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MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICADIRECCIÓN DE EDUCACIÓN TÉCNICA Y CAPACIDADES EMPRENDEDORAS

DEPARTAMENTO DE ESPECIALIDADES TÉCNICAS

SECCIÓN DE FINANCIAMIENTO Y COORDINACIÓN TÉCNICA

Instructivo para la Elaboración de los Informes COLEY 1, 2 y 3

Elaborado por: Asesores Nacionales

Sección Financiamiento y Coordinacion Técnica

Revisado por: Jefatura de Sección

Febrero 2018

San José, Costa Rica

Tabla de Contenido

Informes COLEY..............................................................................................................1

1. Elaboración de Informes COLEY...............................................................................1

1.1. Pasos para la elaboración de los informes COLEY 1.........................................1

1.2. Lineamientos COLEY 1......................................................................................5

1.3. Pasos para la elaboración de los Informes COLEY 2.......................................17

1.4. Pasos para la elaboración del Informe COLEY 3.............................................22

2. Detalles de la Información Requerida......................................................................30

2.1. Portada.............................................................................................................32

2.2. Orden de presentación de los informes............................................................32

3. Documentación que debe adjuntarse......................................................................34

4. Requisitos de las facturas.......................................................................................36

4.1. Especificaciones generales.................................................................................36

4.2. Requisitos Específicos de la Factura:..................................................................37

4.3. Comprobantes Emitidos por Caja Registradora...................................................40

Tabla de Figuras

Figura 1. Ejemplo de Informe COLEY – 1.....................................................................................................2

Figura 2. Ejemplo de Factura que incluye varios artículos...........................................................................5

Figura 3. Ejemplo de ingreso de bienes en Informe COLEY -1.....................................................................6

Figura 4. Ejemplo de facturas de materiales de construcción y reactivos químicos....................................8

Figura 5. Ejemplo de ingreso de materiales en Informe COLEY -1...............................................................9

Figura 6. Ejemplo de Factura con descuento.............................................................................................10

Figura 7. Ejemplo de ingreso de bienes con descuento en Informe COLEY -1...........................................12

Figura 8. Ejemplo de Plantilla de Informe COLEY -1...................................................................................16

Figura 9. Ejemplo de Informe COLEY – 2...................................................................................................18

Figura 10. Ejemplo de Plantilla de Informe COLEY -2.................................................................................21




Figura 14. Ejemplo de Informe COLEY –3..................................................................................................26




Figura 18. Esquema del orden de presentación de los informes...............................................................33

Figura 19. Ejemplo de Nombres a carpetas de plan de inversión..............................................................35

Figura 20. Ejemplo de Nombre de archivo de facturas..............................................................................35

Figura 21. Ejemplo de Estructura Digital....................................................................................................36

Figura 22. Ejemplo de Factura...................................................................................................................38

Figura 23. Ejemplo de Facturas y recibos no autorizados..........................................................................38

Informes COLEY

Los informes COLEY 1, 2 y 3 son informes económicos que reúnen información de

todas las inversiones realizadas con los fondos provenientes de la Ley para el

Financiamiento y Desarrollo de la Educación Técnica Profesional (Ley N°7372) por

colegio, para un período determinado.

1. Elaboración de Informes COLEY

1.1.Pasos para la elaboración de los informes COLEY 1

Estos informes consisten en el registro de cada uno los bienes adquiridos según plan

de inversión aprobado. Se presenta un informe COLEY 1 por cada plan de inversión y

correspondencia aprobados, los mismos se agrupan por periodo de desembolso.

El informe contempla información administrativa e información económica.

a) Información administrativa: nombre del colegio, monto asignado al plan de

inversión, responsable del plan de inversión, nombre del plan de inversión,

período de desembolso, número de oficio de aprobación del plan de

inversión.

b) Información económica: descripción del bien adquirido, cantidad de los

mismos, valor total por bien, número de factura, fecha de emisión de la

factura, total invertido y saldo del plan de inversión. En la columna de

1

Es importante tener presente que los Informes COLEY son un instrumento para controlar y mantener un registro histórico de las inversiones realizadas con fondos de la Ley N°7372. Por lo tanto, deben ser claros y fáciles de interpretar por cualquier persona.

Colegio Técnico Profesional:

Monto Asignado al Plan de Inversión :

Responsable del Plan de Inversión:

₡0,00

₡0,00

Nombre Director: ______________________________ Nombre Coordinador Sección Diurna:__________________Firma: _______________________________________ Firma:______________________________________________

Nombre Presidente Junta Adm. ________________ Nombre Coordinador Sección Nocturna:________________Firma:_____________________________________________________Sello Sello Junta Firma:_______________________________________________

C.T.P. Administrativa

Nombre Tesorero Contador: ____________________Firma:________________________________________

INFORME COLEY - 1RESUMEN DE ESTADO ECONÓMICO

Nombre del Plan de Inversión:

Período Desembolso:

Observaciones

TOTAL INVERTIDO:

SALDO DEL PLAN DE INVERSIÓN:

N° de Oficio de Aprobación:

Descripción del bien adquirido Cantidad Valor Total Número de factura

Fecha

“Educar para una nueva ciudadanía”Departamento de Especialidades Técnicas

Teléfono 2221-9107 Ext. 4512 / 4513 / Telefax 2233-2861

observaciones se pueden realizar las aclaraciones relacionadas con la

compra. c) Validación del documento: nombre y firma del director, tesorero contador,

presidente de la junta administrativa, coordinador sección diurna y sección

nocturna, sellos del colegio técnico profesional y junta administrativa.

Figura 1. Ejemplo de Informe COLEY – 1

2

a

b

c

Validación del Documento

InformaciónEconómica

Información Administrativa cba

A continuación se describirá el procedimiento a seguir para la elaboración de los

Informes COLEY 1 de acuerdo con la información que se debe agregar en las

columnas y celdas:

1) Monto Asignado al Plan de inversión: En esta celda se escribe el monto del plan

de inversión aprobado, según se indica en el oficio de aprobación.

Ejemplo:

Monto Asignado al Plan de inversión:

2) Responsable del Plan de inversión: En esta celda se especifica el nombre de la o

las personas encargadas de dar seguimiento al proceso de ejecución del plan de

inversión aprobado. En éste caso podría tratarse de:

a) El Coordinador Técnico en el caso de que el plan de inversión sea institucional.

b) El Coordinador del Departamento Especializado.

c) La persona que asigne la Junta Administrativa para tales fines.

3) Nombre del Plan de inversión: En esta celda se debe escribir el nombre del plan

de inversión, tal y como se solicitó en el Plan de inversión que se presentó ante la

Comisión Nacional de la Ley N°7372 y como se especificó en el oficio de

aprobación del plan de inversión.

