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INFORME FINAL DE GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓNAÑO 2007

COMISIÓN NACIONAL DE INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA Y TECNOLÓGICA

CONICYT

Unidad de CapacitaciónRecursos Humanos

Diciembre 2007

INFORME FINAL DE GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓN AÑO 2007 – SISTEMA DE CAPACITACIÓN 1

Estimadas/os funcionarias y funcionarios de Conicyt:

Por el presente Informe me es grato compartir con ustedes los resultados de la gestión, que en materia de capacitación, ha realizado nuestra Institución durante el año 2007. De esta forma, estamos difundiendo nuestros logros y resultados a todos/as los/as funcionarios/as del Servicio en esta materia, y a la vez, damos cumplimiento a una de las exigencias del PMG del presente año.

La ejecución del Plan Anual de Capacitación ha sido realizada con un alto grado de cumplimiento en relación a las acciones comprometidas. Los desafíos de trabajo para las diferentes áreas en esta etapa fueron muy exigentes y creemos que los contenidos de la capacitación otorgada han sido centrales para el fortalecimiento y mejoramiento de la gestión institucional y la formación de nuestros/as funcionarios/as.

Es importante señalar que los antecedentes que informo en esta oportunidad, corresponden al resultado del trabajo de nuestra Unidad de Recursos Humanos y su Área de Capacitación, en conjunto con el Comité Bipartito de Capacitación, instancias que han propuesto y sometido a mi decisión las acciones ejecutadas y que configuran lo que paso a detallar.

Atentamente,

RICARDO VÁSQUEZ QUILODRÁNDIRECTOR EJECUTIVO (S)


ÍNDICE

1.- ANTECEDENTES GENERALES DE LA GESTIÓN DE CAPACITACIÓN AÑO 2007

1.1.- Antecedentes del Plan Anual de Capacitación (PAC 2007) ejecutado1.2.- Resumen de Antecedentes Presupuestarios año 2007

2.- FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ BIPARTITO DE CAPACITACIÓN (CBC)2.1.- Antecedentes del Comité Bipartito de Capacitación (CBC)2.2.- Principales acciones realizadas por el CBC2.3.- Reuniones y participación de los integrantes titulares del CBC2.4.- Funcionamiento del CBC a nivel central y regional

3.- ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN REALIZADAS, EN EJECUCIÓN O COMPROMETIDAS A LA FECHA DEL PRESENTE INFORME

4.- ANÁLISIS DE LAS PRINCIPALES COMPETENCIAS ADQUIRIDAS POR LOS/LAS FUNCIONARIOS/AS A TRAVÉS DE LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN REALIZADAS EL AÑO 2007

5.- CARACTERÍSTICAS DE LOS/AS FUNCIONARIOS/AS CAPACITADOS/AS AÑO 2007Y LA INVERSIÓN REALIZADA

5.1.- Funcionarios/as capacitados/as por estamento5.2.- Inversión por estamento5.3.- Funcionarios/as capacitados/as por calidad jurídica5.4.- Inversión por calidad jurídica5.5.- Funcionarios/as capacitados/as nivel central y regiones5.6.- Análisis de la inversión de capacitación año 2007 en el nivel central y regiones

6.- RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN PARA LA PREPARACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN BAJO NORMA ISO 9001:2000

6.1.- Principales resultados o conclusiones del diagnóstico 6.2.- Programa de trabajo de implementación del Plan para preparación de la Certificación6.3.- Antecedentes respecto a la implementación del Plan para la preparación de la certificación

- Manual de calidad- Manual de procedimientos - Resultados de las auditorías de calidad- Estado de avance de las acciones correctivas y preventivas

7.- ANÁLISIS RESPECTO DE LO PROGRAMADO Y LO EJECUTADO7.1.- En relación a las actividades de capacitación7.2.- En relación a los/as capacitados/as7.3.- En relación a los mecanismos de selección de oferentes y beneficiarios7.4.- En relación al gasto de capacitación7.5.- En relación a la política de capacitación


8.- ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN DESARROLLADAS FUERA DE LA JORNADA LABORAL

9.- ANÁLISIS DEL RESULTADO OBTENIDO EN LA APLICACIÓN DE INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN9.1.- En la satisfacción de los/as participantes de las acciones de la capacitación9.2.- Resultado de las acciones de capacitación ejecutadas con evaluación de aprendizaje logrado9.3.- Resultado de la aplicación de la capacitación en el puesto de trabajo

10.- RESULTADOS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN PARA EVALUAR EL PAC

11.- RESULTADO DE LA OPERACIONALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE CAPACITACIÓN

12.- RESULTADO DE LOS COMPROMISOS Y RECOMENDACIONES DEL AÑO 2006 ASUMIDAS PARA EL AÑO 2007

13.- RECOMENDACIONES DERIVADAS DE LAS ACCIONES DE CAPACITACIÓN AÑO 2007

14.- COMPROMISOS ASOCIADOS A LAS RECOMENDACIONES, PLAZOS Y RESPONSABLES

15.- ANÁLISIS DE LOS MECANISMOS DE DIFUSIÓN DE LAS ACCIONES DE CAPACITACIÓN REALIZADAS EN EL AÑO 2007

16.- ANÁLISIS DE LOS MECANISMOS DE DIFUSIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓN AÑO 2007

ANEXOS:

ANEXO 1: Manual de calidad

ANEXO 2: Manual de procedimientos (Ficha de procesos de capacitación).


1.- ANTECEDENTES GENERALES DE LA GESTIÓN DE CAPACITACIÓN AÑO 2007

1.1.- Antecedentes del Plan Anual de Capacitación (PAC 2007) ejecutado

CUADRO Nº 11. Total de actividades de capacitación realizadas 2007 222. Porcentaje de actividades de capacitación realizadas con evaluación aprendizaje 100%3. Total de actividades de capacitación desarrolladas dentro de la jornada laboral 204. Porcentaje de actividades de capacitación desarrolladas dentro de la jornada laboral 91 %5. Total de actividades ejecutadas con 11 o menos horas de duración 36. Porcentaje de actividades ejecutadas con 11 o menos horas de duración, en relación al total de actividades ejecutadas 2007

14 %

7. Total de funcionarios/as capacitados/as1 2007 1318. Funcionarios/as capacitados/as / dotación efectiva 2007 77%

1.2.- Resumen de Antecedentes Presupuestarios año 2007

CUADRO Nº 2a) Presupuesto asignado por glosa para capacitación institucional 2007. $ 22.498.000b) Presupuesto ejecutado y/o en ejecución respecto del total del presupuesto 2007 según glosa. $ 21.584.109- Presupuesto ejecutado o en ejecución en Cursos Contratados con Terceros y en Pago a Profesores y Monitores.

$21.584.109

- Presupuesto ejecutado o en ejecución en otros gastos asociados exclusivamente a actividades de capacitación, sean éstos viáticos y/o pasajes (si corresponde).

$0

c) Porcentaje del presupuesto ejecutado y/o en ejecución respecto del total del presupuesto 2007 según glosa. 95.94 %d) Porcentaje del presupuesto utilizado en actividades con evaluación de aprendizaje, respecto del monto total ejecutado en actividades de capacitación 2007.

