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Instructivo Fecha: 2015-07-11 Versin: 01 Pgina: 1 de 25

REGISTRO DE ORGANISMOS PARITARIOS Y APROBACIN

DE REGLAMENTOS DE HIGIENE Y SEGURIDAD

Cdigo: INS-GRT-01-02-01

MANUAL DE USUARIO: REGISTRO DE ORGANISMOS PARITARIOS Y

APROBACIN DE REGLAMENTOS DE HIGIENE Y SEGURIDAD

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Tabla de contenido 1. Control del Documento .............................................................................................................. 3

2. Datos generales .......................................................................................................................... 4

2.1. Identificacin del instructivo...................................................................................................... 4

2.2. Objetivo ....................................................................................................................................... 4

2.3. Alcance ........................................................................................................................................ 4

2.4. Base legal .................................................................................................................................... 4

2.5. Glosario de trminos .................................................................................................................. 4

3. Perfiles y niveles de responsabilidad ........................................................................................ 5

3. Descripcin ................................................................................................................................. 5

3.1 Introduccin ................................................................................................................................ 5

3.2 Acceso de empresas a la aplicacin. ........................................................................................ 6

3.3 Registro de Organismos Paritarios ......................................................................................... 15

3.4 Aprobacin de Reglamentos de Higiene y Seguridad ............................................................ 22

4. Archivo y conservacin. ........................................................................................................... 31

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1. Control del Documento

REGISTRO DE CONTROL DEL DOCUMENTO

VERSIN DESCRIPCIN FECHA NOMBRE CARGO FIRMA

01 Creacin 11/07/2015

ELABORADO POR:

Ligia Moreno

Asistente Direccin de Procesos

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2. Datos generales

2.1. Identificacin del instructivo

PROCESO NIVEL 0: Gestin de Regulacin del Trabajo

PROCESO NIVEL 1: Gestin de Registro y Autorizacin de Trabajo

PROCESO NIVEL 2: Gestin de Registro y Autorizacin de Trabajo Sector Privado

RESPONSABLE: Direccin de Seguridad y Salud en el Trabajo

2.2. Objetivo

Dar una gua de apoyo a los usuarios que realizan el registro de Organismos Paritarios y

solicitan la aprobacin de Reglamentos de Higiene y Seguridad, mediante la descripcin

paso a paso del uso del sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo.

2.3. Alcance

El instructivo inicia desde el registro de sucursales de la empresa hasta la emisin de la

certificacin del registro de organismo paritario y aprobacin de reglamentos de higiene y

seguridad.

2.4. Base legal

Acuerdo Ministerial No. MDT-2015-0141 del 11 de junio de 2015, Instructivo para el

Registro de Reglamentos y Comits de Higiene y Seguridad en el Trabajo.

2.5. Glosario de trminos

Organismo Paritario. Organizacin tcnica de trabajo conjunto entre la empresa y

los trabajadores, que sirve para detectar y evaluar los riesgos de accidentes y

enfermedades profesionales que pudieran sufrir los trabajadores.

Reglamento de Higiene y Seguridad. Tiene por objeto establecer las medidas

necesarias de prevencin de los accidentes y enfermedades de trabajo, tendientes a

lograr que la prestacin del trabajo se desarrolle en condiciones de seguridad, higiene

y medio ambiente adecuados para los trabajadores.

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Sucursal. Se entiende por sucursal todo establecimiento secundario dotado de

representacin permanente y de cierta autonoma de gestin a travs del cual se

desarrollan, total o parcialmente, las actividades de la sociedad matriz.

SAITE. Sistema de Administracin Integral de Trabajo y Empleo.

3. Perfiles y niveles de responsabilidad

ROL O CARGO DEL RESPONSABLE

NIVEL DE RESPONSABILIDAD / FUNCIONES

Director de Seguridad y Salud en el Trabajo

Responsable del seguimiento de la informacin publicada

para insumo interno (estadstica) y observacin externa.

Responsable de socializar y capacitar a los usuarios

externos e internos respectivamente.

Director de Tecnologas de Informacin y Comunicacin

Dar soporte tcnico al sistema nicamente a pedido de la

Direccin de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Usuario

Acceso al Sistema en lnea de Registro de Organismos

Paritarios y aprobacin de Reglamentos de Higiene y

Seguridad

Ingresar datos si se encuentra registrado en el Sistema de

Contratos y Actas de Finiquito.

