POLITECNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID

INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI VIGENCIA 2011

Radicado No: 861

Subsistema de Control Estratégico

Avances

• La entidad cuenta con un Código de Ética, acuerdos y protocolos, los cuales se han

venido socializando a los servidores públicos nuevos en el programa de inducción, con

el fin de que sea conocido por la totalidad de empleados, los documentos se encuentran

disponibles para consulta en el portal de la institución. Así mismo durante 2011 la

entidad se encuentra en proceso de actualización de sus políticas.

• Se está avanzando con la ejecución del plan estratégico 2010 - 2016, el cual se

construyó de manera colectiva. Con la redefinición de la misión, la visión, los objetivos,

los principios y lineamientos para la gestión, se han ajustados los proyectos a las

necesidades actuales de institución, para la vigencia, el Plan de Acción alcanzó un

cumplimiento del 90,07%.

• La Institución esta desarrollando un modelo de gestión que busca la articulación de

los elementos y requisitos de las normas ISO 9001:2008, NTCGP1000:2009, MECI

1000:2005 y lineamientos para acreditación institucional del CNA, para el 2011 se

realizó un diagnóstico del estado actual de los modelos de gestión institucional, se

planificaron las actividades requeridas para elaborar el modelo y se comenzó con su

diseño, dichas actividades nos permiten afirmar que se encuentra en 40% la

implementación del modelo.

• En la ejecución del Plan de Formación y Capacitación se desarrollaron programas

que propenden por el mejoramiento y fortalecimiento de los procesos Institucionales y

del desarrollo de las competencias laborales, alcanzando una población de 201

beneficiarios equivalente a una cobertura del 70% de los Empleados, incrementando el

conocimiento para el desarrollo de las funciones inherentes al cargo.

• Continuando con el concurso 001 de 2005 adelantado por la Comisión Nacional del

Servicio Civil, en el año 2011, se vincularon 40 servidores públicos a la Institución de

los cuales 6 fueron por ascenso, 21 estaban en nombramiento provisional y 13 externos

a la Institución.

• A través de la ARP COLMENA se continúo con el programa de Intervención de los

resultados de la Medición del Clima con Talleres en competencias de Trabajo en Equipo

y Comunicación orientados al personal de las Granjas y Sedes Regionales, con una

intensidad de 10 horas y asistencia de 43 funcionarios.

• La Institución ha implementado el formato de planes de mejoramiento asociado a la

evaluación del desempeño, facilitando que el responsable del proceso determinen y

puntualicen los planes de mejoramiento individual con los servidores, haciéndoles

seguimiento e incentivando el fortalecimiento del personal a su cargo.

• Los procesos disciplinarios para la vigencia 2011, se redujeron, adicionalmente no se

encontró proceso alguno con sanción de destitución o inhabilidad general para

desempeñar cargos públicos, los proceso se han adelantado teniendo en cuenta los

términos estipulados por la Ley (celeridad, economía y respecto por debido proceso).

• La Alta Dirección ha proporcionado lineamientos que fortalecen los sistemas

integrados de gestión, destacando su importancia y compromiso con el Sistema de

Control Interno.

• La Institución actualizó e integro el plan de mejoramiento institucional, con el fin de

facilitar un seguimiento y validar la eficacia de la implementación de las acciones.

• La Institución actualmente cuenta con un manual de funciones y competencias para

los diferentes cargos que tiene la planta global e igualmente se tiene la estructura interna

ajustada al modelo de gestión por procesos que le permite avanzar en el cumplimiento

de la Misión.

• El compromiso de la Institución en el desarrollo del proyecto de Modernización de la

Estructura Organizacional, Académica y Administrativa, con el fin de articular

adecuadamente los procesos institucionales, identificando la trazabilidad que existe

entre ellos para el eficaz desarrollo del objeto de la entidad y mejoramiento continuo

institucional.

• La Revisión por la Alta Dirección con el fin de verificar la conveniencia, adecuación,

eficacia, eficiencia y efectividad continúas de los Sistemas Integrados de Gestión.