Nombre del Plan de inversión:

3

₡3.000.000,00

Equipamiento del Aula Labora

4) Período de Desembolso: Se debe escribir el período de desembolso al que

pertenece el monto aprobado (año), es decir, el año de donde se tomarán los

fondos, ya sea si se trata del monto parcial del período o la totalidad del mismo.

Ejemplo:

Período de Desembolso:

En el caso de que los fondos que se estén utilizando para financiar el plan de

inversión correspondan totalmente al período de desembolso 2010.

En caso de que algún plan de inversión se tramite con dineros procedentes de

varios períodos o complementado con intereses o saldos remanentes, se debe

detallar tal y como se muestra en el siguiente ejemplo:


5) Número de oficio de aprobación: En esta celda se debe escribir el número de

oficio enviado por el Departamento de Especialidades Técnicas, según la

aprobación de la Comisión Nacional de la Ley N°7372.

Número de oficio de aprobación:

Una vez realizados estos pasos, el Coordinador Técnico deberá iniciar el proceso

de registro de todos los bienes adquiridos, para tales efectos deberá contar con

copia de la factura original cancelada, facilitada por el Tesorero Contador. Es

importante destacar que las facturas deben registrarse en la COLEY 1 en el mismo

ORDEN como fueron facturadas, esto facilita su revisión y su posterior registro en el

inventario.

4

2010

₡300.000,00 Saldo sin Aprobar 2009, ₡200.000,00 Saldo sin aprobar 2010 y ₡ 52.000,00 de intereses acumulados y ₡ 20.000, saldo remanente 2008

COLEY-0187-12-02-17

1.2.Lineamientos COLEY 1

1) Descripción del Bien Adquirido: En ésta columna se registra uno a uno los

bienes adquiridos con recursos de la Ley N°7372, esto quiere decir que si se

compraron varios artículos con la misma factura, se debe registrar uno a uno en

cada celda. Este procedimiento lo realizará el coordinador técnico con el apoyo y

respaldo de las facturas físicas facilitadas por el Tesorero Contador de la Junta

Administrativa. A continuación en las Figuras 2 y 3 se muestra un ejemplo de

este procedimiento.

Figura 2. Ejemplo de Factura que incluye varios artículos

Ejemplo: Si se compraron los siguientes artículos:

Número: 1234Fecha: 23/01/2017

Cliente:Domicilio:

Ciudad:

Cantidad Precio Unitario Precio Total15 65.000,00₡ 975.000,00₡ 1 190.000,00₡ 190.000,00₡ 1 220.000,00₡ 220.000,00₡

-₡ Forma de pago 1.385.000,00₡

CréditoContado -₡

1.385.000,00₡ Recibido conforme: ___________________________________ Número de cédula: ___________________

Correo electrónico: [email protected]

Subtotal

Total de la factura

Descripción Silla ergonómicaArchivo metálicoImpresora multifuncional

Mi Empresa S.A.

Número Telefónico: 2020-1010

FACTURA Número de Cédula Jurídica: 3-101-123456

DescuentoI.V.

Dirección: San José, Costa Rica Junta Administrativa CTP Puerto ViejoSarapiquíHeredia

X

5

Entonces, el informe COLEY 1 deberá llenarse así:

Figura 3. Ejemplo de ingreso de bienes en Informe COLEY -1

Colegio Técnico Profesional: Equipamiento del Aula Labora

Monto Asignado al Plan de Inversión : 2010

Responsable del Plan de Inversión: COLEY-0187-12-09-09

Silla ergonómica 15 ₡975.000,00 1234 23/01/2017Archivo metálico 1 ₡190.000,00 1234 23/01/2017Impresora multifuncional 1 ₡220.000,00 1234 23/01/2017

₡1.385.000,00

₡1.615.000,00






Puerto Viejo Nombre del Plan de Inversión:

₡3.000.000,00 Período Desembolso:

Observaciones

TOTAL INVERTIDO:


Juan Pablo Gutiérrez Campos



Fecha



6

Se permiten únicamente tres excepciones a la regla:

a. Materiales de Construcción: Estos se pueden registrar en una sola fila y por

factura, con el nombre de “materiales de construcción” cuando así

corresponda.

Sin embargo, si se adquieren otros bienes como herramientas, equipos o algún

otro bien que no pertenezca a éste grupo, se deberá desglosar uno a uno los

artículos adquiridos.

b. Materiales Eléctricos: Se aplica la misma norma que en el caso de los

materiales de construcción y se registra bajo el nombre de “materiales eléctricos”.

c. Reactivos: Se puede consignar la palabra “reactivos” en lugar de digitar

nombres o nomenclaturas complicadas.

2) Cantidad: En esta columna se debe especificar las cantidades de cada bien, tal

y como se reporta en la factura, es decir con números enteros y dos cifras

decimales. La excepción a la regla, en éste caso coincide con el punto anterior,

que al utilizar los términos genéricos de “materiales de construcción” o

“materiales eléctricos”, en la columna de cantidades se podrá utilizar la palabra

“Varios”.

7

IMPORTANTE RECORDAR QUE EN TODOS LOS OTROS CASOS SE REGISTRAN LOS BIENES UNO A UNO.

Se deja a elección del Coordinador Técnico la opción de desglosar los materiales de construcción y eléctricos, o bien aplicar la excepción a la regla.

Figura 4. Ejemplo de facturas de materiales de construcción y reactivos químicos

Número: 5678Fecha: 25/01/2017

Cliente:Domicilio:

Ciudad:

Cantidad Precio Unitario Precio Total3 1.000,00₡ 3.000,00₡ 5 5.850,00₡ 29.250,00₡ 2 78.000,00₡ 156.000,00₡ 1 1.295,00₡ 1.295,00₡

Forma de pago 189.545,00₡ CréditoContado -₡

189.545,00₡ Recibido conforme: ___________________________________ Número de cédula: ___________________

Cubeta de pinturaGalón de Aguarrás

SubtotalDescuento

I.V.Total de la factura

Junta Administrativa CTP Puerto ViejoSarapiquíHeredia

Descripción Kilos de ClavosLáminas de fibrolit

FACTURA Ferretería San Mateo S.A.Número de Cédula Jurídica: 3-101-987654

Número Telefónico: 2280-1111Correo electrónico: [email protected]

Dirección: Heredia, Costa Rica

X

Número: 874Fecha: 02/02/2017

Cliente:Domicilio:

Ciudad:

