Informe final y puesta en marcha de un portal Web para el proyecto Europeo SUDOEFOP. Fase de...

Informe Final

Diseño y puesta en marcha de un portal Web para el proyecto europeo

SUDOEFOP

Fase de Consultoría del Conocimiento

Noviembre de 2010

___________ Informe Final. Consultoría del Conocimiento

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ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN (4)

• Antecedentes (5)

• Proyecto SUDOEFOP (5)

• Fase de Consultoría del Conocimiento (6)

2. MARCO CONCEPTUAL Y TEÓRICO (10)

• Breve evolución histórica de la Gestión del Conocimiento (11)

• Aproximación al concepto de Gestión del Conocimiento (12)

• Aproximación al concepto de Formación Profesional (13)

• Gestión del Conocimiento y Formación Profesional (15)

3. NECESIDADES Y EXPECTATIVAS SOBRE LA PLATAFORMA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO (17)

• Grupos de Interés (18)

• Expectativas (19)

4. DEFINICIÓN DEL MODELO DE CONTENIDOS (23)

• Categorización de contenidos (24)

• Glosarios (25)

• Desarrollo de los Glosarios (26) 1. Glosario Tipo de Contenido (27)

2. Glosario Temática (30)

3. Glosario Agentes (34)

• Fichas de Conocimiento (36)

• Desarrollo de las Fichas de Conocimiento (37) 1. Ficha de Conocimiento Agenda (40)

2. Ficha de Conocimiento Convocatoria (41)

3. Ficha de Conocimiento Directorio (42)

4. Ficha de Conocimiento Documento interno (43)

5. Ficha de Conocimiento Enlace (44)

6. Ficha de Conocimiento Herramienta (45)

7. Ficha de Conocimiento Información práctica (46)

8. Ficha de Conocimiento Material docente (47)

9. Ficha de Conocimiento Modelo (48)

10. Ficha de Conocimiento Proyecto (49)

11. Ficha de Conocimiento Normativa (50)

12. Ficha de Conocimiento Publicación (51)


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5. PROTOCOLOS DE ACTUACIÓN (52)

• Presentación de los entornos del sistema (53)

• Perfiles del sistema: roles y funciones (54) o Usuarios especiales: Manager y Administrador (54)

o Usuarios registrados: Editor, Publicador y Participante (55)

o Usuarios anónimos o visitantes (56)

o Dinamizadores (56)

• Agrupaciones de usuarios en la plataforma (56)

• Pautas de acceso a los contenidos (57)

• Visibilidad de los contenidos (57)

• Funcionamiento de las Áreas de Trabajo Compartido (ATC) (58)

• Secuencia inicial de transferencia de conocimiento (59)

• Protocolos de Gestión (60) o Proceso de Administración de usuarios (60)

o Proceso de Edición y publicación de contenidos (61)

o Proceso de Gestión de versiones (62)

• Estructura documental de la información (62)

• Aseguramiento de la calidad y validación de los contenidos (64)

6. ANEXO (66)

• Marco formal sobre las Comunidades de Práctica (67)


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1. INTRODUCCIÓN

• Antecedentes • Proyecto SUDOEFOP • Fase de Consultoría del Conocimiento


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INTRODUCCIÓN

Antecedentes

Durante los últimos años se ha consolidado un nuevo contexto social, la sociedad en red, caracterizada, entre otros elementos, por la aceleración del ritmo de creación, acumulación y depreciación del conocimiento y la transición hacia una nueva economía, la economía del conocimiento.

Esta nueva economía, caracterizada por la presencia cada vez mayor del mercado en el ámbito de las actividades educativas y científicas, se enfrenta al desafío de crear sistemas de investigación e innovación que propicien el auge de un desarrollo sostenible.

La educación, la investigación científica y el desarrollo tecnológico han pasado a ser los factores motores del funcionamiento económico de la sociedad y constituyen un elemento primordial para la modernización de las organizaciones, generando empleo de calidad, mejorando la competitividad de la empresa y de la economía y contribuyendo al crecimiento económico.

El sistema de conocimiento que se desea crear puede entenderse como el conjunto que integra a todos los agentes y organizaciones involucradas en los procesos educativos, focalizados a la producción de conocimiento, a la transferencia de éstos a los sectores productivos y su aplicación práctica para generar riqueza a través de la innovación.

Todos los agentes que integren este sistema -comunidad educativa, sociedad, administración, sector empresarial, etc.- deben interactuar y trabajar en red según los modelos sistémicos colaborativos.

Proyecto SUDOEFOP

El proyecto europeo “Propuesta de organización de la red de profesionales para generar y compartir conocimiento en Formación Profesional” se enmarca dentro del marco del Programa Operativo de Cooperación Transfronteriza para el Sudoeste Europeo (SUDOE), que forma parte de la iniciativa comunitaria a favor de la cooperación entre las regiones europeas (FEDER) .

El proyecto está participado por las siguientes entidades y organizaciones:

� Le Conseil Regional d’Aquitaine (Francia).

� La Consejería de Educación de la Junta de Andalucía.

� El Ministerio de Educación y Ciencia.

� La Associaçao Industrial do Distrito de Aveiro (Portugal).


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� El Departamento de Educación y Cultura del Gobierno de Aragón.

El fin del proyecto es la creación de redes que permitan el intercambio de conocimiento y métodos de trabajo en campos de progreso de interés común para los asociados de forma que se aúnen esfuerzos, se optimice el tiempo de consecución y se mejore la respuesta que se obtendría si cada participante los abordara de forma individual.

Fase de Consultoría del Conocimiento

El principal objetivo del proyecto es promover un portal corporativo donde se muestre información actualizada de las acciones a realizar en el proyecto en general y de cada uno de los socios participantes a nivel individual. El sistema a desarrollar deberá aglutinar las funciones de información y publicitación relativas al proyecto y convertirse en el punto de referencia para todos aquellos que participen en el proyecto o estén interesados en conocer el alcance y desarrollo del mismo.

Previo al desarrollo de la plataforma desde un punto de vista tecnológico es imprescindible realizar un análisis pormenorizado del estado del arte desde un punto de vista de intercambio de conocimientos y métodos de trabajo en dichos campos de progreso así como determinar con precisión la estructura conceptual de todo el sistema (Glosarios, Fichas de Conocimiento, Taxonomía, etc.).

El objeto de la consultoría del conocimiento es, por tanto, analizar y definir los elementos de concepto sobre los que residirá la categorización y búsqueda de los contenidos de la plataforma tecnológica, así como la estandarización de los procesos de publicación y validación de contenidos. El desarrollo tecnológico a realizar posteriormente materializará, a partir de las conclusiones extraídas en este estudio, un repositorio de información donde ésta sea accesible de modo ágil, intuitivo y estructurado.

El planteamiento metodológico llevado a cabo ha partido de las siguientes fases:

Fase I: Detección de las necesidades de información. Definición de las necesidades y expectativas respecto a la información de las categorías de los grupos susceptibles de participar en las redes de trabajo.

Fase II: Definición de la fase de contenido. Diseño de una estructura sólida y coherente con las necesidades y expectativas determinadas en la etapa anterior. Aspectos abordados durante esta etapa:

• Determinar los tipos de contenidos a gestionar en base a la información recogida de la fase de detección de necesidades de información.

• Establecer categorías básicas de información que den respuesta a las necesidades y expectativas definidas por los usuarios (estructura básica


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de información). Definición de ejes primarios de conocimiento y Glosarios. Acotación de contenidos, a partir de la agrupación de categorías y filtros.

• Definir subniveles de información en la media que se considere necesario. El objetivo será recoger la información realmente útil para los posibles usuarios de forma organizada.

• Definir la estructura de las Fichas de Conocimiento.

Fase III: Captura del conocimiento. Recogida de la información necesaria para completar el modelo de contenidos definido en la fase anterior. Aspectos abordados durante esta etapa:

• Identificar fuentes de información. Localización de las posibles fuentes de información relativas a los distintos objetivos particulares de los grupos de trabajo que componen la red en estos momentos (Orientación Profesional, Evaluación y Acreditación de competencias, Movilidad de alumnos y profesores, Calidad y mejora continua y Transferencia del Conocimiento) y a los temas que quedan por abarcar en un futuro próximo.

• Recopilar información:

o Normativa / Legislación en el marco del ámbito del Proyecto.

o Fuentes de información primarias (Entrevistas a profesionales, colectivos relacionados, videos, presentaciones, simuladores de procesos, aplicaciones informáticas, etc.).

o Fuentes de información secundarias (Publicaciones técnicas del ámbito de la Formación Profesional, portales de Internet, foros y congresos, etc.).

• Seleccionar la información recogida, centrando las prioridades en la aplicabilidad de la información por parte de los grupos de trabajo y futuros usuarios de la red de conocimiento.

• Analizar la información recogida, tratando de evitar duplicidades e incoherencias.

Fase IV: Formalización del conocimiento. Diseño de forma conceptual el sistema de información donde ésta sea accesible de modo ágil, intuitivo y estructurado (protocolos básicos de participación y uso de contenidos de la red. Instrucciones y pautas de acceso, restricciones, marcos de participación individual o grupal, áreas de trabajo, criterios de uso e incorporación de material/documentos, de búsqueda, etc. así como recomendaciones sobre la estructura documental).

Fase V: Aseguramiento de la calidad y validación de contenidos. Pautas generales de trabajo que aseguren la calidad de los documentos empleados (estandarización de los procesos de publicación y validación de contenidos).

Hay que destacar que el planteamiento metodológico descrito ha estado viviendo diferentes modificaciones y variaciones debidas, especialmente, a la elección de productos concretos de software libre sobre los cuales basar la arquitectura de la plataforma (sobre todo en lo relativo a la elección de Alfresco y LifeRay como gestores documental y de contenidos respectivamente). En este sentido, las


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fases relativas a protocolos de edición, publicación, validación, participación, etc. de la plataforma quedan delimitadas y parametrizadas por dichas aplicaciones.

Es importante destacar que la dinámica de trabajo activada durante los tres meses en los que se ha formalizado la estructura de conocimiento (Glosarios y Fichas de Conocimiento) ha partido de la estructura de áreas de trabajo que la Red SUDOEFOP había establecido de partida (Orientación Profesional, Evaluación y reconocimiento de competencias, Movilidad de alumnos y profesores, Calidad y mejora continua y Transferencia del conocimiento entre empresas y centros de formación). Dichas áreas de trabajo están compuestas por expertos sobre cada uno de estos ámbitos (de las diferentes entidades y organizaciones participantes en el proyecto) y ha sido a través de ellos como se ha canalizado la detección de necesidades de información, el análisis de propuestas de contenidos y categorías de información así como la estructura de Fichas de Conocimiento y la validación de todo lo citado anteriormente.

Síntesis de las funciones de cada área de trabajo:

• Orientación profesional:

o Actualización de recursos informáticos para la orientación profesional.

o Realización de inventario de recursos para la orientación profesional.

o Diseñar estrategias de recogida de datos para detectar la demanda de información y orientación.

o Elaboración de un protocolo común de orientación profesional.

o Elaboración de materiales de apoyo.

• Evaluación y reconocimiento de las competencias:

o Recopilación y análisis de los sistemas europeos para la validación de competencias.

o Obtención de principios comunes para garantizar la fiabilidad, validez y rigor técnico.

o Elaboración de documentos de apoyo así como un informe con prescripciones técnicas.

o Organización de programas formativos para los técnicos con una base común para todos los socios.

• Movilidad de alumnos y profesores:

o Elaboración de base de datos de centros de formación y empresas que participen en acciones de movilidad.

o Creación de bolsas de movilidad de estudiantes, profesores y empresas.

o Homogeneización de los procesos de movilidad.

o Elaboración de materiales de movilidad (pasaportes de competencias).

o Elaboración de estudios de transparencia de Cualificaciones.


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• Calidad y mejora continua:

o Elaboración guía para implantar sistemas de gestión de calidad.

o Elaborar modelos de Autoevaluación.

o Formación online.

o Establecimiento de indicadores comunes sobre procesos.

o Creación de base de datos de centros con sistemas de gestión de calidad.

o Coordinación de auditorias.

