Informe Final Instituto Psiquiátrico Dr. José Horwitz Barak.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA División Auditoría Administrativa

Área Salud, Agricultura y Medio Ambiente.

Informe Final Instituto Psiquiátrico Dr. José

Horwitz Barak.

Fecha: 9 de marzo de 2010. Informe N°: 231/09

Saluda atentamente a Ud.,

POR ORDEN DEL CONTRALOR GENERAL

officio Aryklcda Villouta ABOGADO JEFE AUDITORÍA ADMINIST IVISIO

CONTRALORÍA GENE:RAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

ÁREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE 26 III Dr C H I I. I-,

D.A.A. N° 104/2010 REMITE INFORME FINAL N° 231 DE 2009, SOBRE AUDITORÍA AL PROCESO DE ADQUISICIONES DE MEDICAMENTOS E INSUMOS MÉDICOS .

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Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N° 231 de 2009, con el resultado de la auditoría practicada por funcionarios de esta División, en el Instituto Psiquiátrico Dr. José Horwitz Barak.

Sobre el particular, corresponde que ese Servicio implemente las medidas señaladas, cuya efectividad, conforme a las políticas de esta Contraloría General sobre seguimiento de los programas de fiscalización, se comprobarán en una próxima visita a la entidad.

AL SEÑOR DIRECTOR INSTITUTO PSIQUIÁTRICO DR. JOSÉ HORWITZ BARAK PRESENTE PBZ/IRA Ref. N° 112.723/2010

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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ÁREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE

D.A.A. N° 105/2010 REMITE INFORME FINAL N° 231 DE 2009, SOBRE AUDITORIA AL PROCESO DE ADQUISICIONES DEL INSTITUTO DR. JOSÉ HORWITZ BARAK.

SANTIAGO, O C. i . ∎ AP. 1 O *012 Lb O

Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N° 231 de 2009, con el resultado de la auditoría practicada por funcionarios de esta División, en el Instituto Psiquiátrico Dr. José Horwitz Barak, el cual también ha sido puesto en conocimiento del Director de ese Centro Asistencial.


POR ORDEN DEL CONTRALOR GENERAL

Patricia A;Tlawzda Villouta tJ

ABOGADO JEFE DI uN DE MITO i ADMIN!S

AL SEÑOR DIRECTOR SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO NORTE PRESENTE PBZ/IRA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

ÁREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE K ILT

PMET.: 13162 INFORME FINAL N° 231 de 2009 SOBRE AUDITORÍA AL PROCESO DE ADQUISICIONES DE MEDICAMENTOS E INSUMOS CLÍNICOS EN EL INSTITUTO PSIQUIÁTRICO DR. JOSÉ HORWITZ BARAK.

SANTIAGO, — 9 MAR. 2010

En cumplimiento del plan de fiscalización de esta Contraloría General para el año 2009, se efectuó una Auditoría al Proceso de Adquisición de Medicamentos e Insumos Clínicos en el Instituto Psiquiátrico Dr. José Horwitz Barak, correspondiente al período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de julio de 2009.

Objetivo

El trabajo tuvo por finalidad realizar un examen de cuentas de las adquisiciones de medicamentos e insumos médicos efectuados por el Hospital en el período ya señalado y evaluar el sistema de control interno implementado por el Instituto para el resguardo de sus existencias, verificando el cumplimiento de la normativa que rige la materia.

o Metodología

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El examen se practicó de acuerdo con la

S Metodología de Auditoría de este Organismo de Control e incluyó el análisis de o procesos y la identificación de riesgos de la entidad, determinándose la realización de z <

pruebas selectivas en la medida en que se estimaron necesarias. Z

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A LA SEÑORITA o PATRICIA ARRIAGADA VILLOUTA o JEFA DE LA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

PRESENTE ATL/OBU



Universo y Muestra

Los desembolsos por compra de fármacos e insumos médicos en el período auditado ascendieron a $ 301.155.000, examinándose una muestra correspondiente al 25,76%, equivalente a $ 77.595.000, de las compras efectuadas por el Hospital a través del portal de ChileCompra, y de $ 173.000, por concepto de adquisiciones que se efectuaron con fondos fijos para emergencias.

Antecedentes generales

El Instituto Psiquiátrico Doctor José Horwitz Barak es un establecimiento hospitalario tipo 2, que otorga atención de mediana y alta complejidad a los usuarios del Servicio de Salud Metropolitano Norte. Atiende las comunas de Recoleta, Independencia, Conchalí, Huechuraba, Quilicura, Colina, Lampa y Til-Til,

Este Hospital, forma parte de la Red de Salud Mental y técnicamente es un "Centro de Referencia Nacional" para aquellas patologías psiquiátricas de alta complejidad.

Posee el status de autogestionado, es decir, se organiza en base a Centros de Responsabilidad, a los cuales se les asignan recursos de todo tipo, los que son definidos de acuerdo a la Planificación Estratégica y a las correspondientes Cadenas Productivas.

Su objetivo consiste en la rehabilitación y reinserción de sus pacientes mediante diferentes terapias, las que cuentan con el apoyo de programas laborales, artísticos y psicosociales.

De la revisión efectuada a los antecedentes presentados en la auditoría, se determinaron diversas observaciones, las que fueron expuestas en el Preinforme de Observaciones N° 231, de 2009, al cual esa entidad dio respuesta mediante el memo N° 185, de 2009, el que fue considerado para la elaboración del presente informe final, con el siguiente resultado:

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA


I.- SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1.- Sistema de Información.

Los registros relacionados con las variaciones y saldos de medicamentos e insumos médicos, son registrados en un sistema informático denominado Teraprim, de propiedad de la empresa Síntesis S. A., con la cual el Instituto mantenía un convenio de arriendo, mantención y soporte.

Este software está construido como una base de datos relacionales, por lo que permite obtener diferentes vistas y consultas, las que constituyen mecanismos complejos para filtrar datos.

Algunos campos de este programa son: Nombre del medicamento; Nombre genérico; Datos de la receta médica; Médico que la emitió; Proveedor; Datos de la Factura; Fecha de vencimiento; Entradas, salidas, saldos y otros.

Sobre el Sistema es posible observar lo siguiente:

1.1. No permite registrar la serie del medicamento, el lote y el laboratorio, en campos diferentes, lo que hace lento el proceso de identificación de un producto en caso de ser necesario y urgente sacarlo de circulación.

Al respecto, el Director del Instituto informa que la empresa dueña del software ya implementó un campo que registra el código de lote y la serie de fabricación.

1.2. No registra el diagnóstico y la evolución del enfermo, información que da origen a la emisión de las recetas médicas, lo que resulta relevante para determinar el uso de los medicamentos.

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El Director informa que en el plan de mejora del software en comento, se solicitará la creación del campo denominado "evolución".

Al respecto, en una próxima fiscalización de seguimiento de esta auditoría, se verificará la implementación del software que se indica en la respuesta del Servicio.

1.3. El Servidor que respalda el sistema Teraprim se dañó conjuntamente con otros software, producto del incendio del tablero eléctrico central del Instituto, hecho ocurrido el 17 de marzo de 2009, por lo cual, estuvo sin operar hasta el 1 de junio del mismo año. Por lo tanto, todos los datos de los documentos que deben registrarse en dicho sistema, tales como facturas, guías de despacho y boletas emitidas, no pudieron ser ingresados hasta junio de 2009, fecha en que se normalizó el sistema, al igual que los pedidos a bodega.

Los hechos descritos constituyen un incumplimiento al artículo 24, del decreto supremo N° 83, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que se refiere a los distintos aspectos relativos a procedimientos de Seguridad Informática, por lo cual corresponde que se arbitren a la brevedad las medidas de seguridad correspondientes, con el objeto de evitar que dicha situación se repita en el futuro.

1.4 El Instituto puso término al contrato de prestación de servicios informáticos con Síntesis S.A., a contar del 1 de noviembre de 2009, por lo que en este momento carece del personal técnico que pueda administrar profesionalmente las distintas plataformas que interactúan con sus datos y/o resolver requerimientos de información que se susciten a nivel de agregación de registros, o de la información estadística derivada del sistema Teraprim.

Al respecto, el Hospital deberá adoptar las medidas tendientes a proveer al establecimiento de soporte informático y administración de sistemas, que permitan mantener los datos para los cuales fueron implementados y satisfacer los requerimientos de información oportunamente a la entidad.

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1.5. Análisis de la Base de Datos:

Del análisis efectuado a la Base de Datos, se observó lo siguiente:

1.5.1. De acuerdo a los informes que entrega el Sistema Teraprim, el consumo Institucional en el mes de marzo de 2009, por despacho mensual de medicamentos, fue menor al 50 % que los meses anteriores y posteriores, no existiendo consumo de fármacos en los meses de abril y mayo, sin que exista explicación para ello.

El Servicio informa que no le es posible, con su actual dotación de personal, registrar la información con un desfase normal. Por lo tanto, las recetas que respaldan los gastos en los meses señalados están en custodia hasta que puedan ser digitadas en el Sistema. Para dimensionar la cantidad de tiempo y trabajo que demanda este trabajo, señala que en dos meses se digitaron 70.330 prescripciones, correspondientes a 40.220 recetas.

