INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE REGULARIDAD METRO DE … · 2018-11-08 · INFORME FINAL DE...

“Una Contraloría aliada con Bogotá”

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INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE REGULARIDAD

METRO DE BOGOTÁ S.A.-EMB

CÓDIGO AUDITORÍA No.88

PERÍODO AUDITADO 2017

PAD 2018

DIRECCIÓN SECTOR MOVILIDAD

BOGOTÁ D.C., SEPTIEMBRE DE 2018

http://www.contraloriabogota.gov.co/



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Juan Carlos Granados Becerra Contralor de Bogotá D.C.

Andrés Castro Franco Contralor Auxiliar

Clara Viviana Plazas Gómez Directora Sector Movilidad

Gabriel Hernán Méndez Camacho Subdirector de Fiscalización Movilidad

Dániza Triana Clavijo Asesora

Diana Palomino Salazar Asesora

Equipo de Auditoria: Julio Enrique Sanabria Vergara Gerente 039-01 César Arturo Home Celis Profesional Especializado 222-07 Ricardo Pinzón Rico Profesional Especializado 222-07 José Eduardo Olaya González Profesional Universitario 219-03 (E) Jorge Efraín Laverde Enciso Profesional Universitario 219-03 Diana Carolina Rodríguez Castro Profesional Universitario 219-03 (E) José Jaime Ávila Castro Profesional Universitario 219-03 Delia Rosa Silgado Betancourt Profesional Especializado 222-07 Oscar Julián Duarte Cubillos Contratista1

1 El contratista estuvo vinculado con la Entidad hasta el 31 de julio de 2018.




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TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL .............................................................................................................. 1 2. ALCANCE DE AUDITORIA ........................................................................................................ 7 3. RESULTADO DE LA AUDITORIA ............................................................................................. 9

3.1. CONTROL DE GESTION ............................................................................. 9

3.1.1. Control Fiscal Interno ........................................................................... 9

3.1.1.1. Hallazgo administrativo, porque el reporte en la rendición de la cuenta, identificado como “Contratos por Entidad”, presenta algunas cifras no coherentes de algunos valores de los contratos reportados. .......................... 11

3.1.2. Plan de Mejoramiento ........................................................................... 12 3.1.3. Gestión Contractual .............................................................................. 13 3.1.3.1. Contrato de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión No. 09 de 2018 16 3.1.3.1.1. Hallazgo administrativo, porque los documentos de la etapa precontractual, que dieron origen a la suscripción del Contrato de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión No 09 de 2017, no registra la fecha de elaboración y el Contrato que se publicó en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública-SECOP, no registra la fecha de suscripción y no se encuentra firmado. .......................................................................................... 16 3.1.3.1.2. Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, porque la EMB, no incluyó la forma y los soportes del calculó realizado para determinar el presupuesto del Contrato de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión No 09 de 2017 suscrito con Compensar, en contravía de lo establecido en el numeral 4 del artículo 2.2.1.1.2.1.1., del Decreto 1082 de 2015 .................... 18

3.1.3.1.3 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria y penal, porque la EMB realizó el pago de tiquetes aéreos adquiridos y utilizados en mayo de 2018, con recursos del Contrato de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión No. 09 de 2017, suscrito el 1 de junio de 2018. .......................... 21 3.1.3.1.4 Hallazgo administrativo, porque la EMB incurre en gastos de alimentos y bebidas y en gastos suntuarios, con recursos del Contrato de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión No. 09 de 2017, en contravía a los principios de racionalización y eficiencia del gasto público. ...................... 26

3.1.3.1.5 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por las deficiencias en la supervisión y control del Contrato de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión No. 09 de 2017 suscrito con Compensar. ................... 33 3.1.3.2. Convenio Interadministrativo No. 033 de 2017 .................................. 40 3.1.3.2.1. Hallazgo administrativo, porque los documentos de la etapa precontractual que dieron origen a la suscripción del Convenio Interadministrativo No. 033 de 2017, suscrito entre la EMB y el Instituto para la




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Economía Social-IPES, no registran la fecha de elaboración y las páginas del Convenio no se encuentran numeradas. ........................................................ 41 3.1.3.3. Acuerdo interadministrativo marco No. 4 de 2017 ............................. 42 3.1.3.3.1. Hallazgo administrativo, porque se encontraron dos certificados de disponibilidad presupuestal en el expediente del contrato del Acuerdo Interadministrativo Marco 4 de 2017, anexo No 5, con el mismo número de registro, pero con cifras aprobadas diferentes. ............................................... 44 3.1.3.4. Contratos de Prestación de Servicios No. 05 de 2017, No. 10 de 2017, No. 13 de 2017 y No. 16 de 2017. .................................................................. 45

3.1.3.4.1. Hallazgo administrativo, con presunta incidencia disciplinaria, porque la EMB, no publicó en el portal SECOP, algunos documentos de los procesos contractuales de los siguientes Contratos de Prestación de Servicios: No. 05 de 2017, No. 13 de 2017 y No 16 de 2017; Convenio Interadministrativo No 1880 de 2014, así mismo, no se publicaron en los términos establecidos por el legislador documentos del proceso contractual del contrato de prestación de servicio No. 10 de 2017. ................................................................................. 46

3.1.3.5. Contrato de Prestación de Servicios No 028 de 2017 ....................... 49 3.1.3.6. Orden de compra No. 18125 de 2017 ................................................ 49

3.1.3.7. Contrato de mínima cuantía No. 14 de 2017 ..................................... 50 3.1.3.8. Resolución 006768 de 2017. Adquisición de Predio. ......................... 50

3.1.3.9. Convenio interadministrativo No. 1880 de 2014 ................................ 51 3.1.3.10. Contrato de Arrendamiento No. 01 de 2017. ................................... 53

3.1.3.11. Contrato de Arrendamiento No. 03 de 2017 .................................... 54 3.1.3.12. Contrato de Prestación de Servicios Profesionales Especializados No. 06 de 2017. ..................................................................................................... 54

3.1.3.13. Contrato Interadministrativo No. 012 de 2017. ................................ 55 3.1.3.14. Contrato de Seguros No. 1001352 de 2017 .................................... 56

3.1.3.15. Contrato de Prestación de Servicios No. 10 de 2017. ..................... 56

3.1.3.16. Convenio de Cofinanciación para el Sistema de Servicio Público Urbano de Transporte Masivo de Pasajeros de Bogotá. ................................ 57

3.1.4. Gestión Presupuestal ............................................................................ 57 3.1.4. 1. Modificaciones presupuestales en cuantías considerables. ............. 58

3.1.4. 2. Bajos niveles de ejecución. ............................................................... 59 3.1.4. 3. Bajo porcentaje de giros. ................................................................. 60 3.1.4.3.1. Hallazgo administrativo, por deficiencias en la gestión presupuestal en las fases de ejecución y control, por los bajos niveles de ejecución presupuestal en una significativa cantidad de rubros y una escasa ejecución de giros existiendo disponibilidad de recursos suficientes. .................................. 62 3.1.4. 4. Concepto de gestión ......................................................................... 63

3.2. CONTROL DE RESULTADOS ................................................................... 63

3.2.1. Planes Programas y Proyectos ............................................................. 63




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3.2.1.1. Proyecto 7501 Primera Línea de Metro de Bogotá. ........................... 63 3.2.1.2. Proyecto 7502 Fortalecimiento Institucional ...................................... 64 3.2.1.3. Hallazgo administrativo, por cuanto en la ejecución del proyecto 7502, no existe correspondencia lógica entre el porcentaje de recursos ejecutados del 51,64%, con el nivel de avance físico de la única meta del proyecto,“Soportar el 100 % de las actividades y procesos administrativos”, la cual muestra el 100% de cumplimiento.................................................................................... 65 3.2.2. Balance Social ...................................................................................... 66

3.3. CONTROL FINANCIERO ........................................................................... 67

3.3.1. Evaluación a los Estados Contables ..................................................... 67 3.3.1.1. Efectivo y Equivalentes a Efectivo ..................................................... 69 3.3.1.2. Caja Menor ........................................................................................ 69

3.3.1.2.1. Hallazgo administrativo, debido a que se realizaron gastos de la Caja Menor, por concepto de alimentos, sin razonabilidad en el gasto .................. 69

3.3.1.3. Cuentas por cobrar ............................................................................ 71 3.3.1.4. Propiedades, Planta y Equipo ............................................................ 71 3.3.1.4.1. Inventario Físico .............................................................................. 72

3.3.1.5. Otros Activos- Recursos Entregados en Administración .................... 72 3.3.1.6. Cuentas por Pagar ............................................................................. 73

3.3.1.7. Cuentas de Orden - Litigios y Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos. ....................................................................................................... 73

3.3.1.8. Ingresos y Gastos .............................................................................. 73 3.3.1.9. Operaciones Recíprocas ................................................................... 75 3.3.1.10. Rendición de la cuenta .................................................................... 77

3.3.1.11. Evaluación al sistema de control interno contable ........................... 78 3.3.1.12. Concepto del Sistema de Control Interno Contable ......................... 78

3.3.2. Gestión Financiera ................................................................................ 79 3.3.2.1. Razón corriente= Activo corriente / pasivo corriente. ........................ 80 3.3.2.2. Alta Liquidez: Efectivo + Inversiones /Pasivo corriente. .................... 80

3.3.2.3. Nivel de Endeudamiento: Pasivo total / Activo Total. ......................... 80 3.3.2.4. Endeudamiento en el Corto Plazo: Pasivo Corriente/ Pasivo Total ... 80 3.3.2.5. Respaldo Patrimonial: Patrimonio/ Pasivo Total ................................ 80

4. CUADRO CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES ................................................................ 81



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1. DICTAMEN INTEGRAL

Doctor ANDRES ESCOBAR URIBE Gerente General Metro de Bogotá S.A. Carrera 7 No. 71-52 Torre A Of. 902 Código Postal 110231 Ciudad Ref: Dictamen de Auditoría de Regularidad Vigencia 2017 La Contraloría de Bogotá D.C., con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, el Decreto Ley 1421 de 1993 y la Ley 42 de 1993, practicó Auditoría de Regularidad a la empresa Metro de Bogotá S.A., en adelante EMB, evaluando los principios de economía, eficiencia y eficacia, con que administró los recursos puestos a su disposición; los resultados de los planes, programas y proyectos; la gestión contractual; la calidad y eficiencia del control fiscal interno; la gestión financiera a través del examen del Balance General a 31 de diciembre de 2017 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 20172; (, la comprobación de las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizó conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría de Bogotá D.C. Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de los estados financieros de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. La responsabilidad de la Contraloría de Bogotá consiste en producir un informe integral que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento (o no) de la cuenta, con fundamento en la aplicación de los sistemas de control de Gestión, Resultados y Financiero (opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros), el acatamiento a las disposiciones legales y la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno.

2 Nota Aclaratoria: Es pertinente mencionar que la empresa Metro de Bogotá S.A., inicio operaciones en abril de 2017.





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El informe contiene aspectos administrativos, financieros y legales que una vez detectados como deficiencias por el equipo de auditoría, fueron corregidos (o serán corregidos) por la administración, lo cual contribuye al mejoramiento continuo de la organización, la adecuada gestión de los recursos públicos y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas, políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría de Bogotá D.C.; compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió, acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el dictamen integral. El control incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la empresa, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno. En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que afectaron el alcance de nuestra auditoría. 1. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN Producto de la evaluación realizada por este organismo de control se determinaron los siguientes aspectos: 1.1 Control de Gestión Con relación al factor de Control Fiscal Interno, no se evidenciaron debilidades en forma macro. Cabe resaltar, que por tratarse de una empresa reciente en su creación, la Oficina de Control Interno se encuentra en su etapa inicial de funcionamiento, por consiguiente la creación de los procedimientos se encuentra recientes. No obstante lo anterior, este Órgano de Control, conforme a la evaluación de los resultados de la presente auditoría, desde los componentes evaluados (control de gestión, control de resultados y control financiero), percibe que temas como la implementación del Sistema Integrado de Gestión-SIG y el Modelo estándar de Control Interno- MECI, se encuentran aún en su etapa de estructuración, por ende existen aspectos que deben ser ajustados a medida de la evolución del Proyecto





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Primera Línea de Metro de Bogotá, que contribuye al óptimo resultado de los principios de eficacia y eficiencia. Teniendo en cuenta que ésta Auditoría de Regularidad, corresponde a la primera programada a la Empresa en cumplimiento del Plan de Auditoría Distrital- PAD 2018, la EMB, no cuenta con Plan de Mejoramiento, objeto de seguimiento por este Órgano de Control. Si bien, el Proyecto Primera Línea del Metro de Bogotá es dinámico y cambiante, que demanda mejora continua de todos y cada uno de los procesos de las Gerencias, la EMB deberá implementar las acciones que considere pertinente para subsanar las observaciones expuestas en el presente informe. En cuanto a la Gestión contractual para la vigencia 2017, ejecutada por la EMB, se evidencian deficiencias en el control y seguimiento para el cumplimiento de la publicación de los documentos contractuales en el SECOP, así mismo, se denota deficiencias en la supervisión y control en la ejecución del Contrato de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión No 09 de 2017. En lo que respecta al manejo de los recursos, se evidencia debilidades relacionados con la racionalización del gasto, a pesar que la EMB, cuenta con una Política de Austeridad del Gasto. Con respecto a la Gestión Presupuestal, la EMB aplicó de manera adecuada y oportuna los procedimientos de gestión presupuestal, tanto en los registros como en el proceso de cierre durante la vigencia auditada; sin embargo, se observaron deficiencias relacionadas con bajas ejecuciones presupuestales y giros en cuantías muy inferiores a los recursos disponibles, determinándose que la ejecución del presupuesto, fue confiable con observaciones. 1.2 Control de Resultados Con relación al factor planes, programas y proyectos de inversión, se evidenciaron deficiencias respecto al proyecto 7502 “Fortalecimiento Institucional”, debido a la inadecuada planeación del costeo y falencias en su seguimiento, generando ineficacia en el uso de los recursos económicos, al no haber utilizado la totalidad del presupuesto asignado. Se concluye que la gestión adelantada respecto a este proyecto, fue ineficiente para el logro de la meta “Soportar el 100 % de las actividades y

procesos administrativos”, con la utilización de solamente el 51.64% de los recursos presupuestados.





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1.3 Control Financiero Se evaluaron los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2017 y el Estado de Resultado Integral, del 1 de enero al 31 de diciembre del mismo año y se aplicaron procedimientos de auditoria a los registros y documentos soportes, se realizó la evaluación al sistema de control interno contable y el cumplimiento en la aplicación de normas contables y financieras, lo que proporciona elementos suficientes para emitir opinión sobre la razonabilidad de las cifras presentadas en los Estado de Situación Financiera. Una vez analizados y verificados cada uno de los componentes de control interno contable, de cada una de las cuentas seleccionadas en la muestra de auditoría y producto de la evaluación al Sistema de Control Interno Contable, se da un concepto CONFIABLE. 1.4 Concepto sobre la rendición y revisión de la cuenta El Representante Legal de la EMB, rindió la cuenta anual consolidada por la vigencia fiscal del 2017, dentro de los plazos previstos en la Resolución 11 de 2014, presentada a la Contraloría de Bogotá a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal, SIVICOF, con fecha de recepción 15 de febrero de 2018, mediante certificado de cuenta No.266122017-1231, dando cumplimiento a lo establecido en los procedimientos y disposiciones legales que para tal efecto ha establecido la Contraloría de Bogotá D.C. 1.5. Opinión sobre los Estados Contables Se realizó la evaluación de la gestión financiera a través del examen de los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2017 y al Estado de Resultados Integral por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2017, no hubo comparación con la vigencia anterior toda vez que la EMB, fue creada mediante el acuerdo No.02 del 23 de diciembre 2016 y no existieron movimientos financieros durante este año, la comprobación de las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizó conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Las cuentas revisadas fueron Efectivo y Equivalente al Efectivo, Cuentas por Cobrar – Subvenciones por Cobrar, Recursos Entregados en Administración, Propiedades Plata y Equipo y Cuentas por Pagar, la verificaron de registros se hizo en el aplicativo financiero ZBOX y a los documentos soporte.





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1.5.1. Opinión Limpia En nuestra opinión, los Estados Financieros arriba mencionados, presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera de la EMB, a 31 de diciembre de 2017 así como los resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia (y/o Normas Internacionales de Auditoría –NIA); y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación. 1.6. Concepto sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno Corresponde a la Contraloría conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades, en cumplimiento del numeral 6 del Artículo 268 de la Constitución Política. El control fiscal interno implementado en la EMB en cumplimiento de los objetivos del sistema de control interno y de los principios de la gestión fiscal, obtuvo una calificación del 84%, porcentaje que permite evidenciar que el conjunto de mecanismos, controles e instrumentos establecidos para salvaguardar los bienes, fondos y recursos públicos puestos a su disposición, garantizan su protección y adecuado uso; así mismo permite el logro de los objetivos institucionales. 1.7. Concepto sobre el fenecimiento Los resultados descritos en los numerales anteriores, producto de la aplicación de los sistemas de control de gestión, de resultados y financiero, permiten establecer que la gestión fiscal de la vigencia 2017, realizada por la EMB; en cumplimiento de su misión, objetivos, planes y programas, se ajustó a los principios de eficiencia, eficacia y economía evaluados. Con fundamento en lo anterior, la Contraloría de Bogotá D.C., concluye que la cuenta correspondiente a la vigencia 2017, auditada se FENECE. Presentación del Plan de mejoramiento A fin de lograr que la labor de control fiscal conduzca a que los sujetos de vigilancia y control fiscal, emprendan acciones de mejoramiento de la gestión pública, respecto de cada uno de los hallazgos comunicados en este informe, la entidad a su cargo, debe elaborar y presentar un plan de mejoramiento que permita subsanar las causas de los hallazgos, en el menor tiempo posible, dando cumplimiento a los





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principios de la gestión fiscal; documento que debe ser presentado a la Contraloría de Bogotá D.C., a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal –SIVICOF-, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, a la radicación del informe final de auditoría de regularidad, en la forma, términos y contenido previstos por la Contraloría de Bogotá D.C.. El incumplimiento a este requerimiento dará origen a las sanciones previstas en los Artículos 99 y siguientes de la Ley 42 de 1993. Corresponde igualmente, al sujeto de vigilancia y control fiscal, realizar seguimiento periódico al plan de mejoramiento para establecer el cumplimiento y la efectividad de las acciones formuladas, el cual deberá mantenerse disponible para consulta de la Contraloría de Bogotá, D.C. El presente informe contiene los resultados y hallazgos evidenciados por este Organismo de Control. “Si con posterioridad a la revisión de cuentas de los responsables

del erario aparecieren pruebas de operaciones fraudulentas o irregulares relacionadas con ellas se levantará el fenecimiento y se iniciará el juicio fiscal3”. Atentamente,

Revisó: Gabriel Hernán Méndez Camacho - Subdirector Fiscalización Movilidad

Julio Enrique Sanabria Vergara - Gerente 039-01 Elaboró: Equipo Auditor

3Artículo 17 ley 42 de 1993. Se mantiene en el evento de obtener el fenecimiento de la cuenta en caso contrario se debe

retirar.





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2. ALCANCE DE AUDITORÍA La evaluación fiscal de la EMB, se realiza de manera posterior y selectiva, a partir de una muestra representativa, mediante la aplicación de las normas de auditoría de general aceptación, el examen de las operaciones financieras, administrativas y económicas, para determinar la confiabilidad de las cifras, la legalidad de las operaciones, la revisión de la cuenta, la economía y eficiencia con que actuó el gestor público, con el fin de opinar sobre los estados financieros, conceptuar sobre la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno y emitir el fenecimiento o no de la cuenta correspondiente a la vigencia auditada. La EMB, es una sociedad anónima por acciones, con participación exclusiva de entidades públicas del orden Distrital. La sociedad se crea con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y presupuestal y patrimonio propio. Vinculada a la Secretaria Distrital de Movilidad y régimen jurídico de las empresas industriales y comerciales del estado. Tiene como misión: “Nuestro propósito es transformar la movilidad

de la ciudad, prestando un servicio de transporte eficiente, sostenible y amable para los usuarios; con el fin de mejorar su calidad de vida y contribuir en el desarrollo y la renovación urbana de la ciudad.”. La evaluación en la Auditoría de Regularidad incluye los siguientes componentes y factores:

Cuadro 1 MATRIZ DE CALIFICACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

COMPONENTE OBJETIVO DE LA EVALUACIÓN FACTOR PONDERACI

ÓN

PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN FISCAL

EFICACIA EFICIENCIA ECONOMIA

CONTROL DE

GESTIÓN (50%)

Es el examen de la eficiencia y

eficacia de las entidades en la

administración de los recursos públicos, determinada mediante

la evaluación de sus procesos

administrativos, la utilización de

indicadores de rentabilidad

pública y desempeño y la

identificación de la distribución

del excedente que éstas

producen, así como de los

beneficiarios de su actividad 4

Control Fiscal Interno

20% X X

Plan de Mejoramiento

10% X

Gestión Contractual

60% X X X

Gestión Presupuestal

10% X

CONTROL DE

RESULTADOS

(30%)

Es el examen que se realiza para

establecer en qué medida los

sujetos de vigilancia logran sus

objetivos y cumplen sus planes,

programas y proyectos

adoptados por la administración,

en un periodo determinado. 5

Planes

programas y

proyectos.

Gestión

Ambiental

100% X X

4 Ley 42 de 1993 - Artículo 12 5 Ley 42 de 1993 - Artículo 13





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COMPONENTE OBJETIVO DE LA EVALUACIÓN FACTOR PONDERACI

ÓN

PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN FISCAL

EFICACIA EFICIENCIA ECONOMIA

CONTROL

FINANCIERO

(20%)

Es el examen que se realiza, con

base en las normas de auditoría

de aceptación general, para establecer si los estados

financieros de una entidad

reflejan razonablemente el

resultado de sus operaciones y

los cambios en su situación

financiera , comprobando que en

la elaboración de los mismos y en

las transacciones y operaciones

que los originaron, se observaron

y cumplieron las normas prescritas por las autoridades

competentes y los principios de

contabilidad generalmente

aceptados o prescritos por el

Contador General de la Nación. 6

Estados contables

70% X

Fuente: Plan de Trabajo, código auditoria 88, PAD 2018 Elaboró: Equipo Auditor Dirección Sector Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.

6 Ley 42 de 1993 - Artículo 10





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3. RESULTADO DE LA AUDITORÍA 3.1. CONTROL DE GESTIÓN 3.1.1. Control Fiscal Interno De acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, se realizó la verificación y análisis del sistema de control interno, implementado y divulgado por la EMB. Así mismo, se evaluaron todos los componentes de manera transversal, desde su diseño, efectividad de los controles previstos en los macro-procesos y procesos y calidad de los mismos, con enfoque fiscal; de modo que se observe un sistema confiable que permite el cumplimiento de los objetivos y el buen uso de los recursos públicos en el desarrollo de la misión de la empresa. Teniendo en cuenta lo anterior, se efectuó un seguimiento a las actuaciones realizadas por parte de la Oficina de Control Interno, dentro de la Entidad, con la siguiente muestra:

Cuadro 2 MUESTRA EVALUACIÓN DEL CONTROL FISCAL INTERNO

Factor Procedimiento y/o

fuente Punto crítico o actividad clave

Descripción del Control

Gestión Contractual Con Manual de Contratación de Empresa Metro de Bogotá D.C.

Observar el incumplimiento de normas en la gestión contractual

Verificar el cumplimiento del contratista en sus obligaciones

Gestión Presupuestal

Ejecución 2017 de presupuesto y de ingresos y gastos

Observar incumplimiento a ejecución presupuestal

Verificar el cumplimiento a la ejecución y procesos presupuestales y cumplimiento de normas

Planes, Programas y Proyectos

Eficacia y eficiencia en el cumplimiento de las metas de plan de desarrollo

Observar si incumple metas

Observar el cumplimiento de metas en proyectos de inversión

Estados Contables y gestión Financiera

Estados contables e indicadores financieros, para dar fenecimiento, estableciendo su confiabilidad

Ver los indebidos registros contables que afectan veracidad de información reportada

Ver y verificar los registros contables a nivel de confianza de la información






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En el marco normativo de control interno, a la luz del artículo 269 de la Constitución Política de Colombia, en conexidad con la leyes 87 de 1993, Ley 489 de 1998 y en concordancia con los Decretos 3622 de 2005 y 1599 de 2005, en el mismo sentido la Resolución 046 del 19 de mayo de 2017, la EMB ha proyectado actuaciones administrativas de conformidad con el Modelo Estándar de Control Interno-MECI, creando roles, asignación de responsabilidades, implementación y evaluación del mismo. Mediante los Acuerdos No 02 de 2016 y 02 de 2017, se crea la Junta Directiva de la EMB. De conformidad con los artículos 4 y 8 del Acuerdo No. 6 de 2017 de la EMB, inicia en funcionamiento de la Oficina de Control Interno, dependiendo de la Gerencia General. En cumplimiento al Acuerdo Distrital 642 de 2016 y Acuerdo 2 de 2016, de la EMB, la oficina de Control interno, para vigencia del año 2017, designó un Asesor de Control Interno encargado en un periodo comprendido desde el 10 de agosto al 31 de diciembre de 2017, por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. La EMB, contempla y tiene en cuenta los conceptos establecidos en el Decreto 419 de 2017, desde su Sistema Integrado de Gestión, en los procesos Contractual, Planes, Programas y Proyectos, Gestión Presupuestal y Estados Contables y Gestión Financiera que lo conforman, caracterización de sus documentos, formatos e instructivos, Asesorías frente a la estructura de los acuerdos de confidencialidad para los servidores públicos de la EMB; así mismo, el seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadana. Con respecto a la Resolución 414 de 2014, la EMB, define las funciones debe tener una Oficina de Control Interno, de acuerdo a la normatividad vigente, frente al contenido del protocolo de manejo de la información, donde se generaron recomendaciones frente a las políticas de manejo de la información, entre otras todo esto con recomendaciones y plasmar las particularidades y necesidades requeridas en sus procesos y procedimientos, con la aplicación del Control Interno ajustado a cada una de las actividades, por tanto, se cumplió con tener en cuenta el Control Interno, mientras se dio nombramiento de jefe para la Oficina, quien para el mes de diciembre de 2017, fue nombrado con posesión el 02 de enero de 2018 y ha cumplido con las actividades propuestas según procesos requeridos y ejecutados en el 2018.





