Informe Gestión del Conocimiento en Fundaciones

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO EN LAS FUNDACIONES ESPAÑOLAS

Bajo la dirección de

José Raúl Vaquero

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Ciencias de la DocumentaciónCiencias de la DocumentaciónCiencias de la DocumentaciónCiencias de la Documentación

Gestión de la Información y el Conocimiento en las Fundaciones Españolas. Bajo la dirección de José Raúl Vaquero Diseño y maquetación Dpto. de Diseño de la Fundación www.documentalistas.org Datos de publicación Madrid, Mayo 2006 Este informe se publica bajo licencia abierta

de tipo “Reconocimiento No Comercial – Sin

ObraDerivada”, se permite su copia y

distribución por cualquier medio siempre que

mantenga el reconocimiento de sus autores,

no haga uso comercial de la obra y no realice

ninguna modificación de la misma.

RESUMEN

En las organizaciones actuales de cualquier sector, privadas o

públicas, el uso adecuado y óptimo de la Información y del

Conocimiento resulta imprescindible para el éxito en la

consecución de los objetivos marcados. Crear un grupo de

Información de Fundaciones Españolas miembros de la AEF es

vital para comenzar a gestionar de forma profesional esta

información que genere Conocimiento, útil no solo para

nuestras Fundaciones, sino también para la Sociedad a la cual

están orientadas nuestras acciones.

Este informe, elaborado por la Fundación Ciencias de la

Documentación, pretende acercar las bases de la gestión de la

Información y el Conocimiento a los responsables de las

Fundaciones interesadas en participar en el nuevo grupo

sectorial de “Información y Conocimiento” de la AEF.

ÍNDICE

1. Hacia una Sociedad de la Información y el Conocimiento

1.1. Introducción.

1.2. Estructura del entorno digital en la Sociedad de la Información.

1.3. Sociedad de la Información versus Sociedad del Conocimiento.

1.4. Retos en las Fundaciones Españolas.

1.5. Lecturas recomendadas.

2. Los Sistemas de Información

2.1. Introducción.

2.2. Los errores tradicionales.

2.3. La cadena documental.

2.4. Auditar la información.

2.5. Lecturas recomendadas.

5 | Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaci ones

1. HACIA UNA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO

1.1. Introducción

Prácticamente existe unanimidad a la hora de afirmar que nos

encontramos en una “Sociedad de la Información1” que está

produciendo profundos cambios en nuestra concepción del mundo,

impulsados por la convergencia acelerada entre las

telecomunicaciones, la radiodifusión y la informática, es decir, las

tecnologías que a su vez son fruto del desarrollo (por ser

consecuencia de este) y uno de sus motores (por ser una

herramienta de desarrollo) [Chayer, 2002]. Una Sociedad en la que

predomina el sector de la información sobre cualquier otro, como

fuerza motriz de la organización y el progreso, medida en términos

de mayor número de personal de población activa dedicada a la

formación de su Producto Interior Bruto [Coll-Vinent, 1990] y que

genera nuevos servicios y soluciones, así como nuevas formas de

gestionar las organizaciones.

Pero aunque bien se puede decir que todas las Sociedades han

sido de la información, ya que sin información no hay Sociedad, la

Sociedad actual está marcada por unos medios tecnológicos,

denominados TIC (Tecnologías de la Información y la

Comunicación), por los que se recibe, manipula y procesa la

información, facilitando la comunicación entre dos o más

interlocutores desde cualquier lugar del mundo, dejando de ser la

palabra impresa, después de cinco siglos, la forma dominante de

comunicación, y por ende, la modalidad más autorizada para la

difusión del conocimiento [Lafuente, 1999]. Por lo tanto, las TIC

1 Existen objeciones si hablar de Sociedad de la Información o más bien Sociedad del Conocimiento,

por ser este último un concepto más avanzado. En un siguiente apartado intentaremos discernir más

sobre estos conceptos.


son algo más que informática y computadoras, puesto que no

funcionan como sistemas aislados, sino en conexión con otras

mediante una red. También son algo más que tecnologías de

emisión y difusión (como la radio y televisión), puesto que no sólo

dan cuenta de la divulgación de la información, sino que además

permiten una comunicación interactiva [Naciones Unidas, 2003]

que genera conocimiento.

Según Ponlayi (1962) existen dos tipos de conocimiento:

• El tácito (implícito al ser humano) y que incluye las

habilidades, los procesos habituales y las costumbres. Es

intangible y forma parte del ser interno de cada hombre o mujer,

resultado de la experiencia, la creatividad y la intuición.