1.5.2. El informe del encargado de la base de datos del Instituto, respecto de la cantidad de medicamentos dispensados entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2009, requerido para evaluar el rango de consumos, indica que existe una gran cantidad de despachos menores o iguales a 10 dosis unitarias al mes, prescripción inusual en los tratamientos médicos de uso corriente en el Instituto.

La Dirección del Instituto señala que, eventualmente, es factible encontrar despachos menores o iguales a 10 dosis unitarias, cuando se trata de fármacos de medicina general, como antibióticos, antihistamínicos, etc. y excepcionalmente psicofármacos de bajo consumo como la Pipotiazina Decanoato y Haloperidol Decanoato, ambos neurolépticos de depósito inyectables.

Sobre el particular, es necesario precisar que los medicamentos revisados que tuvieron ese bajo consumo según el sistema fue el Clordiazepóxido, y Citalopram, que no son de medicina general, dispensándose en el período auditado 283 dosis de 10 mg. del primero y 134 del segundo. De acuerdo a otros cruces de información realizados sobre el mismo Sistema Teraprim, los consumos de dichos medicamentos en el período alcanzaron a 12.209 y 8.331, respectivamente, lo cual refleja una falla en la razonabilidad de la información de ese Instituto.

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Por otra parte, la información de esa misma base indica que el volumen despachado de cada medicamento es menor al consumido en ese mismo período, lo que implica que los registros del sistema no proporcionan la exactitud necesaria para comparar sus saldos contra el inventario físico. A modo de ejemplo se puede mencionar que se consumieron 9.513 unidades de Acido Valproico CM 250 Mg. (Depakene) y se despacharon 831.258 unidades en ese mismo período, lo que constituye una inconsistencia en la información.

En su respuesta, el Director del Instituto hace presente que estos datos no fueron consultados con la jefatura correspondiente (Unidad de Apoyo al Diagnóstico y Terapéutico); sin embargo, esta Contraloría auditó el sistema de información implementado por el Instituto y los datos fueron aportados por el encargado de tecnología de información y comunicaciones, don Sebastián Vilches, quien entregó los listados de Consumo y despacho de medicamentos, firmados con fecha del 23 de septiembre 2009.

Por lo tanto, corresponde que se arbitren las medidas que sean necesarias para que el sistema entregue información coherente y de utilidad, tanto para el control como también para la toma de decisiones; medidas, entre las cuales se encuentra la digitación oportuna de la información.

1.5.3. En relación con las recetas emitidas entre el 1 de enero y el 3 de marzo del año 2009, se observaron 1.013 registros sin la identificación del número de receta, dejando en evidencia:

- Falta de integridad de los datos,

- Distorsión en la estadística de recetas que emiten los profesionales médicos, y

- Subvaluación de la estadística de los medicamentos que cada médico emite.

A vía de ejemplo, puede señalarse que los siguientes medicamentos que fueron consumidos en el período señalado no tienen la identificación del número de la receta con la cual habrían sido solicitados:

(Valpax),

(Risperdal),

(Depakene)

- 106 dosis de Clonazepam CM 2 MG

- 54 dosis de Risperidona CM 3 MG

- 51 dosis de Acido Valproico CM 250 MG


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Sobre lo observado precedentemente, la Dirección del Instituto señala que dicha información fue obtenida después de un trabajo efectuado para recuperar los datos del servidor dañado por un desperfecto eléctrico, indicando que, además, se ha comprobado la pérdida de otros datos, como el número de RUT de los pacientes terminados en K, y pacientes que no pueden ser ubicados con los números de sus fichas clínicas que comienzan por 525.

La recuperación de la información y los nuevos resguardos que sobre esta materia arbitre el Instituto será objeto de verificación en próximas auditorías que se realicen a la entidad.

2.- Servicio de Apoyo Diagnóstico y Terapéutico

Este Servicio se encuentra a cargo de un profesional Químico Farmacéutico, quien está encargado de abastecer de medicamentos a la red de salud mental del Servicio de Salud Metropolitano Norte. Adicionalmente, debe satisfacer la demanda que genera el Instituto, en cuanto a medicamentos e insumos clínicos para los pacientes que se encuentran internados en tratamiento ambulatorio o son atendidos de urgencia.

Para su funcionamiento cuenta con una dotación de 22 funcionarios, entre administrativos, auxiliares paramédicos, técnicos en farmacia, técnicos químicos y 3 profesionales Químicos Farmacéuticos.

El Servicio está compuesto por las siguientes Unidades: Adquisiciones Farmacia, Bodega de Medicamentos e Insumos Clínicos (Bodega central o Bodega de Farmacia), Envasado Dosis Unitaria, Farmacia de Urgencia, Farmacia Ambulatorios y Farmacia de Hospitalizados, las dos últimas bajo la responsabilidad de Químicos Farmacéuticos.

La Farmacia de Urgencia está a cargo de un auxiliar paramédico, técnico en farmacia, cuya labor habitual incluye la recepción, resguardo, almacenamiento, reposición, mantención de stocks adecuados; la entrega de fármacos a los pacientes y la realización de los inventarios periódicos.

El hecho de que la Farmacia de Urgencia esté a cargo de un funcionario sobre el cual no existe una supervisión permanente de un profesional químico farmacéutico, implica riesgos, por la naturaleza de las existencias que se mantienen en Farmacia, por una parte debido aApe la mayoría corresponden

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a psicotrópicos, y por otra, a que el suministro d47, ..- vf.t,é mento diferente al DIVISION DE AUDITORIA.

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prescrito o en dosis distintas a las recetadas por el médico tratante puede producir consecuencias en la salud de un paciente.

Al respecto, el Director señala que se contratará a otro Químico Farmacéutico para esta Farmacia.

El Instituto no cuenta con copia de los certificados de títulos del personal, informándose que los originales se encontrarían en este Organismo. Verificados los antecedentes en la División de Toma de Razón y Registro se detectó que uno de los funcionarios, don Luis Mariao Riveros, del Servicio de Apoyo Técnico y Terapéutico, que se reconoce por el Instituto como técnico químico, no dispone de dicha calidad en los registros de la Contraloría.

El Director informa que dicho funcionario ha normalizado su situación, acreditando su calidad técnica en la Unidad de Recursos Humanos del Instituto, situación que será verificada en una próxima visita a la entidad.

2.1. Unidad de Adquisición de Medicamentos

Esta Unidad se encuentra a cargo de una funcionaria administrativa que debe efectuar las compras de medicamentos e insumos clínicos de acuerdo a los programas de compras del Instituto y del Ministerio de Salud; con excepción de las que se realizan con fondos fijos y que dependen de las urgencias que se produzcan, las cuales también son realizadas por la misma funcionaria. Para las compras programadas, se generan procesos de licitación, adjudicándose a los proveedores que han sido elegidos de acuerdo a un proceso de evaluación de sus ofertas.

La referida funcionaria maneja dos fondos fijos, uno por $ 200.000, para compras eventuales de medicamentos que no se encuentren dentro del Hospital, y otro por $ 100.000, provenientes del fondo de pacientes, para compras de medicamentos que no corresponden a tratamientos de la especialidad del Instituto. Examinados dichos fondos, no se determinaron observaciones.

En relación con las facturas pagadas, en la muestra examinada se observó que en varias de ellas se emitió la orden de compra con posterioridad a la fecha de recepción del producto y se excedió el plazo de 30 días para el pago correspondiente (Aplica criterio sustentado en el dictamen N° 35.904 de 2006 de esta Contraloría General). Anexespda,.4„

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El Director señala en su respuesta que el plazo de pago a los proveedores para los establecimientos de salud autogestionados en red es de 60 días, conforme lo establece el decreto N° 38, de 2005 del Ministerio de Salud. No obstante lo anterior, agrega que "Cuando se produce un plazo mayor en el pago, es por la demora en el envío de las transferencias desde la Dirección del Servicio".

2.2. Comité de Adquisiciones

El Instituto tiene constituido el Comité de Adquisiciones, el que se encuentra sancionado por resolución exenta N° 366, de 16 de septiembre 2006 y está conformado por el Director del Instituto, por el Subdirector Administrativo, por el Subdirector Médico, por el Jefe de Abastecimiento y Finanzas y por el Jefe de Farmacia.

Se verificó que el Comité se reúne cada 2 meses, tal como lo disponen las instrucciones del Instituto en la resolución exenta N° 10.024, de 7 de diciembre de 2007.

Además, existe un Manual de Procedimientos de Adquisiciones, Bodegaje y Distribución de Medicamentos e Insumos Clínicos, sancionado por la resolución exenta N° 778, de 7 de mayo 2009, del Instituto.

Las adquisiciones se efectúan en conformidad a la Norma General Administrativa N° 10, del Ministerio de Salud, sobre adquisición de medicamentos e insumos de uso médico por los Servicios de Salud, dándose cumplimiento al porcentaje de compras que instruye el citado Ministerio, las que deben efectuarse a la Central Nacional de Abastecimiento, comprándose a otros proveedores solamente cuando ésta no cuenta con los fármacos requeridos o cuando surgen compras de urgencia para los pacientes.