86.78 %

e) Presupuesto aún por comprometer. $ 913.891f) Porcentaje del presupuesto aún por comprometer respecto del total del presupuesto 2007 según glosa. 4.06 %g) Otros fondos obtenidos el 2007 para capacitación, sin considerar los recursos de glosa (si corresponde). $ 3.300.000 (dipres)

1 Se entiende como funcionario/a capacitado/a a la sumatoria de todos los funcionarios que participaron en actividades de capacitación durante el año 2007. Difiere del concepto de participante dado que la persona es contada sólo una vez, si es que ella participó en diferentes cursos durante el año.INFORME FINAL DE GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓN AÑO 2007 – SISTEMA DE CAPACITACIÓN 5

2.- FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ BIPARTITO DE CAPACITACIÓN (CBC)

2.1.- Antecedentes del Comité Bipartito de Capacitación (CBC)

- Representantes de los/las Funcionarios/as del ServicioNombre Integrante

del CBCTitulares

Cargo en el CBCNombre Integrante

del CBCSuplentes

Cargo en el CBC

1. Mauricio Bulnes

Carrasco

Integrante 1. Carlos Henríquez Osorio

Suplente

3. Alexi Del Canto Palominos

Secretario 2. Ricardo Contador Novoa

Suplente

- Representantes de la Dirección del ServicioNombre Integrante

del CBCTitulares

Cargo en el CBCNombre Integrante

del CBCSuplentes

Cargo en el CBC

1. Carlos Rodríguez Veas

Presidente 1. Gloria Escobar Valdés

Integrante

2. Ricardo Vásquez Quilodran

Integrante

2.2.- Principales acciones realizadas por el CBC

En este punto, el Servicio indica en términos generales, las principales actividades realizadas por el CBC durante el presente año, en virtud del análisis de las actas correspondientes en cada una de las sesiones y los acuerdos adoptados en las mismas.

CUADRO Nº 3Actividades realizadas por

El CBC en el año 2007Resultados de las

acciones implementadas

1. Confección del PAC 2008 Plan aprobado y difundido en los plazos establecidos.

2. Compromisos (3) Actividades de capacitación 2007: 1.- Inglés; 2.- Capacitación Sistemas PMG; 3.- Capacitación Institucional en Norma Iso 9001.2000

Compromisos ejecutados y realizados según PAC 2007.

3. Licitación curso de Inglés año 2007 Adjudica al organismo Instituto Chileno Británico de Cultura, según acta CBC Nº 2.

4. Capacitación Preparación para la Certificación en Norma Iso 9001: 2000

Se establece que la U. de Capacitación financia un 57% del total

5. Evaluación cursos de Evaluación de la Capacitación. Ley de Subcontratación, Modernización Gestión Pública y Administración de Windows Server 2003.

Según acta CBC Nº 4 se aprueban las cuatro actividades considerando la relevancia que implica para cada uno de los programas demandantes.

6. Realización Curso de Manejo Planificación de Proyectos

Se decide aprobar su ejecución considerando la posibilidad de realizarlo el año 2008, dado que existan trabas de fechas y horarios por la carga de trabajo existente en los Programas afectados.


2.3.- Reuniones y participación de los integrantes titulares del CBC

En este punto, el Servicio indica el nivel de representación de los integrantes titulares (de los funcionarios y de la Dirección) en las reuniones realizadas por el CBC, como promedio anual durante el año 2007.

Para ello, se indica, por cada reunión que haya realizado durante el año, el número de representantes titulares de los funcionarios y de la dirección. De esta forma, se determina que el servicio cumple con el 2/3 de participación de los representantes titulares.

CUADRO Nº 4

Participación de los representantes del Comité

Bipartito de Capacitación (CBC)

DATOS POR REUNIÓNRe

unió

n N

º1

Reun

ión

Nº2

Reun

ión

Nº3

Reun

ión

Nº4

Reun

ión

Nº5

Reun

ión

Nº6

Reun

ión

…

Tota

l (s

uma)

A. Representantes titulares de los/las funcionarios/as

1 1 1 1 1 1 6

B. Representantes titulares de la Dirección

1 1 2 2 2 2 10

C. TOTAL ASISTENTES TITULARES POR REUNIÓN (A+B)

2 2 3 3 3 3 16

D. TOTAL DE REPRESENTANTES TITULARES DEL CBC (De los/as funcionarios/as y de la Dirección)

1 1 1 1 1 1 6

Total asistentes titulares por reunión (C) / Total de representantes titulares del CBC (D)

2/1 2/1 3/1 3/1 3/1 3/1

2.4.- Funcionamiento del CBC a nivel central y regional

En este punto, el Servicio indica, el funcionamiento a nivel central y regional que se ha dado para gestionar la capacitación, señalando las principales actividades o procedimientos de la gestión de capacitación y si han sido sólo conocidas o han tomado conocimiento y participación, tanto el nivel central y regional del servicio.

Conicyt al ser un servicio centralizado no cumple con este requisito técnico ya que no posee direcciones regionales.

3.- ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN REALIZADAS, EN EJECUCIÓN O COMPROMETIDAS A LA FECHA DEL PRESENTE INFORME


En este punto, se identifican las principales actividades de capacitación realizadas con o sin evaluación de aprendizaje, en ejecución o comprometidas a la fecha de este informe.

CUADRO Nº 5

NºActividad de capacitación

realizada

Capacitación

Pertinente

SI/ NO

Horas Ejecut.

Organismo Ejecutor

Nº. Part

% Participan

tes Aprobados

Monto Inversió

n ($)

1

MANEJO DE LA BASE DE DATOS ACCESS PARA WINDOWS

NO 36Pontificia Universidad Católica De Chile

1 100% 158400

2III Seminario Nacional de Compras Públicas

NO 16 Chilecompra 3 0

3Módulo Sigfe Configuración Proceso 2008

NO 16

Sistema Información Del Estado Para La Gestión Financiera

2 0

4Módulo SIGFE Configuración Proceso 2008

NO 8


1 0

5Módulo SIGFE Transaccional Ejecutivos

NO 24


2 0

6Formación de Auditores Internos ISO 9001: 2000

NO 16Productos Químicos Novakem Limitada

14 0

7Módulo SIGFE Transaccional Operativos

NO 40


1 0

8 Conciliación Bancaria NO 8


2 0

9

Implementación Sistema Gestión de Calidad ISO 9001:2000


16 100% 4460000

10Certificación y Mantención Norma ISO 9001:2000

NO 16 SGS Consultores 10 100% 654500


11Contabilidad General de la Nación 2

NO 70Contraloría General De La Republica

4 100% 700000

12

Manejo de Planificación de Proyectos en la Gestión Administrativa

NO 54 E-Videncia Capacita Ltda. 5 Sin

evaluación 1650000

13Administración de Windows 2003

NO 40 Sonda 1 100% 427500

14 Uso de Base de datos con XML NO 4

Subsecretaría De Telecomunicaciones

1 100% 30000

15Manejo De Excel Para Windows


1 100% 71400

16

Modernización de la Gestión Pública: Control de Gestión y Accountability


1 100% 153600

17Taller Informativo Proceso de Calificaciones

NO 2

Comisión Nacional De Investigación Científica Y Tecnológica

102 0

18Curso Pre- Intermediate Nivel 6

NO 33Instituto Chileno Británico de Cultura

1 100% 118800

19Curso Regular Intermediate nivel 7


1 100% 118800

20Curso Upper - Intermediate nivel 1


1 100% 118800

21Curso Regular Intermediate nivel 7


1 100% 118800

22Inglés para el Area de Comunicaciones e Informática


1 100% 237600

23Curso Elementary Nivel 4


1 100% 237600

24Ley 20.123 de Subcontrataciones

NO 8 E-Videncia Capacita Ltda. 3 100% 501000

25Curso Pre- Intermediate 5 y 6


1 100% 237600


26Inglés para el Area de Comunicaciones e Informática


1 100% 237600

27Curso Regular Pre- Intermediate nivel 5


3 100% 356400



3 100% 356400

29Curso Beginners 2 y 3


7 100% 1663200

30Curso Elementary nivel 3


3 100% 356400

31Curso Regular Beginners 1 y 2


7 100% 1663200

32 Curso Beginners 2 NO 33

Instituto Chileno Británico de Cultura

3 100% 356400

33Curso Pre- Intermediate 5 y 6


1 100% 237600

34Curso Pre- Intermediate Nivel 6


1 100% 118800



1 100% 118800

36Evaluación de la Capacitación y Metodología ROI

NO 16 Mas Consultores Ltda 1 100% 284283

37Contabilidad General de la Nación 1

NO 70Contraloría General De La República

1 100% 175000

38

CISCO CERTIFIED NETWORK ASSOCIATE (CCNA MODULO 1)

