:
3.1.13 Se evidenció que el CHEQUE Nº 09019109, del Banco del Sur, de fecha
03/02/2011, se emitió a nombre de AUTORESPUESTOS ACCEL S.R.L. por la
cantidad de Bs. 335.341,35, bajo las Ordenes de Pago Nº 5816 y Nº 5876, por
la cantidad de Bs 70.784,91 y Bs. 264.556,44 respectivamente. Cabe destacar
que la cantidad de Bs. 264.556,44, no se encuentra registrado bajo ningún soporte
o concepto donde los hechos contables deben reconocer y registrase
oportunamente, de una sola vez, en orden cronológico, consecutivo, sin que
existan vacios u omisiones en la información y en moneda de curso legal,
conforme a los sistemas, métodos y procedimientos que se estimen adecuados a
fin de garantizar la coherencia de la información. Por lo que, contraviene LAS
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA, en el Artículo 23 señala que “Todas las
transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas
deben estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa. En
este aspecto se tendrá presente lo siguiente: a) Los documentos deben
contener información completa y exacta, archivarse siguiendo un orden
cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna
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localización y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente”, y EL
REGLAMENTO PARCIAL Nº 4 DE LA LEY ORGANICA DE LA
ADMINISTRACION FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO, SOBRE EL
SISTEMA DE CONTABILIDAD PÚBLICA en el Artículo 12 establece: ”El
sistema de contabilidad pública debe registrar todas las transacciones
económicas y financieras que tengan o puedan tener efectos sobre el
patrimonio de la República y de sus entes descentralizados funcionalmente.
El registro de estas transacciones se realizará en función de los momentos
contables vigentes, utilizando el sistema de contabilidad prescrito por la
Oficina Nacional de Contabilidad Pública” y Articulo 13, “Cada transacción
económica y financiera se registrará por única vez, de modo que a partir de
ese registro sea factible generar todas las salidas de información que
requiera la administración financiera del sector público. Dicho registro, que
constituirá la entrada única de información, deberá realizarse con todos los
datos necesarios para su posterior procesamientos”
RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION
Según Oficio Nº DRC/0095/20011 de fecha 22 de noviembre de 2011 emitido por
la Jefe del Departamento de Registros Contables indica ” En referencia dicho
punto se puede decir que con la aplicación de la Contabilidad Fiscal y tomando
como base las Instrucciones y Normas de la Publicación 21, las órdenes de Pago
emitidas mensualmente son registradas contablemente en orden cronológico y
consecutivo, y en éste caso la Orden de Pago Nº 5876 fue registrada en su debido
momento como se puede evidenciar en los soportes de la relación Órdenes de
Pago emitidas en diciembre 2010, la misma quedó por pagar al 31/12/2010,
(Relación de Cuentas por Pagar al 31/12/2010) y fue cancelada posteriormente en
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fecha 03/02/2011 conjuntamente con la orden Nº 5816 como se puede evidenciar
en relación de cheques emitidos en febrero 2011, de las cuales se anexan copias”.
COMENTARIOS DE AUDITORIA
El Departamento de Registros Contable no aclara por completo la observación
efectuada por la Unidad de Auditoria Interna, evidenciándose la falta de soportes
documentales. En este sentido se lograr confirmar nuevamente la ausencia de los
registros correspondientes a dicha erogación, esto trae como consecuencia la
Determinación de Responsabilidades a los Funcionarios que intervinieron en el
procedimiento de ordenación de pago; dichas Responsabilidades
correspondientes a este caso no pueden ser eludidas si no cumplen con los
extremos legales establecidas en la Ley. EL HALLAZGO CON PRESUNTA
INCIDENCIA CIVIL PENAL Y ADMINISTRATIVA SE MANTIENE.
PUNTO 3.1.14:
3.1.14. Se observó en el Departamento de Registros Contables, que las
órdenes de pago procesadas son archivadas sin un orden correlativo, es decir,
que no se mantienen los archivos ordenados en forma cronológica trayendo como
consecuencia retardo en el suministro de la información para su revisión,
quebrantando las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, según resolución Nº 01-00-00-
015 de fecha 30 de abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha
17 de junio de 1997, en su Artículo 23, señala: “ Todas las transacciones y
operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar
respaldadas con la suficiente documentación justificativa. En este aspecto
se tendrá presente lo siguiente: a) los documentos deben contener
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información completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronológico u
otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localización, y
conservarse durante el tiempo estipulado legalmente. b) Las autoridades
competentes del organismo o entidad adoptarán las medidas necesarias
para salvaguardar y proteger los documentos contra incendios, sustracción
o cualquier otro riesgo, e igualmente, para evitar su reproducción no
autorizada”; Lo antes expuesto, indica debilidades de control interno lo que impide
la rápida localización de la información.
RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
Según Oficio Nº DRC/0095/20011 de fecha 22 de noviembre de 2011 emitido por
la Jefe del Departamento de Registros Contables indica “ que las Órdenes de
Pago en ésta Dependencia se archivan por Rubros, es decir, por Proveedores,
Publicidad, Obras, Nóminas, Honorarios Profesionales, Licitaciones, entre otros ya
que este sistema de Archivo facilita la búsqueda de Órdenes de Pago y minimiza
el tiempo de búsqueda de los dos funcionarios que laboran en esta oficina y que
realizan dicho trabajo, y por otra parte se archivan de esta manera a solicitud de
los Gerentes de Administración anteriores a este mandato”.
COMENTARIOS DE AUDITORIA:
La respuesta contradice las afirmaciones que fundamentan el hallazgo, por lo
anterior SE SOSTIENE EL HALLAZGO, EN LOS MISMOS TÉRMINOS
SEÑALADOS POR EL INFORME PRELIMINAR.
PUNTO 3.1.15:
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3.1.15. Se determinó que el Departamento de Contabilidad no cuenta con el
espacio físico adecuado que le permita el archivo, la conservación y resguardo
de los documentos que respaldan las operaciones técnicas, administrativas y
financieras lo que incumple con lo establecido en la LEY DEL ESTATUTO DE
LA FUNCIÓN PÚBLICA Capítulo IV, Artículo 33 “Además de los deberes que
impongan las leyes y los reglamentos, los funcionarios o funcionarias
públicos estarán obligados a: numeral 7.”Vigilar conservar y salvaguardar los
documentos y bienes de la administración pública confiados a su guarda,
uso o administración”; y así mismo en las NORMAS GENERALES DE
CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA,
según resolución Nº 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997, publicada en
Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha 17 de junio de 1997, que en su Artículo 23,
señala:“ Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias
y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación
justificativa. En este aspecto se tendrá presente lo siguiente: literal b) Las
autoridades competentes del organismo o entidad adoptarán las medidas
necesarias para salvaguardar y proteger los documentos contra incendios,
sustracción o cualquier otro riesgo, e igualmente, para evitar su
reproducción no autorizada”; esta situación indica que no se cumplen con los
mecanismos de control interno en cuanto al área utilizada para el reguardo de los
documentos.
RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
Según Oficio Nº DRC/0095/20011 de fecha 22 de noviembre de 2011 emitido por
la Jefe del Departamento de Registros Contables indica que “Se ha hecho
hincapié en la ampliación del espacio físico y en respuesta a esto se efectuó una
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remodelación en esta Dependencia a mediados del mes de Agosto de los
corrientes, para solventar un poco la situación. Por otra parte se hace de su
conocimiento que se solicitó un Equipo de Archivo Novostil ya que los Archivos
metálicos que existían hasta esa fecha no eran suficientes para la demanda de
órdenes de Pago por archivar, pero dicho equipo no satisface hasta la presente
fecha dicha demanda. Por consiguiente, se ha programado que para el próximo
ejercicio fiscal sea solventada esta situación, con el nuevo presupuesto”
COMENTARIOS DE AUDITORIA:
El Departamento de Registros Contables acepta la observación efectuada por la
Unidad de Auditoria Interna, por lo que EL HALLAZGO SE MANTINE tomando en
cuenta que deberán seguir adelantando las acciones correspondientes y así,
mantener un adecuado espacio físico que servirán para salvaguardar y
conservar los documentos.
PUNTO 3.1.16:
3.1.16. Se comprobó, en el Departamento de Ordenación de Pago que existen
formatos de órdenes de pago impresos pre numerados, que no son utilizados por
la mala calidad del material, elaborando la orden de pago en papel bond sin el
orden correlativo impreso, incumpliendo con lo establecido en las NORMAS
GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE
LA REPÚBLICA, según resolución Nº 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997,
publicada en Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha 17 de junio de 1997, en su
Artículo 27 que señala: “las formas pre-impresas tales como recibos de caja,
ordenes de compra y venta, facturas, cheques, comprobantes de asientos de
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contabilidad y demás documentos que se utilicen para la sustentación de
operaciones, serán numerados correlativamente al momento de su
impresión y sus uso será controlado permanentemente. Lo antes expuesto,
se origina por ausencia de mecanismos de controles internos, lo que impide que
la información sea confiable y consecutiva, y garantice la legalidad en el control
de las ordenes de pago emitidas en los diferentes ejercicios fiscales.
RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
Mediante oficio Nº GADOP-025-2011 de fecha 29 de noviembre de 2011 emitido
por el Jefe del Departamento de Ordenamiento de Pago señala lo siguiente: “Se
informa que desde el momento de presentarse esta dificultad, verbalmente se
comunicó al Econ. Wilmer Colina titular de la Unidad de Auditoría Interna y al
Departamento de Ciencia y Tecnología con la finalidad de superar ésta dificultad”
COMENTARIOS DE AUDITORIA:
El Departamento de Ordenamiento de pago acepta la observación efectuada por
la Unidad de Auditoria Interna, y su respuesta no justifica en debida forma los
cuestionamientos planteados, por lo que EL HALLAZGO SE MANTINE EN LOS
MISMOS TERMINOS SEÑALADOS POR EL INFORME PRELIMINAR.
PUNTO 3.1.16:
3.1.17 Se observó que en el Departamento de Compras y Suministros se
procesaron Órdenes de Compras y Órdenes de Servicios sin las firmas y sellos de
la Gerencia de Administración, Departamentos de Compras y Suministros,
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Unidad de Auditoría Interna
Gerencia de Planificación y Presupuesto por lo que se incumple con lo
establecido en la LEY ORGÁNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
publicada en Gaceta Oficial Nº 2818 del 01de julio de 1981, en su Artículo 18 ,
numeral 8: “El sello de la oficina. El original del respectivo instrumento
contendrá la firma autógrafa del o de los funcionarios que la suscriban. En el
caso de aquellos actos cuya frecuencia lo justifique, se podrá disponer
mediante decreto, que la firma de los funcionarios sea estampadas por
medios mecánicos que ofrezcan garantías de seguridad” y LAS NORMAS
GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE
LA REPÚBLICA, Resolución Nº 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997,
publicada en Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha 17 de junio de 1997 en su
Artículo 3: ” El Control Interno de cada organismo o entidad debe
organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados
de sistema y estar constituido por las políticas y normas formalmente
dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados, y los
recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento
coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes:
Literal b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la
información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica”. Lo antes
expuesto indica que hay ausencia de los mecanismos de control interno, lo que
imposibilita verificar la legalidad, sinceridad y veracidad de las operaciones
administrativas.
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CUADRO Nº 9
ORDENES DE COMPRAS Y SERVICIOS SIN FIRMA Y SELLOS
PROVEEDORES FECHA
ORDEN DE
SERVICIO
N°
ORDEN DE
COMPRA
N° MONTO
OBSERVACIONES
NºSIN FIRMA
SIN
SELLO OMISIONES
1 PCTA C.A. 05/04/2010 103 27.720,00 X X Gerente de Administración
2 Asoc. Cooperativa La Pañota 08/02/2010 7 11.856,00 X X Gerencia Administración y Unidad Usuaria
3 Materiales Los Andes 06/04/2010 152 40.279,66 X X Gerente de Administración
4 Taller y Creaciones Yegag C.A 12/04/2010 107 4.082,42 X Unidad Usuaria
5 Taller y Creaciones Yegag C.A 12/04/2010 163 24.626,43 X Gerencia Administración y Unidad Usuaria
6 Sonido Impacto 22 04/03/2010 3 10.080,00 X X Contrato Alcalde
7
Sonido Impacto 22 04/03/2010 3 10.080,00 X X
Departamento de Compras y Suministros , y
Unidad Usuaria
8D´OASIS C.A. 10/05/2010 186 12.071,36 X X Gerencia de Planificación y Presupuesto
9
D´OASIS C.A. 10/05/2010 187 4.211,20 X X Gerencia de Planificación y Presupuesto
10
Auto Repuestos Accel C.A. 08/01/2010 95 560,00 X X Unidad Usuaria
11 Auto Repuestos Accel C.A. 15/01/2010 94 640,00 X X Unidad Usuaria
12 Auto Repuestos Accel C.A. 15/01/2010 63 540,00 X X Unidad Usuaria
13 Auto Repuestos Accel C.A. 01/02/2010 26 1.489,99 X X Gerencia Planificación y Presupuesto - Unidad
Usuaria
14 Auto Repuestos Accel C.A. 01/02/2010 18 3.800,00 X X Unidad Usuaria
PROVEEDORES FECHA
ORDEN DE
SERVICIO
N°
ORDEN DE
COMPRA
N° MONTO
OBSERVACIONES
NºSIN FIRMA
SIN
SELLO OMISIONES
15 Auto Repuestos Accel C.A. 18/01/2010 97 14.000,00 X X Unidad Usuaria
16 Auto Repuestos Accel C.A. 29/01/2010 213 52.065,00 X Gerencia de Planificación y Presupuesto -
Gerencia de Administración
WCM/ya/fs INFORME DEFINITIVO Página 45
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17 FERRECASA 02/02/2010 200 11.198,95 X X Departamento de Compras y Suministros