Las adquisiciones se realizan regularmente a través de la Dirección de Compras y Contratación Pública, dando cumplimiento así a lo dispuesto en la ley N° 19.886, sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios, con excepción de las compras eventuales que se realizan en farmacias pertenecientes a las grandes cadenas que emiten boletas con la identificación de los medicamentos adquiridos.

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2.3. Comité de Farmacia

Existe un Comité de Farmacia, tal como lo establece la Norma General Técnica N° 113, de 30 de junio 2009, la cual dejó sin efecto la Norma General Técnica N° 24, sobre Organización y Funcionamiento de los Comités de Farmacia y Terapéutica. El citado Comité es un organismo técnico-asesor de la Dirección del Instituto, en las materias relativas a la selección, disponibilidad y uso de medicamentos e insumos terapéuticos.

Este Comité fue constituido mediante la resolución exenta N° 345, de mayo de 2006 y lo integran el Subdirector Médico, el Jefe de Servicio Clínico A, el Jefe de Servicio Clínico B, el Jefe de Servicio Clínico Consultorio Externo, el Jefe de Servicio Clínico de Urgencias Psiquiátricas, el Jefe del Servicio Clínico de Estabilización Trastornos Adictivos y el Jefe Unidad de Farmacia y Coordinador de Enfermería.

Dicho Comité, en sesión efectuada el 16 de diciembre 2008, fijó el calendario de reuniones para el año 2009, estableciendo como fechas los meses de marzo, mayo, julio, agosto, octubre y diciembre, transgrediendo la Norma General Técnica N° 113, ya mencionada, la que prescribe que los Comités deben reunirse a lo menos una vez al mes, o cuando las circunstancias lo requieran.

El Instituto señala que efectivamente las sesiones del Comité durante el año 2009 se realizaron cada dos meses por aplicación de la antigua norma que así lo establecía. Sin embargo, agrega que para el año 2010 se fijó un calendario de reuniones con una periodicidad mensual.

2.4. Procedimiento de Licitaciones Y Adquisiciones

Existen cuatro vías de compras: Intermediación Cenabast, Programa Minsal Cenabast, portal ChileCompra en el caso de fármacos no disponibles en la Cenabast y por Fondo Fijo tratándose de compras eventuales por emergencias.

2.5.- Bodega de Farmacia Central

Auxiliar Paramédico de Farmacia. Esta bodega

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En este recinto se almacenan los medicamentos e insumos adquiridos a través de la Unidad de Abastecimiento de Farmacia y se registran en el sistema computacional denominado Teraprim, con datos del proveedor, cantidad y características del fármaco.

Desde dicha bodega se envían medicamentos según solicitud a las farmacias de urgencia, de hospitalizados y de ambulatorios. Estas farmacias mantienen stocks y para reponerlos se usa un formulario que no informa el saldo por cada medicamento solicitado, información que puede ser útil para determinar la urgencia y procedencia de la reposición.

Del recuento físico efectuado por la Comisión Fiscalizadora en esta bodega central, en conjunto con personal de contabilidad, no surgieron diferencias con lo informado por el sistema informático. No obstante, se determinaron las siguientes situaciones a mencionar:

2.5.1 Existen anaqueles con medicamentos ordenados según código, con registros del nombre del fármaco, cantidad de miligramos y fecha de vencimiento; sin embargo, el recinto es insuficiente para la cantidad de medicamentos e insumos almacenados, encontrándose algunas cajas en el suelo, sin guardar ni ordenar los medicamentos e insumos que contienen.

Al respecto, el Director del Instituto señala que existe un proyecto para agrandar la bodega y la Unidad de Dosis Unitaria, que está valorado en $ 65.000.000, y se está a la espera de lograr su financiamiento, con lo cual se regularizaría lo observado.

2.5.2 Las ventanas se encuentran cubiertas por cortinas convencionales, las que si bien impiden la entrada de luz natural, no son aislantes térmicos. Dependiendo de los componentes químicos de cada medicamento, el nivel de temperatura puede alterar el principio activo del fármaco; sin embargo, no existen termómetros que permitan controlar la temperatura ambiente del lugar, lo que impide verificar lo normado por el Ministerio de Salud en la Pauta N° 37, sobre requisitos exigidos a las bodegas de farmacias, cuya temperatura no puede superar los 25°C.

El Director del Instituto informa que en el proyecto citado en el punto anterior, se consideran cortinas térmicas y que el termómetro fue instalado y se encuentra funcionando desde el mes de octubre de 2009, entregando diariamente registros de la temperatura ambiente.

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ÁREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE (IftLL

2.5.3 La puerta de entrada a la Unidad de Apoyo al Diagnóstico y Terapéutico, en donde se encuentra ubicada la bodega que permanece normalmente abierta, sin que existan restricciones de acceso. Además, en el pasillo de ingreso al recinto se encontró una gran cantidad de cajas con medicamentos, las cuales habían sido recepcionadas el mismo día en que se realizó una de las visitas al lugar, encontrándose algunas de ellas abiertas y con los medicamentos a la vista, lo que conlleva un alto riesgo de sustracción.

Sobre el particular, el Director indica que dicha situación se produce debido a la falta de espacio, debiendo utilizarse los pasillos para la recepción y revisión transitoria de los pedidos efectuados a la Cenabast. También informa que se instaló un aviso de acceso restringido a dicho pasillo.

2.6.- Registro de las Adquisiciones

Las adquisiciones son registradas en el sistema Teraprim desde la recepción del producto hasta su distribución por las Farmacias satélites, pero no se dispone del saldo de cada producto en cada uno de los servicios clínicos, lo que impide conocer el stock existente en cada dependencia clínica y el saldo total en el Instituto para cada medicamento.

Al salir los medicamentos desde la Farmacia de Hospitalizados se pierde su ubicación, sin que se pueda determinar fehacientemente qué paciente consumió el medicamento, puesto que los servicios clínicos no llevan un registro de los utilizados por cada paciente, salvo la prescripción de los mismos por parte del médico tratante que se indica en las fichas clínicas, pero no hay forma de relacionar los consumos del paciente con las rebajas de stock.

Al respecto, la Subdirección Médica no cuenta con un procedimiento que le permita tener una razonable certeza respecto de que los medicamentos que se están suministrando a los pacientes correspondan a las dosis prescritas por los médicos tratantes. Esta deficiencia de control conlleva el riesgo de un eventual mal uso de los medicamentos, por cuanto no se han establecido controles deliberados que minimicen su ocurrencia.

En su respuesta, la Subdirección Médica señala que el control de los tratamientos de los pacientes radica en varios niveles:

- registro de la indicación en la ficha clínica del paciente.

- receta extendida p • t tratante, la

cual queda archivada en la Farmacia. D1VISION DE AUDITORIA

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- confección diaria en la Farmacia de las dosis unitarias para cada paciente, la que queda registrada en dicha dependencia.

- observación y evaluación clínica por parte del equipo tratante, especialmente médico y personal de enfermería, de los efectos terapéuticos del tratamiento farmacológico en el paciente, así como de los posibles efectos secundarios que pudieran presentarse.

En relación a lo informado por la Subdirección Médica es preciso que la Unidad de Auditoría Interna analice si los procedimientos descritos son suficientes para disminuir los riegos de que los medicamentos no se estén entregando a los pacientes en las dosis prescritas por los médicos.

3.- Farmacias

Existen tres farmacias satelitales que son abastecidas desde la Bodega Central.

3.1. Farmacia Hospitalizados

Esta farmacia se encuentra a cargo de un profesional Químico Farmacéutico quien cumple funciones en una jornada de 22 hrs. semanales. Cuenta con una dotación de 5 funcionarias, cuatro de ellas técnicos químicos y una, profesional técnico en farmacia.

Los medicamentos son recepcionados generalmente por un auxiliar paramédico que a su vez los despacha a los 12 servicios de agudos y de pacientes crónicos. Las entregas las realiza personalmente todos los días, en las dosis unitarias solicitadas, de acuerdo con la indicación médica. De la salida de medicamentos no queda registro alguno en el momento en que se produce, ya que la petición de medicamentos, firmada supuestamente por un médico de algún Servicio Clínico, vuelve junto con las gavetas que transportan las dosis únicas de medicamentos a los diferentes servicios, y regresa con un desfase de una semana para su registro en el sistema.

Las recetas emitidas son registradas en el sistema con los datos del médico que efectuó la prescripción, el medicamento y las dosis indicadas.

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La totalidad de las solicitudes de medicamentos y la mayoría de las recetas revisadas se encuentran emitidas con una firma ilegible, sin que se identifique el nombre o timbre del profesional que efectúa la petición o que emite la receta. Igual situación ocurre con la recepción de las dosis en los distintos servicios.

Por otra parte no existe en los servicios una entrega formal que identifique claramente la persona que los recepciona y que da conformidad a los fármacos.

El sistema de entrega de medicamentos y la falta de controles formales en la transferencia de los fármacos, sumado a la deteriorada condición de los pacientes y al valor monetario de los medicamentos, en un proceso de tránsito sin supervisión, genera riesgos de posible mal uso de éstos y/o de eventuales sustracciones.

