INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN GRUPO DE … · ... en el marco de sus competencias y...
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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN GRUPO DE RECURSOS FISICOS OFICINA DE CONTROL INTERNO Bogotá, D. C., FEBRERO 25 de 2.016
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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN GRUPO DE RECURSOS FISICOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO Bogotá, D. C., FEBRERO 25 de 2.016
1. OBJETIVO
Ilustrar a la Alta Dirección, respecto de la gestión que desarrolló el Grupo de Recursos Físicos, en el marco de sus competencias y procedimientos adoptados para el ejercicio de sus funciones, de conformidad con lo establecido en la Resolución 000180 de 2014.
2. ALCANCE
El alcance del seguimiento, se circunscribe a realizar la verificación respecto del período comprendido entre el 1° de Enero de 2.016 y el 31 de Enero de 2.016, el cual incluye el cumplimiento de las funciones, la verificación del cumplimiento de los procedimientos, el seguimiento del Mapa de Riesgos Operacionales del Proceso, seguimiento Mapa de Riesgos de corrupción del proceso, seguimiento Plan anual de Gestión correspondiente al mes de Enero de 2016 y seguimiento a las recomendaciones presentadas por la Oficina de Control Interno en informes anteriores.
3. MÉTODOLOGÍA
Visita in situ. Requerimiento de información al enlace elegido por el Grupo de Recursos Físicos. Análisis y valoración de la información Suministrada. Elaboración del Informe. Presentación del Informe Preliminar; a la dependencia para materialización del
principio del debido proceso. Presentación del Informe Final.
4. JUSTIFICACIÓN
De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1.993, la Ley 1474 de 2.011 y los Decretos reglamentarios 1826 de 1.994 y 1537 de 2.001, entre otras, corresponde a la Oficina de Control Interno, verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos; así como también, verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad.
5. INFORME
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento
de las funciones asignadas por la Ley, en especial, lo preceptuado en la Ley 87 de 1993
y demás normas concordantes y en atención a las actividades definidas en el Plan Anual
de Gestión (PAG) – Plan Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS) correspondientes
a la Vigencia 2.015
5.1 CUMPLIMIENTO FUNCIONES GRUPO DE RECURSOS FISICOS
El Grupo de Talento Humano de la Entidad, suministró información de los colaboradores
que laboran para la Institución, del cual se concluye que el Grupo de Recursos Físicos
se encuentra conformado por las siguientes personas:
NOMBRES Y APELLIDOS
DENOMINACIÓN CÓDIGO GRADO FORMACIÓN ACADEMICA TIPO DE NOMBRAMIENTO
CHICA CAROLINA ASESOR 1020 13 DERECHO – ESPECIALISTA GERENCIA PUBLICA Y CONTROL FISCAL
LIBRE NOMBRAMIENTO
PINZON RONCHAQUIRA ROBERT
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
2028 23
ADMINISTRACION PUBLICA, ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE LA SALUD PUBLICA, ESPECIALIZACION EN GESTION PUBLICA E INSTITUCIONES ADMINISTRATIVAS, ESPECIALIZACION EN GESTION PUBLICA E INSTITUCIONES ADMINISTRATIVAS, ESPECIALIZACION EN SEGURIDAD SOCIAL, ESPECIALIZACION EN GERENCIA INTEGRAL DE SERVICIOS DE SALUD
ENCARGO
CARDENAS RUBIO NATALIA YOHANNA
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
2028 17 COMERCIO INTERNACIONAL PROVISIONAL
CASTRILLON SANCHEZ HERIBERTO
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
(CARGO DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y
REMOCIÓN)
2028 17 ADMINISTRACION DE EMPRESAS, ESPECIALIZACION EN ADMINISTRACION FINANCIERA
LIBRE NOMBRAMIENTO
BARRETO CARLOS ALBERTO
TÉCNICO ADMINISTRATIVO