Cantidad Precio Unitario Precio Total2 20.000,00₡ 40.000,00₡ 1 25.000,00₡ 25.000,00₡ 1 35.000,00₡ 35.000,00₡ 1 35.000,00₡ 35.000,00₡ 1 22.000,00₡ 22.000,00₡ 1 760.000,00₡ 760.000,00₡ 3 20.000,00₡ 60.000,00₡ 5 50.000,00₡ 250.000,00₡ 3 25.800,00₡ 77.400,00₡ 2 33.600,00₡ 67.200,00₡ 6 9.850,00₡ 59.100,00₡ 4 10.230,00₡ 40.920,00₡

Forma de pago 1.471.620,00₡ CréditoContado -₡

1.471.620,00₡ Recibido conforme: ___________________________________ Número de cédula: ___________________

FACTURA Soluciones Químicas S.A.Número de Cédula Jurídica: 3-101-896123


Dirección: Heredia, Costa Rica Junta Administrativa CTP Puerto ViejoSarapiquíHeredia

Descripción Sulfato de magnesio 1 H2O 100gSulfato de cúprico 100gYoduro de potasio 100gCloruro de cobalto 100gÁcido bórico 500gGelzan conocido como phytagel 5kg

SubtotalDescuento 5%


Tween 80 100 mlCarbón activado en polvoCloruro de calcio 2 H2OFosfato de potasio monobásico 1 kgEdta férrico sódico 500gSulfato de zinc 7H2O 100g

X

8

Por lo que en el Informe COLEY 1, deberá registrarse así:

Figura 5. Ejemplo de ingreso de materiales en Informe COLEY -1

Colegio Técnico Profesional: Equipamiento y acondicionamiento de la Especialidad de Agropecuaria



Materiales de construcción Varios ₡189.545,00 5678 25/01/2017Reactivos químicos Varios ₡1.471.620,00 874 02/02/2017

₡1.661.165,00

₡1.838.835,00








Observaciones

TOTAL INVERTIDO:


Juan Carlos Martínez N° de Oficio de Aprobación:


Fecha



9

3) Valor Total: En esta columna se escribe el valor en términos monetarios, de

cada uno de los bienes adquiridos. Al indicarse la palabra total, debe de tomarse

en cuenta que:

a. Si a una factura el proveedor le aplicó un descuento, el mismo debe repartirse

(prorratear contablemente hablando), entre todos los bienes adquiridos con esa

factura y registrarse, con el descuento incluido en el informe, mostrando el valor

real y final que se canceló por cada bien.

Figura 6. Ejemplo de Factura con descuento

Número: 1234Fecha: 23/01/2017

Cliente:Domicilio:

Ciudad:

Cantidad Precio Unitario Precio Total1 65.000,00₡ 65.000,00₡ 2 95.000,00₡ 190.000,00₡ 2 110.000,00₡ 220.000,00₡

-₡ Forma de pago 475.000,00₡

Crédito 23.750,00₡ Contado -₡

451.250,00₡ Recibido conforme: ___________________________________ Número de cédula: ___________________

Impresora multifuncional

SubtotalDescuento 5%


Junta Administrativa CTP Puerto ViejoSarapiquíHeredia

Descripción Silla ergonómicaArchivo metálico

FACTURA Mi Empresa S.A.Número de Cédula Jurídica: 3-101-123456


Dirección: San José, Costa Rica

X

10

De acuerdo con lo citado en la factura anterior, el cálculo del descuento de los bienes

se realiza de la siguiente forma:

Cálculo del descuento

Descripción del bien adquirido Monto de la factura%

Descuento Descuento

Silla ergonómica ₡65.000,00 * 5% = ₡3.250,00

Archivo metálico ₡190.000,00 * 5% = ₡9.500,00

Impresora multifuncional ₡220.000,00 * 5% = ₡11.000,00

Quedando los bienes con el valor total como se detalla a continuación:

Valor del bien con el descuentoDescripción del bien

adquiridoMonto de la factura Descuento Total

Silla ergonómica ₡65.000,00 - ₡3.250,00 = ₡61.750,00

Archivo metálico ₡190.000,00 - ₡9.500,00 = ₡180.500,00

Impresora multifuncional ₡220.000,00 - ₡11.000,00 = ₡209.000,00

11

Los totales de los bienes adquiridos deben reflejarse en el Informe COLEY 1 de la

siguiente manera:

Figura 7. Ejemplo de ingreso de bienes con descuento en Informe COLEY -1

Colegio Técnico Profesional: Equipamiento de las Coordinaciones Técnica y con la Empresa



Silla ergonómica 1 ₡61.750,00 1234 23/01/2017La empresa otorga un 5% de descuento en

los bienes, razón por la cual los montos están prorrateados.

Archivo metálico 2 ₡180.500,00 1234 23/01/2017La empresa otorga un 5% de descuento en


Impresora multifuncional 2 ₡209.000,00 1234 23/01/2017La empresa otorga un 5% de descuento en


₡451.250,00

₡2.398.750,00








Arturo Valle González N° de Oficio de Aprobación:


Fecha Observaciones

TOTAL INVERTIDO:




12

b. Si se cancela con impuestos de ventas se debe de seguir el mismo

procedimiento de prorrateo (dividir el monto de impuesto de ventas entre los bienes adquiridos).

En el caso de que la institución adquirió bienes después de ésta fecha y la Junta

Administrativa canceló la factura con impuestos incluidos, se deberá reportar el valor

total por cada artículo (incluyendo el impuesto de ventas) y en la columna de

observaciones, indicar que se está realizando el trámite de recuperación de impuestos

con la especificación del monto por recuperar.

“Realizar el trámite de recuperación de impuestos NO es una opción,ES UNA OBLIGACIÓN.”

4) Número de Factura: En esta columna se debe registrar el número de factura y

no el número de proforma, ni mucho menos, los números correspondientes a

recibos de dinero ni cheques. Este debe coincidir con la factura del bien o bienes

adquiridos.

13

Recuerde: Las inversiones realizadas con fondos públicos, deben ser respaldadas con facturas canceladas que cumplan con los requerimientos establecidos por Tributación Directa, no recibos de dinero o facturas proformas.

Todos aquellos bienes que fueron adquiridos después del 22 de diciembre del 2009, se encuentran exonerados del pago de impuestos. Gaceta 248, Ley 8788).

