INSTRUCTIVO: ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS …

ALCALDÍA MUNICIPAL DE GIRÓN

Código: DC-I.01 Pág. 1 de 13

Versión: 01

Fecha de Aprobación: 30/12/2020

DIRECCIÓN DE CALIDAD

Proceso: MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

INSTRUCTIVO:

ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS

PROCESO:

MEDICIÓN, ANALISIS Y MEJORA



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1. OBJETIVO

Estandarizar los criterios básicos para la identificación, elaboración, y codificación de los documentos

del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, con el fin de unificar los parámetros de estructura de la

documentación creada por la Alcaldía Municipal de Girón, en cumplimiento a los lineamientos

establecidos por la normatividad vigente.

2. ALCANCE

El presente instructivo aplica para toda la documentación de los procesos inmersos en el MIPG, desde

la presentación de los documentos en estructura general hasta la conservación de la información por

los líderes de procesos.

3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO

Todos los Servidores Públicos de la entidad: Elaborar los tipos documentales, Son responsables de

la producción documental, como lo establece el artículo 4 de la Ley 594 de 2000 (Ley General de

Archivos) y los artículos 1, 2 y 3 del Acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la Nación.

Director Administrativo de Calidad: Revisar todos los diferentes tipos documentales que conforman el

Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, generando acciones de mejora desde su producción

hasta su implementación, Efectuando su respectiva codificación para la estandarización y control de los

mismos.

NOTA: El documento solo puede ser utilizado e implementado y ejercerá efectos legales y fiscales, una

vez el Líder del proceso lo apruebe o el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, en este último

caso la aprobación se realizará mediante acta de reunión o Acto Administrativo y la Dirección de calidad

lo divulgue, socialice y publique para su implementación y trámites pertinentes.

Líderes de Procesos: Aprobar y velar por el cumplimiento, aplicación y definir las directrices para su

proceso y a su vez gestionarlo para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y efectividad del mismo. En

el MIPG de la Alcaldía Municipal de Girón este rol lo desempeñan los Secretarios de Despacho, Jefes de

Oficinas y Directores de unidades administrativas de la entidad.

NOTA: Siendo estos los Responsables de la implementación de sus procesos, tendrán la potestad de

aprobar los tipos Documentales correspondientes a Procedimientos, Formatos, Instructivos, Manuales,

Matrices, Caracterizaciones, Planes, Informes, Programas y Documentos específicos.

Comité Institucional de Gestión y Desempeño: Aprobar los diferentes tipos documentales que

conforman el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG en las sesiones a través de Acta de

Reunión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño o Acto Administrativo según lo considere; En

el MIPG de la Alcaldía Municipal de Girón este rol lo desempeñan el Alcalde Municipal (Quien lo preside)

los Secretarios de Despacho y Jefes de Oficinas.

NOTA: Siendo este Comité conformado por la Alta Dirección y cuya función se centra en Asegurar el diseño, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG- en los diferentes niveles de atención de la Entidad, así mismo, tendrán la potestad de aprobar y convalidar los tipos Documentales correspondientes a Procedimientos, Formatos, Instructivos, Manuales, Matrices, Caracterizaciones, Planes, Informes, Programas y Documentos específicos que son



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transversales o tienen una responsabilidad compartida, través de Acta de Reunión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño o Acto Administrativo según lo considere. 4. DEFINICIONES

DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento

documentado, dibujo, informe, norma.

El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra

patrón o una combinación de estos.

Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo, especificaciones y registros, se denominan

“documentación”.

ESPECIFICACIÓN: Documento que establece requisitos.

Una especificación puede estar relacionada con actividades (por ejemplo, procedimiento

documentado, especificación de proceso y especificación de ensayo/prueba), o con productos (por

ejemplo, una especificación de producto, una especificación de desempeño y un plano).

INFORMACIÓN: Datos que poseen significado.

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO: Actividad que certifica la conveniencia y la adecuación de las

actividades contenidas en el documento revisado previamente para su uso y aplicación.

ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTO: Actividad mediante la cual se hacen cambios en un documento

del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG de la Alcaldía; Originado por optimización de una

actividad, por cambios legales o planes de mejoramiento en los procesos-procedimientos.