• Transferencia de conocimiento entre empresas y centros de formación:

o Desarrollo de un aprendizaje de calidad de acuerdo con las necesidades de las empresas.

o Creación de un espacio de intercambio en la transferencia de conocimiento entre PYMES y centros de formación.

o Promoción de la creatividad, empleabilidad, prácticas innovadoras.


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2. MARCO CONCEPTUAL Y TEÓRICO

• Breve evolución histórica de la Gestión del Conocimiento • Aproximación al concepto de Gestión del Conocimiento • Aproximación al concepto de Formación Profesional • Gestión del Conocimiento y Formación Profesional


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MARCO CONCEPTUAL Y TEÓRICO

Breve evolución histórica de la Gestión del Conocimiento. Síntesis

La gestión del conocimiento aparece históricamente como una toma de conciencia del valor del conocimiento como recurso y producto de la economía del conocimiento en la sociedad de la información.

A principios de la década de los setenta, Peter Drucker empleó por primera vez el término knowledge worker y empezó a escribir acerca de las personas cuyas experiencias y conocimientos son más importantes en una organización que sus habilidades físicas.

Durante la década de los ochenta, en las organizaciones productivas (esencialmente fabriles) se pusieron en marcha programas tendentes a mejorar su productividad basadas en iniciativas de mejora de la calidad: Total Quality Management, Business Process Reengineering o Six-Sigma.

El término “gestión del conocimiento” (knowledge management) se empieza a emplear formalmente al inicio de la década de los noventa. Entre las primeras organizaciones que adoptaron prácticas y herramientas de gestión del conocimiento se encontraban las relativas a servicios profesionales para empresas, las cuales basan su negocio en los conocimientos y “expertise” de sus personas. Les siguieron corporaciones de diversa naturaleza con necesidades de capturar, almacenar, sistematizar y distribuir el “saber acumulado” de sus mejores colaboradores y/o sus mejores prácticas.

Esta toma de conciencia sobre la dimensión de la gestión del conocimiento tuvo, en primera instancia, como ámbito preferencial, organizaciones empresariales, reconociéndose la necesidad de acelerar flujos de información desde los individuos hacia la organización para volver a los individuos y producir un valor agregado para ésta y sus diferentes grupos de interés en la producción del conocimiento.

La información se convierte, a través de los individuos, en un activo de conocimiento para la organización. Para ello, la gestión del conocimiento requiere ciclos y procesos: de los individuos y grupos que tienen la responsabilidad de hacer explícito su conocimiento, y de las organizaciones, que deben diseñar modelos de gestión del conocimiento así como poner en práctica infraestructuras (plataformas tecnológicas) que hagan posible esta articulación y movilización de la información.

Las tecnologías y los sistemas para capturar, almacenar y distribuir la información, junto con los procesos de apropiación y uso con los que ésta se constituye en conocimientos, se convierten en las piezas angulares de la movilización y el ciclo de gestión. En este contexto, adquieren relevancia las sharing networks, en las que el acceso y la concurrencia de las personas que comparten un propósito común constituyen una “comunidad de práctica”, en ambientes de aprendizaje compartidos reales o virtuales.


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El análisis de los ciclos de generación, almacenamiento, distribución, uso y generalización del conocimiento se convierte en un elemento central del desarrollo de la gestión del conocimiento. Autores como Nonaka y Takeuchi (1995) se convierten en referencia obligada. Según estos autores, la generación del conocimiento se realiza en cuatro fases:

• Socialización, de compartir experiencias e ideas personales del conocimiento tácito personal al conocimiento colectivo

• Exteriorización, la del paso del conocimiento tácito colectivo al explícito

• Combinación/Asociación, en la que se efectúa el intercambio de conocimientos explícitos, documentos compartidos por diferentes modalidades, principalmente electrónicas y virtuales;

• Interiorización o de aprendizaje, en la que el conocimiento explícito colectivo se transforma en tácito individual.

Aproximación al concepto de Gestión del Conocimiento

De modo genérico, la gestión del conocimiento se puede definir como una disciplina responsable de diseñar e implementar sistemas cuyo objetivo es identificar, capturar y compartir sistemáticamente el conocimiento involucrado dentro de una organización de forma que éste pueda ser convertido en valor para esa organización.

Es importante aclarar que el sentido de “organización” es muy amplio, ya que, lo que en primera instancia se centraba en organizaciones empresariales, como se ha visto en el anterior apartado, a día de hoy se aplica en múltiples entornos “multiorganizacionales”. En este sentido, ya no se habla de organización sino de comunidades cuyos miembros se estructuran y articulan para alcanzar unos objetivos determinados, objetivos que, en muchas ocasiones, trascienden los objetivos de las organizaciones a las que los individuos pueden pertenecer. De esta manera, el conocimiento se genera, captura y transmite entre personas, organizaciones o redes con intereses y necesidades similares.


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En el proceso de generación de conocimiento es importante hacer mención a la siguiente secuencia: Los gestores documentales hacen referencia a documentos, teniendo como principal función la organización de éstos.

Una vez superada esta dimensión (que nunca puede desaparecer), los gestores de contenido se ocupan del contenido y sus componentes, teniendo la finalidad de gestionar el proceso de creación de contenido como tal.

Finalmente, la gestión del conocimiento como procesamiento simultáneo de datos, información y experiencia añade a las dos dimensiones anteriores la interrelación inteligente de los tres elementos citados, facilitando la generación de nuevo conocimiento a través del establecimiento de vínculos enriquecidos (en línea con la actual tendencia relativa a la Web semántica).

Aproximación al concepto de Formación Profesional

En línea con Tissot (2004) y con la finalidad de delimitar con precisión el ámbito de aplicación del proyecto, se definen a continuación algunos términos relacionados con la Formación Profesional.

La educación hace referencia al objetivo prioritario de desarrollar las capacidades de aprendizaje y de conocimiento generales del individuo. En cambio, la formación es más específica, puesto que prepara a los individuos prioritariamente para adquirir competencias destinadas al desarrollo de su vida profesional en un sentido amplio, no sólo laboral, que se olvidan si no son practicadas.

Con el concepto de formación se hace referencia a todos los aprendizajes específicos que una persona puede adquirir a lo largo de su vida, que aunque no estén directamente relacionados con el ejercicio de una profesión, tienen que ver con competencias que existen en el mundo laboral.

De manera más restrictiva, la Formación Profesional se puede definir como aquella formación dirigida directamente al desarrollo de una profesión o un oficio determinado. Una clasificación tradicional del concepto distingue entre Formación Profesional inicial y Formación Profesional continua o permanente:

• Formación Profesional inicial: Aquella formación que cursa una persona para iniciarse en un oficio o profesión, normalmente en sus años de juventud.

• Formación Profesional continua: Formación posterior para ampliar, especializar o reciclar las competencias que una persona ejerce en su vida profesional (concepto asociado a las actividades formativas que realiza una persona para renovarse a lo largo de diferentes etapas de su vida).

Por regla general, en cada país existe un sistema propio de organización de Formación Profesional. Por este motivo, es importante tener presente la potencial


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complejidad del resultado del proyecto, dada la diversidad de procedencias de los socios que supera las fronteras nacionales. En este aspecto, el diseño de Glosarios y Fichas de Conocimiento realizado en los últimos meses ha intentado ser lo suficientemente global como para contemplar prácticamente cualquier casuística particular a nivel país, dado que, independientemente de la particularidad de determinadas estructuras nacionales de la Formación Profesional, los conceptos manejados por todos son muy similares.

También hay que resaltar que No obstante, el lenguaje de la Formación Profesional es, en esencia, similar para los países del área SUDOE, encontrándose, para el caso de España, en la Ley 5/2002 de Ley Orgánica 5/2002, de 19 de junio, de las Cualificaciones y de la Formación Profesional.

En base al artículo 9 de la referida Ley, la Formación Profesional es el “conjunto de acciones formativas que capacitan para el desempeño cualificado de las diversas profesiones, el acceso al empleo y la participación activa en la vida social, cultural y económica”. En el mismo precepto se matiza además que la Formación Profesional “incluye las enseñanzas propias de la Formación Profesional inicial, las acciones de inserción y reinserción laboral de los trabajadores, así como las orientadas a la formación continua en las empresas, que facilitan la adquisición y actualización permanente de las competencias profesionales”.

En la actualidad se tiende a considerar, cada vez con mayor aceptación, la formación como un sistema, es decir, como un conjunto de elementos y normas relacionados entre sí que contribuyen a que un número determinado de personas adquieran competencias útiles para su vida personal o profesional., comprendiendo aspectos tales como:

• Mecanismos de planificación de las necesidades de formación.

• Recursos para la organización de la oferta formativa.

• Dispositivos de orientación para los individuos.

• Mecanismos de relación con las empresas.

• Normas para la certificación y acreditación de competencias.

• Instrumentos para promover la calidad y la innovación.

• Recursos de coordinación para poder aumentar el conocimiento.

El gran reto, en el marco anteriormente descrito, se centra en poder integrar de manera operativa todos los aspectos citados, configurándose una red de conocimiento alrededor de todos ellos y potenciando una visión holística e interrelacionada de los mismos

Por otro lado, y dado el carácter transnacional del Proyecto, es importante hacer una última reflexión sobre el contexto europeo del presente proyecto. El marco estratégico vigente para la cooperación europea en el ámbito de la educación y la formación se recoge en el documento “Educación y Formación 2020” (ET 2020). Hasta el año 2020, el objetivo primordial de la cooperación europea va a ser seguir apoyando el desarrollo de los sistemas de educación y formación en los Estados miembros, cuya finalidad es lograr:


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• La realización personal, social y profesional de todos los ciudadanos.

• La prosperidad económica sostenible y la empleabilidad, al tiempo que se promueven los valores democráticos, la cohesión social, una ciudadanía activa y el diálogo intercultural.

Todo ello teniendo como referente el objetivo global de la Unión Europea de convertirse en una de las principales economías mundiales del conocimiento.

Uno de los principios fundamentales que sustentan el marco estratégico citado es el aprendizaje permanente, destinado a abarcar el aprendizaje en todos los contextos (formal, no formal e informal) y en todos los niveles (educación en primera infancia y escuela, enseñanza superior, educación y Formación Profesional y aprendizaje de adultos), siendo los objetivos estratégicos planteados en ET 2020 son los siguientes:

• Hacer realidad el aprendizaje permanente y la movilidad.

• Mejorar la calidad y la eficacia de la educación y la formación.

• Promover la equidad, la cohesión social y la ciudadanía activa.

• Incrementar la creatividad y la innovación, incluido el espíritu empresarial, en todos los niveles de la educación y la formación.

Gestión del Conocimiento y Formación Profesional

En el contexto particular del Proyecto SUDOEFOP, la gestión del conocimiento consiste en la creación de un sistema integral de producción, conservación, organización y circulación de conocimiento entre profesionales del campo de la Formación Profesional en beneficio de la población del sudoeste europeo.

El propósito general perseguido, por tanto, para el Proyecto SUDOEFOP, es “mejorar los procesos de creación de conocimiento por parte de parte de los profesionales, de transmisión de conocimiento entre los formadores y las empresas, de adquisición de competencias por parte del alumnado y uso de conocimiento en las actividades que facilite la planificación estratégica y la toma de decisiones”.

El hecho de que, en la actualidad, no exista un único “entorno” en el que se coordine y aborden de forma aglutinada los múltiples trabajos que se generan en el ámbito de la Formación Profesional (al margen de que, como en muchas otras disciplinas, existan un gran número de puntos de encuentro dispersos y diseminados tanto a nivel geográfico como en la Red) hace que el Proyecto SUDOEFOP suponga una más que potencial oportunidad de éxito.

De manera global, del desarrollo de la red de gestión del conocimiento se pueden derivar una serie de beneficios para sus potenciales destinatarios entre los que destacarían:


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� Fomento del trabajo colaborativo, al crearse espacios para que los grupos de trabajo puedan trabajar de manera participativa a través de un único portal con gran diversidad de aplicaciones y herramientas. De esta manera se crea una estructura que da soporte a las actividades iniciadas por los grupos desde el lanzamiento del Proyecto SUDOEFOP.

� Proximidad entre los miembros de la red, especialmente significativo al tratarse de un proyecto en el que participan socios de diferentes ámbitos geográficos y con la expectativa de continuar ampliando su alcance territorial.