18 Carlos Luis Bovea 20/05/2010 231 52.200,00 X X Gerencia de Planificación y Presupuesto
19 González Q. Juan Diego 11/02/2010 24 18.000,00 X Gerente de Administración
20 Carlos Luis Bovea 02/11/2010 374 3.516,32 X X Gerencia de Planificación y Presupuesto -
Gerencia de Administración
21 Carlos Luis Bovea 04/02/2010 399 17.300,00 X X Departamento de Compras y Suministros -
Gerencia de Administración
22 Producciones Lucaben 30/11/2010 336 55.776,00 X X Gerencia Planificación y Presupuesto - Unidad
Solicitante
23 Producciones Lucaben 01/11/2010 324 75.040,00 X Unidad Usuaria
24 Castillo Rojas Widly 25/02/2010 30 784,00 X Unidad Solicitante
25 C.A. Sistemas Financieros 17/06/2010 227 177.527,00 X X Gerencia Planificación y Presupuesto
26 Ferrecasa 19/08/2010 337 15.794,08 X X Gerencia de Administración
27 Ferrecasa 19/08/2010 280 3.111,67 X X Gerencia de Administración
28 Andina de Sistema C.A. 09/09/2010 342 4.027,99 X X Gerencia Planificación y Presupuesto
29 Widly Otoniel Castillo R 02/09/2010 253 1.831,01 X Gerencia Planificación y Presupuesto
30 Ferrecasa 02/02/2010 280 8.038,97 X Gerencia Administración y Gerencia de
Planificación y Presupuesto
31 Ferrecasa 02/02/2010 247 222,67 X X Gerencia Administración y Gerencia de
Planificación y Presupuesto
32 Ferrecasa 02/02/2010 281 X X Gerencia Administración
33 Ferrecasa 16/03/2010 245 824,58 X Gerencia Administración y Gerencia de
Planificación y Presupuesto
34 Ferrecasa 10/03/2010 283 10.470,13 X Gerencia Administración y Gerencia de
Planificación y Presupuesto
35 Ferrecasa 10/03/2010 284 7.267,19 X Gerencia Administración y Gerencia de
Planificación y Presupuesto
36 Ferrecasa 04/06/2010 286 8.758,24 X Gerencia de Administración
37 Ferrecasa 04/06/2010 285 20.183,52 X Gerencia de Administración
RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
Mediante oficio Nº GADOP-025-2011 de fecha 29 de noviembre de 2011 emitido
por el Jefe del Departamento de Ordenamiento de Pago indica “se consideraron
WCM/ya/fs INFORME DEFINITIVO Página 46
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las observaciones realizadas por la Unidad de Auditoría Interna a fin de evitar la
recurrencia de las mismas”.
COMENTARIOS DE AUDITORIA:
SE CONFIRMA EL PRESENTE HALLAZGO, en virtud que el Departamento de
Ordenamiento de Pago reconoce el incumplimiento. Se observó que la respuesta
dada por el Departamento no se ajusta a la observación efectuada por la Unidad,
dichos comentarios les correspondía a los responsables de la Dependencias que
intervinieron en la elaboración de las órdenes de compras y servicios, como se
detallan en el cuadro Nº 9.
PUNTO 3.1.18:
3.1.18 Se evidenció disparidad en las cantidades registradas en los libros de
compras y servicios con respecto a las órdenes emitidas, como se detallan a
continuación:
CUADRO Nº 10
PROVEEDORESORDENES DE PAGO
EMITIDASORDENES DE COMPRAS Y
SERVICIOSREGISTROS EN LIBROS ORDENES
COMPRAS Y SERVICIOS Nº
NUM (Nº) FECHA
NÚM (N°) FECHA
MONTO + IVA
CANTIDAD
Bs.FECHA DE ENVIO A GERENCIA DE
ADMINISTRACION
AUTO REPUESTOS ACCEL 22/05/2010 213 29/01/2010 46665,01 52.065,00 * 16/06/2010
1 2544
2 FERRECASA 2622 26/06/2010 200 02/02/2010 11579,11 11.198,95 18/06/20103 CARLOS LUIS
BOVEA 5842 22/12/2010 399 04/02/2010 16742,15 17.300,15 20/12/2010
WCM/ya/fs INFORME DEFINITIVO Página 47
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Lo que contraviene las Normas Generales de Control Interno de la Contraloría General
de la República, según resolución Nº 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997,
publicada en Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha 17 de junio de 1997 en su Artículo 3:
“El Control Interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a
conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por
las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos
efectivamente implantados, y los recursos humanos, financieros y materiales,
cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos
siguientes: Literal b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad
de la información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica”.
RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
No fue presentado comentario alguno por parte de los responsables.
COMENTARIOS DE AUDITORIA:
SE RATIFICA EL HALLAZGO, en virtud de que no hubo comentarios de los
responsables respecto a este incumplimiento.