• El codificado (explícito) que puede transmitirse, reflejarse o

compartirse ya que la codificación del conocimiento puede

realizarse mediante el lenguaje, textos, imágenes, sonidos,

aromas, etc.

En su forma natural el conocimiento es tácito y se internaliza para

poder divulgarse, sin embargo al codificarse se transforma en

información con un formato compacto y estándar.

Las TIC son incapaces de procesar el conocimiento tácito, pues no

son más que herramientas tecnológicas creadas para apoyar la

transmisión y el procesamiento del conocimiento codificado

(información) y para facilitar la interpretación obtenida. Con el fin

de satisfacer esta función, las TIC se limitan a procesar datos

(conjunto de números, palabras, sonidos o imágenes que

constituyen los registros de los hechos, acontecimientos,

transacciones, etc) de forma que los seres humanos puedan

aprovecharlos (a veces con la ayuda de algunas aplicaciones

informáticas) para obtener información. El conocimiento se obtiene

mediante la interpretación creativa de esta información, lo cual, al


convertirse en algo repetitivo acaba a su vez también generando

conocimiento tácito.

Según otros autores [Currás, 2004] en sintonía con las ideas de

Ponlayi, la utilización de las TIC conlleva la digitalización de la

información como proceso físico (conocimiento codificado), donde

entra a tomar parte su utilidad, su aprovechamiento, empleando

tratamientos informáticos y tecnológicos, frente a la inclinación de

fenómeno (conocimiento tácito) que modifica o influye en el estado

de conocimiento del ser humano.

La información como proceso :

• Elaborada por nosotros mismos desde unos documentos para

su ulterior utilización.

• Como consecuencia de un proceso documentario que

condiciona de una manera consciente las actividades del intelecto

humano y que repercute en el desarrollo de la Humanidad, bien en

su aspecto científico, técnico o artístico.

La información como fenómeno :

• Que se produce a nuestro alrededor, independientemente de

nuestro yo y que lo captamos consciente o inconscientemente.

• Producido por el entorno de nuestra noosfera, que nos rodea y

que configura el desarrollo de nuestras actividades cotidianas.

En este hábitat definimos documento como “cualquier tipo de

soporte que contiene información registrada susceptible de ser

introducida, tratada, almacenada, gestionada, buscada y difundida

dentro de un entorno digital” [Tramullas, 2002].


1.2. Estructura del entorno digital en la Sociedad de la

Información

Este entorno digital, dentro de la Sociedad de la Información, está

estructurado en capas donde la primera hace referencia a la

infraestructura física, es decir, la red y equipos hardware2. La

segunda capa lo componen las aplicaciones de servicios genéricos

que hacen posible, desde el punto de vista tecnológico el uso de

esta infraestructura física para generar valor agregado3. Estas dos

capas son la base del proceso de digitalización por lo que se

consideran estratos horizontales.

Imagen 1.1. Convergencia de tecnologías de la Información y

Comunicación. Fuente: Hilbert, Martín. Toward a theory on the

information society, 2003.

Al analizar estas dos primeras capas nos damos cuenta que ni la

mera existencia de una infraestructura tecnológica física (ya sea

2 Redes computacionales, televisión digital, fibra óptica, teléfonos celulares, líneas telefónicas, redes

inalámbricas, PDA’s, Mainframes, etc. 3 Servicios de software, navegadores, sistemas operativos, programas multimedia, etc.


hardware o software), ni la existencia de aplicaciones de servicios

genéricos conducen automáticamente a la creación de una

Sociedad de la Información. Existe una tercera capa, considerada

de estrato vertical ya que afecta a muchos sectores, cuyo objetivo

es digitalizar los flujos de información y las comunicaciones en

diferentes ámbitos de la sociedad aportando el contenido a la

Sociedad de la Información4.

Además de las capas horizontales y verticales, el entorno digital en

el que se mueve la Sociedad de la Información se apoya también

en elementos pertenecientes a otros campos interrelacionados que

atraviesan las capas de forma transversal o diagonal. Entre ellos

están el establecimiento de marcos regulatorios que consolidan y

determinan el ámbito de estas nuevas formas de comportamiento,

los mecanismos de financiamiento que sustentan la difusión de

estas tecnologías y su aplicación, y el capital humano, que es la

fuerza motriz de la tecnología [CEPAL, 2003].

