Anexo - NTP4Instrumento metodologico MAIAnexo - NTP4Instrumento metodologico MAI

178 / Normas Técnicas en Tecnologías de Información y Comunicaciones

Normas Técnicas en Tecnologías de Información y Comunicaciones / 179

Proyecto para el desarrollo de un Modelo de Arquitectura de Información para laContraloría General de la República.

Instrumento metodológico.

Descripción de la metodología a utilizar

La Arquitectura de Información (MAI) de la Contraloría General de la República será

actualizada a partir de los procesos definidos o modificados en la más reciente versión

oficializada del Manual General de Fiscalización (MAGEFI).

Para la definición de dicha Arquitectura se utilizará la metodología de Business System

Planning (BSP) (Planificación de los Sistemas del Negocio), la cual implementa

un enfoque estructurado para ayudar a la organización a establecer los flujos de

información y el manejo de los datos que son utilizados por los procesos. Se utilizará

una versión simplificada de la metodología BSP, dado que a la fecha se dispone

únicamente de la descripción macro de todos los procesos de la organización.

El MAGEFI será el marco conceptual general, a partir del cual se detallarán los flujos

de información y los datos involucrados.

Se plantea inicialmente aplicar BSP a manera de plan piloto (posiblemente aplicado a

por lo menos dos procesos representativos), para adaptar y afinar el método a nuestras

necesidades, para luego abarcar todos los procesos con el apoyo de los expertos

funcionales de cada una de las áreas de la organización.

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Para cada uno de los procesos se deberá generar una tabla que incluya:

• Nombre del proceso

• Área(s) que lo ejecuta(n) definiendo responsables y participantes.

• Detalle de los diferentes insumos y productos del proceso a nivel de entidad

de información1.

• Clientes inmediatos de los productos (internos y externos).

• Sistemas de información involucrados.

• Necesidad de sistemas de información u otras soluciones.

Con dicha información se aplicarán cada uno de los pasos definidos en la técnica del

BSP, a saber:

Paso 1: Definir los procesos del Negocio

• Lista de procesos

• Breve descripción de cada proceso

• Áreas responsables y participantes

Paso 2: Definir clases de datos

• Clase de datos: grupo de datos categorizado lógicamente a nivel de entidad

de información.

• Crear la Matriz de Proceso/Base de Datos Sujeto, indicando quién crea la

información y quién la usa.

Paso 3: Mapear como utiliza la organización los datos (a nivel de entidad de información)

• Generar matriz de procesos y responsables

• Generar matriz de procesos y sistemas

1 Una entidad es una cosa u objeto en el mundo real que es distinguible de todos los demás objetos. Una entidad tiene un conjunto de propiedades y los valores para algún conjunto de estas propiedades pueden identificar a una entidad de forma univoca. Un conjunto de entidades es la totalidad de las entidades de mismo tipo que comparten las mismas propiedades.

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Paso 4: Definir la arquitectura de información

• Ordenar las bases de datos sujeto por proceso

• Agrupar procesos y datos en sistemas principales

• Se trazan los flujos de datos de un sistema a otro, del que lo crea al que lo

utiliza.

• Poner nombres (tentativos) a los subsistemas de información.

Paso 5: Elaborar la matriz de prerrequisitos para determinar la secuencia de desarrollo.

Paso 6: Identificación básica de macrosistemas y subsistemas.

Opciones para la recopilación de la información

En la recopilación de la información requerida por el BSP para la definición de la Arquitectura

de Información, es fundamental la participación de expertos funcionales para cada proceso

definido en la última versión del MAGEFI. Estos mismos expertos serán los que en su momento

deberán documentar y detallar a nivel de procedimientos, todas las actividades definidas

para el proceso por ellos conocido. Para el éxito de ambos proyectos es fundamental la

disponibilidad de tiempo y el compromiso de dichos expertos.

Teniendo presente que la fecha límite, planteada para cumplir con lo que establece la norma

2.2 del Manual de Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de

Información, de contar con un modelo de Arquitectura de Información, está definida como

30 de junio del año 2009, se hace necesario analizar las siguientes alternativas de acción:

Opción 1: Realizar el levantamiento de información requerida para la definición del MAI,

uniéndose al proceso de detallar los procesos definidos por el MAGEFI y documentar los

respectivos procedimientos.