En dicho recinto también se entregan medicamentos al personal del Instituto, sin cobro para el funcionario. Al respecto, se solicitó al Jefe de Farmacia y al Director del Instituto, la normativa que autoriza al Servicio para entregar estos medicamentos bajo esa modalidad y solo se obtuvo como respuesta que era una costumbre antigua del Instituto. Como ejemplo, se puede indicar, que en el mes de septiembre de 2009, se otorgaron mediante esta modalidad 302 comprimidos a los funcionarios.

Se revisaron 8 recetas, Anexo N° 2, emitidas al personal entre el viernes 2 y lunes 5 de octubre, las que no contaban con timbre de recaudación y algunas carecían del timbre de emisión y del nombre del emisor, lo que dificulta la identificación del profesional, cuya letra y firma generalmente es ilegible.

En el recuento físico efectuado por esta Contraloría General del medicamento Alprazolam 0.50 mg, se determinó la existencia de 448 comprimidos (CM), de los cuales se estaban despachando 146 para ser distribuidos el 15 de octubre a los diferentes servicios; considerando dicho despacho, el saldo en el Teraprim era de 661 y en el Registro de medicamentos controlados de 581. Por lo tanto, la diferencia en relación al Teraprim ascendió a 213 CM y en relación al Registro Medicamentos controlados a 133 CM. Anexo N° 3.

La respuesta del Director señala que se está elaborando un manual de procedimientos para las farmacias de hospitalizados y ambulatorios.

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3.2 Farmacia Ambulatorios

Esta farmacia se encuentra a cargo de un profesional Químico Farmacéutico quien cumple funciones en jornada completa. Cuenta con una dotación de 7 funcionarias con estudios de técnico en farmacia y técnico químico, más una secretaria.

Se entregan medicamentos a pacientes que se encuentran con tratamiento ambulatorio, y han sido dados de alta por el Instituto, o que se atienden en los COSAM (Consultorios de Salud Mental) de las Comunas de Huechuraba, Independencia, Lampa, Lampa sede Batuco, Tiltil y los tres (3) de Quilicura. También cubre las necesidades farmacológicas del programa Enlace en el Centro de Atención de Especialidades (CAE) del Hospital San José.

En la visita inspectiva a esta farmacia se detectó que:

- Los medicamentos que se mantienen en existencia no están protegidos de sustracción por barreras físicas; la puerta de acceso directo desde el hall de espera de los pacientes, se encontró sin llave en dos ocasiones.

- No existe una supervisión jerárquica sobre la labor de los funcionarios de la Unidad, los que además de administrar los fármacos, son los únicos encargados de realizar los inventarios de los medicamentos almacenados.

- Ha habido entrega de fármacos en menor cantidad que la prescrita en la receta médica, según lo informado por la Jefe de dicha farmacia, lo que consta en acta; sin embargo, no se ha generado una investigación que permita determinar las causas de estas menores entregas.

- No existe un mecanismo que permita mantener un control de la temperatura, la que debe fluctuar entre 22 y 25°C.

- No existe malla protectora en las ventanas que impida el ingreso de roedores e insectos.

- Inexistencia de repisas suficientes para ubicación de medicamentos a una altura mínima de 0.35 mtsuelo.

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- Los mesones de trabajo en donde se fraccionan los medicamentos a partir de los envases originales, carecen de una cubierta lavable que permita mantenerlos en las condiciones de higiene necesarias.

- Inexistencia de señalética, como por ejemplo, para medicamentos con fecha de vencimiento cercana.

- Tarimas insuficientes para almacenar las cajas de medicamentos.

- No todo el personal cuenta con la capacitación mínima que exige el Reglamento para el Ejercicio de las Profesiones Auxiliares de la Medicina, Odontología y Química y Farmacia, establecido mediante decreto N° 1704, de 1993, del Ministerio de Salud y actualizado a octubre de 2002, el que dispone un programa de formación técnica de 1.600 horas, distribuidas en 1 año académico.

Sobre el particular, la respuesta del Instituto señala: "Efectivamente es así, el 70% de ellos no la cumple. Dicha situación se ha generado en un proceso de los últimos cuatro años, en que no hay disponibilidad de técnicos en farmacia en el mercado laboral, agudizado lo anterior porque ningún Instituto de Educación Superior los está formando. En subsidio hemos recurrido a la contratación de técnicos químicos con una capacitación básica y de buenos resultados". Agrega que la situación fue puesta en conocimiento del Ministerio de Salud por ser un problema que tienen todos los hospitales y por lo tanto, requiere de una solución global.

A su vez, esta Contraloría General efectuó un inventario al medicamento Alprazolam de 0.50 mg, detectando diferencias entre el saldo físico con el saldo registrado en el Teraprim, Anexo N° 3. Igual situación se observó en el inventario practicado a los medicamentos Sertralina 50 mg., Diazepam 10 mg., Fluoxetina 20 mg. y Clorpromazina 25 mg.

Como ya se indicará en el punto anterior, la Dirección del Instituto informó que se está trabajando en la elaboración de un manual de procedimientos para las farmacias de hospitalizados y ambulatorios.

3.3 Farmacia de Urgencia

Esta farmacia está ubicada en el Servicio de Urgencia del Hospital y funciona durante las 24 horas. Se encuentra a cargo de una funcionaria Técnico en Farmacia, responsable de la reposición, inventario y entrega (según receta) de medicamentos a los pacientes que son atendidos producto de una urgencia médica y también a aquéllos que periódica nte se controlan en dependencias del Instituto y que corresponden a paciehtes- G, e \ se mantuvieron

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anteriormente hospitalizados en dicho centro asistencial DIVISION DE L' ‘

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La Técnico en Farmacia a cargo de dicha dependencia informó que ocasionalmente no cuadran las existencias físicas de los fármacos con la información que arroja el sistema, lo que fue corroborado por esta Contraloría al efectuar un recuento de los medicamentos en esta dependencia. Anexo N° 3.

El Director del Instituto confirma que esa situación es muy factible que suceda por la escasa dotación de personal, lo que se agrava por licencias médicas o personal con feriado legal. Por consiguiente, corresponde que se arbitren las medidas con el objeto de que los sistemas de registros reflejen los saldos reales de los medicamentos que se encuentran en bodega, investigándose las diferencias que se produzcan.

4.- Inventario

La Unidad de existencias, dependiente del Departamento de Abastecimiento y Finanzas realiza una vez al año un inventario general de los fármacos existentes, al 31 de diciembre, en la Bodega Central de Farmacia, control que se utiliza como un antecedente para la programación anual de compras. También se efectúan exámenes selectivos de inventarios durante el año, de lo cual se deja constancia en un informe firmado por el Jefe de Farmacia, encargado de Bodega, por el Jefe de Contabilidad, un Ministro de Fe y una funcionaria de la Unidad de existencias.

Las farmacias satélites realizan inventarios con su personal, sin contar con la presencia de alguna instancia formal de supervisión y es en estas dependencias en donde se producen las diferencias de registros con los recuentos físicos realizados.

La Dirección del Hospital no da respuesta a esta observación, pero tiene constancia de las diferencias producidas en dichas farmacias. Por lo tanto, además de investigar lo ocurrido, corresponde que se arbitren las medidas para que se efectúen controles deliberados en ellas por la Unidad de Auditoría Interna y, periódicamente, por personal del Departamento de Abastecimiento.

5.- Auditoría Interna

En el recuento selectivo de medicamentos efectuado por los auditores del Servicio de Salud Metropolitano Non a requerimiento del Ministerio de Salud, durante abril y mayo de 2009, se del

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determinándose que de 13 productos, en un 76% de ellos no coincidió el recuento con los registros.

Dicho examen determinó que el sistema informático que se utiliza para el control de los medicamentos e insumos clínicos (Teraprim), registró menor consumo que el despacho de recetas, por lo que se consideró que no tenía utilidad como herramienta de control.

También constató la inexistencia de controles deliberados en las farmacias satélites que permitieran asegurar que los medicamentos despachados fuesen utilizados en el consumo de los pacientes y la autenticidad de las recetas recibidas por la Farmacia Hospitalizados.

Por otra parte, los auditores del Instituto detectaron que un paciente fue atendido 711 veces en los últimos 4 años y con más de 220 consultas como promedio en los años 2007 y 2008, lo que equivale a 2 atenciones cada 3 días, información que no concuerda con la realidad de atención del resto de los pacientes, sin que se haya efectuado una investigación para dilucidar lo ocurrido.

Sobre las observaciones de la Unidad de Auditoría Interna, la Dirección del Instituto no señala las medidas tomadas al respecto. Por lo tanto, corresponde que se arbitren las medidas para subsanar las deficiencias observadas por dicha Unidad, las que son coincidentes con lo observado en el cuerpo de este informe y a su vez, se analice lo señalado en el párrafo anterior, informándose de sus resultados a este Organismo Fiscalizador.

6.- Stock crítico

Se verificó que el Hospital ha determinado las cantidades de cada medicamento que corresponden a un stock mínimo, el que se utiliza como sinónimo de stock crítico, por lo que éste último no se encuentra determinado.