5) Observaciones: La columna de observaciones se utiliza principalmente para

aclarar, ampliar o bien respaldar algún dato que se considere relevante, como

por ejemplo:

a. Si se solicitó una modificación al presupuesto del plan de inversión original, se

indica en ésta columna el oficio y acuerdo, en que la comisión aprobó el o los

bienes que se sustituyeron. Para ello, se adjuntará como anexo el oficio de

aprobación, junto con las facturas.

b. También se puede utilizar para aclarar que con la factura que se adquirió el bien

de esa fila, también se compraron otros bienes de otros planes de inversión y se

especifica cuáles.

c. Indicar que los bienes adquiridos no se encontraban aprobados en el

presupuesto original, pero el plan de inversión presentaba un saldo remanente

menor a un millón de colones, por lo que decidieron liquidar el plan de inversión

con esos bienes, acogiéndose al acuerdo respectivo. En el caso de que sean

varios repetir la observación.

d. Informar a la Comisión que se está realizando el trámite de recuperación de

impuestos.

e. Si la inversión supera el presupuesto aprobado, indicar que la diferencia de la

última factura la asumirá la Junta Administrativa, ya que el saldo del plan de

inversión nunca podrá dar números negativos.

f. En el caso de no adquirir bienes aprobados, se debe colocar en la celda de

observaciones el motivo por el cual no se realiza dicha inversión (donación, falta

de existencia en el mercado, la necesidad del bien fue satisfecha, entre otros).

14

g. Cuando la factura contenga nombre de bienes que no coincidan con los

nombres estipulados en el oficio COLEY de aprobación, se debe escribir una

observación donde se indique a que bien corresponde en la factura. Se debe

utilizar la frase “Aprobado según oficio COLEY como....”.

Por ejemplo:

Aprobado según oficio COLEY como enrutador. Aprobado según oficio COLEY como Vernier pie de rey.

h. En caso que, la factura de un bien determinado se detalle en otro tipo de

moneda, se debe especificar el tipo de cambio utilizado para realizar el pago

correspondiente y adjuntar el documento de compra de divisas.

i. Otros casos que se consideren importantes.

Si un plan de inversión fue financiado con varios períodos de desembolso, el Informe COLEY, 1 se agrupará junto con los planes de inversión del período de desembolso más reciente.

15

Se presenta el Informe COLEY 1 de los proyectos que reflejen saldos, tantas veces como sea necesario y hasta en tanto, no se refleje un saldo en cero, es decir hasta el momento en que se liquide.

Figura 8. Ejemplo de Plantilla de Informe COLEY -1


Monto Asignado al Plan de Inversión :

Responsable del Plan de Inversión:

₡0,00

₡0,00






Nombre del Plan de Inversión:

Período Desembolso:

Observaciones

TOTAL INVERTIDO:




Fecha



Guía para el llenado del informe COLEY 1:

1- Anotar el nombre del colegio técnico profesional. 8- Detallar la cantidad de los bienes adquiridos.2- Digitar el monto del plan de inversión aprobado. 9- Escribir el monto total de los bienes adquiridos.3- Escribir el nombre del o los responsables. 10- Digitar el número de la factura.4- Anotar el nombre del plan de inversión, según oficio

de aprobación. 11- Anotar la fecha de la factura.

5- Escribir el año de desembolso o varios periodos. 12- Digitar las aclaraciones que sean necesarias.6- Digitar el número de oficio de aprobación emitido

por la Departamento de Especialidades Técnicas.13- Es la suma de los bienes adquiridos en el plan de inversión.

7- Anotar los bienes adquiridos uno por uno. 14- Corresponde a la diferencia entre el monto aprobado y el monto invertido.

Nota: los formularios entregados por el Departamento de Especialidades Técnicas contienen fórmulas que NO deben ser modificadas.

16

14

13

1211107 8 9

6

5

4

3

2

1

1.3.Pasos para la elaboración de los Informes COLEY 2

La Plantilla de Informes COLEY 2 es un resumen de las inversiones realizadas por

la institución por período de desembolso, así que deberán reportarse tantos

Informes COLEY 2, como períodos de desembolso se encuentren sin liquidar. Es

decir, que se presentan siempre junto con los COLEY 1 de los planes de inversión

que le corresponden, hasta el momento en que el Informe COLEY 2, refleje en la

celda del saldo total de período, en cero.

En el informe COLEY 2 se refleja la siguiente información administrativa y

económica.

a) Información administrativa: nombre del colegio, periodo de desembolso,

monto asignado del periodo

b) Información económica: nombre de los planes de inversión aprobados en

el período, especialidad, monto aprobado, monto aprobado con saldo

remanente, monto de inversión, saldo del plan de inversión, cada uno de los

puntos anteriores con sus respectivos totales y observaciones.

c) Validación del documento: nombre y firma del director, tesorero contador,

coordinador técnico diurno y nocturno, presidente de la junta administrativa,

sellos del colegio técnico profesional y junta administrativa.

17

Figura 9. Ejemplo de Informe COLEY – 2



Nombre del plan de inversión aprobado Especialidad Monto

Aprobado

Monto Aprobado Saldo

Remanente

Monto de inversión Saldo Observaciones

₡0,00 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00

Nombre Director:________________________________ Nombre Coordinador Sección Diurna:_________________________Firma:__________________________________________ Firma:_____________________________________________________

Nombre Tesorero Contador:______________________ Nombre Coordinador Sección Nocturna:______________________Firma:__________________________________________ Firma:_____________________________________________________

Sello Sello JuntaNombre Presidente Junta Adm. _____________________________C.T.P. AdministrativaFirma:__________________________________________

Totales:

INFORME COLEY - 2PLANES DE INVERSION APROBADOS Y DETALLE DE EJECUCIÓN

Monto Asignado del Período:



18

c

a

b

Validación del documento

Informacióneconómica

Información administrativa cba

Al igual que en los Informes COLEY 1, se deberá completar la parte

administrativa, con información aprobada y proporcionada por el Departamento de

Especialidades Técnicas, como se especifica a continuación:

1. Período de Desembolso: Año al que corresponden los fondos

depositados.

2. Monto del Periodo: Monto asignado por la Comisión Nacional de la Ley

N°7372 por período, se asigna un solo monto por institución.

3. Nombre del Plan de inversión: En ésta celda se debe escribir el nombre

del plan de inversión aprobado, tal y como se consignó en el oficio de

aprobación por parte de la Comisión Nacional de la Ley N°7372. No se

escriben los nombres de los planes de inversión que aún no han sido

aprobados por la Comisión Nacional de la Ley N°7372.

4. Especialidad: Se escribe el nombre de la especialidad a la que

corresponde el plan de inversión, si se trata de un plan de inversión

institucional se digita la palabra “institucional”, como es el caso de los

planes de inversión de Inglés, Laboratorios de Cómputo, Portafolio de

Evidencias, Equipo Audiovisual, Aula Labora, Seguridad y Conectividad,

entre otros.

5. Monto Aprobado de la Ley N°7372: Se digita en esta celda el monto por

plan de inversión aprobado según acuerdo de la Comisión Nacional de la

Ley N°7372.

6. Monto Aprobado con Saldos Remanentes: Se digita en ésta celda el

monto del plan de inversión aprobado con saldos remanentes, según el

periodo de desembolso que corresponda.