ELIMINACIÓN DE UN DOCUMENTO: Actividad que se lleva a cabo cuando el documento pierde su

funcionalidad y vigencia dentro del MIPG se convierte en un documento obsoleto se elimina del sitio de

publicación del documento para evitar su uso.

DOCUMENTO OBSOLETO: Es aquel documento que producto de un cambio o actualización pierde su

vigencia y se elimina del punto de uso de los documentos del MIPG

DOCUMENTO TRANSVERSAL: Documento de aplicación transversal a varios de los procesos de la

Alcaldía Municipal de Girón.

DOCUMENTO ESPECÍFICO: Documento de aplicación particular a un proceso o dependencia de la

Alcaldía Municipal de Girón. Ejemplo (Políticas Institucionales, Fichas técnicas, etc)

DOCUMENTO INTERNO: Documento generado dentro del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -

MIPG, En la Implementación de la Alcaldía Municipal de Girón, como: manual, procedimiento, formato,

instructivo, documento especifico, matriz, caracterización, Plan/ Informe/Programa, entre otros.

DOCUMENTO EXTERNO: Documento generado por entidades externas a la Alcaldía Municipal de

Girón pero que es requerido en los procesos. Ej.: normas, especificaciones técnicas, leyes, decretos,

entre otros.



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FORMATO: Plantilla destinada a un procedimiento para la anotación de datos y permita generar un

registro de evidencia un procedimiento.

INSTRUCTIVO: Descripción escrita y detallada sobre cómo efectuar las actividades y procesos de

manera coherente, llegando a un nivel de detalle amplio.

MANUAL: Documento que contiene información válida y clasificada sobre un aspecto determinado. Es

un compendio de información fácilmente accesible.

PROCEDIMIENTO: Documento que establece la secuencia de actividades estandarizadas para la

realización de un proceso.

MATRIZ: modelo representativo para analizar y especificar las actividades o lineamientos en diversas

variables.

CARACTERIZACIÓN: Documento que tiene como finalidad describir cada proceso, estableciendo entre

otros, el objetivo, alcance, responsables, normatividad aplicable y los indicadores necesarios para

garantizar su control.

PLAN/INFORME/PROGRAMA: Es un modelo general utilizado por la Alcaldía, donde se describe el

conjunto de actividades, objetivos, metas de la administración, incluida su planificación en el tiempo,

ejemplo el programa de mantenimiento, el plan de austeridad, los informes de las dependencias, entre

otros.

PROCESO: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada

en resultado.

REGISTRO: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades efectuadas o de resultados

alcanzados.

REGLAMENTO: Colección ordenada de reglas o preceptos, que por la autoridad competente se da para

el desarrollo y cumplimiento de una norma superior.

MIPG: Modelo Integrado de Planeación y Gestión

CIGD: Comité Institucional de Gestión y Desempeño

CMGD: Comité Municipal de Gestión y Desempeño

5. CONDICIONES GENERALES

Los documentos de los archivos de gestión son parte integral del patrimonio documental de la Alcaldía

Municipal de Girón, lo que genera la obligación por parte de los Servidores Públicos responsables de su

manejo, de organizar y mantener en buen estado los documentos que lo integran, aplicando para ello las

Tablas de Retención Documental.

5.1 TIPOS DE DOCUMENTACIÓN

Los tipos de documentos que se han identificado son: manual, procedimiento, formato, instructivo,

documento especifico, matriz, caracterización, Plan/Informe/Programa. Como se determina en la



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siguiente matriz relaciona tipos de documentos a implementar según sus elementos para su aplicación,

presentación y contenido.

SIGLA

IDENTIFICACIÓN

TIPO

DOCUMENTAL

M Manual

P Procedimiento

F Formato

I Instructivo

D Documento Especifico

Z Matriz

C Caracterización

X Plan/ Informe/Programa

Se elaboran documentos cuando se presenta:

Cumplimiento de un requisito legal, reglamentario o contractual.

Su ausencia pueda afectar la Calidad del servicio prestado dentro de la entidad.

Exista riesgo de insatisfacción de la comunidad por falta de claridad en la gestión de un funcionario

público o riesgo económico en la administración.

Cuando se comprometa la eficacia y eficiencia de algún proceso de la entidad.

Lo requiera la complejidad de los procesos.