4 Ámbitos como las empresas, la administración pública, la educación, el comercio, la atención

sanitaria, etc., soliendo llevar el sufijo e- (ej: e-learning, e-goverment, e-business).


Imagen 1.2. Capas verticales, horizontales y diagonales en el entorno

digital de la Sociedad de la Información. Fuente: Hilbert, Martín. Toward a

theory on the information society, 2003.

1.3. Sociedad de la información versus Sociedad del

Conocimiento

La Sociedad de la Información es vista como la sucesora de la

Sociedad Industrial de finales del siglo XIX y gran parte del siglo XX,

donde se suponía que los recursos naturales y energéticos

(especialmente el petróleo) eran inagotables y... baratos. Con esta

perspectiva, los países más ricos y poderosos de la tierra serían

aquellos que tuvieran abundancia de estos recursos y la capacidad

productiva para su transformación. Finalmente la realidad fue muy

distinta [Valdés, 2002]. Además, las Sociedad Industrial tenía como

un pensamiento claro “producir la mayor cantidad de bienes y

servicios al menor coste posible” lo que supuso una

deshumanización dentro de las empresas y una impersonalización

del concepto de trabajo.

Por todo ello el modelo de la Sociedad Industrial entró en crisis,

acrecentado fundamentalmente por el hecho de que las empresas y

las instituciones dejaban de ser entes aislados para pasar a formar

parte de un sistema mayor interconectado, donde las tecnologías

supusieron una revolución en la conexión de los flujos de

información que gestionan, principalmente a tres niveles:

• Ambiental: Proviene del entorno fuera de la institución, la cual

no tiene ningún tipo de influencia, pero cuyos cambios la pueden

afectar.

• Interna: Información que circula dentro de la institución, donde

en teoría se tiene todo el control y se puede influir directamente

sobre los cambios y rumbos a seguir.


• Corporativa: Información que emite la institución hacia el

exterior, dentro de su área de influencia o negociación directa,

representada por clientes, proveedores, voluntarios o cualquier

elemento del propio sector social o empresarial al cual pertenece.

La Sociedad Industrial agotó pues todos sus recursos, dio todo de sí.

Su lugar lo ocupa la Sociedad de la Información, donde los activos

tangibles5 dejan paso a los activos intangibles6: “cuanto mayor sea la

habilidad de la organización para manejar los flujos de información,

más poderosos serán los activos intangibles y por lo tanto el éxito de

la institución” (Itami, 1989).

Una de las primeras personas en desarrollar un concepto de la

Sociedad de la Información fue el economista Fritz Machlup. La frase

fue empleada por primera vez en su libro "The production and

distribution of knowledge in the United States" (La producción y

distribución del conocimiento en los Estados Unidos) en donde

concluía que el número de empleos que se basan en la manipulación

y manejo de información es mayor a los que están relacionados con

algún tipo de esfuerzo físico.

Sin embargo, información no es lo mismo que conocimiento, ya que

la información es efectivamente un instrumento del conocimiento,

pero no es el conocimiento en sí, por lo que definimos:

Datos: Conjunto de números, palabras, sonidos o imágenes que

constituyen los registros de los hechos, acontecimientos,

transacciones, etc. Son los bloques básicos que sustentan una

economía fundada en la información y el conocimiento [Valdés,

2002]. Actualmente la tecnología también está desarrollando la

5 Capital, maquinaria, hardware, productos, materia prima, necesarios para el funcionamiento habitual

de las instituciones. 6 Habilidad tecnológica, comunicación con el ciudadano, imagen de marca, conocimientos sobre el

mercado, etc.


posibilidad de utilizar los olores y el tacto como nuevas fuentes de

datos. Ejemplo de datos: 91678345.

Información: Por el contrario, la información implica que los datos

estén ordenados de tal manera que resulten útiles o significativos

para el receptor de los mismos. Ejemplo de datos: 91 678 345 es un

número de teléfono. En la información importa más la calidad que la

cantidad, entendiendo como calidad de información al conjunto de

cualidades que ayudan al receptor a tomar la decisión más

ventajosa. Estas cualidades son:

• Es relevante para el propósito de la decisión o el problema

considerado.

• Es lo suficientemente precisa, es decir, exacta con la realidad,

para que se pueda confiar en ella.

• Es lo suficientemente completa para el problema.

• Se comunica a la persona adecuada para la decisión.

• Se comunica a tiempo para que pueda ser útil.