7. Monto de Inversión: Es el monto invertido por plan de inversión

aprobado, se toma del total invertido que se refleja en el informe COLEY 1

de cada plan de inversión aprobado o correspondencia aprobada.

19

8. Saldo: Es el resultado de restar el monto aprobado y el monto invertido.

9. Total monto aprobado: Corresponde a la suma de todos los planes de

inversión aprobados por la Comisión Nacional de la Ley N°7372. Si todos

los planes de inversión fueron aprobados por la Comisión Nacional, éste

monto no debe exceder el monto del periodo de desembolso.

10. Total Monto Aprobado con Saldos Remanentes: Corresponde a la suma

de todos los planes de inversión aprobados con saldos remanentes.

11.Total Monto de Inversión: Es la suma de todos los montos invertidos de

los planes de inversión aprobados.

12. Total de Saldos: Es el resultado de la suma de todos los saldos de planes

de inversión ejecutados y la resta del total de la columna Monto Aprobado con Saldos Remanentes.

13.Observaciones: Esta columna funciona de herramienta o espacio para

aclaraciones en casos especiales tales como:

a) Cuando se solicitó utilizar el saldo remanente para financiar otro plan de

inversión, se anota el número de oficio y acuerdo.

b) De igual forma, si un plan de inversión es financiado con saldos

remanentes, se especifica de cuál plan de inversión fueron tomados los

fondos, el número de oficio y el acuerdo de la Comisión que lo autoriza.

c) Se especifica si el plan de inversión fue ejecutado y finalizado, o bien si

se encuentra en proceso de ejecución.

20




Nombre del plan de inversión aprobado Especialidad Monto

Aprobado


Remanente


₡0,00 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00




Totales:


Monto Asignado del Período:




1- Anotar el nombre del colegio técnico profesional. 7- Anotar el monto aprobado con saldos remanentes2- Digitar el periodo de desembolso. 8- Escribir el monto invertido por la junta administrativa.

3- Escribir el monto aprobado para el periodo. 9- Resultado de la resta entre el monto aprobado por plan de inversión y el monto invertido.

4- Anotar el nombre del plan de inversión, según oficio de aprobación. 10- Digitar las aclaraciones que sean necesarias.

5- Escribir el nombre de la especialidad correspondiente a cada plan de inversión o bien institucional.

11- Corresponde a los totales del periodo.

6- Digitar el monto aprobado por plan de inversión según el acuerdo de la Comisión Nacional de la Ley N°7372.


21

11

107 984 5 6

3

2

1


Registrando varios saldos remanentes de un mismo periodo de desembolso.

Colegio Técnico Profesional: ₡28.641.521,19


Nombre del Plan de Inversión Aprobado Especialidad Monto

Aprobado


Remanente


Fortalecimiento de laEspecialidad de Ejecutivo paraCentros de Servicio

Ejecutivo para Centros de

Servicio₡2.518.979,95 ₡2.518.979,95 ₡0,00 Ejecutado 100%

Equipamiento para Aula Labora Institucional ₡3.719.808,67 ₡3.719.808,67 ₡0,00 Ejecutado 100%

Equipamiento de la Especialidadde Turismo en Alimentos yBebidas

Turismo en Alimentos y

Bebidas₡7.493.461,22 ₡6.898.752,00 ₡594.709,22

Plan de inversión ejecutadototalmente. El remanente seutilizará en el equipamientode la Especialidad deContabilidad, aprobadosegún oficio COLEY-0048-28-02-2016.

Seguridad y ConectividadInstitucional Institucional ₡14.909.271,35 ₡11.286.394,00 ₡3.622.877,35

Plan de inversión ejecutadototalmente. El remanente seutilizará en el equipamientode la Especialidad deContabilidad, aprobadosegún oficio COLEY-0048-28-02-2016.

Equipamiento de la Especialidadde Contabilidad

Contabilidad ₡4.217.586,57 ₡4.217.586,57 ₡0,00 Ejecutado 100%

₡0,00₡0,00₡0,00₡0,00

₡28.641.521,19 ₡4.217.586,57 ₡28.641.521,19 ₡0,00




Parrita Monto Asignado del Período:

2015

Totales:




22


Registrando un plan de inversión que utiliza saldos remanentes de distintos

periodos de desembolso (2016 y 2017).




Aprobado


Remanente


Equipamiento de la Especialidadde Informática

Informática Empresarial

₡10.822.699,33 ₡10.822.699,33 ₡0,00 Ejecutado 100%

Mantenimiento Institucional Institucional ₡10.148.490,20 ₡10.148.490,20 ₡0,00 Ejecutado 100%

Equipamiento de la EspecialidadAgroindustria

Agroindustria ₡11.157.786,13 ₡9.854.789,00 ₡1.302.997,13

Ejecutado 100%. Elremanente se usa en elEquipamiento de laEspecialidad de Turismo enA y B, aprobado en oficioCOLEY-0298-12-08-2017, por un monto total de₡3.125.875,24 (2016:₡1.302.997,13 y 2017:₡1.822.878,61) .



Bebidas₡1.302.997,13 ₡1.302.997,13 ₡0,00 Ejecutado 100%

₡0,00₡0,00₡0,00₡0,00₡0,00

₡32.128.975,66 ₡1.302.997,13 ₡32.128.975,66 ₡0,00





2016

Totales:




23


Registrando un plan de inversión que utiliza saldos remanentes de distintos

periodos de desembolso (2016 y 2017).




Aprobado


Remanente


Equipamiento de la Especialidadde Productividad y Calidad

Productividad y Calidad ₡9.486.548,69 ₡7.702.880,60 ₡1.783.668,09

Ejecutado 100%. Elremanente se usa en elEquipamiento de laEspecialidad de SecretariadoEjecutivo, aprobado segúnoficio COLEY-1254-12-12-2017.

Equipamiento de la Especialidadde Secretariado Ejecutivo

Secretariado Ejecutivo

₡16.730.568,70 ₡1.783.668,09 ₡11.598.632,00 ₡6.915.604,79

Plan de inversión aprobadoen oficio COLEY-1254-12-12-2017, por un monto total de₡18.514.236,79 quecorresponde a un saldo sinaprobar por ₡16.730.568,70y un saldo remanente por₡1.783.668,09.Plan de inversión en procesode ejecución.

Equipamiento de la Especialidadde Mecánica de Precisión

Mecánica de Precisión

₡8.068.865,81 ₡6.245.987,20 ₡1.822.878,61

Ejecutado 100%. Elremanente se usa en elEquipamiento de laEspecialidad de Turismo enA y B, aprobado en oficioCOLEY-0298-12-08-2017, por un monto total de₡3.125.875,24 (2016:₡1.302.997,13 y 2017:₡1.822.878,61) .



