Informes o Manuscritos Dra. Mariel Nieves Hernández Instituto de Administración de Oficinas...
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Informes o Manuscritos
Dra. Mariel Nieves Hernández
Instituto de Administración de Oficinas
Recinto Universitario de Mayagüez
Tomado de: Quiñones, J y Acosta, M. (2006). Guía de Consulta para el Personal de Oficina. Publicaciones Puertorriqueñas.
Partes del informe
• Páginas introductorias– Portada o página titular – Carta de trámite o presentación– Tabla de contenido o índice general– Lista de tablas, gráficas e ilustraciones– Prefacio o prólogo– Resumen o sinopsis
Partes del informe
• Páginas de texto– Introducción– Cuerpo del informe– Conclusiones y recomendaciones
• Páginas suplementarias– Apéndices– Bibliografía– Índice de materias
Orden de las partes del informe• Portada
1. Disposición artística (modelos pgs. 412-414)
2. Información incluida• Título - Se escribe en mayúsculas y
centrado. Si toma más de dos líneas es a espacio sencillo entre ellas.
• Subtítulo – las palabras iniciales escriben con letra inicial mayúscula y las demás en minúsculas.
Orden de las partes del informe –Portada Cont.b. Información para quién es presentado
• Nombre del departamento, división, etc., nombre del director y nombre de la entidad.
• A espacio sencillo. • Puede preceder Informe para o Presentado a:• Las palabras principales se escriben con inicial
mayúscula o en mayúsculas sólidas. • Centrado en el papel.
Orden de las partes del informe –Portada Cont.
c. Información sobre quién lo presenta• Centrado al inferior de la página.• Nombre del autor-puede ir precedido de
la palabra Por o de la frase Preparado por (con o sin los dos puntos).
• Título del autor.
d. Lugar y fecha– Ciudad y país es opcional– Fecha – se escribe la de entrega o
presentación.
Orden de las partes del informe • Carta de trámite o presentación
– Debe incluir un mínimo de tres párrafos. El primero introductorio, el segundo el resumen y el tercero expresión de agradecimiento.
Orden de las partes del informe• Tabla de contenido
– Ubicación – puede preceder o seguir a la introducción, prefacio o prólogo.
– Título principal – en mayúsculas y centrado.
– Columnas – incluyen título y número de la página. La columna de páginas se identifica con la palabra Página.
– Contenido – sigue el orden de los temas del informe.
Orden de las partes del informe. Tabla de contenido (cont.)
• Tabla de contenido– Contenido – sigue el orden de los temas,
unidades, secciones y capítulos del informe.• Títulos de unidades o capítulos – se
identifican con números romanos. Luego de escribir el número romano se escribe un punto y se dejan dos espacios horizontales para escribir el título. Las palabras principales se escriben con letra inicial mayúscula. (Ejemplo pág. 417)
Orden de las partes del informe. Tabla de contenido (cont.)
• Tabla de contenido– Contenido
• Títulos de secciones y temas – Sólo la primera palabra se escribe con letra inicial mayúscula. (Ejemplo páginas 418-419)
• Subtítulos de secciones y temas – se conocen como títulos de primer, segundo y tercer orden. Pueden enumerarse o identificarse con letras. Sólo la primera palabra se escribe con letra inicial mayúscula.
Orden de las partes del informe. Tabla de contenido (cont.)
• Tabla de contenido– Contenido
• Puntos consecutivos – es aconsejable unir las columnas con puntos consecutivos.
• Números de páginas – se escriben en arábigo. Si el título ocupa más de dos líneas se escribe el número en la última línea.
Orden de las partes del informe• Lista de tablas, gráficas e ilustraciones
– Se utiliza cuando hay bastantes gráficas, tablas o ilustraciones.
– Se organizan según aparecen en el informe.
– Se coloca luego del Índice General o Tabla de Contenido.
Orden de las partes del informe• Prefacio o prólogo
– Se escribe en mayúsculas, centrado o al margen izquierdo o derecho.
– Se explica el propósito del trabajo, métodos utilizados, enfoque usado, utilidad del informe, recomendación sobre el uso del informe.
– Se da reconocimiento a los que han cooperado en el trabajo.
