INFORME FINAL DE AUDITORIA SUBPROCESO GESTIÓN DE …

2017

JORGE HERNÁN RESTREPO

CONTROL INTERNO

08 JUNIO DE 2017

INFORME FINAL DE AUDITORIA SUBPROCESO GESTIÓN DE COMPRAS

I.P.S. DEL MUNICIPIO DE CARTAGO, E.S.E.

VALLE DEL CAUCA Nit: 836.000.386-0

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CÓDIGO: GE.CI.814.55.30.FO.05

INFORMES DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

VERSIÓN 3

Fecha Aprobación 05/06/2013

OFICINA DE CONTROL INTERNO

SUBPROCESO GESTIÓN DE COMPRAS INFORME FINAL DE AUDITORIA INTERNA

VIGENCIAS 2016 - 2017



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Cartago, 02 de Junio de 2017 Doctor ANDRES FELIPE AMAYA CASTAÑEDA Gerente IPS del Municipio de Cartago E.S.E. Cartago Valle del Cauca Estimado Doctor: Como Auditor Interno de la IPS del Municipio de Cartago E.S.E. y dando cumplimiento al Plan Anual de Auditoría Interna para el año 2017, me permito presentar a su despacho el informe correspondiente a la auditoría realizada al subproceso de gestión de compras. Dicha auditoría fue desarrollada dentro de los estándares generalmente aceptados de auditoría y siguiendo el procedimiento de auditoria interna adoptado el cual se fundamenta en la Norma ISO 19011. Los resultados incluidos en el presente informe, fueron comunicados oportunamente a los niveles responsables de la ejecución del proceso, recibiendo de su parte los correspondientes planes de acción para cada una de las debilidades identificadas. Agradezco la colaboración recibida del personal del subproceso, para el desarrollo del trabajo. Cualquier información adicional que requieran sobre el contenido de la presente comunicación, con gusto le será suministrada Atentamente, ORIGINAL FIRMADO JORGE HERNÁN RESTREPO Asesor de Control Interno



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CONTENIDO

Tabla de contenido

1. FECHA DE AUDITORIA E INFORME .............................................................................................. 4

2. OBJETIVO............................................................................................................................................ 4

3. ALCANCE ............................................................................................................................................ 4

4. PROCESO AUDITADO ....................................................................................................................... 4

5. HECHOS RELEVANTES .................................................................................................................... 4

6. METODOLOGÍA ................................................................................................................................. 5

7. DESARROLLO DE LA AUDITORIA ................................................................................................. 6

8. FORTALEZAS ..................................................................................................................................... 11

9. DEBILIDADES O HALLAZGOS ..................................................................................................... 12

10. RECOMENDACIONES ................................................................................................................... 19

11. CONCLUSIONES ............................................................................................................................ 20

LISTA DE VERIFICACIÓN .................................................................................................................. 22

CUADRO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA ........................................................................... 28



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1. FECHA DE AUDITORIA E INFORME

FECHA DE LA AUDITORIA FECHA DE LA EMISIÓN DEL INFORME

25 de Mayo de 2017 08 de Junio de 2017

2. OBJETIVO Evaluar los resultados de la gestión, ejecución de procedimientos y controles del subproceso de gestión de compras de la Empresa Social del Estado identificado oportunidades de mejoramiento y asimetrías que permitan garantizar la realización de acciones que garanticen el adecuado manejo de los recursos públicos.

3. ALCANCE La Auditoria tiene como alcance la gestión de compras de las vigencias 2016 y 2017.

4. PROCESO AUDITADO

Subproceso de gestión de compras.

5. HECHOS RELEVANTES La I.P.S del Municipio de Cartago E.S.E presta servicios de primer nivel de complejidad a personas afiliadas al régimen subsidiado en salud, la oferta de servicios asistenciales se realiza a través de unidades asistenciales que atienden a comunidades localizadas en zonas vulnerables del Municipio de Cartago, este tipo de organización se caracteriza por la descentralización de sus procesos misionales y la concentración de los procesos administrativos. En la actualidad la población contratada con las EPSS Coosalud y Ambuq es de aproximadamente 60.000 usuarios. La sede Administrativa de la institución se encuentra ubicada en el Municipio de Cartago y



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los Centros de salud se ubican en: Zaragoza, Barrio San Joaquín, Barrio Villa del Sol y la Unidad hospitalaria ubicada en el Barrio San Vicente. De igual forma se ofertan servicios de salud a las personas que residen en el área rural de influencia por medio de puestos de salud. La Entidad tiene en la actualidad contratos por la modalidad de capitación y evento con las EPSS Coosalud y Ambuq. La Entidad en el momento de la ejecución del procedimiento auditor cuenta con una Técnica Administrativa que lidera el subproceso de gestión de compras.