• Llega al nivel de detalle adecuado.

• Es comprensible para el receptor.

Conocimiento: Es la interpretación y uso de la información por medio

de la inteligencia humana. La información es pasiva y estática,

mientras que el conocimiento es activo y dinámico [David, 1992].

Ejemplo de conocimiento: Se que el número 91 678 345 es el de

Juan y que no puedo llamarle a las 4 de la madrugada pues le

molestaría.

Documento: Llamaremos documento a cualquier objeto que

contenga información en forma de datos que genere conocimiento7.

Hay que considerar dos aspectos fundamentales: su forma y

contenido. El tratamiento del documento será diferente según sea su

forma [Currás, 1988].

7 Documento = soporte de la información. No hay información sin documento, ni documento sin

información.


La noción de Sociedad del Conocimiento fue utilizada por primera

vez en 1969 Peter Drucker, y en el decenio de 1990 fue

profundizada en una serie de estudios detallados publicados por

investigadores como Robin Mansel o Nico Stehr.

Sin embargo, el debate sobre ambos conceptos está en pleno

apogeo. Para algunos autores no tiene sentido hablar de Sociedad

de la Información ya que la pasividad de la información la hace

obsoleta rápidamente: “la revolución de la información sólo sirve

para generar más conocimiento y más rápido. La información como

tal no existe si no es medida como la posibilidad de generar más

conocimiento” [Valdés, 2002].

Otros autores destacan que la Sociedad del Conocimiento no es algo

que exista actualmente, sino que es más bien un ideal o una etapa

evolutiva hacia la que se dirige la humanidad, una etapa posterior a

la actual era de la información, y hacia la que no se llegará hasta que

todos los habitantes del mundo gocen de una igualdad de

oportunidades en el ámbito de la educación para tratar la información

disponible con discernimiento y espíritu crítico, incorporándola la una

base de conocimientos [Cisneros, 2006].

En nuestra opinión, ambas Sociedades conviven actualmente en las

Instituciones y Fundaciones Españolas; en unos casos predomina la

Sociedad de la Información donde los procesos solamente se utilizan

para “gestionar la información” como un activo tangible más de la

institución. En otros casos predomina la Sociedad del Conocimiento

cuando la institución estructura y sistematiza su capital intelectual,

entendiendo el mismo como todo el inventario de conocimientos

generados por la institución y expresados como tecnología,

información y habilidades desarrolladas por el personal (activo

intangible) para ofrecer valor agregado al cliente.

El círculo virtuoso de la generación de valor agregado por

conocimiento se podría representar, pues, de la siguiente manera:


• Los datos llegan a la institución en cualquiera de sus formas

básicas: números, palabras, olores, sonidos o imágenes.

• Los sistemas de gestión de información, sobre la base de

procesos y tareas documentales definidos, reciben los datos, los

ordena, les agrega valor y los convierte en información expresada y

estructurada de alguna manera, es decir, en información con valor

agregado.

• Los miembros de la institución usan como insumo esta

información. Utilizando su inteligencia y conocimientos les agregan

más valor y los convierten en información con mayor agregado, y así

sucesivamente.

1.4. Retos en las Fundaciones Españolas

Aunque no existe un informe exhaustivo (que nosotros conozcamos)

sobre la situación concreta de las Fundaciones Españolas frente a la

Sociedad de la Información y del Conocimiento, creemos que la

situación de las mismas no debe ser muy distinta de la observada en

otros sectores de la Sociedad Española.

Así, en el Resumen Ejecutivo “La Sociedad de la Información en

España, 2005” de la empresa Telefónica [Telefónica, 2005] se

señala que una de las principales causas por las que las empresas

no disponen de conexión a Internet es que no perciben que ello

suponga un beneficio significativo a su negocio. Sin embargo,

quienes sí disponen de acceso a Internet desciende de forma

notable el porcentaje de quienes no perciben beneficios. En

definitiva, que si bien cuesta tomar la decisión de tener acceso a

Internet, la experiencia muestra a los usuarios su utilidad.


Otro estudio realmente interesante es el realizado por la Fundación

bip-bip y cofinanciado por la Unión Europea y la Fundación Luis

Vives: “Estudio de diagnóstico sobre el nivel de utilización de las TIC

en las Entidades No Lucrativas de Acción Social que trabajan en pro

de la inserción social en España” [Fundación bip-bip, 2005].

