Informe supernotariado y registro cartagena 10 04-2013

Bogotá, Colombia Ver 4.0 04-08GARS

INFORME DE INCIDENTE

Llamada de Servicio No38582 38599 38632

Informe No

Zona de Evento ORIP Cartagena Fecha y Hora de Evento10/04/2013 al 11/04/2013 caso 3858211/04/2013 caso 3859912/04/2013 al 17/04/2013 caso 38632

Evento Reportado porMesa de Ayuda Funcional SIR

Fecha y Hora de Solución

Tipo de Evento

Segregación en las matriculas 060-270875, 060-270876, 060-270877, 060-270925, 060-270926, 060-270879, 060-270880.

Descripción de Evento

De la ORIP de Cartagena, Informa la Dra. Claudia Monsalve en su requerimiento inicial que al asociar la matrícula 060-270881 como matricula matriz o padre del folio 060-270925matrícula 060-270874 como matricula matriz o padre de los folios 060-270875, 060-270876, 060-270877, matrícula 060-270878 como matricula matriz o padre de los folios 060-270879 y 060-270880 el sistema SIR genera error.

Servicios Afectados

Sistema de Información Registral SIR

Avances

DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE CASO

Día Hora Descripción del Avance

10/04/2013 Hora Inicio 14:23

Hora de Cierre

09:23 del día 11/04/2013

La ORIP: La Dra. Claudia Monsalve informa que está ejecutando el turno de correcciones 2013-060-3-681 para asociar las matriculas padres desde el folio segregado para así asociar las anotaciones relacionadas en las matriculas:

1. Folio padre 060-270881 anotación 2 Especificación “LOTEO”, folio hijo 060-270925 anotación 2 Especificación “LOTEO”.2. Folio padre 060-270874 anotación 2 Especificación “LOTEO”, folios hijos 060-270875 anotación 2 Especificación “LOTEO”, 060-270876 anotación 2 Especificación “LOTEO”, 060-270877 anotación 2 Especificación “LOTEO”.3. Folio padre 060-270878 anotación 2 Especificación “LOTEO”, folios hijos 060-270879 anotación 2 Especificación “LOTEO”, 060-270880 anotación 2 Especificación “LOTEO”.

Le aparece el siguiente error y no le permite avanzar el turno: “Los siguientes errores han sido encontrados: Fallo en el servicio de asociar folios: No puede asociar anotaciones, la anotación padre NO es generadora o estándar [Hija](Folio:060-270925, Anotacion Null).

Revisión y Análisis del área de Desarrollo: Se revisa el campo tipo de anotación en la información definitiva de las anotaciones dos (2)”Canceladora” de los folios 060-270925, 060-270874, 060-270878.


Solución: Se actualiza el campo tipo de anotación en las anotaciones definitivas de los folios reportados dejándolo como tipo cuatro (4)” Feneradora”.

Gestión por parte de la mesa de ayuda funcional: Se establece comunicación con la Dra. Claudia Monsalve, se realiza acompañamiento en promedio hora y media para realizar el procedimiento de asociar las matriculas padre a las matriculas segregadas para cada uno de los folio, la funcionaria confirma asociar correctamente las matriculas autorizando el cierre del caso.

Caso registrado en GLPI 38582.

11/04/2013

Hora Inicio 09:24

Hora de Cierre

11:15

La ORIP: La Dra. Claudia Monsalve requiere realizar la segregación en las matriculas 060-270875,060-270876,060-270877,060-270925,060-270926,060-270879,060-270880, donde el sistema SIR genera error. “Los siguientes errores ha sido encontrados: Fallo en el servicio (le segregar folio: ORA-02292 integrity constraint (SIR.REL_WBNH_WBFL) violated – child recors found CRA-06512: at “SIR.SG line 1249 ORA-06512 at line 1.

Revisión y Análisis del área de Desarrollo: Según las imágenes adjuntadas al caso en GLPI 38599, el error se presenta en un registro duplicado en una de las tablas temporales que manejan la segregación donde No se puede determinar cuál es el registro duplicado ya que la cantidad de líneas superaban más de 2000 líneas de registros de datos temporales. Se deben deshacer todas las segregaciones que se hayan realizado en el turno para poder limpiar las tablas temporales de segregación de los datos generados en ellas con el turno reportado.

Gestión por parte de la mesa de ayuda funcional: Se establece comunicación telefónica con la Dra. Claudia Monsalve, se le informa que puede continuar con el trámite de las segregaciones, la Dra. Claudia Monsalve intenta nuevamente y realiza las segregaciones en la matriculas y confirma que el proceso se realizo correctamente, autorizando el cierre satisfactorio del caso.

Caso registrado en GLPI 38599

12/04/2013 Hora Inicio 16:32

Hora de Cierre

09:17 del día 17/04/2013

La ORIP: Se comunica la Dra. Claudia Monsalve para reportar que al intentar avanzar el turno 2013-060-3-681 se genera error. “Ha ocurrido un error con descripción no disponible. Para ver más detalles haga click en Ver la Excepción”.