3124 13 TECNICA PROFESIONAL EN RELACIONES INDUSTRIALES
ENCARGO
WILLIAMSON ABRIL GINA LIZETH
SECRETARIO EJECUTIVO
4210 20 TECNICA PROFESIONAL EN CONTABILIDAD COMERCIAL
PROVISIONAL
RODRIGUEZ GIL FERNANDO
SECRETARIO EJECUTIVO
4210 15 BACHILLER PROVISIONAL
CARDENAS RAMIREZ EVER ELIAS
SECRETARIO EJECUTIVO
4210 15 TECNOLOGIA EN INGENIERIA INDUSTRIAL PROVISIONAL
FERNANDO ANDRÉS DÍAZ ALMARIO
SECRETARIO EJECUTIVO
4210 15 BACHILLER PROVISIONAL
MARTINEZ DUITAMA RICARDO DE LA CRUZ
CONDUCTOR MECÁNICO
4103 19 BACHILLER PROVISIONAL
RAMIREZ RAMIREZ JOSE MAURICIO
CONDUCTOR MECÁNICO
4103 17 BACHILLER PROVISIONAL
BERMUDEZ HORMAZA JOHN MISSRRAEL
CONDUCTOR MECÁNICO
4103 17 BACHILLER PROVISIONAL
MOLINA VALERO JOSE OMAR
CONDUCTOR MECÁNICO
4103 15 BACHILLER PROVISIONAL
GALEANO GAMBA DIDIERE
CONDUCTOR MECÁNICO
4103 13 BACHILLER PROVISIONAL
MARROQUIN JAUMI MANFRED
CONDUCTOR MECÁNICO
4103 13 BACHILLER PROVISIONAL
CASTRO BERNAL RAFAEL ENRIQUE
CONDUCTOR MECÁNICO
4103 13 BACHILLER PROVISIONAL
OROZCO ACEVEDO WILLIAM
CONDUCTOR MECÁNICO
4103 13 BACHILLER PROVISIONAL
RODRIGUEZ PEÑA CARMEN VICTORIA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
4044 15 BACHILLER PROVISIONAL
BENITO GARZON FABIAN YESID
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
4044 13 BACHILLER PROVISIONAL
GOMEZ GALEANO ETELVINA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
4044 11 BACHILLER PROVISIONAL
Cumplimiento de las Funciones Legalmente Otorgadas a través de la normatividad Tanto
externa como Interna
De conformidad con el Decreto 2462 de 2013 ‘Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud’’ se definieron las funciones de la Superintendencia, así como las de todas y cada una de las dependencias que componen la Entidad. De conformidad con la Resolución 000180 de 2014 ‘’Por la cual se conforman los grupos internos de trabajo de la Superintendencia Nacional de Salud, se asignan funciones y coordinador’’ A el Grupo de Recursos Físicos, se le asignaron funciones específicas tendientes Apoyar en la formulación de políticas, procesos y procedimientos relacionados con la administración de los bienes y prestación de Servicios Generales. De conformidad con las funciones específicas asignadas por la Resolución en mención, el equipo auditor de la Oficina de Control Interno, determinó que para efectos de ejecutar el monitoreo que por este se presenta, tomaría como muestra las actividades que permitan evidenciar el cumplimiento de una (1) de esas funciones específicas, las cuales son: 9. Coordinar con el Grupo de Contratación de Bienes y servicios, la elaboración
del Plan de Adquisiciones
Así las cosas, el equipo auditor procedió a realizar trabajo de campo, en donde en conjunto con el enlace de la dependencia del Grupo de Recursos Físicos, se realizó mesa de trabajo, en la cual se solicitaron las evidencias que dieran cuenta de la ejecución de actividades tendientes a materializar el cumplimiento de las funciones escogidas como muestra; las cuales ya se describieron.
5.2 VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO PROCEDIMIENTOS
El equipo auditor de la Oficina de Control Interno, realizó seguimiento a las 8 actividades
que conforman el procedimiento ‘’Planeación para la Adquisición de Bienes y Servicios
de la Entidad’’ con el objeto de verificar los lineamientos para la adquisición de bienes y
servicios.
DESCRIPCION PROCEDIMIENTO – PLANEACION PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y
SERVICIOS DE LA ENTIDAD
La Subdirección Administrativa, Con el fin de consolidar el plan de contratación 2016,
envío correo informativo a todas las dependencias con el formato de necesidades
adjunto, que deberá ser diligenciado para tal efecto.
Solicitar las necesidades de
adquisición de bienes y
servicios a las
dependencias.
Consolidar el Plan Anual
de Adquisiciones.