En dicho Estudio plantean una serie de hipótesis de trabajo que a

nuestro parecer podrían reflejar perfectamente la situación de las

Fundaciones Españolas en materia de Información y Conocimiento:

Las Fundaciones no se sienten integradas en la Soci edad de la

Información y el Conocimiento . Esto podría ser:

• Porque desconocen las oportunidades que les ofrece la

Sociedad de la Información y el Conocimiento. Muchas veces

no conocen de qué se habla cuando nos referimos a gestionar

su información para generar conocimiento, o no ven la

relación entre inversión y mejora de los servicios prestados.

• Por barreras que les impiden utilizar la información que

genere conocimiento de una forma profesional. Esto puede

ser porque les falta recursos humanos debidamente formados

en este ámbito, porque consideran que los productos,

consultoría y tecnologías de la gestión de la información y el

conocimiento son excesivamente caros.

• Aunque sí perciben que la gestión de la información y el

conocimiento es algo importante y conocen sus beneficios, no

así como prioritario en el momento actual, sino que más bien

se les otorga más importancia en escenarios futuros.


1.5. Lecturas recomendadas

• Alonso, Juan. Domino.Doc 2.5. PCWorld 164,

http://www.idg.es/pcworld/articulo.asp?id=108162 [Consultado:

Octubre 2004].

• Bustelo Ruesta, Carlota; García-Morales Huidobro, Elisa.

Tendencias en la gestión de la Información, la Documentación y el

Conocimiento en las organizaciones. El Profesional de la

Información, vol. 10, n. 12, diciembre 2001); pp. 4-7.

http://www.inforarea.es/Documentos/IWE100.pdf [Consultado: Enero

2004].

• Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL).

Los caminos hacia una sociedad de la información en América Latina

y el Caribe. Santiago de Chile, julio 2003.

• Coll-Vinent, Roberto; Bernal Cruz, Francisco J. Curso de

Documentación. Madrid: Editorial Dossat, 1990.

• Cisneros Rodríguez, Inés. García Dúctor, Catalina. Lozano

Jurado, Isabel María. ¿Sociedad de la Información frente a Sociedad

del Conocimiento?: La Educación como mediadora.

http://tecnologiaedu.us.es/edutec/paginas/43.html [Consultado: Abril

2006].

• Currás, Emilia. Informacionismo y asimilación neuronal de la

información. En I Congreso Internacional sobre Tecnología

Documental y del Conocimiento. Madrid: AHDI (enero 2004).

• Currás, Emilia. La información en sus nuevos aspectos.

Paraninfo: Madrid, 1988.

• Chayer, Héctor Mario; Goldfeld, Agustín Guido; Ventura,

Damián Esteba. Una nueva categoría de instrumento jurídico: El

documento digital firmado digitalmente – parte I. Publicado en El

Derecho, 7 de agosto de 2002.

• David, S. Transformación de la empresa para entrar al mundo

del mañana. Nuevo pensamiento empresarial (Seminario).

CENCAPASE: México, 1992.


• Fundación bip-bip. Estudio de diagnóstico sobre el nivel de

utilización de las TIC en las Entidades No Lucrativas de Acción

Social que trabajan en pro de la inserción social en España. Madrid,

Junio 2005.

• Itami, H. Mobilizing invisible assets: The key for sucessful

corporate strategy. Ed.: E. Punset and G. Sweeney. 1989.

• Lafuente López, Ramiro. Biblioteca digital y orden documental.

México: UNAM, Centro Universitario de Investigaciones

Bibliotecológicas, 1999.

• Naciones Unidas. Los caminos hacia una Sociedad de la

Información en América Latina y el Caribe. Conferencia Ministerial

Regional Preparatoria de América Latina y el Caribe para la Cumbre

Mundial sobre la Sociedad de la Información, Bávaro, República

Dominicana, 29 al 31 de enero de 2003.

• Polanyi, Michael. Personal Knowledge: Towards a Post-Critical

Philosophy. University of Chicago Press: Chicago, Illinois, 1962.

• Schultheis, R.; Summer, M. Management information systems.

Irwin: Boston, 1989.

• Steven, Alter. Information Systems: A management perspective.

Addison-Wesley: Massachusets, 1992.

• Telefónica. La Sociedad de la Información en España 2005:

Resumen ejecutivo.

http://www.telefonica.es/sociedaddelainformacion [Consultado: Mayo

2005].

• Tramullas, Jesús. El producto de información digital. 2002.

http://www.tramullas.com/ai/productos.htm [Consultado: Mayo 2004].