SIGLA DE IDENTIFICACIÓN DE LA OFICINA

DEPENDENCIA SIGLAS PROCESO TIPO DE

PROCESO

DESPACHO DEL ALCALDE DP GESTIÓN ADMINISTRATIVA ESTRATÉGICO

Oficina de Contratación OC GESTIÓN Y DESARROLLO

DE LA CONTRATACIÓN APOYO

Oficina de Control Interno CI

GESTIÓN DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO EVALUACIÓN

Y CONTROL

Oficina de Control Interno Disciplinario CD GESTIÓN DEL CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

Oficina de Jurisdicción coactiva CO GESTIÓN DE COBRO

COACTIVO APOYO

SECRETARIA PRIVADA PR

GESTIÓN ADMINISTRATIVA ESTRATÉGICO

Dirección Administrativa de Revisión de Documentos RD

Dirección de Control Documental CL

Dirección de Gestión Social GS

SECRETARIA DE GESTIÓN HUMANA GH

GESTIÓN HUMANA APOYO Dirección Administrativa de Talento Humano TH

Dirección del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo SS

SECRETARIA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y CALIDAD GD

GESTIÓN DOCUMENTAL APOYO Dirección de Ventanilla Única y Correspondencia VU



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Dirección de Calidad DC MEDICIÓN, ANÁLISIS Y

MEJORA ESTRATÉGICO

SECRETARIA DE RECURSOS FÍSICOS E INVENTARIO RF

GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS E INVENTARIOS

APOYO

Dirección de Inventarios IS

SECRETARIA DE FAMILIA IN

GESTIÓN DE INTEGRIDAD DE LA FAMILIA

MISIONAL

Dirección del Sistema de Familia DF

Comisarías de Familia (4) CF

Dirección de primera infancia, infancia y adolescencia PA

Dirección de la Mujer, equidad y género MG

SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA IF GESTIÓN Y DESARROLLO DE LA INFRAESTRUCTURA

Dirección Proyectos de Infraestructura PI

Dirección Operativa de Infraestructura OI

SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL DS

GESTIÓN DE DESARROLLO SOCIAL

Dirección de Productividad y competitividad PO

Dirección de Juventudes JV

Dirección de Familias en Acción FA

Dirección de minorías MI

Dirección de víctimas post conflicto y Derechos Humanos VI

Dirección del SISBEN SI

SECRETARIA LOCAL DE SALUD SA

INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL EN SALUD

Dirección de Salud Pública SP

Dirección de Autoridad Sanitaria AS

Dirección de Salud Ambiental AL

Dirección de Poblaciones Vulnerables PV

Dirección de Aseguramiento DA

Dirección de Planeación en Salud PN

SECRETARIA DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE ST

GESTIÓN DE TRANSITO Y TRANSPORTE

Dirección de Movilidad y control vial MC

Dirección del Sistema de Inspecciones de Tránsito y Transporte TT

Inspecciones de Tránsito y Transporte (3) IT

SECRETARIA DE EDUCACIÓN ED

GESTIÓN DE EDUCACIÓN Dirección de Acceso y permanencia Escolar AP

Dirección de Inspección y Vigilancia Educativa VE

SECRETARIA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL PL

GESTIÓN DE CONTROL TERRITORIAL

MISIONAL

Dirección de Planeación Urbanística UD

Dirección de Control de Ordenamiento Territorial OT

Inspecciones de Policía Urbano 2ª Categoría con funciones especiales en control Urbano (2) IP

Dirección de Catastro y Tierras BT

SECRETARIA JURÍDICA Y DEFENSA JUDICIAL JU

GESTIÓN JURÍDICA Y DEFENSA JUDICIAL

APOYO

Dirección de Defensa Judicial DJ

SECRETARIA DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE AM

GESTIÓN AMBIENTAL Y DE DESARROLLO SOSTENIBLE

MISIONAL



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Dirección Operativa Ambiental OA

