INFORME FINAL AJUNTAMENT xxxx -...
Transcript of INFORME FINAL AJUNTAMENT xxxx -...
-
INFORME FINAL AJUNTAMENT xxxx
Reconeixement-NoComercial-CompartirIgual CC BY-NC-SA
-
2
Control del document
Elaborat per: Gabinet d’Innovació Digital
Data de creació: xxxxx de 2020
Versió: 1
Drets d’autor: Aquest document està subjecte a una llicència Reconeixement-No comercial-CompartirIgual 3.0 No
adaptada. Per veure'n les condicions visiteu: http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/deed.ca.
-
3
1. Introducció ...................................................................................................................... 4
2. El nostre viatge ............................................................................................................... 5
3. Indicadors ....................................................................................................................... 6
3.1. Resum executiu ............................................................................................................ 7
3.2. Dades ............................................................................................................................ 8
Gestió del registre ....................................................................................................................................8
Ús del gestor d’expedients.................................................................................................................... 10
Dades metodologia ............................................................................................................................... 12
4. Incidències ................................................................................................................... 15
5. Full de ruta ................................................................................................................... 16
6. Les vostres reflexions del projecte ................................................................................ 18
7. Els estalvis del projecte ................................................................................................ 19
Econòmics ............................................................................................................................................. 19
Organitzatius ......................................................................................................................................... 19
Compra de béns i serveis ...................................................................................................................... 19
8. La farmaciola del viatge ................................................................................................ 20
9. La caravana SeTDIBA .................................................................................................. 21
Contingut
-
4
1. Introducció
El present informe final té per objecte recollir les principals conclusions sorgides del projecte d’implantació SeTDIBA en l’ajuntament. L’informe s’estructurarà en els apartats següents:
El nostre viatge: descriurem les sessions i arrancades realitzades durant el projecte.
Indicadors: detallarem els principals indicadors que s’han examinat en relació amb l’ús del registre, el gestor d’expedients i la metodologia SeTDIBA. Per facilitar-ne la seva comprensió hem generat dos subapartats. Un primer denominat “Resum executiu” on resumirem l’estat d’aquest indicadors i un segon anomenat “Dades”, on aportarem més informació de cadascun d’ells.
Incidències: s’indicarà si hi ha alguna incidència oberta en el servei de suport.
Full de ruta: veurem quines són les actuacions que us proposem efectuar per garantir la continuïtat del projecte amb èxit.
Les vostres reflexions del projecte: posarem de manifest les aportacions que ens vàreu fer en la dinàmica del passat 14 de maig de 2020 i que segur ens ajuden a millorar.
Els estalvis del projecte: indicarem els estalvis econòmics que ha produït el projecte al vostre ajuntament.
Farmaciola del viatge: exposarem les principals dades de contacte que podeu necessitar a partir d’ara.
Caravana SeTDIBA: veurem el nostre viatge en imatges.
-
5
2. El nostre viatge
En aquest apartat recollirem les sessions i les arrancades realitzades durant el projecte d’implantació SeTDIBA.
Presentació
25/11
12/11
Diagnosis
Metodologia
21/01
23/01
Registre
Arrancades Registre
28/01
3/02
Exp. I
Exp. II
05/02
13/02
Arrancades expedients
Reforç
7/05
14/05
Tancament
-
6
3. Indicadors
Els indicadors permeten extreure una valoració global sobre el funcionament del projecte al seu desplegament i quines són les accions que cal desenvolupar per aconseguir els efectes desitjats.
S’analitzen els àmbits següents:
Implantació Registre
Implantació Gestor d’expedients
Metodologia
De cada àmbit, els indicadors poden estar:
Incorrecte
Cal millorar
Correcte
Hi ha indicadors indispensables. Aquest indicadors estan marcats amb la icona d’un cadenat per indicar que es tracta d’indicadors bloquejants.
