INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS INVIMA

INFORME DE GESTIÓN 2017

GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL Y CORRESPONDENCIA

SECRETARIA GENERAL BOGOTA, DICIEMBRE 29 DE 2017

ACTIVIDADES GENERADAS EN EL GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y CORRESPONDENCIA

1. COORDINACIÓN GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y CORRESPONDENCIA La coordinación del grupo de gestión documental y correspondencia desarrolla actividades que contribuyen al mejoramiento continuo de los procesos y el cumplimiento de los objetivos institucionales en el cual se integran todos los componentes de la Gestión Documental – Tablas de Retención Documental, Política de Cero Papel, Seguridad de la Información entre otros, articulados al mismo tiempo con el Sistema de Gestión de Calidad Institucional (SGC) y la Ley General de Archivos.

Para el año 2017 mediante comité Institucional de desarrollo administrativo, se aprobaron: El Programa de Gestión Documental - PGD, Plan Institucional de Archivos - PINAR, Sistema Integrado de Conservación, como instrumentos archivísticos para la gestión documental.

Al cierre del año 2017 se continuo con la implementación de los procedimientos: Planeación producción y Valoración Documental, Gestión y trámite, Organización Documental, Transferencia Documental, Disposición de Documentos y Preservación a largo plazo en cumplimiento a lo establecido en el articulo 2.8.2.5.9 del Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura No. 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura.

Se finaliza el cronograma de seguimientos programados para el año 2017, a los lineamientos generados a través de capacitaciones y asistencia técnica a cada uno de los grupos de trabajo para el debido proceso de la organización documental, así mismo se valida la implementación del Formato Único de Inventario Documental- FUID en cada uno de los grupos de trabajo.

Se da continuidad al reporte de indicadores asegurando la medición de la gestión de los procesos, permitiendo la optimización y ejecución oportuna de los planes de acción y de los riesgos operacionales identificados en los mismos.

Dentro de las actividades que se lideran en el grupo se continua con el seguimiento y acompañamiento a la recepción de comunicaciones oficiales, distribución de documentos internos y externos, trámite y respuesta, organización de los documentos, clasificación documental, ordenación documental, conservación y consulta de documentos.

A su vez se ejecuta del Plan de Mejoramiento Archivístico Institucional mediante el cual se establecen las acciones de mejora, a partir de los presuntos incumplimientos a los hallazgos identificados en las Actas de Visita de Inspección realizadas por el Archivo General de la Nación el 13 de Marzo de 2014 y el 10 de Marzo de 2017. Incluye los plazos de ejecución, productos, personas y áreas responsables y el grado de avance esperado

Se brinda capacitación y asistencia técnica en los temas relacionados con Gestión Documental y Correspondencia de acuerdo al marco normativo que dicta el Archivo General de la Nación, dando lineamientos básicos para la realización de los procesos técnicos con el fin de llevar a cabo la gestión documental del instituto.

2. OFICINA DE CORRESPONDENCIA

Inicia con la recepción de la correspondencia interna por parte de todas áreas de la entidad y con la recepción de los documentos de las diferentes entidades públicas y/o privadas o particulares y culmina con la distribución y entrega al destinatario.

Se generan actividades que van encaminadas a gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.

Al cierre del año 2017 se realiza la prestación del servicio de acuerdo a la necesidad requerida a través de la empresas que se relacionan a continuación: Envíos Internacionales a través de la empresa Envía Colvanes S.A.S, para el servicio de mensajería a través de Urbano Express Logística y Mercadeo S.A.S , y para el servicio de paquetería por medio de la empresa Elite Logística y Rendimiento S.A.S.

Entrega de Correspondencia

Dentro de las actividades desarrolladas en la oficina de correspondencia se reporta la entrega de correspondencia a cada una de las áreas del instituto, al cierre del año 2017 se recepcionó un total de 32.063 tramites, recibidos y distribuidos oportunamente en las áreas del instituto

En cuanto a las radicaciones internas se reportaron 15.060 en el año, se continúan solicitando a los funcionarios que alleguen las copias de sus comunicaciones, y así generar el sticker original y sus dos copias con el fin de asegurar la entrega oportuna de la correspondencia.

Correspondencia Saliente y Devoluciones

Con relación a la documentación saliente durante el año 2017 se reportó un total de 58.659 documentos, donde se continúa realizando el seguimiento de los envíos de documentos y paquetería que sale del instituto, y para un mayor control se les informa a los funcionarios el número de guía con el que fue remitido el documento o paquete, a su vez este solicita el numero para realizar el seguimiento respectivo hasta su destino final. Lo cual ha generado mayor tranquilidad de los funcionarios y así seguir ejecutado sus actividades respectivas.

En cuanto a las devoluciones se reportan 7.938 devoluciones al cierre del año 2017, para lo que se han notificado a cada oficina a través del aplicativo de correspondencia.