NO 280Subsecretaría De Telecomunicaciones

1 100% 700000

39

Optimización Del Trabajo En La Planilla De Calculo Microsoft Excel


1 100% 96000

40Taller Sensibilización Norma ISO 9001:2000


10 0


41Estudio de Modelo de Competencias Laborales

SI 12 Patricio Esteban Castro Castillo 15 Sin

evaluación 2000000

42Taller Directivos 9000:2001


6 0

43Taller Tratamiento de Hallazgos


6 0

44

ISO 9000 para PMG: Estrategias para la implementación de ISO en organismos públicos

NO 48Instituto De Normalización Previsional

2 0

45

VIII Feria multisectorial para proveedores del Estado


46 Módulo SIGFE Transaccional NO 21


2 0

47 Capacitación SIGFE NO 42


1 0



1 100% 69426

49

MANEJO DE LA BASE DE DATOS ACCESS PARA WINDOWS


3 100% 451440



1 0% 79800

51MANEJO DE WINDOWS, EXCEL, WORD E INTERNET


1 100% 96900



1 100% 96900


53 Probidad Administrativa NO 40

Contraloría General De La Republica

1 100% 100000

54 Taller XML Avanzado NO 4

Subsecretaría de Telecomunicaciones

1 100% 25000

55

Administración de las Remuneraciones de la EUS nivel básico


1 100% 185000



1 100% 79800

57

El Control de la Gestión, Factor de éxito en los resultados

NO 28

Asociación Chilena De Administración Financiera Y Presupuesto Publico

2 100% 388000

58 Contabilidad y Presupuesto NO 104


1 100% 105000



1 100% 96900



1 100% 96900

61Taller sobre actualización y Funcionalidad Auditor


62Declaraciones Anuales del Impuesto a la Renta

NO 12 Lexis Nexis 1 100% 98000

63

I Congreso Internacional de Compras Gubernamentales (CIEG 2007)


64Taller de Evaluación del Sistema ChileCompra


65 Capacitación SICTI NO 12

Advanced Computing Technologies

1 0

66Taller Introducción XML Básico

NO 4Subsecretaria De Telecomunicaciones

3 100% 60000


67 Taller XML Avanzado NO 4

Subsecretaría De Telecomunicaciones

3 100% 75000

68Programación De Macros Con Visual Basic Excel


1 100% 136800

69 Sitios Web de Gobierno NO 12

Subsecretaria De Telecomunicaciones

3 100% 105000

70 Estatuto Administrativo SI 40


1 100% 100000

71 Estatuto Administrativo SI 40


1 100% 100000



1 100% 114000

73

Optimización Del Trabajo En La Planilla De Calculo Microsoft Excel


2 100% 209760

4.- ANÁLISIS DE LAS PRINCIPALES COMPETENCIAS ADQUIRIDAS POR LOS/LAS FUNCIONARIOS/AS A TRAVÉS DE LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN REALIZADAS EL AÑO 2007

A partir de la construcción de un nuevo organigrama de cargos de CONICYT existe una mayor coherencia interna con lo requerido por las estructuras procesales de las organizaciones fiscales; por ello, es que las características específicas de cada familia de cargos, o cargo específico, se expresan al interior del inventario de competencias, mediante las competencias específicas de cada familia y/o sus conductas críticas. Estas se denominan al interior de Conicyt como criterios de desempeño.

De lo anterior se desprende que existen 7 familias genéricas de cargo, cada una con su expresión en la estructura procesal ISO 9001:2000 de procesos directivos, productivos y de soporte; lo cual implica un total de 15 familias de cargo en la institución bajo esta nomenclatura.

El estudio y las capacitaciones asociadas para familiarizar estos conceptos, se desarrollaron mediante una metodología empírica y con una integración teórica y práctica entre la recolección de información sobre el quehacer de CONICYT y los modelos de gestión por los cuales el Estado de Chile optó como manera de mejorar continuamente sus servicio a los ciudadanos.

Concretamente se realizaron 60 entrevistas, grabadas mayoritariamente en el puesto de trabajo en audio digital formato MP3; posteriormente fueron analizadas en cuatro etapas sucesivas: Identificación de las funciones de cada cargo entrevistado; integración de una o varias funciones dentro de una competencia; descripción fenomenológica de la competencia en términos de “capacidad para”, análisis e identificación de las unidades de conducta que describen a la competencia y que puedan ser observadas de manera INFORME FINAL DE GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓN AÑO 2007 – SISTEMA DE CAPACITACIÓN 13

consensuada y registradas en un instrumento estándar.

En el Anexo N° 2 (“inventario de competencias específicas por familias de cargo-conicyt”) se encuentran identificadas las competencias específicas por familias de cargo de Conicyt.

5.- CARACTERÍSTICAS DE LOS/AS FUNCIONARIOS/AS CAPACITADOS/AS AÑO 2007 Y LA INVERSIÓN REALIZADA

5.1.- Funcionarios/as capacitados/as por estamento

CUADRO Nº 6

Variables de análisis

Dir

ecti

vo

Prof

es.

Técn

ico

Adm

in.

Aux

ilia

r

Fisc

aliz

.

Otr

o

Total

1. Nº de funcionarios/as capacitados/as según estamento

11 65 27 21 7 131

2. Porcentaje de funcionarios/as capacitados/as según estamento (%)

8 % 50 % 21 % 16 % 0 % 0 % 5% 100%

5.2.- Inversión por estamento

CUADRO Nº 4


Dir

ecti

vo

Prof

es.

Técn

ico

Adm

inis

t.

Aux

iliar

Fisc

aliz

.