SECRETARIA DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL AG

GESTIÓN DE AGRICULTURA Y

DESARROLLO RURAL Dirección Operativa de Asistencia Técnica AT

Dirección de Infraestructura del Sector Rural SR

SECRETARÍA DE HACIENDA HA

GESTIÓN DE LAS FINANZAS PÚBLICAS

ESTRATÉGICO

Dirección de Tesorería TE

Subdirección de Ingresos IG

Subdirección de Egresos EG

Dirección de Presupuesto PT

Dirección de Contabilidad CN

Dirección de Fiscalización y otros impuestos FI

Dirección de Predial PE

Dirección de Industria y Comercio IC

Dirección de Informes y Estadística IE

Dirección Plan de Desarrollo y Banco de Proyectos PD

SECRETARIA DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO VV

GESTIÓN DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO

MISIONAL

Dirección de Proyectos de Vivienda DV

SECRETARIA DE DEPORTE Y RECREACIÓN DE

GESTIÓN DEL DEPORTE Y RECREACIÓN

Dirección Operativa de Deportes OD

SECRETARIA DE CULTURA Y TURISMO CT GESTIÓN DE CULTURA Y TURISMO Dirección de Turismo DT

SECRETARIA DE LAS TIC TI

GESTIÓN MANEJO DE TECNOLOGÍAS, INFORMACIÓN Y

COMUNICACIONES

APOYO

SECRETARIA DE SEGURIDAD, CONVIVENCIA CIUDADANA Y GESTIÓN DEL RIESGO SE

SEGURIDAD Y GESTIÓN DEL RIESGO

MISIONAL

Dirección del Sistema Policivo PS

Inspecciones de Policía Urbano 2ª Categoría (3) PU

Dirección de Gestión del Riesgo GR

Dirección del Espacio Público EP

Dirección de Participación Ciudadana PC

SECRETARIA DEL ADULTO MAYOR AD GESTIÓN DE BIENESTAR DEL ADULTO MAYOR Dirección de Colombia Mayor CM

SECRETARIA DE COMUNICACIONES CU GESTIÓN DE PRENSA Y

COMUNICACIONES APOYO

SECRETARIA DE POBLACIÓN CON DISCAPACIDAD DI

GESTIÓN DE LA POBLACIÓN CON DISCAPACIDAD

MISIONAL

Dirección Operativa de Discapacidad DD

5.2 PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

Los lineamientos establecidos para la normalización de documentos tienen como fundamento facilitar el

control de los mismos, por lo cual los aspectos considerados se complementan con el Procedimiento

Producción Documental implementado en el MIPG.



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ENCABEZADO

La identificación de los documentos se realiza mediante la presentación del Encabezado de cada

documento, en cada página de los documentos que lo requieran se mantiene un encabezado con la

siguiente información:

PARA TODOS LOS DOCUMENTOS ESTANDAR


Código: SIGLA OFICINA – TIPO DOCUMENTO.0n

Pág. 1 de N

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Fecha de Aprobación: dd / mm / yy

DEPENDENCIA

Proceso: (NOMBRE DEL PROCESO)

NOMBRE DEL DOCUMENTO

- Logo de la Alcaldía (Ajustado a espacio disponible)

- Nombre de la Alcaldía (Negrilla, Mayúscula, Tamaño Arial 11 a 20)

- Código: (Mayúscula, Arial 9 a 12)

- Página: Establece el número de hojas que contiene el documento (Arial 9 a 12)

Ejemplo Pág. 1 de N

- Versión: (Arial 10 a 16)

- Fecha de Aprobación: (Arial 10 a 16) día / mes / año

- Dependencia: (Mayúscula, Arial 10 a 16)

- Proceso:(NOMBRE DEL PROCESO): (Mayúscula, Arial 10 a 16)

- Nombre del documento (Negrilla Mayúscula, Arial 10 a 16)

MÁRGENES DEL TEXTO:

- Encabezado: 1,5 cm

- Margen Superior: 2,0 cm

- Margen Inferior: 2,5 cm

- Margen Derecho: 1,5 cm

- Margen Izquierdo: 2,0 cm

CUERPO TEXTO:

- Fuente: Arial Tamaño 11

- Interlineado: Sencillo

- Espaciado Anterior y Posterior: 0 pto

CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:

Los códigos de los documentos del MIPG se componen de 3 campos, mediante Nomenclatura que

permite identificar rápidamente la oficina productora, el tipo de documento y secuencia del documento

logrando estandarizar la codificación de los mismos.

- ESCUDO: se visualiza el escudo de la entidad (Ajustado a espacio disponible) con el nombre ALCALDÍA MUNICIPAL DE GIRÓN (Ajustado a espacio disponible)



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Para todos los documentos se emplea una nomenclatura alfanumérica, donde las letras son escritas en

mayúsculas sostenidas como se demuestra a continuación.

