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Instrucciones EasyChair para Par evaluadores de track

(Subreviewers)

El envío y la revisión de ponencias para CONFERENCIA ASCOLFA 2018 se administran a través

de EasyChair (www.easychair.org), un sistema en línea de gestión de ponencias. Este sistema

permite que el evaluador tenga un control total de los papers a su cargo.

Definiciones

Super chair (Coordinador del Comité Académico): Es la persona que preside el Comité

Académico. Nombra a los track chairs y los asigna en cada uno de los tracks disponibles. Convoca

a personas de la comunidad académica que cuentan con una reconocida trayectoria y una amplia

experiencia y conocimiento para que evalúen la calidad y la pertinencia de las ponencias que serán

presentadas en el evento. Vela por la transparencia del proceso, fomentando el respeto y

cumplimiento de las normas éticas y evitando que se presenten conflictos de interés.

Track chair (Coordinador de track): Es la persona con reconocida experiencia en el (los)

campo(s) relacionados con el eje temático. Lidera uno de los tracks de investigación. Designa a

los pares evaluadores de acuerdo con las temáticas desarrolladas en las ponencias. Vela por la

oportuna, eficaz y ágil respuesta entre los pares evaluadores y los autores de las ponencias. Dirime

diferencias conceptuales, teóricas o de cualquier índole académica.

Subreviewer (Par evaluador): Es la persona que dada su idoneidad en un tema específico analiza

y evalúa cada ponencia asignada, conforme a las pautas establecidas por el Call for Papers de

Conferencia Ascolfa 2018, mediante el instrumento dispuesto en EasyChair para realizar la

evaluación.

Author (autor): Es la persona que crea una ponencia resultante de una investigación científica, la

cual presenta un documento para ser evaluado por un comité de árbitros en el marco de un evento

científico.

Si usted fue elegido como par evaluador del evento Conferencia Ascolfa 2018, le solicitamos

seguir las instrucciones descritas a continuación:

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Paso 1: Registro en el Sistema EasyChair

El primer paso es crear una cuenta en EasyChair, con nombre de usuario y contraseña. Diríjase a

https://www.easychair.org/account/signin.cgi Este enlace conduce a la página de acceso de

Conferencia Ascolfa 2018 (Figura 1). Seleccione “sign up for an account” para crear una cuenta.

Figura 1. La página de acceso de “EasyChair” para Conferencia Ascolfa 2018.

Será dirigido automáticamente a una nueva página (Figura 2). Llene el cuadro de texto con las

palabras o números del recuadro que aparecen justo encima y haga clic en “Continue”.

Figura 2. Ingrese la información para registrarse.

Haga clic aquí

para registrarse.

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A continuación, siga las instrucciones en la pantalla y llene los datos (Figura 3). Haga clic en

“Continue”.

Figura 3. Llene sus datos.

Después de registrarse, recibirá un mensaje en su correo electrónico como el de la Figura 4. Use

el enlace que encontrará en el mensaje para continuar con el proceso de creación de cuenta.

*Nota: Revise la carpeta de correo no deseado o spam en caso de no recibir este mensaje en su

bandeja de correo inmediatamente.

Figura 4. Mensaje de registro.

Complete la información necesaria (Figura 5) y haga clic en el botón “Create my account” para

terminar el proceso de creación de cuenta.

Por favor, infórmenos que

correo electrónico utilizará

para crear su cuenta de

EasyChair

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Figura 5. Cree su cuenta.

Una vez la cuenta creada, puede ingresar a Conferencia Ascolfa 2018 haciendo clic en el enlace

“click this link” (Figura 6).

Figura 6. Enlace hacia la página de acceso.

Nota: Si el nombre de usuario que ha elegido ya ha sido asignado, es posible que usted se haya

inscrito antes a EasyChair para otra conferencia. De ser así, solo tiene que pedirle al sistema que

le recuerde su contraseña para ese nombre de usuario.

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Paso 2: Asignación del rol del Subreviewer (Par evaluador) y Proceso de Evaluación

1. Invitación para hacer parte del Subreviewer Pool (Comité de evaluadores) por parte del

Track Chair.

Cuando usted crea una cuenta en EasyChair, automáticamente queda registrado con el rol de autor.

Por tanto, el track chair es el encargado de invitarlo para formar parte del comité de evaluadores

del track asignado y de esta forma usted podrá recibir y gestionar los papers que estarán bajo su

responsabilidad.

2. Aceptación o rechazo de la invitación

Para aceptar o rechazar la invitación generada por el Track Chair, ingrese a la cuenta creada en el

Paso 1, al sistema EasyChair/menú “alerts”, (figura 7).

Figura 7. Ingreso a cuenta personal de subreviewer (par evaluador)

En la opción “Alerts” usted encontrará la(s) solicitud(es) de evaluaciones enviadas por el Track

Chair.

Camilo Díaz

Camilo Díaz

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Figura 8. Ingreso a la opción Alertas

Figura 9. Opción alertas (evaluaciones asignadas)

3. Verificación de las ponencias asignadas a calificar

En la Opción Alertas usted encontrará los papers asignados para evaluación. Para revisar el paper

asignado por favor oprima el icono view (dibujo de lupa). (Figura 9).

En esta sección se desplegará información más detallada acerca del paper (título, resumen, palabras

claves y track al que pertenece). (Figura 10).

Nota: A partir del momento que un Track Chair le envíe un paper para su evaluación, usted tendrá

dos roles en el sistema (Author y Subreviewer). Para realizar la respectiva evaluación usted debe

estar en el rol de Subreviewer, en la barra superior de menú encontrará la opción Conferencia

2018/Change Role. Elija Subreviewer.

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Figuras 10. Revisar requerimiento de evaluación

4. Evaluación

Para darle respuesta al requerimiento de evaluación, ingrese a la opción answer request, donde

usted podrá aceptar o rechazar la invitación. Por favor escoja una de las opciones. (Figura 11).

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Figura 11. Respuesta a la solicitud de evaluación

Si usted elige evaluar el paper, en la barra superior de menú principal seleccione el número de la

ponencia.

Figura 12. Opción de envío de revisión (Submit Review)

Posteriormente, oprima la opción de Submit Review, ubicada en la parte superior derecha de la

pantalla. En esta sección tendrá a su disposición el formulario de evaluación el cual consta de una

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calificación general (Overall evaluation), su grado de conocimiento sobre el tema tratado

(reviewer’s confidence), la revisión detallada, incluyendo la justificación de la calificación

(review) y si usted lo desea, una nota confidencial para el comité académico (este espacio es

opcional). Al finalizar la evaluación oprima el botón en rojo Submit Review en la parte inferior.

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Figura 13. Instrumento de evaluación

Si la evaluación fue enviada exitosamente, le aparecerá la siguiente notificación

Figura 14. Notificación de envío exitoso de evaluación

Nota importante: Recuerde que para realizar las evaluaciones de los papers tiene que

elegir el rol Subreviewers.