Imprimir certificado de registro de Organismo Paritario o

aprobacin de Reglamento de Higiene y Seguridad, de

manera inmediata previa validacin de campos completos

requeridos.

3. Descripcin

3.1 Introduccin

Estimado usuario para la perfecta utilizacin del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

1. Trabajar con el explorador Mozilla Firefox.

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2. Dirjase a la Barra de Men, clic en Herramientas, clic en Opciones, verificar que no

se encuentre activado el casillero de: bloqueo de ventanas emergentes.

3. Recuerde que para el correo electrnico que solicita el sistema, debe contener

exclusivamente letras minsculas.

A continuacin se describe la forma en la que el usuario debe usar la aplicacin para realizar

el Registro de Organismos Paritarios y Aprobacin de Reglamentos de Higiene y Seguridad

3.2 Acceso de empresas a la aplicacin.

1. Ingresar a la pgina web del Ministerio del Trabajo, seleccionar el SAITE (Sistema de

Administracin Integral de Trabajo y Empleo).

2. Seleccionar ACCESO A SAITE, para el registro de la informacin.

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3. En caso de ser una nueva empresa seleccionar REGISTRO DE NUEVA EMPRESA

4. Llenar el registro de acuerdo al siguiente formulario.

Paso 1. Datos del empleador

En el primer tem de TIPO DE IDENTIFICACIN, se puede seleccionar CDULA,

RUC o PASAPORTE.

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Paso 2. Direccin del Empleador

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Paso 3. Datos del representante legal

5. Una vez ingresada la informacin el sistema le notificar su registro al correo

electrnico ingresado.

6. Para la activacin de la cuenta realizar la confirmacin, seleccionar INGRESAR AL

SISTEMA, en la parte inferior luego de la activacin del usuario, para retornar a la

pgina principal.

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7. Ingresar usuario y contrasea.

8. Seleccionar Salud y Seguridad en el Trabajo.

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9. El sistema desplegar la pantalla principal de este aplicativo.

10. En caso de olvido de contrasea el sistema nos da la opcin de RECUPERAR CONTRASEA.

11. El sistema emitir el siguiente mensaje, para recuperar la contrasea, en el cual se debe colocar el Usuario con el que se registr (Cdula, RUC o Pasaporte)

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12. El sistema enviar la nueva contrasea al correo electrnico registrado.

13. La informacin para una nueva clave le llegar a su correo electrnico.

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14. Seleccionar INGRESAR y ser direccionado al sistema para su ingreso

15. Ingresar nuevamente su USUARIO y la CONTRASEA proporcionada por el sistema

16. Al seleccionar INGRESAR el sistema emitir el siguiente cuadro de dilogo, para el cambio de la contrasea.

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17. Una vez ingresada la informacin solicitada seleccionar GUARDAR

18. Al guardar el sistema regresa a la pgina principal donde debe ingresar la contrasea que se registr.

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3.3 Registro de Organismos Paritarios

1. Al seleccionar el Registro de Organismos Paritarios, el sistema emitir el siguiente

mensaje.

2. Cambiar de sistema para poder registrar las sucursales solicitadas.

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3. Seleccionar sistema TRABAJADOR Y ACTAS DE FINIQUITO

4. Se desplegar la siguiente pantalla, seleccionar EMPLEADOR, REGISTRO

SUCURSAL.

5. Se desplegar la siguiente pantalla, seleccionar NUEVA SUCURSAL y llenar los

datos requeridos, en el tipo de sucursal seleccionar en primer lugar MATRIZ

6. Seleccionar GUARDAR y se detallar la siguiente informacin.

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7. Seleccionar AGREGAR DIRECCIN, llenar los datos requeridos.

8. GUARDAR informacin, y se visualizar de la siguiente manera.

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9. De igual forma se deben llenar las sucursales en caso de tenerlas y la informacin

se visualizar de la siguiente manera.

10. Una vez registrada la informacin de MATRIZ Y/O SUCURSAL, regresar al sistema

de Seguridad y Salud en el Trabajo. Se desplegar la siguiente pantalla.

11. Este formulario presentar las obligaciones que debe cumplir el empleador para

poder realizar el registro del Organismo Paritario, se debe realizar una seleccin en

los recuadros derechos para proceder a guardar la informacin.