6. METODOLOGÍA Se utilizó el método inductivo partiendo de los siguientes aspectos:

Determinación de los procedimientos de auditoría

Elaboración de papeles de trabajo

Obtención y análisis de evidencias

Revisión documental

Revisión de procedimientos

Observación directa La auditoría con enfoque de procesos tiene el objetivo de verificar el cumplimiento de la planeación del mismo y la calidad de la interacción con otros procesos y subprocesos, las oportunidades de mejoramiento o debilidades plasmadas en este informe no necesariamente son competencia del responsable del proceso auditado, pueden presentarse debilidades que tiene sus causas en otros procesos pero afectan el auditado. Lista de documentos revisados

Plan anual de adquisiciones vigencias 2016 y 2017

Política de ingresos al almacén

Política de egresos al almacén

Actos administrativos de conformación del comité de compras

Actas de reunión del comité de compras



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7. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

Se evidencia durante el desarrollo de la auditoria la existencia de un comité de compras adoptado mediante Resolución 100.20.007.5 de 2003 y actualizado mediante Resolución 017-1 del 17 de enero de 2015. Se revisó la caracterización existente del subproceso la cual se relaciona a continuación. Caracterización del proceso

PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

SUBPROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

OBJETIVO: Asegurar la adquisición y entrega oportuna de los bienes con las especificaciones requeridas para la Sede Hospitalaria, los Centros y Puestos de Salud, su administración y custodia, en el cumplimiento de los objetivos misióneles de la Institución.

LIDER DEL PROCESO: SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

ENTRADA / INSUMO PH VA

ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO

SALIDA USUARIOS PROCESOS

Proveedor Entrada PRODUCTO Y/O SERVICIO

INTERNO EXTERNO

Todos los procesos

Solicitud de Bienes y Servicios (formato de solicitud de pedidos)

P

Elaborar Plan Anual de Adquisiciones de conformidad con el presupuesto, autorizado por la Gerencia.

Plan anual de adquisiciones

Todos los procesos

Facturas y Cuentas de cobro de proveedores con soportes.

Gestión Administrativa y financiera

Gestión Financiera

Certificado de Disponibilidad presupuestal

Todos los procesos

Solicitud de Bienes y Servicios

Elaborar cronogramas de recepción de pedidos y despachos para la vigencia

Cronograma de recepción de pedidos y despachos

Todos los procesos

Gerencia y comité de compras

Base de datos proveedores

H

Consolidar bases de datos de los proveedores

Base de datos consolidada de proveedores

Gerencia y Subgerencia financiera

Todos los Procesos

Solicitud de Bienes y servicios

Atender compras y servicios de menor cuantía

Bienes y servicios suministrados

Procesos interesados

Gerencia , Subgerencia

administrativa y científica

Bases de datos, documentos internos (memorandos, actas, resoluciones…)

Elaborar informes según requerimientos internos y/o órganos de control

Informe de Gestión- Informes entes de control.

Gerencia, subgerencia administrativa y científica.

Organismos de Control



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Subgerencia administrativa

Plan de Adquisiciones Publicar Plan anual de Adquisiciones página Web de la Institución según la ley 1474

Publicación página web institucional

Todos los Procesos

Comunidad Organismos de Control

Todos los Procesos

Formato de inventarios bienes muebles y equipos, actas de traslado, actas de entrega, actas de baja.

Adelantar y Coordinar el Inventario físico de bienes e insumos de la institución.

Inventario de Bienes en el sistema de información.

Todos los Procesos


PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

OBJETIVO: Asegurar la adquisición y entrega oportuna de los bienes con las especificaciones requeridas para la Sede Hospitalaria, los Centros y Puestos de Salud, su administración y custodia, en el cumplimiento de los objetivos misióneles de la Institución.

LIDER DEL PROCESO: SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

ENTRADA / INSUMO PH VA

ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO

SALIDA USUARIOS PROCESOS

Proveedor Entrada PRODUCTO Y/O SERVICIO

INTERNO EXTERNO

Todos los Procesos

Solicitud de pedidos, facturas de proveedores.

H

Coordinar y registrar en el software el ingreso y egreso de los suministro o provisión de bienes de la I.P.S. del Municipio de Cartago E.S.E.

Registros del software (resumen de transacciones y balance general de almacén)

Subgerencia administrativa y financiera, contabilidad y presupuesto.

Proceso área jurídica

Contrato- facturas proveedor

Coordinar y registrar el ingreso y egreso de los bienes y suministro contratados.

Registros del sistema de información, actas de entrega

Todos los Procesos

Contratista

Todos los Procesos

Solicitud de pedidos

Entrega de insumos según el cumplimiento al cronograma de pedidos para la sede hospitalaria, centros y puesto de salud.

Registro del software salida de almacén y/o actas

de entrega

Todos los Procesos

Todos los procesos

Cronograma del plan de adquisiciones

V

Verificar cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones

Informe de Gestión semestral

Comité de Gerencia Control Interno


Planeación y

control interno

Plan de acción

Analizar el Comportamiento de los indicadores de Gestión del proceso

Evaluación de los indicadores Publicación página web institucional

Gerencia- planeación Control Interno

Comunidad- Organismos de Control

Todos los procesos

Inventario de Bienes en el sistema de información.

V Prueba selectiva semestral a los inventarios de las áreas misionales y las áreas de apoyo

Memorando General con informe

Subgerencia administrativa y control interno.