PUNTO 3.1.19:
3.1.19 Se observó que la Orden de Compra número 318 de fecha 27/08/10 por
Bs. 4.849,20 a nombre de Creaciones Neduymari, no está registrada en el libro de
compras, en su lugar aparece registrado el proveedor Andina de Sistema C.A. con
un monto de Bs. 453.60, lo que presenta vacios u omisiones en la información conforme
a los sistemas, métodos y procedimientos utilizados lo que no garantiza la coherencia en
la información, de esta manera contraviene Normas Generales de Control Interno de la
Contraloría General de la República, según resolución Nº 01-00-00-015 de fecha 30 de
WCM/ya/fs INFORME DEFINITIVO Página 48
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Unidad de Auditoría Interna
abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha 17 de junio de 1997 en su
Artículo 3: “El Control Interno de cada organismo o entidad debe organizarse con
arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar
constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y
procedimientos efectivamente implantados, y los recursos humanos, financieros y
materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de
los objetivos siguientes: Literal b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y
oportunidad de la información presupuestaria, financiera, administrativa y
técnica”. Lo antes expuesto indica que hay ausencia de los mecanismos de control
interno, lo que imposibilita verificar la legalidad, sinceridad y veracidad de las
operaciones administrativas.
RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
No fue presentado comentario alguno por parte de los responsables.
COMENTARIOS DE AUDITORIA:
SE RATIFICA EL HALLAZGO, en virtud de que no hubo comentarios de los
responsables respecto a este incumplimiento.
PUNTO 3.1.20:
3.1.20 Se evidenció que las Ordenes de Pago procesadas incluyen las Órdenes de
Compra y/o Servicios anexas al trámite administrativo, sin desglosar las copias, por lo
que, no son enviadas a las unidades correspondientes, lo que contraviene la LEY
ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Y DEL SISTEMA
NACIONAL DE CONTROL FISCAL en su Artículo 39 señala: “Los gerentes, jefes o
autoridades administrativas de cada departamento, sección o cuadro organizativo
WCM/ya/fs INFORME DEFINITIVO Página 49
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especifico deberán ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas
constitucionales y legales, de los planes y políticas, y de los instrumentos de
control interno a que se refiere al Artículo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y
actividades realizadas por las unidades administrativas y servidores de las
mismas, bajo su directa supervisión”. Lo antes expuesto, indica la ausencia de un
adecuado sistema de control interno.
RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
Según Oficio Nº DRC/0095/20011 de fecha 22 de noviembre de 2011 emitido por la Jefe
del Departamento de Registros Contables señala: “En respuesta a este punto se indica
que a partir de la presente fecha se tomará las medidas pertinentes efectuando el
desglose pertinente de cada una de las Órdenes de Pago que sean canceladas y
remitidas a ésta Dependencia para su registro y archivo”.
COMENTARIOS DE AUDITORIA:
SE CONFIRMA EL PRESENTE HALLAZGO, en virtud que el Departamento de
Registros Contable reconoce el incumplimiento, así mismo se observo que la respuesta
dada por el Departamento no se ajusta a la observación efectuada por la Unidad,
teniendo en cuenta que la misma se refirió a las ordenes de compras y servicios , por lo
que EL HALLAZGO SE MANTINE EN LOS MISMOS TERMINOS SEÑALADOS EN
EL INFORME PRELIMINAR.
PUNTO 3.1.21:
3.1.21 Se evidenció que la Orden de Compras Nº 000407 de fecha 20/12/10, a nombre
WCM/ya/fs INFORME DEFINITIVO Página 50
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de Computel Glorias Patrias, no presenta el código presupuestario. Lo que contraviene
LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA, según resolución Nº 01-00-00-015 de fecha 30 de abril
de 1997, publicada en Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha 17 de junio de 1997 en su
Artículo 3: ”El Control Interno de cada organismo o entidad debe organizarse con
arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar
constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y
procedimientos efectivamente implantados, y los recursos humanos, financieros y
materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de
los objetivos siguientes: Literal b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y
oportunidad de la información presupuestaria, financiera, administrativa y
técnica”. Lo antes expuesto, indica la ausencia de un adecuado sistema de control
interno.
RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
Mediante oficio Nº GPP-0583-2011 de fecha 22 de noviembre de 2011 emitido por el
Gerente ( E) de Planificación y Presupuesto señala lo siguiente: “Respuesta
relacionada al punto (3.21.1), en la cual la orden de compra Nº 000407 de fecha
20/12/2010, a nombre de Computel Glorias Patrias, si presenta el Código
Presupuestario en el sistema de SIGA, en tal sentido anexo a la presente reporte de
movimiento Nº 5969”
COMENTARIOS DE AUDITORIA:
La respuesta y los soportes documentales emitidos por la Gerencia de Planificación y
Presupuesto no se ajusta a la observación efectuada por la Unidad de Auditoria Interna,
WCM/ya/fs INFORME DEFINITIVO Página 51
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el hallazgo se refirió al código presupuestario del formulario de la orden de compra y
no al código de cuentas del formato de la disponibilidad presupuestaria. El
Departamento de Compras y suministros no aportó soportes documentales que
acompañen la repuesta emitida por lo que, EL HALLAZGO SE MANTINE EN LOS
MISMOS TERMINOS SEÑALADOS EN EL INFORME PRELIMINAR.