• Valdés Buratti, Luigi. La re-evolución empresarial del siglo XXI:

Conocimiento y capital intelectual. Editorial Norma: México, 2002.


2. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

2.1. Introducción

Antes de ofrecer una definición del concepto de Sistema de

Información, comenzaremos por definir los términos que lo

constituyen: sistema e información.

La palabra sistema se emplea actualmente en muchos ámbitos

distintos: se habla de sistemas eléctricos, sistemas monetarios,

sistemas de seguridad, el sistema solar e, incluso, de sistemas de

juego en equipos de fútbol. La razón es que, al igual que le ocurre

con otras palabras como conjunto, el término sistema se emplea

para designar un concepto, una herramienta genérica que se puede

emplear para explicar o analizar mejor cómo es o qué ocurre en una

determinada área social, económica, física, etc. El diccionario de la

Real Academia Española nos dice que sistema es un conjunto de

cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un

determinado objetivo. A partir de esta definición, podemos identificar

cuáles son los principales elementos presentes en cualquier sistema:

• Los componentes del sistema.

• Las relaciones entre ellos, que determinan la estructura del

sistema.

• El objetivo del sistema.

En cualquier tipo de sistema podemos identificar estos elementos.

En el sistema circulatorio del ser humano podemos determinar sus

órganos constitutivos (corazón, arterias, venas, etc.), las relaciones

entre ellos (el corazón bombea sangre hacia las arterias que están

dispuestas según una determinada estructura, etc.) y el objetivo

(asegurar el suministro de sangre a todo el cuerpo). En todos los


sistemas también podemos identificar otros elementos importantes

para comprender cómo son y cómo funcionan:

• El entorno del sistema: aquello que lo rodea, dentro del cual

está ubicado.

• Los límites del sistema: la frontera entre lo que es el sistema y lo

que constituye el entorno.

En el caso del sistema circulatorio de los humanos, el entorno donde

se localiza es el cuerpo, y la frontera la constituye la membrana o el

límite de cada uno de sus órganos con el resto del cuerpo que no

pertenece al sistema. También suelen existir relaciones entre el

sistema o sus componentes y el exterior representado por el entorno

(el sistema nervioso envía órdenes al corazón o para modificar sus

latidos). Estas relaciones con el exterior suelen conocerse como

entradas y salidas del sistema.

Para nuestro propósito, la definición de sistema nos será útil para

estudiar la manera en la que las Instituciones o Fundaciones, que

constituyen sistemas, manejan la información necesaria para su

funcionamiento. Para ello nos basamos no sólo en la definición de

sistema, sino en todas las técnicas creadas para el análisis de los

sistemas siguiendo el enfoque sistémico o teoría general de

sistemas, que presenta la particularidad de ofrecer distintos

aspectos, dentro de todo un conjunto [Currás, 2005].

Un sistema de información se puede definir como procesos

interrelacionados que se realizan sobre una colección de datos

estructurados para recopilar, elaborar y distribuir información según

las necesidades de la institución y para actividades de dirección y

control correspondientes (decisiones) de acuerdo a su estrategia de

negocio.

Aunque todos los tipos de comunicación y de informaciones que

fluyen por la empresa pueden tener importancia para su


funcionamiento, la casi totalidad de definiciones de Sistema de

información se centran en la información formalizada. Muchos

autores aclaran que la razón para este enfoque reside en la

limitación para estudiar, planificar y dirigir el flujo y el tratamiento de

la información informal (rumores, diálogos personales o por teléfono,

etc.) de forma cohesionada y global.

Todo Sistema de Información persigue unos objetivos, que se

pueden sistematizar en dos [Stanislav, 2002]: Dar soporte adecuado

a las estrategias de la institución, y la segunda es proporcionar a

todos los niveles de la institución la información necesaria para

controlar las actividades de la misma. Por esto, la información debe

utilizarse como un recurso institucional que debe ser planificada,

gestionada y controlada para que pueda ser más efectiva para la

institución, generalmente a través de su enmarcación dentro del Plan

Estratégico de la Fundación.

Actualmente, y gracias a las causas ya comentadas, el uso del

ordenador y las infraestructuras de comunicación son cada vez más

asequibles en las Fundaciones Españolas, participando de manera

efectiva en casi todos los flujos de información que se producen en

la institución: información económica, laboral, de materias y de

productos. Por estas razones, cuando se habla de Sistemas de

Información se tiende a pensar automáticamente en Sistemas de

Información basados en computadora, o Sistemas de Información

Automatizados, cuando es un concepto distinto al analizado al inicio

de este apartado.