Proceso de

bienes y servicios

Informe de auditorias

A

Tomar acciones correctivas, preventivas y/o de mejoras

Plan de Mejoramiento institucional – plan de mejoramiento por procesos

Control Interno


Proceso de Convocar el Comité de Actas de comité Comité de



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Bienes y Servicios

Requerimientos compras compras

Políticas de operación Ingresar todos los materiales o bienes que adquiere la Entidad por compras o aquellos recibidos en donación, de forma física a la bodega; Realizar su registro en el software, para su posterior distribución en la sede Hospitalaria y los centros de salud; Verificando que el bien recibido cumpla con las cantidades y especificaciones pactadas entre el proveedor y la Entidad. Todo requerimiento de insumos o bienes debe de estar diligenciando en el formato de Pedido, en donde se especifique clara y detalladamente los elementos y el número de unidades requeridas de acuerdo con las necesidades reales. Realizar la custodia y trazabilidad de los egresos de los materiales o bienes que salen de la bodega de almacenamiento con destino a las áreas de la sede hospitalaria, puestos y Centros de Salud de la institución, confrontando las cantidades y especificaciones solicitadas y registrando las diferentes salidas en el Software. Diligenciar la Salida de los materiales o bienes de Almacén, por el sistema de información, y el documento será firmado simultáneamente a la entrega física del mismo por el responsable del área que realizo el pedido y el Auxiliar de bodega como entrega a satisfacción por el Almacén. Para todo tipo de bien al momento de la entrega por parte del Auxiliar de activos Fijos, le asignara el número de inventario según el consecutivo y diligenciando a su vez, el formato “Acta de entrega de activos fijos” el cual será firmado por ambas partes como evidencia de recibo y entrega a satisfacción del bien y quien recibe lo hace con la responsabilidad de su cuidado y custodia. En el caso de daño, pérdida o hurto de materiales o bienes en bodega (consumo, devolutivos, intangibles y mercancías en existencia) como consecuencia de desastre natural, siniestro, o por fechas de vencimiento, etc., el responsable del Almacén registra en el Sistema la Salida de los materiales o bienes de Almacén con base en el “formato Acta de baja de activos” y sus correspondientes soportes. Para la baja definitiva de un bien mueble del inventario de la IPS deberá sujetarse a las características y procedimiento establecido.



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Para efectuar la compra el Técnico Administrativo Almacenista debe vigilar que el proveedor seleccionado cumpla con requisitos tales como: Especificaciones solicitadas, calidad, costos, garantía, fácil consecución de repuestos. Coordinar la Realización y actualización de los inventarios para las bodegas y los bienes de propiedad de I.P.S. del Municipio de Cartago E.S. Controles e indicadores

CONTROLES INDICADORES

Lista de Inventarios Actas del Comité de Compras Ejecución de evaluación de desempeño del proveedor. Solicitud de datos legales Soportes de los contratos Auditoria Oficina de Control Interno Auditoría Interna de Calidad Publicaciones en la página WEB Auditoria de la Contraloría General Informes a entes de control

Eficacia Gestión Proveedores Eficiencia Optimización de pedidos de compras y suministros Efectividad Índice de racionalidad del gasto de funcionamiento

DOCUMENTACION SOPORTE SISTEMAS DE INFORMACION

G.E.GJ.811.30.2 Contrato de Suministros GA.GF.811.30.2.1 Contrato de Compra GA.GF.830.42.FO.06 Disponibilidad Presupuestal GE.GJ.811.42.FO.07 Estudios Previos GA.BS.835.42.FO.16 Formato de pedido GA.BS.835.70.16.GU.01 Política de ingreso y egreso

Página Web institucional Intranet Video de Programas Institucionales Software Módulos, Almacén , Compras , Inventarios

INFORMACION PRIMARIA

QUIEN INFORMA COMO SE INFORMA

Portafolios de Servicios, Cotizaciones Proveedores Escrito, folletos, catálogos

Directorios Proveedores Legis Internet, Pagina Web

Leyes aplicables al Proceso Gobierno Comunicaciones Internas y Externas

INFORMACION SECUNDARIA

QUE INFORMA QUIEN INFORMA COMO SE INFORMA

Plan de Adquisiciones I.P.S. del Municipio de Cartago E.S.E. Informes Escritos

Requerimiento de Compra Proveedores Solicitud de compra

RECURSOS

HUMANOS INFRAESTRUCTURA FINANCIERO Profesional en el área Auxiliar administrativos

Recursos técnicos, tecnológicos y físicos de las áreas asignadas al Proceso.

Presupuesto para el desarrollo del proceso.

SISTEMAS INTEGRADOS

NTCGP 1000:2009 CALIDAD MECI 1000:2005 CONTROL INTERNO



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ADMINISTRATIVO

4.2.3. Control de documentos, 4.2.4. Control de registros, 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos, 8.4, Análisis de datos, 8.5. Mejora, 8.5.1. Mejora continua, 8.5.2. Acción correctiva, 8.5.3. Acción preventiva.

1.3. Componente administración del riesgo, 1.3.1. Contexto estratégico, 1.3.2. Identificación del riesgo, 1.3.3. Análisis del riesgo, 1.3.4. Valoración del riesgo, 1.3.5. Políticas de administración del riesgo, 2.1.1. Políticas de operación, 2.1.2. Procedimientos, 2.1.3. Controles, 2.1.4. Indicadores, 2.2.1. Información primaria, 2.2.2. Información secundaria, 3.1.2. Autoevaluación a la gestión. 3.3.2. Planes de mejoramiento por procesos.