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Por otra parte, durante el periodo del 23 de agosto y 31 de diciembre de 2017, se desarrollaron 23 actividades, de las cuales 10 fueron de cumplimiento y 13 de asesoría. 3.1.1.1. Hallazgo administrativo, porque el reporte en la rendición de la cuenta, identificado como “Contratos por Entidad”, presenta algunas cifras no coherentes de algunos valores de los contratos reportados. Revisada y analizada el reporte en el Sistema de Vigilancia y Control Fiscal- SIVICOF “Contratos por Entidad”, se encontró para los contratos que se relacionan a continuación, algunas imprecisiones en las cifras reportadas en la columna “Casilla

Del Valor Del Contrato En Pesos”, a corte 31 de diciembre de 2017, las cuales infirieron en la veracidad de la suma total de actuaciones contractuales ejecutadas por la EMB y en efecto como fuente de información para la selección de la muestra del proceso auditor.

Cuadro 3 RELACION CONTRATOS REPORTADOS EN SIVICOF CON OBSERVACIÓN

Cifras en pesos NÚMERO DEL COMPROMISO

TIPOLOGIA ESPECIFICA FECHA

SUSCRIPCIÓN VALOR DEL

CONTRATO EN PESO OBSERVACIONES

03 DE 2017 132-ARRENDAMIENTO

DE BIENES INMUEBLES 2017-03-31 $1.404.881.187

En la página web de Metro Bogotá, se reporta la suma de $ 1.138.458.504 y el CRP por la misma cifra.

1880 DE 2014 907-CESIÓN 2017-03-10 $25.502.065.801

No coincide con el valor de la cesión, diferenciando el saldo administrado por IDU y el valor de Metro de Bogotá.

15988 49-OTROS SERVICIOS 2017-04-07 $2.221.650.784 Es un contrato de Cafetería, por la cifra reportada, da lugar a confusión

018 DE 2017 999-OTRO TIPO DE NATURALEZA DE

CONTRATOS 2017-08-30 $1

Es el Convenio Interadministrativo de CODENSA.

ACUERDO 1 DE 2017

999-OTRO TIPO DE NATURALEZA DE

CONTRATOS 2017-11-10 $1.846.554.044

Vuelve a reportarse el Convenio Interadministrativo con CODENSA

SIN NÚMERO 212-CONVENIO

INTERADMINISTRATIVO DE COFINANCIACIÓN

2017-11-09 $22.330.988.274.841

Este acto corresponde al documento que define los montos y condiciones bajos las cuales la Nación y el Distrito concurrirán a la cofinanciación del Sistema de Servicio Público urbano de transporte masivo de pasajeros de Bogotá para el desarrollo e implementación del proyecto del Tramo 1 de la primera línea del Metro de Bogotá.

09 DE 2017

33-SERVICIOS APOYO A LA GESTION DE LA

ENTIDAD (SERVICIOS ADMINISTRATIVOS)

2017-06-01 $1.220.000.000

El valor reportado en la página WEB de Metro de Bogotá es de $

500.000.000 y el CRP aprobado por $ 800.000.000.

Fuente: Reporte en SIVICOF, Modulo Contratos por Entidad, generado el 21 de junio de 2017. Elaboró: Equipo Auditor Dirección Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.





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En consecuencia a lo anterior, la información suministrada en la plataforma informática de la Contraloría de Bogotá presenta deficiencias con relación a lo establecido en la Resolución Reglamentaria de la Contraloría de Bogotá No 11 de 2014 Articulo 38. “DEFINICIÒN. El sistema de Vigilancia y Control Fiscal SIVICOF, es una

herramienta mediante la cual los sujetos de vigilancia y control fiscal d la Contraloría de Bogotá D.C., deben rendir cuenta en informes según lo establecido en la presente resolución. El sistema de SIVICOF es el único procedimiento para la rendición de la cuenta e informes a la Contraloría de Bogotá de que se trata la presente resolución. Se entenderá por no rendida la cuenta e información

cuando no se efectúe a través de este sistema”. Análisis de Respuesta De acuerdo con el análisis efectuado a la respuesta remitida por la EMB, al Informe Preliminar de Auditoria, mediante el oficio EXTS18-0002885, radicado el 21 de septiembre de 2018, en la Controlaría de Bogotá D.C., bajo el #1-2018-21688, se aceptan parcialmente los argumentos presentados por la entidad, en los siguientes términos: En cuanto a los contratos identificados en el cuadro 3, columna “número de compromiso”: 03 de 2017, 1880 de 2014 y 15988, la observación continua, toda vez que, estos se encuentran reportados con valores que no corresponden a la realidad, una vez se confronta con los soportes documentales archivados en los expedientes contractuales, razón por la cual deben quedar dentro de las acciones de plan de mejoramiento a fin que las cifras se modifiquen por las verídicas y así el valor total de la gestión contractual de la vigencia 2017 guarde congruencia. Respecto a los demás contratos relacionados en el cuadro 3, se retira la observación. En consecuencia a lo mencionado se configura como hallazgo administrativo, para que se formulen acciones en el plan de mejoramiento. 3.1.2. Plan de Mejoramiento Es preciso aclarar que la EMB, fue creada mediante escritura pública 5.291, otorgada en la Notaría Primera del círculo de Bogotá, el 14 de Diciembre de 2016 y entró en funcionamiento en el mes de abril de 2017 y por ende, es la primera Auditoría de Regularidad que se adelanta ante el sujeto de control y en consecuencia, no existe plan de mejoramiento, que contenga acciones para perfeccionar o corregir hallazgos administrativos.





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3.1.3. Gestión Contractual A 31 de diciembre de 2017, la EMB, celebró contratos por un valor total de $28.907.44 millones, se determinó una muestra selectiva de 20 contratos por valor de $27.539.5 millones, que equivale al 95.26% del total de la contratación Es pertinente mencionar que, la cifra correspondiente al Convenio Interadministrativo de Cofinanciación por un valor de $ 22.3 billones, no se incluye en el universo de contratos, por cuanto dicho convenio corresponde a un acto que define los montos y condiciones bajo las cuales la Nación y el Distrito concurrirán a la cofinanciación del sistema de servicio público urbano de transporte masivo de pasajeros de Bogotá, para el desarrollo e implementación del proyecto del Tramo 1 de la primera línea del Metro de Bogotá, el cual se revisó en la presente auditoría. Para evaluar la gestión contractual de la EMB, se seleccionaron los contratos que se relacionan en el cuadro 4. Es pertinente mencionar que, los contratos que presentan observaciones con diferentes incidencias, se incluyen en la ponderación de resultado de la auditoria; para aquellos contratos que fueron evaluados, pero no presentaron observaciones su ilustración es breve y algunos de ellos se les hará seguimiento por éste Órgano de Control.

Cuadro 4

RELACION CONTRATOS EVALUADOS Nº

Contrato TIPO

CONTRATO OBJETO

VALOR EN PESOS

01 de 2017

Arrendamiento de Bienes Inmuebles

El arrendador se compromete para con el arrendatario a entregar a título de arrendamiento, para el proyecto primera línea de metro de Bogotá – PLMB - (en adelante el proyecto), la bodega que se encuentra ubicada en el lote de terreno marcado con la letra “c” en el plano, situado en la calle 23 a no. 27 - 64 y transversal 28 no. 23 a – 08 a 23 a 28 de la ciudad de Bogotá cuyos linderos obran en la escritura pública 1973 del 2 de septiembre de 2005 en la Notaría 41 del Círculo de Bogotá D.C.

331.090.128

03 de 2017

Arrendamiento de Bienes Inmuebles

El arrendador se compromete para con el arrendatario a entregar a título de arrendamiento, el inmueble dotado ubicado en la ciudad de Bogotá en la carrera 7 # 71 – 52, torrea a, oficina 902; así como los parqueaderos números 267, 268, 269, 270, 288, 290, 292, 522, 523, 524, 525, 800, 802 y 804 del interior 1 del edificio carrera séptima, identificados con folios de matrícula inmobiliaria nos. 50c-1312793, 50c-1312887, 50c-1312888, 50c-1312903, 50c1312905, 50c-1312907, 50c-1313070, 50c-1313071, 50c-1313273, 50c-1313275 y 50c-1313277; cuyos linderos y medidas se especifican en la escritura pública no. 10425 del 25 de noviembre de 2015, otorgada en la notaría 72 del círculo de Bogotá, en concordancia con los términos de la oferta de fecha 02 de marzo de 2017.

1.138.458.504

04 de 2017

Contrato Interadministrativo

04 de 2017

Objeto Principal: La empresa de telecomunicaciones de Bogotá -ETB, se obliga con la empresa metro de Bogotá S.A., a proporcionar la solución integral de servicios de telecomunicaciones, sistemas de información, adquisición de infraestructura tecnológica y de arquitectura empresarial y las demás actividades complementarias, de conformidad con las condiciones técnicas y económicas que se establezcan en los anexos específicos que se

747.216.181





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Nº Contrato

TIPO CONTRATO

OBJETO VALOR EN

PESOS

suscriban en desarrollo del contrato interadministrativo marco, los cuales harán parte integrante del mismo.

Anexo 1 de 2017

Prestación del servicio de conectividad en las instalaciones de la empresa metro de Bogotá s.a., de acuerdo con las especificaciones contenidas en las ofertas de servicio de fecha 3, 5 y 6 de abril de 2017, que integran los servicios de canal de internet, telefonía IP y solución de WIFI, respectivamente.

Anexo 2 de 2017 Suministro, instalación, configuración, puesta en marcha, garantía y soporte de fábrica de 3 swiches de acceso en venta, para proveer la transmisión de voz, datos de video para la nueva sede de metro de Bogotá s.a.

Anexo 3 de 2017

Contratar el servicio de arrendamiento de quipos, suministro, instalación, configuración, puesta en marcha, administración por un periodo de 12 meses, (pcs. video beam, impresoras, plotter, escáner) para metro de Bogotá, de acuerdo con las especificaciones contenidas en la oferta de servicio de fecha 21 de abril de 2017.

Anexo 4 de 2017

Contratar el servicio de correo corporativo con una capacidad de 10 Gb para cada cuenta, configuración, puesta en marcha, administración por un periodo de 12 meses (incluye panel de control Sahe- Sistema de aprovisionamiento de hosting empresarial) para Metro de Bogotá, de acuerdo con las especificaciones contenidas en la oferta de sservicio de fecha 26 de abril De 2017

Anexo 5 de 2017

Contratar los servicios de hosting para la página web de la empresa metro de Bogotá s.a., hosting virtual para almacenamiento de información y el soporte de IT residente, para su correcto funcionamiento, de acuerdo con las especificaciones contenidas en las ofertas de servicios de fechas 20 de junio, 7 de julio, y 11 de mayo de 2017.

Anexo 6 de 2017

Suministro de licencias de los programas de software: AUTOCAD 2018, MICROSOFT ACCESS, MICROSOFT PROJECT 2016 Y ARCGIS desktop para el correcto desarrollo de las actividades misionales de metro de Bogotá S.A., de acuerdo con las especificaciones contenidas en la oferta de servicio de fecha 14 de julio de 2017.

Anexo 7 de 2017

Contratar los servicios de instalación, implantación, capacitación, soporte y mantenimiento con derecho de uso del sistema de información ERP ZBOX estatal, que incluya los módulos de presupuesto estatal, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, contabilidad estatal local e IFRS, tesorería, activos fijos e inventarios local e IFRS, nómina, contratación estatal, y asistente gerencial, de acuerdo con las especificaciones contenidas en la oferta de servicio de fecha 14 de agosto de 2017

Anexo 8 de 2017

Contratar la instalación, configuración e implementación de la solución integral de informática del SOFFTWARE de gestión documental residente en el data center de ETB, de acuerdo a la normatividad vigente y de acuerdo con las especificaciones contenidas en la oferta de servicio de fecha 04 de noviembre de 2017.

09 de 2017

Servicios apoyo a la gestión de la

entidad (servicios administrativos)

El contratista se obliga a prestar sus servicios a la empresa metro de Bogotá s.a., para la organización y correcta ejecución de los diferentes eventos y/o actividades que requiera para el cumplimiento de sus funciones.

800.000.000

013 de 2017

Servicios Profesionales

Asesorar a la gerencia de contratación en la elaboración de la política, el manual y los criterios para la identificación, estimación y cuantificación de los riesgos en los procesos de contratación de la empresa metro de Bogotá s.a., y su tratamiento, incluidos las garantías y seguros.

189.210.000

016 de 2017


Prestar sus servicios profesionales especializados para la asesoría y acompañamiento legal y financiero a la gerencia ejecutiva y de estructuración financiera de la EMB en la estructuración legal del proceso de selección del PMO.

80.325.000

1021 de 2017

Convenio Interadministrativo

Aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros, para ejecutar el proyecto de gestión predial integral, requerida para adquirir los predios necesarios para la infraestructura de la primera línea de metro de Bogotá

6.387.839.346





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Nº Contrato

TIPO CONTRATO

OBJETO VALOR EN

PESOS

(PLMB) en los componentes: vías indispensables, patios, talleres y estaciones

1002830 1007242 1007241

Contrato de Seguros

Contratar los seguros que amparen los intereses patrimoniales actuales y futuros, así como los bienes de propiedad de la empresa metro de Bogotá s.a., que estén bajo su responsabilidad y custodia y aquellos que sean adquiridos para desarrollar las funciones inherentes a su actividad y cualquier otra póliza de seguros que requiera la entidad en el desarrollo de su actividad.

738.318.327

33 de 2017

Convenio Interadministrativo

Aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros, para formular e implementar el plan integral para ocupantes del espacio público -OEP- de la primera línea del metro de Bogotá (PLMB) tramo 1, en su componente de vendedores informales.

196.200.000

Acuerdo 1 de 2017 18 de 2017

Otro tipo de naturaleza de

contrato

Elaborar los estudios y validación técnica de las alternativas, incluyendo la valoración de cada una de ellas y la realización de los diseños de detalle de las redes a proteger, trasladar y/o reubicar, seleccionadas por el comité coordinador en la reunión del 9 de noviembre de 2017 según consta en el acta No 01., los estudios y diseños objeto del presente acuerdo específico incluirán el diseño de las rehabilitaciones del espacio público y las vías de acuerdo con los requerimientos del IDU., el valor total del acuerdo específico No 1 de $1,846.554.044 se ampara así: en la vigencia 2017 un valor de $310.000.000 y $1.536.554.044 vigencia 2018

310.000.000

Sin Número

Leasing Bancolombia S.A.

Compañía de Financiamiento

Avalúo inicial + daño emergente para la adquisición del inmueble ubicado en la cl 42f sur 78h 13 requerido para el proyecto primera línea de metro de Bogotá. D.C. IDU 47211 - avalúo no. 2017-1124 del 29/11/2017. Amparo presupuestal oferta de compra.

9.384.999.235

05 de 2017

GAF-MC-001-2017

Suministro de Servicio de Vigilancia

Prestación del servicio de vigilancia privada, seguridad y protección fija con un puesto de vigilancia, cubierto por personal humano debidamente armado, en tres (3) turnos de vigilancia para cubrir las 24 horas, mes a mes, incluyendo sábados, domingos y festivos, a la bodega situada en la calle 23 a no. 27 - 64 y transversal 28 No. 23 a – 08 a 23 a 28 de la ciudad de Bogotá y las muestras de suelo que se encuentran en ella contenidas.

65.491.040

028 de 2017


Prestación de servicios profesionales especializados para apoyar a la gerencia ejecutiva y de estructuración financiera de la empresa metro de Bogotá s.a. en la coordinación, planeación, seguimiento y control de las múltiples, simultáneas e interdependientes actividades de la estructuración del proyecto PLMB, mediante la aplicación de metodologías de operación y gestión de programas y proyectos complejos a través del uso de herramientas tecnológicas de seguimiento de proyectos, de conformidad con la oferta del contratista.

46.410.000

010 de 2017


Prestar sus servicios profesionales para apoyar la gestión, el diseño e implementación del gobierno corporativo y del modelo operacional de la EMB, a partir de un modelo basado en procesos integrados, efectivos, documentados y controlados permitiendo su medición y mejoramiento continuo, que contribuyan al cumplimiento de la norma técnica distrital del sistema integrado de gestión para las entidades y organismos distritales.

52.800.000

15988 Servicios de

Cafetería y Aseo Contratación del servicio integral de aseo y cafetería al amparo del acuerdo marco

17.542.297

06 de 2017


Contratar a la persona jurídica denominada NEXIA INTERNACIONAL MONTES & ASOCIADOS S.A.S., para prestar los servicios de revisoría fiscal, a la EMPRESA METRO DE BOGOTÁ S.A., que integran el revisor fiscal y su suplente, en cumplimiento de la ley, los estatutos sociales de la empresa y la designación efectuada por la asamblea general de accionistas.

21.063.000

18125 Compra Venta de Bienes Muebles

La empresa metro de Bogotá s.a., requiere para el óptimo desarrollo de sus actividades adquirir un vehículo que permita el traslado oportuno de sus funcionarios y cumplimiento de compromisos en las diversas zonas de influencia del proyecto y entidades del distrito.

63.852.299





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Nº Contrato

TIPO CONTRATO

OBJETO VALOR EN

PESOS

012 de 2017

Contrato Interadministrativo

La prestación de servicio de correo certificado y no certificado (urbano, nacional, regional y trayectos especiales), correo internacional, correo certificado internacional, correo masivo, encomienda nacional y paquetería que incluye la recepción, clasificación, transporte y entrega con cobertura requerida, acorde con las necesidades de la empresa metro de Bogotá S.A.

24.000.000

014 de 2017

Contrato de Seguros

Adquirir la póliza de seguro de vehículos y la póliza de manejo global para entidades oficiales, para amparar los intereses patrimoniales actuales y futuros que sean de responsabilidad y/o estén bajo custodia de la empresa metro de Bogotá S.A.

24.131.290

1880 de 2014

Cesión Convenio Interadministrativo

Objeto de la cesión de la posición contractual: el cedente por medio del presente documento, cede expresa e irrevocablemente en favor del cesionario, la posición contractual que ostenta en el convenio interadministrativo no. 1880 de 2014.

7.600.000.000


3.1.3.1. Contrato de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión No. 09 de 2018 El 1 de junio de 2017, la EMB, suscribió el Contrato de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión No. 09 de 2017 con la Caja de Compensación Familiar-Compensar, cuyo objeto es: “El contratista se obliga a Prestar sus servicios a la empresa Metro

de Bogotá S.A., para la organización y correcta ejecución de los diferentes eventos y/o actividades

que requiera para el cumplimiento de sus funciones.”, por un valor de $800.000.000 y un plazo máximo de ejecución de 12 meses o hasta agotar el valor del mismo. El acta de inicio se firmó el 1 de junio de 2017, con fecha de terminación 31 de mayo de 2018. El 16 de abril de 2018, se firmó el Otrosí No. 1, mediante el cual se adiciona en $420.000.000, con valor final de $1.220 millones y se prorroga el plazo de ejecución hasta el 31 de diciembre de 2018 o hasta agotar el valor del mismo. El contrato se encuentra en ejecución y con corte a junio 25 de 2018, se han ejecutado $442.092.355, que corresponde al 36.24% del valor del contrato, es decir, falta por ejecutar $777.907.645 (63.58%) y para finalizar el plazo de ejecución restan 210 días (36.27%). En la evaluación realizada a este contrato y de acuerdo con la información suministrada por la empresa, mediante los oficios EXTS 18-0002769 del 2018-08-15 y EXTS 18-0002794 del 24/08/2018, se evidenciaron las siguientes observaciones: 3.1.3.1.1. Hallazgo administrativo, porque los documentos de la etapa precontractual, que dieron origen a la suscripción del Contrato de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión No 09 de 2017, no registra la fecha de elaboración





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y el Contrato que se publicó en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública-SECOP, no registra la fecha de suscripción y no se encuentra firmado. Revisados los documentos de la etapa precontractual, que dieron origen a la suscripción del Contrato No 09 de 2017, se evidencia que no se registra la fecha de elaboración para el “Acto Administrativo de Justificación de Contratación Directa” y para los “Estudios y Documentos Previos para Procesos de Contratación Directa” Por otra parte, consultado el SECOP, (constancia No. 17-12-6686180) y de conformidad con la ley vigente respecto a la publicación de los documentos de la gestión contractual en cumplimiento del principio de publicidad, aplicado en el régimen de la contratación estatal, se observa que se da cumplimiento dentro del término establecido por el legislador para publicar la información a la plataforma. No obstante, el contrato registrado en el SECOP, se encuentran sin fecha y firma de las partes contratantes. Situación que no permite que los ciudadanos conozcan y observen la actuación de la administración, a través de la información final con la que cuenta la empresa en su expediente contractual, en este caso el Contrato. En consecuencia a lo anterior, las disposiciones contempladas en el Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.7.1 y el Decreto 1081 de 2015, articulo 2.2.1.1.1.3., se encuentran materializadas en forma deficiente. Análisis de la respuesta: De acuerdo con el análisis efectuado a la respuesta remitida por la EMB, al Informe Preliminar de Auditoria, mediante el oficio EXTS18-0002885, radicado el 21 de septiembre de 2018, en la Contraloría de Bogotá D.C., bajo el #1-2018-21688, la EMB, confirma lo evidenciado por el equipo auditor, en cuanto a que los documentos de la etapa precontractual no registra la fecha de elaboración y el Contrato que se publicó en el SECOP, no registra la fecha de suscripción y no se encuentra firmado.

No es procedente, que la EMB, manifieste que la fecha de los documentos corresponde a la fecha en que se radicaron estos documentos en la Gerencia de Contratación, toda vez que la fecha de elaboración se debe registrar en el documento, para poder así llevar un control y permitir la trazabilidad de la documentación. Por lo tanto, la publicación en el SECOP I, del Memorando Interno con que se radicó la documentación en la Gerencia de Contratación, no elimina la causa raíz de la observación formulada.

Respecto de la minuta contractual sin fecha y sin firma, sin bien es cierto, que se subsanó el error al cargarla en el SECOP, la EMB, debe adoptar los mecanismos





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que considere pertinentes para que las situaciones evidenciadas no se vuelvan a repetir. Por lo anteriormente expuesto, se configura como hallazgo administrativo. Se deberá incluir en el Plan de Mejoramiento que presente la empresa. 3.1.3.1.2. Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, porque la EMB, no incluyó la forma y los soportes del calculó realizado para determinar el presupuesto del Contrato de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión No 09 de 2017 suscrito con Compensar, en contravía de lo establecido en el numeral 4 del artículo 2.2.1.1.2.1.1., del Decreto 1082 de 2015 Durante el proceso auditor, se estableció que en el “Acto Administrativo de Justificación

de Contratación Directa”, se registra:

3. Valor estimado del contrato y/o convenio: VALOR DEL CONTRATO: Para todos los efectos legales y fiscales, el valor del presente contrato corresponde a la suma de hasta OCHOCIENTOS MILLONES DE PESOS M/CTE ($800.000.000.), incluido IVA y todos los impuestos nacionales y locales a que haya lugar.

……. PARAGRAFO SEGUNDO: El valor final del contrato será el que corresponda al valor total

ejecutado. FORMA DE PAGO: EL CONTRATANTE, cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, pagará al CONTRATISTA los servicios efectivamente prestados, contra facturación, para lo cual se tendrá en cuenta los precios fijos unitarios establecidos en la propuesta presentada por el CONTRATISTA para la vigencia correspondiente, la cual hace parte integral del presente contrato. (Subrayado fuera de texto)

Por otra parte, en los “Estudios y Documentos Previos para Procesos de Contratación Directa” se establece que el pago se realizará teniendo “en cuenta los precios unitarios fijos

establecidos en la propuesta presentada por el CONTRATISTA…”, como se muestra a continuación:

2.1 Valor y Forma de Pago VALOR DEL CONTRATO: Para todos los efectos legales y fiscales, el valor del presente contrato corresponde a la suma de hasta OCHOCIENTOS MILLONES DE PESOS M/CTE ($800.000.000.), incluido IVA y todos los impuestos nacionales y locales a que haya lugar.