3. ARCHIVO CENTRAL

Desde el archivo central se adelantan actividades en cuanto a: Atención de consultas y recepción de transferencias documentales.

Atención de Consultas

Al cierre del año 2017 se reportan un total 1.660 atenciones de consultas en el archivo central, evidenciando el mayor porcentaje en el mes de Julio de 2017, como se refleja a continuación.

Transferencias Documentales: Para el año 2017 se evidencia un total de 884 cajas de transferencias documentales realizadas por puertos y pasos fronterizos, evidenciando el mayor porcentaje para el mes de Agosto con un 32% de las transferencias.

4. UNIFICACIÓN DE EXPEDIENTES QUE HAN CUMPLIDO SU CICLO EN EL ARCHIVO CENTRAL Y QUE AMERITEN SU CONSERVACIÓN PERMANENTE O DECLARADOS COMO BIENES DE INTERÉS CULTURAL.

Para el año 2017 se ha realizo la unificación y el alistamiento de 70 expedientes que han cumplido su primera etapa, dando cumplimiento al 100% de la ejecución de la actividad del plan operativo anual . Para el desarrollo de la actividad se presentan inconvenientes relacionados con la poca disponibilidad de insumos (cajas y carpetas) adecuadas para realizar la transferencia secundaria al Archivo General de la Nación. Sin embargo se disminuye meta proyectada para el alistamiento de 100 a 70 expedientes que han cumplido su primera y segunda edad, y que ameriten su conservación permanente o declarados como bienes de Interés Cultural, lo anterior teniendo en cuenta la poca disponibilidad de personal dentro de grupo de trabajo para el total cumplimiento de las actividades programadas .

5. ESCANER

Para el correcto funcionamiento en cada uno de los procesos se cuenta con el personal distribuido de la siguiente manera:

Un funcionario que recibe la información y la distribuye en el grupo.

Cinco funcionarios digitalizando los tramites que ingresan por la ventanilla de atención al ciudadano y los tramites que remiten las oficinas para integrar al expediente.

Un funcionario dando pasos a los documentos escaneados en promedio 2.000 semanales.

Un funcionario encargado de las resoluciones, las cuales recibe de atención al ciudadano después de ser notificados los usuarios, posteriormente las escanea y las envía al archivo de gestión para ser integradas al expediente (este paso también se tramitado con la notificación electrónica).

Trámites Digitalizados: A la fecha del presente informe la actividad se mantiene al día, y se han tomado medidas preventivas frente a la ausencia de algún funcionario responsable del proceso con el fin de ser reemplazado y cumplir con los objetivos propuestos para la visualización de la información en las áreas misionales. Durante el año 2017 se digitalizó un total de 136.919 trámites de registros sanitarios.

4. ARCHIVO DE GESTIÓN MISIONAL

En el archivo misional se continua con la recepción de trámites de registros sanitarios o certificados sin registros llamados expedientes cero, actualmente se recepcionan un promedio de 8.000 tramites al mes, para los cuales se han tenido que adaptar espacios para su ubicación en la bodega de archivo de gestión el cual cuenta con una capacidad física instalada de 370 mts cuadrados. Es importante resaltar el gran volumen de documentación que reposa en la bodega, y sin contar con el espacio suficiente para su adecuado almacenamiento y preservación de la misma, siendo este un factor de riesgo importante para los funcionarios que diariamente laboran en este lugar.

Se continua dando respuesta a las consultas de las diferentes áreas, es pertinente indicar que en la búsqueda de información se ha generado retrasos en las respuesta ya que es necesario buscar en los diferentes aplicativos que se manejan y en las diferentes bases de datos, ya que no existe interoperabilidad dentro de dichos sistemas, por lo que el proceso se ha realizado manualmente, adicionalmente la ubicación de la información la cual se encuentra dispersa en las diferentes partes de la bodega.

Desde el archivo misional se realizan los reprocesos en la digitalización de expedientes que no subieron al aplicativo por las razones que se relacionan a continuación: radicación incorrecta, fallas en el sistema, grupo incorrecto, entre otros. Se continua con la elaboración de tablas de retención documental, las cuales permiten la definición de series, con sus correspondientes tipos documentales, se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de la entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad, durante el año 2017 se aprobaron 66 Tablas de Retención por el Comité Institucional de Desarrollo administrativo de la entidad.

INVENTARIO DOCUMENTAL Se continúa realizando el levantamiento de inventario de los expedientes de registros sanitarios en el archivo de gestión de la sede de Montevideo , para el año 2017 se avanzo en la identificación de 100.217 registros, evidenciando cumplimiento en la meta establecida al 100%, se identifica un incremento en la actividad para los meses de octubre y noviembre, ya que se tuvo que rotar a funcionarios dentro del grupo de trabajo para cumplir con la meta establecida y adicional por los periodos de compensación para la semana de descanso del mes de diciembre. Como acción de mejora se requiere la disponibilidad de espacio para la recepción y organización diaria de trámites de registros sanitarios radicados en la entidad.