Incorrecte
Cal millorar
Correcte
-
7
3.1. Resum executiu
-
8
3.2. Dades
Gestió del registre
1. Nombre d’anotacions d’entrada i de sortida versus el total d’anotacions
2. Percentatge d’anotacions presencials versus telemàtiques
LA GRANADA
ANOTACIONS REGISTRE 563
ANOTACIONS D'ENTRADA 340
ANOTACIONS SORTIDA 223
563
340
223
0
100
200
300
400
500
600
LA GRANADA
ANOTACIONS TELEMATIQUES 75,67%
ANOTACIONS PRESENCIALS 24,33%
75,67%
24,33%
0,00%10,00%20,00%30,00%40,00%50,00%60,00%70,00%80,00%
Aquest indicador ens mostra la utilització del registre electrònic No hi ha valor de referència més enllà de l’ús continuat. Resultat: indicador correcte
Aquest indicador ens permet visualitzar el percentatge d’anotacions presencials versus telemàtiques.
El valor de referència és que les anotacions telemàtiques han de superar les presencials.
Resultat: indicador correcte
-
9
3. Nombre d’anotacions d’entrada i de sortida presencials de subjectes obligats a relacionar-se telemàticament.
4. Nombre de tercers duplicats i sense número d’identificació
LA GRANADA
TOTAL ANOTACIONS PRESENCIALS AOBLIGATS
24
ANOTACIONS ENTRADA OBLIGATS 23
ANOTACIONS SORTIDA OBLIGATS 1
24 23
1
0
5
10
15
20
25
30
LA GRANADA
TERCERS DUPLICATS 12
SENSE NÚMERO IDENTIFICACIÓ 164
0
50
100
150
200
Aquest indicador ens permet visualitzar el nombre d’anotacions que els obligats a relacionar-se telemàticament han realitzat en presencial.
Aquest indicador per complir amb el valor de referència hauria de mostrar 0 anotacions
Resultat: indicador que pot millorar
Aquest indicador ens mostra el nombre de tercers duplicats i/o sense número d’identificació.
Per considerar adient l’indicador els valors han de ser 0. Sense identificació poden ser nens sense document.
Resultat: indicador que pot millorar
-
10
Ús del gestor d’expedients
1. Nombre d’expedients tancats versus el total d’expedients
2. Percentatge d’expedients segons termini
LA GRANADA
NOMBRE TOTAL D'EXPEDIENTS 337
NOMBRE EXPEDIENTS TANCATS 107
337
107
050
100150200250300350400
9,05%
90,95%
% TERMINI EXHAURIT % EN TERMINI
Aquest indicador ens permet conèixer com es gestionen els terminis dels expedients.
El valor de referència és que no hi hagi cap expedient amb termini excedit
Resultat: indicador que pot millorar
Aquest indicador ens permet conèixer si s’estan tancant els expedients.
El indicador ens posa de manifest que fins al moment s’han tancat al voltant del 32%..
Resultat: indicador correcte
-
11
3. Nombre d’expedients en funció del seu estat
4. Nombre d’expedients sense responsable versus el total
56,67%
14,29%
33,81%
9,05%
% ORDENACIÓ % INSTRUCCIÓ % FINALITZACIÓ I RESOLUCIÓ % TANCAT
LA GRANADA
NOMBRE EXPEDIENTS SENSERESPONSABLE
14
TOTAL EXPEDIENTS 337
14
337
0
50
100
150
200
250
300
350
400
Aquest indicador ens permet observar si s’està utilitzant el camp d’estat dels expedients.
El valor de referència és que es puguin observar expedients en els estats del procediment administratiu que correspongui.
Resultat: indicador correcte
Aquest indicador ens permet saber si tots els expedients tenen assignada una persona responsable/impulsora del mateix.
El valor de referència és que mai ha d’haver un expedient sense responsable
Resultat: indicador correcte
-
12
Dades metodologia
1. Distribució dels expedients per unitat orgànica
2. Nombre total de tràmits versus total d’expedients
OAC27%
SGI32%
SEC15%
URB20%
ALC6%
SS0%
OAC SGI SEC URB ALC SS
LA GRANADA
NOMBRE TOTALD'EXPEDIENTS
337
NOMBRE TOTAL TRÀMITS 824
337
824
0
100200300400500600700800900
Aquest indicador mostra la vostra organització interna i quin és el volum d’expedients de cadascuna d’elles. Totes les unitats definides estan impulsant expedients.