…...PARAGRAFO SEGUNDO: El valor final del contrato será el que corresponda al valor total

ejecutado. FORMA DE PAGO: EL CONTRATANTE, cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, pagará al CONTRATISTA los servicios efectivamente prestados, contra





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facturación, para lo cual se tendrá en cuenta los precios fijos unitarios establecidos en la propuesta presentada por el CONTRATISTA para la vigencia correspondiente, la cual hace parte integral del presente contrato. Subrayado fuera de texto

4. Análisis que soporta el valor estimado del contrato: / Valor estimado del Contrato y Justificación del mismo. Decreto 1082 de 2015.

El valor estimado para la presente contratación, se fundamenta en las actividades previstas para garantizar la adecuada gestión de socialización y divulgación, de las actividades que debe desarrollar la empresa, como ente gestor del proyecto metro de la ciudad. ….. Adicionalmente, el valor estimado se tomó de conformidad con los precios unitarios ofertados y aceptados por COMPENSAR, en consideración a las necesidades de la Empresa Metro de Bogotá, siendo por tanto el valor del contrato a monto agotable. Negrilla fuera de texto.

Teniendo en cuenta, que en los documentos de la etapa precontractual, ni en el expediente contractual, se encuentra el detalle de la forma como se determinó el valor del Contrato, mediante el oficio 2-2018-15159 de agosto 1 de 2018 y radicado bajo el No EXT 18-0000568, se solicitó a la EMB: “Entregar en medio

magnético el “análisis” y la discriminación de las actividades, realizadas por la empresa Metro S.A., que dio como resultado el valor del Contrato ($800.000.000), de conformidad con los Estudios Previos.7.”

La EMB, mediante el oficio EXTS18:0002769 del 15 de agosto de 2018, dio respuesta en los siguientes términos:

“Como se establece en el documento de Estudio Previo, del proceso de contratación que derivó en el Contrató 09 de 2017, se realizó un estimativo general de posibles actividades y eventos requeridos en desarrollo de las gestiones de puesta en marcha de la empresa y del proyecto PLMB y se tuvieron en cuenta los precios unitarios ofertados por Compensar, asociados a las necesidades previstas. La proyección realizada para estimar el valor de la contratación fue la siguiente:

“Proyección contrato Operador Logístico-EMB

Ítem Rubro Actividad Valor

1 PLMB

Tiquetes eventos Internacionales y Nacionales en el marco de la PLMB

140.000.000

Jornadas Divulgación y socialización PLMB

100.000.000

Reuniones, actividades y requisitos Convenio de Cofinanciación

40.000.000

7 Estudios y Documentos Previos para procesos de Contratación Directa. 4. Análisis que soporta el valor estimado del contrato: / Valor estimado del Contrato y Justificación del mismo. Decreto 1082 de 2015.





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“Proyección contrato Operador Logístico-EMB Ítem Rubro Actividad Valor

Reuniones, actividades y requisitos contratos de empréstito

40.000.000

Lanzamiento proyecto PLMB 150.000.000

Otros Eventos y actividades proyecto PLMB

30.000.000

Subtotal 500.000.000

2 Promoción Institucional

Apoyo logístico Juntas Directivas y Asambleas.

150.000.000

Actividades internas y externas de Promoción Institucional.

100.000.000

Otros 50.000.000

Subtotal 300.000.000”

3 VALOR ESTIMADO 2017 800.000.000

Es importante precisar que el documento de Estudio Previo, hace referencia a la inexistencia de información histórica para la empresa, dada su reciente creación, lo cual imposibilitaba tener datos de referencia de consumos anteriores; sin embargo, la proyección de necesidades se sustentó en gran medida, en el cronograma previsto de la apertura del proceso de contratación del proyecto metro, que en un principio se estimaba para finales de la vigencia 2017, como fue de público conocimiento. En este sentido, la alternativa encontrada para garantizar la ejecución del contrato, fue la modalidad de bolsa de recursos, agotable por consumo de los servicios y, la proyección de utilización se concentró en el proyecto PLMB, al cual se le asignó más del 62% de los recursos previstos para atender las necesidades operativas, logísticas, administrativas, previstas para una empresa que apenas iniciaba gestiones y por lo tanto podía prever algunas actividades, mas no todas, como en efecto ha sucedido.”

De lo anterior, llama la atención no encontrar el cuadro “Proyección Contrato Operador

Logístico-EMB”, que antecede en lo párrafos descritos, en los documentos correspondientes a la etapa precontractual publicados en el SECOP, ni en aquellos que hacen parte del expediente contractual, que permita inferir en detalle los precios unitarios y concluir el cálculo presupuestal, agotado en la etapa de planeación, de tal forma que su estimación no diera lugar a duda en su publicación ante terceros y/o ante éste Ente de Control. En consecuencia de lo anterior, se tienen hechos que contradicen presuntamente la disposición legal establecida en el numeral 4 del artículo 2.2.1.1.2.1.1. : “Cuando

el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma

como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos”; Decreto 1082 de 2015.





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Análisis de la respuesta: De acuerdo con el análisis efectuado a la respuesta remitida por la EMB, al Informe Preliminar de Auditoria, mediante el oficio EXTS18-0002885, radicado el 21 de septiembre de 2018, en la Contraloría de Bogotá D.C., bajo el #1-2018-21688, si bien es cierto, que la lista de precios unitarios fijos hace parte integral del contrato, esta no se encuentra publicada en el SECOP. Adicionalmente, se precisa que la EMB, no realizó el cálculo de precios unitarios, como lo manifiesta, ya que en los folios 73 a 93, se encuentran los valores unitarios presentados por Compensar, en su propuesta económica. Por otra parte, si bien es cierto que en el expediente contractual (folios 36 a 55), se encuentran contratos suscritos con objeto similar entre diferentes entidades del Distrito y Compensar, en éste expediente no reposa un documento donde se registre el análisis y cálculo realizado por la EMB, para determinar el presupuesto del Contrato. Llama la atención, que no se informó, que el cuadro de presupuesto entregado por la Gerencia Administrativa y Financiera, en oficio de respuesta No. EXT18-0002769 de 15 de agosto de 2018, correspondía a un documento de proyección de la supervisión, sino que se entregó como: “La proyección realizada para estimar el valor de la contratación fue la siguiente: …”. Si bien es cierto, que la EMB, no cuenta con información histórica para determinar una estimación de los precios unitarios, esta situación no impide que se realice un presupuesto con base en los precios unitarios ofertados por diferentes Cajas de Compensación Familiar y que se incluyan en los documentos de la etapa precontractual, el soporte y análisis de los cálculos realizados para determinar el presupuesto del Contrato. Por lo anteriormente expuesto, se configura como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria. Se dará traslado a la Personería de Bogotá D.C, para lo de su competencia y se deberá incluir en el Plan de Mejoramiento que presente la empresa. 3.1.3.1.3 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria y penal, porque la EMB realizó el pago de tiquetes aéreos adquiridos y utilizados en mayo de 2018, con recursos del Contrato de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión No. 09 de 2017, suscrito el 1 de junio de 2018.





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El 1 de junio de 2017, la EMB, suscribió el Contrato de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión No. 09 de 2017, con la Caja de Compensación Familiar-Compensar. De acuerdo a lo establecido en el Contrato, éste se perfeccionaba con la suscripción del mismo por las partes y para su ejecución se requería la expedición del registro presupuestal y la aprobación de las garantías por parte de la EMB, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato. El 1 de junio de 2017, se cumplieron los requisitos para iniciar la ejecución, teniendo en cuenta que: el Certificado de Registro Presupuestal- CRP No. 029, se expidió el 1 de junio de 2017, amparado en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal-CDP No. 021 del 10 de mayo de 2017, se aprobaron las garantías y se suscribió el acta de inicio. De acuerdo con lo pactado en la cláusula novena-supervisión del Contrato, la supervisión y control del contrato, está a cargo de la Gerencia Administrativa y Financiera de la EMB. Durante el proceso auditor, se estableció que el 14 de febrero de 2018, el Jefe de la Oficina de Control Interno, mediante el memorando GGE-OCI-ME-2018-0007, envía al Gerente General de la EMB, los Informes de Austeridad en el Gasto 2017, en éste se desarrolla la causación del gasto por concepto de comisiones al exterior para la vigencia de 2017, como se extrae a continuación:

“1.1.1 Comisiones al exterior ….. Tabla de Resultados De acuerdo a la información suministrada por la Gerencia Administrativa y Financiera, las

Comisiones al exterior en la EMB, para el 2017 fueron para:

“Fecha de Comisión Servidor No Decreto /Resolución

Motivo Lugar Comisión Valor *

Solicitado

11 al 13 mayo de 2017 236 Visita Técnica Panamá(Panamá) 3.300.000



29 al 31 de mayo de 2017

262 Conferencia Guadalajara

(México) 3.300.000

24 al 26 de agosto de 2017

447 Visita Metro de

Lima Lima (Perú) 3.300.000

24 al 26 de agosto de 2017 044

Visita Metro de Lima Lima (Perú) 3.300.000





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“Fecha de Comisión Servidor No Decreto /Resolución

Motivo Lugar Comisión Valor *

Solicitado

24 al 26 de agosto de 2017 044

Visita Metro de Lima Lima (Perú) 3.300.000

Viáticos Pagados a Diciembre de 2017

23.100.000”

Fuente: Datos de comisión de servicios del área de Talento Humano.” Nota: De la fuente original aportada por el sujeto de control, se suprime los nombres de los servidores descritos por tratarse de hechos presuntos y en protección a la estatutaria 1581 de 2012.

De la información revisada, se visualiza que, del 11 al 13 de mayo de 2017, los cargos asignados para la fecha, estos son: el Gerente General, el Gerente Ejecutivo y de Estructuración Financiera y el Gerente de Contratación, fueron comisionados y realizaron una visita técnica en la ciudad de Panamá; en el periodo comprendido entre el 29 al 31 de mayo de 2017, el Gerente General viajó a Guadalajara para una Conferencia. Con base a la información registrada en los informes de actividades de supervisión No. 1 y No. 2, cotizaciones8 y los soportes de pagos entregados por la empresa mediante oficio EXT18-0000421 del 29 de agosto de 2018, se identificó que, con relación a la visita técnica a Panamá, Compensar remitió la cotización No. 400044 de mayo 11 de 2017, a la Gerencia Administrativa y Financiera en junio de 2017, por valor de $4.113.969 y se pagó mediante orden de pago 29, el 30 de junio de 2017. Respecto al viaje a Guadalajara, Compensar remitió la cotización No. 400982 sin fecha, en junio de 2017, por valor de $3.851.620 y se pagó mediante orden de pago 30, el 30 de junio de 2017; como se detallan en los cuadros 5 y 6.

Cuadro 5 COTIZACIONES DE COMPENSAR PARA EL SUMINISTRO DE TIQUETES AÉREOS

Cifras en pesos

COTIZACION No.

FECHA COTIZACION

CONCEPTO VALOR

SUBTOTAL VALOR IVA

VALOR PAGADO

400044 Mayo 11 de

2017

AGV 06/2017 Visita Técnica -Tiquetes

Ciudad de Panamá Fac 951008090

4.059.635 54.334 4.113.969

400982 No informa AGV 06/2017 Visita Técnica

Tiquete Guadalajara/951008205 3.755.164 96.456 3.851.620

Fuente: Expediente Contractual. Cotización No. 400044: folio 125 a 127 y Cotización No. 400982: folio 130 a 132 Elaboró: Equipo auditor-Dirección Sector Movilidad- Contraloría de Bogotá, D.C.

8 Las cotizaciones e informes de actividades se solicitaron mediante correo electrónico institucional, el 05 de Julio de 2018 y entregados por la EMB en un CD el 10 de Julio de 2018.





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Cuadro 6 FACTURAS PRESENTADAS POR COMPENSAR Y PAGOS REALIZADOS POR LA EMB

Fecha Factura

Factura Descripción Comprobante

de Egreso

Fecha Comprobante

de Egreso

N° de Orden de

Pago

Fecha Orden de Pago

2017-06-13 17898211 Tiquetes aéreos Ciudad de

Panamá 58 30/06/2017 29 30/06/2017

2017-06-13 17899390 Tiquete aéreo Guadalajara 59 30/06/2017 30 30/06/2017

Fuente: Oficio Empresa Metro S.A EXT18-0000421 del 2018-06-29 Elaboró: Equipo auditor-Dirección Sector Movilidad- Contraloría de Bogotá, D.C.

De los hechos expuestos, se observa que los tiquetes aéreos suministrados por Compensar, con destino a la ciudad de Panamá del 11 al 13 de mayo de 2017 y a la ciudad de Guadalajara del 29 al 31 de mayo de 2017, se utilizaron antes de la suscripción del Contrato de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión No. 09 de 2017, esto es, el 01 de Junio de 2017, con apropiación presupuestal a través del CRP N° 029 con fecha de expedición el 1 de junio de 2017 y en consecuencia aprobado su pago9.

De los hechos expuestos anteriormente, se concluye que se transgrede lo establecido en el Artículo 71 del Decreto 111 de 1996 “Por el cual se compilan la Ley 38

de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del

Presupuesto”, que establece:

“ARTICULO 71. Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos.

9 oficio # 2-2018-15159 del 1 de agosto de 2018 se solicitó a la EMB: “Indicar los motivos por los cuales con cargo al Contrato de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión No 09 de 2017 suscrito el 1 de junio de 2017, se pagaron los tiquetes aéreos para los funcionarios que fueron comisionados para viajar a la ciudad de Panamá del 11 al 13 de mayo de 2017 y a Guadalajara del 29 al 31 de mayo, los cuales se relaciona a continuación:..” oficio EXT18-0000568 da respuesta en los siguientes términos: “Teniendo en cuenta que Compensar es la Caja de Compensación de la Empresa y que la misma cuenta con agencia de viajes, se solicitó la emisión de los tiquetes para ser pagados directamente a la Caja. En ese momento se gestionaba ya la contratación de Compensar como Operador Logístico de la empresa y cuando se emitió la facturación de los tiquetes que siempre es posterior a su solicitud, ya el contrato estaba vigente y había sido creado en la base de contratación de Compensar; por lo tanto, la facturación que generó la obligación de pago, se emitió con cargo al contrato.”


http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0179_1994.html#1





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En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible, o sin la autorización previa del Confis o por quien éste delegue, para comprometer vigencias futuras y la adquisición de compromisos con cargo a los recursos del crédito autorizados.

Para las modificaciones a las plantas de personal de los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, que impliquen incremento en los costos actuales, será requisito esencial y previo la obtención de un certificado de viabilidad presupuestal, expedido por la Dirección General del Presupuesto Nacional en que se garantice la posibilidad de atender estas modificaciones. Cualquier compromiso que se adquiera con violación de estos preceptos creará responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones (Ley 38/89, artículo 86, Ley

179/94, artículo 49).” (Negrilla fuera del texto original) Por otra parte, se incumple lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1593 de 2012, “Por medio de la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de

Apropiaciones para la vigencia fiscal del 1° de enero al 31 de diciembre de 2013”, que establece: “Artículo 14. Prohíbase tramitar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos. El representante legal y ordenador del gasto o en quienes estos hayan delegado,

responderán disciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo establecido en esta norma”. (Negrilla fuera del texto original). Análisis de la respuesta: De acuerdo con el análisis efectuado a la respuesta remitida por la EMB, al Informe Preliminar de Auditoria, mediante el oficio EXTS18-0002885, radicado el 21 de septiembre de 2018, en la Contraloría de Bogotá D.C., bajo el #1-2018-21688, se pudo establecer que si bien es cierto, existía el CDP 021 de mayo 10 de 201710 por concepto de “Apoyo a la gestión de la empresa Metro de Bogotá S.A. en la organización y

correcta ejecución de los diferentes eventos y/o actividades que requiera para el

cumplimiento de sus funciones”, para la época en que se realizaron los viajes (visita técnica a la ciudad de Panamá del 11 al 13 de mayo de 2017 y la Conferencia de Guadalajara del 29 al 31 de mayo de 2017), no existía un registro presupuestal ni un Contrato suscrito, para cumplir dicha obligación, solamente una minuta de contrato; que es una mera expectativa para la obligación contractual.

10 Es el documento expedido por el funcionario responsable de presupuesto o quien desempeñe estas funciones en cada

entidad, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace uso de la apropiación presupuestal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal. Fuente: página web Secretaria General Alcaldía Mayor de Bogotá. http://secretariageneral.gov.co/transparencia/informacion-interes/glosario/certificado-disponibilidad-presupuestal






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Siendo así, que los tiquetes aéreos fueron pagados por la EMB, mediante las órdenes de pago No. 29 y 30 de junio 30 de 2017, en virtud del Contrato de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión No. 09 de 2017, suscrito el 1 de junio de 2017. Tanto es así, que la misma EMB, en su respuesta expresó que Compensar “asumió la expedición de los tiquetes y solamente gestionó su cobro, cuando se legalizó el

contrato.”, corroborando la situación evidenciada por el Equipo Auditor. Respecto de los hechos anteriormente expuestos, se infiere que la empresa adquirió una obligación de un gasto sin registro presupuestal, configurándose la legalización del servicio prestado posteriormente, bajo el registro presupuestal No. 029 del 1 de junio de 2017 y el Contrato de Prestación de No. 09 del 1 de junio de 2017. Por lo anteriormente expuesto, se configura como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria y penal. Se dará traslado a la Personería de Bogotá D.C y a la Fiscalía General de la Nación para lo de su competencia y se deberá incluir en el Plan de Mejoramiento que presente la empresa. 3.1.3.1.4 Hallazgo administrativo, porque la EMB incurre en gastos de alimentos y bebidas y en gastos suntuarios, con recursos del Contrato de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión No. 09 de 2017, en contravía a los principios de racionalización y eficiencia del gasto público. Los servicios prestados por Compensar, comprenden la compra de tiquetes aéreos, el apoyo logístico para las jornadas informativas, suministro de transporte para los recorridos, atenciones a los miembros de la Junta Directiva, reuniones, desayunos de trabajo, eventos de promoción institucional, reuniones con el Concejo de Bogotá y eventos varios, que tuvieron un costo de $434.306.657, como se detalla a continuación:

Cuadro 7 BIENES Y SERVICIOS SUMINISTRADOS POR COMPENSAR

No CONCEPTO DESCRIPCION VALOR

1 Compra de tiquetes aéreos

Para los funcionarios que son comisionados para realizar vistas técnicas, asistir a congresos, dictar conferencias, etc.

28.626.604

2 Jornadas Informativas

Jornadas dirigidas a las empresas internacionales y nacionales interesadas en participar en el proyecto

198.142.767 Jornada ciudadana de aseo, limpieza y transformación en un espacio público.

Jornada Informativa y Ronda de Relacionamiento Empresarial

3 Recorridos Recorrido con la Banca Multilateral trazado PLMB, patio taller, Subestación Chicalá, empresa CEMEX, Subestaciones eléctricas, al humedal La Vaca.

2.177.131

4 Juntas Directivas Apoyo logístico para atender a los miembros de la Junta Directiva. 8.387.479





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No CONCEPTO DESCRIPCION VALOR

5 Reuniones

Reunión de avance comunidades y comerciantes zona de influencia del proyecto.

18.913.704 Reunión Universidades -ONGS Ambientales

Reuniones Censo Titulares Predios para Primera Línea EMB.

6 Desayuno de trabajo Sesión de trabajo para revisión de los documentos para el proceso de contratación de la Gerencia de proyectos (Project Management Office “PMO”) para el Proyecto de la PLMB.

1.768.012

7 Promoción Institucional

Suministro de chaquetas, actividades de bienestar para los funcionarios, arreglos florales para la recepción, Suministro e instalación de películas froster americana Sam Blasting sobre vidrios para paneles oficinas y producción e instalación de avisos de señalización interna oficinas, evento cierre de gestión, decoración y árbol de navidad.

38.543.732

8 Mesas de Trabajo con el Concejo

Con el propósito de presentar el proyecto de acuerdo de Vigencias Futuras y cupo de endeudamiento

47.933.966

9 Eventos varios

Firma Convenio de Cofinanciación de la Primera Línea Metro Bogotá con la Alcaldía Mayor de Bogotá

89.813.261

Mesa Interinstitucional del Distrito

Asambleas Metro de Bogotá

Taller OCDE y la Secretaria de Transparencia

Misión de Preparación Banca Multilateral

Planeación Estratégica Metro

Divulgación y socialización de la Primera Línea EMB

Exhibición Feria de Movilidad y Transporte

Alquiler Sala de Edición de Videos

VALOR TOTAL BIENES Y SERVICIOS SUMINISTRADOS POR COMPENSAR 434.306.657

Fuente: Oficio EMB EXT18-0000421 del 2018-06-29 Elaboró: Equipo auditor-Dirección Sector Movilidad- Contraloría de Bogotá, D.C.

Durante el proceso auditor, se revisaron los soportes de los 63 pagos realizados a Compensar, en el periodo comprendido entre el 15 de junio de 2017 y el 14 de junio de 2018. Por otra parte, la EMB, mediante oficio con radicado EXTS 18-0002794 del 24 de agosto de 2018, adjuntó la política de austeridad del gasto que se aplica en desarrollo de los procesos de gestión institucional, con recursos de la EMB. El documento contiene criterios generales conforme a la normatividad vigente y con relación a los gastos de servicios administrativos regula temas como: (a) uso racional de servicios públicos, (b) limitación en la suscripción de interés profesional, con respectiva justificación, (c) diligenciamiento de formato para el uso de fotocopia, (d) ayudas audiovisuales solo para actividades institucionales, (e) la no autorización para sufragar gastos relacionados con clubes sociales o similares, entre otros de interés personal o de terceros, (f) restricción de llamadas internacionales, nacionales y las de celular autorizadas cuando las necesidades del servicio lo





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exijan, (g) el uso limitado de vehículos oficiales, (h) limitación de eventos, realización cuando sean estrictamente necesarios. En cuanto a la revisión de cotizaciones, informes de actividades e informes de supervisión del expediente contractual, se identificaron los gastos que se mencionan a continuación, para los cuales cabe resaltar que, no se contemplan en forma previa y detallada en la política de austeridad del gasto vigente en la empresa, debido a que ésta regula criterios generales:

Juntas Directivas: En el periodo comprendido entre el 28 de junio de 2017 y el 31 de mayo de 2018, se han llevado a cabo 11 reuniones de Junta Directiva, durante las cuales Compensar, ha suministrado alimentos y bebidas por valor de $8.387.479.

Cuadro 8 REUNIONES DE JUNTA DIRECTIVA

Cifras en pesos

INFORME No

EVENTO FECHA DEL EVENTO VALOR

EVENTO

5 Reunión Junta Directiva Sede Edificio Calle 94 Junio 28 de 2017 330.011

14 Reunión Junta Directiva Sede de la Empresa Octubre 26 de 2017 506.869

16 Reunión Junta Directiva Sede de la Empresa Octubre 18 de 2017 259.230

27 Reunión Junta Directiva Sede de la Empresa Noviembre 30 de 2017 220.345

28 Reunión Junta Directiva Sede de la Empresa Diciembre 6 de 2017 341.929

39 Reunión Junta Directiva Sede de la Empresa Enero 25 de 2018 503.989

45 Reunión Junta Directiva Sede de la Empresa Febrero 20 de 2018 1.361.453

47 Reunión Junta Directiva Sede de la Empresa Marzo 1 de 2018 251.994

52 Reunión Junta Directiva Hotel Artisan Bogotá. D.C Abril 2 de 2018 2.126.000

60 Reunión Junta Directiva Sede de la Empresa Abril 17 de 2018 1.835.000

62 Reunión Junta Directiva Sede de la Empresa Mayo 31 de 2018 650.660

VALOR TOTAL APOYO LOGISTICO PARA LAS REUNIONES DE JUNTA DIRECTIVA 8.387.479

Fuente: Oficio EMB EXT18-00002769 del 2018-08-15, Oficio EMB EXT18-00002794 del 24/08/2018-Expediente Contractual-CD suministrado por la EMB el 10 de julio de 2018.

Elaboró: Equipo auditor-Dirección Sector Movilidad- Contraloría de Bogotá, D.C.

Desayuno de Trabajo: realizado el 20 de octubre de 2017, “para revisión de los

documentos para el proceso de contratación de la Gerencia de proyectos (Project Management

Office “PMO”) para el Proyecto de la PLMB”, con personal directivo de la EMB y la Financiera de Desarrollo Nacional-FDN en el The Artisan D.C Hotel, así:





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Cuadro 9 REUNION DESAYUNO DE TRABAJO

INFORME No

EVENTO FECHA DEL EVENTO VALOR

EVENTO

17 Desayuno de trabajo Octubre 20 de 2017 1.768.012

VALOR TOTAL DESAYUNO DE TRABAJO 1.768.012

Fuente: Oficio EMB EXT18-00002769 del 2018-08-15, Oficio EMB EXT18-00002794 del 24/08/2018-Expediente Contractual-CD suministrado por la EMB el 10 de julio de 2018.

Elaboró: Equipo auditor-Dirección Sector Movilidad- Contraloría de Bogotá, D.C.

