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INFORME DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO (Art. 9 ley 1474 de 2011)

En cumplimiento del artículo 9° de la Ley 1474 de 2011 modificatorio del artículo 14 de la Ley 87 de 1993, se presenta el primer informe pormenorizado del Estado de Control Interno, de AQUATERRA Empresa de Servicios Públicos de Guarne correspondiente al primer período de 2017 (enero – abril) Asesora con funciones de Control Interno: ROSMIRA MURILLO HENAO Fecha de Elaboración: 10 de mayo de 2017

CONTENIDO DEL INFORME 1. ESTRUCTURA DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO BAJO LAS DIRECTRICES DEL DECRETO 943 DE 2014 En la última actualización del MECI se concibe el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores públicos de la entidad como responsables del control en el ejercicio de sus actividades; busca garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos institucionales y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado; a su vez, persigue la coordinación de las acciones, la fluidez de la información y comunicación, anticipando y corrigiendo, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional. En el artículo cuarto del acuerdo 06 de 2015 se creó el Comité Coordinador del SGI (SGC – MECI) como órgano soporte para el desarrollo de las actividades relacionadas con la creación, el diseño, la implementación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión Integral de la Empresa de Servicios Públicos de Guarne. En enero se realizó un informe inicial del estado de control interno y se presentó el plan de acción para el 2017; este documento se radicó ante la Gerencia el 05/01/2017 con el consecutivo 0001; con este mismo radicado se presentó el programa anual de auditorías el cual se encuentra aprobado por el Comité Coordinador del Sistema de Gestión Integral. La nueva estructura del Modelo Estándar de Control Interno, presenta ahora dos (2) Módulos y un Eje Transversal, de la siguiente forma: 1. Módulo de Control de Planeación y Gestión 2. Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento 3. Eje Transversal

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Teniendo en cuenta igualmente que en dicho Decreto se fijó el cronograma para la actualización del MECI por parte de las entidades públicas en cinco fases, se evidencia que la Empresa dio cumplimiento a las mismas de la siguiente forma: Fase 1. Conocimiento. Ejecutada en el 100% Fase 2. Diagnóstico. Ejecutada en el 100% Fase 3. Planeación. Ejecutada en el 100% Fase 4. Ejecución y Seguimiento. Se reinició con la ejecución de actividades, organización de documentación, elaboración de manuales, cartillas y de más documentos necesarios para la debida estructuración de cada uno de los componentes de los módulos. Fase 5. Cierre. Este proceso está proyectado para el último período de 2017.

2. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 2.1. AVANCES En enero de 2017, se realizó un diagnostico al módulo en general, el cual se convierte en una línea base para continuar con el avance de los componentes, con el ánimo de dar complimiento al 100% del avance de este módulo, posterior a la fase del diagnóstico, la entidad inicio a realizar todas las actividades necesarias para aumentar el grado de cumplimiento, por lo tanto hay nuevos manuales, cartillas, guías y documentos que se han incorporado gradualmente a la estructura del Modelo Estándar de Control Interno. Todos los documentos se socializan y aprueban en el Comité Coordinador del SGI; se controlan y se remiten a los responsables de su aplicación. A 30 de abril el módulo se encuentra así:

MÓDULO 1. CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTION

COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTOS RESPONSABLE FECHA VERIFICACIÓN /

DOCUMENTO

Talento Humano Acuerdos, Compromisos y protocolos éticos

Documento con los principios y valores de la entidad: Carta de valores y políticas éticas.

Comité de Coordinación de Control Interno Equipo MECI Representante de la Dirección

Resolución 130 de 2014 – Pendiente revisión y socialización en jornada de reinducción

Acto administrativo que adopta el documento con los principios y valores de la entidad.

Estrategias de socialización

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COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTOS RESPONSABLE

FECHA VERIFICACIÓN / DOCUMENTO

permanente de los principios y valores de la entidad: cartillas, correos electrónicos, cartelera, concursos.

