inisterio de Relaciones Exteriores República de Colombia...JEFE DE MISION: Hace referencia al...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GF-PT-55

NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / COMPRA O ARRENDAMIENTO DE SEDE

EN EL EXTERIOR (RESIDENCIA U OFICINA) VERSION: 1

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN:

MISIONES DE COLOMBIA EN EL EXTERIOR

SECRETARIA GENERAL

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE SERVICIOS AL EXTERIOR

GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO DEL FONDO ROTATORIO

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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 14/09/2018

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del procedimiento.

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

ADRIANA DEL PILAR GUZMÁN OTÁLORA Coordinadora Grupo Interno de Trabajo

de Servicios Al Exterior 29/08/2018

ANDREA VERÓNICA CAICEDO LÓPEZ Segundo Secretario 29/08/2018

MÓNICA PAOLA AREVALO MORALES Técnico Administrativo 29/08/2018

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

MARÍA PEÑA SARMIENTO Asesora 05/09/2018

REVISÓ CARGO FECHA

LUIS ARMANDO LÓPEZ BENITEZ Director Administrativo y Financiero 13/09/2018

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

ELIANA PRADA BELTRÁN Jefe (e) Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional 14/09/2018







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1. OBJETIVO

Establecer la secuencia de actividades requeridas para la compra, cambio de sede por arriendo y/o

adecuaciones de residencias y oficinas en el exterior, en cumplimiento del lineamiento de eficiencia y

eficacia en la utilización de los recursos.

2. ALCANCE

Este documento aplica para las Misiones de Colombia en el Exterior y para el Grupo Interno de Trabajo

de Servicios al Exterior. Inicia con la recepción del estudio por parte del Jefe de Misión y finaliza con la

compra, cambio de sede por arriendo y/o adecuación de la sede.

3. BASE LEGAL

• Convención de Viena Sobre Relaciones Consulares, 24 de abril de 1963.

• Decreto 1082 de 2015: “Decreto Único Reglamentario del sector Administrativo de Planeación

Nacional” Subsección 3, “Contratos Ejecutados Fuera del Territorio Nacional”, artículo

2.2.1.2.4.3.1. “… Los Procesos de Contratación adelantados por las Entidades Estatales en el

exterior para los contratos que deban ejecutarse fuera del territorio nacional pueden someterse a la

ley extranjera.”

• Decreto 111 de 1996: “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225

de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.

• Decreto 20 de 1992: “Por el cual se determina la naturaleza jurídica del Fondo Rotatorio del

Ministerio de Relaciones Exteriores y se asignan sus funciones”.

• Resolución 6356 de 2018: Por la cual se reglamenta la rendición de cuentas de las Misiones

Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República de Colombia en el Exterior y se deroga la

Resolución 032F de 2017.

• Resolución 7177 de 2018: Por la cual modifica la conformación y funciones del Comité para asuntos

de Inmuebles en el Exterior y se deroga la Resolución 6168 de 24 de julio de 2018.







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4. DEFINICIONES

CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal

JEFE DE MISION: Hace referencia al Embajador, Jefe de Delegación o Cónsul que puede hacer una

solicitud de cambio de sede, bien sea por compra o arriendo.

OFICINAS: Bien Inmueble utilizado por las Misiones Diplomáticas con el fin de atender a los

connacionales y tratar temas diplomáticos en la representación de Colombia en el exterior.

RESIDENCIA EMBAJADA: Bien inmueble utilizado por las Embajadas, Delegaciones y Consulados

Generales Centrales en la representación de Colombia en el exterior.

SEDE ADECUADA: Corresponde a un inmueble sobre el cual se adelantan obras de edificación que

cambian, de manera completa o parcial, el uso del inmueble, garantizando la permanencia total o parcial

del inmueble original (Corresponde a la licencia de construcción por adecuación).

SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera de la Nación, es una herramienta modular

automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar

una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de sus entidades descentralizadas, y de

brindar información oportuna y confiable1

SISE: Sistema de Información de Servicio al Exterior, es la herramienta oficial de rendición de cuentas

de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior.