Otr

oTotal

1. Porcentaje de funcionarios/as capacitados/as según estamento (%)

8 % 50 % 21 % 16 % 0 % 0 % 5% 100%

Monto Inversión realizada por estamento ($)

1.726.729

10.792.055

4.532.663

3.453.457 0 0 1.079.2

0521.584.1

09

Porcentaje Inversión realizada por estamento (%)

8 % 50 % 21 % 16 % 0 % 0 % 5% 100%

5.3.- Funcionarios/as capacitados/as por calidad jurídica

CUADRO Nº 5INFORME FINAL DE GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓN AÑO 2007 – SISTEMA DE CAPACITACIÓN 14


Planta Contrata

Suplente

Honorario

Otro Total

1. Nº de funcionarios/as capacitados/as por calidad jurídica

19 105 0 7 131

2. Porcentaje de funcionarios/as capacitados/as por calidad jurídica (%)

15% 80% 0% 5% 100%

5.4.- Inversión por calidad jurídica

CUADRO Nº 6Variables de

análisis Planta Contrat

aSuplent

eHonorar

ioOtro Total

1.- Porcentaje de funcionarios/as capacitados/as por calidad jurídica (%)

15% 80% 0% 5% 100%

2.- Monto Inversión realizada por calidad jurídica ($)

3.237.617

17.267.287

1.079.205

21.584.109

3.- Porcentaje Inversión realizada por calidad jurídica (%)

15% 80% 0% 5% 100%

5.5.- Funcionarios/as capacitados/as nivel central y regiones

CUADRO Nº 7Variables de análisis Nivel

central Regiones Total1. Nº de funcionarios/as capacitados/as en nivel central y regiones

131131

2. Porcentaje de funcionarios/as capacitados/as en nivel centrales y regiones (%)

100% 100%

5.6.- Análisis de la inversión de capacitación año 2007 en el nivel central y regiones

CUADRO Nº 8


Variables de análisis Nivel central

Regiones Total

1. Porcentaje de funcionarios/as capacitados/as en nivel central y regional (%)

100% 100%

1. Monto Inversión realizada en nivel central y regiones ($)

$ 21.584.109

$ 21.584.10

92. Porcentaje Inversión realizada en

nivel central y regiones (%) 100% 100%

6.- RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN PARA LA PREPARACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN BAJO NORMA ISO 9001:2000

6.1.- Principales resultados o conclusiones del diagnóstico

En este punto, se indica en forma breve las principales conclusiones del Diagnóstico realizado por Conicyt en relación a los procesos del Sistema de Capacitación.

El proceso de Capacitación se encuentra sistematizado, documentado, con responsabilidades delimitadas e indicadores de gestión definidos por su ente validador Dirección Nacional del Servicio Civil. En este sentido el proceso operativo no tiene brecha respecto a las exigencias de la normativa ISO 9001, está establecida una planificación y un control de gestión del proceso.

El proceso esta documentado, lo cual ayuda para que el conocimiento vaya quedando en la organización y en la incorporación de mejoras y personal nuevo. La brecha respecto a las exigencias de la norma radica en la evaluación de la eficacia de la capacitación, los procesos obligatorios y de apoyo, tales como establecer el control de documentos y registros, evaluación de satisfacción del cliente e incorporar mecanismos de mejora como son servicio no conforme, acciones correctivas y preventivas. La metodología de estos mecanismos de mejora ya está establecida en Conicyt, por tanto sólo es necesario implementarlos para este proceso.

6.2.- Programa de trabajo de implementación del Plan para preparación de la Certificación

CUADRO Nº 9

Actividades Fecha de ejecución Responsables

1. Diagnóstico Junio del 2007 Consultora Novakem1.1. Coordinación Proyecto Junio del 2007 Consultora Novakem1.2. Recopilación, análisis de antecedentes y documentación

Junio del 2007Consultora Novakem

1.3. Diseño sistema Junio del 2007 Consultora Novakem1.4 Plan de Trabajo Junio del 2007 Consultora Novakem

2. DocumentaciónJulio y Agosto del 2007 Encargado PMG

Capacitación con apoyo de consultor


3. Implementación y puesta en marcha SGC

Julio- agosto y septiembre del 2007

Encargado PMG Capacitación con apoyo de consultor

3.1. DistribuciónJulio- agosto y septiembre del 2007

Encargado PMG, Capacitación, Coordinador del SGC con apoyo de consultor

3.2. EntrenamientoJulio- agosto y septiembre del 2007


3.3. ValidaciónJulio- agosto y septiembre del 2007


3.4. FormalizaciónJulio- agosto y septiembre del 2007


3.5 Hitos ImplementadosJulio- agosto y septiembre del 2007


3.5.1. Diagrama de ProcesosJulio- agosto y septiembre del 2007


3.5.2. Política e IndicadoresJulio- agosto y septiembre del 2007


3.5.3. Descripciones de Cargo

Julio- agosto y septiembre del 2007


3.5.4. Manual de CalidadJulio- agosto y septiembre del 2007


3.5.5. Servicio no ConformeJulio- agosto y septiembre del 2007


3.5.6. Revisión GerencialJulio- agosto y septiembre del 2007


4. Auditoría y Mejora Sistema CAP

Octubre, Noviembre y Diciembre del 2007 Consultora Novakem

4.1. Auditoría Interna (AI) Octubre, Noviembre y Diciembre del 2007 Consultora Novakem

4.2. Tratamiento hallazgos AIOctubre, Noviembre y Diciembre del 2007



4.3. Cierre Acciones AIOctubre, Noviembre y Diciembre del 2007


4.4. Auditoría Pre-cert. Novakem (AN)

Octubre, Noviembre y Diciembre del 2007 Consultora Novakem

4.5. Tratamiento hallazgos AN

Octubre, Noviembre y Diciembre del 2007


4.6. Cierre Acciones ANOctubre, Noviembre y Diciembre del 2007


5. Capacitación Recurso Humano5.1. Curso ISO 9001:20005.2. Taller de Sensibilización ISO 90005.3. Seminario Directivos5.4. Taller de Política de Calidad5.5. Taller Servicio No Conforme5.6. Curso Formación de Auditores5.7. Curso Documentación y Análisis de Causas NC

Desde junio hasta diciembre del 2007

Consultora Novakem

6.3.- Antecedentes respecto a la implementación del Plan para la preparación de la certificación

- Manual de calidad

Se informa como anexo Nº 1 al presente informe.

- Manual de procedimientos Se informa como anexo Nº 2 la ficha de proceso de capacitación al presente informe.

Conicyt definió un a ficha de proceso del sistema de capacitación en donde se establecen los insumos necesarios como entrada al sistema, tales como Nómina de funcionarios y jefes de departamentos, resultados de la evaluación de competencias y levantamiento de brechas de los perfiles por competencias; en el desarrollo mismo del proceso se establece claramente los requisitos relevantes de los procesos y de los clientes, su inicio, desarrollo y término tomando como eje la ejecución del Plan Anual de Capacitación; como salida del proceso se establecen once registros y documentación aplicable al proceso. También es posible asociar los responsables (encargado de capacitación, funcionarios y/ o jefes directos, encargados de unidad, Comité Bipartito de Capacitación, Dirección Ejecutiva, Proveedores y Jefatura) de los controles explícitos de cada una de etapas del proceso.

- Resultados de las auditorías de calidad

CUADRO Nº 10

No conformidades detectadasINFORME FINAL DE GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓN AÑO 2007 – SISTEMA DE CAPACITACIÓN 18

No se encuentra implementado el proceso de Medición de efectividad de la capacitación.Falta Evaluación de Satisfacción de cliente externo: Dirección de Servicio Civil. Falta Evaluación de Satisfacción de cliente interno Sólo existe una evaluación de satisfacción por parte del capacitado al prestador del servicio.Falta definición por parta de Capacitación de quienes son sus clientes internos. No se evidencia que esté implementado el proceso de evaluación de la eficacia de la capacitación.No existe registro en la ficha de proceso de la conformación, funciones y responsabilidad del CBC. Documento externo enviado por Servicio Civil respecto al cumplimiento de la meta establecida al 30 de junio (30%) de los recursos ejecutados. Existe registro en archivo físico, pero no está declarado en el SGC.Curso Introducción a Windows realizado por Yanina Gurtiérrez no se ha medido la efectividad de la capacitaciónNo existe evaluación de los proveedores por parte de CBC. Sólo se utiliza la evaluación de la unidad de adquisiciones, la cual es limitada para evaluar los aspectos técnicos. No existe en la descripción del proceso de capacitación un camino alternativo si el Director Ejecutivo rechaza la propuesta del proveedor de capacitación por parte del CBC.