Desarrollo del Talento Humano

Manual de Funciones y competencias Laborales.

Comité de Coordinación del SGI Equipo MECI Representante de la Dirección Servidores asignados al proceso de acuerdo con el Modelo de Operación

Resolución 033 de 2017

Plan Institucional de Formación y Capacitación (Anual).

Aprobado por el Comité en reunión del 07/03/2017

Programa de Inducción y reinducción.

Pendiente de documentación

Programa de Bienestar (Anual), adoptado.

Aprobado por el Comité en reunión del 07/03/2017

Plan de Incentivos (Anual) adoptado.


Sistema de evaluación del Desempeño.


Direccionamiento estratégico

Planes, Programas y proyectos

Planeación: Planes

Comité de Coordinación del SGI Equipo MECI Representante de la Dirección

Plan de acción vigencia 2017 aprobado en reunión del SIG del 27/02/2017- Acta 001

La misión y visión institucionales adoptados y divulgados

Se encuentran adoptados mediante Resolución 104 de 2012; sin embargo en reunión del SIG del 08/05/2017 se aprobó iniciar una revisión

Objetivos institucionales

Pendientes de revisión

Planes, programas y proyectos (plan de acción, PAC, Acuerdos de gestión, Cronogramas de trabajo, cronograma de los diferentes comité de trabajo

Pendientes de revisión

Modelo de Operación por procesos

Mapa de Procesos: articular los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación.

Equipo MECI y servidores

asignados al proceso de

acuerdo con el Modelo de Operación

Servidores

involucrados en el desarrollo de cada proceso

Se aprobó el Manual de Calidad y Operación en reunión del SIG del 03/04/2017- Acta 004 Se aprobó la documentación de siete procesos en la Empresa en reunión del SIG del 08/05/2017- Acta 006

Divulgación de los procedimientos

Se elaboró y aprobó la guía para aplicación del Manual de Contratación en reunión del SIG del 17/03/2017- Acta 003 Se elaboraron y aprobaron los procedimientos del proceso de Evaluación y Mejoramiento en reunión del SIG del 09/03/2017- Acta 002

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Proceso de seguimiento y evaluación que incluya la evaluación de la satisfacción del cliente y partes interesadas.

La Empresa tiene estructurado el procedimiento de atención de PQRS de acuerdo a los lineamientos que aplica a las E.S.P. Pendiente revisar documentación, socializarlo y controlarlo para dar continuidad a la aplicación Se estructuró el registro para aplicar la encuesta de satisfacción en reunión del SIG del 09/03/2017- Acta 002

Estructura organizacional

Estructura organizacional de la entidad que facilite la gestión por procesos

Comité de Coordinación del

SGI

Equipo MECI Representante de

la Dirección

Acuerdo 05 de 2016 la Junta Directiva de “AQUATERRA E.S.P.” adoptó la nueva estructura administrativa de la entidad y la planta de cargos y las funciones se adoptaron en el acuerdo 05 de 2016.

Manual de Funciones y Competencias laborales adoptado y socializado

Actualizado y compilado con la Resolución 033 de 2017

Indicadores de gestión

Definición de indicadores de Eficiencia, eficacia y efectividad, que permiten medir y evaluar el avance en la ejecución de los planes, programas y proyectos

Comité de Coordinación del

SGI

Equipo MECI y Servidores



Directivo

responsable del Proceso

Se aprobó la documentación de siete procesos en la Empresa en reunión del SIG del 08/05/2017- Acta 006, cada uno de ellos tiene incluidos los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad

Seguimiento de los indicadores por lo menos cada seis meses

Proyectada para el 30 de junio y el 31 de diciembre

Revisión de la pertinencia y utilidad de los indicadores

De acuerdo a los resultados del primer análisis

Políticas de Operación

Establecimiento y divulgación de las políticas de operación

Equipo MECI Servidores



Comité de

Coordinación del SGI


Manual de operaciones o su equivalente adoptado y divulgado

Se aprobó el Manual de Calidad y Operación (MA-GE-001) en reunión del SIG del 03/04/2017- Acta 004