SUIFP: Sistema Unificado de Inversión y Finanzas Públicas, Sistema utilizado para la administrar y

hacer seguimiento a los Proyectos de Inversión.







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5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• GF-PT-19 Ordenar Giros Periódicos y Ocasionales a las Misiones

• GF-PT-44 Confrontar Gastos de las Misiones

6. REGISTROS

• GF-FO-137 Solicitud compra de sedes en el exterior.

• GF-FO-135 Autorización arriendo de sedes en el exterior.

• GF-FO-136 Solicitud adecuación de sedes en el exterior.

• CO-FO-05 Control de Asistencia y Seguimiento a Compromisos.

• Correo electrónico.

• Memorando.

• Estudio de viabilidad para la compra de sedes y oficinas.

• Estudio de viabilidad de cambio de sede por arriendo.

• Escrituras o documentos de propiedad (Según aplique).

• Estudio de viabilidad para las adecuaciones.

• Inmueble registrado en el SIIF.

• Informe de rendición de cuentas – SISE.

• Propuestas de compra.

• Propuestas de adecuación

7. SISTEMAS DE INFORACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS

• Sistema de Información de Servicio al Exterior (SISE)

• Sistema de Información Financiera (SIIF)

• Sistema Unificado de Inversión y Finanzas Públicas – SUIFP (Si aplica)

• Sistema Integrado de Gestión / Sistema Maestro.

• Sistema de Correspondencia Oficial.







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8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

La Dirección Administrativa y Financiera durante el primer trimestre de cada año solicitará a las Misiones

Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el Exterior, sus necesidades para el año siguiente y

serán distribuidas de acuerdo con el Presupuesto asignado al Ministerio de Relaciones Exteriores y su

Fondo Rotatorio.

8.1. Compra de sedes (Residencia u Oficina)

➢ La asignación de recursos para compra de inmuebles en el Exterior estará sujeta a la a disponibilidad

de recursos.

➢ La ejecución de los recursos en el marco de la austeridad, eficiencia y transparencia, será

responsabilidad del Jefe de Misión.

➢ Para la compra del inmueble (Residencia u Oficina), el Jefe de Misión deberá asegurar el cumplimiento

de la normatividad legal y de seguridad aplicable en el país receptor. Esto quiere decir que cumple con

los protocolos de atención al público.

➢ En los casos en que se requiera efectuar la compra de un inmueble en el exterior (Residencia u Oficina),

el Jefe de Misión Diplomática deberá elaborar un estudio dirigido al Secretario General o al Director

Administrativo y Financiero, con tres (3) propuestas, entre ellas la situación del inmueble actual y anexar

el formato GF-FO-137 Solicitud compra de sedes en el exterior. Para la elaboración de este estudio

deberá tener como mínimo los criterios aplicados a las propuestas mencionadas en el formato GF-FO-

137 Solicitud compra de sedes en el exterior.

➢ El estudio se deberá remitir a través de memorando (por valija diplomática y por correo electrónico) con

una antelación de sesenta (60) días, previo a la fecha estimada para iniciar el proceso de compra de la

sede.

➢ El Jefe de Misión deberá acompañar el informe con un registro fotográfico detallado (de las propuestas

señaladas en el estudio), con el fin de facilitar la verificación de la información relacionada.







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➢ Una vez adquirida la sede de la Misión, Residencia de Embajada u Oficina Consular, el Jefe de Misión

tendrá un plazo máximo de cinco (5) meses para él envío del original de las escrituras o título de

posesión (según corresponda), contados a partir del giro de los recursos.

➢ Una vez recibidas las escrituras o título de posesión, estas deberán ser custodiadas en el archivo de

gestión de la Coordinación del Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio.

8.2. Arrendamiento de la sede (Residencia u Oficina)

➢ El Ministerio de Relaciones Exteriores arrendará sedes en los siguientes casos:

• Creación de una nueva Misión Diplomática

• Cambio de la sede actual de la Misión Diplomática

• Renovación o Prórroga del contrato de Arrendamiento de la sede vigente.

➢ La asignación de recursos para el arrendamiento de inmuebles en el exterior estará sujeta a la

disponibilidad de recursos.