� Generación y difusión del conocimiento entre profesionales del ámbito de la Formación Profesional, con una estructura de participación según niveles de acceso y un circuito de validación de contenidos que garantizan respectivamente la confidencialidad y calidad de los mismos.


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3. NECESIDADES Y EXPECTATIVAS SOBRE LA PLATAFORMA DE GESTIÓN DEL

CONOCIMIENTO

• Grupos de Interés • Expectativas


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NECESIDADES Y EXPECTATIVAS SOBRE LA PLATAFORMA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Grupos de interés

En línea con los Modelos Avanzados de Gestión, se entenderá por Grupo de Interés a todos aquellos colectivos que tengan algún tipo de expectativa sobre la plataforma que se va a crear.

Se identifican, al menos, tres grandes bloques de perfiles de usuarios del sistema de gestión del conocimiento:

• Administrador central.

• Unidad organizativa.

• Usuarios finales.

En un sentido amplio, los beneficiarios/agentes del sistema serían:

• Ciudadanos.

• Empresas.

• Organizaciones.

• Administraciones.

Se destaca a los Centros Integrados de Formación Profesional como agentes con un rol clave en la relación entre el mundo económico-productivo y formativo, “competentes para desarrollar y liderar iniciativas de creación, aplicación e innovación del conocimiento”.

Desde la perspectiva concreta de usuario, intervendrían (de un modo secuencial):

En un primer estadio (lanzamiento de la plataforma, volcado de contenidos y consolidación de la plataforma como espacio interno de uso habitual por los Técnicos de la Formación Profesional):

• Profesores de Formación Profesional:

o Del sector público: Catedráticos de Enseñanza Secundaria, Profesores de Enseñanza Secundaria y Profesores Técnicos de Formación Profesional.

o Del sector privado.

• Orientadores de Formación Profesional que prestan sus servicios en alguno de los siguientes ámbitos:

o Ámbito educativo estricto: orientadores de los institutos de educación secundaria y en los equipos multiprofesionales.

o Ámbito laboral estricto: servicios de empleo, agentes sociales.


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o Ámbito intermedio: orientadores de los centros de adultos y los que forman parte de departamentos de información, orientación profesional y empleo de los centros integrados de Formación Profesional.

En un segundo estadio:

• Técnicos procedentes de las empresas.

• Alumnado de Formación Profesional de cualquiera de sus subsistemas, incluyendo cualquier ciudadano que pudiera tener intereses relacionados con el sector.

• Administración o administraciones responsables de la Formación Profesional: organizaciones, servicios centrales y provinciales de educación y de empleo.

A nivel territorial, se reseña que, inicialmente, los usuarios serán profesionales del sudoeste europeo, ampliándose el abanico progresivamente a otras regiones y organizaciones de Europa, así como de otros continentes.

Expectativas

Desde la perspectiva más técnica, objeto del presente proyecto, el gran reto, planteado desde el inicio del proyecto, ha sido que los usuarios de la plataforma accedan a la información realmente requerida de una manera intuitiva y ágil.

Sin embargo, lo que se expresa de un modo tan sencillo no es tan fácil de implementar. El hecho de diseñar un modelo que proporcione la información que se busca en muy poco tiempo y de un modo “natural” (en cuanto a su búsqueda y localización se refiere) es algo que requiere una reflexión profunda.

En este sentido, y antes de abordar el siguiente apartado (Definición del Modelo de Contenidos), conviene repasar las funcionalidades que es necesario cubrir por parte de la plataforma, tanto desde la perspectiva documental como la de gestión de contenidos.

La gestión documental requiere sistemas que cumplan con las siguientes funcionalidades:

• Organizar racionalmente la estructura de tal manera que quede claramente definido donde pueden encontrarse los documentos.

• Gestionar quien puede acceder a los documentos, y los permisos o autorizaciones sobre los mismos: edición, publicación, consulta, etc, según los perfiles de usuario.


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• Controlar las versiones de un mismo documento, evitando la duplicidad de los mismos.

• Establecer el sistema para salvaguardar la integridad de los documentos.

• Establecer un sistema de búsqueda eficiente que permita encontrar los documentos deseados en poco tiempo y de un modo relacional (Sistemas de búsqueda basada en la Web semántica o inversa por categorías, de modo que ésta se concentre en categorías delimitadas evitando la dispersión habitual de los buscadores generalistas).

• Gestionar estados o workflows que permitan la circulación de los documentos en el sistema y su disponibilidad para los usuarios de forma organizada, a través de flujos de revisión y aprobación.

• Gestionar los potenciales conflictos que se pueden ocasionar cuando varios usuarios quieran modificar un documento al mismo tiempo.

• Manejar las distintas clases y formatos de documentos.

• Manejar las claves de indización o metadatos. En nuestro caso, a través de las Fichas de Conocimiento se van a crear atributos para cada tipo de contenido que lo describen y que facilitan su edición y búsqueda en el sistema.

• Acceso para usuarios de diferentes procedencias que desean manejar la misma información.

Todas estas funcionalidades quedan cubiertas por el sistema de gestión documental en el que se basará la arquitectura de la plataforma (Alfresco).

En cuanto a la gestión de contenidos -traducción del término en inglés Content Management System, más conocido por sus siglas CMS-, se ha optado también por un sistema de gestión de contenidos específico (LifeRay), el cual va a proveer a la plataforma de las herramientas necesarias para gestionar el ciclo de vida de los contenidos. La utilidad de un sistema de gestión de contenidos es la gestión de un sitio Web con apariencia/navegación uniforme y la posibilidad de actualizar y gestionar el contenido de manera sencilla.

Destacar que la elección de productos de software libre proporciona un alto grado de autonomía al proyecto de cara a la modificación y/o ampliación de contenidos, herramientas, aplicaciones, utilidades, etc. sin necesidad de recurrir a una empresa externa para realizar de adaptaciones/actualizaciones tecnológicas.

El resultado esperado del proyecto es una red de comunicación y colaboración entre los técnicos de Formación Profesional en un sentido amplio, que permita la integración de servicios y contenidos en función de los perfiles de la comunidad y que de lugar a la construcción de un sistema de gestión del conocimiento. De hecho, las expectativas globales de los actores del Proyecto SUDOEFOP sobre la plataforma colaborativa que materializa todo lo anterior, son:

• Generar un espacio de encuentro para los profesionales donde dispongan del conocimiento explícito de la organización creando comunidades de prácticas basadas en el trabajo colaborativo.


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• Establecer un punto de convergencia entre los formadores y las empresas para avanzar en la innovación.

• Poner a disposición de los beneficiarios de la Formación Profesional diversos recursos y materiales elaborados y contrastados.

Los principios en los que se basa el modelo de gestión del conocimiento va a articular la estructura de la plataforma son:

• Búsquedas de contenidos sencillas e inequívocas.

• Contenidos perfectamente ordenados y actualizados.

• Posibilidad de trabajo en red online, minimizando desplazamientos, permitiendo el trabajo simultáneo, almacenando los resultados obtenidos y favoreciendo su acceso al público especialista y al público en general.

• Interés y usabilidad para los potenciales usuarios.

• Fomento de la participación de los usuarios.

• Fomento del trabajo en grupos con intereses comunes.

• Abierto a la inclusión de nuevo servicios según necesidades.

Por otro lado, las expectativas más relevantes recogidas de los propios grupos de trabajo del Proyecto SUDOEFOP son:

• Ser un referente como red de conocimiento virtual en el campo de la Formación Profesional (entorno colaborativo con vocación de aprendizaje permanente).

• Fomentar la participación de algunos usuarios en la edición de contenidos.

• Posibilidad de ampliar el número de socios que pasen a formar parte del proyecto y de la red colaborativa.

• Posibilidad de crear áreas de trabajo compartidas autoorganizadas, abiertas o cerradas según convenga en cada caso.

• Posibilidad de ampliar con posterioridad las áreas de trabajo compartidas inicialmente propuestas.

• En todo momento se percibe una necesidad explícita de compartir el conocimiento entre miembros de la misma área de trabajo y a nivel transversal entre áreas.

• Disponer de recursos y herramientas dinámicas en la gestión del conocimiento.

• Estrechar la relación entre centros formativos y empresas.

• Posibilidad de enlazar la plataforma con otros recursos de referencia en el ámbito de la Formación Profesional, evitando en lo posible la duplicidad de aplicaciones con la misma finalidad.

En síntesis, para el adecuado desarrollo del sistema de gestión del conocimiento resulta imprescindible:

• Gestionar el cambio adecuadamente con los usuarios, de tal manera que se venzan las posibles resistencias al uso de la plataforma.


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• Favorecer y facilitar el trabajo colaborativo.

• Definición sencilla pero explícita de roles y funciones.

• Delimitar los accesos y niveles de visibilidad de los contenidos.

• Conocer el proceso de edición y publicación de contenidos por parte de los usuarios.

• Sistema de control de cambios de los contenidos.

• Trazabilidad: mostrar el estado en el que se encuentra un contenido.

• Registrar los históricos que ha atravesado un contenido.

• Localización y asignación inequívoca de los contenidos.

• Búsqueda de contenidos rápida, ágil e intuitiva.

• Asegurar la calidad y seguridad de los contenidos.


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4. DEFINICIÓN DEL MODELO DE CONTENIDOS

• Categorización de contenidos • Glosarios • Desarrollo de los Glosarios

1. Glosario Tipo de Contenido

2. Glosario Temática

3. Glosario Agentes

• Fichas de Conocimiento • Desarrollo de las Fichas de Conocimiento

1. Ficha de Conocimiento Agenda

2. Ficha de Conocimiento Convocatoria

3. Ficha de Conocimiento Directorio

4. Ficha de Conocimiento Documento interno

5. Ficha de Conocimiento Enlace

6. Ficha de Conocimiento Herramienta

7. Ficha de Conocimiento Información práctica

8. Ficha de Conocimiento Material docente

9. Ficha de Conocimiento Modelo

10. Ficha de Conocimiento Proyecto

11. Ficha de Conocimiento Normativa

12. Ficha de Conocimiento Publicación


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DEFINICIÓN DEL MODELO DE CONTENIDOS

Categorización de contenidos

Los Glosarios establecidos para la categorización de contenidos son los siguientes:

La categorización de contenidos se puede definir como el proceso de representación del contenido, contexto y/ o estructura de recursos de información mediante la asignación de términos procedentes de un lenguaje documental o mediante la extracción de términos de los propios recursos.

El modelo de categorización empleado para el presente proyecto es el que se basa en metadatos. En particular, para el diseño de las Fichas de Conocimiento se han identificado una serie de metadatos con el objetivo de facilitar la identificación, localización, retorno, manipulación y uso de contenidos en el sistema.

Con el término metadatos se hace referencia a datos sobre datos. El concepto se puede definir, de acuerdo con Méndez y Senso (2004) como “toda aquella información descriptiva sobre el contexto, calidad, condición o características de un recurso, dato u objeto que tiene la finalidad de facilitar su recuperación, autentificación, evaluación, preservación y/o interoperabilidad”. Es decir, el concepto hace referencia a datos llenos de significado, asociados entre sí y que describen atributos o características.

Uno de los ejemplos más visuales para comprender el concepto es el relativo a la actividad de clasificar libros en una biblioteca. El código que identifica al libro (en lenguaje de base de datos referenciado con las siglas ID) podría tener asociados como metadatos los siguientes atributos: título, autor, editorial, fecha de publicación, idioma, etc.

En este sentido, uno de los estándares más utilizados a nivel internacional es el Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) estándar que posee, además de una gran difusión, importantes fortalezas y que ha servido como punto referencia para algunos de los atributos empleados en las Fichas de Conocimiento.

No obstante, dado que los contenidos que van a formar parte del sistema pueden tener diferentes atributos que los caractericen, existe una Ficha de Conocimiento por cada tipo de contenido identificado a la hora de confeccionar los Glosarios.


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Glosarios

El sistema de Glosarios creado ayuda a clasificar los contenidos en el sistema de gestión del conocimiento (a nivel operativo, gracias al hecho de uno de los elementos clave de las Fichas de Conocimiento).

Un Glosario se puede definir como una lista contextualizada de términos. Su finalidad es agrupar palabras que forman parte del vocabulario de una organización en un contexto determinado. Por otro lado, un Término es una palabra o expresión que tiene un sentido rigurosamente peculiar en una organización o contexto.