Administración del riesgo

Políticas de administración del riesgo

Definición por parte de la alta Dirección de políticas para el manejo de los riesgos


Divulgación del mapa de riesgos


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institucional y sus políticas

Identificación del riesgo

Identificación de los factores internos y externos de riesgo


Riesgos identificados por procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la entidad


Análisis y valoración del riesgo

Análisis del riesgo Pendiente de documentación Evaluación de controles existentes


Valoración del riesgo


Controles Pendiente de documentación Mapa de riesgos de proceso


Mapa de riesgos institucional


CUADRO RESUMEN

CONCEPTO NÚMERO

TOTAL PRODUCTOS DEL MÓDULO:

33

PRODUCTOS DESARROLLADOS

17

PENDIENTES DE REVISIÓN:

2

PENDIENTES DE DOCUMENTACIÓN

14

2.2 DIFICULTADES El hecho de que se implemente un manual, cartilla o documento, por sí solo no es garantía de cumplimiento de los objetivos que tiene el mismo, por ello se debe contar con la disponibilidad de todos los servidores públicos para poder cumplir con el objetivo trazado en cada uno de estos documentos, al tener el volumen de documentos nuevos adoptados y pendientes por dar inicio a su ejecución en el día a día, es por ello que la asimilación está en proceso gradual, la capacitación y socialización de los mismos ha sido exitosa y asumida de manera receptiva por cada uno de los asistentes, el seguimiento a cada uno de los componentes del módulo debe ser periódico y a todas las áreas involucradas, de tal manera que se garantice que todo los responsables cumplen cabalmente con sus actividades encomendadas.

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2. MÓDULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO 2.1. AVANCES Con la definición del programa anual de auditoria para la vigencia 2017, y la implementación y ejecución del mismo, han surgido una serie de hallazgos, los cuales se consolidan en la herramienta denominada Planes de Mejoramiento, realizando seguimiento a su evolución en las reuniones del Comité Coordinador del SIG realizado de acuerdo a la programación establecida con anterioridad. A 30 de abril el módulo se encuentra así:

MÓDULO 2. CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTOS RESPONSABLE FECHA VERIFICACIÓN /

DOCUMENTO

Autoevaluación Institucional

Autoevaluación de control y gestión

Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación

Equipo MECI Representante de la Dirección

Comité de Coordinación de Control Interno

El 12/01/2017 se realizó reunión de personal y en ella se

socializaron las funciones de la oficina de Control Interno y las

responsabilidades de los servidores públicos

Herramientas de autoevaluación

Para el presente año se realizó la autoevaluación previa la

presentación del informe anual de Control Interno

Auditoría Interna

Auditoría Interna

Procedimiento de auditoría Interna

Oficina de Control Interno, Auditoría Interna

o quien haga sus veces

El procedimiento se aprobó el 17/03/2017 (Acta 003); se socializó con el personal

responsable de los procesos y se ha venido cumpliendo. Al 30 de

abril se han realizado las auditorías por parte de Control

Interno:

01 CAJA MENOR 02 CIERRE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 03 CONTRATACIÓN 2016 04 CONTROL INTERNO CONTABLE 05 PERSONAL Y NÓMINA 06 GESTIÓN DOCUMENTAL

Programa de auditorías Plan de Auditoría

Se aprobó en reunión del Comité Coordinador del SGI el 27/02/2017 (Acta 001)

Informe Ejecutivo Anual de Control Interno

Se presentó el informe anual con fecha de certificación el

28/02/2017, obteniendo el siguiente resultado:

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FACTOR PUNTAJE NIVEL Entorno de

Control 2.45 Básico

Información y comunicación

3.18 Intermedio

Direccionamiento Estratégico

2.93 Intermedio

Administración del riesgo

2.04 Básico

Seguimiento 2.58 Intermedio Indicador de madurez del

MECI

40.89 Intermedio

Planes de mejoramiento

Plan de mejoramiento

Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento

Representante Legal

Servidores Responsables

de los procesos Representante de la Dirección Equipo MECI

El registro del plan de mejoramiento tiene metas, fechas

y responsables lo cual permite una evaluación objetiva y efectiva

de las actividades planteadas

Seguimiento al cumplimiento de las acciones definidas en el plan de mejoramiento

Se tiene contemplado el seguimiento permanente a medida que se ejecutan las

actividades, se pueden soportar y se verifica la eficacia de las

mismas.

