“Instructivo financiero para la comprobación de gastos

Ciclo Escolar 2013 - 2014”

Coordinación Estatal del Programa Escuelas de Tiempo Completo

del Programa Escuelas de Tiempo Completo

www.tiempocompleto.sepbcs.gob.mx

Dirección General de Educación BásicaPrograma Escuelas de Tiempo Completo

Centro SEPE BCSBoulevard Luis Donaldo Colosio s/n Esq. Valentín Gómez Farías. Col. Arboledas C.P. 23060. Ciudad de La Paz, Baja California SurPágina web y correo del Programa en el Estado de Baja California Sur:tiempocompleto@sepbcs.gob.mx petcbcs@hotmail.comhttp://tiempocompleto.sepbcs.gob.mx Teléfono Oficina: (612) 12 38 0 58

Secretaría de Educación PúblicaProfesor Héctor Jiménez Márquez

Dirección General de Educación BásicaProfesora Diana V. Von Borstel Luna

Coordinador Estatal del Programa Profr. Felipe Reyes Amador

Asesores AcadémicosProfa. Ana Bell Canett RomeroPsic. Mayra Guadalupe Soto Pérez

Coordinador Administrativo Lic. José Adán Amador Villavicencio

Coordinador de Servicios de Alimentación Lic. Víctor Martín Arciniega Pérez

Asesores AdministrativosHertha Hampl QuirozAlejandra Montserrat Segura Marrón Lic. David Luna TaylorLic. Alfredo León Amador Eric Pico Geraldo

Diseño gráfico:Diseñador Jorge Alejandro De Casso Verdugo

Directorio del Programa Escuelas de Tiempo Completo

3“Este programa es público, ajeno a cualquier partido político.Queda prohibido el uso para fines distintos a los establecidos en el programa”

Presentación

La Secretaría de Educación Pública en el Estado de Baja California Sur, mediante el Programa Escuelas de Tiempo Completo (PETC), presenta el “Instructivo financiero para la comprobación de gastos del Programa Escuelas de Tiempo Completo Ciclo Escolar 2013 – 2014”, con el objeto de ofrecer una propuesta de orientación y regularización en la aplicación de los recursos destinados a la mejora de la gestión escolar de los planteles participantes, así como establecer de manera formal los periodos de adquisición y justifi-cación de gastos.

Tomando en cuenta que la distribución en el uso de estos recursos se realiza principal-mente con base en el logro del objetivo general del Programa Escuelas de Tiempo Com-pleto “Contribuir a fortalecer las oportunidades de mejorar el logro de aprendizajes de los estudiantes, a través de la ampliación y uso eficiente del horario escolar en escuelas de educación básica”. Y de sus objetivos específicos; “Impulsar conjuntamente con las Autoridades Educativas de las entidades federativas y el Distrito Federal, la operación de escuelas con jornadas de seis y ocho horas diarias; Promover el desarrollo de condicio-nes institucionales en las escuelas beneficiadas que favorezcan la mejora en la operación y supervisión regular de éstas; así como, Fomentar el uso efectivo del tiempo en activida-des educativas orientadas al desarrollo de aprendizajes en los alumnos”.

De la misma manera este instructivo presenta los rubros de gasto dirigidos a las escuelas: Mejora de la gestión escolar y Ambientes escolares seguros, así como la asignación y comprobación de dichos recursos. Por ello es de suma importancia apegarse a lo esta-blecido en las reglas de operación 2013 y en los lineamientos del PETC, mismos que involucran la participación activa de los miembros del Consejo Escolar de Participación Social (CEPS), tanto en la ejecución de los recursos, rendición de cuentas y transparencia.Este instructivo contiene requisitos de vital importancia y de estricta observancia por parte del personal que recibe los recursos financieros para la operación del Programa, para así evitar errores, contratiempos o demoras en los trámites y procesamiento de datos por lo que es recomendable dar lectura y atender estos requisitos para su óptima operación.

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INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN Y COMPROBACIÓN DE LOS RECURSOS

El presente instructivo tiene como fin apoyar al Director escolar en el uso y com-probación de los recursos y realizar los gastos con transparencia para rendir buenas cuentas.

DISPOSICIONES GENERALES:

I. Se entregarán al (la) Director(a) Escolar dos cheques:

• Uno por la cantidad de $ 70,000.00 (setenta mil pesos 00/100 M.N.) para el rubro “Mejora de la gestión escolar”, y

• Otro por $ 20,000.00 (veinte mil pesos 00/100 M.N.) para el rubro “Ambientes escolares seguros”.