• Se tiene identificado el mapa de riesgos por cada uno de los procesos institucionales,

para el 2011 se analizaron y aseguraron los de mayor probabilidad e impacto, además se

identifican puntos de control en los procesos, con el fin de minimizar su ocurrencia.

Dificultades

• El incremento en las solicitudes, quejas y reclamos, consecuencia de la insatisfacción

frente a la solución o respuesta a los requerimientos del cliente.

• El sistema de riesgos presenta debilidades frente a la valoración y análisis de los

mismos, a pesar que han sido actualizados y ajustados por proceso.

Subsistema de Control de Gestión

Avances

• La Institución cuenta con un sistema de planeación articulado, el cual permite que a

través de la ejecución de los Planes Operativos se consoliden los programas y objetivos

del plan de desarrollo institucional, facilitando la trazabilidad de la gestión.

• Los Servidores Públicos, conocen, ejecutan y controlan la operación de los procesos

y procedimientos asumiéndolos como lineamientos de la operación diaria, además están

consientes de la necesidad el mejoramiento continuo, lo que genera un ambiente claro

para la gestión.

• Para el año 2011, fueron aprobadas las políticas institucionales para la educación

virtual, toda vez que para obtener el registro calificado de los programas a distancia y

virtuales, las instituciones de educación superior además de demostrar el cumplimiento

de las condiciones establecidas en la Ley y en el Decreto 1295, deben informar la forma

como desarrollarán las actividades de formación académica, la utilización efectiva de

mediaciones pedagógicas y didácticas, y el uso de formas de interacción apropiadas que

apoyen y fomenten el desarrollo de competencias para el aprendizaje autónomo.

• El sistema de información que se encuentra operando es “ El Sistema de Indicadores

y Estadísticas” , que tiene como objetivo el mejoramiento continuo a través de los

indicadores y la información estadística para la toma de decisiones y la consulta y

administración de la información de diferentes fuentes y bases de datos existentes en la

Institución, como mecanismo para continuar con la integración del sistema de gestión.

• La Institución adelanta el seguimiento y medición de los procesos con indicadores

que permiten medir los resultados planificados (eficacia), manejo de los recursos

disponibles (eficiencia) y medición del impacto de la gestión (efectividad).

• La implementación de las políticas de Gobierno en línea para el año 2011, logró un

avance del 40%, en cuanto al cumplimiento con las tres primeras faces del mismo,

consistentes en información, interacción y transacción en línea, para lo cual se procedió

a hacer un inventario del estado de las mismas en la Institución y su inclusión en los

Planes Operativos de la vigencia de todas las Unidades que tenían bajo su

responsabilidad su ejecución y se verificó su cumplimiento.

• La Institución cuenta con un software de gestión documental, que permite administrar

en forma digital el flujo de los documentos, durante el 2011, se digitalizaron 224.000

documentos.

• La Institución cuenta con una plataforma de servidores, almacenamiento y respaldo

de información para integrar los recursos de hardware y software con el fin de

centralización el almacenamiento y garantizar la custodia.

• Fueron capacitados 26 Auxiliares Administrativos en Organización documental,

además se proporcionaron asesorías continuas para las transferencias documentales del

los archivos de gestión de forma tal que se de cumplimento a las tablas de retención

vigentes.

• La Institución a través de la Oficina Asesora de Comunicaciones desarrolló una

permanente difusión de la información institucional, lo que consolidó la creación de un

clima interno, de transparencia en la gestión, y externo, de reconocimiento en la

comunidad antioqueña.

Dificultades

• Aunque se tiene políticas, controles e indicadores como herramientas de verificación

de los proceso, es indispensable su permanente revisión y seguimiento para ajustarlos

acorde con los factores críticos de los procesos.

Subsistema de Control de Evaluación

Avances

• Mantenimiento permanente del Sistema Integrado de Gestión.

• Verificación de las actividades correspondientes a la medición de los procesos.

• Evaluación y Seguimiento a los Planes Operativos de cada unidad de Gestión.