Aplicado al ámbito del Proyecto SUDOEFOP, un Glosario es un listado de términos con un significado específico en el contexto de la Formación Profesional.

Los criterios que se han tenido en cuenta para la elaboración de los Glosarios se pueden resumir en los siguientes puntos:

� Elección de un número reducido de Glosarios significativos que recojan la mayor parte del conocimiento en Formación Profesional (80/20), existiendo la posibilidad futura de ampliar o aumentar el sistema una vez la plataforma se consolide como eje clave de conocimiento para la comunidad de la Formación Profesional.

� Simplificación en el número de términos que conforman cada Glosario, evitando listados que pudieran resultar exhaustivos (lo que, por defecto, puede resultar mucho más sencillo pero absolutamente inoperativo desde un punto de vista práctico).

� Precisión en la elección de los términos, evitando aquéllos que pudieran dar lugar a pluralidad de interpretaciones, varios significados y en general posibilidad de incertidumbre o error en la posterior tarea de catalogación y búsqueda de los contenidos. La eliminación de la ambigüedad en la interpretación de los términos es uno de los elementos esenciales en todo sistema de estas características.

� Dado el número de Glosarios que se ha conseguido definir, todos los Glosarios son de obligada cumplimentación a la hora de editar los contenidos, con el fin de asegurar la efectividad en el sistema de catalogación y posterior búsqueda de contenidos.

� Los términos de los Glosarios identificados con asterisco (*) precisan de un segundo nivel de desglose, por lo que únicamente se deberán cumplimentar los correspondientes Glosarios de segundo nivel, si se ha seleccionado alguno de estos términos.


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Desarrollo de los Glosarios

Los Glosarios establecidos para la categorización de contenidos son los siguientes:

1. Glosario Nivel 1 “Tipo de contenido”: ¿qué es el contenido?

1.1. Glosario Nivel 2 “Material de Soporte” (Zoom)

2. Glosario Nivel 1 “Temática”

2.1. Glosario Nivel 2 “Aprendizaje” (Zoom)

2.2. Glosario Nivel 2 “Orientación Profesional” (Zoom)

3. Glosario Nivel 1 “Agentes”: ¿Quién es el autor?; ¿Quién es el destinatario?; ¿Cuál es el perfil?

Se distinguen tres Glosarios de nivel 1: Tipo de contenido, Temática y Agentes. En algunos casos, ha sido necesario realizar, sobre los Glosarios citados, otros Glosarios que ampliasen el grado de categorización (detalle) de algunos de los términos, denominando a éstos Glosarios de nivel 2.

Los Glosarios de nivel 1 también se denominan Glosarios horizontales o de carácter transversal, compuestos por una serie de términos que engloban todas las posibilidades de categorización, en un primer nivel, de todo el conocimiento relacionado con la Formación Profesional. La elección de estas agrupaciones temáticas de conocimiento tiene que realizarse de modo que todo contenido a publicar o a consultarse en la plataforma SUDOEFOP esté catalogado obligatoriamente en dichos Glosarios.

Los Glosarios de nivel 1 también se denominan Glosarios verticales, compuestos por una serie de términos que engloban todas las posibilidades de categorización, cuando se requiere de un segundo nivel de desglose o detalle para estructurar y categorizar adecuadamente cualquier contenido. Derivan, en consecuencia, de la tarea de realizar un segundo “zoom” en algunos de los términos de los Glosarios horizontales.

Dado el reducido número de Glosarios verticales que se ha logrado alcanzar, de modo que la categorización de contenidos sea lo más ágil posible y, a la vez, con un nivel de detalle adecuado, la elección de estas subagrupaciones temáticas de conocimiento tiene que realizarse de tal manera que todo contenido a publicar o a consultarse en la plataforma esté catalogado obligatoriamente en dichos Glosarios.

A continuación se describen los diferentes Glosarios.


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1. Glosario Tipo de contenido

Responde a la cuestión siguiente: ¿De qué tipo de contenido se trata? (Agenda, Convocatoria, Directorio, Documento interno, Enlace, Herramienta, Materia de soporte, Normativa o Publicación).

Se representa de manera esquemática la estructura en niveles explicada para este Glosario (árbol taxonómico):

Nivel 0

Tipo de contenido

Nivel 1

Agenda

Convocatoria

Directorio

Documento interno

Enlace

Herramienta

Materia de soporte*

Normativa

Publicación

Nivel 2

(Zoom Material de soporte)

Información práctica

Material docente

Modelo

Proyecto


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Descripción de términos (Glosario Tipo de contenido)

1. Glosario Tipo de contenido (Glosario Transversal)

Tipología de contenido

Tipo de contenido asociado

Agenda

Información sobre eventos relacionados con el campo de la Formación Profesional: cursos, talleres, jornadas, congresos, conferencias, mesas redondas, ponencias, encuentros, actos de difusión, seminarios, reuniones, etc. Incluye los programas de dichos eventos. El material generado u obtenido en cualquiera de dichos eventos se incluye en “material de soporte” o en “publicación”, según corresponda.

Convocatoria

Convocatorias, anuncios y resoluciones diversas: vacantes, programas de movilidad, becas asociadas, experiencias en prácticas, ayudas para alojamiento, subvenciones para proyectos, concursos, premios, etc. que pueden interesar a personas físicas y jurídicas del campo de la Formación Profesional. Incluye formularios e impresos asociados.

Directorio

Colección de datos de contacto sobre usuarios de la plataforma y otras personas y colectivos relacionados con el campo de la Formación Profesional. Incluye CV de profesionales de dicho ámbito.

Documento interno

Instrucciones o pautas de carácter interno relacionadas con la Formación Profesional: actas de reuniones, de grupos de trabajo, cartas de servicio, convenios, indicadores de calidad, informes internos, memorias de visitas, planes, procedimientos, procesos, programas pedagógicos, protocolos, etc.

Enlace

Links de interés en el campo de la Formación Profesional: centros de recursos, blogs, páginas Web de centros e instituciones, plataformas virtuales, redes de profesionales, foros, etc.

Herramienta Aplicaciones informáticas relacionadas con la Formación Profesional: cuestionarios de autoevaluación, traductores on line, simuladores de procesos formativos, etc.

Material de soporte*

Material (formativo, informativo, formatos y plantillas, proyectos, etc.) de apoyo de cualquier tipo de actividad relacionada con la Formación Profesional, tanto docente como no docente.

Normativa

Normas de carácter vinculante y no vinculante relacionadas directa o indirectamente con el campo de la Formación Profesional: leyes, decretos, reglamentos, directivas, recomendaciones, normas ISO, normas UNE, etc.

Publicación

Publicaciones de carácter académico, creativo, descriptivo o divulgativo sobre cualquier temática relacionada con la Formación Profesional: artículos, boletines, estudios, informes, guías, memorias, notas de prensa, revistas, tesauros, tesis, trabajos fin de carrera, etc.


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Descripción de términos (Glosario Material de soporte -Zoom-)

* 1.1 Glosario Tipo de Contenido/Material de soporte (Glosario Vertical)


Información práctica adicional vinculada a eventos/convocatorias: información sobre centros, alojamientos, ofertas de cursos de idiomas, etc.

Material docente Material de apoyo destinado a actividades formativas (presentaciones, audiovisuales, resúmenes, referencias bibliográficas, etc.).

Modelo

Formatos de referencia o base para cumplimentar o ya cumplimentados: cuestionarios, encuestas, formularios, modelos, plantillas, check-lists, listados, pruebas psicotécnicas, etc.

Proyecto

Cualquier soporte asociado a proyectos, buenas prácticas, iniciativas, acuerdos de colaboración, etc. Se incluyen proyectos ya desarrollados como aquellos que están en vigor.


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2. Glosario Temática

Responde a la cuestión siguiente: ¿De qué tema trata el contenido? (Estrategias sobre Formación, Gestión y Organización, Aprendizaje* u Orientación Profesional*).

El Glosario Temática merece especial atención por la complejidad que supone la tarea de sintetizar toda la temática relativa a Formación Profesional en un número lo más reducido posible de ámbitos transversales.


Nivel 0

Temática

Nivel 1

Estrategias sobre Formación

Gestión y Organización

Aprendizaje*

Orientación Profesional*

Empresas/ Centros de Formación

Nivel 2

(Zoom Aprendizaje)

Formación Profesional del Sistema Educativo

Formación Profesional para el Empleo

Evaluación y Acreditación de Competencias

Movilidad

Transferencia de Conocimiento

(Zoom Orientación Profesional)

Análisis del usuario

Análisis del mercado

Perfil/ Itinerario

Intervención


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Descripción de términos (Glosario Temática)

2. Temática (Glosario Transversal)


Contenidos referentes a las líneas estratégicas que conforman el contexto de la Formación Profesional en un horizonte temporal y geográfico determinado. Vg.: Marco estratégico para la cooperación europea en el ámbito de la educación y la formación 2020. Esta categoría estaría relacionada con el concepto global de “Directrices estratégicas”.

Gestión y Organización

Contenidos referentes a pautas y procedimientos de organización interna, tanto de los centros de formación como de otros organismos y entes educativos (relacionados con el ámbito de la Formación Profesional). Incluye contenidos sobre calidad y mejora continua. Vg.: Guía de certificación de la calidad en centros de formación. Esta categoría estaría relacionada con el concepto global de “Desarrollo operativo”.

Aprendizaje*

Contenidos referentes al proceso por el que una persona asimila información, ideas y valores, obteniendo de esta manera conocimientos teóricos, prácticos, destrezas y/o competencias. Esta categoría estaría relacionada con el concepto global de “Adquisición de conocimientos”.

Orientación Profesional*

Contenidos referentes a acciones de información y asesoramiento sobre oportunidades de acceso al empleo, inserción y reinserción laborales, así como la movilidad profesional en el mercado de trabajo. Esta categoría estaría relacionada con el concepto global de “Información y asesoramiento”.

Empresas / Centros de Formación

Contenidos que se generan de forma natural en la relación entre el mundo empresarial y el ámbito educativo. Vg.: Oferta curricular de un determinado centro; listado de empresas colaboradoras -realización de prácticas-. Esta categoría estaría relacionada con el concepto global de “Relaciones empresas- centros de formación”.


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Descripción de términos (Glosario Aprendizaje -Zoom-)

* 2.1 Glosario Temática/Aprendizaje (Glosario Vertical)

Formación Profesional del Sistema Educativo

Contenidos formativos referentes a este subsistema de la Formación Profesional que capacita para el desempeño cualificado de las diversas profesiones, el acceso al empleo y la participación activa en la vida social, cultural y económica. Vg.: Material docente de un ciclo formativo.

Formación Profesional para el Empleo

Contenidos formativos referentes a este subsistema de la Formación Profesional que tiene como objeto impulsar y extender entre las empresas y los trabajadores ocupados y desempleados una formación que responda a sus necesidades, favoreciendo el aprendizaje permanente en el mercado de trabajo. Vg.: Enlace a material multimedia de un curso de francés comercial.

Evaluación y Acreditación de Competencias

Contenidos referentes al procedimiento de reconocimiento, evaluación y acreditación de competencias profesionales adquiridas mediante la experiencia laboral o vías no formales de formación. Vg.: Modelo de acreditación de una determinada competencia.

Movilidad

Contenidos referentes a estancias e intercambios en regiones y países diferentes del de origen, que realizan alumnos y profesores y que contribuye a su proceso de aprendizaje. Incluye actividades relacionadas con los programas como ayudas para alojamiento, cursos intensivos de idiomas para alumnos seleccionados en un programa. Vg.: Convocatoria de ayuda de alojamiento para el programa Leonardo da Vinci.

Transferencia de Conocimiento

Contenidos referentes a acciones y experiencias de las que se generan intercambios de conocimiento entre empresas y centros formativos. Vg.: Proyecto de creación de un centro integrado de Formación Profesional en energías renovables.


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Descripción de términos (Glosario Orientación Profesional -Zoom-)

* 2.2 Glosario Temática/Orientación Profesional (Glosario Vertical)


Contenidos referentes a la identificación de las capacidades y expectativas del usuario como punto de partida para el diseño de un plan de actuación laboral y/ o formativo. Incluye tanto las herramientas que puede utilizar un técnico en orientación (diagnóstico) como las que puede emplear el propio usuario (autodiagnóstico). Vg.: Modelos de test psicotécnicos para detectar habilidades.