II. El periodo de ejercicio de estos recursos será a partir de su recepción y hasta el 31 de diciembre de 2013.

III. Será motivo de reintegro, el no haber ejercido el recurso en el periodo señalado en el punto II de este documento, por lo que el reintegro será el 7 de enero de 2014 en oficinas administrativas de esta Secretaría de Educación Pública del Estado, con domicilio ubicado en Calle Blvd. Luis Donaldo Colosio y Valentín Gómez Farías, Colonia Arbole-das, C.P. 23070, La Paz, Baja California Sur. Entregar oficio dirigido a la Coordinación del Programa Escuelas de Tiempo Completo donde se especifique el rubro y la cantidad a reintegrar . Anexar copia del recibo de reintegración. NOTA: La reintegración se realizará directamente en caja.

IV. En el rubro “Mejora de la gestión escolar” el recurso deberá ejercerse en:

• La adquisición de bienes inventariables, como mínimo el 50%, esto con el fin de que la escuela adquiera equipamiento que le permita trascender las actividades y pueda en un futuro desarrollar más estrategias académicas.

• El 50% restante en bienes no inventariables (material didáctico, de oficina, mantenimiento y rehabilitación).

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V. En el rubro “Ambientes escolares seguros” el 100 % del recurso deberá ejecutarse en:

• La adquisición de bienes no inventariables (material en apoyo a la seguridad escolar, didáctico, de oficina, mantenimiento, rehabilitación).

VI. De acuerdo con las Partidas que se adjuntan como “Anexo 1” del presente Instrumen-to, No se aceptarán facturas que consideren más de una partida y/o incluyan dos o más partidas, ya que será motivo de devolución.

VII. En las adquisiciones por un importe superior a los $19,428.00 (diecinueve mil cua-trocientos veinte y ocho pesos 00/100 M.N.), de acuerdo con el artículo 42 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, será necesario la suscrip-ción de un Contrato, considerando el padrón de proveedores de esta Secretaría, para tal efecto el (la) director(a) deberá comunicarse al Departamento de Recursos Materiales de la Secretaría de Educación Pública Estatal, con la Lic. Ramona Yanet Ríos Lucero, Jefa del Departamento, al teléfono 612 12 38127, 38017, para proceder a la elaboración de dicho documento cumpliendo con las formalidades legales correspondientes.

VIII. Sin importar el monto de la adquisición, deberá presentar 3 cotizaciones de di-ferentes proveedores a nombre de la Escuela y señalar entre paréntesis (Secretaría de Educación Pública del Estado).

IX. Cualquier mantenimiento o adhesión que hayan planeado realizar a la infraestructura del Plantel Escolar, se requiere de la previa autorización por oficio del Instituto Sudcali-forniano de la Infraestructura Física Educativa (ISIFE). Contactar al Dep. de Supervisión al tel. 121 62 11 con el Arq. Carlos Salinas o el Arq. José Luis García al tel. 121 63 13.

X. La adquisición de bienes inventariables sólo se autoriza con bienes patentados, por lo que se excluyen clones o armados no seriados, toda vez que no cuentan con garantía o un mismo número de serie.

XI. Los proveedores autorizados por oficialía mayor lo encontrarán en la página http://www.sepbcs.gob.mx/Transparencia/Actualizacion/Proveedores2013.pdf

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APLICACIÓN DE RECURSOS

Sólo las escuelas que hayan entregado en tiempo y forma su instrumento de pla-neación del ciclo escolar 2013-2014, serán acreedoras a la entrega de este recurso.

Los recursos deberán aplicarse en los rubros siguientes: a) Mejora de la gestión escolar.

Ejercicio del recurso • Obtenida la aportación destinada al rubro de gestión, se procederá a realizar las adquisiciones de lo establecido en su Programa Anual de Trabajo o Plan de Mejora. b) Ambientes escolares seguros.

Ejercicio del recurso • Obtenida la aportación, se procederá a la adquisición de los bienes y/o servi-cios que deberán ser compatibles con la autoevaluación de la convivencia y la seguridad en la escuela, así como con las acciones y metas derivadas, e incluidas en su programa anual de trabajo o su plan de mejora.