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12. En la parte de inferior luego de las obligaciones se encuentra la lista de

Organizaciones Paritarios.

13. Seleccionar el botn el cual permitir agregar los empleados y empleadores que

conformarn el Comit.

14. Seleccionar BUSCAR EMPLEADO y se desplegar la siguiente pantalla.

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15. Seleccionar el empleado que ser Titular, el botn de lado derecho nos permite

elegirlo.

16. Se desplegar el siguiente recuadro, donde aparecer el nombre del empleado

seleccionado, seleccionar tipo de delegado titular o suplente y sus funciones.

Este proceso se debe realizar para la seleccin de empleados y empleadores,

titulares y suplentes.

17. Al seleccionar ACEPTAR la informacin se guardar.

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18. Una vez seleccionado los empleados y empleadores que formarn el comit se

visualizar de esta manera.

19. Cuando no se selecciona en su totalidad las obligaciones o la informacin de la

organizacin paritaria no est completa, el sistema emitir el siguiente mensaje.

20. Una vez GUARDADA est informacin el sistema habilitar automticamente el

botn para generar el certificado de registro del organismo paritario.

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21. Seleccionar el botn para la impresin del certificado, el documento se abrir en

formato PDF., mismo que puede ser guardado o directamente abierto para su

impresin.

3.4 Aprobacin de Reglamentos de Higiene y Seguridad

1. Seleccionar REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD, APROBACIN DEL

REGLAMENTOS DE SEGURIDAD Y SALUD.

2. Se desplegar el siguiente formulario, en el cual se debe seleccionar todos los recuadros en cada uno de los siguientes tems.

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Tcnico de Seguridad, ingresar el nmero de cdula de la persona quien ser

Tcnico de Seguridad, y el sistema validar los nombres y apellidos, y los estudios

automticamente.

Centro de Trabajo de la Empresa, en est pantalla se visualizar la informacin

ingresada en el registro de sucursal del organismo paritario.

De los Empleadores.

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De los trabajadores.

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Planes de emergencia y contingencia.

Sanciones.

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Riesgos laborales, en este tem se deben llenar los riegos ms importantes que

sean aplicados en su empresa. El sistema le permite agregar factores sin ningn

lmite de cantidad.

Metodologa para identificacin de riesgos, el sistema desplegar un catlogo

de metodologas a seleccionar de acuerdo a la que su empresa utilice y de

igual forma de no existir le permite la opcin de agregar OTRAS

METODOLOGAS

Cuando se seleccione OTRAS METODOLOGAS, el sistema habilitar un

recuadro para ingresar el nombre.

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Factores de Riesgo, en este tem se deben agregar los factores de riesgos

identificados por la empresa.

RIESGOS.

FACTORES DE RIESGOS, en caso de no aplicar ninguna de estas opciones,

se tiene la disponibilidad de agregar otros.

PROCESOS, rea fsica donde se encuentra el riesgo declarado.

Seleccionar AGREGAR, antes de guardar toda la informacin solicitada el

sistema permite ELIMINAR los riesgos.

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3. Una vez ingresada toda la informacin del formulario para la aprobacin del

reglamento de higiene y seguridad, seleccionar GUARDAR.

4. El sistema emitir un mensaje emergente el cual debe ser ledo detenidamente ya

que una vez ACEPTADO usted no podr realizar ninguna modificacin.

5. Seleccionar certificados generados.

6. El sistema desplegar la informacin que ha sido guardada para el certificado,

seleccionando el botn

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7. Seleccionar el botn CERTIFICADO.

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8. Se generar el siguiente recuadro para abrir el certificado.

22. Seleccionar ACEPTAR el documento se abrir en formato PDF., mismo que puede

ser guardado o directamente abierto para su impresin.

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IMPORTANTE. Cuando el registro del Organismo Paritario cumpla el tiempo de un ao y la aprobacin del Reglamento de Higiene Seguridad del Trabajo de dos aos, se le enviar un correo electrnico 15 das antes para que efecte la renovacin.

4. Archivo y conservacin.

CDIGO NOMBRE

DOCUMENTO RESPONSABLE DEL ARCHIVO

TIEMPO RETENCIN

INS-GRT-01-02-01 Instructivo Asistente de la Direccin de Administracin de Procesos

2 aos