Observaciones u oportunidades de mejoraEn la ficha de procesos de capacitación, se debe definir cuál es la consecuencia de una mala evaluación de la efectividad.

Unificar los indicadores de proceso y de gestión. En extranet se encuentran medidos sólo los indicadores de procesos y el indicador de gestión es similar pero no tiene medición. (4.2.4 control de registros, 8.2.3 control y seguimiento).La descripción de cargo señala como habilidad necesaria para el cargo la planificación. Sin embargo, ésta no es demostrable

En extranet aparece el formulario Encuesta DNC. Se debe identificar tal cual aparece en el formulario “Detección Individual de Requerimientos de Capacitación”, se sugiere agregar campo "fecha" a este registro.Se recomienda definir los parámetros que determinaran ha que curso se le evaluara su efectividad.En el formulario de Requerimientos de capacitación agregar fecha de elaboración y quien lo elaboró. También presentar opciones de realizar cursos de Seguridad e higiene.En la ficha de proceso no se específica la ligazón entre capacitación y adquisiciones cuando el oferente del curso es una entidad del Estado. (7.1 Planificación)Se recomienda mantener un programa de las evaluaciones de efectividad de la capacitación que se deben ser realizadas.

Se sugiere que la evaluación de proveedores de capacitación se realice a base de hechos medibles, utilizando la encuesta de los propios capacitados y el cumplimiento de entrega de los requisitos de contrato. De hecho se realiza una encuresta a los participantes la cual no se utilza hoy para evaluar a los proveedores.Se recomienda mantener algún tipo de registro de los cursos de HSMAT realizados, hasta obtener el informe correspondiente.

Aclarar en ficha de proceso de Capacitación que los cursos son aprobados por el Comité Bipartito, dependiendo del monto.Considerar incluir como entrada al plan de capacitación cubrir las brechas entre el perfil del cargo y las competencias del personal.Sistematizar y formalizar el control y seguimiento de la programación anual.Si bien los asistentes a las capacitaciones hacen una evaluación de los proveedores de


capacitación, no se evidencia que tenga salida hacia adquisiciones ni hacia la gestión con los proveedores.Diseñar un indicador que mida la gestión del área, el Indicador asociado al proceso de capacitación no se mide ni refleja la gestión del área.

- Estado de avance de las acciones correctivas y preventivas

CUADRO Nº 11

Resultados de auditorías internas de calidad

N° Acción Correctiva Preventiva

Plan de Acción de las acciones correctivas y preventivas

Plazo de ejecución

EjecutadaSI/NO

38-01-07

Definición de metodología para medir efectividad de capacitación

1.- Definir los niveles de efectividad de capacitación y describirlos en la ficha de proceso de Capacitación.2.- Elaborar una metodología que permita medir la efectividad de la capacitación3.- Implementar la metodología definida4.- Obtener registros de la medición de la efectividad de capacitación. 5.- Además se presentará el listado de todos los cursos que de acuerdo a los criterios definidos deben ser evaluados. 28/09/2007 SI

39-01-07

Actualizar la ficha de proceso de capacitación

- Intervenir la ficha de proceso y aclarar en que los cursos son aprobados por el Comité Bipartito, dependiendo del monto. 10/08/2007 SI

56-01-07

Unificar la evaluación de los proveedores de la institución

No se levantará Plan de Acción debido a que este alcance se incorporará dentro del Manual de la Calidad (cuyo alcance aplica solo a los Sistemas PMG de Planificación y Control de Gestión y Auditoria Interna) , y en él se establecerá que se entregará la información emanada de la evaluación de los cursos de capacitación a la Unidad de Adquisiciones para que ellos lo consideren como entrada a su proceso. 29/08/2007 SI

62- Indicadores del 1.- Eliminar los indicadores de la ficha de 28/09/2007 SIINFORME FINAL DE GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓN AÑO 2007 – SISTEMA DE CAPACITACIÓN 20

01-07

Plan Anual de Capacitación

proceso.2.- Incorporar en el proceso de capacitación aquellos indicadores que midan efectivamente su eficacia.3.- Medir los indicadores del proceso.4.- Publicarlos en la extranet.

21-02-07

Medición de la efectividad de los cursos de capacitación

1.- Definir los niveles de efectividad de capacitación y describirlos en la ficha de proceso de Capacitación.2.- Elaborar una metodología que permita medir la efectividad de la capacitación3.- Implementar la metodología definida4.- Obtener registros de la medición de la efectividad de capacitación. 5.- Se incorporará lista con todos los cursos que deben ser evaluados. 28/09/2007 SI

22-02-07

Definición de criterios de parámetros de efectividad de los cursos

1.- Definir quienes serán los evaluados2.- Definir que tipo de cursos serán evaluados3.- Definir el tiempo de evaluación de los mismos4.- Incorporarlo en la ficha de proceso de capacitación 24/09/2007 SI

23-02-07

Incorporación de datos en el formulario de detección de necesidades

1.- Incorporar los datos de "elaborado por" y "fecha de elaboración" en el formulario de detección de necesidades.2.- Subir el formulario a la extranet. 24/09/2007 SI

24-02-07

Programa de Evaluación de Efectividad de la capacitación

1.- Establecer aquellos cursos que se evaluarán.2.- Mantención actualizada del listado en carpeta ubicada en Oficina RRHH/ carpeta Capacitación PMG del año en curso. 24/09/2007 SI

06-01E-07

Inefectividad de la capacitación

1.- Analizar que pasa cuando una capacitación es evaluada como inefectiva.2.- Se considerará como inefectiva cuando los objetivos planteados originalmente para el desarrollo del curso no cumplen con los resultados esperados en la aplicabilidad del trabajo en sí.3.- A partir de lo anterior, las consecuencias de una mala evaluación de la capacitación redundará en: a)la reiteración del curso para el o los afectados siempre y cuando el o los participantes hayan aprobado satisfactoriamente el curso mal evaluado; b)anotación de demérito para el o los capacitados siempre y cuando el o los participantes no hayan aprobado satisfactoriamente el curso mal evaluado, y c)reevaluación de las necesidades de capacitación en función de las brechas de competencias detectadas.4.- Incluir la acción en la ficha de procesos 30/10/2007 SI

18-03-07

Unificar los indicadores de proceso y de gestión

1.- Llamar a la coordinadora del SGC para que incorpore el cambio en dicho indicador en la página de la extranet. 26/11/2007 SI


20-03-07

No existe registro en la ficha de proceso de las funciones del CBC

1.- Descargar las funciones por web del sispubli las funciones del cbc.2.- Enviar por mail a la coordinadora de SGC el registro de las funciones y responsabilidades del CBC3.- Verificar en la extranet la declaración de este registro 23/11/2007 SI

27-03-07

Rechazo de propuesta CBC del proveedor de capacitación por parte del D. Ejecutivo

1.- Incorporar en la ficha de proceso que si llegase a suceder esta situación se deberá reanalizar los puntajes de evaluación realizada por el CBC a los factores de ponderación de las variables que miden cada uno de los parámetros establecidos en las bases de llamado a la licitación. 24/11/2007 SI

40-01-07

Incorporar las brechas entre los perfiles y competencias en la entrada del Plan de Capacitación

1.- Licitar estudio de levantamiento de perfiles de cargos por competencias.2.- Adjudicar la propuesta mas conveniente de acuerdo a las bases establecidas.3.- Ejecución del estudio de competencias.4.- Incorporar las brechas detectadas como entrada al Plan de Capacitación 2008. 30/11/2007

En Desarrollo

41-01-07

Sistematizar y formalizar el control y seguimiento de la programación anual.