• Se adelantó la revisión por parte de la alta dirección integrando la rendición de cuenta

con la verificación el estado del Sistema de Gestión integrado.

• Se realizaron seguimientos periódicos a los planes de mejoramiento resultantes de la

Auditorias Internas de Calidad, Auditoria Integral y Auditorias Especiales realizadas

por los Entes de Control Externo (Contraloría Departamental de Antioquia) , y de las

Auditorias de Gestión realizadas por La Oficina de Control Interno.

• La Institución analizó y actualizó los indicadores de gestión de todos sus Procesos,

con el fin de buscar la medición de la efectividad en el cumplimiento del objetivo.

• Se elaboró el Informe Ejecutivo Anual- de Control Interno 2010 y se registró en la

aplicación del DAFP.

• Capacitación en Actualización de la Norma NTC GP 1000-2009 para el Equipo

Auditor.

• Capacitación a los Líderes de Procesos y a los Auditores Internos de Calidad sobre la

Evaluación del Modelo Estándar de Control Interno y Auditorias Internas de Calidad.

• Realización de Un ciclo de Auditorias Internas de Calidad a todos los Procesos de la

Institución.

• La Dependencia de Control Interno ha realizado acompañamiento y ha efectuado

auditorias de verificación y seguimiento a los diferentes procesos y actividades,

haciendo recomendaciones de Mejoramiento.

Dificultades

• No se cuenta con un software que realice automáticamente los cálculos de las

mediciones, por lo tanto se torna un poco subjetivo su determinación.

• Es necesario realizar campañas para fortalecer la autoevaluación y el autocontrol

como un aspecto de cultura organizacional.

Estado general del Sistema de Control Interno

• La Sociedad Calificadora de Valores, después de estudiar y analizar la situación

financiera del Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, para asignar una

calificación a la capacidad de pago que tiene la Institución, decidió entregarle la

Calificación "A+" con perspectiva estable para el año 2010 – 2011, Esto significa "alta

calidad crediticia (...) respecto de otros emisores o emisiones del país".

• La Institución mantiene en el 2010 la certificación de Calidad Normas ISO

9001:2000 y NTCGP 1000:2009.

• La ejecución de programas de bienestar para el fortalecimiento de la permanencia de

los estudiantes en la Institución, del fondo alimentario, los programas de promoción y

prevención y los programas de apoyo.

• Se atendió la auditoría de seguimiento del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001,

para renovar la certificación a la Granja Experimental Román Gómez Gómez de la sede

en Marinilla, los resultados de dicha revisión arrojaron el reporte cero no conformidades

mayores y menores, lo que llevo a recomendar la renovación del título.

• El Estado de evaluación a la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno

MECI y del Sistema de Gestión de Calidad con el diligenciamiento de las encuestas

presenta un resultado de 94,48%.

• La Rectoría, a través del Equipo Directivo y la Oficina Asesora de Planeación, con el

acompañamiento de la Oficina de Control Interno, desarrollaron actividades que le

permitieron abordar integralmente el Sistema de Control Interno, dando respuesta a las

deficiencias y mejorando y fortaleciendo la Institución.

Recomendaciones

• Continuar con la sensibilización y mantenimiento de todos los elementos del Modelo

Estándar de Control Interno MECI y los productos (políticas, instructivos, manuales,

etc.) a través de capacitaciones, talleres, plegables, carteleras que permitan interiorizar y

fomentar el Control Interno en cada uno de los servidores públicos del Politécnico JIC.

• Realizar acciones comunicacionales para sensibilizar a los servidores públicos en la

cultura del autoevaluación y autocontrol.

• Continuar el proceso de integración del modelo de gestión, para el fortalecimiento y

cumplimiento de los objetivos institucionales.

• Realizar por parte de los responsables de los procesos seguimiento y mediciones

periódicas al mapa de riesgos e indicadores, con el fin de tomar decisiones en tiempo

real y realizar las acciones necesarias cuando se presenten desviaciones referentes a los

objetivos planteados.

Original Firmado