Resultat: indicador correcte
Aquest indicador ens permet fer-nos una idea aproximada de l’ús dels tràmits.
El valor de referència és que en tota tramitació administrativa hi ha tràmits i per tant, s’han d’utilitzar per facilitar la traçabilitat de les actuacions.
Resultat: indicador correcte
-
13
3. Nombre de tasques obertes i tancades versus el total
4. Nombre d’expedients amb nom incorrecte i/o classificació documental errònia
LA GRANADA
NOMBRE TOTAL TASQUESOBERTES
34
NOMBRE TOTAL TASQUESTANCADES
70
NOMBRE TOTAL TASQUES 104
0
20
40
60
80
100
120
LA GRANADA
TOTAL EXPEDIENTS 337
TOTAL EXPEDIENTS AMB NOMINCORRECTE
70
TOTAL EXPEDIENTS MALCLASSIFICATS
16
0
50
100
150
200
250
300
350
400
Aquest indicador ens permet conèixer si s’estan utilitzant les tasques.
El gràfic posa de manifest que les tasques es creen i es tanquen quan es porten a terme.
Resultat: indicador correcte
Aquest indicador ens permet comprovar la utilització de la metodologia SeTDIBA en la denominació dels expedients. Tanmateix podem copsar el grau d’adequació de la classificació documental.
El valor de referència es intentar aproximar els nostres valors a 0.
Resultat: indicador incorrecte. Haureu de prendre mesures per tal que aquest indicador millori
-
14
5. Nombre de documents amb el títol i/o amb la tipologia documental incorrecte
LA GRANADA
DOCUMENTS ANALITZATS 103
TOTAL TIPOLOGIADOCUMENTAL INCORRECTE
0
TOTAL TÍTOL DOCUMENTINCORRECTE
36
0
20
40
60
80
100
120Aquest indicador ens permet comprovar la utilització de la metodologia SeTDIBA en la denominació dels documents. Tanmateix podem copsar el grau d’adequació de la tipologia documental. La majoria de documents a nom incorrecte són els provinents d’entrades telemàtiques. Hem d’intentar canviar aquests noms i tipologies en crear els expedients.
El valor de referència es intentar aproximar els nostres valors a 0.
Resultat: indicador incorrecte. Haureu de prendre mesures per tal que aquest indicador millori.
-
15
4. Incidències
En aquest apartat indiquem si hi ha alguna incidència pendent de resoldre i què cal fer per solucionar-la.
IMPLANTACIÓ REGISTRE No hi ha cap incidència pendent
IMPLANTACIÓ GESTOR EXPEDIENTS No hi ha cap incidència pendent
METODOLOGIA No hi ha cap incidència pendent
INCIDÈNCIES PENDENTS ACCIONS NECESSÀRIES
-
16
5. Full de ruta
Conjunt d’actuacions a portar a terme en els diferents àmbits per aconseguir les millors condicions per garantir la continuïtat del projecte amb èxit.
-
17
FORMACIONS I TRASPÀS DEL CONEIXEMENT 1. Es recomana que durant la resta de l’any 2020 els treballadors de l’Ajuntament s’apuntin a
les formacions de reforç que des de Diputació de Barcelona es puguin convocar, sobretot, aquelles que facin referència al recordatori de les funcionalitats principals de registre i del gestor d’expedients, així com de l’explicació de les noves funcionalitats que es vagin implementant. Tanmateix, un bon àmbit de formació seria el relatiu al procediment administratiu electrònic aplicat al SeTDIBA.
2. Es proposa fomentar les trobades entre els treballadors dels Ajuntaments del grup d’implantació per compartir experiències, així com resoldre dubtes conjuntament.
METODOLOGIA 1. Utilitzar sempre la metodologia e-SET en la identificació dels expedients i dels documents
(compte: NO accents, minúscules, dades personals...). L’Arxiver responsable farà treball i seguiment de com es treballa la gestió documental a l’ajuntament.
