Informe nº 113 Contraloria Gral de la Republica, SDT Usach
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8/17/2019 Informe nº 113 Contraloria Gral de la Republica, SDT Usach
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D I V IS I Ó N D E A U D I T O R I A A D M IN I S T R A T IV A
Á R E A E D U C A C I Ó N
INFORME FINAL
Sociedad de Desarrollo
Tecnológico de la Universidad de
Santiago de Chile y USACH
Número de Informe: 113/2014
30 de marzo de 2015
-
8/17/2019 Informe nº 113 Contraloria Gral de la Republica, SDT Usach
2/71
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Á R E A E D U C A C I Ó N
UC E N ° 1
PMET: 13.027
D A A .: N ° 4.597/2014
R E F.: N° 251.484/2014
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.
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Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y
fines pertinentes, el Informe Final N° 113, de 2014, debidamente aprobado, sobre
auditoría a los gastos operacionales de la Sociedad de Desarrollo Tecnológico de la
Universidad de Santiago de Chile Limitada y a los proyectos relacionados de la
Universidad de Santiago de Chile.
Saluda atentament a Ud.,
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Jefe División
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Auditorio Administrativa
AL SEÑOR
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S O C I E D A D D E D E S A R R O LLO T E C N O LÓ G IC O
D E L A U N IV E R S I D A D D E S A N T IA G O D E C H ILE L IM I T A D A
P R E S E N T E
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O 6 A B R 2 0 1 5
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
D I V IS I Ó N D E A U D I T O R I A A D M IN I S T R A T I V A
ÁREA EDUCACIÓN
UC E N ° 1
PM ET : 13.027
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353/2015
REF.: N° 251.484/2014
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.
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Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y
fines pertinentes, el Informe Final N° 113, de 2014, debidamente aprobado, sobre
auditoría
a los gastos operacionales de la Sociedad de Desarrollo Tecnológico
de la
Universidad de Santiago de Chile Limitada y a los proyectos relacionados de la
Universidad de Santiago de Chile.
Sobre el particular, corresponde que esa
autoridad adopte en lo particular, las medidas pertinentes, e implemente las acciones
que en cada caso se señalan, tendientes a subsanar las situaciones observadas,
aspectos que se verificarán en futuras visitas que practique en esa entidad este
Organismo de Control.
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PRESIDENTE DEL DIRECTORIO
SOCIEDAD DE DESARROLLO TECNOLÓGICO
DE LA UNIVERSIDAD DE SANTIAGO DE CHILE LIMITADA
PRESENTE
-
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M I N I S TE R I O D E
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Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y
fines pertinentes, el Informe Final N° 113, de 2014, debidamente aprobado, sobre
auditoría a los gastos operacionales de la Sociedad de Desarrollo Tecnológico de la
Universidad de Santiago de Chile Limitada y a los proyectos relacionados de la
Universidad de Santiago de Chile.
Saluda atentamente a Ud.,
PRISCILA
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A8OGADO
Jefe División
de Aut;taria Administrativa
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A LA SEÑORA
S U B S E C R E T A R IA D E E D U C A C I Ó N
PRESENTE
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
D I V I S IÓN D E AU D I T OR ÍA AD MI N I ST R AT I VA
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DAA.: N°4.598/2014
REF.: N°251.484/2014
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7
Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y
fines pertinentes, el Informe Final N° 113, de 2014, debidamente aprobado, sobre
auditoría a los gastos operacionales de la Sociedad de Desarrollo Tecnológico de la
Universidad de Santiago de Chile Limitada y a los proyectos relacionados de la
Universidad de Santiago de Chile.
Sobre el particular, corresponde que esa
autoridad adopte en lo particular, las medidas pertinentes, e implemente las acciones
que en cada caso se señalan, tendientes a subsanar las situaciones observadas,
aspectos que se verificarán en futuras visitas que practique en esa entidad este
Organismo de Control.
Saluda atentame
d.,
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C O g R A L O R G E N E R A L
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DOCU MENTO R ECIB;
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
D I V IS I ÓN D E AU D I T OR I A AD MI N I ST R AT I VA
Á R E A E D U C A C I Ó N
55
UC E N ° 1
PM ET : 13.032
DM.: N° 535/2015
R E F.: N° 251.484/2014
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.
S A N T I A G O ,
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Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y
fines pertinentes, el Informe Final N° 113, de 2014, debidamente aprobado, sobre
auditoría a los gastos operacionales de la Sociedad de Desarrollo Tecnológico de la
Universidad de Santiago de Chile Limitada y a los proyectos relacionados de la
Universidad de Santiago de Chile.
Saluda atentamente a Ud.,
C O N T R A L O R G E N E R A L
PRISCILA JARA FU ENT ES
A B O G A D O
Jefe
D ivisión.de Auditoria
Admjnistrave
A L S E ÑO R
C O N T R A LO R U N I V E R S IT A R IO
UNIVERSIDAD DE SANTIAGO DE CHIL..07,scl,c;,,;Dizt-.: ' ,:, ' 1
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PRESENTE
1
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
D I V I S IÓN D E AU D I T OR ÍA AD MI N I ST R AT I VA
Á R E A E D U C A C I Ó N
UC E N ° 1
PM ET : 13.027
DM.: N° 4.600/2014
R EF.: N
° 251.484/2014
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.
S A N T I A G O ,
0 .
1111
R15*02119
Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y
fines pertinentes, el Informe Final N° 113, de 2014, debidamente aprobado, sobre
auditoría a los gastos operacionales de la Sociedad de Desarrollo Tecnológico de la
Universidad de Santiago de Chile Limitada y a los proyectos relacionados de la
Universidad de Santiago de Chile.
Saluda atentamente a Ud.,
P O R O R D E N D E L C O N T R A L O R 1 . - V j 1 4 .
PRISCILA JARA FUENTE)
A B O G A D O
Jets D ivisión de A uditoría AdminIstraEva
R O S A M O R A LE S C A M P O S
Jefe Unidad de Seguimiento
División de Auditoria Administrativa
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A LA
S E Ñ O R A
JE F A D E L A U N I D A D D E S E G U I M I E N T O
D I V IS I Ó N D E A U D IT O R ÍA A D M I N IS T R A T IV A
C O N T R A LO R ÍA G E N E R A L D E L A R E P ÚB LIC A
PRESENTE
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
D I V IS I Ó N D E A U D I T O R I A A D M I N IS T R A T I V A
Á R E A E D U C A C I Ó N
U C E N ° 1
PM E T : 1 3 .0 2 7
DAA.: N°4.601/2014
R E F.: N
° 251.484/2014
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.
SANTIAGO.
.tiAR15*02120
Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y
fines pertinentes, el Informe Final N°
113, de 2014, debidamente aprobado. sobre
auditoría a los gastos operacionales de la Sociedad de Desarrollo Tecnológico de la
Universidad de Santiago de Chile Limitada y a los proyectos relacionados de la
Universidad de Santiago de Chile.
Saluda atentamente a Ud.,
S E R G I O JI M É N E Z M E R I N O
Jefe U nidad ' reol ir .a
ontrd Externo
[Misión de A uditoría Administrativa
D E L C O N T R A L O R
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PRISCILA
JARA FUENTES
A B O G A D O
. tefe División de Auditoría
Adn ,rilstraUva
AL SEÑOR
JEFE DE LA UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNO
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
PRESENTE
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
D I V I S IÓN D E AU D I T OR ÍA AD MI N I ST R AT I VA
Á R E A E D U C A C I Ó N
PMET N°13.027
U C E N ° 1
INFORME FINAL N° 113, DE 2014, SOBRE
AUDITORÍA A LOS GASTOS
OPERACIONALES DE LA SOCIEDAD DE
DESARROLLO TECNOLÓGICO DE LA
UNIVERSIDAD DE SANTIAGO DE CHILE
LIMITADA Y A LOS PROYECTOS
RELACIONADOS DE LA UNIVERSIDAD DE
SANTIAGO DE CHILE.
SANTIAGO,
3 0 M A R 2 0 1 5
En cumplimiento del plan anual de
fiscalización de este Organismo de Control para el año 2014, y en conformidad con lo
establecido en el artículo 16, inciso 2°, de la ley N° 10.336, de Organización y
Atribuciones de la Contraloría General de la República, se efectuó una auditoría a los
gastos operacionales de la Sociedad de Desarrollo Tecnológico de la Universidad de
Santiago de Chile Limitada, en adelante, e indistintamente la Sociedad, SDT o SDT
USACH LTDA. Asimismo, en virtud de los artículos 95 y siguientes de la referida ley,
se examinaron proyectos de la Universidad de Santiago de Chile, USACH, de acuerdo
a los convenios de administración suscritos con la referida empresa. El equipo que
ejecutó la fiscalización fue integrado por las señoras Carmen Gloria Campos Leiva,
Katterin Barrera Cortez y el señor Roberto Alarcón Tapia, auditoras y supervisor,
respectivamente.