1.- Crear metodología que permita sistematizar la programación anual de la capacitación.2.- Se determinará a través del Comité de Capacitación, mediante acta, la formalización de la metodología de control y seguimiento de la capacitación anual.3.- Desarrollo e implementación de metodología de control y seguimiento de la programación anual de la capacitación. 30/11/2007

En Desarrollo

21-03-07

formulario “Detección Individual de Requerimientos de Capacitación”

1.- Modificar el nombre del actual archivo " Formulario DNC" por el de " formulario “Detección Individual de Requerimientos de Capacitación” e incorporar el campo de fecha al registro.2.- Enviar por mail a la coordinadora del SGC el archivo para ser modificado en la extranet3.- Verificar dicho cambio en la página web 23/11/2007 SI

22-03-07

Documento externo enviado por Servicio Civil

1.- Establecer con la coordinadora del SGC que el documento del oficio del DNSC quedará declarado como registro externo resguardado en papel y por un año.2.- chequear que efectivamente se haya declarado en la extranet 23/11/2007 SI

24-03-07

Evaluación de los proveedores por parte de CBC.

1.- Elaborar un instrumento que permita evaluar a los proveedores del sistema de capacitación.2.- Validar el instrumento con el CBC3.- Declararlo en la ficha de proceso y en los registros del SGC a través de la página web.4.- verificar que se encuentre declarado en la extranet. 21/12/2007 SI

25-03-07

Falta Evaluación de Satisfacción de cliente interno/ externo

1.- Elaborar instrumentos de medición de la satisfacción de los clientes tanto externos como internos, éste último debiera redefinirse, debido a que ya existe.2.- Aprobarlo y validarlo a través del CBC. 21/12/2007

En Desarrollo


3.- Informarlo a la coordinadora del SGC para que lo suba a la extranet y lo declare en el control de registros.4.- Verificar que dicho registro esté declarado en la extranet.

7.- ANÁLISIS RESPECTO DE LO PROGRAMADO Y LO EJECUTADO

7.1.- En relación a las actividades de capacitación

CUADRO Nº 12Actividades de capacitación programadas en el PAC 2007 con cambios en cuanto a su ejecución o que no fueron ejecutadas

Justificación de los cambios o no ejecución

Mecanismo de difusión de estos cambios o no ejecución a los/as funcionarios/as

Auditoría en Informática

No se realizó debido a que el CBC consideró que el costo que involucra esta actividad para Conicyt involucra un gasto excesivo que la institución no está dispuesta a solventar.

Se informa a través de mail y mediante el Acta Nº 4 se determina la no realización de dicha actividad; en su reemplazo se determina la ejecución del curso Modernización de la Gestión Pública para la Auditora Interna, Sra. Carolina Prieto.

Gestión Pública

No se realizó debido a que se priorizó la realización de aquellos cursos que comprometían los requerimientos PMG del área de finanzas y recursos humanos.

Se informa mediante correo electrónico masivo a todos los funcionarios de Conicyt que para el año 2008 se realizará una serie de actividades tendientes a cubrir las distintas brechas de competencias en el ámbito de la gestión pública al interior de la institución.


Gestión de Proyectos Informáticos

Originalmente estaba programado ejecutarlo a fines del segundo semestre del 2007; sin embargo, debido a la coyuntura sufrida por el Programa Fondecyt (cierre de fallos de un sin número de concursos) se decidió posponer para el año 2008 la realización del mismo comprometiendo los recursos del plan año 2007.

Luego de una reunión sostenida por el CBC con la Directora de Fondecyt, se decide posponer la realización del curso de Evaluación de Proyectos e informar a los involucrados que para el primer trimestre y durante la jornada laboral de manera de cubrir las necesidades pendientes en esta materia de 5 coordinadores de grupos de estudio, familia de cargo proceso productivo. También queda establecida en la última reunión, Nº 6, del CBC.

CUADRO Nº 13Actividades de capacitación no programadas en el PAC 2007 y ejecutadas en el periodo

Razones que justifican la incorporación de las actividades no programadas

Mecanismo de difusión de estos cambios a los/as funcionarios/as

Ley 20.123 de Subcontrataciones

Debido a la necesidad de adoptar e implementar las acciones que correspondan a aquellos funcionarios que están involucrados en el tema de contrataciones del sector público con contratistas y servicios transitorios.

Mediante mail y memorando informando a todos los funcionarios involucrados

CISCO CERTIFIED NETWORK ASSOCIATE (CCNA MODULO 1)

Dentro del contexto del Gobierno Electrónico, el curso de CISCO se torna imperioso realizarlo para la persona Oficial de Seguridad Dcto. Electrónico, del Departamento de Computación en función de su cargo y responsabilidad institucional.

Mediante mail y memorando informando a todos los funcionarios involucrados

CUADRO RESUMEN Nº 14Nº Total de actividades

Programadas 2007

Nº Total de actividades

programadas y no ejecutadas 2007

Nº Total de actividades no programadas y

ejecutadas 2007

Nº Total actividades ejecutadas 2007

29 3 2 29


7.2.- En relación a los/as capacitados/as

CUADRO Nº 15Variables Número de

participantes Análisis de las diferencias

1. Participantes que se había programado capacitar año 2007

183 La diferencia fundamental se produce a partir de la realización de los talleres realizados al interior de

Conicyt para un número importante de funcionarios en materias de

desarrollo de competencias laborales, proceso de calificaciones y

sensibilización de la norma iso 9001:2000.

2. Participantes no capacitados de acuerdo a programación 2007

0

3. Total participantes finalmente capacitados 2007

293

7.3.- En relación a los mecanismos de selección de oferentes y beneficiarios

No hubo cambios en los mecanismos de selección de los oferentes y beneficiarios respecto de lo señalado en el PAC 2007.

7.4.- En relación al gasto de capacitación

CUADRO Nº 16Presupuesto En $ Razones que explican cambios

presupuestarios 1. Que se había programado ejecutar año 2007

22.498.000 Para el año 2007 se estableció como meta la ejecución íntegra del

presupuesto asignado, sin embargo, al pretender gastarlo en actividades programadas y no ejecutadas al

momento la unidad de capacitación se vió imposibilitada de concretarlas

debido principalmente a su alto costo de mercado y a que dichas actividades

no se realizan, muchas de ellas, dentro de la jornada laboral; más si se consideraba que las cargas de trabajo

asociadas a los funcionarios dificultaba la ejecución de las mismas.

2. Que no será ejecutado de acuerdo a programación 2007 (indicar cuando corresponda)

913.891

3. Que está actualmente en ejecución

21.584.109

7.5.- En relación a la política de capacitación

CUADRO Nº 17Partes constituyentes de la

políticaSe modifica

SI/NO Cambios realizados


Marco normativo NOPrincipios NODeclaración NOEstrategia

1. Objetivos2. Operacionalización

NO

8.- ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN DESARROLLADAS FUERA DE LA JORNADA LABORAL

CUADRO Nº 18

NºActividades de capacitación que se desarrollaron fuera de la jornada laboral en el año 2007

Razones que justifican la ejecución de la actividad fuera de la jornada laboral

1 Declaraciones Anuales del Impuesto a la Renta

El organismo, Lexis Nexis, único proveedor, realiza este tipo de actividad solamente en horario único, entre las 18:00 y 22.00 horas.