Contenidos referentes al estudio de las características del entorno en el que va a desarrollarse el plan de actuación laboral y/o formativo, tales como nuevas necesidades de formación, información sobre sectores y empresas, posibilidades de inserción y empleo. Vg.: Informe de la evolución del número de empresas del sector del metal en Aragón.

Perfil/ Itinerario

Contenidos referentes a información y recursos de utilidad para el diseño del plan de actuación del usuario, según características particulares y comunes de los usuarios. Vg.: Estudio de necesidades formativas del colectivo de personas con discapacidad intelectual.

Intervención

Contenidos referentes al desarrollo y seguimiento del plan de actuación laboral y/ o formativo para alcanzar el objetivo marcado. Vg.: Modelo de carta de presentación (acceso a un empleo).


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3. Glosario Agentes

Puede responder a las siguientes cuestiones: ¿Quién es el autor?, ¿quién es el destinatario? o cualquier otra categorización sobre los agentes que pueden tener relación con cualquier contenido (Alumno, Centro de formación, Centro de investigación, Colaborador (evaluación y acreditación), Formador, Gestor, Investigador, Organización, Orientador o Público en general).

Este Glosario consta de una misma colección de términos para hacer referencia a cualquier sujeto (en un sentido amplio de la palabra: Personas físicas y organizaciones/entidades de diversa tipología) que interviene o está interesado en el ámbito de la Formación Profesional. El rol de dichos sujetos puede ser variado y se especifica en las Fichas de Conocimiento:

� Fuente del contenido (Vg.: Autor, convocante, legislador, etc.) -Término “Fuente”-.

� Destinatario principal del contenido -Término “Destinatario”-.

� Perfil de un contacto del directorio -Término “Perfil”-.

� Otros.

En otras palabras, en unos casos el Glosario hará referencia a la fuente del contenido; en otros, al destinatario principal del contenido; con carácter específico, en la Ficha de Conocimiento relativa a Directorio, corresponderá al perfil de las personas incluidas. Es decir, este Glosario responde a una cuestión diferente según las circunstancias: ¿Quién es el autor del contenido? para el Glosario “fuente”; ¿quién es el destinatario principal del contenido? para el Glosario “destinatario”; ¿cuál es el perfil del contacto? para el Glosario “perfil”.


Nivel 0

Agentes

Nivel 1

Alumno

Centro de formación

Centro de investigación

Colaborador (evaluación y acreditación)

Formador

Gestor

Investigador

Organización

Orientador

Público en general


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Descripción de términos (Glosario Agentes)

3. Agentes (Glosario Transversal)

Alumno Personas que adquieren competencias en centros formativos o en empresas, independientemente de su edad y situación laboral.

Centro de formación Entidades que se dedican a impartir formación, enmarcada dentro del contexto de la Formación Profesional del sistema educativo o para el empleo.

Centro de investigación

Entidades dedicadas a actividades de investigación en alguno de los ámbitos de la Formación Profesional (generando conocimiento en dicha disciplina).

Colaborador (evaluación y acreditación)

Asesores y evaluadores del procedimiento de evaluación y acreditación de competencias.

Formador

Profesores, docentes y tutores cuya función consiste en potenciar el desarrollo de competencias de los alumnos de un centro formativo. Incluye también el rol de tutor que ejerce un profesional en una empresa en la que un alumno desarrolla prácticas formativas. Incluye asimismo la figura del formador de formadores.

Gestor Personas relacionadas con la gestión de la Formación Profesional.

Investigador Personas que aportan nuevos conocimientos, desde un punto de vista académico, en el campo de la Formación Profesional.

Organización

Organizaciones de carácter privado o público que por su actividad pueden tener alguna relación con la Formación Profesional: empresas que colaboran con centros de formación, organizaciones que conceden ayudas para la formación, legisladores de normativa, convocantes de plazas, etc. Incluye también a los agentes sociales (empresariales y sindicales) con presencia en algún ámbito del sistema de la Formación Profesional.

Orientador Personas que llevan a cabo acciones encaminadas a incrementar las posibilidades de inserción laboral de un alumno o trabajador.

Público en general

Personas que tengan relación con algún ámbito de la Formación Profesional y que no se identifiquen con ningún término específico del Glosario Agentes. Asimismo, hace referencia a los casos en que un contenido guarde relación con varios tipos de agentes.


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Fichas de Conocimiento

A través de los Glosarios definidos y las Fichas de Conocimiento que a continuación se van a definir y determinar, la plataforma favorecerá el trabajo colaborativo y simultáneo en red de los diferentes grupos de trabajo, así como su difusión al público especialista y general interesado en el campo de la Formación Profesional.

La incorporación de contenidos en la plataforma y su posterior localización se realiza, a nivel operativo, a partir de la elaboración de una Ficha de Conocimiento por cada contenido incorporado.

Estructura básica de una Ficha de Conocimiento

De manera gráfica, una Ficha de Conocimiento es algo parecido a una plantilla de formulario en la que figuran campos a cumplimentar, casillas de verificación, opciones de selección en desplegables y la posibilidad de adjuntar contenidos en diferentes formatos. La utilidad de la Ficha de Conocimiento es por tanto, dotar a la plataforma de una estructura básica para la clasificación y localización del conocimiento. Los responsables de crear contenidos son las personas que asuman los roles de editor y publicador, tal y como se describe más adelante.

A continuación se describen los atributos que componen la Ficha de Conocimiento:

� Campos de control obligatorios y comunes a todas las Fichas de Conocimiento (generado por el sistema).

� Campos de descripción del contenido: algunos obligatorios y otros opcionales en función de cada ficha (a cumplimentar por el editor).

� Glosarios de clasificación del contenido: algunos obligatorios y otros opcionales en función de cada ficha (a cumplimentar por el editor).

� Contenido en sentido estricto a adjuntar a la ficha, según los casos. (a adjuntar por el editor).

� Fichas relacionadas, que enlazan contenidos relacionados (generado por el sistema).

FICHA DE CONOCIMIENTO

GENÉRICA

(Versión simplificada)

CAMPOS DE CONTROL

CAMPOS DE DESCRIPCIÓN

GLOSARIOS DE CLASIFICACIÓN

CONTENIDO ANEXADO/ ADJUNTADO

FICHAS RELACIONADAS


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El criterio que se ha tenido en cuenta para la elaboración de las Fichas de Conocimiento parte de la premisa por la cual existen tantas Fichas de Conocimiento como Glosarios tipo de contenido (ver apartado Glosarios).

Desarrollo de las Fichas de Conocimiento

A continuación se detallan los principales apartados de toda Ficha de Conocimiento:

1. Registro del contenido: Campos de control

Los campos de control identifican datos de registro del contenido. Lo ideal es que estos campos se generen de manera automática, es decir, que no se tengan que cumplimentar por parte del editor, ni por tanto, ser visibles durante la tarea de edición de los contenidos. Los campos de control identificados son los siguientes:

� Código de identificación. Código de identificación del contenido que se asigna de manera automática en función de diferentes atributos del contenido.

� Fecha de publicación. Fecha en la que se publica el contenido en la plataforma, es decir, fecha en la que el contenido pasa a formar parte de la plataforma.

� Fecha de caducidad, únicamente en las fichas en que sea relevante (Vg.: Tipo de Contenido Convocatoria).

� Versión. Identificación de la última versión del documento publicada.

� Formato. Icono que identifica el formato del contenido de manera automática.

� Idioma. Idioma del contenido publicado.

� Novedad. Icono que indica las novedades publicadas. A partir de la consulta del contenido por parte del usuario o, en su defecto, de una determinada fecha tope preestablecida, desaparecería dicho icono.

� Editor. Editor de la ficha.

� Publicador. Publicador de la ficha. Algunos de los contenidos deberán pasar un filtro (autorización) por parte del publicador. En otros casos, directamente serán publicados (incorporados) en la plataforma sin necesidad de dicho filtro. En cualquier caso, debe figurar un publicador responsable de cada grupo de editores en cada grupo de trabajo, para reubicar contenidos mal asignados, si se diera la circunstancia.

2. Descripción y clasificación del contenido

Los contenidos deben ser descritos y calificados mediante dos tareas a realizar por el editor en cada ficha: la cumplimentación de campos de texto abierto y la asignación de contenidos a Glosarios predefinidos.


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2.1 Campos de descripción (del contenido). Formato propuesto de los campos: Campos de texto abierto. Los campos de descripción identificados son los siguientes:

� Título (obligatorio): Título breve que resume el contenido.

Por defecto podría aparecer el título del contenido que se va a editar y que exista la posibilidad de modificarlo por el editor, si se considera oportuno.

� Palabras clave (obligatorio).

Posibilidad de escribir palabras clave del contenido del conocimiento.

� Otros campos de texto abierto, en función de cada Ficha de Conocimiento.

2.2 Glosarios de clasificación (del contenido). Selección de términos de los Glosarios definidos (ver apartado Glosarios). Los Glosarios identificados son los siguientes:

� Glosario Tipo de Contenido -Nivel 1 y 2-.

� Glosario Temática -Nivel 1 y 2-.

� Asociados al Glosario Agentes (Destinatario, Organizador, Convocante, Fuente, Perfil, Iniciativa).

3. Contenido Anexado/Adjuntado

Se trata del contenido propiamente dicho que deberá anexar el editor (Vg.: Material en cualquier formato, dirección de un enlace, etc.). Debe anexarse o adjuntarse, siempre que exista tal contenido (Vg.: Una convocatoria de reunión –tipo de contenido agenda- puede que no se acompañe de documento alguno siempre que cumplimentando la ficha ya se diera por editado el contenido).

4. Fichas relacionadas

El editor tiene la posibilidad de vincular unas Fichas de Conocimiento con otras a la hora de editar los contenidos, en atención a las relaciones existentes entre ellas. De esta manera, se pretende que las búsquedas sean más enriquecedoras, pero sin perder de vista la agilidad y precisión deseable en el sistema de edición, búsqueda y localización de contenidos.

A continuación se detallan las Fichas de Conocimiento elaboradas: Agenda, Convocatoria, Directorio, Documento interno, Enlace, Herramienta, Información práctica, Material docente, Modelo, Proyecto, Normativa y Publicación.


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Desglose Fichas de Conocimiento (Genérica)

Nota: Los campos propuestos con* son de obligada cumplimentación.


GENÉRICA

(Versión completa)

CAMPOS DE CONTROL

Código de identificación

Fecha de publicación

Fecha de caducidad

Versión

Formato

Idioma

Novedad

Editor

Publicador


Título

Palabras clave

Otros campos de texto abierto


Selección de Glosarios


Adjuntar/ Anexar contenido

FICHAS RELACIONADAS

Fichas de conocimiento relacionadas


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1. Desglose Fichas de Conocimiento (Agenda)


AGENDA

CAMPOS DE CONTROL



Fecha de caducidad

Versión

Formato

Idioma

Novedad

Editor

Publicador


Título*

Palabras clave*

Fecha de celebración*

Fecha límite inscripción

Lugar de celebración*

Persona de contacto


Organizador (Glosario Agentes)

Destinatario (Glosario Agentes)

Tipo de contenido* (Glosario Tipo de contenido: Agenda)

Temática* (Glosario temática transversal)

Temática nivel 2* (Glosario temática vertical, en su caso)


Evento adjuntado o enlazado

FICHAS RELACIONADAS



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2. Desglose Fichas de Conocimiento (Convocatoria)


CONVOCATORIA

CAMPOS DE CONTROL



Fecha de caducidad

Versión

Formato

Idioma

Novedad

Editor

Publicador


Título*

Palabras clave*

Página/ Referencia de publicación

Fin plazo presentación*

Plazo resolución

Área geográfica*


Convocante* (Glosario Agentes)

Destinatario* (Glosario Agentes)

Tipo de contenido*(Glosario Tipo de contenido: Convocatoria)

Temática*(Glosario temática transversal)



Convocatoria adjuntada o enlazada*

FICHAS RELACIONADAS



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3. Desglose Fichas de Conocimiento (Directorio)


DIRECTORIO

CAMPOS DE CONTROL



Versión

Formato

Idioma

Novedad

Editor

Publicador


Identificación*

Ubicación

Teléfono de contacto

Mail de contacto

Área geográfica*


Perfil* (Glosario Agentes)