ANTECEDENTES GENERALES
Por decreto N° 150, de 1991, la Universidad
de Santiago de Chile aprobó la creación de la actualmente denominada Sociedad de
Desarrollo Tecnológico de la Universidad de Santiago de Chile Limitada, constituida
por escritura pública de fecha 23 de mayo de 1990, cuyo capital corresponde en un
90% a la Universidad de Santiago de Chile y en un 10% a la Fundación para el
Funcionamiento, Desarrollo y Promoción del Planetario, que también pertenece a
dicha casa de estudios.
El objeto inicial de la aludida sociedad se
enfocó en el desarrollo, coordinación, promoción y apoyo de las actividades que
realice ese plantel en materias de transferencia de tecnologías, asistencia técnica,
educación continua y prestación de servicios técnicos, orientándose hacia la
comunidad en general y al sector empresarial en particular.
SEÑOR
RAMIRO MENDOZA ZÚÑIGA
CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA
P R E S E N T E
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Á R E A E D U C A C IÓ N
Por escritura pública del 15 de marzo de 1997,
otorgada en la notaría de don Félix Jara Cadot, la entidad amplió su objeto social,
modificando su nombre al actual, además de sustituir la cláusula cuarta, relacionada
con la administración social, especificando que podrá: ...administrar contable y
financieramente los programas, servicios y cursos de nivel académico que desarrolle
la Universidad de Santiago de Chile .
Su visión es Ser una entidad colaboradora de
la Universidad de Santiago de Chile que aporta al desarrollo y crecimiento de la Casa
de Estudios Superiores para el cumplimiento de su misión institucional .
A su vez, es parte de su misión Apoyar y
gestionar la formulación, presentación y administración económica y financiera de los
proyectos desarrollados por las unidades académicas de la Universidad de Santiago
de Chile relacionadas con transferencias de tecnología, asistencia técnica,
capacitación, y prestación de servicios técnicos en entidades públicas y privadas .
La actividad principal a la cual están referidos
sus ingresos, costos y gastos corresponde a su gestión como administradora de los
proyectos desarrollados por las facultades y demás organismos dependientes de la
USACH, y por la cual percibe un 10% de los ingresos brutos, por el concepto
denominado derecho universitario y un 20% cuando le corresponde administrar
programas de magíster.
Dichos orcentajes
e
ncuentran
establecidos en el decreto N° 969, de 1997, de la citada universidad, en el cual,
además, se dispone que los excedentes que generen esos proyectos, se distribuirán
en un 20% para la facultad, y en un 80% para el departamento académico de que se
trate.
La administración de los proyectos se efectúa
en base a los convenios celebrados por los representantes de cada una de las sedes
universitarias y los de la SDT, acuerdos que contienen una cláusula que establece
específicamente las actividades que efectuará la sociedad, del siguiente tenor:
La Universidad encomienda a la SDT USACH
la administración financiera del proyecto denominado..., SDT USACH actuará por
cuenta propia realizando las siguientes funciones y actividades conexas y accesorias
a ellas:
a)
Facturación y percepción de los ingresos del proyecto.
b)
Realización de pagos de proveedores de bienes y servicios correspondientes a
gastos operacionales del proyecto.
c ) Adquisición de activos fijos.
d)
Pago de honorarios a prestadores de servicios del proyecto.
e)
Gestión administrativa del proyecto .
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Es dable anotar que los ingresos que generan
los aludidos convenios son recaudados por la SDT y administrados por la misma.
Ahora bien, con carácter reservado, mediante
los oficios N
o s 94.601 y 94.602, ambos de 2014, de este origen, fue puesto en
conocimiento de la Universidad de Santiago de Chile y de la Sociedad de Desarrollo
Tecnológico de la Universidad de Santiago de Chile Limitada, respectivamente, el
preinforme de observaciones N° 113, del mismo año, con la finalidad de que
formularan los alcances y precisiones que, a su juicio, procedieran.
Asimismo, cabe anotar que la Universidad de
Santiago de Chile no dio respuesta al preinforme de observaciones N° 113, de 2014,
por lo que corresponde mantener todas las objeciones originalmente planteadas a su
respecto.
Por su parte, la citada empresa contestó
mediante el oficio sin número, de 30 de diciembre de 2014, cuyos antecedentes y
argumentos han sido considerados en lo que concierne a esa entidad, para elaborar el
presente informe final.
Es del caso consignar que la SDT formula
descargos no solo sobre los aspectos que le competen sino también en relación a las
objeciones relativas a materias propias de la USACH, por lo que es necesario recordar
que la Universidad de Santiago de Chile es una persona jurídica de derecho público,
integrante de la Administración Pública, conforme lo previsto en el artículo 1° de la ley
N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del
Estado, y cuyo estatuto orgánico fue aprobado mediante el decreto con fuerza de ley
N° 149, de 1981, del Ministerio de Educación, en tanto la SDT USACH LTDA., es una
sociedad privada de responsabilidad limitada, creada por decreto
N° 150, de 1991, de
la USACH, correspondiendo, por ende, a instituciones distintas y de naturaleza
jurídica igualmente diversa.
Por lo mismo, esta Entidad Fiscalizadora
realizó la presente fiscalización en ambas organizaciones por separado, practicándose
en la USACH una auditoría y examen de cuentas, en virtud de los artículos 21 y
siguientes y, 95 y siguientes de la citada ley N° 10.336, y en la SDT USACH LTDA.,
una revisión a la regularidad de sus operaciones, conforme al artículo 16, inciso
segundo, de la referida ley.
Ello dio origen a un preinforme de
observaciones, que fuera remitido a las respectivas autoridades de una y otra entidad
visitada, a fin de que respondieran a las observaciones contenidas en dos acápites
diferentes, denominados A , observaciones concernientes a la SDT, y B , relativas a
la USACH, otorgándoseles un plazo a fin de que contestaran las objeciones que les
fueron formuladas.
En consecuencia, cabe advertir que la
existencia de relaciones de cooperación entre ambas entidades, no justifica que la
SDT emita su respuesta en lo que concierne a la USACH y que esta haya omitido
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circunstancias, en conformidad con lo establecido en el artículo 16, inciso 2°, de la
citada ley N°10.336, atendida la naturaleza privada de esa institución.
A su turno, la metodología y las pruebas tanto
de control como sustantivas, fueron aplicadas a las operaciones realizadas por la
Universidad de Santiago en relación con la mencionada sociedad, de acuerdo a los
artículos 21 y siguientes y, 95 y siguientes de la referida ley N°10.336.
UNIVERSO Y MUESTRA
Conforme a los antecedentes provistos por la
entidad fiscalizada, el universo comprendió los gastos asociados a los proyectos de la
Universidad de Santiago de Chile administrados por la SDT mediante los respectivos
convenios, los cuales totalizaron 3.300 egresos y que, en su conjunto, ascendieron a
$ 2.177.516.050, para el año 2013.
Las partidas sujetas a examen se
determinaron mediante muestreo estadístico, con un nivel de confianza del 95% y una
tasa de error de un 3%, parámetros estadísticos aprobados por este Organismo
Contralor, cuya muestra alcanzó a 119 desembolsos, los que corresponden a
S
40.820.327 y representan un 2% del universo antes identificado. Además, se
analizaron partidas claves no incluidas en la muestra estadística, relativas a 23
erogaciones por un monto de $ 200.645.567, las cuales representan un 9% del
universo antes señalado, dada la relevancia de los montos involucrados en los
proyectos asociados a la muestra estadística determinada.
El total examinado, considerando muestra
estadística y partidas claves, comprende 142 gastos, que equivalen a $ 241.465.894,
representando un 11% del universo mencionado.
Tabla N°1: Universo y Muestra
M A T E R I A
E S P E C I F I C A
U N I V E R S O
M U E S T R A
E S T A D Í S T I C A
P A R T I D A S C L A V E S
T O T A L
Cantidad
de
egresos
M $
Cantidad
de
egresos
M $
Cantidad
de egresos
MS
Cantidad
de
egresos
M $
% de I
universo
Egresos 3300
2.177.516
119
40.820
23
200.646
142 241.466
11,09
Fuente: Sistema contable, U nidad de Contabilidad de la S D T.
La información validada fue proporcionada por
la SDT y por la USACH y puesta a disposición de esta Contraloría General en
sucesivas entregas, siendo las últimas de ellas recibidas los días 10 septiembre y 7 de
noviembre, de 2014, respectivamente.
RESULTADO DE LA AUDITORIA
Del examen practicado, se determinaron las
siguientes situaciones.
Como cuestión previa, cabe señalar que la
citada empresa, en su respuesta contenida en el oficio sin número, de 30 de diciembre
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de 2014, formula diversas consideraciones generales relativas, entre otros aspectos,
a
la calidad y atributos de la muestra seleccionada por esta Entidad Fiscalizadora para
realizar su auditoría; y a que se interprete erróneamente como ineficaz su gestión;
agregando que espera recomendaciones tendientes a mejorar sus procesos.