➢ Para el arrendamiento del inmueble (Residencia u Oficina), el Jefe de misión deberá asegurar el

cumplimiento de la normatividad legal y de seguridad aplicable en el país receptor. Esto quiere decir

que cumple con los protocolos de atención al público.

➢ En los casos en que se requiera efectuar el arrendamiento de un inmueble en el exterior (Residencia u

Oficina), el Jefe de Misión Diplomática deberá elaborar un estudio dirigido al Secretario General o al

Director Administrativo y Financiero, con tres (3) propuestas, entre ellas la situación actual del inmueble

y anexar el formato GF-FO-135 Autorización arriendo de sedes en el exterior. Para la elaboración de

este estudio deberá tener como mínimo los criterios, aplicados a las propuestas mencionadas en el

formato GF-FO-135 Autorización arriendo de sedes en el exterior.







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➢ El estudio se deberá remitir a través de memorando (por valija diplomática y por correo electrónico) con

una antelación de sesenta (60) días a la fecha máxima establecida en la cláusula de terminación del

contrato, con el fin de evitar el pago de sanciones o incurrir en cláusulas de incumplimiento.

➢ El Jefe de Misión debe acompañar el informe con un registro fotográfico detallado (de las propuestas


➢ Los gastos adicionales que se ocasionen en el cambio de sede, serán girados a la misión de acuerdo

con el procedimiento GF-PT-19 Ordenar Giros Periódicos y Ocasionales a las Misiones.

➢ El contrato y las facturas que se generen para el nuevo contrato se confrontarán, conforme a los

lineamientos establecidos en el procedimiento GF-PT-44 Confrontar Gastos de las Misiones.

8.3. Adecuaciones de la sede (Residencia u Oficina)

El Ministerio de Relaciones Exteriores adecuará sedes en los siguientes casos:

• Creación de una nueva Misión Diplomática

• Cambio de la sede actual de la Misión Diplomática

• Modificación del inmueble por necesidades del servicio.

➢ La asignación de recursos para la adecuación de los inmuebles en el Exterior estará sujeta a la

disponibilidad de recursos.



➢ Para la adecuación del inmueble (Residencia u Oficina), el Jefe de Misión deberá asegurar el

cumplimiento de la normatividad legal y de seguridad aplicable en el país receptor. Esto quiere decir

que cumple con los protocolos de atención al público.







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➢ En los casos en que se requiera efectuar la adecuación de un inmueble en el exterior (Residencia u

Oficina), el Jefe de Misión Diplomática deberá elaborar un estudio dirigido al Secretario General o al

Director Administrativo y Financiero, con tres (3) propuestas de las obras a realizar y anexar el formato

GF-FO-136 Solicitud adecuación de sedes en el exterior. Para la elaboración de este estudio deberá

tener como mínimo los criterios aplicados a las propuestas mencionadas en el formato GF-FO-136

Solicitud adecuación de sedes en el exterior.

➢ El estudio deberá remitirse a través de memorando (por valija diplomática y por correo electrónico) con

una antelación de un (1) mes, al inicio de las obras.

➢ El Jefe de Misión deberá acompañar el informe con un registro fotográfico detallado (de las propuestas


➢ El contrato y las facturas que se generen de las obras de adecuación se confrontarán conforme a los

lineamientos establecidos en el procedimiento GF-PT-44 Confrontar Gastos de las Misiones.







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9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

9.1 COMPRA DE SEDE (RESIDENCIA U OFICINA)

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

1 Iniciar proceso.

2 Recibir solicitud de compra de sede.

Secretario General.

Director Administrativo y

Financiero.

Memorando.

Correo electrónico.

Estudio de viabilidad para la

compra de sedes y oficinas.

GF-FO-137 Solicitud compra

de sedes en el exterior

El jefe de Misión será el

responsable de remitir esta

solicitud a la Secretaria

General o a la Dirección

Administrativa y Financiera.

2.1 ¿Es viable la compra de la

sede?

Si Remítase a la actividad 5.

No Remítase a la actividad 4.

3

Responder la solicitud al Jefe de Misión,

indicando las razones por las cuales no es

posible efectuar la compra de la sede.

Director Administrativo y

Financiero

Memorando.


