ARCHIVOS MUNICIPALES ESTADO DE CHIHUAHUA

Instituto Chihuahuense de la CulturaArchivos y Colecciones EspecialesMBCI. Liliana Edith Rascón Sigala

Antecedentes:

“Con la aprobación de la Ley general del Sistema de Documentación eInformación Pública del Estado de Chihuahua, publicada en el anexoNo. 58 del Periódico Oficial del Estado con fecha 19 de junio de1997, se otorga al Instituto Chihuahuense de la Cultura los objetivosy facultades de ser el centro de referencia de información sobre elEstado de Chihuahua y, a través del área de Archivos y ColeccionesEspeciales, el rescate, custodia, conservación, preservación, difusióny facilitador para consulta al público del patrimonio históricodocumental de los chihuahuenses. Objetivos y facultades que sonreforzadas con la Ley del Instituto Chihuahuense de la Cultura y porla Ley de Patrimonio Cultural del Estado”.

Con ello se crea:- La Red Estatal de Bibliotecas- El área de Archivos y Colecciones Especiales

Con esta misma legislación “a partir del 2006 se implementa el programa de Rescate de Archivos tendiente a rescatar y organizar bajo lineamientos y procedimientos estandarizados, los archivos municipales principalmente, ya que en la mayoría de los casos, son los más olvidados y expuestos a siniestros y pérdida de la documentación”.

Fuente: Atlas de Patrimonio Cultural del Estado de Chihuahua, pág. 50. Gobierno del Estado. ICHICULT. 2011

Cómo se trabajan los archivos municipales en Chihuahua

Interinstitucionalmente:

- Con recursos propios del municipio.

- Con convenios de colaboración entre Ayuntamientos y Gobierno delEstado a través del Instituto Chihuahuense de la Cultura, concolaboración del INAH Delegación Chihuahua y Asociaciones Civilescomo ADABI de México.

- Por medio de la entrega en comodato al ICHICULT de su acervo histórico documental.

Problemática del trabajo enarchivos históricos municipales

- Falta de seguimiento en los trabajos o proyectos de archivos de unaadministración municipal a otra. Esto incluye los aspectos de:espacios, personal responsable, presupuestos, recursos materialesque se necesitan para esta labor.

- Ausencia de una cultura archivística.

- Accesibilidad territorial y problemáticas especificas que presentan algunos de los municipios para poder llegar a ellos.

- Falta presupuesto, de personal y programas destinados para trabajosde organización, supervisión y capacitación en materia archivística.

Ley de Archivos del Estado de Chihuahua

Publicación: Periódico Oficial, miércoles 26 de junio de 2013

- Creación del Archivo General del Estado integrado por:

1. Consejo Estatal de Archivos2. Un Comité Técnico3. Una Coordinación Estatal de Archivos4. Un Departamento Jurídico y de Transparencia5. Por los Responsables de los Archivos de cada sujeto obligado

- Sujetos obligados, entre otros: Los Ayuntamientos o ConsejosMunicipales y la Administración Pública Municipal.

- Comité Técnico de Administración de Documentos y Archivos quienserá el responsable de implementar y operar el Sistema Institucionalde Archivos para su funcionamiento estandarizado y homogéneo.

- Red de Archivos del Estado de Chihuahua: mecanismos y dispositivosde intercambio y consulta telemática de información entre sujetosobligados.

- Sistemas Institucionales de Archivos: archivo de trámite, archivo deconcentración, archivo histórico

- Programas de Desarrollo Archivístico: Implementados anualmente porcada sujeto obligado.

Presupuestarios:- Continuidad en los presupuestos destinados al recate y organización

de archivos municipales. -Contratar profesionistas en materia de archivística y manejo de

información.- Capacitación de personal que ya esta laborando en los archivos

municipales.- Adecuación de los espacios de cada sujeto obligado para el área y

trabajo archivístico.- Mobiliario e insumos adecuados.- Adquisición de tecnologías para automatización y sistematización del

proceso de gestión documental.- Contar con recursos para visitas de supervisión y capacitación.

Principales retos

Culturales:- Convencimiento de los mandos superiores- Presidentes Municipales,

Secretarios del Ayuntamiento, Síndico y encargados de Cultura- de laimportancia de implementar un sistema institucional de archivos.

- Hacerles ver el costo-beneficio de un archivo organizado.- Concientizar a los sujetos obligados (Ayuntamientos) de la

importancia que tiene la organización de su archivo para latransparencia y acceso a la información.

- Falta de disposición de algunos servidores públicos para laorganización de sus archivos.

- Cambio de paradigma de todo lo que implica el concepto de “ARCHIVOMUERTO” por un nuevo lenguaje laboral y mental para el éxito de laLey Estatal y Federal de Archivos.

Principales retos

ARCHIVO MUNICIPAL NUEVO CASAS GRANDES

ARCHIVOS MUNICIPALES DE ASCENCIÓN Y ROSALES CHIHUAHUA

ARCHIVO MUNICIPAL DE ALDAMA

Propuestas:

- Que la Ley General de Archivos vincule a la Federación y los Estadoscon la finalidad de homogeneizar los trabajos de gestión documentaly recursos destinados a la organización de los archivos municipales.

- Que los recursos federales y estatales destinados a este fin seanetiquetados única y exclusivamente para los trabajo de archivos y losencargados de los archivos generales sean quienes dispongan delmismo.

- Que se integren a los programas académicos del área de humanidadesmaterias de archivística básica o incluir estos temas en las materiasde metodología de la investigación.

Propuestas:

- Crear comités de supervisión y vigilancia para apoyar los trabajos de rescate y organización de archivos en los municipios.

-Propiciar convenios interinstitucionales para realizar los procesos de gestión documental de manera coordinada y multidisciplinaria.

- Ofertar la licenciatura en archivonomía en más universidades del país.

- Utilizar las tecnologías de información y comunicación (redes sociales) para la comunicación contante con los encargados de los archivos municipales:

- http://archivoshistoricoschihuahua.wordpress.com

Propuestas:

- Contar con un modelo de organización archivística para archivosmunicipales que permita agilizar procesos de administración, gestióny automatización documental, (base de datos estandarizada), querealice búsqueda y reprografía los contenidos de los documentos.

- La Ley General debe contemplar la divulgación de programas del quehacer archivístico ya establecidos que sirven de apoyo a los municipios (PAICE).