El turno 2013-060-3-681 se encuentra en la fase REVISAR APROBAR Estación Asignada X-CLAUDIA.MONSALVE, al intentar avanzarlo se genera el error descrito, donde no se le puede dar continuidad al trámite del turno 2013-060-3-681.

Revisión y Análisis del área de Desarrollo: Se escala el caso nuevamente a la Mesa de Ayuda Funcional, debido a que no se logro detectar el inconveniente por parte del área de Desarrollo. Se solicita indicar a la funcionaria que reintente la operación para corroborar la persistencia del error.

Gestión por parte de la mesa de ayuda funcional: Se establece comunicación con la Dra.


Claudia Monsalve quien confirma que al avanzar el turno 2013-060-3-681 la fase de revisar y aprobar a la fase de mesa de control correcciones ya no genera el error reportado, pero el sistema se queda cargando hasta mostrar error de pagina y el turno no avanza de fase. Con el apoyo de la funcionaria Katia González informa que al consultar el formulario de corrección temporal correspondiente al turno Nª 2013-060-3-681 no se observa la relación del matriz 060-270881 y el folio segregado 060-270925. Se revisa con el área encargada la información temporal del sistema (No se puede revisar el físico del formulario temporal ya que este no lo tiene la oficina) se observa la siguiente información: Del folio matriz 060-270639 se creó la relación como folios segregados 060-270874, 060-270878 y 060-270881.Del folio matriz 060-270874 dio origen a los folios 060-270875, 060-270876 y 060-270877Del folio matriz 060-270878 dio origen a los folios 060-270879, 060-270880Del folio matriz 060-270881 se origino el folio 060-270926 pero no se observa la relación del matriz 060-270881 con el folio segregado 060-270825.

La Dra. Claudia Monsalve indica que se había realizado el proceso pero posiblemente al eliminar la segregación como solución al caso GLPI 38599 olvido crear esta relación nuevamente.

Revisión y Análisis del área de Desarrollo: Se consulta la salvedad generada de la corrección de la segregación del folio matriz 060-270881. Se inserta el registro de la relación de folio segregado faltante entre los folios 060-270881 y 060-270925 en la tabla SIR_NE_FOLIO_DERIVADO_TMP.

Gestión por parte de la mesa de ayuda funcional: Se establece comunicación con la funcionaria Katia González y la Dra. Claudia Monsalve a quien se le indica que revisen el temporal de la relación del matriz 060-270881 con el folio segregado 060-270825, la funcionaria indica que la salvedad y el proceso fueron correctos.Se le indica que deben avanzar el turno de la fase de revisar y aprobar, la Dra. Claudia Monsalve indica que proceso está un poco demorado, razón por la cual está corriendo el Backup de SIR en las horas de la noche. En espera de la confirmación por parte de la funcionaria Katia Gonzalez que el turno 2013-060-3-681 avance a la fase revisar aprobar.

La ORIP: Reporta la Dra. Claudia Monsalve que se requiere la impresión de los certificados asociados, envía al correo de soportesir para que se levante la restricción de la regla de negocio en el aplicativo SIR en que hay un tiempo límite de impresión de certificados asociados que es en la misma fecha en que el turno avanza a la fase de mesa de control correcciones, de lo cual solicita colaboración con el tema. Ver Anexos y Soporte de lo cual la Ing. Elba Corredor autoriza levantar por regla de negocio la restricción para que se puedan generar los certificados de correcciones.

Gestión por parte de la mesa de ayuda funcional: Se estable comunicación con la funcionaria Katia Gonzalez quien confirma el avance del turno 2013-060-3-681 a la fase MESA CONTROL CORRECCIONES Estación Asignada X-CLAUDIA.MONSALVE Resolución


APROBADA, también informa que están imprimiendo correctamente los certificados de correcciones de los folios asociados al turno 2013-060-3-681 uno a uno, quedamos a la espera de su confirmación por parte de la ORIP.

Se establece comunicación con la funcionaria Katia González quien informa que se imprimieron todos los certificados asociados al turno de corrección 2013-060-3-681 y éste avanzó correctamente a la fase de Corrección Desanotada en estado actual Entrega, Bajo validación y confirma por parte de la funcionaria se da cierre satisfactorio al caso.

Caso registrado en GLPI 38632.

ANEXOS Y SOPORTES:

De: Elba Lucia Corredor [mailto:[email protected]] Enviado el: Domingo, 14 de Abril de 2013 09:21 p.m.Para: Soporte SIR SNR; Claudia Esperanza Monsalve ArangoCC: Dora Esperanza Pachon Rodriguez; [email protected]; Yamile Moreno Melo; Leyla Zoraya Guzman RodriguezAsunto: Autorización procedimiento por LIMITE DE TIEMPO PARA IMPRIMIR CERTIS

SeñoresMesa Ayuda funcional SIR,ATN.: Ing. Cristian Peñate,

Cordial Saludo,

De acuerdo con lo coordinado y considerando la urgencia de la impresión de los certificados aludidos y la restricción del día hábil autorizo realizar el procedimiento para el cumplimiento del compromiso Institucional.