Políticas de desarrollo administrativo

Plan Institucional Plan de Capacitación

Plan de Estímulos



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8. FORTALEZAS

o Se observa y se destaca que el subproceso de gestión de compras tiene personal suficiente para la realización de las actividades del mismo, además se aprecia la disposición para el control y el mejoramiento continuo de los actores del subproceso.

o Se aprecia la identificación idónea de los requisitos de los productos o bienes que se

adquieren en el subproceso de gestión de compras.

o Se observan que los líderes del subproceso establecen canales de comunicación idóneos y efectivos con los proveedores para la realización de actividades de garantía, cambios y demás.

o Se destaca la formulación y publicación oportuna del plan anual de adquisiciones de la

Entidad en la página web institucional y en el SECOP.

o Se destacan las acciones de mejoramiento ejecutadas en la vigencia 2017, orientadas a subsanar debilidades encontradas por los líderes de proceso en la ejecución de procedimientos de autoevaluación y autocontrol.

o Durante la ejecución del procedimiento de auditoria se observó el mejoramiento en la

organización y disposición de las bodegas del almacén.

o Se destaca la planeación del subproceso de gestión de compras y la organización en torno a la programación de la entrega de pedidos.

o Se destaca el mejoramiento en torno a la presentación del informe denominado

SISMED, el mismo se presenta en la actualidad con oportunidad y consistencia.

o Se observa que la líder del subproceso ha documentado un listado maestro de proveedores para garantizar las contingencias en materia de pedidos.



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9. DEBILIDADES O HALLAZGOS

1. Articulación del plan de adquisiciones con la planeación institucional: Durante el procedimiento auditor se evidencio que no existe articulación efectiva entre los planes institucionales como plan de desarrollo y plan de acción con el plan anual de adquisiciones, la formulación del plan anual de adquisiciones no tiene en cuenta los bienes y servicios plasmados en el plan de acción de cada vigencia, el citado plan se elabora con fundamento en consumos históricos y no se tienen en cuenta los productos establecidos en el plan de desarrollo de la Empresa Social del Estado. De acuerdo a la entrevista realizada a la líder del proceso, el plan anual de adquisiciones se alimenta y articula con la contratación de la Entidad, sin embargo la contratación está orientada a ejecutar lo que la Entidad ha consignado en los planes institucionales, en ese sentido, el procedimiento de formulación y actualización del plan de adquisiciones no se ciñe al principio de planeación.

2. S

eguimi

2. Seguimiento y evaluación del plan anual de adquisiciones Durante el procedimiento auditor, no se evidencio la realización de seguimientos y evaluaciones periódicas al plan de adquisiciones, se observó que el plan formulado es monitoreado por los líderes de proceso, sin embargo no se realizan seguimientos y evaluaciones periódicas que permitan establecer el nivel de avance en la ejecución del plan para la realización de posibles correctivos y acciones de mejoramiento.

Causa: Deficiencias en la metodología del procedimiento para la formulación del

plan anual de adquisiciones, falta de documentación y estandarización del

procedimiento

Efecto: Plan anual de adquisiciones que no refleja las totalidad de bienes y

servicios a adquirir en la vigencia

Criterio: Decreto 943 de 2014 – Manual técnico de implementación del MECI;

Modulo: Control de planeación y gestión; Componente: direccionamiento

estratégico; Elemento: planes, programas y proyectos.



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3. Autorización de pedidos Se observó durante el procedimiento auditor, que los pedidos efectuados por los líderes de proceso no son validados y autorizados por un funcionario del nivel directivo de la Entidad, los pedidos realizados por los líderes de proceso son validados, recibidos y autorizados directamente por el líder del subproceso de gestión de compras, no se garantiza que los pedidos realizados en la Entidad cuenten con el visto bueno de los ordenadores del gasto.

4. Indicadores del subproceso

Durante el procedimiento auditor no se observó el cálculo y análisis de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad del subproceso de gestión de compras, se aprecian la realización de autoevaluación de gestión que incluye el análisis de algunos indicadores de producto, sin embargo no se apreció que los indicadores establecidos en la caracterización del subproceso fueran objeto de cálculo y análisis. Los indicadores establecidos en la caracterización del subproceso son los siguientes:

Causa: Limitaciones en el alcance de la autoevaluación de la gestión, la cual

debe aplicarse a todos los planes institucionales.

Efecto: Desconocimiento en torno a la ejecución del plan anual de adquisiciones

y posibles desviaciones en su desarrollo

Criterio: Decreto 943 de 2014 – Manual técnico de implementación del MECI;

Modulo: Control evaluación y seguimiento; Componente: Autoevaluación

del control y la gestión; Elemento: Autoevaluación del control y la gestión

Causa: Debilidades en la modelación del subproceso, procedimientos y políticas de operación que no tienen en cuenta los niveles de autoridad y responsabilidad

Efecto: Inexistencia de controles efectivos para la racionalización del gasto y contención del consumo

Criterio: Decreto 943 de 2014 – Manual técnico de implementación del MECI; Modulo: Control evaluación y seguimiento; Componente: Autoevaluación del control y la gestión; Elemento: Autoevaluación del control y la gestión



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Eficacia Gestión Proveedores Eficiencia Optimización de pedidos de compras y suministros Efectividad Índice de racionalidad del gasto de funcionamiento

5. Evaluación de proveedores: No se observó durante el procedimiento auditor, el cumplimiento del requisito de calidad denominado evaluación de proveedores, en las vigencias 2016 y 2017 no se realizaron actividades orientadas a evaluar a los proveedores de la Entidad, de igual forma no se observó metodología adoptada por la Entidad para la realización de la citada evaluación, se observa que la líder del proceso se encuentra documentando un procedimiento para cumplir con el objetivo de evaluar los proveedores, sin embargo durante el alcance de la auditoria no se ejecutaron las evaluaciones respectivas.