PUNTO 3.1.22:
3.1.22 Se comprobó que se tramitaron Órdenes de Compras y Servicios sin su
respectivo número correlativo impreso y la Requisición u Órdenes de Pedido anexas no
presentan la fecha de emisión ni están pre numeradas de forma impresa, lo que
contraviene las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, según resolución Nº 01-00-00-015 de
fecha 30 de abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha 17 de junio
de 1997 en su Artículo 27. Señala: “ Las formas pre- impresas tales como recibo de
caja, órdenes de compra y venta, facturas, cheques, comprobantes de asientos de
contabilidad y demás documentos que se utilicen para la sustentación de
operaciones, serán enumerados correlativamente al momento de su impresión y
su uso será controlado permanentemente. y Artículo 3: ”El Control Interno de cada
organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios
generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las políticas y normas
formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados,
y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento
coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: Literal b)
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Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información
presupuestaria, financiera, administrativa y técnica”. Lo antes expuesto, indica la
ausencia de un adecuado sistema de control interno. Las mismas se detallan a
continuación:
CUADRO N° 11
ORDENES DE COMPRA PROCESADAS CON ÓRDENES DE PEDIDO Y ÓRDENES DE SERVICIO ANEXA, SIN FECHA
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RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
No fue presentado comentario alguno por parte de los responsables.
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PROVEEDORES
FECHA
ORDENES
COMPRAS Y
SERVCIOS
Nº ORDEN DE
SERVICIO
Nº ORDEN DE
COMPRA
MONTO ORDENES DE
COMPRAS Y SERVICIOS
Nº ORDENES DE PEDIDO O
REQQUISICION SIN FECHAS
1Asociación Cooperativa La Patriota 08/02/210
X7 11.856,00
X
2 Corporación Arfa 02/07/2010 X 338 125.595,36 X
3Corporación Arfa 29/09/2010
X339 5.598,88
X
4
Corporación Arfa 06/07/2010
X
323 10.500,00
X
5
Corporación Arfa 20/09/2010
X
336 16.296,00
X
Nº
PROVEEDORES
FECHA
ORDENES
COMPRAS Y
SERVCIOS
Nº ORDEN DE
SERVICIO
Nº ORDEN DE
COMPRA
MONTO ORDENES DE
COMPRAS Y SERVICIOS
ORDENES DE PEDIDO O
REQQUISICION SIN FECHAS
6 Corporación Arfa 18/10/2010 X 353 74.178,19 X
7 Corporación Arfa 18/10/2010 X 354 43.915,29 X
8 D´Oasis C.A. 10/05/2010 X 187 4.211,20 X
9 Auto Repuestos Accel C.A. 03/09/2010 X 303 105.600,00 X
Auto Repuestos Accel C.A. 29/01/2010 X 213 46.665,01 X
11 Ferrecasa 02/02/2010 X 200 11.759,11 X
12 Carlos Luis Bovea 04/02/2010 X 400 7.400,00 X
13 Producciones Lucaben 01/11/2010 324 75.040,00 X
14 Sistemas Financieros C.A. 17/06/2010 X 227 177.527,89 X
15 Topaca C.A. 01/12/2010 X 393 1.060,57 X
16 Ferrecasa C.A. 10/05/2010 X 276 23.627,45 X
17 Ferrecasa C.A. 04/06/2010 X 285 8.738,24 X
18 Ferrecasa C.A. 04/06/2010 X 286 20.183,52 X
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COMENTARIOS DE AUDITORIA:
SE RATIFICA EL HALLAZGO, en virtud de que no hubo comentarios de los
responsables respecto a este incumplimiento.
PUNTO 3.1.23:
3.1.23 Se constató la ausencia del Registro de Proveedores actualizado y Lista de
Precios de los artículos de mayor consumo. Omitiendo lo establecido en LA REFORMA
DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL CONCEJO Y LA ALCADIA
DEL MUNICIPIO LIBERTADOR DEL ESTADO MERIDA publicada en Gaceta Municipal
Extraordinaria Nº 95 año IV el 17 de julio de 2003, en el numeral 2 de las Funciones del
Departamento de Compras y Suministros que señala lo siguiente: “Mantener un
registro de proveedores y Numeral 3. Mantener un listado de precios de los
artículos de mayor consumo”; y la LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL
en su Artículo 38 “El sistema de control interno que se implante en los entes y
organismos a que se refieren el artículo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley, deberá
garantizar que antes de proceder a la adquisición de bienes o servicios, o a la
elaboración de otros contratos que impliquen compromisos financieros, los
responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes: numeral
4, que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones establecidas
en otras leyes.” Tal situación indica la ausencia de un adecuado sistema de control
interno, lo que trae como consecuencia procedimientos no ajustados a la normativa
legal.
RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:
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Mediante oficio Sin Numero y Fecha emitido por el Jefe de Compras y Suministros
señala: “En relación al numeral 3.1.23: se puede destacar que se lleva un registro de
proveedores de forma manual, donde se constatan los papeles de las empresas de la
siguiente manera:
1.-Registro de comercio
2.-Copia de la Cédula de Identidad de los socios según sea el caso.
3.-Copia del Rif.
4.-Solvencia de la Patente de Industria y comercio
5.-Declaración del ISLR/ IVA
6.-Documento de Inscripción en SNC o RNC de no poseerlo Balance General y Estado de Resultado del año anterior inmediato.
Con relación al listado de precios de mayor consumo se tomarán las previsiones del caso para los años posteriores inmediatos ya que por omisión involuntaria no existía”
COMENTARIOS DE AUDITORIA:
Teniendo en cuenta la respuesta emitida por el Departamento de Compras y
Suministros sobre el Registro de Proveedores, su justificación no es aceptada por la
Unidad de Auditoria Interna puesto que el mismo, no aportó el mencionado
requerimiento y en relación al listado de precios su comentario ratifican su inexistencia,
por lo anterior SE SOSTIENE EL HALLAZGO EN LOS TERMINOS SEÑALADOS
POR EL INFORME PRELIMINAR.
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CAPÍTULO IV
4.- CONSIDERACIONES FINALES.
4.1.- CONCLUSIONES:
En base a las observaciones reflejadas en el presente informe de la inspección
Fiscal en la Gerencia de Administración, sobre el sistema de control Interno
correspondiente al Ejercicio Fiscal 2010, se pudo constatar que existen fallas de
control interno que limitan de manera significativa la ejecución y evaluación de los
procedimientos administrativos y financieros, evitando que se pueda verificar la
legalidad, exactitud y sinceridad de la información necesaria para la toma de
decisiones de la gestión administrativa
4.2.- RECOMENDACIONES:
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Debido a la importancia de las observaciones y de las deficiencias señaladas en la
aplicación de la LEY ORGÁNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS,
LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y DEL
SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL, NORMAS GENERALES DE
CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA,
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE
ADMINISTRACIÓN Y SUS DEPENDENCIAS, LEY DE CONTRATACIONES
PÚBLICAS, REGLAMENTO PARCIAL Nº 4 DE LA LEY ORGÁNICA DE LA
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO, SOBRE EL
SISTEMA DE CONTABILIDAD PÚBLICA, LEY DEL ESTATUTO DE LA
FUNCIÓN PÚBLICA, REFORMA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES DEL CONCEJO Y DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO
LIBERTADOR DEL ESTADO MÉRIDA. Con el fiel propósito de preservar el
patrimonio de la Alcaldía del Municipio Libertador, se recomienda:
4.2.1.- Todos los Gerentes, Jefes o autoridades administrativas de cada
Departamento, Sección u Oficina, deberán ejercer vigilancia sobre el cumplimiento
de las normas constitucionales o legales, de los planes y políticas y de los
instrumentos de control interno sobre las operaciones y actividades realizadas por
las unidades administrativas, para así dar cumplimiento con la LEY DE LA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL
DE CONTROL FISCAL, en su Artículo 35.
4.2.2.- El Departamento de Tesorería deberá antes de efectuar un pago, verificar
que adjunto a la factura se incluya toda la documentación de soporte
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correspondiente y debe exigir que el documento que respalda el gasto cumpla con
todos los procesos administrativos.
Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y
administrativas deben estar respaldadas con suficiente documentación
justificativa, los documentos deben contener información completa y exacta, por lo
que, se debe prohibir explícitamente firmar cheques sin haber cumplido los
requisitos de control interno previo al desembolso, si cuya información no
está completa. Para así dar cumplimiento a las NORMAS GENERALES DE
CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA,
en su Artículo 23.
4.2.3.- La Unidad consumidora tienen la responsabilidad de verificar al momento
de recibir el servicio, la mercancía o el bien, que estos coincidan con la orden de
compras o la orden de servicios. La factura y la nota de entrega son documentos
necesarios para recibir la mercancía, los cuales deben ser presentados sin
tachaduras ni enmiendas y contener la descripción exacta de la mercancía. Para
así dar cumplimiento con lo que establece el MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y SUS
DEPENDENCIAS, correspondiente al DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y
SUMINISTROS, en el Numeral 4.