Finalmente, destaca que los honorarios de que se trata en el preinforme no son
suscritos por la universidad sino que por la
S D T y el prestador de servicios.
En relación con lo representado por el Director
Ejecutivo de Empresas USACH, se debe precisar, tal como se indica en el cuerpo del
aludido preinforme y del presente informe final, que esta Contraloría General efectúa
sus revisiones en base a una metodología de auditoría y a un muestreo estadístico
bajo parámetros aprobados por esta para tales efectos.
Igualmente, es necesario puntualizar que los
criterios para determinar las partidas adicionales que se exponen más adelante no
tienen por qué coincidir con los que plantea esa administración ya que los objetivos de
la revisión son determinados por esta Entidad de Control.
Asimismo, cabe anotar que la auditoría
presenta un objetivo acotado según se expone, por lo que las interpretaciones que
terceras personas pudieren realizar sobre sus contenidos y alcances escapan al
control de este Organismo Fiscalizador.
Por último, en cuanto a lo manifestado en el
sentido que los contratos a honorarios serían suscritos por la SDT y no por esa casa
de estudios, cabe señalar que, contrariamente a lo expresado, el examen material de
los referidos acuerdos indica que estos son celebrados por directivos de la USACH, y
no por esa empresa.
A. OBSERVACIONES CONCERNIENTES A LA SOCIEDAD DE DESARROLLO
TECNOLÓGICO DE LA UNIVERSIDAD DE SANTIAGO DE CHILE LIMITADA
I. ASPECTOS DE CONTROL INTERNO
1. Ausencia de control en cuentas contables de activo.
Se constató la existencia de transferencias
electrónicas o depósitos en la cuenta corriente no identificados por la SDT, así como
diferencias entre los saldos del registro libro mayor y sus respectivos análisis de
cuentas. materias que se abordan en detalle en el numeral 2, del acápite II, sobre
Regularidad de las Operaciones.
Lo anterior no se aviene con el modelo
internacional de control interno, Committee Of Sponsoring Organizations, COSO, por
cuanto no se han ejercido las acciones necesarias a fin de registrar oportunamente y
adecuadamente los hechos económicos, factor esencial para asegurar la oportunidad
y fiabilidad de la información que la institución mantiene.
En su oficio de respuesta la sociedad expresa
que considera un error afirmar que existe ausencia de control, debido a que para tales
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propósitos, la SDT ha publicado con fecha 2 de octubre de 2014, el procedimiento
ingresos no identificados, PD-SAF-013 del Sistema de Gestión de Calidad de la SDT.
Al respecto, se debe precisar que si bien en
su respuesta el Director Ejecutivo de la SDT se refiere al documento titulado
PD-SAF-013, aprobando su actualización con posterioridad a la auditoría en cuestión,
remite el PD-SAF-026, que efectivamente corresponde a ingresos no identificados ,
mediante el cual se norma el registro contable de las referidas partidas no
individualizadas, por lo que corresponde subsanar la observación formulada.
2. Falta de control sobre proyectos de la USACH administrados por la SDT.
Sobre el particular, se constató que la gestión
administrativa que realiza la SDT a los proyectos de la USACH, no presenta evidencia
de que estos hayan sido supervisados o controlados por la sociedad, encontrándose
desactualizados y no operativos los presupuestos presentados para cada uno de
ellos, situación que le resta valor a esta herramienta de gestión, al no entregar
información oportuna y actualizada del control financiero, materia que se aborda en el
numeral 6, del capítulo II, sobre Regularidad de las Operaciones.
La situación presentada denota carencia de
procedimientos de control y monitoreo que debe realizar la sociedad, lo que no se
encuentra en concordancia con lo señalado en el citado Informe COSO, el cual
expone en su componente Monitoreo que los sistemas de control interno necesitan
ser monitoreados para apreciar su desempeño a lo largo del tiempo.
En sus descargos la SDT plantea que solo le
corresponde la gestión administrativa de los proyectos, lo cual se encuentra
establecido en el contrato de administración. Agrega que no tiene facultades, ni posee
las competencias necesarias para controlar la ejecución técnica de ellos.
Continúa, precisando que las empresas u
organismos públicos que reciben los servicios de los proyectos administrados por ella,
constituyen un mecanismo de control externo, toda vez que si tales servicios no fueren
correctamente prestados, dicha empresa u organismo no pagaría las respectivas
facturas.
En relación con la materia, procede anotar
que en cada uno de los convenios que celebra la USACH con la SDT, se estipula que
dicha entidad se hará cargo de la administración financiera de los proyectos, lo que
implica, entre otros, ejercer el control sobre el presupuesto de los mismos, lo que en la
especie no se evidencia, razón por la cual se mantiene lo observado.
3.
Inexistencia de control sobre los contratos a honorarios asociados a los proyectos.
La SDT no ejerce un control respecto de la
ejecución efectiva de los contratos, tal situación se genera en atención a que los
respectivos convenios son suscritos por la propia universidad y la sociedad señala que
solo le corresponde la gestión administrativa y financiera de los proyectos.
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Lo anterior, al igual que
lo consignado en el
punto precedente, no se ajusta a lo establecido en el mencionado Informe COSO en
su componente Actividades de control , en orden a mantener controles efectivos
sobre las labores que desarrolla.
El Director Ejecutivo de la sociedad reitera en
su respuesta que solo le corresponde la gestión administrativa de los proyectos,
conforme lo establece el contrato de administración y no tiene facultades, ni posee las
competencias necesarias, para controlar la ejecución técnica de los aludidos
acuerdos.
Agrega, que el jefe de proyecto es quien
autoriza el pago de los honorarios, una vez recibidos los servicios indicados en el
contrato, solicitándolos a través de un formulario dispuesto para el efecto.
Puntualiza que la referida sociedad es una
corporación de derecho privado, por lo tanto, no corresponde requerir que estas
personas firmen un libro de asistencia ya que ello asigna subordinación y
dependencia, debiendo cambiar la modalidad contractual a plazo fijo o indefinido,
según la normativa laboral.
Finalmente, sobre el Informe COSO
manifiesta que desconoce que este constituya una norma técnica o jurídica vinculante
para la SDT USACH LTDA.
Sobre el particular, si bien es atendible que el
jefe de proyecto sea quien ejerza por parte de la universidad, el control directo sobre
los contratados, corresponde que esa sociedad -en cuanto entidad ejecutora- cuente
con la documentación que permita respaldar los pagos que originen las prestaciones,
lo que no ocurre, de modo de mantener su propio control, dado que es ella quien
realiza el pago a los prestadores de servicios y, por ende, debe asegurar el cabal
cumplimiento de los servicios contratados con el objeto de satisfacer, a su vez, el
encargo formulado por la USACH en cada caso.
Seguidamente, resulta pertinente manifestar
que, el Informe COSO constituye una técnica marco de control interno reconocida
internacionalmente como estándar para las organizaciones del sector privado, que
contribuye a mejorar sus operaciones, con el fin de cumplir los objetivos para los
cuales fue creada. Por ende, se mantiene la objeción.
II. REGULARIDAD DE LAS OPERACIONES
1. Incumplimiento de instrucciones impartidas por el Servicio de Impuestos Internos.
Es dable manifestar que en el informe final
N°201, de 2009, esta Contraloría General observó que la sociedad auditada no emitió
facturas de venta por los servicios de administración de proyectos a la USACH, a raíz
de lo cual se formuló una consulta al Servicio de Impuestos Internos, SII, organismo
competente sobre la materia.
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Dicha entidad se pronunció formalmente sobre
el tema a través de su ordinario N° 698, de 2013, concluyendo que ... los ingresos
percibidos por la sociedad, por concepto de
-
Derecho Universitario , no se encuentran
afectos a IVA, toda vez que el mandato encomendado, a saber, realizar la gestión
administrativa de los proyectos efectuados por la universidad, es de carácter civil y no
comercial, no encontrando dicha actividad una clasificación dentro de aquellas
detalladas en los N
o s
3 o 4, del artículo 20, del decreto ley N° 824, sobre Impuesto a la
Renta, presupuesto básico para que los servicios se encuentren gravados con IVA .
El aludido oficio N° 698, de 2013, concluye
que Respecto de la emisión de documentos tributarios, procede emitir por la
percepción de los referidos ingresos, facturas por servicios no gravados y/o exentos
de IVA, establecidas mediante resolución exenta N° 6.080, de 1999, salvo que dichos
servicios se encuentren estipulados en un instrumento público o privado firmado ante
Notario .
Tenidos a la vista y analizados los
antecedentes al respecto, se constató que la SDT no ha dado cumplimiento a la
instrucción de facturar a las distintas facultades de la USACH los ingresos por
concepto del cobro de Derecho Universitario , los cuales en el año 2013 ascendieron
a $ 1.980.094.626, ni tampoco cuenta con un contrato, instrumento público o privado
firmado ante notario que respalde la prestación de estos servicios, situación que no se
ajusta a lo dispuesto en el precitado oficio ordinario N° 698, de 2013 del Servicio de
Impuestos Internos.