Aprobar el Plan Anual de
Adquisiciones para su
publicación.
Realizar la modificación
solicitada el Plan Anual
de Adquisiciones
Actualizar el Plan
Anual de
Adquisiciones
Publicar el Plan Anual
de Adquisiciones.
Aprobar la actualización
del Plan Anual de
Adquisiciones
Publicar la modificación
del Plan Anual de
Adquisiciones.
FORMATO DE NECESIDADES
En Recursos Físicos, se reciben todas las solicitudes de las dependencias y se
consolidan para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, mediante el formato ABDE-01,
el cual, lleva al link de ‘’Sistema Electrónico de Contratación Pública’’.
Una vez consolidado el Plan de Adquisiciones, se envía el borrador del mismo, a la
Secretaría General para su aprobación
El Grupo de recursos Físicos, recibe y realiza, las modificaciones solicitadas por las
dependencias del Plan de Adquisiciones, así como se puede evidenciar en el siguiente
correo:
El Plan anual de Adquisiciones es publicado en la página web, en el Link ABDE01, el
cual lleva a el aplicativo SECOP
De: Carolina Chica Zapata
Enviado el: viernes, 29 de enero de 2016 10:27 a.m.
Para: James Chaid Franco Gomez <[email protected]>; Monica Adriana Florez Bonilla
CC: Natalia Yohanna Cardenas Rubio <[email protected]>; Andrea Natalia Castro Gonzalez
Asunto: Publicación Plan de Adquisiciones
Señor Secretario General, Jefe de Planeación
Atento saludo,
Remito el pantallazo, el día de hoy quedó publicado el Plan de Adquisiciones de la entidad, conforme a
lo trabajado con las dependencias. Con esto damos cumplimiento a los plazos de punlicación de dicho
documento.
La publicación preliminar para observaciones de la ciudadanía no arrojó ninguna observación.
Quedo atenta
Carolina Chica Zapata
Con las evidencias incorporadas anteriormente en este informe, se concluye que el
Grupo de Recursos Físicos ha venido cumpliendo con las funciones asignadas en el
Decreto 2462 de 2.013 y específicamente en el Plan Anual de Gestión de la Entidad.
5.3 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO
Proceso
Tipo de factor
de riesgo
Clase de riesgo
Riesgo Descripción Consecuencias/Efectos
Potenciales
Zona de
riesgo
Tratamiento del riesgo
Acciones Frecuencia Responsables
Administración de los Bienes de Consumo y Devolutivos
Interno Operativo
Inconsistencias en el inventario de bienes de la entidad
Entradas sin registrar, salidas sin registrar, diferencia en las cantidades. Archivos de inventarios administrados mediante bases de datos en Excel, donde es más susceptible la perdida de información, el histórico de los datos, manipulación de las cifras sin trazabilidad en los cambios
Información del inventario de la entidad desactualizada, diferencias con los libros contables, reprocesos de inventario
Alta Reducir Conciliación del boletín de almacén
mensual
Secretaría General - Subdirección Administrativa
Acciones implementadas:
Actualización de Inventarios:
Mediante Circular No 06 de Septiembre 30 de 2015, se programó a partir del 13 de
Octubre y 30 de Noviembre de 2.015 la actualización y manejo del inventario de los
bienes por puesto de trabajo de la Superintendencia Nacional de Salud.
El Grupo de recursos Físicos, en el mes de Diciembre, adelantó el Informe del inventario
anual, el cual se radicó mediante NURC 3-2016-001338 del 27 de Enero de 2016.
En este informe, se muestra la baja de elementos y Bienes vigencia 2015, Así mismo, se
muestra la depuración de las cuentas bienes de bodega.
Conforme a las evidencias incorporadas en este informe, se concluye que el Grupo de
Recursos Físicos ha ejecutado acciones tendientes a evitar y mitigar los riesgos
operacionales, incorporados en el mapa de riesgos de procesos vigente, dejando
constancia en todo caso, que trimestralmente, la Oficina de Control Interno realiza
arqueos al Almacén, evidenciando el control que sobre el mismo se tiene implementado,
siendo la recomendación presentada por esta dependencia, la que tiene que ver con la
posible adquisición de herramienta tecnológica que reemplace el control llevado
actualmente en Programa Excel, buscando que exista mejor trazabilidad de los
inventarios.
