Instructivo de Siglas y Codificacion

INSTRUCTIVO: SIGLAS DE IDENTIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN

IG-SSOMA-001REV. 001

SOPRIN S.A.C. Página 1 de 8

Identificación del Documento : IG-SSOMA-001

Revisión Núm. : 001

Fecha edición : 12-2011

Elaborado por : SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE

Fecha N° de Pagina Ubicación del Cambio Descripción del Cambio

Realizado por Revisado por Aprobado porIng. David Rodríguez Palacín Rodrigo Núñez Maldonado Ana María Maldonado

JEFE SSOMA-MANTTO GERENCIA DE OPERACIONES GERENCIA GENERAL




1. OBJETO

Describir las actividades a seguir para la elaboración y control de la documentación del Sistema de Gestión Integrado (Sistema de Gestión de la Calidad, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, Sistema de Gestión Ambiental Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC), de acuerdo a los requisitos establecidos por la organización, Norma ISO 9001:2000, Norma ISO 14001:2004, Norma OHSAS 18001:2008, BASC, otros sistemas de gestión; incluyendo los de procedencia externa.

2. ALCANCE

Se aplica a la todos los documentos que forman parte del Sistema de Gestión Integrado de la empresa.

3. RESPONSABILIDAD El Representante del Sistema de Gestión Integrado es el responsable de cumplir y de hacer cumplir el presente procedimiento asegurando su implementación y control respectivo. Asimismo, todos los miembros de la organización son responsables de cumplir lo establecido en el presente procedimiento. Los responsables de las diferentes áreas son los encargados de tener los registros al día, actualizados y de garantizar su almacenamiento en lugares apropiados y seguros, con el fin de evitar su deterioro. Los jefes de A Zonales son responsables de la distribución de las funciones específicas por puesto. El Jefe del Centro de Información es responsable de colocar la información en la página web.

4. DEFINICIÓN4.1. Manual de Gestión: Documento que especifica la forma de administrar una organización.

Nota: Los Manuales de la calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada organización en particular.

4.2. Procedimiento de Gestión: Descripción específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.4.3. Funciones Específicas: Describe las actividades a desarrollar por cada puesto en las instalaciones

del cliente.4.4. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas.4.5. Formato: Es la estructura de un documento en el que se consignarán datos como resultado de

una verificación o control, convirtiéndose de esa manera en un registro.4.6. Copia Controlada: Copia de los documentos vigentes del Sistema de Gestión Integrado,

identificados con un sello de copia controlada y asignados a una persona o área, para su uso y aplicación correspondiente.

4.7. Copia No Controlada: Copia de los documentos del Sistema de Gestión Integrado, que son impresos con fines didácticos o de revisión, e identificados con un sello de copia no controlada.

4.8. Documento Externo: Son aquellos documentos que se emplean en los procesos del sistema, pero cuyo origen es externo, en esta categoría se considera por ejemplo a: las leyes, normas, reglamentos, manuales de equipos, etc.

4.9. Copia Obsoleta: Documento que ha perdido vigencia, por actualización de la información.4.10. Sistema de Gestión: SG.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA• NTP – ISO 9001:2000• NTP – ISO 14001:2004




• OHSAS 18001:2007• BASC

6. PROCEDIMIENTO6.1. Documentos Internos

Actividad Descripción Registros

Elaboración

La elaboración de cualquier documento del Sistema de Gestión Integrada puede elaborarse a necesidad de cualquiera de las áreas por iniciativa de cualquier integrante de la empresa. Se realizará en diferentes niveles de la empresa, de acuerdo al tipo, alcance y uso del documento.

AprobaciónLa elaboración, revisión y aprobación se realizará de acuerdo a lo establecido en la Tabla Nº 1.

Codificación

Una vez aprobado el documento, el Representante de la Dirección le asignará el código y demás información de carácter general que identifique al documento, según lo indicado en la Tabla Nº 2.Nota: Las funciones específicas no serán codificadas.