Causa: Debilidades en la modelación del subproceso y en la orientación del sistema de gestión de calidad

Efecto: Realización de monitoreos y seguimientos poco efectivos por carecer de técnica, desconocimiento del comportamiento del proceso en materia de eficiencia, eficacia, efectividad y calidad

Criterio: Decreto 943 de 2014 – Manual técnico de implementación del MECI; Modulo: Control de planeación y gestión; Componente: Direccionamiento estratégico; Elemento: Indicadores de gestión

Causa: Deficiencias en la implementación, seguimiento y evaluación de los

requisitos del sistema de gestión de calidad por proceso

Efecto: Bajo nivel de implementación de los requisitos del sistema de gestión de

calidad que se puede traducir en productos no conformes o insatisfacción

Criterio: Ley 872 de 2003 – NTCGP 1000 de 2009 7.4. Adquisición de bienes y servicios: El término “evaluación de proveedores” incluye la evaluación inicial y las posteriores que se deriven de la necesidad de evaluar el desempeño del proveedor (re-evaluaciones).



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6. Funcionamiento del comité de compras

Una vez revisadas las actas del comité de compras de la vigencia 2016, se observó que en las mismas solo se desarrolla una de las funciones establecidas en el acto administrativo de conformación del comité; En estas solo se refleja la función de análisis y aprobación de compras, las funciones de aprobación de plan de adquisiciones, seguimiento y evaluación de proveedores no se observan en las actas. Las funciones propias del comité conformado mediante Resolución 017-1 del 14 de enero de 2015 no se evidencian cumplidas o abarcadas dentro de las actas auditadas.

7. Centralización de las compras Durante el procedimiento de auditoria se determinó que las compras de la Entidad no se centralizan en el subproceso de gestión de compras, se evidencio que las compras de algunos bienes como materiales de construcción, materiales eléctricos y muebles se adquieren por fuera del subproceso, afectando los controles del subproceso de gestión de compras.

Causa: Deficiencias en la concepción y funcionamiento del comité de compras de la Entidad

Efecto: Incumplimiento de la normatividad interna en materia de funcionamiento del comité de compras

Criterio: Resolución 017-1 del 14 de enero de 2015, Por medio de la cual se modifica el acto administrativo de conformación del comité de compras y suministros, Articulo segundo, funciones del comité.

Causa: Debilidades en la modelación del subproceso de gestión de compras y en la delimitación de las funciones

Efecto: Infectivos y difusos controles en torno a los ingresos y egresos de bienes, reprocesos y duplicidades en el subproceso de gestión de compras

Criterio: Decreto 943 de 2014 – Manual técnico de implementación del MECI; Modulo: Control de planeación y gestión; Componente: Direccionamiento estratégico; Elementos: Direccionamiento estratégico y estructura organizacional



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8. Capacitación de los actores del proceso No se observaron actividades de identificación y análisis de necesidades de capacitación para los actores del subproceso de gestión de compras, esto se tradujo en la inexistencia de actividades de capacitación y formación orientadas a los actores de este subproceso en el alcance de la auditoria, no se desarrollan las competencias del talento humano de los sujetos de auditoria. 9. Control de bodegas de los centros asistenciales

Realizadas las visitas a los centros de salud San Joaquín, Ciprés y Zaragoza, se observó la existencia de sub bodegas, se determinó que los controles implantados para custodiar, conservar y distribuir los insumos, suministros y demás bienes pedidos al almacén son inefectivos, se aprecia que al momento de la visita las áreas de odontología cuentan con un Kárdex para el control de ingresos y salidas de las sub-bodegas, sin embargo el instrumento de control se encontraba en poder de la coordinadora del subproceso de odontología, los controles existentes para contener el gasto y el consumo en los centros asistenciales son inefectivos, no existen medidas de control orientadas a garantizar que no se entreguen pedidos innecesarios, que no se desperdicien o sustraigan los bienes de consumo y devolutivos de la Entidad.

Causa: Deficiencias en los controles implantados por el subsistema de gestión del talento humano por competencias para la identificación de necesidades de capacitación y ejecución

Efecto: No se desarrollan las competencias del talento humano del subproceso

Criterio: Decreto 943 de 2014 – Manual técnico de implementación del MECI; Modulo: Control de planeación y gestión; Componente: Talento humano; Elementos: Desarrollo del talento humano Ley 872 de 2003 – NTCGP 1000 de 2009 – 6.2. Talento Humano

Causa: Deficiencias en los controles implantados por el subsistema de gestión del talento humano por competencias para la identificación de necesidades de capacitación y ejecución

Efecto: No se desarrollan las competencias del talento humano del subproceso

Criterio: Decreto 943 de 2014 – Manual técnico de implementación del MECI; Modulo: Control de planeación y gestión; Componente: Talento humano; Elementos: Desarrollo del talento humano Ley 872 de 2003 – NTCGP 1000 de 2009 – 6.2. Talento Humano



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10. Registro de control de productos Entrevistados los actores del proceso se pudo evidenciar que se realizan verificaciones y controles de los productos recibidos, sin embargo no se guardan registros de estas actividades, la Entidad no ha adoptado los instrumentos necesarios para realizar y registrar la actividad de control de pedidos.