Bebidas₡1.822.878,61 ₡1.822.878,61 ₡0,00

₡0,00₡0,00₡0,00₡0,00₡0,00

₡34.285.983,20 ₡3.606.546,70 ₡27.370.378,41 ₡6.915.604,79





2017

Totales:




24

1.4.Pasos para la elaboración del Informe COLEY 3

El Informe COLEY 3 es un resumen histórico que muestra las inversiones que ha

realizado la institución a lo largo de varios períodos de desembolso. Se muestran

en este informe los períodos de desembolso que presenten saldos (no omitir

ningún año). En caso que la institución tenga periodos de desembolso totalmente

ejecutados y con saldo en cero se debe reflejar la información de los últimos cinco

periodos.

El informe COLEY 3 presenta la siguiente información administrativa y económica:

a) Información administrativa: nombre del colegio.

b) Información económica: periodo desembolso, monto asignado, monto

aprobado por la Comisión Nacional, monto invertido, saldo una vez

ejecutado, saldo pendiente de ejecutar, saldo sin aprobar, intereses, saldo

total del período, cada uno de los puntos anteriores con sus respectivos

totales. También deben completarse las celdas de Saldo en Caja Única Ley

N° 7372, Saldo de la Cuenta Banco Ley N° 7372 y Total en Cuentas.

c) Validación del documento: nombre y firma del director, tesorero contador,

presidente de la junta administrativa, coordinador técnico diurno y nocturno,

sellos del colegio técnico profesional y junta administrativa.

25

Figura 14. Ejemplo de Informe COLEY –3

Una vez Ejecutado

Pendiente por Ejecutar

2008 ₡0,00 ₡0,00

2009 ₡0,00 ₡0,00

2010 ₡0,00 ₡0,00

2011 ₡0,00 ₡0,00

2012 ₡0,00 ₡0,00

2013 ₡0,00 ₡0,00

2014 ₡0,00 ₡0,00

2015 ₡0,00 ₡0,00

2016 ₡0,00 ₡0,00

2017 ₡0,00 ₡0,00

Totales: ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00

₡0,00

Nombre Director:_______________________________ Nombre Coordinador Sección Diurna :_________________________Firma:_______________________________________ Firma:___________________________________________________

Nombre Tesorero Contador:___________________ Nombre Coordinador Sección Nocturna:____________________Firma:_______________________________________ Firma:___________________________________________________

Nombre Presidente Junta Adm._________________ Sello Sello JuntaFirma:_________________________________________ C.T.P. Administrativa

Saldo Cuenta Banco Ley N°7372:Saldo en Caja Única Ley N° 7372: Total en Cuentas:


Monto aprobado en

Comisión Nacional


Período desembolso

Monto Asignado

Monto Invertido

Saldo de Planes de Inversión Aprobados Saldo sin

Aprobar Saldo TotalIntereses



26

a

a

b

Validación del documento

Informacióneconómica

Información administrativa cba

La plantilla de Informe COLEY 3 está compuesta por las siguientes celdas y

columnas:

1) Período de Desembolso: En esta columna se anota el año que corresponde

al depósito de la Ley N°7372.

2) Monto del Período: Corresponde al monto de la Ley N°7372 que se depositó

al colegio, este año con año, según consta en oficio de aprobación.

3) Monto Aprobado en Comisión: Es la suma de los planes de inversión

aprobados por la comisión por año.

4) Monto Invertido: Se digita el monto de inversión que se mostró en el Informe

COLEY 2, el cual debe coincidir con los reportado en los Informes COLEY 1.

5) Saldos de los Planes de inversión:

5.1. Pendiente por Ejecutar: Se reporta en estas celdas, la suma de los

saldos de los planes de inversión que no han concluido su ejecución,

según el período de desembolso que corresponda.

5.2. Saldo una vez Ejecutado: Se reflejan los saldos de los planes de

inversión ejecutados del período, cuando se han adquirido todos los

bienes estipulados en el oficio COLEY de aprobación. Estos montos

dan como resultado a los saldos remanentes.

6) Saldo sin aprobar: Es la diferencia de los montos del período aprobados por

la Comisión Nacional de la Ley N°7372 y el monto asignado. Si todo el monto

fue aprobado el saldo de ésta celda será cero.

7) Intereses: Se digitan únicamente los intereses generados en la cuenta

bancaria de la Ley N°7372 de la institución.

27

8) Saldo Total: Es la suma de los Saldos de las celdas “Una vez Ejecutado”,

“Pendiente por Ejecutar”, “Saldo sin Aprobar” y en casos excepcionales de los

“Intereses” de cada período.

9) Saldo en caja única Ley 7372: Se coloca en esta celda el monto de los

recursos que tiene la institución depositados en Caja Única certificado, por el

contador. Cabe destacar, que dichos recursos deben corresponder a aquellos

depositados por la Ley N°7372.

10)Saldo cuenta banco Ley N°7372: Se coloca en esta celda el monto

depositado en la cuenta bancaria de la institución, este monto debe coincidir

con la conciliación bancaria y el estado de cuenta certificado.

11)Total en cuentas: En esta celda se coloca la suma del “Saldo en caja única

Ley N°7372” y “Saldo cuenta banco Ley N°7372”. Dicha suma debe coincidir

con la sumatoria de la columna del “Saldo Total” del informe Coley 3.

28


Una vez Ejecutado


2008 ₡0,00 ₡0,00

2009 ₡0,00 ₡0,00

2010 ₡0,00 ₡0,00

2011 ₡0,00 ₡0,00

2012 ₡0,00 ₡0,00

2013 ₡0,00 ₡0,00

2014 ₡0,00 ₡0,00

2015 ₡0,00 ₡0,00

2016 ₡0,00 ₡0,00

2017 ₡0,00 ₡0,00

Totales: ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00

₡0,00




Saldo Cuenta Banco Ley N°7372:Saldo en Caja Única Ley N° 7372: Total en Cuentas:


Monto aprobado en

Comisión Nacional


Período desembolso

Monto Asignado

Monto Invertido


Aprobar Saldo TotalIntereses




1- Anotar el nombre del colegio técnico profesional.8- Es la diferencia entre el monto asignado por periodo y el monto aprobado del periodo por la Comisión Nacional de la Ley N°7372.

2- Digitar el periodo de desembolso. 9- Escribir el monto de los intereses generados en la cuenta bancaria de la Ley N°7372 de la institución.

3- Escribir el monto asignado para cada uno de los periodos.

10- Es la suma de los Saldos de las celdas “Una vez Ejecutado”, “Pendiente por Ejecutar”, “Saldo sin Aprobar” e “Intereses” de cada período.