Distribución

El Representante del Área se asegurará de efectuar la distribución de las copias controladas empleando el formato de Distribución de Documentos a las personas o áreas correspondientes. Los documentos serán incluidos en el Listado de Documentos Internos.Cuando se trata de modificaciones se deberá asegurar la eliminación de las copias no vigentes, en caso de requerir conservar una copia del documento, este debe ser identificado como copia obsoleta.La distribución de los documentos en copia electrónica será por medio de la web y en algunos casos como las funciones específicas será en papel. El control de la distribución de las funciones específicas será llevado a cabo por el Jefe de Área, empleando el formato de Distribución de Documentos y llenará el formato de Listado de Funciones Específicas por Unidad.Nota: Los documentos distribuidos en papel llevarán el sello de “Copia controlada”

Modificación eidentificación de

cambios

Los documentos del Sistema de Gestión Integrado serán modificados por los responsables asignados por áreas según la tabla 1.Los cambios se identificarán con letra cursiva y negrita. Si el texto se anula se coloca entre paréntesis.La distribución se realizará según lo descrito en la etapa anterior.En el caso del Manual del Sistema de Gestión Integrado, los cambios se identifican en la lámina denominada “Cambios respecto de la última revisión”.

Conservación yback up

Se almacenará y conservará una copia electrónica de seguridad (back up) de todos los documentos del sistema de gestión, bajo responsabilidad del Representante del Sistema de Gestión Integrado. Los documentos que se trabajen en medios informáticos por los diferentes miembros de la organización




deberán generarse un back up por cada usuario una vez por semana en CD generada por el Centro de Información. Para provincias, se realizará trimestralmente.Se deberá conservar una copia de los CD en instalaciones externas a la organización.

6.2. CONTROL DE REGISTROS

Actividad Descripción Registros

Elaboración de formatos

La elaboración de cualquier formato del Sistema de Gestión Integrado puede generarse a necesidad de cualquiera de las áreas por iniciativa de cualquier integrante de la empresa. Se realizará en diferentes niveles de la empresa, de acuerdo al tipo, alcance y uso del documento.

Clasificación de registros

Por la variedad de documentos o registros propios de la Empresa, se podrán considerar dentro del archivo cada Área los siguientes formatos:

Manualesprocedimientos, instructivos,FormatosPlanPrograma

Aprobación de formatos

La elaboración, revisión y aprobación se realizará de acuerdo a lo establecido en la Tabla Nº1.

Codificación de formatos

Según lo indicado en la Tabla Nº2.

Almacenamiento,

protección,recuperación,

tiempo de retención

y disposición de los registros

Los formatos llenos se transforman en registros, los cuales se indicarán en el Listado de Registros por áreas o clientes. En este registro se consigna:

Título. Código (si tiene). Autorizado para acceso (recuperación). Nombre del archivo. Ubicación física o ruta en sistema. Retención mínima. Disposición final.

NOTA: Para el caso donde se encuentren varios registros, se podrá utilizar términos que engloben a un grupo de documentos, pero en la parte delantera del file deberá indicarse qué tipo de documentos se espera encontrar.

6.3. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIONTodo documento debe contener la siguiente información como mínimo, el documento puede ser escrito, en diagramas de flujo u otra que facilite la comprensión del mismo:




Manual del Sistema de Gestión Integrado

Carátula. Índice. Propósito del Manual. Presentación. Visión, misión y valores de la empresa. Alcance del Sistema. Exclusiones. Compromiso Gerencial. Organigrama estructural. Política Integrada Objetivos Integrados. Ubicación geográfica de las sedes. Diagramas de procesos del Sistema. Descripción de procesos (corresponde a cada lámina del

proceso identificado). Legislación que aplica en el sistema. Cambios de la última revisión.

Procedimientos del Sistema de Gestión Integrado

Título. Código, Número de Revisión, y Paginación. Elabora, Revisa, Aprueba y Fecha. Objetivo. Alcance. Definiciones. Responsabilidades. Documentos de Referencia. Procedimiento/Registros.

Funciones Específicas

Deberá contener como mínimo lo siguiente: Puesto. Cliente. Unidad. Fecha. Aprobación Jefe de Area.

Formatos Los formatos del Sistema de Gestión Integrado se definirán de acuerdo a las necesidades de cada procedimiento, instrucciones o requerimiento del Sistema, debiendo contener como mínimo él: Título, Código y Número de Revisión.

Instructivos Deberá contener como mínimo lo siguiente: Título. Código, Número de Revisión, y Paginación. Elabora, Revisa, Aprueba y Fecha. Objetivo. Alcance. Responsabilidades. Definiciones.

Reglamento Interno Título. Aspectos Generales: objeto, finalidad, alcance, cumplimiento. Normas Legales. Estructura Organizativa. Funciones de las Unidades Organizativas. Funciones de los cargos. Derechos y obligaciones del empleador.




Derechos y obligaciones de los trabajadores. Disposiciones finales.