Promoción institucional: se suministraron arreglos florales para la recepción por valor de $2.891.476 en el periodo comprendido entre agosto y diciembre de 2017 y enero y abril de 2018, como se detalla en cuadro 10:

Cuadro 10

ARREGLOS FLORALES SUMINISTRADOS POR COMPENSAR Cifras en pesos

Fuente: Oficios EXTS 18-0002769 del 2018-08-15, Oficio EXTS 18-0002794 del 24/08/2018-Expediente Contractual-CD suministrado por la EMB el 10 de julio de 2018 Elaboró: Equipo auditor-Dirección Sector Movilidad- Contraloría de Bogotá, D.C.

Mesas de trabajo realizadas con los Honorables Concejales de Bogotá y sus equipos de trabajo, para presentar y analizar el Proyecto de Acuerdo 602 de 2017 y el Proyecto de Acuerdo 663. Llama la atención, que atendiendo las indicaciones dadas por el profesional de enlace de la Secretaria Distrital de Movilidad y de la Secretaría Distrital de Gobierno con el Concejo de Bogotá11, la EMB, debió proveer los refrigerios y almuerzos para los Concejales de la Comisión de Hacienda, Concejales de otras Comisiones, asesores, Secretario de la Comisión de Hacienda y auxiliares, el equipo de la cabina de sonido, el equipo de los entes de control y los Secretarios de Despacho y sus

11 Informes Ejecutivos de Gestión Nº 15,18 y 38, emitidos por la Oficina Asesora de Comunicaciones.

COTIZACIÓN No

FECHA COTIZACIÓN

DESCRIPCION INFORME SUPERVISIÓN VALOR

409907 Agosto 14 de

2017

Informe de Supervisión No. 22 Ambientación y adecuación de espacios: arreglos florales semanales para la recepción de la EMB S.A., a partir de agosto14 hasta noviembre 27 de 2017.

1.364.272

409907 (2) Diciembre 4

de 2017

Informe de Supervisión No. 29 Ambientación y adecuación de espacios: arreglos florales para la recepción de la EMB S.A., los días 4,11 y 18 de días diciembre de 2017.

244.202

431225

Enero 9 de 2018

Abril 2 de 2018

Informe de Supervisión No. 58 “Promoción Institucional ambientación y adecuación de espacios” Desde enero 9 hasta el abril 2 de 2018

1,283,002

VALOR TOTAL ARREGLOS FLORALES 2.891.476





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asesores, para las mesas de trabajo realizadas para presentar y analizar el Proyecto de Acuerdo No. 602 de 2017 y el Proyecto de Acuerdo No 663, por valor de $47.933.966, como se muestra a continuación:

Cuadro 11 MESAS DE TRABAJO REALIZADAS CON EL CONCEJO

Cifras en pesos

INFORME EJECUTIVO DE GESTIÓN VALOR

Informe Ejecutivo de Gestión No 11-Balance Actividad Desayuno de Trabajo proyecto Vigencias Futuras Durante tres días (Septiembre 27, 28 y 29 de 2017) se realizaron mesas de trabajo con los Concejales de Bogotá y sus equipos de trabajo, con el propósito de presentar el proyecto de acuerdo de Vigencias Futuras y resolver las dudas expuestas. Las jornadas se cumplieron conforme a lo previsto.

2.903.855

Informe Ejecutivo de Gestión No. 13-Balance Actividad Desayuno de Trabajo proyecto Vigencias Futuras Durante tres días (Octubre 3, 4 y 5 de 2017) se realizaron mesas de trabajo con los Concejales de Bogotá y sus equipos de trabajo, con el propósito de presentar el proyecto de acuerdo de Vigencias Futuras y resolver las dudas expuestas. Las jornadas se cumplieron conforme a lo previsto

3.440.001

Informe Ejecutivo de Gestión No. 15-Balance Actividad Desayuno de Trabajo proyecto Vigencias Futuras El martes 17 de octubre, a las 2:00 p.m., por instrucciones del Presidente de la Comisión de Hacienda del Concejo de Bogotá, Honorable Concejal Julio César Acosta Acosta y conforme a lo establecido en el Articulo 70 del Acuerdo 348 de 2008, se llevó a cabo la sesión para la Presentación del Proyecto de Acuerdo 602 de 2017, “Por medio del cual se autoriza a Bogotá D.C. para que a través de la Secretaria Distrital de Hacienda asuma obligaciones para garantizar el aporte del Distrito Capital a la cofinanciación del Sistema Integrado de Transporte Masivo de Bogotá – Primera Línea del Metro – Tramo 1 con cargo a vigencias futuras ordinarias del periodo 2018 -2041”. Igualmente, en el Concejo de Bogotá, se llevó a cabo la discusión del proyecto en Comisión de Hacienda los días lunes 23 y martes 24 de octubre. Conforme a lo indicado por el profesional de enlace de la Secretaria Distrital de Movilidad con el Concejo de Bogotá, para las tres jornadas previstas, teniendo en cuenta que serán largas jornadas de trabajo, la Empresa Metro de Bogotá S.A. debió proveer los refrigerios y/o almuerzos para:

Honorables Concejales de la Comisión

Honorables Concejales de otras comisiones

Asesores de los Honorables Concejales

Secretario de la Comisión de Hacienda y cinco auxiliares

El equipo de la cabina de sonido

El equipo de los entes de control

Los Secretarios de Despacho y asesores

12.613.697

Informe Ejecutivo de Gestión No. 18-Balance Actividad Desayuno de Trabajo proyecto Vigencias Futuras El lunes 30 de octubre, desde las 9:00 a.m., por instrucciones del Presidente de la Comisión de Hacienda del Concejo de Bogotá, Honorable Concejal Julio César Acosta Acosta y conforme a lo establecido en el Articulo 70 del Acuerdo 348 de 2008, se llevó a cabo la sesión plenaria para el análisis del Proyecto de Acuerdo 602 de 2017, “Por medio del cual se autoriza a Bogotá D.C. para que a través de la Secretaria Distrital de Hacienda asuma obligaciones para garantizar el aporte del Distrito Capital a la cofinanciación del Sistema Integrado de Transporte Masivo de Bogotá – Primera Línea del Metro – Tramo 1 con cargo a vigencias futuras ordinarias del periodo 2018 -2041”. La jornada continuó el martes 31 de octubre, desde las 9:00 a.m., y la misma concluyó con la aprobación en plenaria del Acuerdo 602 de 2017. Conforme a lo indicado por el profesional de enlace de la Secretaria Distrital de Movilidad con el Concejo de Bogotá, para las dos jornadas previstas, teniendo en cuenta que correspondían a largas jornadas de trabajo, la Empresa Metro de Bogotá S.A. debió proveer los refrigerios y/o almuerzos para:




8.835.036





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INFORME EJECUTIVO DE GESTIÓN VALOR




Los Secretarios de Despacho y asesores.

Informe Ejecutivo de Gestión No. 38-Balance evento El domingo 21 de enero, desde las 9:00 a.m., por instrucciones del Presidente de la Comisión de Hacienda del Concejo de Bogotá, Honorable Concejal Julio César Acosta Acosta, y conforme a lo establecido en el Articulo 70 del Acuerdo 348 de 2008, se llevó a cabo la sesión en Comisión de Hacienda para el análisis del Proyecto de Acuerdo 663, “Por medio del cual se autoriza un cupo de endeudamiento hasta por diez billones ochocientos cincuenta mil millones ($10.850.000.000.000) de pesos constantes de 2017 para la empresa Metro de Bogotá S.A. y se dictan otras disposiciones. La jornada continuó el lunes 22 de enero, desde las 2:00 p.m., y la misma concluyó con la aprobación en comisión del Acuerdo 663. Conforme a lo indicado por el profesional de enlace de la Secretaria Distrital de Gobierno con el Concejo de Bogotá, para las dos jornadas previstas, teniendo en cuenta que correspondían a largas jornadas de trabajo, la Empresa Metro de Bogotá S.A. debió proveer los refrigerios y/o almuerzos para:








11.351.638

Informe Ejecutivo de Gestión No. 41- Balance evento El 31 de enero, desde las 9:00 a.m., por instrucciones del Secretario General de Organismo de Control Luis Alberto Donoso Rincón, conforme a lo establecido en el Articulo 60 del Acuerdo 348 de 2008, se llevó a cabo la sesión en Plenaria Extraordinaria para el análisis del Proyecto de Acuerdo 663, “Por medio del cual se autoriza un cupo de endeudamiento hasta por diez billones ochocientos cincuenta mil millones ($10.850.000.000.000) de pesos constantes de 2017 para la empresa Metro de Bogotá S.A. y se dictan otras disposiciones. La jornada continuó el 01 de febrero, desde las 9:00 a.m., y la misma concluyó con la aprobación en plenaria del Acuerdo. Conforme a lo indicado por el profesional de enlace de la Secretaria Distrital de Gobierno con el Concejo de Bogotá, para las dos jornadas previstas, teniendo en cuenta que correspondían a largas jornadas de trabajo, la Empresa Metro de Bogotá S.A. debió proveer almuerzos para:








8.789.740

VALOR TOTAL ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA LAS MESAS DE TRABAJO CON EL CONCEJO 47.933.966

Fuente: Oficios EXTS 18-0002769 del 2018-08-15, Oficio EXTS 18-0002794 del 24/08/2018-Expediente Contractual-CD suministrado por la EMB el 10 de julio de 2018 Elaboró: Equipo auditor-Dirección Sector Movilidad- Contraloría de Bogotá, D.C.

Pago de propinas: revisados los Informes Ejecutivos de Gestión y las cotizaciones presentadas por Compensar, se evidenció que se pagó $864.460, por concepto de propinas en desayunos de trabajo y en el evento realizado para el cierre de gestión, como se discrimina en el cuadro 12:





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Cuadro 12 EVENTOS DONDE SE INCLUYO EL PAGO DE PROPINAS

INFORME No

COTIZACIÓN No

FECHA COTIZACIÓN

EVENTO FECHA DEL

EVENTO DESCRIPCIÓN VALOR

11 407169 Octubre 9 de

2017

Desayuno de Trabajo Club de

Banqueros

Septiembre 27 de 2017

200501 SERVICIO VOLUNTARIO AYB /

METRO / CLUB BANQUEROS

$46.200




$56.100




$68.200

17 418729 Octubre 23 de

2017

Desayuno de Trabajo THE

ARTISAN

Octubre 20 de 2017

Propina $101.060

33 423842 Diciembre de

2017 Cierre de Gestión

Diciembre 21 de 2017

Un servicio voluntario 10% sobre A&B -

METRO $592.900

VALOR TOTAL PROPINAS 864.460

Fuente: Oficios EXTS 18-0002769 del 2018-08-15, Oficio EXTS 18-0002794 del 24/08/2018-Expediente Contractual- CD suministrado por la EMB el 10 de julio de 2018. Elaboró: Equipo auditor-Dirección Sector Movilidad- Contraloría de Bogotá, D.C.

Este Órgano de Control, mediante el oficio # 2-201818553 del 21-08-2018, solicitó

a la EMB: “Indicar los motivos por los cuales la empresa Metro de Bogotá S.A. incluye el pago de

propinas dentro de los servicios que le presta Compensar, como se detalla a continuación:..” Al respecto, la empresa mediante el oficio EXTS18-0002794 del 24-08-2018 indicó:

“Como pudo observar el equipo auditor, el pago de propinas es excepcional y únicamente se ha causado, en servicios contratados a través de aliados de Compensar y no en el marco de servicios prestados directamente por esta caja de compensación. Estos pagos corresponden a una retribución por los servicios prestados en casos especiales, en los cuales la calidad y oportunidad del servicio era muy importante para el éxito de los eventos. Estos gastos que son puntuales para eventos estratégicos, no son materiales y según entendemos no están prohibidos por las normas vigentes, sin desconocer el uso racional que debe efectuarse sobre

los mismos.” 12

Como antecedentes normativos vigentes en materia de austeridad, se tiene el Decreto 1737 de 1998, “Por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten

a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las entidades públicas que

manejan recursos del Tesoro Público.”; sus Decretos modificatorios, el Decreto 2445 de 2000, Decreto 984 de 2012. En el ámbito de Distrito Capital, el Decreto 30 de 1999, Circular Alcaldía Mayor de Bogotá 12 de 2011, Directiva presidencial 01 de 2016, motivados en la racionalización del Gasto Público del Distrito Capital, que permita

12 Oficio EXTS18-0002794 del 24/08/2018





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la utilización eficiente y eficaz de los recursos Distritales por parte de todos los organismos que soportan los gastos de las finanzas de Bogotá. D.C. Sobre el análisis de los gastos de la información mencionada, se considera desde una perspectiva de racionalización del gasto y eficiencia del presupuesto, que se han realizado pagos frecuentes por concepto de consumo de productos de alimentos y bebidas para eventos corporativos como: reuniones de Juntas Directivas, mesas de trabajo con los Honorables Concejales, un (1) desayuno de trabajo, y de productos suntuosos tales como: arreglos florales y pago de propinas, que permitan deducir la no optimización de la compra, en forma sustentada, medida y controlada.

Análisis de la respuesta: De acuerdo con el análisis efectuado a la respuesta remitida por la EMB, al Informe Preliminar de Auditoría, mediante el oficio EXTS18-0002885, radicado el 21 de septiembre de 2018, en la Contraloría de Bogotá D.C., bajo el #1-2018-21688, se reconoce la necesidad de la empresa de realizar reuniones con los “representantes

de los estructuradores, de las corporaciones públicas con poder de decisión frente al proyecto, de las entidades nacionales y distritales, de los miembros de la Junta Directiva y la Asamblea General”. Así mismo, se aceptan los argumentos de la EMB, respecto a la “relevancia e impacto

de los temas estudiados” y que en consecuencia se ofrezca “alimentos y bebidas como un

mínimo de reciprocidad y bienestar para los participantes” que no han tenido reparos “de

horarios y tiempo”. No obstante lo anterior, es pertinente mencionar que el hallazgo administrativo continúa desde una perspectiva de la racionalización del gasto y eficiencia del presupuesto. Por lo anteriormente expuesto, se configura como hallazgo administrativo. Se deberá incluir en el Plan de Mejoramiento que presente la empresa.

3.1.3.1.5 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por las deficiencias en la supervisión y control del Contrato de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión No. 09 de 2017 suscrito con Compensar. Durante el proceso auditor se revisaron los Informes de Actividades e Informes de Supervisión del periodo comprendido entre el 15 de junio de 2017 y el 14 de junio de 2018, realizados por la Gerencia Administrativa y Financiera, quien ejerce la Supervisión del Contrato; producto de la revisión se evidenció que:





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En once (11) de los 63 Informes, no se especifica claramente cuál fue el servicio o bien suministrado, como se muestra en el cuadro 13:

Cuadro 13 INFORMES DE ACTIVIDADES O SUPERVISIÓN

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN No. 09 DE 2017

INFORME DE ACTIVIDADES O SUPERVISIÓN

No

COTIZACIÓN DESCRIPCIÓN OBSERVACIÓN

1 400044

La Caja de Compensación Familiar cumplió con la obligación. "Cubrir los gastos de transporte y demás que demande la ejecución del objeto del contrato."

No se registra si los "gastos de transporte" corresponden a transporte terrestre o aéreo, por otra parte no se indica: el número de personas que utilizaron el transporte, la fecha en que se utilizó, el destino, el objeto de la comisión.

2 400982

La Caja de Compensación Familiar cumplió con la obligación. "Cubrir los gastos de transporte y demás que demande la ejecución del objeto del contrato."

No se registra si los "gastos de transporte" corresponden a transporte terrestre o aéreo, por otra parte no se indica: el número de personas que utilizaron el transporte, la fecha en que se utilizó, el destino, el objeto de la comisión.

5 404871

La Caja de Compensación Familiar cumplió con el servicio de apoyo técnico, operativo y logístico solicitado por la EMB S.A.

No se especifica cual fue el servicio prestado por Compensar que tuvo un costos de $330.011

7 411795

El contratista suministró los servicios de apoyo operativo y logístico a satisfacción de acuerdo a la solicitud realizada por la EMB S.A.

No se especifica cual fue el servicio prestado por Compensar que tuvo un costos de $9.258.903

11 407169

La Caja de Compensación Familiar cumplió con el servicio de apoyo técnico, operativo y logístico solicitado por la EMB S.A.

No se especifica cuál fue el servicio prestado por Compensar que tuvo un costos de $2.903.855

23 422231 Durante la visita de asesoría, se prestó el servicio técnico y logístico, conforme lo solicitado.

No se entiende cuál fue el servicio prestado denominado "visita de asesoría" en noviembre 17 de 2017, por valor de $1.031.335

26 422837 Durante la visita de asesoría, se prestó el servicio técnico y logístico, conforme lo solicitado.

No se entiende cuál fue el servicio prestado denominado "visita de asesoría", en noviembre 17 de 2017, por valor de$2.919.470

29 409907 (2)

Para la promoción institucional, se solicitó el siguiente servicio al contratista: Ambientación y adecuación de espacios diciembre

No se especifica en que consistió "la ambientación y adecuación de espacios diciembre" realizada por Compensar , que tuvo un costos de $244.202

30 426409

Para la promoción institucional, se solicitó el siguiente servicio al contratista: Ambientación y adecuación de espacios diciembre

No se especifica en que consistió "la ambientación y adecuación de espacios diciembre" realizada por Compensar, que tuvo un costos de $45.815

54 433782 Para la visita asesoría ciudad Londres, se suministraron todos los servicios logísticos solicitados por la EMB S.A.

No se entiende cuál fue el servicio prestado denominado "visita de asesoría ciudad de Londres ", que tuvo un costos de $5.367.665

58 431225 Para la “Promoción Institucional ambientación y adecuación de espacios”, Compensar suministró el apoyo logístico a

No se especifica cual fue "la ambientación y adecuación de espacios" realizada por





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INFORME DE ACTIVIDADES O SUPERVISIÓN

No

COTIZACIÓN DESCRIPCIÓN OBSERVACIÓN

satisfacción de acuerdo a la solicitud realizada.

Compensar, que tuvo un costos de $1.283.002

Fuente: Oficio EXTS 18-0002769 del 2018-08-15, Oficio EXTS 18-0002794 del 24/08/2018-Expediente Contractual-CD suministrado por la EMB el 10 de julio de 2018. Elaboró: Equipo auditor-Dirección Sector Movilidad- Contraloría de Bogotá, D.C.

Por otra parte se evidenció que Compensar presenta cotizaciones por conceptos, como: “Promoción Institucional Apoyo Logístico reunión”, “Promoción Institucional Clima

Organizacional”, “Promoción Institucional Ambientación y adecuación de espacios”, “Apoyo Reunión

Planeación Estratégica”, “Desarrollo Empresarial Integral”, “Reunión Junta Directiva 17 de Abril”, sin que se encuentren en el expediente contractual, los soportes donde se especifican los bienes suministrados y servicios prestados, situación que dificultó la revisión del contrato. Por tal motivo, se solicitó a la EMB, mediante el oficio # 2-2018-15159 del 2018-08-01, entregar los soportes de las cotizaciones, con el fin de verificar cuales fueron los bienes suministrados y los servicios prestados. La EMB, mediante el comunicado EXTS 18-0002794 del 24/08/2018, entregó la información solicitada, mediante la cual, se pudo determinar cuáles fueron los bienes y servicios suministrados por Compensar y se relacionan en el cuadro 14:

Cuadro 14 SOPORTES DE LAS COTIZACIONES PRESENTADAS POR COMPENSAR

INFORME DE ACTIVIDADES O

SUPERVISIÓN No COTIZACIÓN

DESCRIPCIÓN CONFORME A COMPENSAR

DESCRIPCIÓN SOPORTE DE LA COTIZACIÓN.

21 410060 201251 Promoción Institucional Apoyo Logístico reunión –Octubre.

201252 REFRIGERIO

201253 MUG TEMATICO CON DULCES - METRO - SMAARTI

201251 INSTITUCIONALIZACION HIJOS - METRO - SMAARTI

31 418757 201457 Promoción Institucional Clima Organizacional

201457 REF P-02 MINICAKE 1/16 CON LOGO EMPRESARIAL EMPACADO EN ENVASE METALICO /CASA DE PONQUES PALERMO

261777 TRANSPORTE DE MINICAKE

30 426409 205670- Promoción Institucional Ambientación y adecuación.

205670 Producción e instalación de 1 aviso de señalización interna oficinas Metro de Bogotá

33 423842 200697 / Promoción Institucional Cierre de Gestión - Actividad Clima Organizacional

Alimentos y bebidas

Actividad artística

Servicio de coordinación logística

Servicio voluntario





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INFORME DE ACTIVIDADES O

SUPERVISIÓN No COTIZACIÓN

DESCRIPCIÓN CONFORME A COMPENSAR

DESCRIPCIÓN SOPORTE DE LA COTIZACIÓN.

36 427831 D-4194-IT2018 Promoción Institucional Actividad Clima Organizacional

D-4194-IT2018-UN-MINICAKE 1/16-REF P02 CON LOGO EMPRESARIAL EMPACADO EN ENVASE METALICO

D-4149-IT2018-UN-TRANSPORTE

42 422895 Promoción Institucional Ambientación y Adecuación de espacios /Metro 953390694

EVE 12/2017 ag Leg Decoración y Árbol de Navidad Bogotá/Metro Fac 953390694 19% Incluye el servicio de transporte.

46 428401 Apoyo Reunión Planeación Estratégica

EDU 2018 - Desarrollo Empresarial Integral “Conferencia Historia que mueven montañas con Marcelo Arbeláez”

D-6987-UN SRV TRANSPORTE BUS 30 A 40 PAX

56 432624 EDU 2018 - Desarrollo Empresarial Integral

EDU 2018 - Desarrollo Empresarial Integral – Oscar Julián Soto Gil

58 431225 Promoción Institucional Ambientación y Adecuación de espacios

215590 RECEPCION - METRO – FLORILANDIA

D-4216-IT2018-UN-ATRI FUNEBRE

60 437898 Reunión Junta Directiva 17 de Abril LOGISTICA

ALIMENTOS & BEBIDAS

Fuente: Oficio EXTS 18-0002794 del 24/08/2018-Expediente Contractual. Elaboró: Equipo auditor-Dirección Sector Movilidad- Contraloría de Bogotá, D.C.

Adicionalmente, se encontró que los precios de las cotizaciones presentadas por Compensar y que se relacionan a continuación, en algunas ocasiones son mayores y en otras son menores, comparados con los de la propuesta económica presentada por Compensar en mayo 4 de 2017:

Cuadro 15 COTIZACIONES CON INCONSISTENCIAS EN LOS PRECIOS PAGADOS POR LA EMB A

COMPENSAR EN LA VIGENCIA 2017 INFORME

No COTIZACIÓN

No EVENTO FECHA DEL EVENTO

FACTURA No

FECHA FACTURA

3 398133 Alcance y Estado Proyecto Primera Línea del Metro de Bogotá PLMB

06/06/2017 17925602 23/06/2017

4 404872 Transporte recorrido con la Banca Multilateral -Metro Bogotá

27/06/2017 17992299 05/07/2017

5 404871 Catering Refrigerio Junta Directiva Metro de Bogotá

28/06/2017 18018108 12/07/2017

6 409150 Apoyo Jornada Bogotá Limpia 04/08/2017 18159933 24/08/2017

8 410510 Apoyo reunión de avance comunidades y comerciantes zona de influencia del proyecto

24/08/2017 18225437 15/09/2017

9 410551 Jornada Informativa-Traslado Speaker y logística

31/08/2017 18224076 15/09/2017

10 412256 Reunión Universidades -ONGS Ambientales

05/09/2017 18223744 15/09/2017

14 419599 Menú Compensar Catering # 5 Apoyo Junta Directiva

26/10/2017 18393947 03/11/2017

15 418284 Jornadas en Comisión de Hacienda. 17/10/2017 18393938 03/11/2017





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INFORME No

COTIZACIÓN No EVENTO FECHA DEL

EVENTO FACTURA

No FECHA

FACTURA

18/10/2017 19/10/2017

16 418510 Refrigerios Junta Directiva de Metro de Bogotá 18/10/2017 18394332 20/11/2017

18 420033 Plenaria Extraordinaria -Segundo Debate del Proyecto de Acuerdo N°602-2017

30/10/2017 31/10/2017

18394271 20/11/2017

19 421015 Firma Convenio de Cofinanciación de la Primera Línea Metro de Bogotá con Alcaldía Mayor de Bogotá

09/11/2017 18453579 22/11/2017

25 421684 Mesa Interinstitucional del Distrito 29/11/2017 18492872 11/12/2017

27 423892 Promoción Institucional Apoyo Reunión Junta Directiva Noviembre

30/11/2017 18508206 12/12/2017

35 425658 Transporte Recorrido Trazado 2018 2018/01/05 CAJC-

18688111 02/02/2018

37 427507 Asamblea Metro de Bogotá 17/01/2018 CAJC-

18688138 02/02/2018

Fuente: Oficio EXTS 18-0002769 del 2018-08-15-Expediente Contractual. Elaboró: Equipo auditor-Dirección Sector Movilidad- Contraloría de Bogotá, D.C.