Tipo de contenido*(Glosario Tipo de contenido: Directorio)




Carta de presentación/ trayectoria ajuntada o enlazada

CV adjunto

FICHAS RELACIONADAS



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4. Desglose Fichas de Conocimiento (Documento interno)


DOCUMENTO INTERNO

CAMPOS DE CONTROL



Versión

Formato

Idioma

Novedad

Editor

Publicador


Título*

Palabras clave*

Fecha de creación (redacción)*

Área geográfica


Fuente* (Glosario Agentes)


Tipo de contenido*(Glosario Tipo de contenido: Documento interno)




Documento interno adjuntado o enlazado

FICHAS RELACIONADAS



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5. Desglose Fichas de Conocimiento (Enlace)


ENLACE

CAMPOS DE CONTROL



Versión

Formato

Idioma

Novedad

Editor

Publicador


Título*

Palabras clave*




Tipo de contenido*(Glosario Tipo de contenido: Enlace)




Dirección Web*

FICHAS RELACIONADAS



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6. Desglose Fichas de Conocimiento (Herramienta)


HERRAMIENTA

CAMPOS DE CONTROL



Versión

Formato

Idioma

Novedad

Editor

Publicador


Título*

Palabras clave*

Utilidad*



Tipo de contenido*(Glosario Tipo de contenido: Herramienta)




Herramienta adjuntada o enlazada*

FICHAS RELACIONADAS



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7. Desglose Fichas de Conocimiento (Información práctica)


INFORMACIÓN PRÁCTICA

CAMPOS DE CONTROL



Versión

Formato

Idioma

Novedad

Editor

Publicador


Título*

Palabras clave*

Resumen

Área geográfica




Tipo de contenido*(Glosario Tipo de contenido: Material)




Material adjuntado o enlazado

FICHAS RELACIONADAS



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8. Desglose Fichas de Conocimiento (Material docente)


MATERIAL DOCENTE

CAMPOS DE CONTROL



Versión

Formato

Idioma

Novedad

Editor

Publicador


Título*

Palabras clave*


Resumen

Área geográfica




Tipo de contenido*(Glosario Tipo de contenido: Material)




Material adjuntado o enlazado

FICHAS RELACIONADAS



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9. Desglose Fichas de Conocimiento (Modelo)


MODELO

CAMPOS DE CONTROL



Versión

Formato

Idioma

Novedad

Editor

Publicador


Título*

Palabras clave*

Utilidad*


Fuente (Glosario Agentes)


Tipo de contenido*(Glosario Tipo de contenido: Modelo)




Registro adjuntado o enlazado*

FICHAS RELACIONADAS



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10. Desglose Fichas de Conocimiento (Proyecto)


PROYECTO

CAMPOS DE CONTROL



Versión

Formato

Idioma

Novedad

Editor

Publicador


Título*

Palabras clave*

Fecha de elaboración (redacción)*

Resumen

Área geográfica


Iniciativa* (Glosario Agentes)


Tipo de contenido*(Glosario Tipo de contenido: Proyecto)




Proyecto adjuntado o enlazado

FICHAS RELACIONADAS



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11. Desglose Fichas de Conocimiento (Normativa)


NORMATIVA

CAMPOS DE CONTROL



Versión

Formato

Idioma

Novedad

Editor

Publicador


Título*

Palabras clave*

En vigor*

Referencia de publicación

Área geográfica*




Tipo de contenido*(Glosario Tipo de contenido: Normativa)




Normativa adjuntada o enlazada

FICHAS RELACIONADAS



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12. Desglose Fichas de Conocimiento (Publicación)


PUBLICACIÓN

CAMPOS DE CONTROL



Versión

Formato

Idioma

Novedad

Editor

Publicador


Título*

Palabras clave*


Resumen

Área geográfica




Tipo de contenido*(Glosario Tipo de contenido: Publicación)




Publicación adjuntada o enlazada

FICHAS RELACIONADAS



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5. PROTOCOLOS DE ACTUACIÓN

• Presentación de los entornos del sistema • Perfiles del sistema: roles y funciones

o Usuarios especiales: Manager y Administrador

o Usuarios registrados: Editor, Publicador y Participante

o Usuarios anónimos o visitantes

o Dinamizadores

• Agrupaciones de usuarios en la plataforma • Pautas de acceso a los contenidos • Visibilidad de los contenidos • Funcionamiento de las Áreas de Trabajo Compartido (ATC)

• Secuencia inicial de transferencia de conocimiento • Protocolos de Gestión

o Proceso de Administración de usuarios

o Proceso de Edición y publicación de contenidos

o Proceso de Gestión de versiones

• Estructura documental de la información • Aseguramiento de la calidad y validación de contenidos


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PROTOCOLOS DE ACTUACIÓN

Presentación de los entornos del sistema Desde una perspectiva global, el funcionamiento del sistema se ha de articular a través de dos entornos: � Entorno de mantenimiento. (Back-Office de la plataforma). Este entorno será

accesible únicamente a los usuarios autorizados por el administrador. El entorno de mantenimiento integra dos apartados:

� Administración del sistema, a la que únicamente puede acceder el

administrador y que incluye:

• La gestión de usuarios, roles y permisos. • La gestión de áreas de trabajo compartido o espacios privados de

comunidades.

� Gestión de contenidos y utilidades, a la que únicamente pueden acceder usuarios registrados que tengan definidos determinados roles y que incluye:

• La edición y publicación de contenidos a través de las Fichas de

Conocimiento. • El mantenimiento de Glosarios. • La gestión de utilidades y herramientas.

� Entorno de consulta. (Front-Office de la plataforma). Este entorno será

accesible a los usuarios en mayor o menor grado, en función de los filtros de acceso que se definan.

En la figura siguiente se representan los entornos del sistema:

PLATAFORMA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

ENTORNO DE MANTENIMIENTO

ENTORNO DE CONSULTA

GESTIÓN DE CONTENIDOS Y UTILIDADES

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA


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Perfiles del sistema: Roles y funciones

Dada la disparidad de agentes (profesionales o no) que van a poder hacer uso del sistema de gestión del conocimiento y de la plataforma que se va a crear como soporte, resulta necesario definir los diferentes perfiles y la participación que van a poder tener en dicho sistema.

Existirá una colección de perfiles predefinidos con acceso a realizar unas operaciones concretas; en todo caso, se podrán modificar y crear nuevos perfiles a partir de la combinación de las funcionalidades existentes. También se podrán modificar y crear perfiles nuevos a partir de la combinación de las funcionalidades definidas. Estos perfiles se podrán asignar de manera múltiple a los usuarios, de forma que un usuario puede tener permisos combinados de más de un perfil.

Se describen a continuación los perfiles que integran el sistema de gestión de conocimiento según perfiles, así como los roles y funciones asignados a éstos.

Usuarios especiales: Manager y Administrador

MANAGER

Responsable de la coordinación del sistema

Funciones propias

� Coordinar y supervisar el sistema

� Autorizar modificaciones en la config. del sistema

� Organización y gestión de contenidos

Otras funciones

� Publicar contenidos

� Crear contenidos

� Consultar contenidos

Número de personas Se recomienda que esta figura la asuma una sola persona y tener previsto un sustituto.

ADMINISTRADOR

Responsable técnico/ operativo del sistema

Funciones propias

� Asignar roles a funciones

� Asignar usuarios a roles

� Gestionar usuarios y determinar sus niveles de acceso a los diferentes espacios de la plataforma.

� Alterar el diseño de las páginas

Otras funciones

� Organización y gestión de contenidos

� Publicar contenidos

� Crear contenidos


Número de personas Se recomienda que esta figura la asuma una sola persona y tener previsto un sustituto.


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Usuarios registrados: Editor, Publicador y Participante

EDITOR

Responsable de editar los contenidos de la plataforma

Funciones propias � Crear contenidos


Número de personas

Se recomienda que esta figura sea asumida por una pluralidad de personas con la finalidad de fomentar la participación activa de los usuarios y la actualización de los contenidos.

PUBLICADOR

Responsable de publicar los contenidos de la plataforma que el editor ha generado previamente, únicamente en aquellos espacios en que así se haya protocolizado. En consecuencia, decide sobre si procede la publicación de un contenido y asegura que

la calificación y categorización del mismo en el sistema es la más adecuada

Funciones propias

� Organizar contenidos

� Publicar contenidos, asegurando la calidad de los contenidos y que el nivel de difusión de los mismos es el adecuado

Otras funciones � Crear contenidos


Número de personas

Se recomienda que esta figura sea asumida inicialmente por una única persona por cada una de las áreas de trabajo compartido de cara a garantizar la coherencia y uniformidad de la plataforma, teniendo en cuenta que la tarea de calificación y categorización de los contenidos va a condicionar la efectividad de las posteriores búsquedas por los usuarios. Posteriormente podría valorarse la existencia de más publicadores en función de las áreas de trabajo y espacios que se vayan configurando.

PARTICIPANTE

Usuario de la versión restringida de la plataforma

Funciones propias � Enviar sugerencias sobre contenidos a publicar

� Hacer uso de las utilidades y herramientas disponibles

Número de personas Indeterminado: todos aquellos usuarios registrados que no tengan funciones asignadas de editor ni publicador


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Usuarios anónimos o visitantes

A otro nivel se encuentra el usuario de consulta o visitante. En la práctica totalidad de los casos, cuando no asuma otro rol de los descritos anteriormente, no tendrá funciones ni responsabilidades asignadas, ya que es el destinatario de la plataforma en su versión pública. Integra una amplia casuística de perfiles en función de sus expectativas e intereses en relación con la Formación Profesional. En este sentido, la plataforma debe ofrecer servicios y contenidos atractivos (amplios, actualizados, etc.) para fidelizar a los usuarios anónimos o visitantes.

Dinamizadores

Resulta primordial la identificación en la estructura en red de personas que sean dinamizadoras de la plataforma y del sistema de gestión del conocimiento creado, con mayor motivo por la dispersión geográfica existente de los diferentes socios.

Estas figuras dinamizadoras deben transmitir los potenciales beneficios del proyecto a los usuarios finales y conseguir su involucración en el mismo en mayor o menor grado, según los roles que vayan a asumir respecto a la generación de conocimiento. Deben ser, en todo caso, personas clave en sus respectivas organizaciones, influyentes y facilitadores con la intención de conseguir la aceptación y participación deseada de los usuarios.

DINAMIZADOR

Responsable de transmitir los potenciales beneficios del proyecto a los usuarios y conseguir su involucración en el mismo.

Funciones propias

� Difundir el proyecto de gestión del conocimiento entre los socios

� Seleccionar de sus respectivas organizaciones editores y publicadores de contenidos.

� Buscar nuevos socios interesados en el proyecto

Número de personas

Se recomienda que esta figura sea asumida por una pluralidad de personas, de tal manera que la difusión e involucración en el proyecto se realice en cascada y que llegue a todos los socios participantes y potenciales interesados.

Agrupaciones de usuarios en la plataforma

En la plataforma los usuarios pueden ser agrupados de diferentes maneras. Entre otras:

� Según jerarquías.

� Según grupos arbitrarios de usuarios, como bloggers, que podrían crear entradas de blog en sus espacios personales.

� Pueden ser miembros de comunidades que perfilan juntos intereses comunes (Áreas de Trabajo Compartidas).


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� Pueden tener roles con funciones asignadas en el sistema, tal y como se ha descrito anteriormente.

Pautas de acceso al conocimiento

En cuanto al registro de los usuarios de la versión interna de la plataforma, se establecen las siguientes pautas:

� El usuario debe estar registrado en el sistema mediante la asignación de un usuario y contraseña por parte del administrador.

� Asimismo, el administrador debe determinar los espacios o utilidades de la plataforma a los que tiene acceso o no tiene acceso el usuario.

� Para aquellos espacios o utilidades a los que tenga acceso el usuario, el administrador debe precisar el nivel concreto de accesibilidad, completa o restringida según los diferentes niveles que lleguen a acordarse.

� Por su parte, los usuarios anónimos o visitantes de la plataforma no requerirán ninguna autorización para consultar el conocimiento disponible en la versión externa de la plataforma.