Todo documento elaborado, será revisado y aprobado según lo indicado en la Tabla Nº 1.

DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBAPolítica Integrada yObjetivosIntegrados

Representante delSistema de GestiónIntegrado

Comité de SGI Gerente General

Manual del Sistemade GestiónIntegrado

Representante delSistema de GestiónIntegrado

Comité de SGI Gerente General

Manual deOrganización yFunciones

Jefes de AreaGerentes y Jefesdirectos

Gerente General

Otros manualesCualquier integrante de la organización

Gerente deOperaciones o Jefede Operaciones

Gerencia deOperaciones oGerente General

ProcedimientosCualquier integrante de la organización

Jefe del áreainvolucrada


InstructivosCualquier integrante de la organización



Programas / PlanesCualquier integrante de la organización


Gerencia deOperaciones oGerente General

FuncionesEspecíficas

Cualquier miembro dela organización de launidad relacionada

Supervisores o Jefe Inmediato

Supervisores o Jefe Inmediato

FormatosCualquier integrante de la organización

Jefe del áreainvolucrada, Supervisor.


Reglamento InternoJefe de Recursos Humanos

El Asesor Legal Gerente General

Nota: El Comité de SGI está conformado como mínimo por: Gerente General, Gerente de Operaciones,Jefes de Área.

6.4. Codificación de la DocumentaciónEl Representante del Sistema de Gestión Integrado asignará un código para cada documento aprobado con las siguientes características, según corresponda, tal como lo indica la Tabla Nº 2.Ejemplo:IG-SSOMA-001 “Instructivo: Siglas de Identificación y Codificación”

3.2. UTILIZACIÓN

Las siglas en el FOPAE se emplearan como elemento de identificación en los siguientes casos:

• Identificación abreviada de las dependencias de acuerdo a la estructura establecida.

• En las comunicaciones escritas que se generen en el FOPAE (memorandos, oficios, circulares, etc.)




• En la codificación de procesos y formatos que se utilicen para el desarrollo del la misión de la Entidad.

• Sistemas de información que se generen.

• En los elementos de señalización que se establezcan para facilitar la ubicación física de las dependenciasde SOPRIN SAC, y

• En los que se considere necesario la identificación abreviada de las dependencias que conforman el FOPAE.

• En los procesos de gestión documental (identificación clasificación, organización, depuración y control) que desarrolle la Entidad.

3.3. COMPOSICIÓN (si aplica)

D: Dirección

SD: Subdirección

SG: Secretaria General

A: Área

O: Oficina

C: Coordinación

G: Grupo de Trabajo

3.4. CUADRO DE SIGLAS de SOPRIN SAC.

Cuando las siglas coincidan (Coordinación Redes CR, Coordinación Respuesta CR,…) de acuerdo a la identificación de dependencias, se deberá hacer distinción en una de ellas, adicionando una letra en minúscula (Ej. Coordinación Redes CR y Coordinación Respuesta CRe)

4. CODIFICACIÓN

4.1. CODIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

La asignación de códigos de la documentación corresponde al sistema alfanumérico compuesto por los siguientes ítems y de acuerdo al nivel de documentación y siglas definidas para el FOPAE:

El código de los documentos se ubicará en el espacio definido en el encabezado de cada uno de ellos.

4.2. TIPOLOGÍA DE LA DOCUMENTACIÓN

Manual de Gestión: Documento donde se compendia lo más sustancial de una materia. Documento o cartilla que contiene las nociones básicas de un arte o ciencia y su forma correcta de aplicación.




Procedimiento de Gestión: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Instructivo de Gestión: Documento donde se registra los pasos a seguir para el desarrollo de una actividad o tema específico.

Formato de Gestión: Instrumento de comunicación administrativa, impresa generalmente en papel y con impresiones realizadas mediante alguno de los medios de reproducción gráfica.

En algunos casos, la forma contiene además de información, instrucciones para llenarse o utilizarse. La forma se convierte en un registro, que evidencia las transacciones que se realizan al interior de la Entidad, una vez que se inscribe en ella la información variable en los espacios correspondientes.

Reglamento de Gestión: Es una Norma técnica de carácter general y obligatorio dictada por autoridad competente, que conlleva un conjunto de órdenes, reglas, normas e instrucciones para la obtención de objetivos específicos.

4.3. CODIFICACIÓN DE FORMATOS

La asignación de códigos a los formatos que se utilicen en los procesosde SOPRIN SAC se realizará de acuerdo a las siguientes especificaciones:

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