Por tal motivo, mediante el oficio # 2-2018-15159 del 2018-08-01, se solicitó a la EMB: “Indicar los motivos por los cuales los precios pagados por la empresa Metro de Bogotá, S.A.

para la vigencia 2017, en algunas ocasiones son mayores y en otras menores a los registrados en la propuesta económica presentada por Compensar, como se muestra en el siguiente cuadro:..” La EMB, mediante el comunicado EXTS 18-0002794 del24 de agosto de 2018, dio respuesta en los siguientes términos:

“La diferencia en precios obedece en algunos casos a la presentación y contenido de los servicios efectivamente adquiridos al momento de la prestación efectiva de los mismos. Por ejemplo hay diferencia en precios por el menaje (vasos desechables o loza; vasos de plástico o cristal) En cuanto al contenido, por el tamaño de las porciones o productos ofrecidos. Otro de los aspectos que deben ser considerados es que se presentan diferencias en precio, dependiendo de la combinación de los servicios, lo que puede generar paquetes de eventos conformados, en donde se pueden manejar tarifas diferenciales dependiendo de la magnitud del evento, el horario, las actividades complementarias, los sitios de prestación del servicio, etc.; sin embargo no son diferencias sustanciales ni materiales. Para otros ítems, la referencia de los ítems identificada por el grupo auditor no es exacta y por eso se registra en el informe una diferencia en precios, en la revisión adelantada por la Empresa frente al requerimiento, se identifica que el valor unitario informado corresponde a dos eventos diferentes en cuanto a asistentes y escenarios se refiere. Otros ítems, ya han sido identificados por la empresa y requerida su explicación a Compensar, entidad que está realizando una evaluación interna a su sistema de facturación, con el compromiso de reconocer y realizar los ajustes que lleguen a encontrarse procedentes hacía arriba o abajo en tarifas, previa justificación de cada caso y, con la retroactividad que corresponda a la ejecución integral del contrato.





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Sin embargo, teniendo en cuenta que no se trata de diferencias materiales, el contrato ha continuado su ejecución, mientras se concluye la verificación de los posibles valores con desviación, para la toma de decisiones que corresponda, dentro del plazo de ejecución contractual. Lo anterior dada la diversidad de servicios y la combinación de los mismos en los denominados “eventos conformados” cuya organización depende de las características de la actividad a desarrollar, en cuanto a lugar, horario, público objetivo, montaje para la prestación del servicio, entre otros. Si bien es claro para la EMB y Compensar, que se deben efectuar los ajustes que lleguen a reconocerse, por menores que ellos sean; en la revisión preliminar adelantada se identifican diferencias en algunas referencias, cuyo valor cruzado entre mayores y menores valores facturados, arroja un saldo de $970.522 para la vigencia 2017; las cuales se evalúan con detalle frente al tipo de servicio que origina la diferencia, dada la combinación de actividades con precio

estándar y actividades especiales, que conforman en conjunto un solo evento.” (Negrilla fuera de texto).

Por otra parte, en las cotizaciones presentadas por Compensar, que se detalla en el cuadro 16, se encontró en algunos casos, que el incremento del valor unitario de algunos ítems, superan el valor del IPC, para la vigencia 2017 (4.66%):

Cuadro 16 COTIZACIONES CON INCONSISTENCIAS EN LOS PRECIOS PAGADOS POR LA EMB A

COMPENSAR EN LA VIGENCIA 2018 INFORME

No COTIZACIÓN

No EVENTO FECHA DEL EVENTO

FACTURA No

FECHA FACTURA

38 428626 Discusión del Proyecto de Acuerdo No. 663 21/01/2018 22/01/2018 27/01/2018

CAJC - 18688133

02/02/2018

39 429120 Reunión Junta Directiva 25/01/2018 CAJC-

18688126 02/02/2018

41 429704 Sesión Plenaria Proyecto de Acuerdo No. 663

31/01/2018 01/02/2018

CAJC-18740606

13/02/2018

43 430144 Misión de Preparación Banca Multilateral 06/02/2018 08/02/2018

CAJC-18745659

15/02/2018

45 431543 Apoyo logístico Junta Directiva 2018/02/20 20/02/2018 CAJC-

18791491 02/03/2018

47 433235 Apoyo Reuniones Junta Directiva 01/03/ 2018 CAJC-

18823039 08/03/2018

50 432920 Apoyo Reuniones Censo Titulares Predios para Primera Línea EMB

05/03/2018 06/03/2018 07/03/2018 10/03/2018

CAJC-18845248

15/03/2018

53 434550

Apoyo Logística Asamblea General Metro de Bogotá

15/03/2018 CAJC--

18961818 17/04/2018

62 442836 Junta Directiva Metro de Bogotá 31/05/2018 CAJC-

19173049 14/06/2018

Fuente: Oficio EXTS 18-0002769 del 2018-08-15-Expediente Contractual. Elaboró: Equipo auditor-Dirección Sector Movilidad- Contraloría de Bogotá, D.C.





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Teniendo en cuenta, que en el numeral 4 de la cláusula TERCERA– OBLIGACIONES

DEL CONTRATISTA, se establece: “4. Cumplir con lo ofrecido en su propuesta y mantener los valores ofertados para la vigencia

2017. Los incrementos tarifarios para el año 2018 serán ajustados de acuerdo al IPC.”, mediante el oficio # 2-2018-15159 del 2018-08-01-08, se solicitó a la EMB: “Indicar los motivos

por los cuales los precios pagados por la empresa Metro de Bogotá, S.A. para la vigencia 2018, en algunas ocasiones son mayores al incremento del IPC DEL 2017(4.66%), como se muestra a continuación:..” La EMB, mediante el comunicado EXTS 18-0002794 del 24 de agosto de 2018, dio respuesta en los siguientes términos: “Solicitamos retomar la respuesta al punto inmediatamente anterior, teniendo en cuenta que Compensar, a petición de la Empresa Metro, está revisando la referencia de las actividades facturadas a lo largo de la ejecución del contrato y observadas por EMB, para verificar si hay inconsistencias que generen valores a favor o en contra y poder realizar antes de la finalización del plazo de ejecución contractual los ajustes exigidos por la empresa y de ser necesario el reintegro de las sumas que no guarden correspondencia, por menores que las mismas sean. Es del caso tener en cuenta que al igual que para la vigencia 2017, se han estructurado paquetes de eventos conformados, por lo cual se ha solicitado la validación de todas las propuestas de la

vigencia frente a la propuesta inicial con el respectivo incremento.” (Negrilla fuera de texto). En conclusión, se evidencia deficiente control y seguimiento de las obligaciones contractuales por parte de la supervisión del Contrato y por lo tanto se incumple con lo indicado en el literal b) de la cláusula NOVENA – SUPERVISIÓN: b) Certificar el cumplimiento del objeto contratado, dentro de las condiciones exigidas. Análisis de la respuesta: De acuerdo con el análisis efectuado a la respuesta remitida por la EMB, al Informe Preliminar de Auditoria, mediante el oficio EXTS18-0002885, radicado el 21 de septiembre de 2018, en la Contraloría de Bogotá D.C., bajo el #1-2018-21688, se concluye que la EMB, acepta la observación formulada respecto a los mayores valores pagados por la EMB a Compensar, tanto en la vigencia 2017 y 2018 y producto de ello Compensar procederá a reintegrar los valores correspondientes. Sin embargo, no responde los cuestionamientos frente a: i) que en los Informes de Supervisión no se especifica claramente cuál fue el servicio o bien suministrado y ii) que en el expediente contractual no se encuentran los soportes donde se especifican los bienes suministrados y los servicios prestados.





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Por lo anteriormente expuesto, se configura como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria. Se dará traslado a la Personería de Bogotá D.C para lo de su competencia y se deberá incluir en el Plan de Mejoramiento que presente la empresa. 3.1.3.2. Convenio Interadministrativo No. 033 de 2017

El 10 de noviembre de 2017, la EMB, suscribió el Convenio Interadministrativo No. 033 de 2017, con el Instituto para la Economía Social -IPES, cuyo objeto es “Aunar

esfuerzos técnicos, administrativos y financieros, para formular e implementar el plan integral para ocupantes del espacio público -OEP- de la primera línea del metro de Bogotá (PLMB) tramo 1, en su

componente de vendedores informales.”, El Convenio tiene un valor de $196.200.000 y se desarrollará en tres (3) fases así: fase 1 tendrá una duración de 12 meses y el plazo de la fase 2 y 3 se definirán de común acuerdo entre las partes. Los aportes de la EMB, son $196.200.000 y los aportes del IPES, son especie así: Base de datos (HEMI) y la Formulación del Plan Integral para ocupantes del Espacio público, en su componente de vendedores informales. La Supervisión del Convenio es ejercida de manera conjunta por un Comité Coordinador, el cual estará conformado por dos (2) delegados de cada una de las entidades. El 10 de noviembre de 2017, se firma el Acta de Inicio y en desarrollo de los compromisos pactados en la Fase 1, el IPES, se compromete a entregar a la EMB, los documentos que se describen en el cuadro 17:

Cuadro 17 PRODUCTOS QUE DEBE ENTREGAR EL IPES A LA EMB

ENTREGABLE No

DESCRIPCIÓN FECHA DE ENTREGA

1 Procedimiento, metodología y cronograma de trabajo para la formulación del Plan

30 días calendario siguientes a la suscripción del Acta de Inicio.

2

Política para la estructuración del Plan Integral para Ocupantes del Espacio Público, en su componente de vendedores informales.

10 días calendario siguientes a la aprobación del Entregable No. 1

3 Plan Integral para ocupantes del espacio público, en su componente de vendedores informales.

60 días calendario siguientes a la aprobación del Entregable No. 2





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ENTREGABLE No

DESCRIPCIÓN FECHA DE ENTREGA

4

Entrega documento final tras ajustes señalados por el Ministerio de Transporte y Banca Multilateral del Plan para ocupantes del espacio público.

Cuando el Plan haya recibido la aprobación el Ministerio de Transporte y la no objeción de la Banca Multilateral

Fuente: Expediente Contractual. Elaboró: Equipo auditor-Dirección Sector Movilidad- Contraloría de Bogotá, D.C.

El 3 de mayo de 2018, se firma el Otrosí No. 1, con el objeto de modificar los entregables 3 y 4 de la Fase 1, establecidos en la Cláusula Cuarta del Convenio. Con corte al 23 de junio de 2018, el avance del contrato es del 95% y el 10 de agosto de 2018, se informa por parte de la EMB, que el entregable 4, se encuentra en ejecución. Producto de la revisión realizada a este Contrato, se encontraron las siguientes observaciones: 3.1.3.2.1. Hallazgo administrativo, porque los documentos de la etapa precontractual que dieron origen a la suscripción del Convenio Interadministrativo No. 033 de 2017, suscrito entre la EMB y el Instituto para la Economía Social-IPES, no registran la fecha de elaboración y las páginas del Convenio no se encuentran numeradas. Revisados los documentos de la etapa precontractual que dieron origen a la suscripción del Convenio Interadministrativo No. 033 de 2017, se evidencia que no se registra la fecha de elaboración para el “Acto Administrativo de Justificación de

Contratación Directa” y los “Estudios Documentos Previos para Procesos de Contratación Directa” Acto Administrativo de Justificación de la Contratación Directa está enumerado, pero no presenta la fecha de elaboración. El documento “Estudios y Documentos Previos para Procesos de Licitación, Concurso de Méritos,

Selección Abreviada y Contratación Directa”, está enumerado, pero no presenta la fecha de elaboración. El Convenio Interadministrativo No 033 de 2017, suscrito entre la EMB y el Instituto para la Economía Social-IPES, no está numerado. Se denota debilidad en el diseño de los documentos que respaldan el procedimiento de la actividad contractual, en su etapa precontractual, de modo que a falta de un





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espacio para la transcripción de la fecha de suscripción de cada documento, estos no contienen la misma, dejando libres interpretaciones, falta de claridad, confiabilidad y oportunidad en la información de los registros revisados. Es de resaltar que, bajo el principio de la función administrativa responsabilidad y transparencia, la proyección de los actos administrativos y los documentos de la gestión contractual, deben garantizar seguridad jurídica, que no conduzcan a dudas respecto a las fechas ciertas de su realización. Análisis de la respuesta: De acuerdo con el análisis efectuado a la respuesta remitida por la EMB, al Informe Preliminar de Auditoria, mediante el oficio EXTS18-0002885, radicado el 21 de septiembre de 2018, en la Contraloría de Bogotá D.C., bajo el #1-2018-21688, se concluye que la EMB, acepta que los documentos de la etapa precontractual no registran fecha. Por otra parte, se precisa que no es procedente que “se tome” como fecha de elaboración de los documentos, la fecha en que fueron remitidos a la Gerencia de Contratación. Adicionalmente, la EMB acepta que la minuta contractual no fue paginada. Adicionalmente, se aclara que el equipo auditor en el informe no registra que se haya vulnerado la normatividad vigente. Por lo anteriormente expuesto, se configura como hallazgo administrativo. Se deberá incluir en el Plan de Mejoramiento que presente la empresa. 3.1.3.3. Acuerdo interadministrativo marco No. 4 de 2017 Este Contrato Interadministrativo Marco No.4 de 2017, realizado entre la EMB y EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ (ETB), se firmó el 31-03-2017 y el Acta de Inicio, se encuentra en ejecución, ya que terminará hasta diciembre de 2019, con el Objeto: “La Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá – ETB, se

obliga con la Empresa Metro de Bogotá S. A., a proporcionar la solución integral de servicios de telecomunicaciones, sistemas de información, adquisición de infraestructura tecnológica y de arquitectura empresarial y demás actividades complementarias, de conformidad con las condiciones técnicas y económicas que se establezcan en los Anexos Específicos que se suscriban en el

desarrollo del Contrato Interadministrativo Marco, los cuales harán parte integrante del mismo.”. El Valor del contrato será la suma de los valores que se establezcan en cada uno de los Anexos Específicos que se suscriban; el total de anexos realizados son 8, como se observa en el cuadro 20.





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Cuadro 18 FICHA TÉCNICA

ACUERDO INTERADMINISTRATIVO MARCO No 4 de 2017 Cifras en pesos

ANEXO OBJETO VALOR

INICIAL ADICIÓN TOTAL

1

Prestación del servicio de conectividad en las instalaciones de la empresa Metro Bogotá S. A., de acuerdo con las especificaciones contenidas en las ofertas de servicio de fecha 3, 5 y 6 de abril de 2017, que integran los servicios de canal de internet, telefónica IP y solución WiFi, respectivamente

95.947.320 49.893.750 145.841.070

2

Suministro, instalación, configuración, puesta en marcha, garantía y soporte de fábrica de 3 Switches de acceso en venta, para proveer la transmisión de voz, datos, video para la nueva sede de Metro de Bogotá S.A.

25.116.021 25.116.021

3

Contratar el servicio de Arrendamiento de equipos, suministro, instalación, configuración, puesta en marcha, administración por un periodo de 12 meses, (PCs, video Beam, impresoras, plotter, escáner) para Metro Bogotá, de acuerdo con las especificaciones contenidas en la oferta de servicio de fecha 21 de abril de 2017

285.000.000 150.750.000 435.750.000

4

Contratar servicio de correo corporativo con una capacidad de 10GB para cada cuenta, configuración, puesta en marcha, administración por un periodo de 12 meses (incluye panel de control SAHE – Sistema de Aprovisionamiento de Hosting Empresarial) para Metro Bogotá, de acuerdo con especificaciones contenidas en oferta de servicio de fecha 26-04-2017

8.011.080 4.005.540 12.016.620

5

Contratar los servicios de Hosting para la página Web de la empresa Metro de Bogotá S. A., Hosting virtual para almacenamiento de información y el soporte del IT residente, para su correcto funcionamiento, de acuerdo con las especificaciones contenidas en las ofertas de servicios de fechas 20 de junio, 7 de julio y 11 de mayo de 2017

100.778.683 44.109.581 144.888.264

6

Suministro de licencias de los programas de software: Autocad 2018, Microsoft Projet 2016 y Arcgis Desktop para el correcto desarrollo de las actividades misionales de Metro de Bogotá S.A., de acuerdo con las especificaciones contenidas en la oferta de servicio de fecha 14 de julio de 2017

62.989.318 30.096.528 93.085.846

7

Contratar los servicios de instalación, implantación, capacitación, soporte y mantenimiento con derecho de uso del sistema de información ERP ZBOX ESTATAL, que incluya los módulos de gestión financiera, gestión de tesorería, gestión comercial, gestión administrativa, gestión humana, gestión contratación, Apoyo Gerencial de acuerdo con las especificaciones contenidas en la oferta de servicio fecha 14 de agosto de 2017

92.725.003 41.947.025 134.672.028

8

Contratar la instalación. Configuración e implementación de la solución integral informática del software de gestión documental residente en el Data Center de ETB, de acuerdo a la normatividad vigente y de acuerdo con las especificaciones contenidas en la oferta de servicio de fecha 4 nov. 2017

282.917.822 282.917.822

GRAN TOTAL 1.274.287.671

Fuente: Carpetas contractuales Acuerdo interadministrativo marco No. 4 de 2017 Elaboró: Equipo Auditor Dirección Sector Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.





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En este Contrato de Acuerdo, se han ido efectuando desarrollo y avances en los procesos de telecomunicaciones y sistemas de información, con la estructura y organización por medio de los elementos técnicos requeridos de acuerdo a lo acordado y dispuesto, con relación a estudios realizados, mientras va transcurriendo este Acuerdo; además con posibilidad de que se realicen nuevos anexos, con procedimientos tecnológicos que puedan verse necesarios para después, lo cual puede ser revisado posteriormente por otras auditorías de la Contraloría. 3.1.3.3.1. Hallazgo administrativo, porque se encontraron dos certificados de disponibilidad presupuestal en el expediente del contrato del Acuerdo Interadministrativo Marco 4 de 2017, anexo No 5, con el mismo número de registro, pero con cifras aprobadas diferentes. Una vez revisado el expediente contractual, aparece el mismo Certificado de Registro presupuestal (No. 00112 de 19-04-2018), en dos lugares de la misma carpeta con diferentes valores, debido a que en la carpeta del Anexo Especifico 5 aparecen en los folios 101 y en el folio 111, lo cual, siendo el mismo Certificado de Registro, tienen diferentes cifras: $48.469.748 y $44.109.581, respectivamente, sin especificar cuál es el valido. Se indagó con la empresa, aclarando que el certificado real, corresponde al que contiene el valor de $44.109.581. De igual manera ocurre con el Contrato No 1352 de 2017, en la Carpeta 1 en los folios 91 y 92, con el Certificado de Disponibilidad (No. 057 de 8-09-2017), con diferente valor $717.332.000 y $740.775.000, respectivamente, sin especificar cuál es el válido, donde el certificado real corresponde al que contiene el valor de $740.775.000. Es pertinente observar al respecto, desde el punto de vista de control interno, el archivo debe evidenciar claridad de los registros contables y sus anulaciones, para que estos no permitan doble interpretación y duplicidad de la información. Análisis de la respuesta: De acuerdo con el análisis efectuado a la respuesta remitida por la EMB, al Informe Preliminar de Auditoria, mediante el oficio EXTS18-0002885, radicado el 21 de septiembre de 2018, en la Contraloría de Bogotá D.C., bajo el #1-2018-21688, los argumentos expuestos por la entidad, no desvirtúan la observación en razón a que confirman el hecho ocurrido, “ya que Con relación a esta observación, sobre la cual

ofrecimos la explicación correspondiente al Equipo Auditor en desarrollo de su gestión de control, en el sentido que se trató de un error de archivo documental, al no retirar del





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expediente contractual la copia del RP que fue corregido con otro documento. Sin embargo, esta situación netamente administrativa, no afecta para nada la ejecución del contrato”.

Así mismo, comunican la acción para corregir lo observado por el equipo auditor, “Bajo esta claridad, acogiendo la recomendación del Equipo Auditor, se procederá a marcar como invalido el documento sustituido, ratificando en todo caso, que la existencia de dicho documento en físico no afecta el desarrollo del contrato ni la debida ejecución presupuestal del mismo, dado que los registros presupuestales se llevan en un Sistema Integrado, que permite el control de la ejecución de los recursos.”. Por lo anteriormente expuesto, se configura como hallazgo administrativo. Se deberá incluir en el Plan de Mejoramiento que presente la empresa.

3.1.3.4. Contratos de Prestación de Servicios No. 05 de 2017, No. 10 de 2017, No. 13 de 2017 y No. 16 de 2017. La COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO SEJARPI CTA – NIT No. 804.010.775-9, se escogió mediante el proceso de selección de mínima cuantía No. GAF-MC-001-2017, de la EMB, que originó el contrato de prestación de servicios No. 05 del 17 de abril de 2017, que tiene por objeto: “Prestación del servicio de vigilancia

privada, seguridad y protección fija con un puesto de vigilancia cubierto por personal humano debidamente armado en tres (3) turnos de vigilancia para cubrir las 24 horas del día, mes a mes, incluyendo sábados, domingos y festivos a la Bodega situada en la Calle 23 A No. 27- 64 y Transversal 28 No. 23 A- 08 a 23 a 28 de la ciudad de Bogotá y las muestras de suelo que se

encuentran en ellas contenidas”, por valor inicial de $65.491.040, incluido IVA y con un plazo de 10 meses Mediante el Otrosí 01 del 25 de abril de 2018, se prorrogó el plazo de ejecución del contrato, en dos (2) meses y trece (13) días y se adicionó en un 26.69% ($17.481.729), para un valor final de $82.972.769 incluido IVA. Este contrato se inició el 18 de abril de 2017 y terminado el 30 de abril de 2018. El contrato de prestación de servicios No. 013 de 2017, fue firmado con la empresa SESCOLOMBIA S.A.S., por un valor de $189.210.000 (incluido IVA), con un plazo de ejecución de cinco meses y con el objeto de: “Asesorar a la gerencia de contratación

en la elaboración de la política, el manual y los criterios para la identificación, estimación y cuantificación de los riesgos en los procesos de contratación de la empresa Metro de Bogotá S.A. y

su tratamiento, incluidos las garantías y seguros”. Se realizaron dos otrosí, el No. 1 fue firmado el 16 de agosto de 2017, con el fin de modificar el valor del contrato que por error involuntario el IVA, se plasmó con un menor valor, la cifra definitiva fue de $159.500.000, más un IVA, de $30.305, para un total de $189.805.000. La forma de pago será de cinco (5) pagos mensuales





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iguales de $37.961.000. El Otrosí No. 2, se suscribió el 19 de diciembre de 2017, se modifican los numerales 3 y 4 del literal C, de la cláusula tercera “Obligaciones del

Contratista”. El contrato de prestación de servicio Nº 10 de 2014, tiene como objeto “Prestar sus

servicios profesionales para apoyar la gestión, el diseño e implementación del Gobierno Corporativo y del Modelo Operacional de la EMB a partir de un modelo basado en procesos integrados, efectivos, documentados y controlados permitiendo su medición y mejoramiento continuo, que contribuyan al cumplimiento de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y

Organismos Distritales”, suscrito con la persona natural, el 15 de junio de 2017, inicialmente por un valor de $ 52.800.000 (CDP 30 de 2017) y término inicial de ocho (8) meses contados a partir de la suscripción del acta de inicio (20 de junio de 2017) y adicionado y prorrogado por un valor de 26.400.000 (CDP 73 de 2017), hasta el 20 de junio de 2018. De la evaluación realizada a los contratos relacionados y conforme a la información suministrada por la empresa, se evidenció la siguiente observación: 3.1.3.4.1. Hallazgo administrativo, con presunta incidencia disciplinaria, porque la EMB, no publicó en el portal SECOP, algunos documentos de los procesos contractuales de los siguientes Contratos de Prestación de Servicios: No. 05 de 2017, No. 13 de 2017 y No 16 de 2017; Convenio Interadministrativo No 1880 de 2014, así mismo, no se publicaron en los términos establecidos por el legislador documentos del proceso contractual del contrato de prestación de servicio No. 10 de 2017.

Contrato de Prestación de Servicios No 05 del 17 de abril de 2017:, cuyo objeto es: “la prestación de servicio de vigilancia privada, seguridad y protección fija con un

puesto de vigilancia cubierto por personal humano debidamente armado en tres (3) turnos de vigilancia para cubrir las 24 horas del día, mes a mes, incluyendo sábados, domingos y festivos a la Bodega situada en la Calle 23 A No. 27- 64 y Transversal 28 No. 23 A- 08 a 23 a 28 de la

ciudad de Bogotá y las muestras de suelo que se encuentran en ellas contenidas”, no se publicó el Acta de inicio del 18 de abril de 2017 y Acta de terminación del 2 de mayo de 2018.

Contrato de Prestación de Servicios No. 13 de 2017: cuyo objeto es: “Asesorar

a la gerencia de contratación en la elaboración de la política, el manual y los criterios para la identificación, estimación y cuantificación de los riesgos en los procesos de contratación de la empresa Metro de Bogotá S.A. y su tratamiento, incluidos las garantías

y seguros”, se evidenció se publicó en el SECOP, dos veces el informe de supervisión número 4 de diciembre 13 de 2017 y se dejaron de publicar los





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informes número No. 3 de noviembre 22 de 2017 y No. 5 de febrero 20 de 2018. Así mismo, no se publicó el acta de inicio del contrato.