Los principales objetivos de los Sistemas de Información

Automatizados son:

• Simplificar o realizar automáticamente procesos que

tradicionalmente se realizaban de forma manual: por ejemplo,

pueden realizar los reiterativos cálculos contables sin errores en las

operaciones y con una rapidez inigualable.


• Permitir el uso de métodos matemáticos inabordables sin estas

herramientas, o controlan el proceso de fabricación, evitando errores

y mejorando la velocidad y precisión de medida.

Por ello, podemos definir un Sistema de Información Automatizado

como “conjunto integrado de procesos desarrollados en un entorno

usuario-ordenador, que operan sobre un conjunto de datos

estructurados de acuerdo con las necesidades de una organización y

recopilan, elaboran y distribuyen selectivamente la información

necesaria para la operatividad habitual de la organización y las

actividades propias de la dirección misma” [Andreu, 1996].

Los Sistemas de Información Automatizados están integrados por

subsistemas que incluye el hardware, software y almacenamiento de

los datos para los archivos y bases de datos, proporcionando

informaciones que faciliten la toma de decisiones, dejando libertad

plena a los usuarios. Se incrementa de esta manera la calidad de la

función directiva, al apoyar cada decisión en una base sólida de

información debidamente presentada y procesada. La información

debe llegar siempre a aquellas personas para las que sea relevante,

y a nadie más (pero tampoco a nadie menos). La información se

debe proporcionar de manera concisa, evitando generar grandes

listados imposibles de analizar.

2.2. Los errores tradicionales

En las últimas décadas hemos venido observando que las

Instituciones al intentar abordar el problema de la gestión de la

información lo han hecho cometiendo fundamentalmente tres errores

graves:


a. Todo es tecnología

Muchas instituciones han optado por las tecnologías y las soluciones

software como elemento central de su política informacional hasta el

punto de acabar equiparando el Sistema de Información con la red

informática de la Institución, ignorando otros factores importantes

como son la cultura de la fundación, su política, destinatarios,

objetivos, etc.

La tecnología nunca se debe considerar de forma aislada en el

tratamiento de la información, sino que es el medio para que un

Sistema de Información cumpla el propósito para el que ha sido

creado, optimizando los resultados previstos.

b. Todo sirve para todos

Si grave era el problema de considerar que la tecnología es la única

solución necesaria para el tratamiento de la información en una

institución y su generación en conocimiento, más lo es el hecho de

pensar que una misma tecnología o Sistema de Información pueda

funcionar en organizaciones distintas, independientemente de su

estrategia de negocio, del personal que las compone o de la

información que gestionan.

c. Todo es información

El tercer error común detectado es confundir información con datos,

pensar que la información es fácilmente almacenable y, en definitiva,

que el conocimiento es fruto de los procesos técnicos con los datos,

más que una gestión inteligente y planificada de la información

[Serrano, 2005].


2.3. La Cadena Informacional

En las Ciencias de la Documentación existen una serie de procesos

y tareas bien definidas que permiten a las Instituciones y

Fundaciones gestionar de forma “científica” la información contenida

en sus documentos, es lo que desde la disciplina se denomina la

“Cadena Documental” pero que a efectos de la realidad de las

Fundaciones Españolas nos gusta denominar “Cadena

Informacional” por el uso real-final de la información contenida en los

documentos como base de la gestión.

Aunque hay muchas clasificaciones, a nuestro entender la “Cadena

Informacional” estaría dividida en los siguientes procesos y tareas:

Imagen 2.1. Procesos y tareas de la Cadena Informacional

• Proceso de Entrada: Permiten la entrada de la información en el

Sistema que usaremos para su gestión. La tarea de adquisición

puede suponer la compra de información a empresas o instituciones

externas. La digitalización permite integrar la información contenida

en soportes documentales a procesos digitales comprensibles por

los Sistemas Automatizados de Información.


• Proceso de Tratamiento: Actividad propiamente documental que

supone la representación de la información contenida en los

documentos de una forma totalmente distinta, con el fin de facilitar su

consulta o posterior recuperación.