5.4 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN DEL PROCESO
Naturaleza del Riesgo
Proceso Contexto estratégico
Identificación del riesgo
Factores
de riesgo
Tipo de factor
de riesgo
Causas Clase de
riesgo Riesgo Descripción
Corrupción Pre Contractual
N/A N/A
▪ Amiguismo. ▪ Interés del servidor público en recibir beneficio económico. ▪ Fuga de información.
Corrupción
Estudios previos o de factibilidad superficiales o manipulados por personal interesado en el futuro proceso de contratación (estableciendo necesidades inexistentes o aspectos que benefician a una oferente en particular).
Por situaciones de amiguismo, fugas de información y el interés de un servidor público en obtener algún tipo de beneficio económico adicional a su salario, puede presentarse que se realicen estudios previos o de factibilidad superficiales o manipulados estableciendo necesidades inexistentes o aspectos que benefician a una oferente en particular, por parte de algún funcionario interesado en el futuro proceso de contratación.
Acciones Implementadas
Los estudios y documentos previos se elaboran en la dependencia de Recursos Físicos,
pero pasan por la aprobación del Grupo de Contratación, y por parte de la Subdirección
Administrativa.
Por la página de Compra eficiente, se tiene la publicación del Plan de Adquisiciones y
algunas contrataciones a través de los acuerdos marco de precios.
Conforme a las acciones adelantadas por el Grupo de Recursos Físicos y las evidencias
incorporadas en el presente informe, se puede concluir que el grupo objeto de
seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno, realiza acciones para evitar y
mitigar los riesgos de corrupción del proceso.
5.5 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN
PROCESO ACTIVIDAD NOMBRE INDICADOR FÓRMULA CUMPLE NO
CUMPLE
Planeación para la
Adquisición de Bienes y
Servicios de la Entidad.
Proveer a las
dependencias los
insumos de almacén
requeridos para el
cumplimiento de sus
funciones
Porcentaje de solicitudes al
almacén atendidas y registradas
en el periodo.
(No. de solicitudes atendidas por
el almacén y registradas en el
inventario en el periodo. /
Número de solicitudes recibidas
por el almacén en el período) *
100
X
Este indicador es a demanda, llegaron 74 solicitudes de almacén y se atendieron 74
solicitudes, durante Enero 2016. En total, 73 solicitudes de consumo y 1 devolutivo. Se
evidencia en el diligenciamiento del Formato AFT02.
Estas solicitudes hacen referencia a la asignación de elementos que están guardados en
almacén y que el Coordinador de Recursos Físicos los entrega para funcionamiento a
las diferentes dependencias.
Ante lo anterior, en relación con la muestra seleccionada por el profesional designado
por la Oficina de Control Interno para el seguimiento que ahora ocupa a este informe, se
puede concluir que el Grupo de Recursos Físicos cumple con la actividad incorporada
en el Plan Anual de Gestión.
5.6 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA
DE CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES
En el Informe de auditoría del subsistema de gestión de la calidad que hace parte del
sistema integrado de gestión, realizado en la Superintendencia Nacional de Salud del 28
Septiembre al 7 de Octubre de 2.015 y enviado mediante NURC 3-2015-020639 del 29
Octubre de 2015, se pudo evidenciar, que en relación con el proceso de Planeación para
la Adquisición de Bienes y Servicios de la Entidad se presentaron las siguientes No-
Conformidades:
5.29 Administración de los Bienes de Consumo y Devolutivos
b. No Conformidades: 1. No Conformidad Menor: En el procedimiento se utiliza un formato que no se encuentra
formalizado en el Sistema de Gestión de Calidad, situación que configura una
vulneración al numeral 4.2.3 de la NTCGP 1000 2009 en relación con el control de
documentos.
3. No Conformidad Menor: En el procedimiento Administración y Control de Almacén e
Inventarios se incumple con el numeral 4.2.3 Control de Documentos.
30. Prestación de Servicios Generales
b. No Conformidades: 1. No Conformidad Mayor: En el procedimiento Provisión de Servicios Generales se
configura una vulneración a la NTCGP 1000 2009, numeral 7.2.1 Determinación de los
Requisitos Relacionados con el Producto y/o Servicio.