Visibilidad de los contenidos

Los niveles de visibilidad de los contenidos pueden representarse con una estructura piramidal invertida:

� En la parte inferior se encuentran las áreas de trabajo compartido o espacios privados de comunidades, que van a permitir el trabajo colaborativo para usuarios con intereses comunes (Nivel de restricción máximo).

� En la parte intermedia se encuentra el nivel restringido, que a su vez podría incorporar diferentes subniveles (restringido 1, restringido 2, etc.). Los contenidos pertenecientes a este escalón/es serían en consecuencia, accesibles a un mayor número de usuarios -todos aquellos registrados con un usuario y contraseña- (Nivel de restricción intermedio).

� Finalmente, en la parte superior, se encuentra el nivel universal de visibilidad de los contenidos y que se corresponde con el acceso a los interesados de la versión externa o pública de la plataforma (Ausencia de restricción).


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Con la estructura planteada, los contenidos circulan por el sistema ascendiendo, cuando así lo determinan los publicadores correspondientes, por los diferentes niveles. Por este motivo, los contenidos tienen un carácter dinámico en lugar de estático:

Funcionamiento básico de las Áreas de Trabajo Compartido (ATC)

Las áreas de trabajo compartido son uno de los espacios del entorno colaborativo a los que podrá tener acceso el usuario, donde podrá crear y buscar contenidos, así como utilizar herramientas específicas, potenciándose los beneficios del trabajo colaborativo en un ámbito específico de interés común para los usuarios que lo conformen.

Acceso a las ATC

Los protocolos de generación de ATCs y acceso a las mismas se definen como sigue:

• Únicamente podrán acceder a un ATC los usuarios que sean identificados como miembros del correspondiente grupo de trabajo.

• Cada usuario identificado ante el sistema tendrá una lista con las ATC a las que tiene acceso.

• Existirá un catálogo de ATCs existentes y, en aquellos en las que el responsable así lo hubiese indicado, los usuarios registrados podrán solicitar su participación.

• Los usuarios podrán solicitar la creación de un ATC.

• Dentro de un ATC (que podría, por defecto, denominarse “de nivel 1”) podrán generarse ATCs “de nivel 2”, en cuyo caso éstas tendrán como miembros un subconjunto de los miembros de la ATC de nivel 1.

Catálogo inicial de las ATCs

El catálogo inicial de las áreas de trabajo compartido con los que contará la plataforma puede partir de la actual estructura técnica del Proyecto SUDOEFOP de

UNIVERSAL

ÁREAS DE TRABAJO COMPARTIDO

RESTRINGIDO (Diferentes niveles)


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grupos de trabajo (ya descritos al inicio del informe). De esta manera, se recoge a continuación el listado inicial sobre el que se podría partir, susceptible de ser modificado en función de las necesidades de generación e intercambio de experiencias de los usuarios:

• Coordinación y Gestión del Proyecto.

• Orientación Profesional.

• Evaluación y Reconocimiento de las Competencias.

• Movilidad de alumnos y profesores.

• Calidad y Mejora continua.

• Transferencia de Conocimiento entre Empresas y Centros de Formación.

Estructura de las ATC

Para la articulación de cada una de las ATC se deberán definir al menos los siguientes campos:

• Nombre del ATC.

• Duración del ATC: temporal o permanente.

• Objetivos del ATC.

• Componentes del ATC (usuarios registrados de la plataforma con acceso al ATC y con el perfil de editores del ATC).

• Responsable del ATC (usuario registrado de la plataforma con el perfil de publicador de contenidos del ATC).

• Pautas de admisión de nuevos miembros al ATC, si así lo contempla el responsable.

• Visibilidad del ATC en el catálogo general.

Utilidades del ATC

• Herramientas de colaboración generales de la plataforma pero con ámbito limitado a un determinado grupo de trabajo (temático, con objetivos específicos, etc.).

• Aplicaciones generales existentes en cada momento en la plataforma, siempre que se autorice el acceso a las mismas.

• Herramientas de colaboración específicas del ATC.

• Creación de contenidos en el seno del ATC.

Secuencia inicial de transferencia de conocimiento

Enlazando el Glosario de Temática con la propuesta inicial de grupos de trabajo del proyecto, resulta la siguiente secuencia que constituye el punto de partida de la transferencia de conocimiento en la red SUDOEFOP.


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Se han identificado, a priori, los grupos de trabajo que, en cada caso y de manera orientativa, podrían aportar conocimientos más específicos relacionados con su área. No obstante, es clave fomentar de espíritu colaborativo desde el momento inicial, de tal manera que los repositorios de contenidos sean atractivos en términos cuantitativos y cualitativos para los usuarios.

La secuencia natural y constructiva para el despegue y consolidación de la red consistiría en incrementar el número de grupos de trabajo, bien atomizando los ya existentes, bien creando otros nuevos, en función de las necesidades que pudieran ir surgiendo:

Protocolos de gestión

Proceso de Administración de usuarios

El administrador del sistema tiene la función principal de gestionar o administrar los usuarios de la plataforma en dos vertientes:

• Usuarios que pueden acceder al circuito de publicación de fichas, según perfiles definidos.

FP S. Educativo

FP Empleo

Movilidad

Análisis usuario

Análisis mercado

Intervención

E/A Competencias

Itinerarios

ESTRATEGIAS SOBRE

FORMACIÓN

GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN

ORIENTACIÓN PROFESIONAL

APRENDIZAJE

Todos los grupos

Todos los grupos y en especial, GT Calidad y Mejora Continua.

Todos los grupos y en especial, GT Evaluación y Reconocimiento de las Competencias; GT Movilidad de alumnos y profesores; GT Transferencia de Conocimientos Empresa- Centros de Formación

GT Orientación Profesional

Todos los grupos

Transferencia

EMPRESAS-CENTROS FORMACIÓN


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• Usuarios que acceden al circuito de consulta de conocimiento, con distintos niveles de visibilidad según el acceso otorgado.

En consecuencia, cada usuario deberá conocer a través de su identificación en el sistema, aquellos espacios a los que tiene acceso y las tareas que está permitido llevar a cabo. Para cada usuario, el administrador estará facultado para realizar las siguientes operaciones:

� Crear nuevos usuarios con la finalidad de activar los usuarios que solicitan su registro.

� Editar o actualizar usuarios con la finalidad de modificar el nivel de acceso de un usuario y los perfiles que tiene asignados.

� Anular usuarios con la finalidad de desactivarlos, denegando su acceso a la plataforma, aunque manteniendo su inclusión en la base de datos.

Proceso de Edición y publicación de contenidos

El proceso de edición y publicación de contenidos se realiza en el Back-Office de la aplicación, a través de la cumplimentación de las Fichas de Conocimiento. El proceso es el siguiente:

� El editor genera la Ficha de Conocimiento siguiendo el formato de las Fichas de Conocimiento.

� El publicador correspondiente recibe la ficha generada por el editor, y, dé acuerdo a su temática y composición, la transfiere al experto publicador más adecuado, que por defecto será él mismo, para que la publique definitivamente. Asimismo debe comprobar el nivel de visibilidad para el contenido.

� Si el publicador detectara alguna anomalía en la ficha, se la puede devolver al editor, o traspasarla a otro publicador.

� Una vez que el contenido esté publicado, queda disponible para ser consultada por los usuarios.

� En el momento en que la ficha pasa al estado “publicado” se transfiere una réplica del contenido hacia el servidor de base de datos.

� La transferencia de los contenidos entre los diferentes niveles del sistema se produce bajo workflows específicos (ver apartado aseguramiento de la calidad y validación de los contenidos).

Es importante reseñar, en este proceso, el concepto de ciclo de vida, conjunto de estados conectados linealmente por los que puede pasar un determinado contenido a lo largo de su vida. Por ejemplo, un contenido podría atravesar cuatro pasos a lo largo de su vida: Editado, Revisado, Aprobado y Vigente.

En este sentido, se distinguen las siguientes fases en el ciclo de vida de los contenidos:


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� Creación

� Gestión

� Visualización

� Mantenimiento y actualización

Proceso de Gestión de versiones

Es importante que el sistema permita gestionar y conservar las diferentes versiones que existan sobre un mismo contenido. Así, en los circuitos en los que se haya previsto control y validación de los contenidos, es deseable que el sistema permita tener una versión visible (V0), una versión posterior a la espera de ser publicada (V1) y una versión posterior (V2) en estado de edición.

Esta gestión de versiones puede hacerse a nivel de cada contenido o a nivel de páginas. Por otro lado, el sistema también debe ser capaz de gestionar los potenciales conflictos, es decir, la pérdida de trabajo sobre los contenidos, prohibiendo el acceso a dos personas simultáneamente a un mismo contenido o a la creación de dos versiones diferentes a través de distintos editores.

Estructura documental de la información

La primera circunstancia que se debe mencionar es que la fuente de generación de conocimiento en Formación Profesional reside en los profesionales identificados en el Glosario “Fuente”, incluyéndose tanto personas individuales como organizaciones.

A pesar de la aparente dispersión que dicha circunstancia pudiera suponer se ha realizado a lo largo del proyecto un trabajo de síntesis que clasifica en un número reducido de grupos los diferentes tipos de contenidos, temáticas y agentes sobre los que puede versar el conocimiento en Formación Profesional.

En la actualidad, cada uno de los agentes que podrían ser potenciales creadores de conocimiento (en un sentido amplio) gestionan la documentación de acuerdo con su propia estructura de carpetas, en función del marco en el que desarrollan sus actividades, produciéndose duplicidades e intercambios de información no eficientes.

La estructura inicial de los socios del Proyecto SUDOEFOP en grupos de trabajo va a facilitar que la captura de dicha información para su posterior volcado en el sistema pueda realizarse de manera organizada, en función de las actividades y red de contactos desarrollados por cada uno de los grupos.

Por todo ello, conviene que en cada una de las ATCs los contenidos se organicen en carpetas para facilitar su localización por parte de los responsables de cada ATC y del administrador del sistema, ya que las procedencias de los contenidos van a ser muy diversas.


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El sistema de organización de contenidos adoptado (Carpetas Web) se adapta a las especificaciones de los aplicativos de software libre elegidos, teniendo en cuenta los Glosarios identificados durante la consultoría y la gestión de los contenidos a través de las Fichas de Conocimiento diseñadas.

Se propone que la categorización de los contenidos se limite a dos niveles de detalle, tal y como se presenta en el siguiente esquema de carpetas. A partir de esos dos niveles, las siguientes subcarpetas se pueden estructurar según las áreas de trabajo compartido existentes.

PRIMER NIVEL CARPETAS -TIPO DE CONTENIDO-

Agenda

Convocatoria

Directorio

Documento interno

Enlace

Herramienta

Material de soporte


Material docente

Modelo

Proyecto

Normativa

Publicación

SEGUNDO NIVEL SUBCARPETAS -TEMÁTICA-


Gestión y organización

Aprendizaje

Formación profesional del sistema educativo

Formación profesional para el empleo

Evaluación y acreditación de competencias

Movilidad

Transferencia de conocimiento

Orientación profesional



Perfil/ Itinerario

Intervención

Empresas / Centros de Formación


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La prepuesta es orientativa: No se trata de crear una estructura cerrada de carpetas a las que asignar contenidos, puesto que uno de los requisitos del sistema es que el desarrollo de la funcionalidad posibilite la creación de nuevas categorías por parte del administrador del sistema, sin necesidad de realizar programaciones adicionales.

En este sentido, convendrá considerar a futuro cómo se va articular la creación de nuevas categorías, de tal manera que no suponga una problemática a la hora de realizar las búsquedas la posible reubicación de contenidos.

En cualquier caso, se recomienda que, con anterioridad a la creación de una nueva categoría, se evalúe con detenimiento si los contenidos en cuestión pueden ubicarse en alguna de las categorías ya creadas, dada la necesidad de no perder agilidad a la hora de editar y localizar contenidos en el sistema.

Aseguramiento de la calidad y validación de los contenidos

Los contenidos deben circular a través de los diferentes niveles del sistema de tal manera que se asegure la debida confidencialidad y calidad de los mismos. Por este motivo, el establecimiento de protocolos sobre el ciclo de vida de cada contenido varía según su nivel de restricción y el espacio en el que se encuentre en cada momento.