- CÓDIGO: La codificación de los documentos se asigna de la siguiente manera de acuerdo a la

Oficina que pertenece el documento Estructura del Código: SIGLA OFICINA – TIPO DOCUMENTO.0n

Donde:

SIGLA OFICINA: Representa dos iniciales de identificación de la Oficina al que pertenece el documento,

definidos en el cuadro (SIGLA DE IDENTIFICACIÓN DE LA OFICINA)

TIPO DOCUMENTAL: Representa la sigla de identificación del tipo del documento si es:

M manual

P procedimiento

F formato

I instructivo

D documento especifico

Z matriz

C caracterización

X Plan/Informe/Programa

SECUENCIA 0n: Número consecutivo correspondiente del documento de acuerdo al Listado de

Documentos registrado por el MIPG. 01, 02, 03,….nn

Ejemplo de Identificación de Código:

DC – P.01

DC Sigla de la Dirección de Calidad

P Tipo de Documento, procedimiento P

.01 Numero consecutivo según el listado de documentos de la Dirección de Calidad.

- VERSIÓN: El manejo de versiones se establece para identificar y controlar las modificaciones,

cambios y actualizaciones que ha tenido el documento. La versión de un documento inicia en

todos los casos con 00.

- FECHA DE APROBACIÓN: Se registra el día / mes / año, de la fecha de aprobación por parte

del líder del proceso a través de confirmación de correo electrónico o por el Comité Institucional y

Desempeño a través del Acta de reunión o Acto administrativo en la cual se aprueba la

documentación según lo considere.

- DEPENDENCIA: Nombre de la Oficina/Secretaria/Dirección a la que pertenece el documento.

- NOMBRE DEL PROCESO: Nombre del proceso al que pertenece el documento, según el mapa

de procesos de la entidad



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- NOMBRE DEL DOCUMENTO: Nombre del manual, procedimiento, formato, instructivo,

documento especifico, matriz, caracterización, Plan/ Informe/Programa a implementar en el

Proceso.

5.3 CONTENIDO DE DOCUMENTOS El contendió de los documentos varía según el tipo de documento, a continuación, se representa gráficamente el contendió de los diversos documentos:

Estructura Manual(M) Procedimiento(P) Formato(F) Instructivo(I) Documento especifico

(D)

Plan/Informe/ Programa(X)

Encabezado SI SI SI SI SI SI

Pie de Pagina +/- NO NO NO +/- +/-

Tabla de Contenido SI NO NO NO +/- +/-

Objetivo SI SI +/- SI +/- SI

Alcance SI SI +/- SI +/- SI

Responsable SI SI +/-I SI +/- SI

Definiciones SI SI +/- SI +/- +/-

Condiciones Generales SI SI +/- SI +/- +/-

Normatividad SI SI +/- SI +/- +/-

Desarrollo/ Procedimiento/Metodología

SI SI +/- SI +/- SI

Registros NO SI NO SI NO +/-

Historial de Cambios SI SI SI SI SI SI

Elaboro,Revisio,Aprobo SI SI SI SI SI SI

Paginación SI SI SI SI SI SI

Anexos +/- +/- +/- +/- +/- +/-

Conversión +/-: Opcional/si lo amerita

NOTA: El control de cambios y la aprobación de los Formatos se realiza en el formato DC-F.01 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS con el fin de llevar la trazabilidad de los Documentos, de modo que se aproveche al máximo la hoja del formato. Seguidamente, se describen cada uno de los parámetros anteriormente enunciados: Tomando como

ejemplo la aplicabilidad a los procedimientos:

DC-P.02 PLANTILLA PROCEDIMIENTOS

1. OBJETIVO

Descripción específica, que finalidad tiene la elaboración del procedimiento, se expondrá la actividad o

actividades que se describen en el documento.

2. ALCANCE

Se delimita el ámbito de aplicación de las actividades recogidas del objeto

3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO

Funcionario encargado del cumplimiento del procedimiento, son los responsables de los distintos

intervinientes en los diferentes aspectos que se contemplen en el documento, las responsabilidades se

asignan a cargos o funciones, nunca nominalmente. La explicación de estas responsabilidades debe ser

clara, concreta y sucinta.