11. Administración de riesgos del subproceso

No se observó durante el procedimiento de auditoria que el subproceso administre riesgos de gestión, la líder del proceso manifestó durante la entrevista realizada que el mapa de procesos se encuentra desactualizado y que fue documentado por un funcionario del nivel directivo que ya no trabaja en la Institución, no se garantiza que los riesgos del subproceso se administren efectivamente para el logro de los objetivos, por otro lado no se observaron evidencias de autoevaluación del control.

Causa: Desconocimiento de los principios del sistema de gestión de calidad y deficiencias den la modelación del subproceso de gestión de compras en materia documental

Efecto: No se evidencian documentalmente el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de calidad

Criterio: Ley 872 de 2003 – NTCGP 1000 de 2009 – 6.2. Talento Humano 7.4.3 Verificación de los productos y/o servicios adquiridos



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12. Archivo de gestión Durante el procedimiento de auditoria se observó que el archivo de gestión de las vigencias 2016 y 2017 no tiene adherencia a la Tabla de Retención Documental, los códigos asignados a los rótulos documentales no corresponden a los establecidos en la TRD y en otros rótulos revisados no se escriben los códigos de las series y subseries documentales, de igual forma se observaron expedientes archivados deficientemente, sin cronología.

Causa: Deficiencias en la cultura de control de la Entidad y debilitamiento del autocontrol

Efecto: Materialización de riesgos del subproceso y no cumplimiento de objetivos

Criterio: Decreto 943 de 2014 – Manual técnico de implementación del MECI; Modulo: Control de planeación y gestión; Componente: Talento humano; Elementos: Desarrollo del talento humano

Causa: Limitados controles y aplicación de la Tabla de Retención Documental de la Entidad

Efecto: Deficiente gestión documental del subproceso, incumplimiento de la Ley general de archivo

Criterio: Ley 594 de 2000 – articulo 24



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10. RECOMENDACIONES

Se aprecia que la líder del almacén genera alertas relacionadas con precios, incremento en consumos, sin embargo estas alertas no se documentan, no existen mecanismos o instrumentos para realizar estos registros, se recomienda que todas las actuaciones sean documentadas y pueden ser evidenciadas. Algunas políticas de operación no se encuentran documentadas y adoptadas por la Entidad, se recomienda desarrollar políticas de operación relacionadas con proveedores. Es recomendable que los procedimientos del subproceso de gestión de compras se actualicen y socialicen. Se recomienda que en las actualizaciones realizadas al plan anual de adquisiciones se justifiquen de forma adecuada, es necesario mejorar la motivación de estos actos administrativos, además se recomienda que siempre se cite la normatividad de referencia aplicable en orden jerárquico. Es recomendable que las políticas de operación propuestas por la líder del subproceso de gestión de compras sean aprobadas por la Gerencia de la Entidad y en las difusiones se cite el número de acto administrativo. Es fundamental que los procedimientos actualizados contemplen los formatos e instrumentos suficientes para registrar las actuaciones del subproceso. Es recomendable que las contingencias del subproceso se consignen en un plan debidamente estructurado. Es recomendable que se definan y formalicen las funciones y su delimitación.



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11. CONCLUSIONES

La Oficina de Control Interno como resultado de la auditoria adelantada, conceptúa que la gestión del subproceso es aceptable. Desde la perspectiva del sistema de control interno, se aprecia la ejecución de controles que no son resultado de un análisis técnico de administración de riesgos. El responsable del proceso deben planear y ejecutar las acciones de mejoramiento necesarias para subsanar las debilidades encontradas en el procedimiento auditor, las acciones de mejoramiento deben ser coordinadas por el responsable del proceso.

Miembros del Equipo auditor y firma

ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO JORGE HERNÁN RESTREPO REINALDO VARGAS BENITEZ Asesor de Control Interno Revisor Fiscal



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VERSIÓN 3


ANEXO 1 LISTAS DE CHEQUEO



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VERSIÓN 3


LISTA DE VERIFICACIÓN

N° CRITERIO C NC NA OBSERVACIÓN

PLANEACIÓN DEL SUBPROCESO Y GENERALIDADES

1

Planeación del subproceso de gestión de compras, verificar las actividades del planear del subproceso, la existencia de planes de acción u operativos, además de su consistencia

X Se aprecian instrumentos de planeación del subproceso

2

El subproceso de gestión de compras se encuentra caracterizado y esta contiene los indicadores, informes internos y externos a presentar, riesgos, además de las actividades del ciclo Deming, esta caracterización es conocida por todos los actores del subproceso

X El subproceso se encuentra caracterizado

3 Formulación del plan anual de adquisiciones, procedimiento de formulación, adopción y divulgación

X

No se observó procedimiento documentado y adoptado para la formulación del plan anual de adquisiciones, se destaca que se formuló con oportunidad y se publicó en iguales condiciones

4 Cronogramas de recepción de pedidos y despachos para la vigencia

X

5 Manuales de procedimientos del proceso de compras adoptados y divulgados

X Se observaron procedimientos desactualizados

6 Identificación de riesgos del subproceso y los controles para la mitigación de los mismos

X Se aprecian mapas de riesgo desactualizados

7 Políticas definidas para la gestión de compras del subproceso

X Se observan políticas de ingresos y egresos adoptadas



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VERSIÓN 3


7.1. Personal autorizado para ordenar una compra

X

7.2. Límites de compra X

7.3. Políticas para la selección de proveedores

X

7.3. Evaluación de los proveedores X

7.4. Formas de pago y plazos X

7.5. Monitoreo de su cumplimiento X

8 Se analizan las variaciones presentadas en las compras y pedidos, se toman acciones

X Se generan alertas, sin embargo no se generan registros

9

Se cuenta con planes de contingencia ante posibles fallas en el proceso de compras, ejemplo: incumplimiento de los proveedores, pérdida de datos, enfermedad de alguno de los funcionarios clave, caídas del internet, desastres, inundaciones, etc.