4- Anotar el monto aprobado para cada periodo según oficio correspondiente.

11- Digitar el monto de los recursos que tiene la institución depositados en Caja Única del Estado.

5- Escribir el monto invertido por año. 12- Anotar el monto depositado en la cuenta bancaria de la institución.

6- Digitar el monto saldos de los planes de inversión ejecutados del período.

13- Corresponde a la suma del Saldo en caja única Ley N°7372 y Saldo cuenta banco Ley N°7372.

7- Detallar los saldos de los planes de inversión que no han concluido su ejecución por periodo.


29

1

432 6 75 98 10

11 12 13


Una vez Ejecutado


2008 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00

2009 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00

2010 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00

2011 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00

2012 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00

2013 ₡24.685.932,20 ₡24.685.932,20 ₡24.685.932,20 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00

2014 ₡26.396.584,58 ₡26.396.584,58 ₡26.396.584,58 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00

2015 ₡28.641.521,19 ₡28.641.521,19 ₡28.641.521,19 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00

2016 ₡32.128.975,66 ₡32.128.975,66 ₡32.128.975,66 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00

2017 ₡34.285.983,20 ₡34.285.983,20 ₡27.370.378,41 ₡6.915.604,79 ₡0,00 ₡6.915.604,79

2018 ₡36.987.542,00 ₡0,00 ₡36.987.542,00 ₡36.987.542,00

Totales: ₡183.126.538,83 ₡146.138.996,83 ₡139.223.392,04 ₡0,00 ₡6.915.604,79 ₡36.987.542,00 ₡0,00 ₡43.903.146,79

₡43.903.146,79 ₡0,00 ₡43.903.146,79




Saldo en Caja Única Ley N° 7372: Saldo Cuenta Banco Ley N°7372: Total en Cuentas:


Colegio Técnico Profesional: Parrita

Período desembolso

Monto Asignado

Monto aprobado en

Comisión Nacional

Monto Invertido


Aprobar Intereses Saldo Total



31


Según Saldos de Planes de Inversión

Una vez Ejecutado


2008 ₡12.145.789,44 ₡12.145.789,44 ₡9.875.854,55 ₡1.897.589,22 ₡372.345,67 ₡0,00 ₡2.269.934,89

2009 ₡14.987.548,36 ₡14.987.548,36 ₡13.987.569,66 ₡999.978,70 ₡0,00 ₡999.978,70

2010 ₡16.895.369,84 ₡16.895.369,84 ₡16.895.369,84 ₡0,00 ₡0,00

2011 ₡18.932.574,97 ₡18.932.574,97 ₡16.984.569,10 ₡1.948.005,87 ₡0,00 ₡1.948.005,87

2012 ₡22.000.987,36 ₡22.000.987,36 ₡22.000.987,36 ₡0,00 ₡0,00

2013 ₡24.685.932,20 ₡24.685.932,20 ₡24.685.932,20 ₡0,00 ₡0,00

2014 ₡26.396.584,58 ₡26.396.584,58 ₡26.396.584,58 ₡0,00 ₡0,00

2015 ₡28.641.521,19 ₡28.641.521,19 ₡26.854.759,45 ₡536.063,24 ₡1.250.698,50 ₡0,00 ₡1.786.761,74

2016 ₡32.128.975,66 ₡32.128.975,66 ₡0,00 ₡0,00 ₡0,00

2017 ₡34.285.983,20 ₡34.285.983,20 ₡0,00 ₡34.285.983,20 ₡0,00 ₡34.285.983,20

2018 ₡36.987.542,00 ₡0,00 ₡36.987.542,00 ₡36.987.542,00

Totales: ₡268.088.808,80 ₡231.101.266,80 ₡157.681.626,74 ₡3.433.631,16 ₡37.857.033,24 ₡36.987.542,00 ₡0,00 ₡78.278.206,40

₡78.278.206,40 ₡0,00 ₡78.278.206,40




Intereses Saldo Total

Saldo en Caja Única Ley N° 7372: Saldo Cuenta Banco Ley N°7372: Total en Cuentas:


Colegio Técnico Profesional: San Mateo

Período desembolso

Monto Asignado

Monto aprobado en

Comisión Nacional

Monto Invertido


Aprobar



32

2. Detalles de la Información Requerida

2.1.Portada

En la portada deberá reflejarse la siguiente información:

1) Nombre del colegio y escudo.

2) Informe COLEY 1, 2 y 3 del semestre y año según corresponda.

3) Períodos de desembolso que incluye. (Años pendientes de Ejecución).

4) Nombre del director de la institución y nombre de los coordinadores

técnicos diurnos y nocturnos según corresponda.

5) Fecha de presentación del informe.

2.2.Orden de presentación de los informes

A continuación se enumera la secuencia que deberán mostrar los documentos

impresos en el Informe COLEY:

1) Portada.

2) Oficio de entrega por parte de la institución.

3) Comprobantes económicos:

a. Certificación de los Fondos de la Ley N° 7372 emitida por el tesorero

contador, que incluya los saldos del estado de cuenta bancario y de

Caja Única del Estado correspondientes a los recursos provenientes

de la Ley N°7372.

b. Estado de la Cuenta de Caja Única del Estado.

c. Estado de la Cuenta Bancaria de la Ley N°7372.

d. Conciliación Bancaria.

4) Informe COLEY 3.

5) Informe COLEY 2 (del período más antiguo al más reciente).

6) Informe COLEY 1.

33

7) Copia de Facturas, detrás de cada informe COLEY 1.

Después de cada informe COLEY 2, deben colocarse los informes COLEY 1 de

los respectivos planes de inversión aprobados para ese periodo.

Los puntos 5 y 6 se repiten en el mismo orden, tantas veces dispongan de planes

de inversión con saldo.

Figura 18. Esquema del orden de presentación de los informes

34

3) Comprobantes económicos.

e. COLEY 1-2017 Turismo Ecológico + Facturas

d. COLEY 1-2017 Laboratorio Institucional + Facturas

c. COLEY 1-2017 Conectividad y Seguridad +

Facturas.

6) Informe COLEY 2-2017.

b. COLEY 1-2016 Contabilidad + Facturas

a. COLEY 1-2016 Dibujo Técnico + Facturas

5) Informe COLEY 2-2016.

b. Estado de la Cuenta de Caja Única del Estado.

c. Estado de la Cuenta Bancaria de la Ley N° 7372.

4) Informe COLEY 3.

d. Conciliación Bancaria.

2) Oficio de entrega por parte de la institución.

a. Certificación de los Fondos de la Ley N° 7372.

1) Portada.