Gastos no autorizados

• Viajes y excursiones que no contengan un propósito pedagógico.• Equipo para personal administrativo o de uso personal.• Equipo de cómputo (este aplica sólo para el rubro Ambientes escolares seguros).• Gastos relacionados con automóviles, gasolina y aditivos.• Alimentos.• El pago de sueldos, sobresueldos o compensaciones.• El pago de servicios como luz, agua y teléfono.• Arreglos florales.• Donativos.• Obsequios, premios, regalos y gastos superfluos.• Festejos o eventos que no contengan un propósito pedagógico (día del niño, día del maestro, día de la madre, etc.).• Gastos originados por la expedición de cheques sin fondos y sobregiros.• Viáticos (hospedaje, comida) y pasajes.• Aparatos relacionados con la cocina o comedor.• Cualquier otro gasto que no sea relacionado con la mejora de la gestión escolar, espe-cíficamente en el ámbito pedagógico (este aplica sólo para el rubro Mejora de la gestión escolar).• Cualquier otro gasto que no sea relacionado con la seguridad escolar (este aplica sólo para el rubro Ambientes escolares seguros).

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PUNTOS A CONSIDERAR PARA LA ENTREGA-RECEPCION DE COMPROBACION DE RECURSOS ENTREGADOS POR EL PROGRAMA ESCUELAS DE TIEMPO COMPLETO A LAS ESCUELAS

Deberá justificar debidamente en su totalidad el importe del recurso que le fue entregado para los gastos por cada rubro “Mejora de la gestión” $ 70,000.00 (Setenta mil pesos 00/100 M.N.); “Ambientes escolares seguros” $ 20,000.00. (Veinte mil pesos 00/100 M.N.).

Deberá notificar todos y cada uno de los envíos y recepciones de información que se hagan por cualquier medio, ya sea electrónico, vía fax o vía terrestre.

DE LOS FORMATOS:

El (La) director(a) deberá atender los procedimientos correspondientes al llenado de todos los formatos informativos y anexos.

En el proceso de su entrega de comprobación deberá anexar el formato indicado como “Anexo 2” que forma parte del presente instructivo, en el que se relacionen todas y cada una de las facturas.

Este concentrado de comprobaciones de gastos deberán presentarse impreso y digital, para hacer más rápida la recepción de documentos a los maestros por parte del perso-nal administrativo del Programa Escuelas de Tiempo Completo. Para evitar devolución, importante validar la sumatoria del anexo 2. DE LOS COMPROBANTES FISCALES:

Una vez que el proveedor le haga entrega de la factura por los gastos o compras efec-tuadas se recomienda revisar que haya sido llenada correctamente, con los datos de la Secretaría de Finanzas, detalle de las compras, que los importes correspondan con número y letra y demás requisitos.

Además deberán enviar todos y cada uno de los tickets o remisiones que amparen las facturas cuando sea el caso, es decir, cuándo acumulamos los comprobantes para que después de la compra nos expidan una factura por dos o más tickets o notas juntas.En caso de que alguna escuela solicite refacturación (volver a facturar por corrección), de las compras o gastos, es muy importante también enviar tickets, remisiones o notas que amparen las facturas cuando dichas facturas sean emitidas en fechas diferentes del periodo establecido fiscalmente. Esto se refiere a las facturas que tienen fecha extempo-ránea, posterior al periodo de la fecha de recepción del recurso y de la fecha de cierre 31 de diciembre de 2013.

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Cuando las escuelas reciban facturas originales impresas en papel tipo fax de las que parecen tickets deberán sacar copia fotostática y pegarlo a un lado de ser posible en la misma hoja de la copia y enviarlos adjuntos, porque es papel que se borra muy fácilmen-te y para el momento de la revisión de auditoría ya se vuelven ilegibles.

En el caso de que los proveedores impriman sus facturas en dos hojas, por ejem-plo: 1 de 2 y 2 de 2, es importante entregar el juego completo a la administración del Programa Escuelas de Tiempo Completo, aunque la segunda hoja tenga impreso un solo renglón, sello ó cualquier otro dato por parte de la empresa.

Las facturas de media carta o más pequeñas se entregarán pegadas en hojas blancas tamaño carta, limpias y en buenas condiciones de presentación, evitando encimar unas con otras. Toda la facturación debe estar justificada al calce de la misma detallando el motivo del gasto.

Ejemplo de justificación del gasto:

• Compra de material didáctico para la enseñanza de las matemáticas en 1° y 2° grados. • Equipamiento para el apoyo tecnológico del aula de 2° A.