El stock crítico, se encuentra entre los niveles mínimo y máximo. Conceptualmente debe entenderse como un nivel de saldo, que indica el momento en que no se debe posponer más una decisión de compra. Constituye una alerta que permite, un tiempo antes de alcanzar el stock mínimo, iniciar automáticamente el proceso para una nueva compra, impidiendo de esta forma, que el nivel de stock alcance una cantidad inferior al stock " .4?) .11

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El Hospital en su respuesta no hace alusión ni a los hallazgos de auditoría interna, ni a la solución de éstos, como tampoco al punto relativo al Stock Crítico.

7.- Comprobantes de Egresos

Es preciso hacer presente que los comprobantes de egresos, desde que se puso en funcionamiento el Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado (Sigfe), no se encuentran con una numeración correlativa, puesto que mantienen la numeración del sistema (ID) que es correlativa para todos los Servicios Públicos. Por lo tanto, la fecha del egreso y la correlatividad de los cheques es la única forma de verificar la secuencia en que éstos fueron emitidos.

Sobre lo comentado en el párrafo anterior, se sugiere foliar correlativamente los egresos en el momento en que se imprimen y son archivados con su documentación de respaldo, con el objeto de facilitar su ubicación.

II.- EXAMEN DE CUENTAS

En general, tal como se indicara en al acápite anterior, las adquisiciones de medicamentos se efectúan de acuerdo a la normativa vigente, respetándose lo establecido en la ley N° 19.886, ya mencionada.

Respecto al respaldo de los egresos de las compras efectuadas en el período que abarcó el examen, el Instituto cuenta con las facturas y con las recepciones de los medicamentos e insumos adquiridos; sin embargo, fue posible observar las situaciones que se comentan a continuación:

1.- Adquisiciones y licitaciones

La información entregada a Contraloría por el Jefe de Farmacia respecto de los proveedores del Instituto fue incompleta, puesto que revisadas las licitaciones del período en análisis, no se incluyeron, entre otros, los nombres de los proveedores Sanofi Aventis de Chile 4(Laboratorio Biosano, Sanderson S.A., y Martínez y Martínez. z.

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Las licitaciones revisadas no cuentan con la resolución de adjudicación de la autoridad competente y la decisión de compra recae solo en el Jefe de Farmacia y Apoyo Terapéutico por lo que no existe un control por oposición de intereses.

El Servicio no incluyó en su respuesta una solución que mitigue los riesgos del proceso de licitación.

Se revisaron las compras de fármacos adquiridos con el Fondo Fijo habilitado para las urgencias, estableciéndose que cuentan con la correspondiente documentación de respaldo, receta médica y boleta respectiva con el detalle de los medicamentos adquiridos.

2.- Entrega gratuita de medicamentos al Personal

Se estableció que el Instituto Psiquiátrico entrega medicamentos gratuitamente al personal, los que son recetados por médicos del establecimiento. Esta práctica no corresponde a una autorización formal de la Dirección del Instituto, o del Servicio de Salud Norte, observándose que:

- Los médicos están desarrollando una actividad que no es para la cual han sido contratados, al prescribir medicamentos a los funcionarios, sin tener la calidad de pacientes del Instituto.

- Los funcionarios accedieron a medicamentos en forma gratuita no existiendo norma legal que lo permita.

- El personal médico está obligado a dejar constancia en la Ficha Clínica de los medicamentos prescritos, situación que no ocurre con el personal de la entidad; que al no ser pacientes, no cuentan con fichas clínicas.

- En el mes de septiembre del año 2009, la entrega de medicamentos bajo esta modalidad, significó un costo para el Instituto de $ 108.234, valor que no se recupera y tampoco se informa contablemente.

El Director del Instituto, en su respuesta, no se pronuncia respecto a esta observación, solo hace presente que la ley N° 19.086, establece el derecho de los funcionarios de salud, que pertenezcan a Fonasa, para ser clasificados en el grupo B, pudiendo acceder, sin costo a los medicamentos del arsenal. Al respecto, en el examen efectuado por esta Contraloría, las recetas examinadas no contenían información de que dichos funci9M se encontraban


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adscritos a Fonasa y tampoco existe constancia de que hayan sido atendidos como pacientes de la Institución.

Por otra parte, se determinó que en el período enero a septiembre del año 2009, los Médicos Psiquiatras del Instituto otorgaron a funcionarios del Hospital 318 Licencias Médicas, equivalentes a 1.565,5 días.

El Director no da respuesta a esta observación, por tanto, sobre esta materia corresponde que la Unidad de Auditoría Interna de dicha Entidad efectúe una investigación, con el objeto de determinar las condiciones en que fueron emitidas esas licencias, informando el resultado a esta Contraloría General.

3.- Control de Inventarios

La Técnico en Farmacia a cargo de la Farmacia Urgencias, a requerimiento de la comisión fiscalizadora de Contraloría, informó que en algunas ocasiones no cuadran las existencias físicas de los fármacos con la información que arroja el sistema, y que a veces las cajas de medicamentos se encuentran con el pegamento que las sella, pero en su interior están vacías, lo que comunica en la planilla de "medicamentos controlados" que envía en forma semanal o quincenal a la Unidad de Registro de Farmacia, sin que se haya ordenado algún tipo de investigación.

El Servicio no responde esta observación, por lo tanto, corresponde que la Dirección del Instituto instruya a la Unidad de Registro de Farmacia que investigue cualquier diferencia que sea comunicada por las diferentes Farmacias o Servicios Clínicos, entre las medidas que deberá arbitrar para que no se produzcan diferencias entre los recuentos físicos de medicamentos e insumos y los saldos que arroja el sistema informático utilizado para su control ; sin perjuicio de ordenar una investigación por las diferencias que se determinen y por el faltante de medicamentos en las cajas recepcionadas por la Farmacia de Urgencias.

4.- Registros Contables

La totalidad de las adquisiciones de medicamentos e insumos médicos se llevan a gastos, no existiendo una cuenta de

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Activo de Existencias, a pesar de que muchos de estos bienes permanecen en bodega por largos períodos, lo que significa que la contabilidad no refleja fielmente el patrimonio de la Institución y el Instituto no está cumpliendo con las disposiciones de la normativa contable de la Contraloría General.

El Director informa que se ha dado la instrucción a la Unidad de Contabilidad, para que a contar del 1 de enero 2010 se lleve actualizada una cuenta de activo para las existencias de medicamentos.

III.- Otras Observaciones

1.- Control Horario de los Médicos

El sistema de control horario de estos profesionales no permite determinar con exactitud su hora de ingreso y de salida. Cada médico registra, en ausencia de controles deliberados o informáticos, la hora de ingreso y su firma, en una hoja habilitada para ese efecto. Dicho registro no es supervisado por la Oficina de Personal y no es revisado por alguna autoridad del Instituto.

Por lo tanto, dicho control horario imperante no permite a la Oficina de Personal tomar conocimiento sobre el cumplimiento de la jornada de trabajo por parte de los profesionales médicos, impidiéndole tomar medidas al respecto, como la de hacer efectivos los descuentos por concepto de atrasos y/o solicitar a la superioridad del Servicio la instrucción de procesos sumariales por ausencias injustificadas o atrasos reiterados.

La importancia de un sistema de control horario que permita la medición exacta de la permanencia de los profesionales médicos en las actividades del Hospital, además de asegurar el cumplimiento de las funciones propias de éste, radica también en el hecho de que dicho sistema es esencial para efectos de lo señalado en el artículo N° 1 de la ley N° 19.490 y en el artículo 4 del decreto N° 117, de 1997, del Ministerio de Salud. Al respecto, el dictamen N° 5.869, de 2009, señala que "El factor atrasos, medidos en horas y minutos, considerado para dirimir empates en el artículo N° 4 del decreto N° 117, de 1997, del Ministerio de Salud, y el reglamento del artículo N° 1 de la ley N° 19.490, sobre asignación de estímulo por experiencia y desempeño funcionario para el personal de los Servicios de Salud, se aplica solo en la medida que el sistema de control horario sea idóneo para los fines de que se trata; es decir, que permita a la autoridad evaluar de un modo objetivo e imparcial el desempeño de todos los servidores que se encuentren en situación de percibir dicha a (raci n".

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En cuanto al control de la permanencia de estos profesionales, se constató que:

- No existe un registro que establezca el lugar físico en que se encuentran cumpliendo funciones.

- No se cuenta con registros que señalen los días que cada médico trabaja en el Instituto y en qué horarios.

- Tampoco existen registros respecto de los profesionales que efectúan docencia y del horario en que las realizan.

- No hay constancia del lugar físico, del horario y de la actividad con la que se recuperan las horas de docencia efectuadas por los médicos durante su jornada laboral.

Se hace presente, que durante la visita, al tomar conocimiento de estas observaciones, la Dirección del Instituto dictó la resolución N° 966, de 26 de octubre de 2009, que norma el "Horario de Profesionales Funcionarios" y "Procedimiento de Asistencia de Profesionales Funcionarios (ley N° 19.664 y 15.076) del Instituto Psiquiátrico Dr. José Horwitz Barak", resolución que rige a contar del 1° de noviembre del año 2009.