Contrato de Prestación de Servicios No 10 de 2017: se encontró debilidad en el cumplimiento de los términos establecidos para su publicación, encontrando que los estudios previos se encuentran publicados en la misma fecha de la publicación del contrato, esto es el 1 de junio de 2017; hecho que comunica los ciudadanos y/o a quien consulte la publicación de dos documentos en la misma fecha, pero que corresponden a dos etapas diferentes de la contratación estatal, afectando el principio de publicidad de la función administrativa, en el marco de la contratación pública. Lo anterior se complementa, al observar que el estudio previo publicado, no contiene fecha de suscripción, situación que permite libre interpretación sobre el proceso y de quien recibe la información.

Convenio Interadministrativo No 1880 de 2014: se realizó la búsqueda de publicación del Convenio, de los documentos contractuales del proceso de contratación, no encontrando registros en el SECOP. Es pertinente mencionar que si bien, este convenio se suscribió inicialmente con el Instituto de Desarrollo Urbano-IDU, en diciembre de 2014 y que sus publicaciones iniciales obedecen a un cumplimiento a cargo de dicha entidad, éste fue cedido en el año 2017, sin embargo, no se evidencia publicación del inicio de la ejecución y su extensión hasta el 2018.

Contrato de Prestación de Servicios No. 16 de 2017: cuyo objeto “Prestar sus

servicios profesionales especializados para la asesoría y acompañamiento legal y financiero a la Gerencia Ejecutiva y de Estructuración Financiera de la EMB en la estructuración legal del

proceso de selección del PMO”, consultado el portal SECOP, no se evidenció la publicación del Acta de inicio del contrato en mención.

Por lo anterior, se incumplió con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, “(…) Publicidad en el SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar

en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del

adjudicatario del Proceso Contratación…”, en concordancia con lo establecido en el artículo 2.1.1.2.1.7. del decreto 1081 de 2015: “Publicación de la información contractual. De

conformidad con el literal (c) del artículo 3° de la Ley 1150 de 2007, el sistema de información del Estado en el cual los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos deben cumplir la obligación de publicar la información de su gestión contractual es el Sistema Electrónico para la

Contratación Pública (SECOP)”, y el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015 “….Documentos del Proceso son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe





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de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación.”. De los hechos mencionados, este Organismo de Control recuerda, la finalidad de la publicación en el SECOP, de los documentos del proceso y actos administrativos del proceso de contratación, no es otra que los ciudadanos conozcan y observen las actuaciones de la administración en un ámbito del principio democrático participativo13. Análisis de la respuesta: De acuerdo con el análisis efectuado a la respuesta remitida por la EMB, al Informe Preliminar de Auditoria, mediante el oficio EXTS18-0002885, radicado el 21 de septiembre de 2018, en la Contraloría de Bogotá D.C., bajo el #1-2018-21688, se aceptan parcialmente los argumentos presentados por la entidad, tal como se describe a continuación para cada uno de los contratos observados:

Contrato de Prestación de Servicios No 05 del 17 de abril de 2017: Con respecto a la no publicación de las actas de inicio y de terminación del Contrato 05 de 2017, la Entidad manifestó que "no corresponden a actas legalmente establecidas,

sino que se pactan de común acuerdo entre las partes" y con relación a la publicidad en el SECOP (Articulo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015), la Entidad publicó en su página web y la del SECOP, todos los documentos del proceso de selección, incluida la oferta ganadora. Además, la Entidad publicó en el portal SECOP I, el acta de inicio solamente hasta el 18 de septiembre de 2018 y el acta de terminación hasta el 17 de agosto de 2018, es decir con posterioridad a los términos legales.

Contrato de Prestación de Servicios No. 13 de 2017: Se acepta la respuesta con respecto a la no obligatoriedad de publicar la invitación realizada al proponente. En relación al informe de supervisión No. 3, este fue modificado en el SECOP como se observa en el reporte de modificaciones, toda vez que inicialmente este documento correspondía al informe de supervisión No. 4., este documento se encuentra identificado con el No. DA_PROCESO_17-12-6891700_201101055_37823587, por lo tanto en el momento de revisión por parte de la auditoria el informe No. 4 de supervisión se encontraba repetido. Así mismo el acta de inicio y el informe de supervisión No. 5 fueron publicados fuera de los términos establecidos en el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015.

13 Sentencia C-711 de 2012. M.P. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.





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Contrato de Prestación de Servicios No 10 de 2017: La respuesta de la empresa aduce que, encontró la debilidad expuesta por el organismo de control, por consiguiente, se mantiene el texto inicialmente expuesto al sujeto de control para su mejora continua

Convenio Interadministrativo No 1880 de 2014: La respuesta de la empresa aduce que, al realizar la búsqueda de la publicación de los documentos contractuales, no se encuentran registros publicados; por ende, se mantiene el texto inicialmente expuesto al sujeto de control para su mejora continua.

Contrato de Prestación de Servicios No. 16 de 2017: La Entidad procedió a publicar el acta de inicio del contrato No. 16 de 2017, solamente hasta el 18 de septiembre de 2018, es decir con posterioridad a los términos legales.

Por lo anteriormente expuesto, se configura como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria. Se dará traslado a la Personería de Bogotá D.C, para lo de su competencia. Se deberá incluir en el Plan de Mejoramiento que presente la empresa. 3.1.3.5. Contrato de Prestación de Servicios No 028 de 2017 Este contrato fue firmado con la sociedad Pricewaterhouse Coopers Asesores Gerenciales Ltda., el día 5 de octubre de 2017, con un plazo de ejecución de tres (3) meses, por valor de $46.410.000, con el objeto de: “Prestación de servicios

profesionales especializados para apoyar a la Gerencia Ejecutiva y de Estructuración Financiera de la empresa Metro de Bogotá S.A. en la coordinación, planeación, seguimiento y control de las múltiples, simultaneas e interdependientes actividades de la estructuración del proyecto PLMB, mediante la aplicación de metodologías de operación y gestión de programas y proyectos complejos a través del uso de herramientas tecnológicas de seguimiento de proyectos, de conformidad con la

oferta de CONTRATISTA”. Se revisaron las etapas precontractual, contractual y post contractual, en donde se comprobó el cumplimiento del objeto y el plazo de ejecución, sin que se presentara ninguna observación. El acta final de entrega y recibo a satisfacción fue firmada el día 4 de enero de 2018, por el representante legal de Pricewaterhouse Coopers Ltda. y el gerente ejecutivo de estructuración financiera de la EMB. 3.1.3.6. Orden de compra No. 18125 de 2017





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Con relación a la adquisición del vehículo, la EMB, justifico la necesidad de facilitar un traslado oportuno de sus funcionarios y cumplimiento de compromisos en las diversas zonas de influencia del proyecto y entidades del distrito, en razón a que la empresa no cuenta dentro de sus activos con ningún vehículo. Por lo anterior, se procedió a realizar la compra a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano, se realiza con vinculación al Acuerdo Marco de precios para la adquisición de vehículos CCE-312-AMP-2015. No se evidenció ninguna observación. Se revisaron las etapas precontractual, contractual y pos contractual. Se verificó que el campero fue entregado y se encuentra en funcionamiento, se instalaron los accesorios y adecuaciones cotizadas y canceladas. 3.1.3.7. Contrato de mínima cuantía No. 14 de 2017 Con el objeto de: “Adquirir la póliza de seguro de vehículos y la póliza de manejo global para

entidades oficiales, para amparar los intereses patrimoniales actuales y futuros que sean de

responsabilidad y/o están bajo custodia de la empresa Metro de Bogotá S.A.”, la EMB, aceptó la propuesta presentada por la compañía QBE SEGUROS S.A., identificada con el No. 14 de agosto 11 de 2017, por un valor de $24.131.290. Se verificó que la empresa contratante cumpliera con la entrega de las pólizas enunciadas en los términos y amparos establecidos en la propuesta presentada por el oferente, sin que se presentara ninguna observación. 3.1.3.8. Resolución 006768 de 2017. Adquisición de Predio. Corresponde a la Resolución por la cual se formula la oferta de compra de un predio por cuantía de $9.384.999.235, con una área de 3.916.3 metros cuadrados, de conformidad con el procedimiento que se debe adelantar en la Adquisición de Inmuebles por enajenación voluntaria y expropiación judicial a la luz de la ley 388 de 1997 y su normatividad conexa, ley 1682 de 2013, modificada por la ley 1742 de 2014. El mencionado predio se encuentra contemplado en el grupo de predios para expropiar en lo que respecta a la primera vuelta en la que inicia el primer tramo del Proyecto Primera Línea del Metro de Bogotá. Como resultado del análisis de las actuaciones de la auditoría realizada, se ofició a la EMB, mediante oficios radicados Contraloría 2-2018-11969 del 22 de junio de 2018 y 2-2018-15527 del 08 de agosto de 2018, respondidos por la EMB, con





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radicados EXT-18-0000421 del 29 d agosto de 2018 y el EXTS18-002748 del 13 de agosto de 2018, se tiene en principio que, para la fecha de la auditoría continua en proceso de enajenación voluntaria, por consiguiente, no se ha perfeccionado la compraventa del bien inmueble. Este Organismo de Control por tratarse de un tema que lleva secuencia en el proyecto, continuará realizando el seguimiento respectivo. Por lo expuesto anteriormente el valor del acto jurídico contemplado en la muestra auditada no se tuvo en cuenta para la ponderación en la matriz de calificación de la gestión fiscal. 3.1.3.9. Convenio interadministrativo No. 1880 de 2014 El Instituto de Desarrollo Urbano-IDU y la Financiera de Desarrollo Nacional S.A. FDN, suscribieron el Convenio Interadministrativo No1880, el 26 de diciembre de 2014, cuyo objeto es “Aunar esfuerzos para el desarrollo de las actividades relacionadas

con la estructuración integral del proyecto de Primera Línea del Metro de Bogotá-PLMB”, en dos fases a saber: fase denominada Diseño de Transacción y fase 2, Estructuración Integral. Su ejecución inició desde el 21 de enero de 2015 y su última prórroga extendida hasta el 31 de mayo de 2019. Respecto a las adiciones, otrosí y modificaciones contractuales se encuentran las siguientes: Prórroga y modificación No 1, suscrita el 22 de junio de 2015: Prorrogar el plazo de ejecución del Convenio Interadministrativo Nº 18880, por el término de un mes y modificar la actividad 2, producto 2 de la fase 1 del convenio. Modificación No 2, suscrita el 28 de enero de 2016: Modifica la cláusula segunda, alcance del objeto del Convenio Interadministrativo Nº 1880, en el sentido de incluir tres sub fases dentro de la fase 2 “Estructuración Integral”, modifica la cláusula quinta “Actividades de la Fase 2, Estructuración Integral”, modifica la cláusula sexta “Productos de la Fase 2 “Estructuración Integral”. Prórroga No 2, suscrita el 16 de agosto de 2016: Prorroga el plazo de la ejecución del Convenio Interadministrativo Nº 1880 por el término de 2 meses. Prórroga No 3, suscrita el 14 de octubre de 2016: Prorrogar el plazo de ejecución del Convenio Interadministrativo Nº 1180 por el término de 10 días calendario Modificación 3, Adición 1 y Prórroga 4, suscita el 24 de octubre de 2016: Modifica las clausula segunda, alcance objeto del Convenio Interadministrativo No





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1880, en el sentido de modificar la subfase 2 de la fase 2 “Estructuración Integral”, modifica la cláusula quinta “Actividades de la fase 2 Estructuración Integral”, modifica la cláusula sexta, “Productos de la fase 2 “estructuración Integral”, Adicionar el valor del Convenio en $ 38.033.390.762, y prorrogar el plazo de ejecución de 19 meses y 7 días calendario. Cesión de Posición contractual, suscrito el 10 de marzo de 2017: El IDU cede la posición contractual a la EMB. Modificación No. 4, celebrada el 11 de septiembre de 2017. Se incluye el párrafo de alcance en la cláusula segunda, alcance del objeto. Se modifica la cláusula quinta sobre las actividades de la fase 2 Estructuración Integral, estableciendo actividades a la subfases 2 y 3, por lo que se modifica el anexo técnico No 2. Se modifica la cláusula sexta, productos de la fase 2 “estructuración integral”, de acuerdo con las actividades establecidas en la cláusula Quinta. Se modifica la cláusula octava, obligaciones específicas, clausula novena Comité Interinstitucional, clausula décima, funciones del Comité Interinstitucional, clausula décima segunda, funciones del Comité Técnico, décima Cuarta Valor del Convenio y Vigésima tercera, supervisión conjunta. Modificación No 5 y Adición No 2: Modifica Anexo 2 del Convenio Interadministrativo, elimina e incluye nuevas actividades de la Subfase 2, de acuerdo con los lineamientos de la Banca Multilateral. Adiciona la suma de $ 1.565.091.819. Con relación a las adiciones del Convenio se tiene:

Cuadro 19 ESTADO VALORES Y ADICIONES DEL CONVENIO.

DOCUMENTO LEGAL FECHA DE

SUSCRIPCIÓN VALOR TRANSFERIDO

Contrato 26/12/2014 7.650.000.000

Adición 1 24/10/2016 38.033.390.762

Total Administración IDU 45.683.390.762

Cesión del Convenio de IDU a Metro de Bogotá S.A.

DOCUMENTO LEGAL FECHA DE

SUSCRIPCIÓN VALOR TRANSFERIDO

Adición 2 9/03/2018 1.565.091.819

Adición 3 30/05/2018 17.852.065.801





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Total Administración Metro 19.417.157.620

TOTAL CONVENIO A CORTE 30/05/2018 5.100.548.382 Fuente: Adiciones debidamente firmadas y adheridas en el expediente contractual. Elaboró: Equipo Auditor Dirección Sector Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.

La auditoría sobre el contrato incluyó examinar en forma selectiva y posterior las etapas precontractuales y contractuales del Convenio. Dado que éste comprende grandes temas y por encontrarse aún en ejecución, la evaluación se centró en: (i) larevisión de las modificaciones del Convenio y su impacto en la ejecución del proyecto, (ii) la consulta del estado de los productos a la fecha (los entregados y los que faltan por entregar) (iii) conocimiento de cronogramas y fechas de próximas de entrega. En paralelo se verificó que la entrega de la información de la ejecución del Cconvenio entregada por el IDU a la EMB, se hubiese cumplido, de conformidad con lo pactado en el documento de cesión y finalmente, se solicitó información sobre los rendimientos financiero generados por los aportes pactados en el Convenio, después de la cesión y devolución a la Secretaria Distrital de Hacienda, SDH, de conformidad con la ley. Como resultados de las actuaciones de auditoría, se identificó que el Convenio se encuentra en ejecución y a razón de las modificaciones que ha presentado el Proyecto Primera Línea de Bogotá, éstas han tenido impacto en el clausulado actual, acciones que obedecen continuidad y seguimiento de la gestión fiscal, toda vez que, todos los productos no se han entregado en su totalidad y éstos se encuentran encadenados y se complementan entre sí. Con relación a las demás actuaciones de auditoría limitadas en la etapa contractual, no se encontraron observaciones con incidencia disciplinaria, penal y fiscal.

3.1.3.10. Contrato de Arrendamiento No. 01 de 2017.

Este contrato se encuentra en ejecución y se suscribió el 7 de marzo de 2017, con la empresa EMB y Laminados y Perfilados Ltda, con el objeto de entregar a título de arrendamiento para el proyecto Primera Línea de Metro de Bogotá, PLMB, la bodega que se encuentra ubicada en el lote de terreno marcado con la letra C en el plano, situado en la Calle 23 A No. 27-64 y Transversal 28 No. 23 A-08 a 23 A 28 de la ciudad de Bogotá, por un valor de $331.090.128 y un plazo de doce (12) meses.





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Para la evaluación de las etapas pre-contractual y contractual, este Ente de Control, solicitó información complementaria con oficio radicado con el No.EXT18-0000504 de fecha 19 de julio de 2018, para determinar la eventual circunstancia anómala al mantener en arrendamiento un inmueble con un área superior a las necesidades de almacenamiento de las muestras extraídas en los estudios geotécnicos, cuya respuesta fue recibida el 27 de julio de 2018 con radicado No.EXT18-0002703. Así mismo, se adelantó una visita de campo al inmueble arrendado y se analizaron los estudios previos en el que aparecen las justificaciones técnicas para continuar con el contrato en cuestión el cual fue ejecutado anteriormente por el IDU y como resultado se comprobó que la EMB, ha adelantado la gestión adecuada a las circunstancias de manera diligente, dando cumplimiento a la normatividad vigente en materia contractual. 3.1.3.11. Contrato de Arrendamiento No. 03 de 2017 Este contrato se encuentra en ejecución y se suscribió el 31 de marzo de 2017, con la empresa ALMACENES GENERALES DE DEPÓSITO ALMAGRARIO S.A, con el objeto de entregar la tenencia, el uso y goce del bien inmueble descrito en la cláusula primera que se encuentran descritos en el anexo denominado inventario del mobiliario, a título de arrendamiento y corresponde a la sede administrativa ubicada en el edificio Carrera Séptima (carrera 7 71-52 oficina 902), por un valor de $1.138.458.504 y un plazo de doce (12) meses. Se evaluaron las etapas precontractual y contractual. Como resultado del análisis de los estudios previos se observó que la EMB, en el estudio de mercado incluye la evaluación de quince 15 inmuebles, de los cuales, 5 cumplen que el requerimiento de tener instalado el cableado estructurado y muebles de oficina. El inmueble contratado es el segundo más económico del grupo de inmuebles, incluido en el estudio, en el cual se hace la aclaración de que la opción más económica, o sea el edificio Acciones y Valores, no se encontraba amoblado y el arrendador requería un tiempo prudencial para la adquisición e instalación de mobiliario y cableado estructurado. Los estudios previos concluyeron que el inmueble a contratar es el que se encuentra ubicado en el edificio denominado “Carrera Séptima”, por tanto, este Ente de Control, determinó que el proceso de contratación se adelantó de manera transparente y de acuerdo a la normatividad vigente. 3.1.3.12. Contrato de Prestación de Servicios Profesionales Especializados No. 06

de 2017. El 18 de abril de 2017, la EMB suscribió el Contrato de Prestación de Servicios Profesionales No. 06 de 2017, con la firma NEXIA INTERNACIONAL MONTES &





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Asociados S.A.S , cuyo objeto es “Contratar a la persona jurídica denominada NEXIA

INTERNACIONAL MONTES & ASOCIADOS S.A.S., para prestar los servicios de revisoría fiscal, a la EMPRESA METRO DE BOGOTÁ S.A., que integran el revisor fiscal y su suplente, en cumplimiento de la ley, los estatutos sociales de la empresa y la designación efectuada por la

asamblea general de accionistas.”. El Contrato tiene un valor de $ 21.063.000 y un plazo de 12 meses contados a partir de la suscripción del acta de inicio. El acta de inicio se firmó el 21 de abril de 2017 y la fecha de terminación estaba establecida para el 20 de abril de 2018. El 18 de abril de 2018, se firmó el Otrosí No. 1, mediante el cual se prorroga el plazo de ejecución hasta el 31 de agosto de 2018 y se adiciona en $7.664.588, quedando con un valor final de $28.727.588. Con corte al 21 de agosto de 2018, se han ejecutado $28.084.000 (97.76%) y el saldo por ejecutar es de $643.588 (2.24%). La Supervisión del Contrato está a cargo de la Gerencia Administrativa y Financiera. Teniendo en cuenta que este contrato se encuentra en ejecución, se evaluó la etapa precontractual y contractual hasta el 21 de agosto de 2018, sin que se haya encontrado observación alguna. 3.1.3.13. Contrato Interadministrativo No. 012 de 2017.

El 5 de julio de 2017, la EMB, suscribió el Contrato Interadministrativo No. 012 de 2017 con Servicios Postales Nacionales S.A. , cuyo objeto es: “La prestación de servicio

de correo certificado y no certificado (urbano, nacional, regional y trayectos especiales), correo internacional, correo certificado internacional, correo masivo, encomienda nacional y paquetería que incluye la recepción, clasificación, transporte y entrega con cobertura requerida, acorde con las

necesidades de la empresa metro de Bogotá S.A..”. El Contrato tiene un valor de $24.000.000 y un plazo de 12 meses o hasta agotar el valor del mismo, lo que ocurra primero, contados a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio. El acta de inicio se firmó el 17 de julio de 2017 y la fecha de terminación estaba establecida para el 16 de julio de 2018. La Supervisión del Contrato está a cargo de la Gerencia Administrativa y Financiera El 16 de julio de 2018, se suscribió el Otrosí No. 1, mediante el cual se adiciona el valor del contrato en $12.000.000 y se prorroga el plazo de ejecución hasta el 31 de diciembre de 2018, o hasta agotar el valor del mismo. El valor final del contrato es de $36.000.000. Con corte al 16 de julio de 2018, se ha ejecutado $15.551.000 (43.20%) y el saldo es de $20.449.000. (56.80%).





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Teniendo en cuenta que este contrato se encuentra en ejecución, se evaluó la etapa precontractual y contractual hasta el 16 de julio de 2018, sin que se haya encontrado observación alguna. 3.1.3.14. Contrato de Seguros No. 1001352 de 2017 Se realizó la revisión precontractual y contractual del contrato No. 1001352 de 2017, suscrito con la Previsora S.A. Compañía de Seguros, que tenía como Objeto: “Contratar los seguros que amparen los intereses patrimoniales actuales y futuros, así como los

bienes de propiedad de la Empresa Metro de Bogotá S.A., que estén bajo su responsabilidad y custodia y, aquellos que sean adquiridos para desarrollar las funciones inherentes a su actividad y

cualquier otra póliza de seguros que requiera la entidad en el desarrollo de su actividad.”, por un valor de $ 738.318.327 y un plazo de ejecución de doce (12) meses. De acuerdo con el acta de recibo a satisfacción del 15 de diciembre de 2017, La Previsora Compañía de Seguros, cumplió con los requisitos exigidos en la Licitación pública No. GAF-LP-001-2017, las siguientes pólizas de seguro que amparan la EMB, como son: Póliza TRDM (Daño Material Combinado), Póliza RC Extracontractual, IRF (Infidelidad de Riesgo Financiero) y RC Directores y Administradores (Responsabilidad Civil). En principio, este contrato no ha presentado ninguna observación; no obstante en razón a que las pólizas contratadas están en proceso de ejecución y vencen el 8 de noviembre de 2018, se realizará seguimiento en próximas auditorias. 3.1.3.15. Contrato de Prestación de Servicios No. 10 de 2017. El contrato tiene como objeto: “Prestar sus servicios profesionales para apoyar la gestión, el

diseño e implementación del Gobierno Corporativo y del Modelo Operacional de la EMB a partir de un modelo basado en procesos integrados, efectivos, documentados y controlados permitiendo su medición y mejoramiento continuo, que contribuyan al cumplimiento de la Norma Técnica Distrital

del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales”, suscrito el 15 de junio de 2017, con respaldo presupuestal, certificados de disponibilidad presupuestal números 30 y 73 de 2017, por $72.200.000 y $ 26.400.000, respectivamente, el acta de inicio se suscribió el 20 de junio de 2017. La auditoría sobre el contrato incluyó examinar en forma selectiva y posterior las etapas precontractuales y contractuales, en este sentido se evaluó la justificación de la necesidad en la contratación, la gestión y resultados del apoyo brindado por el contratista a la gestión en el diseño e implementación del Gobierno Corporativo y Modelo Operacional de la EMB, estados de pagos realizados, respaldos presupuestales.





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Como resultados de las actuaciones de auditoría, se encontró que el contrato cumplió de conformidad con las estipulaciones contractuales convenidas, la normatividad vigente del régimen contractual y finalidad estatal. 3.1.3.16. Convenio de Cofinanciación para el Sistema de Servicio Público Urbano de Transporte Masivo de Pasajeros de Bogotá. Con relación a la cofinanciación para el Sistema de Servicio Público Urbano de Transporté Masivo de Pasajeros de Bogotá, se firmó un convenio de Cofinanciación, suscrito por la Nación, el Distrito Capital de Bogotá y la EMB, el cual tiene por objeto definir los montos, términos y condiciones bajo los cuales la Nación y el Distrito concurrirán a la cofinanciación del sistema de servicio público urbano de transporte masivo de pasajeros de Bogotá, para el desarrollo e implementación del proyecto del Tramo 1 de la Primera Línea del Metro de Bogotá (en adelante “PLMB” o el “Proyecto”). El valor total del convenio asciende a la suma de $22.330.988.274.841 de los cuales la Nación aportará la suma de $15.143.344.413.284 y el Distrito se compromete a entregar la suma de $7.187.643.861.557. Dichos aportes, se tranferiran a la EMB, a traves de un Encargo Fiduciario que ésta constituya para el efecto, así; Los aportes de la Nación se efectuaran a traves del Ministerio de Hacienda y Credito Publico, los aportes del Distrito, a traves de la Secretaría Distrital de Hacienda. Este encargo fiduciario debe ser constituido por la EMB, antes del primer desembolso de la Nación. Mientras es constituido el Encargo fiduciario, los aportes del Distristo deberán ser depositados en una cuenta bancaria especial que abrirá la Dirección de Tesoreria de la Secretaria Distrital de Hacienda, obrando como administrador delegado por la EMB, de conformidad con la autorización del Articulo 18 del decreto 216 de 2017. Según lo establece el mismo convenio en su clausula octava (8ª), el Ministerio de Transporte, realizará un seguimiento a las obligaciones contractuales contenidas en el convenio referenciado, conforme a los componentes de trabajo previstos en la Resolución No. 269 de 2012 o en las normas que lo complementen o adicionen. 3.1.4. Gestión Presupuestal Con base en el análisis de la ejecución presupuestal de la vigencia 2017 y los lineamientos de la Dirección de Estudios de Economía y Política Pública, se





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seleccionaron los rubros presupuestales a evaluar, incluyendo: los pasivos exigibles, las reservas, las cuentas por pagar u obligaciones por pagar.