Queda pendiente que analicemos los detalles de este caso con la documentación solicitada en anterior email.

Cordialmente,

Elba Lucía CorredorJefe Oficina de Informática________________________________________De: Soporte SIR SNREnviado el: domingo, 14 de abril de 2013 04:47 p.m.Para: Soporte SIR SNR; Claudia Esperanza Monsalve ArangoCC: Dora Esperanza Pachon Rodriguez; Elba Lucia Corredor; [email protected]; Yamile Moreno MeloAsunto: RE: LIMITE DE TIEMPO PARA IMPRIMIR CERTIS

cordial Saludo

Buenas tardes ingeniera, para realizar la impresión de los certificados de los folios asociados al turno de corrección 2013-060-3-681, se deben realizaron los siguientes

mailto:[email protected]


cambios en Base de datos:

1. Dejar turno en la fase "Mesa Control Correcciones" para esto se debe:

a.Actualizar fecha de la fase "Mesa Control Correcciones" al día de hoy b.Eliminar la fase "CORRECION DESANOTADA"

Solicito su autorización para generar este tipo cambio en la base de datos __________________________ Atn. Mesa de Ayuda Funcional SIR _______________________________________

_De: Soporte SIR [[email protected]]Enviado el: domingo, 14 de abril de 2013 12:58 p.m.Para: Claudia Esperanza Monsalve ArangoCC: Dora Esperanza Pachon Rodriguez; Elba Lucia Corredor; [email protected]; Fernando Padilla Velez; Yamile Moreno MeloAsunto: RE: LIMITE DE TIEMPO PARA IMPRIMIR CERTIS

Cordial Saludo,

Dando alcance a la solicitud de este correo se informa que por regla de negocio el aplicativo SIR en la impresión de certificados cuenta para la generación del imprimible con un día hábil como se muestra en la imagen enviada de este correo. Sin embargo se solita se autorice procedimiento por parte de la SNR Informática para dar gestión en la generación de los certificados asociados.

Quedamos atentos a la autorización para proceder con lo requerido,

_______________________________Atn. Mesa de Ayuda Funcional SIRSuperintendencia de Notariado y Registro Calle 26 no 13-49 int. 201 Bogotá, Colombia • Contact Center: +(57) 018000128009 ›correo electrónico :[email protected]

De: Claudia Esperanza Monsalve Arango [mailto:[email protected]]Enviado el: Domingo, 14 de Abril de 2013 12:12 p.m.Para: Soporte SIR SNRAsunto: RV: LIMITE DE TIEMPO PARA IMPRIMIR CERTIS

CRISTIAN: SERIA POSIBLE LEVANTAR LA RESTRICCION Y DAR LA IMPRESION PARA Q SALGAN TODOS ADEMAS DE PODER DAR LA ORDEN HOY....CLAUDIA

Definitivo X Parcial




Estado Actual: Turno Entregado y Solucionado

Eventos Relevantes a Destacar:

- Se realizaron cambios en la base de datos para levantar algunas políticas de restricción de acuerdo a las reglas de negocio establecidas en el aplicativo SIR (Tiempo en la impresión de Certificados, Adelantar el turno de la fase revisar aprobar a la fase de mesa de control correcciones para poder continuar con el trámite de la impresión de Certificados).

- Se evidenciaron algunos procesos en desconocimiento en las fases de ejecutar corrección, en la información contenida en las anotaciones y el tipo de anotación sobre cuáles eran generadoras y cuales son canceladoras, generando conflicto de información y validaciones entre las tablas de información temporal, por tal motivo se procedió a eliminar la segregación proceso que se realizó en acompañamiento en línea con la funcionaria por un tiempo aproximado de una hora y media.

- Como se evidencia en los seguimientos en cada uno de los casos documentados en este informe, se realizaron los correspondientes acompañamientos por parte de la mesa de ayuda funcional, para que las funcionarias de la ORIP lograrán trabajar el turno de corrección 2013-060-3-681.

- A continuación se observa que el turno de corrección 2013-060-3-681 se trabajo entre las fechas 09, 12, 15 y 16 de Abril de 2013 como registra el aplicativo SIR:

Evento Atendido por: Mesa de Ayuda Funcional, Grupo Desarrollo SIR. Aval de la Coordinación del grupo de desarrollo informático de SNR.

Acciones de mejoras: Se recomienda a la SNR informar estas actividades a ETB para coordinar soporte y maniobras programas durante los fines de semana.Se recomienda para este tipo de actividades masivas contar con personal suficientemente capacitado o acompañado por el líder funcional de la Línea SIR.Se recomienda elaborar campañas de capacitación a los funcionarios de la SNR para la realización de estas actividades.

En la Cultura ETB, ¡Entendemos las necesidades de nuestros clientes y les ofrecemos soluciones integrales, buscando relaciones de largo plazo!

Informe supernotariado y registro cartagena 10 04-2013

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