X

10 Capacitación y entrenamiento de los actores del subproceso de gestión de compras y suministros

X

11 Se realizan evaluaciones a los funcionarios y contratistas que participan del proceso

X

12 El subproceso tiene diseñados indicadores, los mismos son alimentados y analizados

X

Se aprecian indicadores en la caracterización, los mismos no son calculados y analizados periódicamente

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

13 Se definen los requisitos de los productos o servicios que se van a comprar

X Se aprecian fichas técnicas de los bienes a adquirir

14 Se cuenta con un proceso de selección de proveedores en donde se tienen en cuenta:

X

14.1. 1) Que los productos del proveedor cumple con los requisitos de compra especificados

X



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14.2.

2) Capacidad demostrada del proveedor para realizar los suministros en el tiempo acordado y con la calidad requerida

X

14.3. 3) Precios favorables para la Entidad X

14.4. Formas y métodos para establecer la capacidad de los proveedores

X

15

Con el proveedor seleccionado por lo menos se definen: plazos, especificaciones del producto, el precio de compra y las condiciones para devoluciones y descuentos

X

16 Para la realización de una compra se contemplan varias alternativas, propuestas o cotizaciones

X

17

Se establecen canales de comunicación que permitan transmitir de forma oportuna las inconformidades en la compra (material defectuoso, entrega inoportuna, etc.)

X Se aprecia que los canales de comunicación existentes son efectivos

18

Periódicamente se realiza una evaluación del proveedor en donde se evalúa por lo menos, calidad del producto, puntualidad en la entrega, atención a los requerimientos, etc.

X No se aprecia la evaluación de proveedores, requisito de calidad

SEGREGACIÓN ADECUADA DE FUNCIONES

19

El proceso cuenta con una adecuada segregación de funciones. Es decir que el proceso asegura que un actor no puede llevar a cabo todas las fases de una operación, desde su autorización, pasando por la custodia de activos, el mantenimiento de los registros maestros y la supervisión.

X La segregación de funciones existentes no es formal



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20

Se realizan inventarios periódicos y se conservan los registros de los mismos informando oportunamente las desviaciones encontradas

X

GENERACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA

21 Se generan requisiciones de compra por parte de un empleado autorizado

X

22 Las órdenes de compra se encuentra numeradas

X

23 La orden de compra es revisada y aprobada por un nivel adecuado

X

24 El comité de compras funciona con oportunidad para los análisis y decisiones de compra

X

RECEPCIÓN DEL BIEN O SERVICIOS

25

Revisión de la descripción, cantidad, llegada oportuna y condición del pedido con base en la orden de compra. Se deja evidencia de que el producto se recibió de forma satisfactoria

X No se evidencian registros de esta actividad

26

Se realizan pruebas para verificar que el producto o servicio cuenta con las características requeridas

X

27

Elaboración de estadísticas relacionadas con calidad del producto, puntualidad en la entrega y atención a requerimientos, con el fin de evaluar al proveedor

X

ENTREGA DE PEDIDOS

28

Los pedidos son entregados y se realiza con oportunidad la salida del almacén quedando registro de la misma

X Se observa mejoramiento en torno a la salidas del almacén

29 Las entregas realizadas son descargadas con oportunidad del sistema de información de la Entidad

X

OTRAS ACTIVIDADES



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30 Autoevaluación de riesgos del subproceso de gestión de compras

X No se evidencia la realización de actividades de auto-evaluación del control

31 Autoevaluación de gestión del subproceso de gestión de compras

X

32 Evaluación y seguimiento del plan anual de adquisiciones

X

No se evidencio la realización de seguimiento y evaluación periódica al plan anual de adquisiciones

33 Manuales, guías, instructivos del proceso

X

34

Cumplimiento de la TRD y de las disposiciones de producción documental, verificar archivo de gestión

X

35 Cumplimiento de la política de cero papel

X

36 Presentación de informe SISMED X Se aprecia como fortaleza del proceso



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ANEXO 2 CUADRO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA



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CUADRO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN DE AUDITORIA

RESPUESTA DEL LÍDER DE PROCESO O ÁREA (CONTRADICCIÓN)

CONCLUSIÓN DE LA AUDITORIA

1. Articulación del plan de adquisiciones con la planeación institucional:

Durante el procedimiento auditor se evidencio que no existe articulación efectiva entre los planes institucionales como plan de desarrollo y plan de acción con el plan anual de adquisiciones, la formulación del plan anual de adquisiciones no tiene en cuenta los bienes y servicios plasmados en el plan de acción de cada vigencia, el citado plan se elabora con fundamento en consumos históricos y no se tienen en cuenta los productos establecidos en el plan de desarrollo de la Empresa Social del Estado.