2. Seguir fent una bona classificació seguint el QDC dels expedients.
3. Cal anar amb compte amb les entrades provinents de l’EACAT i ETRAM, atès que sovint es registren amb la mateixa tipologia. Cal classificar aquests documents amb la tipologia correcta i assignar un nom al document que faciliti conèixer el contingut del mateix. L’Arxiver responsable farà treball i seguiment de com es treballa la gestió documental a l’Ajuntament.
SEGUIMENT DE L’ACTIVITAT 1. Es important que mantinguem un seguiment sobre la gestió electrònica que utilitzem a
l’Ajuntament. En aquest sentit, es recomana que periòdicament reviseu els indicadors següents:
o Nombre de registres de la safata d’anotacions pendents al gestor d’expedients. o Expedients sense termini de finalització prevista. o Expedients sense tràmits actius o Expedients en Estat Inici i ordenació o Expedients sense responsable. o Expedients sense tancar
Cal examinar els resultats d’aquests indicadors i prendre les accions de millora i/o les decisions organitzatives que considereu oportunes. Es recomana treballar els indicadors de la gestió documental estretament amb l’arxiver itinerant.
-
18
6. Les vostres reflexions del projecte
Durant la sessió de tancament del passat 14 de maig de 2020, vàrem fer una dinàmica per conèixer les vostres reflexions del projecte. En aquest sentit, a continuació les podeu trobar seguint “la lògica dels barrets de pensar”.
BARRET BLANC
DIFERÈNCIES ENTRE ABANS I DESPRÉS DEL SETDIBA?
Què ens heu dit?
BARRET VERMELL
COM US HEU SENTIT DURANT SETDIBA?
Què ens heu dit?
BARRET GROC
QUÈ US HA AGRADAT DEL PROJECTE?
Què ens heu dit?
BARRET NEGRE
QUÈ NO HA ANAT BÉ? QUE MILLOREM?
Què ens heu dit?
BARRETS BLAU I VERD
QUÈ US FA FALTA PER ASSEGURAR EL PROJECTE?
Q ’ ?
Què ens heu dit?
-
19
7. Els estalvis del projecte
Econòmics
DOCUMENTS ELECTRÒNICS
Documents electrònics 4.269
Documents signats electrònicament 697
Estalvi aproximat documents electrònics 9.263€
Estalvi aproximat signatura electrònica 927€
Organitzatius
• Registre d’entrada (reutilització documents, evitar moviments fotocopiadores, trasllat de documents, realitzar certificats padró...)
• Registre de sortida (trasllat de documents, anar a correus a fer certificats...)
• Gestor d’expedients (evitar anar a buscar carpetes d’expedients als armaris, evitar fer fotocòpies, realitzar notificacions sense sortir de l’aplicació...)
• Firma electrònica (evitar haver de preparar carpeta de signatures, evitar comprovació de si les signatures estan fetes...)
Compra de béns i serveis
• Estalvi en material oficina, consumibles, despeses de manteniment anual...(impressores, tòners, segells, carpetes, expedients, portafolis...)
• L’ús de les plataformes del projecte SeTDIBA l’assumeix la Diputació de Barcelona.
• Formació del projecte SeTDIBA l’assumeix la Diputació de Barcelona
• L’actualització de les plataformes i el manteniment l’assumeix la Diputació de Barcelona
2,17€/document electrònic (Font: CAOC: https://www.aoc.cat/projecte-innovacio/metodologia-de-calcul-dels-estalvis-de-lus-de-ladmininistracio-digital/
1,33€/document signat (Font: signaturit: https://www.signaturit.com/)
-
20
8. La farmaciola del viatge
Comunitat Virtual: setdiba.diba.cat
934 022 803
934.864.618
934.022.570
L’horari d’atenció del servei de suport és de dilluns a divendres de 8:00 a 15:00 i de 16:00 a 19:00.
-
21
9. La caravana SeTDIBA
-
22