Para todas las auditorías realizadas se han adelantado planes de mejoramiento y está pendiente el que resulte de los

hallazgos administrativos producto de la auditoría especial de la CGA

vigencia 2016.

CUADRO RESUMEN

CONCEPTO NÚMERO

TOTAL PRODUCTOS DEL MÓDULO

7


7


0


0

2.2 DIFICULTADES Algunas de las acciones que se deben tomar para realizar la corrección de la no conformidad hallada o detectada, depende de dos o más áreas, lo cual dificulta la solución de la irregularidad de manera rápida, además existen no conformidades

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que implican verificar su efectividad a largo plazo y eso conlleva que las acciones se desarrollen durante todo el año y por ende el plan de mejoramiento solo quede cerrado al final de la vigencia.

3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 3.1. AVANCES El eje ha estado desarrollado sus componentes, pues con el área de comunicaciones se proyectó el plan de comunicaciones pero aún no se ha aprobado aunque ya se ejecutan algunas de las actividades; además se inició el proceso de actualización de la página web institucional, en la cual se pretende publicar los manuales, cartillas y documentos existentes. Con relación a las actividades para el cumplimiento del Plan anticorrupción 2017, aprobado el 27/02/2017 y publicado en la página web el 01/03/2017, se presenta de manera conjunta el avance de las actividades con el presente informe general del estado del Control Interno en la Empresa. La Entidad cumple con la presentación de los diferentes informes a los entes de control del orden territorial y nacional, dentro de los tiempos y plazos establecidos y éstos se compilaron en la Resolución número 18 de 2017, notificada a los responsables de los mismos. A 30 de abril el módulo se encuentra así:

EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

ELEMENTO PRODUCTOS RESPONSABLE FECHA VERIFICACIÓN /

DOCUMENTO

Información y comunicación

interna y externa

Identificación de las fuentes de información externa (Recepción de peticiones, quejas, reclamos y/o denuncias, buzón de sugerencias, encuestas de satisfacción, entre otras)

Comité de Coordinación de Control Interno

Equipo MECI

Representante de

la Dirección

Servidores asignados al

proceso de acuerdo con el

Modelo de Operación

El 09/03/2017 se aprobó el Programa de Gestión Documental el

cual incluye todos los procedimientos de esta área con sus

respectivos registros y se vienen aplicando.

La Empresa tiene establecida el área de atención al usuario con

control mensual de PQRS relacionadas con la prestación de

los servicios

Fuentes internas de información (manuales, informes, actas, actos administrativos) sistematizada y de fácil acceso que permita consultar toda la documentación y/o archivos de importancia para el funcionamiento y gestión de la entidad.

Documentación del manual de calidad y operación

Actualización del manual de funciones

Documentación de los nueve procesos del SIG

Documentación de manuales, guías, programas, procedimientos y

registros en: Direccionamiento Estratégico, Evaluación y mejoramiento, Compras y

Contratación, Gestión del Talento Humano, Gestión Documental.

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ELEMENTO PRODUCTOS RESPONSABLE


Rendición anual de cuentas con la Intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía, en la cual se informe sobre los programas, proyectos, obras, contratos y administración de recursos.

Implementación de la página web, publicaciones en redes sociales

El equipo de comunicaciones recopila información para la

rendición anual proyectada para el final de la vigencia

Tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad

Aprobadas en el 2014, se encuentran en revisión para realizar

jornada de reinducción Organización de archivos de gestión

Organización del archivo central

Política de Comunicaciones

Se encuentra proyectada en el plan de comunicaciones que será

revisado por el Comité Coordinador del SGI en mayo.

Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia recibida y la respuesta que se genera al usuario y/o grupo de interés.

La entidad cuenta con el módulo de SAIMYR que permite radicar la

correspondencia que ingresa y sale y se aplican los lineamientos y

registros del Programa de Gestión Documental.

Sistemas de información y comunicación

Manejo organizado o sistematizado de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos, asociando procesos, procedimientos y guías donde se establece el manejo de éstos y su adecuada utilización.

La entidad cuenta con módulos que permiten el manejo sistematizado de los recursos físicos, talento humano,

contabilidad, presupuesto, financiera, gestión documental,

facturación y atención de PQRS.

Se requiere documentar los procedimientos que se ejecutan en

cada uno de ellos.

Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés para obtener información sobre necesidades y prioridades en la Prestación del servicio.


Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad: Página web, carteleras, periódicos

Se cuenta con carteleras, página web, redes sociales institucionales, buzón de sugerencias, atención a

PQRS

CUADRO RESUMEN

CONCEPTO NÚMERO

TOTAL PRODUCTOS DEL MÓDULO

9


8


0


1

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3.2 DIFICULTADES En cuanto al avance en el cumplimiento de las actividades la entidad vienen realizando algunas actividades, hasta donde las limitaciones de programación que tiene la actual página web lo permiten, y diseñando estrategias diferentes a la página web que en ocasiones no tienen tanto impacto por accesibilidad y facilidad en la información. Se espera que con la contratación del profesional para el área de comunicaciones se pueda cumplir con actividades pendientes de este sector en la Empresa y mejorar las comunicaciones entre ésta y los usuarios. 4. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Teniendo en cuenta que todos los servidores públicos de la entidad, somos responsables de aportar al proceso del Sistema de Control Interno en la Empresa, es política institucional antes de realizar la adopción, el documento es objeto de revisión y ajuste por parte de las áreas que por su competencia, realicen los respectivos aportes, de tal manera que el documento pueda ser llevado a la práctica sin ningún inconveniente. Para que el sistema contenga todos sus componentes, falta específicamente realizar acciones tendientes a completar los productos mínimos de los siguientes elementos: CUADRO RESUMEN

CONCEPTO NÚMERO PORCENTAJE

TOTAL PRODUCTOS DE LOS TRES MÓDULOS Y EL EJE TRANSVERSAL

49 100%


32 65%


2 5%


15 30%

Este cuadro resumen nos permite evidenciar que el avance de los productos del Sistema de Control Interno en AQUATERRA E.S.P. GUARNE es del 65%, justificado en cada uno de los módulos y el eje transversal.

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REPRESENTACIÓN GRÁFICA

49

32

2

15

0

10

20

30

40

50

60

TOTAL PRODUCTOS PROD.DESARROLLADOS

PROD. EN REVISIÓN PROD. PORDOCUMENTAR

100%

65%

5%

30%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

TOTAL PRODUCTOS PROD.DESARROLLADOS

PROD. EN REVISIÓN PROD. PORDOCUMENTAR

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Continuar con la ejecución del plan de acción y el programa anual de auditorías con el fin de asegurar que al finalizar la vigencia los 49 productos del MECI se encuentran desarrollados, en aplicación y con seguimiento. Continuar con la socialización de los componentes que hagan parte del Modelo Estándar de Control Interno, principalmente con los nuevos elementos incorporados o la modificación de los existentes, además de los elementos que por su naturaleza deben ser de constante divulgación, propendiendo siempre por el empoderamiento de los servidores públicos en las acciones y responsabilidades que el sistema exige. Elaborar los Manuales y documentos que aún están pendientes, socializarlos, adoptarlos e implementarlos. Continuar con la integración entre el área de Calidad y la Oficina Asesora de Control Interno, de tal manera de que exista armonía y coherencia al implementar ambos sistemas. ORIGINAL FIRMADO

ROSMIRA MURILLO HENAO Asesora de Control Interno

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