4.2.4.- La comisión de contrataciones una vez concluido el lapso de entrega de los
sobres contentivos de las manifestaciones de voluntad u ofertas, procederá al acto
fijado, a la apertura y verificación de su contenido, dejando constancia en el acta
de esto, y de cualquier información que se formule al respecto. Para así dar
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cumplimiento con lo que establece la LEY DE CONTRATACIONES PÚBLICAS en
su Artículo 54.
4.2.5.- Además de los deberes que impongan las leyes y los reglamentos, los
funcionarios o funcionarias públicos estarán obligados a vigilar, conservar y
salvaguardar los documentos y bienes de la administración pública confiados a su
guarda, uso o administración. Para así dar cumplimiento con lo establecido en la
LEY DEL ESTUTO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, en su Artículo 33. Capítulo IV.
4.2.6.- Girar instrucciones, para que procedan a la impresión de talonarios
prenumerados de ordenes de pago, ordenes de compra y servicios y demás que
sean necesarios para el funcionamiento del Municipio. Estos comprobantes
deberán ser utilizados en estricto orden correlativo y cuando se anule algún
comprobante, el original deberá mantenerse archivado junto con todas las copias,
con el propósito de mantener siempre la secuencia numérica completa y dar
cumplimiento a lo establecido NORMAS DE GENERALES DE CONTROL
INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA en su
Artículo 27.
4.2.7.- El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con
arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar
constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y
procedimientos efectivamente implantados, y los recursos humanos, financieros y
materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de
los objetivos, garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la
información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica. Para así dar
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cumplimiento con LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, en su Artículo 3.
Sobre los errores, omisiones y deficiencias observadas, y en base a las
recomendaciones contenidas en el presente informe, la máxima autoridad de
la Gerencia de Administración y sus Dependencias, deberá elaborar un plan
para proceder a su corrección, el cual será objeto de seguimiento por parte
de la Unidad de Auditoría Interna.
En concordancia a lo dispuesto en el artículo 41 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal,
se insta a la Gerencia de Administración a realizar la corrección pertinente a
cada una de las observaciones contentivas en el presente informe, a fin de
evitar la aplicación de sanciones penales, civiles y administrativas sobre los
actos, hechos u omisiones contrarios a normas expresa en que incurran con
ocasión del desempeño de sus funciones, tal como lo establece el Artículo
82 de la Ley de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional
de Control Fiscal.
En Mérida, a los treinta (30) días del mes de abril de 2012.
Wilmer Colina Moles
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Titular de la Unidad de Auditoría Interna
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En la orden de pago N° 5816 del 22/12/10 por Bs 70.784,81, se observó lo siguiente: el Comprobante de egreso emitido el 3/2/2011 y pagado el 11/02/2011 con cheque N° 08019109 del Banco del Sur por Bs 335.341,35, presenta una diferencia con la orden de pago arriba descrita (Nº 5616) de Bs 264.556,44, que corresponde a la orden de pago Núm. 5876 (31-12-2010). E l monto del cheque (Bs. 335.345,35) fue conciliado en su oportunidad. Se evidenció que en el cuadre del comprobante de egresos, los débitos y créditos suman Bs. 76.970,01 por lo tanto la orden de pago Núm. 5876 (Bs 264.556,44) no presenta los registros contables a nivel de sistema. Incumpliendo con lo establecido en la LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL
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DE LA REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL Artículo. 91 “Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan a continuación: Numeral 9. La omisión de control previo”; “ y artículo 39 señala: “Los gerentes, jefes o autoridades de cada
Se observó la carencia de firma autógrafa y sellos por parte del Despacho del
Alcalde, la Gerencia de Administración, el Departamento de Ordenación de Pago,
Departamento de Compras y suministros, Departamento de Tesorería en la
tramitación de Órdenes de Pago, Cheques y Planillas de Retención.
Se observó la tramitación de Órdenes de Pago sin haber cumplido los requisitos
de control interno previo al desembolso donde cuya información no estaba
completa.
Se observó que se ejecutaron pagos a proveedores incumpliendo con el proceso
de licitación y encontrándose inconsistencia entre fechas de acta de licitación y
adjudicación, los soportes presentaron tachaduras y enmendaduras.
Se observó que se tramitaron órdenes de pago a proveedores las cuales carecen
de orden de entrega.
Se observó que se tramitaron órdenes de pago, donde la consulta de precios
corresponde a la adquisición de repuestos y suministros y la nota de pedido se
realizo por materiales de construcción.
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Se evidenció inconsistencia en la nota de entrega de la mercancía en relación con
la adjudicación de la consulta de precios.
Se evidenció que el Departamento de Contabilidad no cuenta con el espacio físico
adecuado.
Se evidenció que en el Departamento de Ordenación de Pagos existen formatos
de órdenes de pago impresos pre-enumerados, que no son utilizados por la mala
calidad del material.
Se constató la carencia del registro de proveedores actualizado y lista de precios
de los artículos de mayor consumo.
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