Cuidado con el orden

3. Documentación que debe adjuntarse.

1) Oficio elaborado por parte de la dirección de la institución, donde se

mencione la entrega oficial de los informes COLEY 1, 2 y 3

correspondientes al primer o segundo semestre del año en curso.

2) Certificación de recursos de la Ley N° 7372 depositados a favor de la

institución, tanto en el banco como en Caja Única del Estado. En caso de

disponer de dineros para mantener la cuenta abierta en el banco, detallar el

monto y anotar la observación.

3) Estado de cuenta de Caja Única del Estado.

4) Estado de cuenta bancario con fecha de corte al 30 de junio y 30 de

noviembre según corresponda.

5) Conciliación bancaria.

6) Oficios o documentación que la institución considere de importancia para

respaldar los procesos de ejecución de los planes de inversión.

7) Copias legibles de facturas en físico y en digital.

35

Se debe adjuntar una copia en disco compacto que contenga:

1) Informes COLEY 1, 2 y 3 en formato Excel.

2) Cada informe COLEY 1 debe presentarse en una hoja de trabajo de Excel

por plan de inversión.

3) Los nombres que se asignan a las carpetas de cada plan de inversión en

las fórmulas COLEY 1 deben escribirse con el siguiente formato: “Año

Nombre de la Especialidad del plan de inversión”. Por ejemplo:

Figura 19. Ejemplo de Nombres a carpetas de plan de inversión

4) Facturas en formato PDF. Todas las facturas correspondientes a un mismo

plan de inversión deben escanearse en un solo archivo en formato PDF. El

nombre de este archivo debe corresponder al año y nombre de la

especialidad. Tal como se detalla en el siguiente ejemplo:

Figura 20. Ejemplo de Nombre de archivo de facturas

36

5) Lo anterior con base en la estructura siguiente:

Figura 21. Ejemplo de Estructura Digital

A continuación se describen las características y requisitos que deben cumplir

estos documentos:

4. Requisitos de las facturas.

4.1. Especificaciones generales

Toda empresa contribuyente (persona física o persona jurídica) está obligado a

extender facturas o documentos equivalentes debidamente autorizados por la

Administración Tributaria, en las ventas de mercancías o por los servicios

prestados. Lo anterior con base en el artículo 8 de la Ley del Impuesto General

37

sobre las Ventas, en el artículo 18 del Reglamento y en el artículo 9 del

Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Resoluciones Nos. 11-97, 13-

97 y 14-97 del 12 de agosto de 1997 publicadas en la Gaceta No. 171 del 5 de

setiembre de 1997 y 1-2000, 2-2000 del 1 de febrero del 2000, 02-09 del 09 de

enero del 2009, establece lo siguiente:

1) Estar inscrito ante la Administración Tributaria como contribuyente o

declarante del impuesto sobre la renta y del impuesto general sobre las

ventas, si corresponde.

2) Haber impreso las facturas en cualquiera de las imprentas que para tal

efecto han sido autorizadas por la Dirección de Tributación. Esta debe de

mostrar:

a. Identificación y nombre de la imprenta. En el pie de imprenta debe decir:

“Autorizada mediante oficio No.____ del (fecha) de la Administración

Tributaria de (lugar).

b. Estar redactadas en español con una copia como mínimo (la copia

original es para el cliente).

c. Los comprobantes deben tener numeración pre-impresa y consecutiva

en el extremo superior o inferior derecho del comprobante. La

numeración de las facturas podrán tener hasta ocho dígitos.

d. Fecha de emisión.

4.2. Requisitos Específicos de la Factura:

Las facturas a presentar en el informe deben cumplir con las siguientes

características:

a. Dirección del establecimiento.

38

b. Nombre completo del propietario o razón social y la denominación del

negocio.

c. Indicar el número de inscripción:

Si es persona física el número de cédula de identidad.

Si es persona jurídica el número de cédula jurídica.

Si es extranjero el número asignado por la Administración

Tributaria.

Lo anterior tal y como se muestra en el siguiente ejemplo:

Figura 22. Ejemplo de Factura

Las facturas no autorizadas y los recibos de dinero no deben estar presentes en el

informe COLEY 1. A continuación se muestran algunos ejemplos:

Figura 23. Ejemplo de Facturas y recibos no autorizados

39

Además, en los casos en que corresponda, los comprobantes de caja deberán

contar con el espacio para consignar los datos de emisión que se detallan a

continuación:

a. Nombre completo del comprador.

b. Número de cédula física o jurídica, siempre que el comprador sea

contribuyente del impuesto.

c. Detalle o descripción de la mercancía vendida o del servicio prestado,

separados en gravados y exentos, precio unitario y monto de la

operación expresada en colones.

d. Descuentos concedidos.

e. Subtotal.

f. Precio neto de venta (sin impuesto).

g. Sello de cancelado.

h. Valor total de la factura.

El monto del impuesto equivalente a la tarifa aplicada sobre el precio de venta con

la indicación “Impuesto de Ventas” o las siglas “IVA” o el Impuesto Selectivo de

40

Consumo, no deberá reflejarse, dado que según el Decreto DGH-0020-2010 de

la Dirección General de Hacienda y Dirección de Tributación Directa se indica:

“Se concede autorización genérica y permanente a favor de las Juntas de Educación y a las Juntas Administrativas de las Instituciones de Enseñanza a efecto de que adquiera bienes y servicios en el mercado nacional exentos de los Impuestos General sobre las Ventas y/o Selectivo de Consumo. Conforme lo expuesto, en estos casos se prescindirá del trámite para la autorización de la exoneración ante el Departamento de Gestión de Exenciones en cada adquisición.”

4.3. Comprobantes Emitidos por Caja Registradora

Requisitos de estos comprobantes:

1) Nombre completo o razón social del contribuyente o declarante.

2) Número de inscripción:

a. Si es persona física el número de cédula de identidad.

b. Si es persona jurídica el número de cédula jurídica.

c. Si es extranjero el número asignado por la Administración Tributaria.

3) Numeración consecutiva.

4) Fecha de emisión.

5) Precio neto de venta (sin impuesto).

6) Valor total de la factura.

7) Los comprobantes deben emitirse en original y copia, el original es del

cliente y la copia será el comprobante que respalde los registros contables.

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Tomando en cuenta la información anterior y una vez aprobado el plan de

inversión por parte de la Comisión Nacional de la Ley N°7372, se procede a su

ejecución, para ello el Coordinador Técnico deberá trabajar en forma conjunta con

el Tesorero-contador de la Junta Administrativa y así llevar un control cruzado de

la inversiones, siendo vigilante de la ejecución de los saldos del o los planes de

inversión y que se respete el presupuesto aprobado por la Comisión Nacional de

la Ley N° 7372.

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