El Director informa que ha sostenido reuniones con los respectivos jefes de servicios clínicos y con los funcionarios médicos del Instituto, en las cuales ha manifestado la exigencia del cumplimiento de la resolución señalada. También informa que los controles de permanencia de dichos profesionales, son realizados por el Jefe de Unidad, quien constata la asistencia a las actividades de todo el equipo y en forma indirecta, al verificar la realización de las tareas definidas: evaluar los pacientes a cargo, entrevistar a familiares, registrar evoluciones e indicaciones en fichas, escribir diariamente las recetas de los pacientes, atender a los pacientes ambulatorios que les son citados en el policlínico, dentro de las cuatro horas semanales destinadas para este fin.

2.-- Departamento N° 9 Larga Estadía

En esta dependencia permanecen pacientes varones con enfermedades psiquiátricas que generalmente los mantienen en este lugar hasta su muerte.

La comisión fiscalizadora de la Contraloría visitó durante una semana, en distintos horarios, a la Unidad de Varones de Larga Estadía:

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- Antes de almuerzo,

- Durante el horario de almuerzo y

- Después de almuerzo.

Producto de la fiscalización realizada se determinaron los siguientes hechos:

2.1.- En las 6 visitas realizadas no se encontró en su lugar de trabajo al médico de turno de este Departamento N° 9, sin que hubiese constancia de los motivos de su ausencia en el Instituto.

Analizado el horario en que el Médico a cargo efectúa su ronda diaria, para verificar el estado general y evolución de los pacientes, no se pudo comprobar su asistencia a dicho recinto.

En cuanto a este profesional, la Dirección del Instituto solo indica que no existe médico de turno, y que existe un médico a cargo, el Dr. Cesar Jara, que trabaja con otros dos médicos que cumplen 22 horas semanales, los que además de atender a los pacientes de Larga Estadía, efectúan atenciones en otras dependencias del Instituto; sin embargo, es preciso reiterar que las veces que se visitó el Departamento N° 9, no se encontró al médico a cargo ni a ninguno de sus colegas. En el único registro que existe en el lugar (libro de novedades), tampoco se deja constancia de la visita realizada por los médicos. Por lo tanto, corresponde que el Director del Instituto ordene al Departamento de Auditoría Interna efectuar una investigación con el objeto de determinar la efectiva atención tanto médica como administrativa de los pacientes del citado Departamento.

A su vez, en esta misma dependencia se observó falta de aseo, desorden, ropa de cama insuficiente, colchones en mal estado, falta de mobiliario, baños en mal estado, sin asear y pacientes que permanecen en sillas de rueda que no pueden salir por sus propios medios del segundo piso.

Es preciso hacer presente que una situación muy diferente se verificó en el Departamento N° 11, de Larga Estadía de Mujeres, en el cual sí se encontró al médico a cargo, verificándose que éste efectúa las atenciones médicas diariamente a sus pacientes, registrando los datos en las fichas clínicas que actualiza en este mismo lugar, emitiendo las recetas médicas previa atención de las pacientes; además de atender los problemas administrativos de dicha dependencia, lo que se observó en los recintos, puesto que esta área de mujeres se encuentra en mejores condiciones que la de los varones, más ordenada: /kin 'a, con muebles en mejores condiciones, al igual que las camas, frazadas y e -nos. z

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2.2.- Durante la hora de almuerzo, se observó que:

- En el área de varones se encuentran 27 pacientes; sin embargo, cuenta con un solo comedor en el que se ubican dos mesas, con capacidad para 4 o 5 personas cada una, por lo que en dicho recinto no pueden almorzar más de 10 pacientes juntos.

- La mayoría de los enfermos retira personalmente su bandeja con alimentos, los que se encuentran con deficiencias motoras y de desplazamiento, por lo que presentan dificultades para transportarla; sin embargo, son ellos mismos quienes deben buscar alguna ubicación para almorzar en un lugar distinto al comedor, observándose que incluso lo hacen en la cama.

- Los recipientes que contienen el almuerzo son entregados a los paramédicos de dicho sector, quienes inician la distribución de los alimentos a los pacientes que se ubican en fila. A aquéllos que se encuentran postrados se lo llevan a la cama, en la misma bandeja que al resto, pero quedan solos, sin un control ni ayuda para que puedan alimentarse.

- No existe vigilancia sobre las conductas de los pacientes durante la hora de almuerzo, los paramédicos no inducen a los pacientes a lavarse las manos antes de almorzar, y no se deja constancia en algún registro respecto a si el paciente se sirvió la totalidad del almuerzo o solo parte de éste.

- Las raciones de alimentos son enviadas desde la central de alimentación, considerando las enfermedades de los pacientes que les impide comer determinados alimentos, por ejemplo diabetes, por lo tanto, solo entrega las que efectivamente serán distribuidas, con el objeto de evitar raciones sobrantes; sin embargo, en la inspección realizada se verificó que sobraron raciones de postre.

La Unidad de Auditoría Interna deberá verificar las medidas tomadas por la Dirección para regularizar las observaciones relacionadas con el funcionamiento del Departamento N° 9 de Larga Estadía.

3.- Incumplimiento del procedimiento de control horario

El personal que no registra su hora de ingreso al Instituto, justifica su incumplimiento al procedimiento establecido por éste, mediante un memorándum en el que indica que se debió a un olvido, lo cual hasta la fecha ha sido aceptado por la Dirección del Instituto, sin tomar medida alguna al respecto.

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El Director no da respuesta a esta observación. Por lo tanto, corresponde que regularice la situación y se haga cumplir el procedimiento de control horario establecido por el Instituto.

4.- Auxiliares Paramédicos

Se determinó que entre el personal Técnico en Farmacia, en Alimentos, o Químico, algunos cuentan con 350 horas de estudios, contraviniendo lo dispuesto por el decreto N° 1.704, de 1993, del Ministerio de Salud, que en su artículo 6° señala: "Los Auxiliares Paramédicos a que se refieren los artículos precedentes podrán ser formados por Centros de Formación Técnica. Liceos Técnicos Profesionales o por instituciones autorizadas por el Ministerio de Salud para impartir esta enseñanza según programa fijado por éste de 1.600 horas distribuidas en 1 año académico, 40% de las cuales serán teóricas y 60% prácticas".

El artículo 10°, del decreto ya citado, señala expresamente que toda contravención del reglamento será sancionada de conformidad a lo dispuesto en el Libro X del Código Sanitario. Anexo N° 4.

En su respuesta, el Servicio señala que el problema radica en la falta de técnicos en farmacia que existe en el mercado laboral, lo que ha sido comunicado al Ministerio de Salud, argumento que no desvirtúa lo observado, por lo tanto, el Servicio deberá arbitrar las medidas necesarias para regularizar dicha situación.

5.- Fichas Clínicas

5.1 Existe una auditoría de fichas clínicas realizada por el profesional que se desempeñaba como Auditor Médico hasta mayo de 2009, fecha en que presentó su renuncia a esa función.

De lo informado por dicho profesional a esta Contraloría General, se deriva lo siguiente:

- Las fichas carecen de información relevante, como por ejemplo, nombre del paciente, nombre del médico tratante, lugar de atención y hora en las hojas de evolución de los enfermos, las epicrisis generalmente son incompletas careciendo del nombre del paciente, fecha_ -Omero de ficha clínica, además de otros datos de importancia de la evolución y e la internación.

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- Los registros de enfermería son escasos y poco relevantes.

- En las fichas clínicas no existe el desarrollo de una historia médico psiquiátrica, las que solo tienen el registro de ingreso y salida del paciente y algunos datos de éste, pero que no cumplen con los parámetros propios de una historia clínica.

Las deficiencias detectadas por este profesional las entregó formalmente a la Unidad de Auditoría Interna, quien a su vez las remitió al Director del Instituto, no existiendo a la fecha un procedimiento que haya dado solución a lo observado por el auditor médico.

Lo anterior transgrede lo dispuesto en el Manual de procedimientos del Servicio de Orientación Médica y Estadística (SOME), ya que al ser la ficha clínica un documento para el trabajo médico, durante el tratamiento del paciente, para la investigación, la docencia y las instancias judiciales derivadas de negligencias médicas, en este documento se debe registrar en forma íntegra la información relevante de cada paciente, incluyendo el proceso de su atención médica. La ficha debe contener una serie de formularios y de información, entre ellos: carátula, anamnesis, epicrisis, exámenes clínicos, evolución clínica, tratamiento farmacológico e indicaciones, consentimiento informado, constancia de las actividades de enfermería, etc.

5.2 Respecto del secreto de los datos médicos de los pacientes, no se ha establecido un procedimiento escrito para resguardar dicha información. Si bien es necesario que el sistema informático mantenga la totalidad de los datos de los tratamientos médicos de los pacientes, es indispensable que se fijen claves de acceso limitadas para acceder a este tipo de información, con el objeto de que sean funcionarios identificados previamente los que cuenten con claves de acceso, que les permita conocer los datos allí almacenados y se responsabilicen del uso que le den a dicha información.