Las facturas no deberán presentarse engargoladas ni perforadas. Deberán ordenarse de acuerdo a la relación del “Anexo 2” y entregadas en sobre manila con el nombre de la escuela, municipio, nombre del director escolar, número de teléfono de casa y celular.Las facturas no deben presentar tachaduras, enmendaduras, correcciones, ni dobleces o rupturas.

Toda erogación (Compra y/o Gasto) deberá encontrarse debidamente soportado con la documentación comprobatoria correspondiente, debiendo complementarse según sea el caso con la información y elementos de juicio necesarios para su correcta aplicación. Es obligación del director verificar que las facturas cumplan con todos los requisitos fis-cales.

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Secretaría de Finanzas del Gobierno del Estado de B.C.S. (Educación)NOTA: El nombre podrá estar abreviado y conservando la leyenda (Educación), siempre y cuando sea entendible por ejemplo:Sría. de Finanzas del Gob. Del Edo. De B.C.S. (Educ.)Sría. Finanzas Gob. Edo. B.C.S. (Educ.)

Con Domicilio en: Isabel La Católica E Ignacio AllendeR.F.C. SFG 931220 5S3Colonia: CentroC.P. 23000Ciudad: La Paz, B.C.S.

En relación a la emisión de facturas, estas deberán cubrir los requisitos fiscales y de orden que se detallan a continuación:I. Ser originales. No se aceptan copia de comprobantes fiscales, tampoco ticket o remi-siones, solo facturas. (Solo se recibirán los tickets o notas de remisión, como anexos de las facturas).II. Estar expedidas. Exactamente como se indica a continuación a nombre de:

Solicite al proveedor hacer las correcciones pertinentes en su sistema de facturación, en referencia a todos estos datos.

La leyenda (Educación) podrá ponerse en cualquier otro espacio libre dentro del mismo cuerpo de la factura, siempre y cuando los espacios no lo permitan seguido del nombre de la Secretaría de Finanzas.

III. Reunir los siguientes requisitos fiscales de quien lo expide:

a) Nombre, denominación o razón social - (Nombre de la empresa, o nombre del dueño del negocio, en caso de ser persona física).

b) Domicilio fiscal - (Nombre de las calles donde está ubicada la empresa o donde tiene su operación central).

REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES FISCALES PARA LA COMPROBACIÓN DE LOS RECURSOS

10“Este programa es público, ajeno a cualquier partido político.Queda prohibido el uso para fines distintos a los establecidos en el programa”

c) Tener impresa la cédula de identificación fiscal - (Es un logo tipo credencial que tiene escrito el nombre del negocio o del dueño y su correspondiente fecha de registro ante hacienda o fecha de nacimiento.)

d) Tener impresa la fecha de impresión y vigencia de la factura - Ejemplo FECHA DE IMPRESION: 21/DIC/2013 y vigencia de la factura, ejemplo VIGENCIA 20/DIC/2015 2500 FORMAS DEL FOLIO LP 150001 AL LP 152500. La cual se encuentra regularmente en la parte de abajo del cuerpo de la factura.

e) Número de folio - Se refiere al número de la factura.

f) Lugar y Fecha de expedición. - Deberá plasmar los datos del domicilio completo de quien ejerce el gasto, tal como se indica en el punto número ( II ). La fecha corresponde precisamente al día en el que se hace la compra.

g) Cantidad de mercancías, descripción detallada de las mercancías o servicios, Precio unitario, Valor Total.

h) El importe total, en número y letra, así como el monto de los impuestos que se gene-raron.

Ejemplo: Detallando cada uno de los artículos

IV - Todas las facturas sin excepción, deberán llevar el sello oficial de la escuela y firma del director de la escuela. DE LA COMPROBACIÓN DE GASTOS

El (La) Director (a) de la escuela entregará la documentación original al personal asignado por la Coordinación Estatal del Programa Escuelas de Tiempo Completo, con domicilio ubicado en Calle Blvd. Luis Donaldo Colosio y Valentín Gómez Farías, Colo-nia Arboledas, C.P. 23070, La Paz, Baja California Sur. Con la recomendación de que conserven copias de todos los documentos comprobatorios que hayan entregado a la Coordinación del Programa Escuelas de Tiempo Completo.

CANTIDAD DESCRIPCIÓN PRECIO UNITARIO IMPORTE 2 Lápices 1.40 3 Cuadernos 10.00 SUBTOTAL I.V.A. TOTAL Importe con letra: (Son treinta y seis pesos 41/100 M.N)

2.80 30.00 32.80 3.61$36.41

11“Este programa es público, ajeno a cualquier partido político.Queda prohibido el uso para fines distintos a los establecidos en el programa”

Las zonas foráneas serán recepcionadas en las oficinas de la supervisión escolar, próxi-mamente se emitirá calendario con fechas para la visita del personal del Programa Es-cuelas de Tiempo Completo.