Refiriéndose a este punto, la sociedad
examinada indica que el SII le instruyó realizar un contrato privado ante notario, el que
aún no se ha concretado, en razón del costo que implica su suscripción y la cantidad
de proyectos que maneja, a saber, 1.110.
Agrega que para acatar la citada instrucción,
el directorio aprobó la confección de un contrato firmado por el Rector de la
Universidad de Santiago de Chile y el Director Ejecutivo de la SDT USACH,
documento que debe ser aprobado por el Departamento Jurídico de la USACH y
enviado a esta Contraloría General para que tome conocimiento.
Continúa, señalando que durante los años
2013 y 2014 la empresa fue fiscalizada por parte del SII, quien no hizo observaciones,
ni cursó las multas correspondientes. Por ello, no entiende por qué esta Entidad de
Control se atribuye facultades fiscalizadoras que no le competen, aun cuando
entiende su preocupación al respecto.
Sobre el particular, es necesario recordar que
las facultades fiscalizadoras de esta Entidad de Superior de Control, se encuentran
establecidas en el artículo 16, inciso 2°, de la ley N° 10.336, de Organización y
Atribuciones de la Contraloría General de la República. Por ende, la revisión considera
verificar la regularidad de sus operaciones, lo que implica el cumplimiento de la
normativa que le resulta aplicable, aun la de índole tributaria, lo que no significa
inmiscuirse en las atribuciones o competencia del órgano responsable de esa materia,
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)
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el cual se pronunció específicamente sobre el asunto, sin que esa sociedad esté
dando cumplimiento a lo resuelto por aquel, lo cual no puede ser obviado por este
Organismo Fiscalizador.
En atención a lo expuesto y dado que la
medida enunciada por la entidad para regularizar la situación en comento no se ha
conc retado, debe confirmarse la observación formulada inicialmente.
2. De las concil iaciones bancarias.
2.1 Ingresos no identificados.
La SDT administra sus transacciones
financieras mediante la cuenta corriente N° 10358391, del Banco de Crédito e
Inversiones, BCI, la cual consigna movimientos de fondos tanto de la propia entidad,
com o de los proyectos de la u niversidad gestionados por esta.
A su turno, se constató el registro de
transferencias o depósitos no identificados por esa sociedad, en las conciliaciones
bancarias de la referida cuenta corriente, los que se contabilizan cargando la cuenta
N°110107 Banco y abonando la cuenta código 110407, Ingresos no Identificados ,
con la finalidad de controlarlos separadamente y que no permanezcan como partidas
en concil iación.
Cabe señalar, que si bien se realiza un
análisis de la referida cuenta, código 110407, "Ingresos no Identificados" a la fecha del
preinfome de auditoría, agosto de 2014, existían registros con una antigüedad de
hasta 9 años, que aún no habían sido regularizados, vale decir, que no se han
rebajado de la cuenta por cobrar correspondiente, toda vez que no se ha identificado
el deudor o el proyecto por el cual se originaron. E l detalle se expone a c ontinuación:
T abla N ° 2: R esumen de ingresos no identificados
Año
aldo según balance
al 31 de diciembre de
2013 ($)
Montos aclarados
($)
S aldo al 30 de
agosto de 2014, sin
aclarar ($)
2005
53.125.616
43.931.662
8.025.487
2006
74.499.075
66 473.264 8.025.811
2007
43.027.016 39.893.838
3.133.178
2008 43.480.390
37.116.110
6.364.280
2009 950.871.103
943.266 .706
7.604.397
2010
713.964.787 702.924.751
11.040.036
2011
879.047.765 869.795.079 9.252.686
2012
1.078.217.586
1.047.613.501
30.604.085
2013 1.875.116.985
1.816.836.361
58.280.624
2014
1.997.958.479 1.755.675.407 242.283.072
Total
384.613.656
Fuente: Análisis de la cuenta contable N°110407, de la Sociedad de Desarrollo Tecnológico de la USACH Ltda.
La situación descrita no se condice con la
aplicación general de la técnica y de la práctica contable, en el sentido de que los
hechos económicos deben ser registrados en forma oportuna y estar claramente
expuestos y contabilizados en los respectivos registros, a fin de que en base a ellos
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sea posible la emisión de los informes que correspondan, con el sustento de los
análisis de las cuentas pertinentes.
De igual forma, no se ajusta a la normativa
contenida en el Informe COSO, específicamente con el componente Actividades de
Control que considera las principales directivas para la implantación de controles, por
cuanto no se han ejercido las acciones necesarias a fin de registrar oportuna y
adecuadamente los hechos económicos, factor esencial para asegurar la
disponibilidad y fiabilidad de la información que la institución mantiene, base para la
adopción de decisiones.
En su respuesta, la SDT expresa que ha
adoptado acciones durante el año 2014 para efectuar el reconocimiento de estos
ingresos. Para estos efectos, creó una cuenta de correo institucional
, con el objeto de agilizar la identificación de los abonos en
efectivo por el pago de aranceles o matrículas, realizados directamente en las cuentas
corrientes de la empresa. Agrega, que se implementó el procedimiento PD-SAF-026,
en el cual se documentó el modo de reconocer estos recaudos.
En cuanto a los haberes no identificados de
los cuatro períodos más antiguos, indica que estos serán regularizados reconociendo
un ingreso fuera de la explotación debido a que, no obstante haber realizado las
gestiones necesarias para aclarar a qué proyectos corresponden, no se han obtenido
resultados favorables.
Finalmente, hace presente que de los
$ 242.283.072 que se mantenían como saldo de la referida cuenta al 31 de agosto de
2014, se ha identificado el 73% de estos, equivalente a un total de $ 176.874.008 al
30 de noviembre de 2014.
Al respecto, debe confirmarse la observación,
debido a que en esta oportunidad no fueron proporcionados los antecedentes que
acrediten las acciones aludidas, a fin de corregir la situación objetada.
2.2 Diferencia entre la cuenta del mayor contable código 110407, Ingresos no
Identificados y su análisis de cuenta.
Sobre el particular, es dable señalar que,
examinados los antecedentes facilitados por la SDT de la referida cuenta, se observó
que existe una diferencia de $ 18.285.855, originada entre el saldo según libro mayor,
que asciende a $ 247.338.024, y el saldo según el análisis de la cuenta, que totaliza
$ 265.023.879, al 31 de diciembre de 2013. A su turno, dicha diferencia alcanzaba la
suma de $ 28.359.488, al 30 de agosto de 2014.
En relación a la materia, cabe indicar que el
análisis periódico de las partidas que componen el balance constituye una fortaleza
del control interno, toda vez que avala la razonabilidad de la información financiera
contable, contribuyendo al cumplimiento de la letra f) del artículo tercero de la
modificación de la escritura de constitución de dicho organismo, en el que se indica
que le compete a esa sociedad administrar contable y financieramente los programas,
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servicios y cursos de nivel académico que desarrolle la Universidad de Santiago de
Chile.
El hecho expuesto revela deficiencia en el
procedimiento de registro y control y pugna con los principios del aludido modelo
COSO, los cuales indican que toda organización debería contar con los
procedimientos y medidas necesarias para garantizar la preservación de los recursos
de la empresa, atributos de la información que en las circunstancias señaladas no
están del todo sustentados.
Al respecto, la dirección de la empresa
auditada señala que el análisis de la cuenta corriente permite una revisión de los
ingresos mediante la cual se puede identificar y controlar periódicamente las partidas
no conciliadas y que, una vez detectadas las diferencias se procede a su
regularización.
Añade, que se ha instruido a la Unidad de
Tesorería de la SDT regularizar las inconsistencias del ejercicio contable 2014, ya que
éstas deberán ser auditadas por la em presa externa encargada al efecto.
En virtud de lo anterior, se mantiene la
objeción, por cuanto la medida objetada para regularizar el hecho observado aún no
se m aterializa.
2.3 C heque caducado.
Revisada la conciliación bancaria de la
sociedad del mes de diciembre de 2013, se examinaron los cheques girados y no
cobrados, observándose la existencia del documento N°
1962812, emitido por un
monto de $1.400.000, el cual se encuentra vencido, registrando una antigüedad
superior a cuatro años, sin que se haya efectuado una reclasificación contable de
dicha deuda en una c uenta de pasivo.
Lo descrito no se aviene con los plazos de
cobro establecidos en el artículo 23, del decreto con fuerza de ley N° 707, de 1982,
del Ministerio de Justicia, que Fija Texto Refundido, Coordinado y Sistematizado de la
Ley sobre Cuentas Corrientes Bancarias y Cheques, el cual dispone los plazos de
caducidad de los cheques girados y no cobrados, los que en la especie no han sido
aplicados.