La ficha médica es un documento reservado, confidencial, sujeto al secreto profesional, en el cual el equipo de salud registra la historia médica del paciente y su proceso de atención, por lo tanto, corresponde que exista un procedimiento que permita resguardar la privacidad de la información de los pacientes, con la finalidad de no poner en riesgo dicha información, conforme lo establece la normativa que regula la materia, a saber:

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- Decreto supremo N° 161, del Ministerio de Salud, Reglamento de Hospitales y Clínicas, artículo 22, que señala: "Toda la información bioestadística o clínica que afecte a personas internadas o atendidas en el establecimiento tendrá carácter de reservado y estará sujeto a las disposiciones relativas al secreto profesional. Solo el Director del establecimiento podrá proporcionar o autorizar la entrega de información a los Tribunales de Justicia y demás instituciones legalmente autorizadas para requerirla. Respecto de otra clase de instituciones, sólo podrá proporcionarse información con la conformidad del paciente o entregarse datos estadísticos globales en los que no se identifique a personas determinadas".

- Código Sanitario, en su artículo 127 señala que "las recetas médicas y análisis o exámenes de laboratorio clínicos y servicios relacionados con la salud son reservados. Solo podrá revelarse su contenido o darse copia de ellos con el consentimiento expreso del paciente, otorgado por escrito. Quien divulgare su contenido indebidamente, o infringiere las disposiciones, será castigado en la forma y con las sanciones establecidas en el Libro Décimo".

- Ley N° 19.628 artículo 4 y siguientes, sobre protección de la vida privada o protección de datos de carácter personal.

- Manual de Procedimientos SOME, aprobado por la resolución exenta N° 926, de 14 de junio de 1989, del Ministerio de Salud, que en su letra F, regula la extensión, archivo, despacho, eliminación y confidencialidad de la Ficha Clínica.

- Dictamen de la Contraloría General N° 47.022, de 2000, referido a la reserva de la información confidencial contenida en la ficha clínica.

El Instituto no responde esta observación. Por lo tanto, dado que la Ficha Clínica es un elemento de prueba de la evolución clínica de los pacientes así como de la intervención del médico tratante en su proceso de rehabilitación y/o curación, corresponde que el Director del Instituto informe a este Organismo de Control respecto de las medidas tomadas para regularizar lo observado en el informe del Auditor Médico del Hospital y lo observado por esta Contraloría.

6.- Apoyo terapéutico a los pacientes

En visitas efectuadas a diferentes dependencias del Hospital, se verificó el trabajo de tres (3) monitoras que realizan actividades de terapia ocupacional, con sus respectivos grupos de pacientes. De las otras monitoras no hay constancia de su labor.

El Director responde que existe un control de asistencia diaria de los pacientes, de acuerdo a su plan de rehabilitación.

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Respecto de los pacientes que han sido enviados a Hogares y Residencias Protegidas, que durante el día concurren al Hospital, se observó que permanecen inmóviles dormitando al sol durante casi todo el día y no en actividades de rehabilitación.

El Instituto responde que estos pacientes participan en mayor o menor grado en actividades.

No consta que los pacientes internos, varones de la Unidad de Larga Estadía hayan recibido atención kinésica para mejorar su calidad de vida. En su respuesta el Hospital expresa que el establecimiento no cuenta con kinesiólogos.

7.- Existencia de escombros

En el patio cercano a los Departamentos N° 9 y N° 11, de pacientes larga estadía (crónicos) y en el lugar donde un grupo de pacientes ambulatorios realiza actividades terapéuticas de cultivo de flores y árboles, existe un montículo grande de escombros y basura.

Sobre esta observación, el Director señala en su respuesta, que los escombros se originan en las remodelaciones que se realizan dentro del establecimiento, los que no han podido ser eliminados por falta de recursos, esperando terminar con el total de estos dentro del primer semestre de 2010.

También se observó la existencia de un hoyo de aproximadamente 9 metros cuadrados, que contiene basura, hojas y tierra encontrándose cubierto con latas de zinc oxidadas y sueltas, lo que constituye un riesgo para los pacientes que deambulan por el establecimiento, como también para el personal.

El Director del Instituto responde que se ha dado la orden de clausurar el acceso a dicho lugar en forma definitiva.

Se detectó en los alrededores de la Unidad de Aseo, un comedor para uso de ese personal, contiguo a una bodega con materiales en desuso y basura. La infraestructura de esta Unidad carece de las condiciones mínimas de higiene y seguridad, en especial los baños. 4: --.-TáAG.4—,)


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La situación anterior vulnera lo dispuesto en el decreto supremo N° 161, del Ministerio de Salud, Reglamento de Hospitales y Clínicas Privadas, Título IV. Del Local, Instalaciones y Personal, que en su artículo 24 señala: "Además de cumplir las condiciones generales en materia de construcciones, los locales en que funcionan los establecimientos sometidos al presente reglamento deberán satisfacer las exigencias relativas a la higiene y seguridad de sus pacientes y personales, según sus respectivas naturaleza y campos de acciones".

El Director informa que ha decidido trasladar esa Unidad.

8.- Incumplimientos al Código Sanitario de Alimentos

Por memorándum N° 410, de 23 de octubre de 2009, el funcionario a cargo del recinto en donde se preparan los alimentos, informó a esta Contraloría General, respecto de los riesgos de incendio, electrocución, ventilación inadecuada y explosión, que significan incumplimientos de varias disposiciones del Código Sanitario de los Alimentos.

En el subterráneo de la Unidad indicada, se encuentra el recinto denominado "Sala de Máquinas"; en este lugar se produce la interconexión de las tuberías que canalizan el vapor a presión, entre las calderas y las marmitas industriales en que se produce la cocción de los alimentos. De acuerdo al memorándum N° 416 de 27 de octubre de 2009 de la misma Unidad, se informa que dicha sala no tiene responsables y que hasta aproximadamente dos años atrás era visitada por personal que trabaja en las Calderas, pero que actualmente no se hacen inspecciones, ni tampoco se le efectúa mantención a la válvula reductora de vapor. Respecto a la filtración observada por la comisión fiscalizadora, señala que desconoce su origen.

Las situaciones descritas vulneran los artículos 11, 25, 34, 35 y 68 del Código Sanitario de Alimentos, y pone en riesgo la seguridad física del personal que trabaja en ese lugar y, eventualmente, pueden afectar el patrimonio estatal. Anexo N° 5.

La Dirección del Instituto informa que la sala de máquinas, que se encuentra en el subterráneo de la Unidad de Alimentación, corresponde solo al paso de cañerías de agua fría y caliente provenientes de la caldera, lugar este último en donde se efectúa el monitoreo de las redes. Por norma, el calderero no se puede ausentar de la sala de máquinas. La inspección y mantención la hace la Unidad de Mantenciones y las válvulas son selladas y se cambian cuando cumplen su vida útil. La filtración corresps .íjidkj,válvulas de escape


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cuando hay aumento de presión. Agrega que la Unidad de Mantención hará un informe mensual sobre las redes que será difundido a las unidades involucradas.

Sobre las deficiencias de infraestructura, señala que la remodelación de la Unidad de Alimentación es un proyecto que está pendiente por falta de recursos, se requieren alrededor de 90 millones de pesos, los que se han solicitado en los presupuestos de años anteriores y también para el año 2010. Lo mismo ocurre con la renovación de equipos, que si bien son antiguos, se le hace una mantención permanente.

CONCLUSIONES

La auditoría efectuada al Proceso de Adquisiciones de Medicamentos e Insumos Médicos permitió verificar que, si bien el Instituto cuenta con un sistema informático para el control de éstos, adolece de algunas deficiencias que impiden obtener información confiable de dicho sistema, con excepción de los saldos de medicamentos de la bodega central, los que en general, concuerdan con los recuentos físicos que se realizan a las existencias almacenadas en dicho recinto.

Es así que la información obtenida del sistema, referente al consumo de un determinado medicamento no es concordante con la realidad, debido a que las prescripciones de las recetas médicas, que rebajan los saldos e indican los consumos en el sistema, se digitan con mucho atraso. Por este mismo motivo en las farmacias satélites (de Urgencia, Hospitalizados y Ambulatorios), los recuentos físicos no concuerdan con los registros del sistema.

En otras materias fiscalizadas, pudo constatarse que los registros de asistencias tanto para el personal médico como para el resto del personal no es apropiado para el control real de la asistencia.

En el recinto de preparación de alimentos se constataron deficiencias que ponen en peligro al personal que trabaja en ese lugar, lo que hace indispensable la puesta en práctica del proyecto de remodelación de dicha dependencia, enunciado por el Servicio.

El Servicio ha adoptado medidas y enunciado otras para salvar gran parte de las observaciones mencionadas, las que serán verificadas en una próxima visita a la entidad.

31

0:1='-''''- ", CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA . --, ,.. DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

: ÁREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE •

VPIILU

Sin perjuicio de lo anterior, esta Contraloría estima necesario hacer presente que entre las medidas que debe tomar la Dirección del Hospital para regularizar lo observado, deben considerarse las siguientes, las que también serán motivo de verificaciones:

1. Capacitar al personal del Instituto en el uso del Sistema Teraprim, con el objeto de aprovechar las potencialidades informáticas de éste, de tal forma que los registros se efectúen correcta y oportunamente, con lo cual se podrá obtener información fidedigna y en el momento en que sea requerida para el control y la toma de decisiones.