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4. DEFINICIONES

Se deben incluir las definiciones de los conceptos utilizados en la redacción del documento y cuya

interpretación pudiera inducir a error o que bien no sea de uso común. En el caso de que no se

considere necesaria la definición de ningún término de los recogidos en el procedimiento, se podrá omitir

esta cláusula eliminando este título y su numeral del conjunto del procedimiento.

5. CONDICIONES GENERALES

Se definen las políticas o criterios de desarrollo del procedimiento o documento, qué condiciones se

deben tener en cuenta antes de iniciar a desarrollar las actividades de gestión del procedimiento.

6. NORMATIVIDAD

Se incluirá un listado con todas las normas, documentos, capítulos del manual de calidad,

procedimientos u otros documentos que complementen o sean necesarios para la aplicación del

documento.

7. PROCEDIMIENTO / DESARROLLO

Aquí se describen, por orden cronológico, las etapas o pasos necesarios para realizar las actividades

que son objeto del procedimiento, incluyendo, entre otros, criterios de aceptación/rechazo, medios a

utilizar, calificación del personal; si procede.

Nº ACTIVIDAD DESARROLLO RESPONSABLE EVIDENCIA

1 Nombre de la

actividad Describe la actividad

¿Quién? Responsable de

realizar la actividad. Describe el Cargo

Establezca el Formato que

evidencia dicha actividad Si Aplica

N

Diagramas de flujo de procesos No es necesario diagramar todos los procedimientos de la entidad, ya que se estaría cometiendo un error relacionado con la intención de reducir la complejidad y brindar fácil comprensión a aquel que busque familiarizarse con él. La simbología utilizada para la elaboración de diagramas de flujo de procesos es la siguiente:

Inicio – Fin

Decisión

Dirección del Flujo

Operación

Documento físico



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Conector de Actividades

Conector de pagina

Nota. Arial Cuerpo tamaño 9 a 10, interlineado sencillo. La herramienta ofimática necesaria para el desarrollo de diagramas de flujos y mapeos en general es Microsoft Visio.

8. REGISTROS

Son todos los formatos o documentos de evidencia de cada una de las actividades registradas en el

procedimiento como soporte de su ejecución.

9. HISTORIAL DE CAMBIOS

(Se indicará el número de las revisiones del Procedimiento, la fecha en la que se ha realizado y las

causas del cambio.)

VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA

00 Implementación Inicial

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre:

firma

Nombre:

firma

Nombre:

firma

Cargo: Cargo: Cargo:

Fecha: DD/MM/AAAA Fecha: DD/MM/AAAA Fecha: DD/MM/AAAA

6. NORMATIVIDAD

Ley 594 del 2000 Ley General de Archivo

Acuerdo 038 de 2002 del AGN sobre responsabilidad del servidor público frente a los documentos y

archivos.

Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario.

Acuerdo 42 de octubre 31 de 2002 del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen los

criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que

cumplan funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21,

22, 23, 26, de la Ley 594 de 2000.

Tablas de Retención Documental de la Alcaldía Municipal de Girón.

Decreto 1499 de 2017 Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único

Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el

artículo 133 de la Ley 1753 de 2015

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=62866#1083



Versión: 01





8. REGISTROS

DC-F.02 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

DC-F.06 CONTROL DE CAMBIOS PARA FORMATOS

GD-F.01 CARTA

GD-F.03 ACTO ADMINISTRATIVO

GD-F.05 ACTA DE REUNION

DC-I.01 INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL POR DEPENDENCIAS

9. HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA

00 Implementación Inicial 05/10/2020

01

Se actualizo criterio con respecto al rotulo de los

documentos del MIPG referente al remplazo de la

casilla TRD por Pág. 1 de N y se eliminó los códigos

de TRD mencionados en la tabla (SIGLA DE

IDENTIFICACIÓN DE LA OFICINA)

30/12/2020

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Marlon Steveen Aguilar Rincon

Nombre: Marlon Steveen Aguilar Rincon

Nombre: Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Cargo: Director Administrativo de calidad

Cargo: Director Administrativo de calidad

Cargo: Comité Institucional de Gestión y desempeño

Fecha: 29/12/2020 Fecha: 29/12/2020 Fecha: 30/12/2020

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