Cuadro 20 MUESTRA EVALUACIÓN GESTIÓN PRESUPUESTAL

Cifras en millones de pesos Referencia y/o nombre del rubro, pasivos exigible, reserva presupuestal, cuenta por

pagar u obligación por pagar

Apropiación Definitiva

Valor Compromisos

% Ejecución

Arrendamientos 1.225 1.138 92.93

Primera Línea de Metro de Bogotá 21.030 17.642 83.89

Fortalecimiento institucional 556 287 51.63

Servicios personales 8.546 4.996 58.45 Fuente: Plan de Trabajo, código auditoria 88, PAD 2018 Elaboró: Equipo Auditor Dirección Sector Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.

La EMB, reportó por el aplicativo SVICOF, a la Contraloría de Bogotá, para la vigencia 2017, un presupuesto de $33.937,8 millones, de los cuales ejecutó $25.841,7 millones, equivalente al 76,14%. En ejecución del programa de auditoría al presupuesto, se realizaron los siguientes análisis: 3.1.4. 1. Modificaciones presupuestales en cuantías considerables. Se tomaron en consideración, rubros que han sido modificados en un porcentaje superior al 50%, respecto de la asignación inicial, en razón a que la empresa empezó a funcionar en los primeros meses del 2018, debió atravesar por un complejo proceso de organización administrativa.

Cuadro 21

MODIFICACIONES DEL PRESUPUESTO DE GASTOS E INVERSIONES SUPERIORES AL 50%

Cifras en millones de pesos

NOMBRE DE LA CUENTA APROPIACIÓN

INICIAL MODIFICACIONES

ACUMULADAS %

APROPIACIÓN VIGENTE

GASTOS 1.076.401.40 (1.042.463.56) (96,85) 33.937.84

Prima Semestral 375.19 (371.74) (99,08) 3.45

Prima de Servicios 572.19 (458.70) (80,16) 113.49

Cesantías Fondos Privados 596.90 (304.07) (50,94) 292.83

Aportes Patronales Sector Público 330.84 307.00 92,79 637.85

GASTOS GENERALES 1.960.40 1.845.04 94,12 3.805.44

ADQUISICION DE BIENES 30.00 461.09 1.537,00 491.09

Materiales y Suministros 18.00 26.65 148,11 44.65

Gastos de Computador - 405.82 100.00 405.82

ADQUISICION DE SERVICIOS 1.928.90 1.325.19 68,70 3.254.09





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INICIAL MODIFICACIONES

ACUMULADAS %

APROPIACIÓN VIGENTE

Viáticos y Gastos De Viaje 600.00 (500.00) (83,33) 100.00

Gastos De Transporte y Comunicación

12.00 310.00 2.583,33 322.00

Impresos y Publicaciones 18.00 15.00 83,33 33.00

Mantenimiento y Reparaciones 30.00 35.00 116,67 65.00

Arrendamientos 812.40 412.60 50,79 1.225.00

Seguros 222.50 733.59 329,70 956.09

Suministro de Alimentos 12.00 (12.00) (100,00) -

Servicios Públicos 12.00 52.00 433,33 64.00

Promoción Institucional 50.00 300.00 600,00 350.00

Salud Ocupacional 5.00 10.00 200,00 15.00

Impuestos, Tasas y Multas 1.50 58.75 3.916,80 60.25

INVERSION 1.063.403.40 (1.041.817.15) (97,97) 21.586.24

Primera Línea de Metro de Bogotá

1.062.847.40 (1.041.817.15) (98,02) 21.030.24

Fuente: Reportes aplicativo SVICOF Elaboró: Equipo Auditor Dirección Sector Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.

El presupuesto apropiado inicialmente de $1.076.401 millones, fue reducido drásticamente a $33.938 millones, lo cual representa una disminución del 97%, siendo el rubro de inversión Metro de Bogotá el que recibió el mayor impacto. Otros rubros fueron los de impuestos, tasas y multas, que aumentó en un 3.917%, gastos de transporte aumentó en el 2.583%, adquisición de bienes en el 1.537% y promoción institucional en el 600%. 3.1.4. 2. Bajos niveles de ejecución. Los niveles de ejecución inferiores al 50%, son considerados bajos por este Ente de Control y los rubros que más se vieron afectados durante la vigencia 2017 y merecen una mención especial por la presunta deficiente gestión, fueron los siguientes:

Cuadro 22 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 2017



VIGENTE

TOTAL COMPROMISOS ACUMULADOS

% DE EJECUCIÓN

PRESUPUESTAL

GASTOS 33.937.83 25.841.68 76.14

Horas Extras Dominicales y Festivos 70.55 10.43 14,78

Subsidio de Transporte 4.70 0.72 15,37

Prima Semestral 3.452.504 0 0

SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS 1.108.50 232.96 21,01

Honorarios 1.107.95 232.96 21,02

Remuneración servicios técnico 0.55 0 0

Riesgos Profesionales Sector Privado 31.61 14.78 46,75





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VIGENTE

TOTAL COMPROMISOS ACUMULADOS

% DE EJECUCIÓN

PRESUPUESTAL

Icbf 174.50 84.58 48,46

Sena 132.33 56.38 42,6

Dotación 28.60 0.81 2,84

Combustibles, Lubricantes y Llantas 12.00 4.96 41,37

Viáticos y Gastos De Viaje 100.00 27.96 27,96

Servicios Públicos 64.00 15.4 24,08

Capacitación 119.00 0 0

Bienestar e Incentivos 5.00 0 0

Salud Ocupacional 15.00 4.34 28,94 Fuente: Reportes aplicativo SVICOF Elaboró: Equipo Auditor Dirección Sector Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.

Los rubros de capacitación, bienestar e incentivos, prima semestral y remuneración por servicios técnicos, no fueron ejecutados. 3.1.4. 3. Bajo porcentaje de giros. EL porcentaje de giros es bastante bajo, ya que alcanzó en diciembre un total de 41,16% de la totalidad del presupuesto asignado:

Cuadro 23

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL EFECTIVA (RECURSOS GIRADOS) Cifras en millones de pesos


VIGENTE GIROS

ACUMULADOS

% DE EJECUCIÓN DE

GIROS

GASTOS 33.937.83 13.969.23 41.16

Horas Extras Dominicales y Festivos 70.55 10.43 14.78

Subsidio De Transporte 4.70 0.72 15.37

Bonificación por Servicios Prestados 72.05 2.14 2.97

Prima Semestral 3.45 0 0

Prima de Servicios 113.49 0 0

Prima De Vacaciones 205.81 3.81 1.85

Otras Primas y Bonificaciones 18.510.085 0.39 2.11

SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS 1.108.50 212.74 19.19

Honorarios 1.107.95 212.74 19.2

Remuneración servicios técnico 0.55 0 0

APORTES PATRONALES AL SECTOR PRIVADO Y PÚBLICO

1.982.95 843.45 42.53

Aportes Patronales Sector Privado 1.345.10 551.98 41.03

Cesantías Fondos Privados 292.83 1.02 0.35

Riesgos Profesionales Sector Privado 31.61 14.78 46.75

Aportes Patronales Sector Público 637.85 291.47 45.69

Cesantías Fondos Públicos 154.07 6.40 4.15

Icbf 174.50 84.58 48.46

Sena 132.33 56.38 42.6

ADQUISICIÓN DE BIENES 491.09 159.74 32.52

Dotación 28.60 0.08 2.84

Materiales y Suministros 44.65 18.23 40.84

Gastos de Computador 405.82 139.38 34.34





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VIGENTE GIROS

ACUMULADOS

% DE EJECUCIÓN DE

GIROS

Combustibles, Lubricantes y Llantas 12.00 1.30 10.84

Viáticos y Gastos De Viaje 100.00 27.96 27.96

Gastos De Transporte y Comunicación 322.00 84.34 26.19

Impresos y Publicaciones 33.00 6.88 20.87

Mantenimiento y Reparaciones 65.00 20.89 32.13

Servicios Públicos 64.00 15.41 24.08

Capacitación 119.00 0 0

Bienestar e Incentivos 5.00 0 0

Promoción Institucional 350.00 42.63 12.18

Salud Ocupacional 15.00 0 0

INVERSION 21.586.24 7.641.37 35.39

Primera Línea de Metro de Bogotá 21.030.24 7.482.12 35.57

Fortalecimiento Institucional de la Empresa Metro de Bogotá

556.00 159.24 28.64

Fuente: Reportes aplicativo SVICOF Elaboró: Equipo Auditor Dirección Sector Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.

Se observa una buena cantidad de rubros, cuyos giros corresponden a menos del 50% del presupuesto, lo cual refleja deficiente gestión en el cumplimiento de los compromisos adquiridos. Al contrastar el porcentaje del presupuesto efectivamente ejecutado, respecto a la disponibilidad de recursos para atender esta obligación, en el segundo semestre de la vigencia auditada, se observa que pudo haberse girado un mayor volumen de recursos:

Cuadro 24

RELACIÓN ENTRE RECURSOS RECAUDADOS Y GIROS REALIZADOS Cifras en millones de pesos

Mes Recaudos

Acumulados Giros

Acumulados Recursos no

girados

% Girado en relación con los

recursos disponibles

Porcentaje del presupuesto

ejecutado como giros

Julio 7.988,80 2.065,20 5.923,60 25,85 0,20

Agosto 8.014,90 2.650,00 5.364,90 33,06 0,26

Septiembre 8.032,50 4.539,30 3.493,20 56,51 2,26

Octubre 10.549,00 5.195,90 5.353,10 49,25 2,59

Noviembre 11.820,00 6.229,10 5.590,90 52,70 29,05

Diciembre 16.123,00 13.969,00 2.154,00 87,64 41,16

Promedio 10.421,37 5.774,75 4.646,62 50,73 12,59

Fuente: Reportes aplicativo SVICOF y cálculos del equipo auditor. Elaboró: Equipo Auditor Dirección Sector Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.

Se observa una considerable cantidad de rubros cuyos giros corresponden a menos del 50% del presupuesto, lo cual refleja deficiente gestión en el cumplimiento de los compromisos adquiridos y en el transcurso del segundo semestre de 2017, el





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porcentaje promedio de los recursos girados respecto a la disponibilidad de los mismos, se situó en el orden del 50,73%. 3.1.4.3.1. Hallazgo administrativo, por deficiencias en la gestión presupuestal en las fases de ejecución y control, por los bajos niveles de ejecución presupuestal en una significativa cantidad de rubros y una escasa ejecución de giros existiendo disponibilidad de recursos suficientes. En el análisis de la ejecución de los recursos presupuestados, se observaron rubros tales como: Bonificación por Servicios Prestados y Prima De Vacaciones, cuyos niveles de ejecución son bajos (2.97% y 1.85%, respectivamente), así como otros con nula

ejecución: prima de servicios y Remuneración servicios técnico. Así mismo, en cuanto a los giros realizados, pueden observarse muy bajas ejecuciones, como es el caso de cesantías de Fondos Privados y Subsidio de transporte, con porcentajes de 0.35% y 15.37%, respectivamente.

Esta circunstancia se origina por las deficiencias relacionadas con el proceso de ejecución y control en el manejo presupuestal y generan dificultades a largo plazo para la realización de una buena proyección del gasto público en futuras vigencias, que impiden analizar con objetividad los montos de los diferentes rubros presupuestales al distorsionar los gastos realizados respecto de los programados, que no guardan coherencia con el presupuesto aprobado para la empresa, al culminar la vigencia auditada. Se infringe el “ARTÍCULO 2o. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Atendiendo

los principios constitucionales que debe caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales: b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional; c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; h) Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características”

La anterior observación, revela que la empresa debe ajustar sus procedimientos en la gestión presupuestal para mejorar el control interno de las dependencias encargadas en lo relacionado con las etapas de planeación, ejecución y control del presupuestal. Valoración de la respuesta





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De acuerdo con el análisis efectuado a la respuesta dada por la Entidad al Informe Preliminar, mediante el oficio EXDS18-0002885 de 21 de septiembre de 2018, radicado en la Contraloría de Bogotá, D.C., bajo el No. 1-2018-21688 de 21 de septiembre de 2018, no se aceptan los argumentos presentados por la entidad, por cuanto en su argumentación manifiesta haber tenido que realizar permanentes ajustes al presupuesto por encontrarse en proceso de organización, pasando por alto que la normatividad presupuestal permite realizar los ajustes necesarios en cuanto a las diversas modificaciones y variaciones que se presentan en el desarrollo de las diferentes actividades institucionales que generan gasto. Es importante para la empresa iniciar sus operaciones que la realización de cálculos objetivos y poco distorsionados que permitirán la elaboración de presupuestos más ajustados y realistas en las vigencias por venir. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo Administrativo y se deberá incluir en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad. 3.1.4. 4. Concepto de gestión Evaluando la efectividad del presupuesto como instrumento de planeación, gestión y control, como uno de los elementos que permite medir la eficacia, eficiencia y equidad en el cumplimiento de la misión institucional de la EMB, se determina que la ejecución del presupuesto en la vigencia 2017, fue confiable con observaciones, por cuanto se detectaron situaciones relacionadas con bajas ejecuciones presupuestales y giros en cuantías muy inferiores a los recursos disponibles. 3.2. CONTROL DE RESULTADOS 3.2.1. Planes Programas y Proyectos La EMB, apropió en el presupuesto definitivo de inversión para la vigencia 2017, la suma de $21.586.2 millones, de los cuales, se ejecutó el 83,06%, es decir, $17.930.0 millones, pero sólo se giró el 35,39% de los recursos. Dicha apropiación fue disminuida considerablemente, ya que la apropiación inicial según Resolución No 01 de 2017, fue de $1.063.403,4 millones, lo que representa una disminución del 98,8%. 3.2.1.1. Proyecto 7501 Primera Línea de Metro de Bogotá.





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Este proyecto se compone de cinco (5) metas, de las cuales la más significativa para la vigencia en análisis, es la adquisición de predios, que está bajo la responsabilidad del IDU y de un Presupuesto de $18.916 millones, se han ejecutado $15.773 millones, para un 83,4%, logrando un avance físico del 100%.

Cuadro 25 AVANCE DE METAS Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

PROYECTO 7501 - PRIMERA LÍNEA DE METRO DE BOGOTÁ VIGENCIA 2017

Cifras millones de pesos

ITEM META PROGRAMACIÓN AVANCE FÍSICO

EJECUCIÓN AVANCE

FÍSICO

% DE EJECUCIÓN

RECURSOS

PROGRA-MADOS

RECURSOS EJECU-TADOS

% DE EJECUCIÓN

1 Alcanzar el 30 % de la construcción y suministro del proyecto, previa firma del Convenio de Cofinanciación

2,00 1,94 97,00 666,00 460,00 69,04

2 Avanzar el 100 % en el programa de traslado de redes

19,00 17,86 94,00 310,00 310,00 100,00

3 Adelantar el 100 % de la adquisición predial del primer grupo de predios

32,00 32,00 100,00 18.916,00 15.773,00 83,38

4

Implementar el 100 % de las asistencias técnicas o apoyos para fortalecer el proceso licitatorio, la construcción y puesta en marcha de la PLMB

10,00 10,00 100,00 589,00 572,00 97,21

5

Adelantar 120 reuniones con partes interesadas, las comunidades residentes y comerciantes a lo largo del trazado de la PLMB

42,00 42,00 100,00 550,00 528,00 96,00

Totales 21.031 17.643 83,89

Fuente: Plan de Acción 2016-2020 corte a diciembre 31 de 2017.Elaboró: Equipo Auditor Dirección Sector Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.

3.2.1.2. Proyecto 7502 Fortalecimiento Institucional

Cuadro 26 AVANCE DE METAS Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA EMB VIGENCIA 2017


Ítem Meta Programación

Avance Físico

Ejecución Avance Físico

% de Ejecución

Recursos Programados

Recursos Ejecutados

% de Ejecución

1 Soportar el 100 % de las actividades y procesos administrativos

30,00 30,00 100,00 556,00 287,00 51,64

Fuente: Plan de Acción 2016-2020 corte a 31/12/2017 Elaboró: Equipo Auditor Dirección Sector Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.

La EMB, programó para este proyecto una sola meta consistente en: “Soportar el 100%

de las actividades y procesos administrativos”, con una asignación presupuestal de $556 millones, de los cuales, sólo ejecutó el 51,64%, esto es $287 millones, presentando un avance físico del 100%.





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El proyecto consta de tres componentes: tecnología, para el cual se asignaron $145 millones, mobiliario con $336 millones y de vehículos cuya asignación es de $75 millones. 3.2.1.3. Hallazgo administrativo, por cuanto en la ejecución del proyecto 7502, no existe correspondencia lógica entre el porcentaje de recursos ejecutados del 51,64%, con el nivel de avance físico de la única meta del proyecto, “Soportar el 100

% de las actividades y procesos administrativos”, la cual muestra el 100% de cumplimiento. Esta circunstancia se origina en las deficiencias en el proceso de formulación por inadecuada planeación y costeo de las diferentes actividades que conlleva la realización de la meta programada, así como en el seguimiento a la gestión del proyecto que genera ineficaz uso de los recursos económicos por cuanto, al no haber utilizado la totalidad del presupuesto disponible, bien pudieron haber sido aprovechados en otro proyecto de inversión. Se transgrede la Ley 87 de 1993: “ARTÍCULO 2º. Objetivos del sistema de Control

Interno. Atendiendo los principios constitucionales que debe caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales: a. Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten; b. Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional; c. Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; d. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; e. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros; f. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos; g. Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación;”

Adicionalmente, en la metodología de seguimiento a la inversión del Distrito Capital de la Secretaría Distrital de Planeación, se establecen unos “RANGOS DEL AVANCE DE LOS INDICADORES” y el porcentaje de avance del indicador de ejecución presupuestal, se ubica en el que puede interpretarse como insatisfactorio:

Cuadro 27

PLAN DE DESARROLLO “LA BOGOTÁ QUE QUEREMOS” RANGOS DEL AVANCE DE LOS INDICADORES





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Pésima<=40% Insatisfactorio >40% y <=70 Satisfactorio >70% y <=90% Muy bueno >90% Fuente: Informe de SEGPLAN Elaboró: Equipo Auditor Dirección Sector Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.

La EMB, en su reporte al aplicativo Sistema de Segumiento a los Progrmas Proyectos y Metas al Plan de Desarrrollo de Bogotá D.C.-SEGPLAN, da cuenta de una ejecución presupuestal de $287 millones, equivalente al 51,64% del presupuesto, por valor de $556,0 millones, asignado para la vigencia 2017, en tanto que registró un avance físico de la meta del 100%, representada en la consecución de un vehículo y un Sistema de Alimentación Ininterrumpida-UPS, entre otras adquisiciones, situación que no refleja una coincidencia lógica entre el nivel de recursos utilizados y el avance de las actividades programadas en la meta.

Los hechos mencionados reflejan deficiencias en el proceso, en cuanto a: (i) la formulación de los proyectos, ya que la metodología utilizada, debe contemplar el cálculo del costo de cada una de las actividades que conllevan la correcta ejecución del proyecto, (ii) las metas programas para la vigencia,(iii) y el seguimiento a la gestión del proyecto, que ha generando impacto desfavorable para la empresa en no aprovechar los recursos económicos, debido a que al no haberse utilizado en el proyecto la totalidad del presupuesto disponible, éstos no fueron trasladados a otro proyecto de inversión. Análisis de la respuesta: De acuerdo con el análisis efectuado a la respuesta remitida por la EMB, al Informe Preliminar de Auditoria, mediante el oficio EXTS18-0002885, radicado el 21 de septiembre de 2018, en la Contraloría de Bogotá D.C., bajo el #1-2018-21688, no se aceptan los argumentos presentados por la entidad, por cuanto la entidad en su argumentación ratifica la ocurrencia del hallazgo puesto que no controvierte razonablemente ni justifica el bajo porcentaje de ejecución del presupuesto asignado al proyecto y por el contrario manifiesta que va a mantener abierto el rubro presupuestal con la incertidumbre de la fecha en que puede llegar a realizar la adquisición de una tecnología que aún no se encuentra disponible, perdiéndose de esta manera la esencia de los principios fundamentales de la planeación. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo administrativo y se deberá incluir en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad. 3.2.2. Balance Social





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La EMB, presentó el balance social en el que se reflejan las acciones encaminadas no solo a informar a la ciudadanía como se verá afectada con las obras de construcción del metro, sino también para recibir una retroalimentación que facilite la asimilación de los impactos de la obra. “Para informar, sensibilizar y motivar a la población asentada en el área de influencia del proyecto, tanto directa como indirecta, la Empresa Metro de Bogotá S.A., en la fase de estructuración técnica, adelantó el programa de información, divulgación y participación ciudadana, en tres momentos:

1) Reuniones de inicio. Para el desarrollo de los encuentros con los ciudadanos, la Empresa Metro de Bogotá S.A. dividió el trazado en seis zonas, teniendo en cuenta la longitud y atendiendo la vocación residencial, comercial o industrial a lo largo del trazado del PLMB.

2) Reunión de avance. El 24 de agosto de 2017, cerca de 500 personas vecinas al trazado acudieron al auditorio Huitaca de la Alcaldía Mayor de Bogotá, para conocer nuevos avances en la estructuración técnica de la Primera Línea.

3) Reuniones de finalización. Entre el 14 y 16 de noviembre de 2017, la Empresa Metro de Bogotá S.A., con el objetivo de presentar los resultados de la estructuración técnica realizó cuatro jornadas de participación ciudadana. Más de 1.300 personas acudieron.

Producto de los tres momentos, 531 ciudadanos elevaron sus inquietudes las cuales fueron resueltas durante las jornadas y por escrito a través del Sistema Distrital de Peticiones y Soluciones. En desarrollo del programa de participación y servicio a la ciudadanía, la Empresa Metro de Bogotá S.A. invitó a los ciudadanos a conformar los Comités de Participación Zonal, con el compromiso de asistir a reuniones mensuales, a aportar ideas para construir vida urbana en los espacios por donde va a pasar el viaducto y a ser veedores de las obras. “

Se observa que la empresa, está haciendo lo pertinente en lo relacionado con este factor. Se verificó que estas actividades, corresponden en buena parte al cumplimiento de la meta del proyecto “Adelantar 120 reuniones con partes interesadas, las

comunidades residentes y comerciantes a lo largo del trazado de la PLMB”, la cual fue ejecutada en el 100%, con una inversión de $528 millones, equivalente al 96% de los recursos asignados. 3.3. CONTROL FINANCIERO 3.3.1. Evaluación a los Estados Contables De acuerdo con los lineamientos establecidos por la alta dirección de la Contraloría de Bogotá, D. C., en el Plan Anual de Estudios- PAE, de la vigencia 2018, el análisis vertical y horizontal del estado de la Actividad Financiera y el Estado de Resultados de la EMB, a 31 de diciembre de 2017, donde se establecieron las variaciones significativas de los saldos de la vigencia a auditar y las cuentas a auditar. De acuerdo con lo anterior, se eligieron las siguientes cuentas:





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Cuadro 28

MUESTRA EVALUACIÓN ESTADOS CONTABLES


Nombre de la cuenta Saldo

Efectivo y Equivalente al Efectivo 7.341.2

Cuentas por Cobrar – Subvenciones por cobrar 503.4

Recursos Entregados en administración 1.059.771.8

Cuentas por pagar 699.8

Beneficio a Empleados 685.4 Fuente: Plan de Trabajo, código auditoria 88, PAD 2018 Elaboró: Equipo Auditor Dirección Sector Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.

Se verificó la información rendida a la Contraloría de Bogotá, D.C., de la vigencia 2017. Para efectos de la evaluación, se pudo establecer mediante el Certificado de Cuenta No. 266122017-12-31 del 15 de febrero de 2018, que la EMB, incorporó al Sistema de Vigilancia y Control Fiscal –SIVICOF, la información correspondiente a la Rendición de la Cuenta de la vigencia 2017. En desarrollo de la auditoria se aplicaron pruebas sustantivas y de cumplimiento, alternas, se revisaron los documentos soportes y los libros contabilidad. Lo anterior, con el fin de verificar el cumplimiento de la normatividad, evaluar el sistema de control interno contable y obtener evidencia suficiente sobre la razonabilidad de las cifras presentadas en los registros y saldos contables, reflejados en las siguientes cuentas: Efectivo y Equivalente al Efectivo, Cuentas por Cobrar – Subvenciones por Cobrar, Recursos Entregados en Administración, Propiedades Plata y Equipo y Cuentas por Pagar.