2. Mantener respaldos de los datos registrados en el sistema, que se efectúen periódicamente, de manera que cualquier problema que presente el sistema, permitan recuperar rápidamente la información.

3. Dar solución al espacio físico de la bodega central, que permita guardar ordenadamente la totalidad de medicamentos adquiridos y evitar que éstos queden en cajas, sin poder desempacar y ordenar.

4. Establecer un procedimiento que permita asegurar que los medicamentos prescritos por el médico y que salen de Farmacia, sean suministrados a los pacientes, en la cantidad y tiempos prescritos.

5. Efectuar, periódicamente, recuentos físicos en las farmacias satélites (Urgencia, Hospitalización y Ambulatorios), por un funcionario del Departamento de Abastecimiento, especialmente designado para dicho efecto, el que deberá dejar constancia de las diferencias que se establezcan entre el recuento y los registros del sistema.

6. Dar solución a lo observado por el médico auditor sobre las fichas clínicas de los pacientes, documentos de gran utilidad para el médico tratante del paciente o para el que lo subrogue.

7. Investigar la situación en que se encuentran los pacientes de larga estadía del Departamento N° 9 de Varones, verificando las atenciones médicas y las condiciones del recinto en el que se albergan los pacientes, informando su resultado a este Organismo de Control.

‘AciA

[fr DIVISION AUDIT

ADMIN

E IA

RATIVA

32

PETER BALAZS ZILC JEFE

AREA SALUD, AORIC,ULTURA Y MEDIO AMBIENTE

DWISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA



8. Informar a esta Contraloría General sobre la implementación del proyecto de remodelación de la Unidad de Alimentación, indicada en su respuesta al preinforme.

9. Establecer un procedimiento de control horario al personal médico, que no pueda ser vulnerado por éstos, arbitrando las medidas disciplinarias si ello ocurre.

10. Ordenar a la Unidad de Auditoría Interna examinar:

- Las licencias médicas emitidas a funcionarios, en formularios del Instituto, verificando si tenían ficha médica.

- Las acciones emprendidas por la Unidad de Registro de Farmacia, para dilucidar las diferencias entre la existencia física de los medicamentos de la Farmacia de Urgencia y el sistema Teraprim y la recepción de cajas de medicamentos vacías, informadas por la encargada de dicha Unidad en la planilla de medicamentos controlados que envía semanal o quincenalmente.

- La implementación de las medidas tomadas por la Dirección del Instituto para regularizar las observaciones relacionadas con el funcionamiento del Departamento N°9 de Larga Estadía.


33


ADMINISTRATIV



CMILS

ANEXO N° 1

ÓRDENES DE COMPRA CON FECHA POSTERIOR A RECEPCIÓN DEL PRODUCTO

Proveedor N° Factura Monto $ Recepción Orden Compra

Laboratorio Schubert y Cia. Ltda. 9064 2.588.250 20/02/09 25/02/09

Laboratorio Schubert y Cia. Ltda. 8841 2.588.250 30/01/09 20/02/09

Laboratorio Andrómaco S.A. 128522 2.685.533 17/3/09 06/04/09

MUESTRA DE FACTURAS PAGADAS EN PLAZO SUPERIOR A 30 DÍAS

Proveedor N° Factura Monto $ Recepción Pago Días

Andrómaco S.A. 118733 3.451.000 27/01/09 01/04/09 33

Andrómaco S.A. 118734 3.095.547 27/01/09 05/03/09 37

Schubert y Cia. Ltda. 8841 2.588.250 30/01/09 04/03/09 33

Laboratorio Chile 223779 1.285.200 30/01/09 03/03/09 32

Laboratorio Chile 224112 1.285.200 30/01/09 03/03/09 32

Laboratorio Chile 227376 1.939.610 12//03/09 02/05/09 51

Novofarma Service 150379 2.998.800 16/03/09 27/04/09 42

Biocross S.A. 636 886.074 28/04/09 4,W81/0,4?9, /1- 1 \

72

34



Grifols Chile S.A. 122345 2.033.422 15/04/09 02/06/09 48

Grifols Chile S.A. 121425 2.033.422 17/03/09 02/05/09 42

Tecnofarma S.A. 133856 3.332.000 16/04/09 09/07/09 82

AlpesChemie S.A. 40421 1.981.350 16/03/09 02/05/09 47

Andrómaco S.A. 128522 2.685.533 17/03/09 03/06/09 78

Andrómaco S.A. 132849 1.278.596 23/04/09 09/7/09 77

35

caos

4.



ANEXO N° 2

RECETAS DE MEDICAMENTOS DISPENSADOS GRATUITAMENTE AL PERSONAL DEL INSTITUTO.

N° Receta Medicamentos Observaciones

0882701

Prednisona 5 mg x 10

Sin timbre de Recaudación. Omeprazol 20 mg x 30

Clonazepam 0.50 mg. x 45

0791516 Enalapril 10 mg. x 30 Sin timbre de Recaudación.

0559879 Cloxacilina 500 mg. x 28 Sin timbre de Recaudación.

0733419 Amitriptilina 25 x 60 Sin timbre de Recaudación.

0801527 Captopril 25 mg. x 1 Sin timbre de Recaudación.

0853945 Amoxicilina 50 mg. x 21 Sin Timbre de Recaudación.

0790492 Alprazolam 0.5 mg x 56 Sin timbre de Recaudación.

0800453 Eutirox 100 mg x 60 Sin Timbre de Recaudación.

DIVISION DE AUDITOR

11DMINIST

1" o

36



C/111.11

ANEXO N°3

INVENTARIO FÁRMACOS

Fármaco Farmacia Saldo Físico CM

Saldo Teraprim

CM

Faltante en relación al Teraprim

Sobrante en relación al Teraprim

Alprazolam 0.50 mg.

Ambulatorios 22.573 22.684 111

Urgencia 2.697 2.742 45

Hospitalizados 448 661 213

Sertralina 50 mg. Ambulatorios 56.315 55.103 1.212

Urgencia 2.997 2.906 91

Diazepam 10 mg.


Urgencia 4.403 4.480 77

Fluoxetina 20 mg.

Ambulatorios 32.758 26.515 6.243

Urgencia 2.454 2.611 157

Clorpromazina 25 mg.


Urgencia 1.026 993 33

Totales 161.655 153.759 604 8.500

CM= Comprimidos ,<.31-"ÁTÓ4bi


ADMINISTRA

414111 .> 4

37

t-O

N'r

Especialidad según Instituto

Técnico Químico

Técnico Alimentos

Nombre

16.521.207-K Luis Mariao Riveros

7.695.072-5

Hrs. de estudio en

CGR Título en CGR

NO Auxiliar Paramédico

No

Rut

Roberto Moris Alburquenque

Técnico Paramédico

10.504.411-9 Sandra Díaz Fernández

Técnico Paramédico 6.879.970-8

Isabel Hidalgo Venegas No registra En Farmacia

Curso de perfeccionamie nto Auxiliar de

Enfermería

350



ANEXO N° 4

PERSONAL DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD LOGÍSTICA Y OPERACIONES, Y DE FARMACIA SIN TÍTULO DE ESPECIALIDAD SEGÚN REGISTROS DE LA

CONTRALORÍA GENERAL


ADMINISTRATIVA

4

38


ÁREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE VIII 1.14

ANEXO N° 5

RIESGOS EN UNIDAD CENTRAL DE PRODUCCIÓN DE ALIMENTOS PARA LOS PACIENTES

Problemas Identificación anomalías Riesgo

Eléctricos

Instalación antigua Cablería y Medidores fuera de la norma.

Incendio Electrocución.

Iluminación insuficiente.

Incumplimiento Art. 34 Código Sanitario de los Alimentos.

Ruptura de focos.

Cortes del personal Eventual caída de partículas de vidrios en preparaciones de los pacientes.

Estado de pisos y muros Pisos y muros en mal estado.

Incumplimiento al Art. 25 del Código Sanitario de los Alimentos.

Ventanales

Ventanas del área de producción no funcionales. Incumplimiento al Art. 25 del

Código Sanitario de los Alimentos.

Marcos oxidados. Mallas mosqueteras fijas, no permiten aseo.

Sistemas de Extracción

Ventilación inadecuada.

Incumplimiento al Art. 35 del Código Sanitario de los Alimentos.

Condensación de vapor de agua. No se cuenta con campana de extracción en área de hornos y cocina semi-industrial. Extracción insuficiente en área de marmitas a vapor. Calor excesivo

Equipamiento

Marmitas a vapor antiguas con fatiga de material. Explosión. Lavadero, mesones, repisas, estante para vegetales pre- procesados de acero inoxidable en mal estado.

Incumplimiento Art. 25 del Código Sanitario de los Alimentos.

Muebles guarda vajilla deteriorados y/o faltante.

Carros de transporte en mal estado.

Incumplimiento Art. 25 del Código Sanitario de los Alimentos.

Inexistencia de seca manos. Incumplimiento Art. 11 y 68 del Código Sanitario de los Alimentos.

0_1A (.1.6i

DIVISION DE AUDITORIA MINISTRATI

o

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA División Auditoría Administrativa

Área Salud, Agricultura y Medio Ambiente

Informe Final Instituto Psiquiátrico Dr. José Horwitz Barak.

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