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Ventajas:

• Se realiza un proceso coordinado mediante el cual los expertos funcionales

de cada proceso responden a un único requerimiento de definición de los

procesos, tanto para detallar el MAGEFI como para crear el MAI.

• En el análisis detallado de los procesos los expertos funcionales pueden

determinar de mejor manera las entidades y flujos de información inmersos

en el proceso.

Desventajas:

• Se ve difícil lograr recabar toda la información requerida para crear el MAI,

con el suficiente tiempo para tener dicho modelo bien documentado a

junio 2009; a no ser que la documentación detallada de los procesos del

MAGEFI se logre enmarcar dentro de las mismas fechas y esto para todos

los procesos compilados en dicho manual.

• En la definición detallada de los procesos del MAGEFI podría suceder

que no todos los procesos puedan ser atendidos al mismo ritmo debido a

las múltiples ocupaciones de los expertos funcionales, lo cual afectaría la

definición del MAI debido al faltante de la información de esos procesos.

Opción 2: Realizar el levantamiento de información requerida para la definición

del MAI realizando una coordinación directa entre el equipo de proyecto MAI y los

expertos funcionales conocedores de los procesos, adelantándose al levantamiento de

información que realizará el equipo MAGEFI.

Ventajas:

• Se puede recopilar la información necesaria para crear el MAI con suficiente

tiempo para cumplir con la fecha límite planteada (junio 2009).

• Se contaría con el apoyo del Despacho para que los expertos funcionales

respondan primero a los requerimientos de información para crear el MAI,

los cuales son menores en cantidad respecto a lo requerido para detallar

los procesos del MAGEFI y documentar los procedimientos.

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• Se tendría una muy buena base para la definición de procesos del MAGEFI.

Desventajas:

• Los expertos funcionales deberán responder inicialmente a lo que el

proyecto de creación del MAI les demande, para luego trabajar en detallar

y documentar los procesos del MAGEFI.

• Podría darse una duplicidad de esfuerzos, aunque este riesgo se puede

mitigar con la apropiada asesoría a los expertos y la coordinación respecto

a los requerimientos planteados por ambos proyectos (MAGEFI y MAI).

• El levantamiento de información para crear el MAI se adelanta a la definición

de los procesos y a la documentación de los procedimientos, pudiendo

estos cambiar cuando se realice el correspondiente análisis detallado.

• Se corre el riesgo de definir un modelo de arquitectura de información que

refleja los datos y los flujos a como se hacen las cosas hoy y no a como

el MAGEFI lo plantea, esto por cuanto este manual introduce cambios de

visión respecto al cómo se hacen las cosas.

Recomendación:

Teniendo como fecha límite para contar con el Modelo de Arquitectura de Información el

30 de junio de 2009, recomendamos la aplicación de la opción 2, la cual permitirá contar a

tiempo con los insumos requeridos para crear el MAI y dar así cumplimiento a lo establecido

por la norma 2.2 del Manual de Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las

Tecnologías de Información.

Dado que el MAI es un modelo “vivo” dentro de la organización, todo cambio en los procesos

se puede y deberá aplicar posteriormente. Es así como cualquier cambio que surja con

la posterior institucionalización de los procesos del nuevo MAGEFI, puede ser aplicado al

modelo de Arquitectura de Información sin ningún problema.

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El equipo de proyecto MAI ve difícil lograr coordinar las fechas del proyecto MAGEFI con

la fecha límite de 30 de junio de 2009, tomando en cuenta las múltiples ocupaciones

de los expertos en los procesos y las temporadas “pico” en procesos como lo son la

tramitación de presupuestos ordinarios o los procesos de contratación administrativa

que se incrementan conforme se acerca el fin y principio del año.

Adicionalmente, debe considerarse la dificultad de documentar un procedimiento por

cada actividad que conforma cada proceso; si se consideran entre 3 y 5 actividades

por proceso y en total se tienen 26 procesos, estamos hablando de que serán cerca

de 120 procedimientos por documentar.