2 Administración de Windows 2003

De manera de optimizar el tiempo del capacitado y dado la carga de trabajo por la naturaleza de su cargo (soporte computacional), el proveedor, entrega las facilidades al alumno para que éste distribuya su tiempo en un mes, por lo que en esta ocasión 28 de las 40 horas se ejecutaron en horario vespertino

CUADRO Nº 19Nº Total de actividades

(contratadas) ejecutadas 2007

Nº Total de actividades (contratadas) ejecutadas

fuera de la jornada laboral 2007

% de actividades (contratadas) ejecutadas fuera de la jornada

laboral 200722 2 9%

9.- ANÁLISIS DEL RESULTADO OBTENIDO EN LA APLICACIÓN DE INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

9.1.- En la satisfacción de los/as participantes de las acciones de la capacitación

CUADRO Nº 20Elementos de la metodología

de satisfacción de los participantesResultados

globales obtenidos de

acuerdo a metodología

Principales conclusiones


aplicada1. Evaluación relatores internos en cuanto a contenidos y metodología enseñada

4 puntos en promedio

(escala de 1 a 4)

En general los relatores

demostraron dominio de cada uno de los temas expuestos

2. Los contenidos fueron novedosos para el funcionario capacitado


(escala de 1 a 4)

En general los temas entregados en las capacitación son muy relevantes y novedosos para

conicyt3. Metodología aplicada 3 puntos en

promedio (escala de 1 a 4)

En algunos cursos se considera que se

debería incorporar ejemplos mas

cercanos o relacionados con el entorno de Conicyt

4. Los contenidos tratados en el curso son aplicables en sus tareas actuales, permitiendo mejorarlas


(escala de 1 a 4)

En un curso en particular se señala

que se debe considerar un mayor

enfoque hacia la práctica por sobre la

teoría.5. Las dependencias cumplieron con aspectos de comodidad requeridos: luz, calefacción, mobiliario adecuado.


(escala de 1 a 4)

A modo de sugerencia se recomienda

inspeccionar con antelación la

infraestructura de cada proveedor en

términos ambientales


6. La ubicación del recinto permitió el acceso oportuno para la realización de la actividad


(escala de 1 a 4)

En general sucede en todos los casos que, Conicyt al no

contar con infraestructura necesaria para

realizar capacitaciones en su propia dependencia,

los funcionarios deben desplazarse

distancias considerables para

asistir puntualmente a clases. Por ello, se recomienda, evaluar

la posibilidad de contar con un

espacio habilitado para desarrollar este tipo de actividades al interior del Servicio.

9.2.- Resultado de las acciones de capacitación ejecutadas con evaluación de aprendizaje logrado

A continuación se entrega información sobre los/as participante de las acciones de capacitación desarrolladas durante al año 2007, considerando la evaluación de los participantes solamente en aquellas actividades contratadas bajo el presupuesto de capacitación:

CUADRO Nº 21Evaluación de los participantes Nº de

participantes% en relación al total de participantes 2007

Aprobados 113 68%

Reprobados 1 1%Sólo asistencia al curso (sin evaluación)

52 31%

9.3.- Resultado de la aplicación de la capacitación en el puesto de trabajo

CUADRO Nº 22Evaluación de los participantes Actividad Nº 1 Actividad Nº 2 Actividad Nº 3

Nombre de la actividad de capacitación a la que se midió aplicación (transferencia) en el puesto de trabajo

ISO 9000 para PMG:

Estrategias para la

Implementación

Estatuto Administrativo

Control de Gestión

Año en que se realizó la actividad 2007 2007 2007


Nº de funcionarios/as evaluados/as (se les aplicó la metodología de evaluación de aplicación de lo aprendido)

2 2 2

Análisis de los principales resultados obtenidos por actividad evaluada

Se observa mayor

conocimiento y dominio de los

temas relacionados a Iso 9000:2001

Se resuelven problemas de

orden cotidiano de administración

sin tener que consultar el

estatuto administrativo.

Se observa mayor profundidad en los conocimientos y menos errores en el tiempo

Evaluación de los participantes Actividad Nº 4Nombre de la actividad de capacitación a la que se midió aplicación (transferencia) en el puesto de trabajo

Manejo de Acces para Windows

Año en que se realizó la actividad 2007Nº de funcionarios/as evaluados/as (se les aplicó la metodología de evaluación de aplicación de lo aprendido) 2Análisis de los principales resultados obtenidos por actividad evaluada

Se logró automatizar informes de gestión de manera de apoyar y mejorar la toma de decisiones en términos de

información presupuestaria

10.- RESULTADOS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN PARA EVALUAR EL PAC

CUADRO Nº 23Nº Indicador Fórmula Meta comprometida Resultado del

indicador1 Porcentaje de

cumplimiento de las acciones programadas en el PAC

(Nº de cursos de capacitación ejecutados/ Nº de cursos de capacitación programados en el plan)* 100

75%

(22/29)*100=76%

2 Porcentaje de Ejecución presupuestaria

(Total presupuesto ejecutado en capacitación/ Total presupuesto asignado para capacitación) *100

100%

(21.584.109/22.498.000)*100=

95.94%

3 Porcentaje de participantes satisfechos con los cursos de capacitación

(Nº de participantes que calificaron de muy buenos (puntaje de 41 a 48) los cursos de capacitación/ Nº total de participantes encuestados

90%(62/69)*100=

95%


mediante la herramienta “ evaluación de la actividad de capacitación”)*100

11.- RESULTADO DE LA OPERACIONALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE CAPACITACIÓN

CUADRO Nº 24Estrategia de la política de capacitación

comprometida en el Informe Final de Gestión año 2006

Resultados

Objetivos de la capacitación

Operacionalización (acciones concretas)

Cumplimiento de la

operacionalizaciónSI/NO

Razones de no cumplimiento(si procede)

3.1.1. Instalar competencias en los funcionarios, promoviendo su participación en actividades de capacitación que se relacionen con el mejoramiento de su desempeño.

3.2.1. Diseñar y aplicar en el servicio, un instrumento de detección de necesidades de capacitación, que identifique brechas de competencias de los funcionarios relacionadas a las funciones del cargo.

Se aplica el instrumento de detección de necesidades a un 90% de los funcionarios planta- contrata de la institución, como asi mismo se determinan y establecen tanto las competencias transversales para toda la institución como las competencias específicas hasta el cuarto nivel jerárquico.

No procede


3.1.2. Distribuir equitativamente el presupuesto de capacitación entre las diversas necesidades de capacitación detectadas, de los funcionarios que pertenecen a las distintas unidades del servicio.

3.2.2. Determinar en el Plan Anual de Capacitación, el universo de funcionarios a capacitar a nivel central, mediante la aplicación de un instrumento de detección de necesidades de capacitación, a modo de asignar el presupuesto disponible de acuerdo a los resultados obtenidos en dicho análisis.

El Plan Anual de Capacitación se diseña a partir de la tabulación resultante del instrumento de detección de necesidades, como así también de las brechas existentes hasta el cuarto nivel jerárquico. A partir de ello, se elabora un Programa de trabajo donde se determinan las principales actividades a desarrollar, junto con el número de participantes y monto asignado, según ley.

No procede

3.1.3 Difundir los instrumentos y procedimientos de gestión de la capacitación, para la ejecución de las actividades programadas de capacitación.

3.2.3. Establecer en el Plan Anual de Capacitación, los procedimientos de selección de organismos capacitadores, elaboración de bases de licitación, mecanismos de selección de beneficiarios, instrumento de detección de necesidades y de evaluación de la capacitación, entre otros, para posteriormente ser comunicados y difundidos al interior del Servicio.