Orden de las partes del informe• Resumen o sinopsis
– Compendio de la materia incluida en el informe y de los resultados del mismo.
Orden de las partes del informe• Páginas del texto
– Introducción– Cuerpo del informe – cada unidad
empieza en una página distinta– Conclusiones y recomendaciones
Orden de las partes del informe• Páginas Suplementarias
– Apéndices – luego de la última página del texto.
– Bibliografía – se prepara en orden alfabético, por nombre del autor. Cada ficha se escribe a espacio sencillo con doble espacio vertical entre renglones.
Paginación del informe
• Encuadernado al borde izquierdo (leftbound)
• Sin encuadernar (unbound)• Encuadernado en el borde superior
(topbound).
Paginación del informe
• No se enumeran pero se consideran para la numeración:– Portada, Carta de trámite
• Llevan numeración consecutiva en números romanos y en minúsculas centrados en el borde inferior del papel:– Tabla de contenido, Listas de tablas,
Prefacio, resumen.
Paginación del informe
• Las páginas del texto se enumeran en arábigo y el lugar depende del estilo.– Ver ejemplo páginas 430-439
Márgenes
• Leftbound– Primer página
• Margen superior 1.5” o 2” (9 ó 12 líneas)• Margen inferior 1” (6 líneas)• Márgenes Izquierdo y Derecho de 1.5” y 1” • Sangrado de .5” ó 5 espacios horizontales
– Páginas subsiguientes• Margen superior e inferior 1” (6 líneas)• Márgenes Izquierdo y Derecho de 1.5” y 1” • Sangrado de .5” ó 5 espacios horizontales
Márgenes
• Unbound– Primera página
• Margen superior 1.5” o 2” (9 ó 12 líneas)• Margen inferior 1” (6 líneas)• Márgenes Izquierdo y Derecho de 1”• Sangrado de .5” ó 5 espacios horizontales
– Páginas subsiguientes• Margen superior e inferior 1” (6 líneas)• Márgenes Izquierdo y Derecho de 1” • Sangrado de .5” ó 5 espacios horizontales
Márgenes
• Topbound– Primer página
• Margen superior 2.5” o 2” (15 ó 12 líneas)• Margen inferior 1” (6 líneas)• Márgenes Izquierdo y Derecho de 1”• Sangrado de .5” ó 5 espacios horizontales
– Páginas subsiguientes• Margen superior e inferior 1.5” (9 líneas)• Márgenes Izquierdo y Derecho de 1” • Sangrado de .5” ó 5 espacios horizontales
Reglas generales
• Espacios– Cuerpo del informe
• Preferible a dos espacios• Sangradura a cinco espacios• Texto justificado horizontalmente• División de palabras
– Tablas de números• Espacio sencillo• Antes y después de la tabla dejar dos a tres
líneas verticales
Reglas generales
• Títulos y subtítulos– Centrado y en mayúsculas
• Título secundario o subtítulo– Centrado con letra inicial mayúscula– Separar del título por dos líneas– Después se dejan tres o cuatro líneas
• Título de capítulos, etc.– A 2” del borde superior, centrado y a tres
o cuatro líneas después del título.
Reglas generales• Título al margen
– Antes y después se dejan dos líneas.– Se escribe al margen izquierdo en
negrillas.– No lleva punto final.– Palabras principales en mayúscula.
Reglas generales
• Título de párrafos– Antes y después se dejan dos líneas– Se sangra a cinco espacios – Negrillas.– Las palabras principales en mayúscula.– Al final del título se escribe un punto– El texto del párrafo se escribe en la
misma línea del título y separado por dos espacios.
Reglas generales
• Citas– De menos de cuatro líneas van entre
comillas dentro del texto del párrafo.– Cuatro o más líneas van a espacio
sencillo si comillas y sangradas a cinco espacio del margen izquierdo (Según APA 5).
– Cita de un párrafo el comienzo se sangra a diez espacios y los demás a cinco.
Reglas generales
• Citas– De varios párrafos consecutivos- no se
sangran de los lados y cada párrafo se coloca entre comillas.
– Cita dentro de otra – se colocan encerrada entre comillas simples.
– Palabras señaladas en letras itálicas dentro de una cita no se subrayan.