De acuerdo a la entrevista realizada a la líder del proceso, el plan anual de adquisiciones se alimenta y articula con la contratación de la Entidad, sin embargo la contratación está orientada a ejecutar lo que la Entidad ha consignado en los planes institucionales, en ese sentido, el procedimiento de formulación y actualización del

No se ejercicio derecho a la contradicción

La debilidad o hallazgo queda en firme



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plan de adquisiciones no se ciñe al principio de planeación.

2. Seguimiento y evaluación del plan anual de adquisiciones

Durante el procedimiento auditor, no se evidencio la realización de seguimientos y evaluaciones periódicas al plan de adquisiciones, se observó que el plan formulado es monitoreado por los líderes de proceso, sin embargo no se realizan seguimientos y evaluaciones periódicas que permitan establecer el nivel de avance en la ejecución del plan para la realización de posibles correctivos y acciones de mejoramiento.



3. Autorización de pedidos

Se observó durante el procedimiento auditor, que los pedidos efectuados por los líderes de proceso no son validados y autorizados por un funcionario del nivel directivo de la Entidad, los pedidos realizados por los líderes de proceso son validados, recibidos y autorizados directamente por el líder del subproceso de gestión de compras, no se garantiza que los pedidos realizados en la Entidad cuenten con el visto bueno de los ordenadores del gasto.





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4. Indicadores del subproceso

Durante el procedimiento auditor no se observó el cálculo y análisis de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad del subproceso de gestión de compras, se aprecian la realización de autoevaluación de gestión que incluye el análisis de algunos indicadores de producto, sin embargo no se apreció que los indicadores establecidos en la caracterización del subproceso fueran objeto de cálculo y análisis.



5. Evaluación de proveedores:

No se observó durante el procedimiento auditor, el cumplimiento del requisito de calidad denominado evaluación de proveedores, en las vigencias 2016 y 2017 no se realizaron actividades orientadas a evaluar a los proveedores de la Entidad, de igual forma no se observó metodología adoptada por la Entidad para la realización de la citada evaluación, se observa que la líder del proceso se encuentra documentando un procedimiento para cumplir con el objetivo de evaluar los proveedores, sin embargo durante el alcance de la auditoria no se ejecutaron las evaluaciones respectivas.





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6. Funcionamiento del comité de compras Una vez revisadas las actas del comité de compras de la vigencia 2016, se observó que en las mismas solo se desarrolla una de las funciones establecidas en el acto administrativo de conformación del comité; En estas solo se refleja la función de análisis y aprobación de compras, las funciones de aprobación de plan de adquisiciones, seguimiento y evaluación de proveedores no se observan en las actas.

Las funciones propias del comité conformado mediante Resolución 017-1 del 14 de enero de 2015 no se evidencian cumplidas o abarcadas dentro de las actas auditadas.



7. Centralización de las compras

Durante el procedimiento de auditoria se determinó que las compras de la Entidad no se centralizan en el subproceso de gestión de compras, se evidencio que las compras de algunos bienes como materiales de construcción, materiales eléctricos y muebles se adquieren por fuera del subproceso, afectando los controles del subproceso de gestión de compras.





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8. Capacitación de los actores del proceso

No se observaron actividades de identificación y análisis de necesidades de capacitación para los actores del subproceso de gestión de compras, esto se tradujo en la inexistencia de actividades de capacitación y formación orientadas a los actores de este subproceso en el alcance de la auditoria, no se desarrollan las competencias del talento humano de los sujetos de auditoria.



9. Control de bodegas de los centros asistenciales Realizadas las visitas a los centros de salud San Joaquín, Ciprés y Zaragoza, se observó la existencia de sub bodegas, se determinó que los controles implantados para custodiar, conservar y distribuir los insumos, suministros y demás bienes pedidos al almacén son inefectivos, se aprecia que al momento de la visita las áreas de odontología cuentan con un Kárdex para el control de ingresos y salidas de las sub-bodegas, sin embargo el instrumento de control se encontraba en poder de la coordinadora del subproceso de odontología, los controles existentes para contener el gasto y el consumo en los centros





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asistenciales son inefectivos, no existen medidas de control orientadas a garantizar que no se entreguen pedidos innecesarios, que no se desperdicien o sustraigan los bienes de consumo y devolutivos de la Entidad.

10. Registro de control de productos

Entrevistados los actores del proceso se pudo evidenciar que se realizan verificaciones y controles de los productos recibidos, sin embargo no se guardan registros de estas actividades, la Entidad no ha adoptado los instrumentos necesarios para realizar y registrar la actividad de control de pedidos.



11. Administración de riesgos del subproceso No se observó durante el procedimiento de auditoria que el subproceso administre riesgos de gestión, la líder del proceso manifestó durante la entrevista realizada que el mapa de procesos se encuentra desactualizado y que fue documentado por un funcionario del nivel directivo que ya no trabaja en la Institución, no se garantiza que los riesgos del subproceso se administren efectivamente para el logro de los objetivos, por otro lado no se





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observaron evidencias de autoevaluación del control.

12. Archivo de gestión

Durante el procedimiento de auditoria se observó que el archivo de gestión de las vigencias 2016 y 2017 no tiene adherencia a la Tabla de Retención Documental, los códigos asignados a los rótulos documentales no corresponden a los establecidos en la TRD y en otros rótulos revisados no se escriben los códigos de las series y subseries documentales, de igual forma se observaron expedientes archivados deficientemente, sin cronología.



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