Acerca de este punto, la SDT informa que el
aludido documento corresponde a una garantía por un arriendo suscrito en el año
2009, entre la Sociedad de Desarrollo Tecnológico y la Sociedad Técnica Minera
Limitada, RUT N° 78.779.450-5.
t
Agrega que esta transacción se contabilizó
según comprobante de traspaso T-13.060 de la referida anualidad y se imputó en la
cu enta contable D ocu mentos en Garantía donde se encu entra registrada a la fecha.
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Finalmente, en cuanto a la transacción
N°16.165, expresa que la Unidad de Recursos Humanos de la SDT es quien solicita
la contabilización y pago de los sueldos, imposiciones y otros relacionados con el
área, lo que se efectúa a través de memorándum o carta, conforme lo dispone el
numeral 5.1.4 del procedimiento PD -S A F-013.
En atención al análisis de los nuevos
antecedentes proporcionados en esta oportunidad por esa empresa, corresponde
levantar la observación formulada.
4. Bienes no transferidos por la Sociedad de Desarrollo Tecnológico a la USACH.
La SDT, por cada proyecto que administra,
debe contabilizar las compras de los activos fijos asociados a ellos, los cuales son
requeridos por los jefes de los mismos, funcionarios de la USACH, mediante los
respectivos formularios de solicitud de compra, en
los
que se autoriza su adquisición
con las visaciones c orrespondientes.
En este orden, los bienes deben ser
entregados a la universidad cada cierto período de tiempo, según lo pactado en la
cláusula sexta de los convenios, acorde a lo cual Los activos fijos que se adquieran
durante un ejercicio con cargo a ingresos del proyecto deberán ponerse a disposición
de la universidad trimestralmente, o en las oportunidades que el jefe de proyecto o
autoridad académic a o adm inistrativo lo solicite .
Al respecto, se efectuó una revisión de 50
especies, producto de lo cual se constató la existencia del software Dynoware modelo
5697A1, con cables de conexión 170A11142 y 1200A2, valorizado en $ 6.906.590,
según factura N° 29, de la empresa Asesorías Servicios e Inversiones Cobo y Pino
Limitada, el que fue adquirido el 8 de abril del 2013; sin embargo, a la fecha de la
auditoría, agosto de 2014, aún no había sido transferido a la U S A C H.
Sobre la materia, el Director Ejecutivo de la
SDT manifiesta que la aplicación ...Dynoware es una licencia de un programa
computacional, por ende, se define como gasto o costo diferido, en el sentido que se
constituye en un recurso que genera beneficios más allá de lo que reporta un ejercicio
com ercial, en consecuenc ia, no tiene la condic ión de ser un activo fijo .
Agrega, que los softwares financiados por los
proyectos que administra la SDT USACH, se rigen por el Sistema de Registro y
Control de Bienes y Manual de Procedimientos Administrativos , el cual, en lo que
interesa, artículo 37, párrafo segundo, no incluye a las aplicac iones com putacionales.
Acerca del particular, es menester precisar
que el párrafo segundo del precitado artículo 37, hace referencia a la documentación
en que constan los derechos que tiene la entidad universitaria sobre los bienes
intangibles, los cuales deberán registrarse y mantenerse en custodia en las unidades
que la generaron, siendo, además, incluidos en el archivo que mantiene la Unidad de
C ontrol de Bienes de la U S A C H.
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CHILE
Establecido lo anterior, cabe indicar que las
explicaciones emitidas por el referido personero, no permiten salvar la objeción
formulada, toda vez que el software fue comprado en el marco del proyecto FIN-00
Excedentes de la Facultad de Ingeniería , de la Universidad de Santiago de Chile.
5. Falta de acreditación de recepción conforme de mercaderías y/o servicios.
Además, se observó la existencia de 19
facturas de compra de mercaderías y/o prestación de servicios que totalizaron
S 41.133.101, de los cuales no consta la recepción conforme de estos, así como
tampoco, la identificación del funcionario que los recibió. El detalle de tales casos
expone en el siguiente recuadro:
Tabla N°4: Documentos sin recepción conforme del producto o servicio
Código del
proyecto
Glosa
N° ide
comprobante de
egreso
Monto en
($)
421
Arriendo Salón y Servicio Coffe
10.096
4.490
8.402.075
1.773.100
omputador
-Monitor Impresoras- Toshiba L845
1 T óner Hp A lto R endimiento
4.176
114.240
Servicios de Cafetería
478
102.350
700
Caldera Ivar Vapor Bhp 800 11.8bat
6.844
13.927.760
65 Tarjeta Gift C ard
11.050
3.250.000
Tarjetas Gift Card
17.456
3.250.000
9 Pizarras 2.667 1.566.040
Tóner Hp Laserjet Color
5.276 198.428
Chapitas Promocionales
14.578 44.625
861
3 Sap2000 V 16 E ducacional (10 Usuario)
17.485
2.957.245
Insumos Varios Maquina Café
7.699
91.273
2 M ouse
12.390
14.813
1118
Tarjeta Gift Card
17.455 2.425.000
Asesoría Proyecto
7.761
746.500
Sierras Guinchas
3.463
153.508
4 Tinta Penetrantes
10.062
52.922
3219
2 Bom bas P eristált icas
8.125 2.063.222
Total 41.133101
Fuente: Comprobantes de egreso, Sociedad de Desarrollo Tecnológico USACH Limitada.
La situación descrita evidencia falta de
procedimientos de control sobre la recepción del documento de compra (factura o guía
de despacho) de productos o servicios, vulnerando además lo previsto en la letra b)
del artículo 4° y en letra c) del artículo 5° de la ley N° 19.983, que Regula la
Transferencia y Otorga Mérito Ejecutivo a Copia de la Factura.
En su oficio de respuesta la entidad
fiscalizada expresa que la revisión de los productos y/o servicios corresponden a las
unidades académicas, y a los jefes de cada proyecto.
Continúa, señalando que no es resorte suyo
verificar la recepción conforme, ni tampoco identificar al funcionario que los recibió,
dado que la Unidad de Proyectos de la SDT es la que revisa que cada solicitud de
pago a los proveedores cuente con la autorización del jefe del proyecto que solicita la
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compra y del director de la unidad académica de la facultad a la cual pertenece. Por
ende, esa es la instancia c ompetente para la revisión.
Agrega, que no obstante lo expuesto
precedentemente, ha adoptado la decisión de incluir una cláusula en el "Formulario de
Solicitud de Pago de Facturas N° 7 , que incorpore la recepción conforme por
mercadería o servicios. Asimismo, con fecha 30 de diciembre de 2014, emitió un oficio
a través del cual se imparten instrucciones para evitar, tanto pagar facturas por
mercaderías o servicios no recibidos a satisfacción del usuario, como que dichos
docu mentos adquieran mérito ejecutivo a la luz de la ley N ° 19.983.
Finalmente, en lo que atañe a los casos de la
tabla N° 4, expresa que los saldos y cargos en cada proyecto son periódicamente
revisados, y si hubiese cargos por servicios no recibidos, se habrían reportado a fin de
adoptar las medidas que fueren pertinentes.
Sin perjuicio de las acciones informadas por la
SDT se mantiene la observación, toda vez que se trata de una situación consolidada,
no susceptible actualmente de regularización, en tanto las medidas que compromete
tendrán su materializac ión en el futuro.
6. Proyectos con presupuestos desactualizados.
Al respecto,
e determinó que los
presupuestos asociados a cada proyecto que administra la SDT, no se encuentran
actualizados y difieren de los valores realmente desembolsados en el año 2013,
situación que revela falta de control, ya que no se estaría exigiendo el cumplimiento
de los límites de los gastos.
En este sentido, es dable expresar que los 5
proyectos analizados evidencian erogaciones que superan las estimaciones previstas
según los planes presupuestarios, de manera que, en estricto rigor, dicha herramienta
de gestión no se enc uentra operativa en pro del control f inanciero de estos.
T abla N ° 5: Gastos de proyectos
Código del
Proyecto
Año de presentación
Monto de gastos según
presupuesto del proyecto
($)
Monto de gastos efectivos
del proyecto, al 2013
($)
421
2003
154.500.000
220.684.486
3219 2007
59.700.000
87.861.773
3077
2009
20.000.000 201.800.968
861 2010
698.700.000 763.794.109
1118 2011
97.770.000 492.632.200
Fuente: Expedientes de los proyectos y del sistema contable del SDT USACH Limitada.
Detalle contenido en Anexo N°1
Lo anterior vulnera lo dispuesto en la letra f)
del artículo tercero de la modificación de la escritura de constitución de la sociedad en
análisis, en el cual se expone que a la SDT, le corresponde Administrar contable y
financieramente los programas, servicios y cursos de nivel académico que desarrolle
la U niversidad de Santiago de C hile .
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B. OBSERVACIONES CONCERNIENTES A LA UNIVERSIDAD DE SANTIAGO DE
CHILE
Al respecto, en forma previa a la exposición
de las observaciones que se desprenden del examen efectuado, es necesario reiterar,
tal como se indicó en el acápite sobre Antecedentes Generales de este informe, que
la Universidad de Santiago de Chile no dio respuesta a las observaciones contenidas
en el preinforme
N° 113, de 2014, de este origen, por lo que estas se mantienen
íntegramente.