• Proceso de Almacenamiento: Habitualmente este proceso es

obviado en los procesos de Gestión de los Sistemas de Información

y por ende en la “Cadena Informacional” ya que se piensan que son

procesos técnicos-mecánicos a realizar por los programadores o

informáticos de la Institución. Sin embargo, en su correcta

configuración inicial, su mantenimiento adecuado de estructura y de

seguridad (backup) dependerá en gran parte el éxito en la creación

de una gestión del Conocimiento de la Fundación. El expurgo,

aunque siempre ignorado y polémico, supone un avance en esta

dirección del Conocimiento, siempre basándose en políticas que

tengan en cuenta la información de la Institución y sus necesidades.

• Proceso de Gestión: Fundamentalmente la “Cadena

Informacional” orienta en este proceso sus tareas a la integración de

la gestión de la información con otros sistemas dentro de la

Institución, con el fin de que todos convivan ofreciendo valor añadido

global. El control de los derechos digitales de la información, o el

establecimiento y control de flujos de la información (workflows)

completan este proceso vital en cualquier Institución.

• Proceso de Salida: El fin último de cualquier Sistema de

Información basado en unos procesos controlados en la “Cadena

Informacional” es que dicha información está disponible por las

personas de nuestra Fundación que al final genere el Conocimiento

esperado. El máximo exponente será la perfecta integración de los

sistemas de la Institución con un Sistema de Difusión de la

Información (DSI), que permita acceder a la información pertinente a

las personas autorizadas, evitando una infotoxicación de los

receptores de las mismas.


2.4. Auditar la información

Como hemos tenido oportunidad de señalar en el apartado 1.4 de

“Retos para las Fundaciones Españolas”, es evidente que la gestión

de la información, a pesar de ser un recurso vital para las

Fundaciones, no está lo suficientemente valorada en las mismas.

Por otra parte, es evidente que tampoco hay que “adorar” todo lo que

tenga que ver con la información y el conocimiento, ya que no toda la

información existente en las Fundaciones es preciso tener en cuenta

o gestionar. Entonces, ¿qué camino deben tomar las Fundaciones

Españolas en este aspecto?

Sin duda, lo primero que habrá que proponer en el Grupo Sectorial

de Fundaciones Españolas a constituirse es elaborar unos

procedimientos normalizados de auditoría de información

institucional. Unas bases que sirvan de guía (obviamente, cada

fundación es distinta) para detectar, controlar y evaluar la

Información que existe en una Fundación y los flujos de información

que en ésta discurren, el uso que se hace de ella y su adecuación

con las necesidades de su personal y con los objetivos de la

organización. Con estas normas ajustadas a la realidad de las

Fundaciones Españolas podremos [Serrano, 2005]:

• Resolver la incertidumbre sobre qué información tiene la

Fundación y dónde está situada, lo que nos ayudará a

identificar: duplicidades, carencias e inconsistencias.

• Diagnosticar qué uso se hace de la información y en definitiva

la importancia que a ésta se le otorga (obtendremos respuestas

a quién, cuándo, dónde, para qué y cómo se usa la

información).


• Así mismo, esta normalización de la auditoría en las

Fundaciones Españolas nos permitirá definir y gestionar

profesionalmente la “cadena informacional” en cada Fundación

(inputs de la información, procesos de almacenamiento y

expurgo, outputs que generen conocimiento, etc).

• También podremos detectar cuáles son las necesidades

concretas de información y conocimiento de los miembros de

las Fundaciones en las cuales se establezcan las “políticas

informacionales”, así como la de sus proveedores o usuarios

finales.

• Por último, y no menos importante, contar con una

normalización en la auditoría en Fundaciones nos permitirá

evaluar los costes y beneficios de la gestión de la información y

del conocimiento en función de la adecuación de ésta con los

parámetros bases definidos en sus estatutos por las

Fundaciones participantes.

2.5. Lecturas recomendadas

• Andreu, R.; Ricart, J. E.; Valor, J. Estrategia y sistemas de

información. Ed. McGraw-Hill, segunda edición, 1996.

• Currás, Emilia. Ontologías, taxonomía y tesauros: Manual de

construcción y uso. Madrid: Editorial Trea, 2005.

• Ranguelos Youlianov, Stanislav. Gestión de la Información y el

Conocimiento en las organizaciones. Lima, 2002.

• Serrano, Susana; Zapata Lluch, Mónica. Auditar la información

para gestionar el conocimiento. Fundación Iberoamericana del

Conocimiento. http://www.gestiondelconocimiento.com [Consultado:

Abril 2005].

Informe Gestión del Conocimiento en Fundaciones

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