Es importante resaltar que la EMB, cuenta con un control sobre sus Estados Financieros que lo ejerce la Empresa NEXIA M&A Internacional S.A.S., según el contrato No.06 del 18 de abril de 2017, quienes tienen a cargo la Revisoría Fiscal. La evaluación, se realizó teniendo en cuenta, las Normas de Auditoria Gubernamental, compatibles con la de general aceptación, igualmente, las políticas y procedimientos establecidos por la Contraloría de Bogotá D.C. y de conformidad con el marco técnico contable en Colombia, expedidas por la Contaduría General de la Nación, en las Resoluciones 414 de 2014, la cual incorpora Nomas de contabilidad y de información financiera para las Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores y no Captan ni administran ahorro del público y la Resolución 193 de 2016, que regula los procedimientos para la evaluación del Control Interno Contable y con la Resolución 139 de 2015, incorporó el Catálogo General de Cuentas (CGC), que será utilizado por estas empresas.





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A continuación se describe la desegregación de cada una de las cuentas que se reflejan en el Estados de Situación Financiera. 3.3.1.1. Efectivo y Equivalentes a Efectivo

Cuadro 29

CONFORMACIÓN DE LA CUENTA EFECTIVO Cifras en millones de pesos

Código Nombre de la Cuenta Saldo a 31 Dic - 2017

11 Efectivo y Equivalentes del Efectivo 7.341.2

1105 Caja 0,0

1110 Depósitos en Instituciones Financieras 7.341.2

Fuente: Notas Estados Financieros presentados por Metro de Bogotá S.A. Elaboró: Equipo Auditor Dirección Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.

El saldo de esta cuenta a 31 de diciembre de 2017, fue de $ 7.341.2 millones, valor que representa el 0.69% del total de los activos.

Cuadro 30 CONFORMACIÓN DE LA CUENTA CORRIENTE- 31/12/2017


No

CUENTA NOMBRE SALDO S/N TESORERIA

SALDO S/N LIBROS

CLASE NUMERO BANCO 31 DIC. 2017 31 DIC. 2017

1 Corriente 6749 Davivienda 7.341.2 7.341.2

TOTAL 7.341.2 7.341.2 Fuente: Notas Estados Financieros presentados por Metro de Bogotá S.A. Elaboró: Equipo Auditor Dirección Sector Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.

3.3.1.2. Caja Menor Para la vigencia 2017, se tenían una (1) caja menor, asignada a la Gerencia Administrativa y Financiera, creadas mediante la Resolución No. 069 del 2017; la cual está destinada para atender erogaciones urgentes, imprescindibles, imprevistas e inaplazables, y cuya liquidación definitiva debe realizarse al cierre de la vigencia. El responsable del manejo de la Caja Menor, se encontraban debidamente amparados según Póliza de Manejo para Entidades Oficiales No. 706538429 expedida por QBE Seguros S.A., del 1 de septiembre de 2017. 3.3.1.2.1. Hallazgo administrativo, debido a que se realizaron gastos de la Caja Menor, por concepto de alimentos, sin razonabilidad en el gasto Se evidenció que la EMB, pagó algunos gastos con los recursos asignados de la caja menor, que fue constituida mediante Resolución 069 de 2017, a cargo de la





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Gerencia Administrativa y Financiera de la empresa; como se relacionan en el cuadro 34:

Cuadro 31

RELACIÓN DE PAGOS REALIZADOS POR CAJA MENOR Cifras en pesos

ORDEN DE PAGO CONPROBANTES DE CAJA MENOR CANCELADOS

NÚMERO FECHA VALOR BENEFICIARIO

PAGOS CON ESTA ORDEN

CONCEPTO FECHA VALOR

134 15/11/2017 799.300 Restaurante P&C Refrigerios 23/01/1900 26.200

173 30/112017 6.838.778

Hamburguesas el Corral Suc. Gatapuri

Suministro de alimentos

14/11/2017 1.134.160

Cafelina S.A.S Suministro de alimentos

01/11/2017 300.801

Cafelina S.A.S Suministro de alimentos

07/11/2017 310.400

Café Reunión Suministro de alimentos

20/11/2017 52.000

Almacenes Éxito Suministro de alimentos

30/112017 36.234

221 29/12/2017 1.199.378 Trattoria la Divina Comedia

Pago de almuerzos

14/12/2017 262.659

TOTAL PAGOS 2.122.454 Fuente: Comunicación EXTS18-0002730 DEL 08/08/2018, de Metro de Bogotá S.A. Elaboró: Equipo Auditor Dirección Sector Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.

Si bien, los gastos relacionados en el cuadro 31, se encuentran autorizados por el Gerente General y no atentan contra la política de austeridad del gasto de la EMB, es de resaltar que estos deberían tener un procedimiento que permita limitar el gasto y optimizar las compras, de modo que se identifique la razonabilidad del gasto, para esta clase de compras. Incumpliendo la Ley 87 de 1993 Artículo 2o. Objetivos del Sistema de Control Interno, el cual contempla que:

“a) Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten;

b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional;

c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento

de los objetivos de la entidad.”

Decreto 30 de 1999 (Por el cual se expiden medidas sobre austeridad en el gasto público del

Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá), los Artículos 1, 3, 4, 5, 6.





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Lo anteriormente expuesto ocasionó que la entidad, realizara gastos por Caja Menor que no tiene las características de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios

Análisis de la respuesta: De acuerdo con el análisis efectuado a la respuesta remitida por la EMB, al Informe Preliminar de Auditoria, mediante el oficio EXTS18-0002885, radicado el 21 de septiembre de 2018, en la Contraloría de Bogotá D.C., bajo el #1-2018-21688, se aceptan parcialmente los argumentos presentados por la entidad, toda vez que la observación presentada a la entidad, tiene como objeto hacer un llamado en la racionalización de los gastos que se realicen a través de la Caja Menor, se deben ajustar a las normas de autoridad del gasto público, en la compra de alimentos para el consumo de los funcionarios. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo administrativo y se deberá incluir en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad. 3.3.1.3. Cuentas por cobrar

Cuadro 32

CONFORMACIÓN CUENTAS POR COBRAR Cifras en millones de pesos

Código Nombre de la Cuenta Saldo a 31 DIC. 2017

Corriente

1324 Subvenciones por cobrar Distrito Capital 500.0

1384 Otras Cuentas por Cobrar 3.5

Total Cuentas por cobrar 503.5 Fuente: Notas Estados Financieros presentados por Metro de Bogotá S.A. Elaboró: Equipo Auditor Dirección Sector Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.

Las Subvensiones por Cobrar corresponden al saldo pendiente de entregar por la SDH, por un valor de $500.00 millones, que corresponden a los recursos de de las Transferencias de Aportes de Inversion. Las Otras cuentas por cobrar, corresponden al pago de una incapacidad laboral cuyo deudor es la EPS donde esta afiliado el funcionario de la Empresa, por un valor de $3.489.501. 3.3.1.4. Propiedades, Planta y Equipo





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Esta cuenta presenta un saldo a 31 de diciembre de 2017, de $54.00 millones, compuesta especialmente por: Maquinaria y Equipo de $2.00 millones; Equipo de comunicación y computación de $ 47.60 millones y Equipo de Transporte, Tracción y Elevación por $58.9 millones. Por otra parte, se evidenció que la Depreciación Acumulada ascendía a $54.6 millones. De acuerdo con las Notas a los Estados Financieros dice “En el periodo contable que

finalizo el 31 de diciembre no se identificaron evidencias o indicios de deterioro del valor de las propiedades, planta y equipos; ello se debe principalmente a que se trata de bienes recientemente adquiridos.” La Depreciación Acumulada de la Maquinaria y Equipo y los Equipos de Comunicación y Cómputo; por políticas de la EMB y por tratarse de elementos de menor cuantía, se reconocen como un activo y se depreciaron en el periodo que fueron adquiridos. 3.3.1.4.1. Inventario Físico Se verificó la presentación del inventario físico, en cumplimiento de las Resoluciones No. 051, 033 y 620 e instructivo 002 de 2015, de la Contaduría General de la Nación y las normas internacionales de contabilidad para el sector público, el cual comprendió levantamiento físico y actualización de todos los bienes muebles e inmuebles propiedad de la EMB. 3.3.1.5. Otros Activos- Recursos Entregados en Administración

Cuadro 33 RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN


CÓDIGO

ENTIDAD DESCRIPCIÓN SALDO A

31-Dic 2017

19080101

Secretaria Distrital de Hacienda- Dirección Distrital de Tesorería

Según Convenio Interadministrativo Nación –Distrito Capital- como aporte para cofinanciación del proyecto que tiene como objeto la construcción de la Primera Línea del Metro de Bogotá- PLMB

1.053.187.8

Subtotal 1.053.187.8

19080103

Otros Recursos Entregados en Administración

1908 IDU Convenio 1021/2017 Gestión Predial 6.387.8

1908 IPES Convenio 33/2017 Plan ocupantes del espacio Publico

196.2

Subtotal 6584

Total 1.059.771.8





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Fuente: Notas Estados Financieros presentados por Metro de Bogotá S.A. Elaboró: Equipo Auditor Dirección Sector Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.

Los aportes de Cofinanciación DC-SDH-DDT, según lo acordado en el Convenio Interadministrativo Nación –Distrito Capital, se entregaron en administración a la SDH-Dirección Distrital de Tesorería, dependencia que los depositó en las cuentas bancarias de Davivienda No. 006000958931, con un saldo a 31 de diciembre de 2017, de $653.187.8 millones, Banco Sudameris S.A., No. 91000010060, por $200.000 millones y en el Banco Popular S.A, con un saldo de $200.000 millones; y se encuentran a disposición de la EMB y solamente se pueden utilizar para atender obligaciones del desarrollo del Proyecto PLMB. 3.3.1.6. Cuentas por Pagar

Cuadro 34 CUENTAS POR PAGAR


CÓDIGO DETALLE SALDO A 31/12/2017

24 CUENTAS POR PAGAR

2401 Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales 511,49

2436 Retenciones en la Fuente e impuestos de Timbre 93,09

2440 Impuestos Contribuciones y Tasas por Pagar 75,78

2490 Otras cuentas por Pagar 19,47

TOTAL CUENTAS POR PAGAR 699,83 Fuente: Notas Estados Financieros presentados por Metro de Bogotá S.A. Elaboró: Equipo Auditor Dirección Sector Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.

De acuerdo con lo expuesto en la Notas a los Estados Financieros, por la EMB, asumió obligaciones por un valor de $10.921.70 millones y durante el periodo realizó pagos de $1.0221.9 millones, quedando un saldo por pagar a 31 de diciembre de 2017, por un valor de $699.8 millones. 3.3.1.7. Cuentas de Orden - Litigios y Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos. De acuerdo con la respuesta enviada por la EMB, mediante radicado No. EXTS18- 0002788, del 23 de agosto de 2018, se informa que a 31 de diciembre de 2017, no existe ningún Litigio en curso en contra de la EMB.

3.3.1.8. Ingresos y Gastos

Cuadro 35





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INGRESOS Y GASTOS Cifras en millones de pesos

44 TRANSFERENCIAS Y SUBVENCIONES 4430 Subvenciones

443005 Subvención por recursos transferidos por el gobierno 1.070.204,56

Total transferencias y subvenciones 1.070.204,56

MENOS: GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Y OPERACIÓN

51 Administración y operación 7.390,09

5101 Sueldos y salarios 2.366,77

5103 Contribuciones efectivas 695,05

5104 Aportes sobre la nomina 140,97

Prestaciones sociales 1.552,72

5890 Gastos de personal diversos 305,35

5111 Generales 2.274,16

5821 Impuestos, contribuciones y tasas 55,06

53 Deterioro, depreciaciones, amortizaciones y provisiones 126,37

5360 Depreciación acumulada Propiedades, planta y equipo 54,61

5366 Amortización de activos intangibles 71,76

Total gastos de administración y operación 7.516,46

RESULTADO OPERACIONAL (1-2) 1.062.688,10

MAS: INGRESOS NO OPERACIONALES

Financieros 297,35

Total Ingresos no operacionales 297,36

MENOS: EGRESOS NO OPERACIONALES

(5) Gastos diversos 0,00

RESULTADO ANTES DE IMPUESTOS (3+4-5) 1.062.985,45

Impuesto a las ganancias corriente 74,37

(I) RESULTADO NETO 1.062.911,08

RESULTADO DEL EJERCICIO 1.062.911,08 Fuente: Notas Estados Financieros presentados por Metro Bogotá S.A. Elaboró: Equipo Auditor Dirección Sector Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.

Las subvenciones para funcionamiento son recursos que fueron asignados por el Concejo de Bogotá D.C., a favor de la EMB, en el presupuesto del Distrito Capital- Secretaría Distrital de Hacienda-SDH, para atender los gastos derivados de las actividades administrativas de la misma en etapa preoperativo. La totalidad de estos recursos se recibieron y fueron depositados en instituciones financieras en cuentas de la EMB.

Las subvenciones para infraestructura comprende el monto total de recursos recibidos por la EMB, con destino principalmente a la gestión predial preliminar a la ejecución de las obras de infraestructura del proyecto “Primera Línea del Metro de Bogotá

– PLMB”, de los cuales efectivamente giró la suma de $7.766.7 millones, quedando pendiente de pagar los $500 millones que se revelan como como pendientes de cobro.





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Las subvenciones reconocidas como ”Recursos de cofinanciación” corresponden a los aportes del Distrito Capital, ordenados en desarrollo del Convenio Nación-Distrito como aporte para cofinanciación del proyecto que tiene como objeto la construcción de la “Primera Línea del Metro de Bogotá – PLMB”. En la vigencia fiscal 2017, el Distrito Capital SDH, transfirió a favor de la EMB, por valor de $1.053.187,8 millones, en desarrollo del Convenio Nación-Distrito, como aporte para cofinanciación del proyecto que tiene como objeto la construcción de la “Primera Línea del Metro de Bogotá

– PLMB”, los cuales se recibieron en su totalidad en el mes de diciembre de 2017. Tales dineros se mantienen en administración en la Dirección Distrital de Tesorería. Los intereses por rendimientos financieros provienen de la colocación de los recursos de los depósitos realizados por la Empresa generados a una tasa IBR. El total de los gastos de Administración y Operación, ascienden a $7.390.09 millones. Por Sueldos y Salarios se gastó, $2.366.77 millones, por Prestaciones Sociales $1.552.72 millones y por Gastos Generales $2.274,16 millones. 3.3.1.9. Operaciones Recíprocas De acuerdo con la respuesta enviada por la EMB, mediante radicado No. EXTS18- 0002788 del 23 de agosto de 2018, se informa el estado de las Operaciones reciprocas con corte a31 de diciembre de 2017 así:

Cuadro 36 OPERACIONES RECIPROCAS

31 de DIEMBRE de 2017. Cifras en millones de pesos

CÓDIGO NOMBRE ENTIDAD

RECIPROCA VALOR VALOR

1 ACTIVOS 500,00 1.059.789,42

1.3 CUENTAS POR COBRAR 500,00 -

1.3.24 SUBVENCIONES POR COBRAR 500,00 -

1.3.24.16 SUBVENCIÓN POR RECURSOS TRANSFERIDOS POR EL GOBIER

500,00 -


210111001 - BOGOTÁ D.C.

500,00 -

1.9 OTROS ACTIVOS 0,00 1.059.789,42

1.9.07 ANTICIPOS O SALDOS A FAVOR POR IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES

0,00

17,61

1.9.07.02 RETENCIÓN EN LA FUENTE 0,00

17,61

1.9.07.02 RETENCIÓN EN LA FUENTE 910300000 - DIAN - RECAUDADOR

0,00

17,61





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1.9.08 RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN

0,00 1.059.771,81

1.9.08.01 EN ADMINISTRACIÓN 0,00 1.059.771,81

1.9.08.01 EN ADMINISTRACIÓN

222011001 - INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO -IDU-

0,00 6.387,84

1.9.08.01 EN ADMINISTRACIÓN 210111001 - BOGOTÁ D.C.

0,00 1.053.187,77

1.9.08.01 EN ADMINISTRACIÓN

223211001 - FONDO DE VENTAS POPULARES DE BOGOTÁ

0,00 196,20

2 PASIVOS 446,98 -

2.4 CUENTAS POR PAGAR 446,98 -

2.4.01 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES

371,20 -

2.4.01.01 BIENES Y SERVICIOS 371,20 -

2.4.01.01 BIENES Y SERVICIOS

223211001 - FONDO DE VENTAS POPULARES DE BOGOTÁ

196,20

-

2.4.01.01 BIENES Y SERVICIOS

234111001 - E.S.P. EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTA S.A.

175,00 -

2.4.40 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS POR PAGAR

75,78 -

2.4.40.01 IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS

74,37 -

2.4.40.01 IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS

910300000 - DIAN - RECAUDADOR

74,37 -

2.4.40.04 IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

1,42 -


210111001 - BOGOTÁ D.C.

1,42 -

4 INGRESOS 0,00 1.070.204,56

4.4 TRANSFERENCIAS Y SUBVENCIONES

0,00 1.070.204,56

4.4.30 SUBVENCIONES 0,00 1.070.204,56


0,00 1.070.204,56


210111001 - BOGOTÁ D.C.

0,00 1.070.204,56

5 GASTOS 0,00 419,89

5.1 DE ADMINISTRACIÓN Y OPERACIÓN 0,00 419,89

5.1.03 CONTRIBUCIONES EFECTIVAS 0,00 14,78

5.1.03.05 COTIZACIONES A RIESGOS LABORALES

0,00 14,78

5.1.03.05 COTIZACIONES A RIESGOS LABORALES

41100000 - POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS

0,00 14,78

5.1.04 APORTES SOBRE LA NÓMINA 0,00 140,97

5.1.04.01 APORTES AL ICBF 0,00 84,58





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5.1.04.01 APORTES AL ICBF

023900000 - INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR -ICBF-

0,00 84,58

5.1.04.02 APORTES AL SENA 0,00 56,39

5.1.04.02 APORTES AL SENA

026800000 - SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE -SENA-

0,00 56,39

5.1.11 GENERALES 0,00 262,72

5.1.11.17 SERVICIOS PÚBLICOS 0,00 1,33

5.1.11.17 SERVICIOS PÚBLICOS

234011001 - E.S.P. EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ

0,00 1,33

5.1.11.18 ARRENDAMIENTO OPERATIVO 0,00

97,63

5.1.11.18 ARRENDAMIENTO OPERATIVO


0,00 97,63

5.1.11.23 COMUNICACIONES Y TRANSPORTE 0,00 124,22

5.1.11.23 COMUNICACIONES Y TRANSPORTE


0,00 123,59

5.1.11.23 COMUNICACIONES Y TRANSPORTE

923269422 - SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.

0,00 0,63

5.1.11.50 PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN

0,00 39,55

5.1.11.50 PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN


0,00 39,55

5.1.20 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS

0,00 1,42


0,00 1,42

5.1.2009 IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

210111001 - BOGOTÁ D.C.

0,00 1,42

Fuente: Notas Estados Financieros presentados por Metro de Bogotá S.A. Elaboró: Equipo Auditor Dirección Sector Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.

3.3.1.10. Rendición de la cuenta Revisada la cuenta que presentó el sujeto de control en el SIVICOF, correspondiente a la gestión fiscal de la vigencia 2017, dio cumplimiento en la forma,





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término y métodos establecidos en las Resoluciones No. 011 de 2014, 023 de 2016 y 01 de 2018, de la Contraloría de Bogotá, D.C. 3.3.1.11. Evaluación al sistema de control interno contable El proceso de registro de la información contable se realiza con base en la Resolución No. 414 de 2014, Resolución 193 de 2016, que regula los procedimientos para la evaluación del Control Interno Contable y el Instructivo 002 de 2014, como empresa que no cotiza en el mercado de valores y no capta ni administra ahorro del público y se manejan a través del aplicativo contable Sistema de Información Financiero y Administrativo ZBOX. La EMB, cuenta con los libros de contabilidad debidamente registrados de acuerdo a lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública. Así mismo, los activos de la empresa durante la vigencia 2017, se encontraban debidamente amparados mediante la adquisición de Pólizas de Seguros, que se incluyen en el cuadro 40.

Cuadro 37 PÓLIZAS DE LA EMPRESA


PÓLIZA VIGENCIA ASEGURADORA VALOR

ASEGURADO AMPARO

1002830 08/11/2017 8//11/2018 La Previsora S.A. 6,639,10 Daño materiales

combinados

1001352 08/11/2017 8//11/2018 La Previsora S.A. 10,000,00 Infidelidad Riesgo

Financiero

1007242 08/11/2017 8//11/2018 La Previsora S.A. 7,000,00 Responsabilidad

Civil

1007241 08/11/2017 8//11/2018 La Previsora S.A. 3.000.00 Responsabilidad

Civil

706538429 15/08/2017 14/08/2018 QBE Seguros S.A 500,00 Manejo para

Entidades Oficiales

Fuente: Gerencia Administrativa y Financiera de Metro de Bogotá S.A. Elaboró: Equipo Auditor Dirección Sector Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.

3.3.1.12. Concepto del Sistema de Control Interno Contable Una vez analizados y verificados cada uno de los componentes de control interno contable, de cada una de las cuentas seleccionadas en la muestra de auditoría y producto de la evaluación al Sistema de Control Interno Contable, se da un concepto CONFIABLE.





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3.3.2. Gestión Financiera De acuerdo con la respuesta enviada por la EMB., mediante oficio con radicado No. EXTS18- 0002788 del 23 de agosto de 2018, se relacionan los indicadores financieros así:

Cuadro 38 INDICADORES FINACIEROS

Cifras en millones

INDICADORES DE LIQUIDEZ FORMULA VALOR INDICADOR

RAZÓN CORRIENTE

5,66 Representa la disponibilidad de la Empresa para hacer frente a sus deudas de corto plazo, sobre sus Activos Corrientes.

ACTIVO CORRIENTE

7.844.68

PASIVO CORRIENTE

1.385.26

ALTA LIQUIDEZ EFECTIVO + INVERSIONES

7.341.19

5,30 Representa el grado de liquidez que tiene la Entidad para cubrir sus obligaciones inmediatas

PASIVO CORRIENTE

1.385.26

INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO FORMULA VALOR INDICADOR

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO PASIVO TOTAL 1.385.26

0,13% Representa el grado de apalancamiento utilizado e indica la participación de los acreedores sobre los activos de la Entidad

ACTIVO TOTAL 1.068.296.34

ENDEUDAMIENTO EN EL CORTO PLAZO PASIVO CORRIENTE

1.385.26

100% Indica el nivel de concentración del endeudamiento en el corto plazo. PASIVO TOTAL 1.385.26

INDICADORES DE APALANCAMIENTO FORMULA VALOR INDICADOR

RESPALDO PATRIMONIAL PATRIMONIO 1.066.911.08

770,19 Representa las unidades monetarias aportadas al financiamiento de la Entidad, por cada unidad monetaria de terceros PASIVO TOTAL 1.385.26

Fuente: Oficio con radicado o. EXTS18- 0002788 con fecha 23 de agosto de 2018, de Metro de Bogotá S.A. Elaboró: Equipo Auditor Dirección Movilidad, Contraloría de Bogotá D.C.





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3.3.2.1. Razón corriente= Activo corriente / pasivo corriente. La empresa cuenta con una razón corriente de 5.6 la EMB, por cada peso ($1) que la empresa debe en el corto plazo, cuenta con $ 5.6 para pagar sus obligaciones. 3.3.2.2. Alta Liquidez: Efectivo + Inversiones /Pasivo corriente. Conforme al indicador de liquidez, es claro que la empresa, para ese período, no tiene problemas de liquidez, perfectamente puede cumplir con sus obligaciones corrientes. 3.3.2.3. Nivel de Endeudamiento: Pasivo total / Activo Total. De acuerdo con el cuadro 41, en su fila nivel de endeudamiento su indicador correspondiente al 0,13 %, se infiere que (0,13%) la empresa no tiene deuda, dado que cuenta que el pasivo es a corto plazo y corresponde a las obligaciones de la operación recurrente, lo cual confirma que depende de las transferencias del Distrito, a través de la Secretaria Distrital de Hacienda- SDH. 3.3.2.4. Endeudamiento en el Corto Plazo: Pasivo Corriente/ Pasivo Total Este indicador nos muestra que la EMB, sus pasivos sólo son a corto plazo. 3.3.2.5. Respaldo Patrimonial: Patrimonio/ Pasivo Total No hay nada que respaldar con el patrimonio, pues la empresa no tiene deuda.





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4. CUADRO CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES

TIPO DE OBSERVACIONES

CANTIDAD VALOR

REFERENCIACIÓN (En pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 12 N.A

3.1.1.1. 3.1.3.1.1. 3.1.3.1.2.

3.1.3.1.3. 3.1.3.1.4. 3.1.3.1.5.

3.1.3.2.1. 3.1.3.3.1. 3.1.3.4.1.

3.1.4.3.1. 3.2.1.3. 3.3.1.2.1.

2. DISCIPLINARIOS 4 N.A 3.1.3.1.2. 3.1.3.1.3. 3.1.3.1.5.

3.1.3.4.1.

3. PENALES 1 N.A 3.1.3.1.3.

4. FISCALES N.A N.A

N.A: No aplica.


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