Luego, en cuanto a la revisión efectuada por
esta Contraloría General a los proyectos que la universidad encomendó a la SDT,
cabe indicar que esta se enfocó principalmente a verificar el cumplimiento de la
jornada laboral de los funcionarios que fueron contratados a honorarios por dicha casa
de estudios superiores para prestar sus servicios en estos, y la existencia de los
activos adquiridos por dicha sociedad, los que deben ser traspasados a la USACH.
Sobre el particular se determinaron las
siguientes situaciones:
I. ASPECTOS DE CONTROL INTERNO
1 .
Auditoría
Interna.
Es dable manifestar que de acuerdo a los
antecedentes facilitados por la entidad fiscalizada, en el marco de las actividades
realizadas por la Contraloría Universitaria de la USACH, durante el 2013, si bien se
llevaron a cabo auditorías asociadas al control de asistencia de los funcionarios de la
universidad, no se contemplaron en sus revisiones la ejecución de los proyectos que
desarrolla esa institución universitaria a través de la SDT; como tampoco los incluyó
en su plan de trabajo para el año 201 4.
Lo anterior, pugna con lo previsto en los
artículos 38 y 39 de la aludida resolución exenta
N°
1.485, de 1996, que Aprueba
Normas de Control Interno de la Contraloría General, que dicen relación con que los
directivos deben vigilar continuamente sus operaciones y adoptar inmediatamente las
medidas oportunas ante cualquier evidencia de irregularidad o de actuación contraria
a los principios de ec onomía, eficienc ia o eficac ia.
2. Inexistencia de manuales de procedimientos.
Acerca de este punto, se comprobó que no
existen instrucciones sobre la normalización y regulación del proceso de las
operaciones que se efectúan en el marco de los proyectos que se le encargan a la
SDT, tales como la forma de rendir la cuenta, las autorizaciones requeridas, a quién le
corresponde celebrar los contratos a honorarios de los funcionarios para desempeñar
labores en la sociedad y el control de los mismos, entre otros aspectos, de modo que
las actividades se vienen desarrollando conforme a la práctica y a las instrucciones
verbales sobre la materia.
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Lo señalado contraviene los numerales 43 al
47, de la precitada resolución exenta N° 1.485, de 1996, que indica que una institución
debe tener pruebas escritas de su estructura de control interno, incluyendo los
objetivos y procedimientos de control, y de todos los aspectos pertinentes a las
transacciones y hechos significativos. Asimismo, la documentación debe estar
disponible y accesible para su verificación por personal apropiado y por los auditores.
3. Falta de segregación de funciones.
No se evidencia una adecuada segregación
de funciones en cuanto a la aprobación de los sobregiros en el marco del proyecto
N°1118, denominado Prosecución de Estudios de Ingeniería Civil Industrial , de la
Facultad de Ingeniería de la USACH, por parte del señor Alfredo Arugas Abuin, en su
calidad de Director de dicha Facultad, para la compra de 3 computadores de oficina,
quien -a su vez- es el D irector del citado proyecto.
Lo descrito no se ajusta al principio de
oposición de funciones, que inhibe la posibilidad de producir errores, omisiones o
situaciones anormales que afecten al patrimonio institucional, lo que además no se
condice con lo previsto en el numeral 54 de la mencionada resolución exenta
N° 1.485, de 1996, en orden a que las tareas y responsabilidades principales ligadas a
la autorización, tratamiento, registro y revisión de las transacciones y hechos deben
ser asignadas a personas diferentes, materia que se aborda en el numeral 4, del
acápite III, sobre Examen de Materia Auditada.
4. Falta de control de asistencia de los académicos.
Sobre este aspecto, cabe anotar que, si bien
la USACH mantiene un sistema de control de asistencia que consiste en hojas sueltas
que se archivan, tituladas Control de asistencia profesores jornada completa para el
registro de la asistencia y control horario del personal académico, este presenta
deficiencias, toda vez que estos no consignan de manera habitual su asistencia,
existiendo días en que solo firman el horario de ingreso o de salida, o ninguno de
ellos. Además, las referidas omisiones o inasistencias no son informadas al
Departamento de Recursos Humanos de la USACH para que efectúe los descuentos
respectivos, aspectos que se abordan en el numeral 2.2, del capítulo III, sobre
E xamen de M ateria Auditada.
La situación expuesta no se condice con la
obligación que les asiste a los directivos de vigilar continuamente las operaciones y
adoptar inmediatamente las medidas oportunas, ante cualquier evidencia de
irregularidad o de actuación contraria a los principios de eficiencia y eficacia, según se
indica en el punto 38, de la aludida resolución exenta N°1.485, ni con el principio de
control previsto en el artículo 3° de la citada ley N° 18.575.
II. EXAMEN DE CUENTAS
La revisión se extendió a 6 proyectos
ejecutados por la Universidad de Santiago de Chile, cuya gestión administrativa, como
ya se ha manifestado, fue encomendada a la SDT durante el período fiscalizado,
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siendo dable anotar que los jefes de proyectos, quienes son funcionarios de esa casa
de estudios superiores, recopilan los antecedentes que respaldan los gastos de los
mismos, procediendo a remitirlos vía formulario a la SDT, para que efectúe los pagos,
previa visación del dec ano y del sec retario de la fac ultad de que se trate.
Del examen practicado, se desprenden las
siguientes observaciones:
1.
Funcionarios de la USACH contratados a honorarios para desarrollar labores en
proyectos de la S D T en funciones similares a las desempeñadas en la universidad.
Sobre la materia, se constató que la USACH
suscribió con 12 de sus funcionarios de planta y contrata, convenios adicionales en
calidad de honorarios, para desempeñarse en los proyectos que administra la SDT, en
labores similares a las que realizan en su jornada habitual de trabajo (anexo N° 2).
En efecto, el referido personal fue contratado
bajo esta modalidad y con cargo a proyectos administrados por la SDT, en
circunstancias que las actividades corresponden a labores habituales de la USACH,
que son desarrolladas en sus mismas dependencias. Dichas contrataciones son
realizadas anualmente, por lo que tal c ircunstancia c onstituye una habitualidad.
Al respecto, cabe hacer presente que los
convenios a los cuales fueron imputados los gastos, no establecen la información
mínima que precise las labores que involucrará cada proyecto, lo que no se condice
con lo manifestado en la jurisprudencia administrativa de este origen, contenida entre
otros en los dictámenes N
o s
20.045, de 2013 y 77.146 de 2014, en orden a que,
excepcionalmente el inciso segundo del artículo 11 de la ley
N°
18.834, que Aprueba
el Estatuto Administrativo, permite contratar a honorarios a determinadas personas
para atender tareas habituales, siempre que se trate de cometidos específicos, esto
es, de labores puntuales, claramente individualizadas y determinadas en el tiempo,
cu estión que en la especie no se cum ple.
Las remuneraciones pagadas por la
universidad a los aludidos servidores públicos totalizaron $ 218.708.366, en tanto, los
pagos por concepto de honorarios a través de la SDT, ascendieron a $ 112.728.491,
durante el período examinado.
2.
Personal de planta y contrata de la USACH, con más de un contrato por prestación
de servicios a honorarios sin que se acredite el horario en que se desarrollan.
a) De la muestra examinada, se verificó que
existen 12 funcionarios de la universidad en calidad de planta o contrata, con jornada
de 44 horas semanales, que además han sido contratados a honorarios por la propia
casa de estudios para prestar servicios en los diferentes proyectos que administra la
SDT, situación que no se ajusta a la naturaleza del encargo conferido a esta, de
acuerdo a lo señalado en la cláusula segunda de los convenios celebrados entre
ambas entidades, mediante la cual, la USACH le encomienda a dicha sociedad la
administración financiera de los proyectos, lo que comprende en sus letras b) y d) la
Realización de pagos de proveedores de bienes y servicios correspondientes a
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académicos, presentaba omisiones, no obstante ello, igualmente se les pagó la
remuneración, sin que exista evidencia de que dichos antecedentes hayan sido
remitidos a la Unidad de Recursos Humanos para aplicar los respectivos descuentos,
dado que no consta la asistencia laboral en algunos días. A modo de ejemplo, cabe
indicar que durante el mes de diciembre de 2013, se pagó por concepto de sueldos a
los docentes aludidos, el total de sus remuneraciones que alcanzaron a
$ 13.616.041, siendo la cantidad de días sin registro de asistencia y los montos
asociados de pago los ya mencionados $ 4.016 .394 (anexo N°4).
Lo anterior, no se condice con los principios
de control, eficacia y eficiencia que establece el artículo 3°, de la ya señalada ley
N° 18.575, bajo los cuales deben operar las entidades de la administración pública, de
la cual forma parte la USACH, por ende se observa la cifra total de $ 4.016.394,
conforme lo previsto en los artículos 95 y siguientes de la ley N° 10.336.