2. No Conformidad Mayor: En el Procedimiento Provisión de Servicios por Demanda se
vulnera el numeral 7.2.1 de la NTCGP 1000 2009 “Determinación de los Requisitos
Relacionados con el Producto y/o Servicio.
3. No Conformidad Mayor: En el Procedimiento Administración del Parque Automotor,
se configura una vulneración del numeral 7.1 de la NTCGP 1000 2009. “Planificación
de la Prestación del Servicio”
Por lo anterior, el Grupo de recursos Físicos, envió el Plan de Mejoramiento a la Oficina
Asesora de Planeación el 22 de febrero de 2016, el cual se describe de la siguiente
manera:
1.Jefe según el plan de mejoramiento “ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACÉN
E INVENTARIOS” donde se encontró que para las reuniones con externos no se puede
hacer firma puesto que es únicamente para medio digital, debemos solicitar a planeación
la creación de un formato para remplazar el formato de acta. Se remitió correo electrónico
a la Jefe de la Oficina de Planeación el día 30 de noviembre de 2015 a las 2:25 desde el
buzón [email protected] solicitando “diseñar el formato que sirva a la entidad,
para poder documentar las reuniones que se lleven a cabo con personas externas a la
entidad, tales como proveedores en el caso de recursos físicos.”
2. Al plan de mejoramiento del 27/10/2015 en donde su acción a tomar es MODIFICAR
EL PROCEDIMIENTO “Provisión de servicios por demanda” eliminando la actividad 5
suscribir acta de recibo a satisfacción, se realizó el 27/11/2015 y como soporte se tiene
el memorando 3-2015-023520
3. Al plan de mejoramiento del 27/10/2015 en el proceso Prestación De Servicios
Generales, en donde su acción a tomar es “Recopilar las certificaciones de cumplimiento
del contratista”, estas se solicitaron al contratista las cuales ya fueron entregadas al
grupo de recursos físicos.
4.Al plan de mejoramiento del 27/10/2015 del proceso administración de bienes de
consumo en el procedimiento planeación para la adquisición de bienes y servicios de la
Entidad se dio respuesta con el Nurc 3-2015-023520 donde se modificó el proceso.
5.Al plan de mejoramiento del 26/11/2015 del proceso prestación de los servicios
generales en el procedimiento administración del parque automotor se procedió según
el plan quedando la evidencia en el acta de reunión número 1399 del 17 de Noviembre
de 2015
6. Al plan de mejoramiento del 26/11/2015 del proceso administración de bienes de
consumo en el procedimiento baja de bienes se dio respuesta con acta de corrección
número 1263 del 24 de Noviembre de 2015
6 CONCLUSIONES
La Oficina de Control Interno evidencia que se implementó Plan de Mejoramiento que
contiene acciones correctivas, de hallazgos derivados de Auditoría de Calidad,
presentado este mediante NURC 3-2015-020639 del 29 Octubre de 2015; acciones
correctivas que se solicitó por parte del Grupo de Recursos Físicos ya fueron cerradas,
por haber cumplido con las mismas (Se aporta correo en tal sentido que hace parte de
los papeles de trabajo del presente seguimiento)
La Oficina de Control Interno evidencia que, en atención a la gestión realizada por la
subdirección Administrativa, para la elaboración del Plan de Adquisiciones de la presente
vigencia, se solicitó de manera oportuna a todas las dependencias, el diligenciamiento
del formato de necesidades. Por lo cual, se logró que, en esta ocasión, la consolidación
del Plan de Adquisiciones fuera más ágil.
Igualmente se puede concluir que se han realizado acciones tendientes a lograr evitar o
mitigar riesgos operacionales y de corrupción.
6. RECOMENDACIONES
La respetuosa recomendación de la Oficina de Control Interno, realizada en informes
anteriores, es que se estudie y evalué la adquisición de herramienta tecnológica para el
control de inventarios de Almacén, en procura que exista trazabilidad; lo que actualmente
viene siendo llevado en programa Excel.
Cordialmente,
JUAN DAVID LEMUS PACHECO
Jefe de la Oficina de Control Interno
Superintendencia Nacional de Salud
Proyectó: Doctor Jorge Enrique Cuenca Urbina-Profesional Especializado Oficina de Control Interno