Como advertencia, se debe aclarar que a mayor nivel de control de los contenidos con anterioridad a su publicación, menor agilidad en el circuito y por tanto, menor operatividad en el sistema de gestión del conocimiento.

La propuesta de que un determinado contenido ascienda de nivel en la estructura piramidal existente puede provenir de cualquier miembro del área de trabajo compartido, si entiende que es oportuna su visibilidad por un número mayor de usuarios. La autorización para que un contenido acceda en su nivel de visibilidad debería ser emitida por el correspondiente publicador o administrador, según los casos.

De manera orientativa, se definen los siguientes protocolos sobre el ciclo de vida de los contenidos:

• Áreas de trabajo compartido. En este primer nivel, interesa que los editores de cada área puedan editar y publicar contenidos sin controles de calidad establecidos, ya que se pretende que los usuarios integren la plataforma como herramienta habitual de trabajo colaborativo en la que el conocimiento fluya de manera ágil. Sí puede resultar conveniente la intervención del publicador con posterioridad a la publicación de los contenidos para asignar éstos a las carpetas correspondientes.

• Nivel restringido. En este segundo nivel, en el que los contenidos van a ser visibles para todos los usuarios registrados, sí debería intervenir la figura del publicador con anterioridad a la publicación de los mismos. Dado que


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este nivel restringido podría contemplar diferentes subniveles de visibilidad (restringido 1, restringido 2, etc.), también podría intervenir el manager del sistema para comprobar con cierta periodicidad que los contenidos se encuentran adecuadamente ubicados en el sistema y que la confidencialidad y la calidad es la debida. En todo caso, el manager debería prestar su validación respecto de un contenido determinado siempre que así lo solicitara un determinado publicador.

• Universal. Este último nivel implica que el nivel de accesibilidad de los contenidos es público (sin restricciones) para todos los interesados en visitar la versión externa o pública de la plataforma. Por este motivo el sistema debe exigir un riguroso sistema de control por parte del manager del sistema. Por tanto, la validación sobre el acceso de un contenido a su mayor nivel de visibilidad debe ser emitida por el manager del sistema.


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ANEXO

• Marco formal sobre las Comunidades de Práctica


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ANEXO. MARCO FORMAL SOBRE LAS COMUNIDADES DE PRÁCTICA

Concepto de Comunidad

El término comunidad proviene del latín commune y communis, es decir, en común o conjuntamente. Hace referencia a un conjunto de personas con obligaciones comunes y recíprocas que se vinculan para materializar dichas obligaciones.

De todas las caracterizaciones que existen sobre el término, es interesante la aportación de Rodríguez Illera (2007), en la que las define como:

• organizaciones temporales

• cohesionadas a diferentes niveles (por el ámbito sobre del cual trabaja la comunidad, por los intereses particulares de los agentes que participan en ella y por el contexto social e institucional en el que se desarrolla).

• unidades colectivas que pueden describirse por sus características, siendo su aspecto estructural el que las determina.

• poseedoras de un valor simbólico, por lo que es necesario que su descripción se produzca desde la experiencia de sus participantes.

Comunidades Virtuales

El término comunidad virtual fue definido por Howard Rheingold en 1994 como “conformaciones sociales que emergen de la Red cuando un número relativamente elevado de personas mantiene discusiones durante un tiempo prolongado y crean redes de amigos personales y profesionales en el ciberespacio"

En una definición más actualizada, Rodríguez Illera (2007) define una comunidad virtual como un grupo de personas que interactúan entre sí, aprendiendo unas de otras de sus propios trabajos y proporcionando recursos de conocimiento e información al grupo en relación a temas que acuerdan y que son de interés compartido.

El análisis de una comunidad virtual necesita contemplar dos componentes principales: el acceso a una red de intercambio de información y la presencia de un flujo de información suficiente.

Estos dos elementos presuponen referencias a la accesibilidad; a la presencia de una cultura abierta de participación y colaboración; a la disponibilidad de la información y a la existencia de destrezas comunicativas, de gestión y de procesamiento de la información por parte de sus miembros. Y sobre todo, a la relevancia del contenido que aportarán los miembros de la comunidad, aspecto clave como factor de calidad de la misma.


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Siendo complicado caracterizar estructuralmente -por sus rasgos genéricos-, a las comunidades virtuales, podemos adoptar la taxonomía funcional que crea Riel y Polin (2004), la cual hace referencia a:

• Comunidades de aprendizaje orientadas a tareas. Grupo de personas unidas para realizar una tarea y obtener un determinado resultado, producto o servicio. Es un tipo de trabajo/aprendizaje colaborativo que otorga relevancia al contexto organizativo.

• Comunidades orientadas a prácticas (o Comunidades de Prácticas). Se trata de un grupo amplio de personas que comparten intereses por una práctica en común.

• Comunidades de aprendizaje orientadas a la construcción de conocimiento. Se basan en los mismos principios que las comunidades de práctica, pero con el objetivo específico de producir algún tipo de conocimiento como resultado del proceso de discusión sobre la práctica. Tiene similitudes con las denominadas comunidades de investigación.

Comunidad de Práctica. Definición

Se entiende, como Comunidad de Práctica, el espacio común para el encuentro de personas a fin de interactuar en pro de la generación, intercambio y asimilación de experiencias alrededor de áreas de aplicación específicas con objetivos bien definidos.

El aprendizaje entre sus miembros se produce a raíz de compartir conocimiento y experiencias, en base al reconocimiento de las mejores prácticas y gracias a la ayuda recíproca para solventar situaciones similares. Se incentiva, en todo momento, el hecho de que exista un alto grado de interacción entre los participantes, la innovación continua, la adaptación a situaciones cambiantes, la divulgación de conocimiento y el examen crítico de las experiencias que se ponen en común

Es clave, para esta dinámica de intercambio, que exista, por parte de los miembros de la comunidad (especialmente aquellos que generen conocimiento -diferentes agentes de la comunidad educativa, en toda su extensión-) la interiorización de la misión y objetivos que sustentan la existencia de la plataforma, aspecto que redundará en la cohesión entre sus miembros.

Propósito general

Una Comunidad de Práctica consolidada representa el sitio natural al que se acude para plantear retos, consultas y requerimientos, asociados a un área de conocimiento específica, en nuestro caso, dentro del marco de la Formación Profesional. Es muy importante hacer hincapié en el adjetivo “natural”: Uno de los retos clave en la creación de comunidades de este tipo consiste en que el usuario desee acceder de manera natural a la plataforma, superando ésta las prestaciones que pudiera ofrecer cualquier otra herramienta de comunicación a su alcance.


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Una vez conseguido este objetivo (la existencia de un flujo natural de las personas de la comunidad hacia dicha plataforma), el propio desarrollo de las Áreas de Trabajo Compartido (ATCs) facilitará la replicación de las experiencias, logrando dinamizar y acelerar la velocidad del ciclo de aprendizaje no ya organizacional sino “supraorganizacional” o colectivo, dado que en nuestra comunidad van a confluir agentes de múltiples organizaciones.

Objetivos específicos

Dentro de los objetivos específicos de una Comunidad de Práctica se encuentran los siguientes:

• Facilitar el intercambio de experiencias y generación de conocimiento en temas de valor agregado para la comunidad.

• Proveer espacios de encuentro para desarrollo de actividades.

• Facilitar el aprendizaje “supraorganizacional”.

• Consolidar áreas de conocimiento (saber quién sabe qué -red de expertos-, y dónde se desarrollan determinados temas específicos).

Qué aporta una Comunidad de Práctica

• Organiza y focaliza el esfuerzo y experiencias.

• Crea una red de colaboración multidisciplinar visible y accesible.

• Aprovecha el conocimiento individual y lo canaliza.

• Provee de una estructura y reglas de trabajo bien definidas.

• Propicia espacios de intercambio de conocimiento eficientes.


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Representación visual tipo de una Comunidad de Práctica

Grados de Evolución en una Comunidad de Práctica.

A continuación se enumeran tres dimensiones o niveles en los que se podría catalogar una Comunidad de Práctica:

1. La Comunidad de Práctica se concibe como un grupo de trabajo dinámico al que se le dota de medios para mejorar su dinámica de interacción. La principal necesidad radica en un entorno de trabajo compartido, accesible y organizado

2. La Comunidad de Práctica se concibe como un entorno de conocimiento referencial en el que están involucrados gestores de tareas y agentes interesados. Se produce un fenómeno de publicación de resultados y existen interesados en realizar consultas.

3. La Comunidad de Práctica se institucionaliza como una unidad especializada que actúa como antena u observatorio sobre la práctica en cuestión. No sólo genera contenidos sino que desarrolla una labor de integración de información dispersa y juicio experto.

EL Proyecto SUDOEFOP nace para alcanzar los niveles 1 y 2 de manera prácticamente paralela y tiene como vocación alcanzar a medio plazo el nivel 3 de evolución. Resaltar la importancia que tiene, para ello, el diseño de un modelo de conocimiento sencillo y escalable, que permita cubrir con cierta rapidez tanto el nivel 1 de evolución (que todas las personas de la comunidad accedan de manera


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natural a la plataforma) como el nivel 2 (publicación amplia que haga que las personas localicen “dentro” buena parte de todo lo que necesiten).

Ciclo de desarrollo tipo de una Comunidad de Práctica

Factores clave de éxito (FCEs) identificados en un proyecto de definición y diseño de una Comunidad de Práctica

Fase 1. Identificación

Ámbito: Necesidades de gestión de conocimiento. FCEs:

• Asegurar la existencia de una cultura de intercambio de información entre los diferentes agentes y organizaciones involucrados.

• Determinación del enfoque de la Comunidad: Vigilancia, comunicación, formación, calidad, innovación, etc.

• Identificación de ámbitos específicos de conocimiento críticos por su interés o impacto (establecimiento de criterios de selección. Este enfoque requeriría una acción preactiva sobre la plataforma por


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parte de los promotores de la misma). De especial interés a la hora de determinar grupos o áreas de trabajo compartido.

Ámbito: Objetivos de la Comunidad de Práctica. FCEs:

• Determinación consensuada (por agentes y organizaciones participantes) de objetivos a cumplir y resultados esperados (tanto a nivel macro como a nivel grupos de trabajo. A revisar periódicamente).

Fase 2. Diseño

Ámbito: Modelo de gestión de conocimiento. FCEs:

• Plantear un modelo simple de tareas clave, roles y taxonomía (modular y escalable).

• Determinar las especificaciones funcionales por delante de la tecnología.

Ámbito: Personas, estructura. FCEs:

• Delimitar las responsabilidades de cada miembro de la Comunidad de Práctica o de los perfiles que vayan a existir.

• Diferenciar entre perfiles de gestión y de ejecución.

• Vincular, en lo posible, a estructuras/espacios que puedan inyectar información a la Comunidad de Práctica (Vg.: Orientación)

Fase 3. Plataforma Tecnológica

Ámbito: Herramientas. FCEs:

• Trasladar especificaciones funcionales al terreno tecnológico estableciendo aquellas aplicaciones que se van a emplear (Vg.: Life Ray como gestor de contenidos, Alfresco como gestor documental, Openmeetings como gestor de conferencia, etc.)

• Alinear dichas aplicaciones las con la madurez de la Comunidad de Práctica, evitando una excesiva sobredotación del sistema.

Fase 4. Implantación

Ámbito: Ajuste. FCEs:

• Determinación de acciones piloto acotadas para contrastar su utilidad.

• Consolidar la implantación antes de introducir nuevos requisitos.


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• Disponer de soporte tecnológico para ajustar las especificaciones según nuevos requisitos.

Ámbito: Formación/Sensibilización. FCEs:

• Promocionar el sistema y transferir conocimientos sobre sus funcionalidades.

Fase 5. Mejora y optimización

Ámbito: Resultados. FCEs:

• Análisis de resultados de posibles indicadores planteados desde el modelo (y/o nuevas métricas)

• Indicadores de impacto en la Comunidad, contemplando la totalidad de agentes implicados (Vg.: Nº consultas externas)

• Feedback y toma de decisiones

Ámbito: Nuevos objetivos. FCEs:

• Determinación del grado de avance en la madurez de la Comunidad de Práctica.

• Consideración de nuevos retos para la Comunidad de Práctica.

Informe final y puesta en marcha de un portal Web para el proyecto Europeo SUDOEFOP. Fase de...

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