3. Bienes adquiridos por la Sociedad de Desarrollo Tecnológico USACH Limitada para
la US A C H no presentados a la inspecc ión ocular.
Revisada una muestra de los activos
transferidos a la universidad por parte de la SDT, se pudo constatar que si bien se
encontraban contabilizados en los registros de esa entidad de educación superior, no
pudieron ser ubicados para su verificación física, los que se anotan en el siguiente
detalle:
T abla N ° 6 : Bienes no encontrados
N °
N úmero de
inventario
asignado por
la U S A C H
Ubicación
Número
de
factura
D escr ipc ión M onto ($)
1
2004051
Facultad de A dministración y
Economía
15148
Computador
416.500
2 2004055
Facultad de A dministración y
Economía
15148 Impresora Stylus
124.950
3
2004056
Facultad de A dministración y
Economía
15148
Soporte para LC D 41.650
4
2004057
Facultad de A dministración y
Economía
15148
Soporte para LC D 41.650
5 2004058
Facultad de Administración y
Economía
15148 Soporte para LCD 41.650
6
2004836
Departamento de Ingeniería en Minas 15479
Bomba peristált ica 1.031.611
7
2004837
Departamento de Ingeniería en Minas
15479 Bomba peristált ica
1.031.611
8 2004838
Departamento de Ingeniería en Minas
15479 Agitador digital 506.756
9
2004839
Departamento de Ingeniería en Minas
15479
Cabezal standard
149.940
10
2004840
Departamento de Ingeniería en Minas 15479
Cabezal standard
149.940
1 1 2004801
Departamento de Ingeniería Mecánica
251967
Caldera vapor 13.927.760
12
2004802
Departamento de Ingeniería Mecánica
D epartamento de Ingeniería
Metalúrgica
251967
1 2 4 1 3 D D
Quemador
Microscopio
1.3 6 6 .6 6 1
76.370.782
3
2003397
14
2003377 Departamento de Ingeniería
Metalúrgica
585
Notebook 280.672
Total
95.482.133
Fuente: Informe de altas de la U niversidad de S antiago de C hile.
La situación expuesta evidencia fallas de
control e infringe lo dispuesto en el reglamento de activos Sistema de Registro y
Control de Bienes Reglamento y Manual de Procedimientos Administrativos", de 1986,
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aprobado por resolución exenta N°
1.183 del mismo año, ambos documentos de esa
universidad, específicamente la letra a),
artículo 4°, Registro oportuno, completo y
sistemático de los hechos que afectan la cantidad, valor y ubicación de los bienes
inventariables .
III. EXAMEN DE LA MATERIA AUDITADA
1. Contratos suscritos por la USACH, para que sus funcionarios trabajen en proyectos
administrados por
la S D T .
Del examen practicado a los proyectos
elegidos como muestra, se pudo advertir que directivos de la USACH suscriben
contratos a honorarios con funcionarios tanto de planta como a contrata para que
laboren en los proyectos administrados por la SDT, sin que se evidencie alguna norma
legal que permita a ese plantel llevar a cabo ese tipo de contratos, cuyo pago es
efectuado por la mencionada entidad privada y registrados en su propia contabilidad.
En efecto, consta que los aludidos acuerdos
son firmados por un director de departamento de la universidad, sin que se
compruebe alguna delegación del Rector para ese fin, y por el prestador del servicio,
siendo extendidos en papelería con membrete de la casa de estudios, por lo que no
puede entenderse que sean acuerdos celebrados por la SDT como contratante, según
ha esgrimido dicha sociedad.
Esta última circunstancia deja en evidencia la
confusión provocada por la modalidad de convenios de administración entre la
universidad y la SDT, lo cual se refuerza por el hecho de que la empresa haya
respondido el preinforme haciéndose cargo de situaciones que afectan a su
mandante. En efecto, mediante el expediente de los acuerdos en referencia, la casa
de estudios entrega a la SDT la administración financiera de los proyectos que
desarrolla, siendo la entidad privada la que recauda los ingresos y efectúa los pagos,
sin embargo, en los contratos a honorarios -de cuyo cumplimiento SDT se
desentiende, señalando que ello correspondería a la universidad- aparece contratando
los servicios, como se dijera, un directivo de la USACH, sin relación ni facultades de
representación de la entidad privada; por lo que no cabe sino entender que quien
contrata es la propia institución de educación superior que, por lo demás, según la
propia empresa es quien debe verificar su correcta ejecución, lo cual resulta
manifiestamente contradictorio con su pretensión de ser ella quien contrata.
Cabe señalar que el monto pagado por
concepto de honorarios, por la SDT, ascendió a $ 6.123.666.066, durante el ejercicio
2013 (anexo N°5).
En definitiva, a través de cada convenio, la
USACH ha efectuado un encargo a la SDT para la gestión administrativa de un
determinado proyecto, sin embargo, en la especie se advierte, como ya ha sido
indicado precedentemente, que es esa universidad la que contrata a los prestadores
de servicios requeridos para la ejecución de los proyectos, lo cual no se condice con
la naturaleza del encargo establecido en la cláusula segunda de los respectivos
contratos, en los que se le encomienda la administración financiera a la SDT, lo cual,
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según las letras b) y d) de esa cláusula implica la Realización de pagos de
proveedores de bienes y servicios correspondientes a gastos operacionales del
proyecto y el Pago de honorarios a los prestadores de servicios , respectivamente,
de lo cual se desprende que la contratación de los servicios debe efectuarse por la
aludida empresa.
Por otra parte, los referidos contratos a
honorarios dispuestos por la USACH, no satisfacen las condiciones que exige la
contratación de servicios personales en un organismo público, previstas en el artículo
11, de la citada ley
N°
18.834, en cuanto al carácter específico del cometido
encomendado. Además, tales acuerdos no son remitidos al trámite de toma de razón
o registro, según corresponda, de acuerdo a la resolución
N° 1600, de 2008, de esta
C ontraloría General, que Fi ja N ormas S obre Exención del Trámite de Tom a de R azón.
2. Contratos a honorarios suscritos por la USACH para el desarrollo de proyectos a
t ravés de la S D T .
2.1 F alta de singularizac ión de las labores contratadas.
Sobre el particular, se observó que en 12 de
los contratos analizados, no se describen de modo preciso las prestaciones que debe
cumplir el personal a honorarios en los proyectos que administra la SDT. Cabe hacer
presente que, al suscribir esa casa de estudios los mencionados contratos, debe
regirse por lo establecido en el artículo 11, de la mencionada ley N°18.834, lo que no
acontec ió en la especie.
Además, en los nombrados convenios no se
indica la oportunidad en que se desarrollarán las tareas encomendadas y su forma de
control, toda vez que se trata de funcionarios de la universidad, y de acuerdo con la
cláusula cuarta de los respectivos contratos de honorarios, dichas actividades se
deben realizar sin interferir en las funciones que deben ejecutar en su calidad de
empleados públicos, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 56, de la
mencionada ley
N°
18.575, que en lo que interesa, previene que tales actividades
deben conciliarse con la posición que ocupen en la administración, y siempre que con
ello no se perturben el f iel y oportuno c umplimiento de sus deberes funcionarios.
En efecto, si bien el vínculo entre los órganos
que integran la Administración del Estado y el prestador de servicios a honorarios,
está regido por el principio de libertad contractual, el desarrollo de las tareas pactadas
debe orientarse al cumplimiento de la acción administrativa, esto es, a la satisfacción
de las necesidades públicas, por lo que, al tener la calidad de servidores estatales y
desarrollar una función pública, la autoridad está obligada a procurar los mecanismos
que le permitan controlar, oportuna y totalmente, la observancia de las labores para
las cuales fueron contratados, con arreglo a los principios de control y eficacia antes
anotados y en cumplimiento de los artículos 60 y 61 de la citada ley
N° 10.336, en las
situaciones que corresponda (aplica criterio contenido en el dictamen
N°
34.256, de
2011, de esta Entidad de Control).