Se responde por Memorando

o correo electrónico y finaliza

el trámite.







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4 Responder la solicitud al Jefe de Misión, Director Administrativo y

Financiero

Memorando.


remitiendo los criterios para sustentar la

compra.

5 Recibir estudio con mínimo 3 propuestas. Secretario General

Memorando.

Correo electrónico

Propuestas de compra.




de sedes en el exterior.


responsable de remitir el

informe a la Secretaria

General.

6 Remitir la solicitud a la Dirección

Administrativa y Financiera. Secretario General

Memorando.

Correo electrónico












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7 Analizar el estudio con las propuestas

remitidas por el Jefe de Misión.

Comité para asuntos de

inmuebles en el

exterior.

CO-FO-05 Control de

asistencia y seguimiento a

compromisos.






7.1 ¿Se aprueba la compra de

la sede?

SI

Remítase a la actividad 10.

NO Remítase a la actividad 9.

8 Informar al Jefe de Misión que no es

posible efectuar la compra de la sede. Secretario General

Memorando.


Se responde por Memorando

o correo electrónico y finaliza

el trámite.

9

Elaborar resolución con asignación de

partida y efectuar el giro a la Misión

Disiseplomática.

Funcionario Asignado

del Grupo Interno de

Trabajo de Servicios al

Exterior.



Trabajo Financiero del

Fondo Rotatorio –

Tesorería.

Para efectuar este giro se

aplican las actividades

descritas en el desarrollo

del procedimiento del

procedimiento: GF-PT-19

Ordenar giros periódicos y

ocasionales a las Misiones.







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9.2 ARRENDAMIENTO DE SEDE (RESIDENCIA U OFICINA)



1 Iniciar proceso.

2 Recibir estudio con mínimo 3 propuestas.

Director Administrativo

y Financiero.

Secretario General

Memorando.


Estudio de viabilidad de

cambio de sede por

arriendo.



solicitud, acompañada del

estudio y propuestas para el

arrendamiento.

10 Recibir las escrituras originales del

inmueble adquirido.

Coordinador Financiero

Grupo Interno de

Trabajo del Fondo

Rotatorio

Escrituras o documentos

de propiedad (Según

aplique).

La escritura se archiva de

acuerdo con la Tabla de

Retención Documental

Coordinación del Grupo

Interno de Trabajo del

Fondo Rotatorio.

11

Incluir el inmueble en la contabilidad del

Fondo Rotatorio del Ministerio de

Relaciones Exteriores.

Coordinador Financiero

Grupo Interno de

Trabajo del Fondo

Rotatorio.

Inmueble registrado en el

SIIF.

12 Finalizar proceso.







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Propuestas de

arrendamiento.

GF-FO-135

Autorización arriendo


2.1 ¿Es viable el

arrendamiento de la sede?

SI Remítase a la actividad 4.


3



posible efectuar el arrendamiento de la

sede.


y Financiero

Memorando.


Se responde por

Memorando o correo

electrónico y finaliza el

trámite.




inmuebles en el

exterior.

CO-FO-05 Control de

asistencia y

seguimiento a

compromisos

Estudio de viabilidad de

cambio de sede por

arriendo.

Propuestas de

arrendamiento.







SECRETARIA GENERAL



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GF-FO-135

Autorización arriendo


4.1 ¿Se aprueba el

arrendamiento de la sede?

SI Remítase a la actividad 6.


5

Informar al Jefe de Misión que no es

posible efectuar el arrendamiento de la

sede.


y Financiero

Memorando.


Se responde por

Memorando o correo


trámite.

6



Diplomática.




Exterior.




Fondo Rotatorio –

Tesorería.



descritas en el desarrollo del

procedimiento del




Cabe aclarar que el giro se

realiza si la Misión no cuenta

con los recursos suficientes

para llevar a cabo el

arrendamiento del inmueble.







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7 Recibir información con legalización del

gasto.




Exterior

Informe de rendición de

cuentas - SISE

8 Hacer la confrontación del Gasto.




Exterior

Informe de rendición de

cuentas - SISE

En esta actividad se tendrá

en cuenta el procedimiento:

GF-PT-44 Confrontar gastos

de las Misiones.