Cada uno de los procedimiento de selección de proveedores como de beneficiarios de la capacitación se informan oportunamente a los clientes internos (funcionarios planta y contrata) a través de memorándums internos y correos electrónicos. A partir del 2008, toda esta información se difundirá a través de la nueva intranet de recursos humanos.

No procede


3.1.4. Adecuar los mecanismos de ejecución de las actividades de capacitación a las necesidades del grupo participante.

3.2.4. Analizar previo a cada actividad de capacitación el universo de funcionarios a capacitar, para posibilitar su acceso y participación, considerando funciones de los participantes, estamento, horarios, modalidades de ejecución (presencial y/o a distancia) y accesibilidad de instalaciones.

Este mecanismo se adecua en función de las necesidades propias del cargo y de las competencias asociadas a cada funcionario, y para ello, el CBC considera relevante que cada estamento, sin distinción, se capacite bajo la modalidad presencial, en horario preferentemente en las mañanas o dentro de la jornada laboral, y que el instituto capacitador se encuentre dentro de un perímetro accequible (cercano a Conicyt, metro estación Salvador).

No procede

12.- RESULTADO DE LOS COMPROMISOS Y RECOMENDACIONES DEL AÑO 2006 ASUMIDAS PARA EL AÑO 2007

CUADRO Nº 25

NºCompromiso asumido a fines del año 2006 para cumplir el año

2007

Producto o resultado obtenido el año 2007

Mes de concreción

1 Revisar pertinencia de crear un mecanismo de descripción y perfiles de cargos.

Se realizó un estudio destinado a:1.1 Construir un inventario de competencias específicas por familia de cargo, que represente el quehacer de los trabajadores y trabajadoras de CONICYT.1.2 Diseñar la arquitectura e instrumentos de los sistemas de Capacitación y Evaluación de Desempeño que permita el uso del inventario de cargos por competencias y responda a los requisitos técnicos de cada sistema y reglamentarios de Sistema de Evaluación de Desempeño.1.3 Transferir los conocimientos necesarios a todos los actores claves de cada sistema para un adecuado uso de los sistemas de gestión por competencias

Noviembre de 2007


2 Formular una herramienta que permita medir la efectividad a futuro, en términos de impacto, de las acciones de capacitación realizadas.

Se diseñó una herramienta tendiente a evaluar la eficacia de las acciones de capacitación en la jefatura respectiva de acuerdo a los sgtes. criterios: a) cursos que involucran a personal dentro del alcance del SGS; b) cursos sobre 24 horas, y c) su medición se realizará con un plazo máximo de 3 meses.

Agosto de 2007

3 Revisar, ordenar y actualizar todos los antecedentes que comprometen el proceso de capacitación, vale decir, sus entradas, cadenas de valor, salidas, tareas y registros

Con el fin de lograr la sistematización del proceso de capacitación se estableció una planificación y un control de gestión del proceso declarado a través de la extranet lo que se tradujo en una serie de mejoras al mismo, tales como establecer las entradas y salidas del proceso, establecer los registros declarándolos como documentos internos y/ o externos, con su respectivo resguardo, ubicación, retención y disposición

Octubre de 2007

13.- RECOMENDACIONES DERIVADAS DE LAS ACCIONES DE CAPACITACIÓN 2007

CUADRO Nº 26

Tema o actividad relevante a considerar para el año 2008 Recomendaciones para el siguiente

periodo (2008)1. Continuidad al perfeccionamiento en Idioma Inglés (necesidad transversal para todos los Programas y Departamentos de la institución).

Como necesidad institucional y estratégica se privilegiará el desarrollo de esta actividad durante la jornada laboral y se programará en función de las cargas de trabajo de cada unidad demandante.

2. Capacitación para sensibilizar al interior de la organización aquellas materias relacionadas con la norma ISO 9001:2000 (Certificación Sistemas PMG Compras e Higiene y Seguridad)

Continuar con el proceso de sensibilización al interior de la institución, reforzando la normativa en aquellos funcionarios ya capacitados en la materia como en aquellos que conocerán y aprenderán de este tema por primera vez.

3. Capacitación para cada uno de los requerimientos de los Sistemas de Programación de Mejoramiento de la Gestión PMG y Capacitación permanente para desarrollo a los distintos estamentos de la planta institucional.

Conicyt considera fundamental apoyar permanentemente el logro de sus sistemas PMG y para ello, otorga todas las facilidades en cuanto a recursos humanos, financieros y administrativos.


14.- COMPROMISOS ASOCIADOS A LAS RECOMENDACIONES, PLAZOS Y RESPONSABLES

CUADRO Nº 27

Compromisos asumidosPlazos

(1° o 2° semestre del año 2008)

Responsables para su ejecución

Publicar y difundir a través de la nueva Intranet de Recursos Humanos de la institución la información de capacitación en cuanto a modificaciones del PAC 2008, cumplimientos e hito del PMG y estado de avances de la certificación del sistema en norma ISO 9001:2000.

A contar de marzo de 2008 se debe empezar a difundir a todos los funcionarios de la institución.

Unidad de Capacitación

Mejorar y/ o perfeccionar el instrumento de aplicación de evaluación de actividades de capacitación en cuanto a su transferencia o aplicabilidad de acuerdo a las exigencias de la norma Iso 9001:2000, como a las sugerencias presentadas por la Dirección Nacional del Servicio Civil.

Idealmente su ejecución deberá estar comenzando a partir de octubre de 2008, ya que por esa fecha se podrán obtener los datos de la retroalimentación de una importante cantidad de cursos ya ejecutados.


Comité Bipartito de Capacitación

Sistematizar y formalizar el control y seguimiento de la programación anual de manera de establecer una metodología que permita sistematizar la programación anual de la capacitación; determinándolo a través del Comité de Capacitación, mediante acta, la formalización, desarrollo y seguimiento de la de la programación anual de la capacitación.

A comienzos del segundo semestre del 2008 la unidad de capacitación deberá contar con una metodología capaz de controlar la programación de actividades incorporadas en el PAC anual.


15.- ANÁLISIS DE LOS MECANISMOS DE DIFUSIÓN DE LAS ACCIONES DE CAPACITACIÓN REALIZADAS EN EL AÑO 2007

CUADRO Nº 28Nº Mecanismos de difusión

interna 2007Resultados logrados respecto de:

Efectividad Oportunidad1 Correo electrónico

adjuntando información 90% de funcionarios/as Inmediata

2 Página Web 90% de funcionariosInmedita


16.- ANÁLISIS DE LOS MECANISMOS DE DIFUSIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓN AÑO 2007

CUADRO Nº 29Mecanismos de difusión interna utilizados para difundir el Informe de

Gestión 2007

Efectividad del mecanismo de difusión

Oportunidad del mecanismo de difusión

1. Intranet Recursos Humanos

100 % de funcionarios/as

2 días después de ser emitido el informe

2. Página Web 90 % de funcionarios Inmediata3. Correo Electrónico 90% de funcionarios Inmediata

Atentamente,

RICARDO VÁSQUEZ QUILODRÁNDIRECTOR EJECUTIVO (S)

Distribución: Para conocimiento de todos los/las funcionarios/as de la Institución Comité Bipartito de Capacitación Unidad de Recursos Humanos Área de Capacitación Encargado/a de PMG Auditor interno Subir a : www.sispubli.cl Archivo de la Dirección


http://www.sispubli.cl/

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