El director que reciba los recursos financieros quedará liberado de la responsabilidad de comprobación del gasto, cuando el área de fiscalización haya confrontado la autentici-dad de las facturas o documentos comprobatorios a través del Sistema de Administración Tributaria (SAT).

FECHA LÍMITE PARA LA ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

El periodo para entregar los documentos comprobatorios es A PARTIR DE LA EN-TREGA DEL RECURSO Y HASTA EL DÍA MIÉRCOLES 15 DE ENERO DEL 2014.

NOTA IMPORTANTE: Los documentos comprobatorios deberá relacionarlos de conformi-dad con el formato “Anexo 2”.

ANEXOS

ANEXO 1

PARTIDAS PRESUPUESTALES:

No. PARTIDA CONCEPTO

51212001 Material y útiles de impresión.

51214001 Materiales, útiles y equipo menores de tecnología de la información y comunicación.

51215001 Material didáctico (material impreso)

51216001 Material de limpieza

51217001 Material y útiles de enseñanza

51241001 Productos minerales no metálicos.

51242001 Cemento y productos de concreto.

51243001 Cal, yeso y productos de yeso.

51244001 Madera y productos de madera

51245001 Vidrio y productos de vidrio.

51246001 Material eléctrico.

51246002 Material electrónico.

51247001 Art. Metálicos para la construcción.

51248001 Materiales complementarios.

51254001 Materiales, accesorios y suministros médicos.

51273001 Artículos deportivos.

51274001 Productos textiles.

59292001 Refacciones y accesorios menores de edificios.

51317001 Servicios de acceso de internet, redes y procesamiento de información.

51334002 Servicios. De capacitación.

51336002 Servicios de impresión y elaboración de material informativo.

51365001 Servicios de la industria fílmica, del sonido y del video.

52511001 Muebles de oficina y estantería.

52515002 Equipo de cómputo y aparatos de uso informático.

52519003 Otras herramientas, mobiliarios y equipos de administración.

52521001 Equipos y aparatos audiovisuales.

52523001 Cámaras fotográficas.

52564001 Sistema de aire acondicionado, calefacción y de refrigeración industrial y comercial.

ANEXO 2

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA EN EL ESTADO DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN BÁSICA

ESCUELAS DE TIEMPO COMPLETO CICLO ESCOLAR 2013/2014

Escuela Clave Localidad Municipio Nivel y Modalidad Fecha

Ministraciones recibidas Fecha Concepto Importe

Gastos efectuados Fecha N° de Factura Nombre del proveedor Importe

$0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

Total de Egresos $0.00

Nombre, Firma y Sello

Nombre, Firma y Sello

Director

Supervisor

Nombre, Firma

Presidente CEPS

Coordinador Administrativo Lic. José Adán Amador Villavicencio cel. 612 149 25 10 - jose_adan@hotmail.com

Asesora AcadémicaProfa. Ana Bell Canett Romero cel. 612 158 11 75 - anacanett23@hotmail.com

Asesores Administrativos Alejandra Montserrat Segura Marrón - MUNICIPIO: LA PAZ 1 cel. 612 137 32 11 - hannysegura12@gmail.com

Lic. Alfredo León Amador - MUNICIPIO: LA PAZ 2cel. 612 149 52 53 - estep_69@hotmail.com

María Guadalupe Jímenez Yepiz - MUNICIPIO: LA PAZ 3612 154 69 82 - lic.gpeyepiz@hotmail.com

Lic. Víctor Martín Arciniega Pérez - MUNICIPIO: MULEGÉ Y LOS CABOScel. 612 1556 68 38 - victor_arciniega@hotmail.com

Eric Pico Geraldo - MUNICIPIO: COMONDÚ Y LORETOcel. 612 13107 14 - epicogera@hotmail.com

Oficina Coordinación:Hertha Hampl Quiroz cel. 612 111 99 73 - herthaqq@hotmail.com

Lic. David Luna Taylor cel. 612 151 15 94 - moontaylor74@hotmail.com

Diseño gráfico:Diseñador Jorge Alejandro De Casso Verdugocel. 612 157 95 01 - alejandrodecasso@hotmail.com

Baja California Sur 2013