9.3 ADECUACION DE LA SEDE (RESIDENCIA U OFICINA)



1 Iniciar Proceso.







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2 Recibir solicitud de adecuación de la

sede.


y Financiero.

Secretario General

Memorando.


Estudio de viabilidad

para las

adecuaciones.

Propuestas de

adecuación.

GF-FO-136 Solicitud

adecuación de sedes

en el exterior.



solicitud, acompañada del

estudio de viabilidad para

las adecuaciones.

2.1 ¿Es viable la adecuación

de la sede?

SI Pasa a la actividad 4

NO Pasa a la actividad 3

3



posible efectuar la adecuación de la sede.


y Financiero.

Secretario General.

Memorando.


Se responde por

Memorando o correo


trámite.




inmuebles en el

exterior.

CO-FO-05 Control de

asistencia y

seguimiento a

compromisos.







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para las

adecuaciones.

Propuestas de

adecuación.

GF-FO-136 Solicitud

adecuación de sedes

en el exterior.

4.1 ¿Se aprueba la adecuación

de la sede?

SI Pasa a la actividad 6

NO Pasa a la actividad 5

5 Informar al Jefe de Misión que no es

posible efectuar la adecuación de la sede.


y Financiero.

Secretario General.

Memorando.


Se responde por

Memorando o correo


trámite.

6



Diplomática.




Exterior.






descritas en el desarrollo

del procedimiento del










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Fondo Rotatorio –

Tesorería.

7 Recibir información con legalización del

gasto.




Exterior

Informe de rendición

de cuentas - SISE

8 Hacer la confrontación del Gasto.




Exterior

Informe de rendición

de cuentas - SISE

En esta actividad se tendrá

en cuenta el procedimiento:

GF-PT-44 Confrontar

gastos de las Misiones.








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10. PUNTOS DE CONTROL

9.1 COMPRA DE SEDE (RESIDENCIA U OFICINA)

No.

ACTIVID

AD

DESCRIPCION DE LA

ACTIVIDAD CRITICA O

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL

CONTROL FRECUENCIA

RESPONSABLE REGISTRO

7

Presentar en el comité estudios sin

el lleno de los requerimientos

mínimos de compra, o que no

cumplan con el principio de

pluralidad.

Verificar que el informe

remitido por el Jefe de

Misión se encuentre

completo y que

adicionalmente contenga

las diversas propuestas.

Por cada solicitud

recibida.

Funcionario

encargado

(Dirección

Administrativa y

Financiera)


para la compra de

sedes y oficinas.

11 No recibir de parte del Jefe de

Misión el original de la Escritura.

Hacer seguimiento al

envío de la escritura

cada quince días,

después de vencido el

plazo de envío.

En caso de ser

necesario.

Funcionario

encargado

(Dirección

Administrativa y

Financiera)

Memorando y/o Correo

electrónico (Según

aplique)


No.

ACTIVID

AD

DESCRIPCION DE LA

ACTIVIDAD CRITICA O

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL

CONTROL FRECUENCIA


4



mínimos de arrendamiento, o que

no cumplan con el principio de

pluralidad.




completo y que



Por cada solicitud

recibida

Funcionario

encargado

(Dirección

Administrativa y

Financiera)


de cambio de sede por

arriendo.

7

No recibir de parte del Jefe de

Misión copia del contrato, con los

parámetros aprobados.


envío del contrato.

En caso de ser

necesario

Funcionario

encargado

(Dirección

Administrativa y

Financiera)



aplique)







SECRETARIA GENERAL



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No.

ACTIVID

AD

DESCRIPCION DE LA

ACTIVIDAD CRITICA O

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL

CONTROL FRECUENCIA


4



mínimos de adecuación, o que no

cumplan con el principio de

pluralidad.




completo y que



Por cada solicitud

recibida

Funcionario

encargado

(Dirección

Administrativa y

Financiera)


para las adecuaciones.

7

No recibir de parte del Jefe de

Misión copia del contrato, con los

parámetros aprobados.


envío del contrato.

En caso de ser

necesario

Funcionario

encargado

(Dirección

Administrativa y

Financiera)



aplique)

11. ANEXOS

No aplica.

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