Los casos analizados se muestran en el
siguiente c uadro:
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Tabla N°7: Funciones no singularizadas en los contratos a honorarios
N°
RUT Nombre
ombramiento
en la USACH
Servicio contratado a honorarios
1
8336XXX-X
Matilde Barqui
Caviedes
Contrata
Asesoría en las actividades docentes y
atención de alumnos y profesores programas
vespertinos
2
14151XXX-X
Andrea
Garr ido P once
Contrata
Coordinador entre Registro Curricular
Vespertino y los departamentos académicos
que dictan carreras de Prosecución de Estudios
en la Facultad de Ingeniería de la US A C H
3
5713XXX-X
Clemira
Osorio
Riquelme
Contrata
A poyo administrativo en C ontrol de Personal,
Finanzas, C obranzas
4
10422XXX-X
Carolina
Chávez
Herrera
Contrata
Apoyo para la generación e implementación de
proyectos de educ ación en ingeniería
5
6314XXX-X
Patricia
Vicencio
Molina
Contrata
Apoyo administrativo, secretaria y atención de
alumnos
6
11968XXX-X
Gabriela
atrilaf
A na Tomigo
Mejlas
Cayumán
Contrata
Planta
C ertif icadora y atención de público del
Programa Prosecución de Estudios de Facultad
de Ingeniería
T ramitación de expedientes de ti tulación para
grado de Licenciado en Ingeniería Aplicada y
Construcción Civi l
7
6063XXX-X
8 7200XXX-X
Ivan D erpich
Contreras
Planta
Dirección del Programa Magíster Ingeniería
Industrial
9 6063XXX-X
A n a C o z
Suazo
Planta
Jefe de R R HH Programa C AI y revisión
procedimientos contables y administrativos de
los programas de la Fac ultad de Ingeniería
10
5788XXX-X
R icardo V ega
Viveros
Planta
Asesoría en docencia y gestión del proceso de
acreditación de carreras de la Facu ltad de
Ingeniería
1 1
7546XXX-X
M iguel A l faro
Marchant
Planta
Dirección del programa Magíster en Sistemas
de G estión Integrados
C onduce y supervisa las actividades
académicas operativas del Programa de
Prosecu ción de E studios Ingeniería Civi l
Industrial Vespertino
12
1
7773XXX-X
Juan
Sepúlveda
Salas
Planta
Fuente: Contratos de honorarios, Departamento de Recursos Humanos de la SDT USACH Limitada.
2.2 Debilidades del control de asistencia de los académicos.
Sobre la materia es dable señalar que, no
obstante que la universidad ha implementado un sistema de registro del cumplimiento
de la jornada laboral, el que se cumple a través de la firma de la hora de entrada y
salida en una hoja denominada Control de asistencia profesores régimen... el que se
encuentra en cada departamento de esa entidad, este no cumple su objetivo toda vez
que, efectuadas las validaciones, según la muestra seleccionada, se pudo constatar
que estos no consignaron en forma diaria y continua su asistencia, tal como se
demuestra el cuadro siguiente:
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Observación
El día 29 de octubre de 2014, a las 19:50
horas, este Organismo de Control efectuó
validaciones al cumplimiento de la jornada,
constatándose que el registro de la hora de
salida de los académicos, ya se encontraba
firmado.
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Tabla N°8: Cantidad de marcaciones realizadas en el año 2013
N ombre del
académico
Nombramiento
e n la U S A C H
Horario de jornada diurna Horario de jornada vespertina
C antidad de
veces que
firmó el inicio
de la jornada
en el año
C antidad de
veces que
firmó la hora
término de
e
j ornada
a ornada en
el año
C antidad de
veces que
.
irmó el inicio
de la jornada
en el año
C antidad de
veces que
firmó la hora
de término de
la jornada en
el año
M iguel Al faro
Marchant
Planta 96
93
0
0
Iván Derpich
Contreras
Planta
181
159
0
0
Mario López
Villarroel
Planta
1 1
0 0
Juan Sepúlveda
Salas
Planta
195
193 0
0
Fuente: Planillas de firmas diarias diurnas y vespertinas de académicos del Departamento de Ingeniería Civil
Industrial.
Tabla N°9: Funcionarios que firman su hora de salida al inicio de la jornada laboral
Nombre
Función
Hora de
ora de
Entrada alida
Juan Gutiérrez
Teutsch
Académico
19:00
22:00
Víctor Cerda
Albarracín
Académico 18:50
22:30
Pedro Juan Álvarez A cadémico 19:00 21:30
Guillermo Chacón
Pozo
Académico
19:00
21:40
R enato R ojas
Ahumada
Académico
19:00
21:40
Valeri Bubnovich
Académico
19:00
21:40
René Ibacache
Echeverría
Académico
19:00 1:30
Fuente: Hojas de Control de asistencia profesores jornada completa y hojas de control de asistencia profesores
régimen vespertino, del Departamento de Ingeniería Civil Industrial.
Lo anterior, evidencia debilidad del sistema de
control, el cual puede ser alterado y no reflejar lo efectivamente acontecido.
La situación descrita, transgrede lo estipulado
por la USACH, en el oficio N° 135, de 15 de abril de 2014, el cual señala que es
obligación de cada servidor de esa universidad, cumplir con la jornada de trabajo, y
que le corresponde a las autoridades y jefaturas ejecutar un control jerárquico
permanente del funcionamiento de los órganos y de la actuación del personal de su
dependencia, lo que en la especie no acontece.
Asimismo, contraviene lo estipulado en la letra
a) del artículo 64 de ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo, en armonía con lo
dispuesto en el artículo 11 de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases
Generales de la Administración del Estado, que establece como una de las
obligaciones especiales de las autoridades y jefaturas, el ejercer un control jerárquico
permanente del funcionamiento de los órganos y de las actuaciones del personal de
su dependencia.
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educacional, según lo dispuesto en el punto N° 2, párrafo tercero, de la resolución
exenta N° 969, de 1997 de la Universidad de Santiago de Chile, que Fija Derechos
Universitarios que Indica , en orden a que las utilidades obtenidas deben ingresar a la
institución de educación superior, tal como lo establecen los estatutos de la Sociedad
de Desarrollo Tecnológico, sino que dicha sociedad procedió a crear una nueva línea
de proyectos a través de los centros de costos denominados proyectos 00 , sobre los
cuales la USACH ha dispuesto para financiar la adquisición de bienes y la
contratación de servicios.
En efecto, se pudo establecer que la USACH
realiza distintas operaciones de compras para sus necesidades institucionales con
cargo a los fondos obtenidos en la gestión de los proyectos que administra la SDT, lo
cual implica que, con ello, esa institución de educación superior se margina de la
normativa prevista al efecto, contenida en la ley N° 19.886, sobre Contratos
Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios y su reglamento, sancionado
mediante el decreto N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda.
En este orden, se constató que la sociedad
auditada efectuó compras por un total de $ 3.004.721.456 en favor de la citada
entidad de enseñanza superior durante el período fiscalizado.
6. Incumplimiento de la ley N°20.285, Sobre Acceso a la Información Pública.
Producto de las validaciones realizadas, se
comprobó que dicha institución no registra la información del personal contratado a
honorarios por esa casa de estudios, para los proyectos administrados por la SDT, lo
que denota falta al apego de la normativa vigente.
Al respecto, cabe indicar que los Órganos y
Servicios Públicos de la Administración del Estado tienen el deber de hacer cumplir el
principio de transparencia en lo referido al acceso de la información pública, como lo
indican los artículos 1° y 2° de la normativa aludida. Además, en sus artículos 6° y 7°
se prevé que la información debe estar disponible en los sitios electrónicos de los
Órganos de la Administración del Estado y ser estos actualizados, a lo menos, una
vez al mes.
Lo descrito infringe lo establecido en el
documento Instrucción General N° 4, de 2010, emanado del Consejo para la
Transparencia, el cual señala que los organismos públicos deben exponer toda la
información relativa a estructura orgánica, funciones y atribuciones del personal,
normativa legal, planta de personal y a contrata, con las correspondientes
remuneraciones, como asimismo, sobre el personal contratado a honorarios y los
montos pagados por este concepto, lo que en la especie no se cumple.
CONCLUSIONES
Atendidas las consideraciones expuestas
durante el desarrollo del presente trabajo, el Director Ejecutivo de la Sociedad de
Desarrollo Tecnológico de la Universidad de Santiago de Chile, ha aportado
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8/17/2019 Informe nº 113 Contraloria Gral de la Republica, SDT Usach
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
D I V I S IÓN D E AU D I T OR ÍA AD MI N I ST R AT I VA
Á R E A E D U C A C I Ó N
antecedentes e iniciado acciones que han permitido salvar parte de las situaciones
planteadas en el preinforme de observaciones
N°
113, de 2014.
A su turno, en atención a que la Universidad
de Santiago de Chile no dio respuesta dentro del plazo legal a las observaciones que
se le formularon en el aludido preinforme, corresponde que todas ellas sean
mantenidas.
De este modo, las objeciones anotadas en la
Sección A., relativas a la Sociedad de Desarrollo Tecnológico de la Universidad de
Santiago de Chile Limitada, Capítulo I, Aspectos de Control Interno, numeral 1,
ausencia de control en cuentas contables de activo, se subsana; en tanto, respecto
del Capítulo II, Regularidad de las Operaciones, numerales 2.3, cheque caducado y;
3, pagos que no se encuentran autorizados por las instancias correspondientes, se
dan por levantadas. Todo lo anterior, en razón de los antecedentes acompañados y
los análisis efectuados al respecto.
Enseguida, n
elación
on
quellas
observaciones que se mantienen, se deberán adoptar medidas con el objeto de dar
estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que las rigen, entre las
cuales se estima necesario considerar, a lo menos, las siguientes:
1 .
En lo que atañe a lo objetado e