INSTRUCTIVO PARA MIGRAR DATOS DE OTROS SISTEMAS … para Importar o... · Sistemas a SGTContable...
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INSTRUCTIVO PARA MIGRAR DATOS DE OTROS SISTEMAS A SGTContable
INTRODUCCION
Usar versión 11 o superior.
El objetivo principal de este instructivo es facilitarles a los Usuarios de
SGTContable de la forma fácil y sencilla como migrar datos iniciales de otros
Sistemas a SGTContable por cada Empresa utilizando Plantillas de Excel.
Antes de iniciar con los procesos de migración de datos, vamos a determinar que
datos se necesitan para iniciar la contabilidad de una Empresa en SGTContable:
a) Un Plan de Cuentas.(*)
b) El Asiento de Apertura o de Inicio.
c) Los Ficheros de Activos Fijos Depreciables o no con sus Depreciaciones
actualizadas.
Estos elementos lo denominaremos Bases de Datos, las cuales podrán:
1. Incluirlos manualmente.
2. Importarlos o Migrarlos
3. Generarlos. (*)
(*)El único fichero que podemos Generar automáticamente es el Plan de Cuentas
Contable, ya que SGTContable te provee la opción de crear un Plan de Cuentas
automático como Modelo o Sugerido. Si desea conocer acerca de cómo Importar el
Plan de Cuentas Sugerido, consulte en el manual del Sistema en la opción de Plan
de Cuentas en el módulo de Contabilidad.
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EN 2 PASOS LOGRAS MIGRAR CADA PROCESO, VEAMOS:
Primero: Seleccione la Empresa a Migrar: Como paso básico y fundamental
está el hecho de ubicarnos en una Empresa determinada. Esto lo puede hacer por
medio de la opción en Macros del sub-menú de Empresas opción “Seleccionar
Empresa”. En caso de que sea una Empresa nueva y no está disponible en el
menú de Empresas, deberá crearla en la opción de “Crear Empresas”.
Si necesita conocer más acerca de este proceso de crear empresas, consulte el
manual del Sistema.
Segundo: Elegir el Procesos a Ejecutar: Una vez que selecciones la Empresa
donde vas a migrar los datos, procedemos a continuación identificar los procesos
disponibles para tales efectos:
1. Importar el Plan de Cuentas.
2. Importar el Asiento de Apertura.
3. Importar los Activos Fijos con sus Depreciaciones.
Estos 3 procesos los encuentra ubicados en Utilitarios del Módulo de
Contabilidad.
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Recuerde que este proceso es por Empresa.
Ahora veamos cómo funciona cada proceso:
PROCESO 1: Importar Plan de Cuentas.
Esta opción se encuentra en el menú de “Utilitarios” de 3 módulos distintos, tales
como:
- Módulo de Contabilidad
- Ajuste por Inflación Fiscal
- DPC10/NIC29.
En cualquiera de los módulos que elijas, la opción o proceso es el mismo.
A continuación los pasos necesarios para migrar el Plan de Cuentas.
Ubíquese en el módulo de su preferencia, diríjase al menú de opciones llamado
“Utilitarios”, luego el Sub-menú llamado “Importar de Excel”. De clic a la opción
“Plan de Cuentas”.
A continuación la ventana del proceso mediante el cual migras tu Plan de Cuentas
Contable con la identificación gráfica de los pasos:
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Para ampliar más cómo se hace y funciona el proceso, lo describimos a
continuación:
Paso A: Abrir la Plantilla en formato Excel.
- No altere el encabezado.
- No altere el tipo de formato de cada celda.
- Incluya datos y Guarde cuando finalice.
- Cierre el archivo de Excel, ya que no será ejecutado el proceso
mientras este archivo esté abierto.
Importante: No es necesario llenar todos los campos de la Plantilla, solo puedes
limitarse al código y nombre de la cuenta. En caso de querer ampliar el Plan de
Cuentas al Ajuste Fiscal y Financiero, debe completar los demás campos.
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Paso B: Incluya los datos en la Plantilla que vas a migrar.
Recuerde que la estructura del Plan de Cuenta debe ser jerárquica, tal como
aparece en la plantilla como ejemplo.
Estos datos de ejemplo debes borrarlos, de lo contrario serán migrados junto
con tus datos.
Los campos o columnas a llenar son los siguientes:
a) CODIGO: Código de Cuenta Contable por niveles.
b) DESCRIPCION: Nombre de la Cuenta Contable.
c) MONETARIA S/N: Indique Si o No es partida monetaria.
d) TIPO: Cuando es No Monetaria (para el Ajuste Fisca) indique el
tipo.
e) NIC: Indique a que NIC corresponde la Cuenta. Es solo referencial.
f) FORMA 25/26: Indique la casilla para el Estado de Resultados en la forma 25 o 26.
g) FORMA 31: No usar.
Comentarios sobre cada punto en el mismo orden:
a. Debe cumplir con una estructura jerárquica de cuentas de mayor y
auxiliares, ya que dependiendo de los niveles que defina, podrá ver
más detallada la información en los Estados Financieros. Si desea
conocer más en cómo crear una estructura de cuentas, consulte el
manual en la opción “Plan de Cuentas” de módulo de Contabilidad.
b. El nombre o descripción de la cuenta soporta hasta 60 caracteres
alfanuméricos o libre.
c. Debes indicar cuáles de las cuentas contables son partidas Monetarias
y No Monetaria para el Ajuste Fiscal y DPC10. Indique la letra inicial de
la respuesta: S = Si o N=No.
d. Para las partidas No Monetarias y cumplir con el Ajuste por Inflación
Fiscal, llene los campos de tipo de partida por medio de la Inicial que
se especifica en la ventana del proceso, tales como:
i. ACT= Activos.
ii. INV= Inventario.
iii. ONM = Otros Activos no Monetarios.
iv. PNM= Pasivos no Monetarios.
v. CAP=Cuentas de Capital Social.
vi. UND=Cuentas de Utilidades no Distribuidas.
vii. OCP= Otras Cuentas de Patrimonio.
viii. NUL=Ninguno o no aplica.
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e. Solo es informativo el número de la NIC o NIIF.
f. En el reverso de la forma 25 o 26 el sistema traslada los saldos de las
cuentas de Ganancias y Pérdidas como también el Ajuste Regular. Este
proceso es automático y le permite automatizar el proceso de la
declaración del ISLR con los mismos saldos de la Contabilidad.
Si deseas conocer acerca de cómo crear la estructura del Plan de
Cuentas, consulte el manual del Sistema opción Plan de Cuentas en el
módulo de Contabilidad.
Paso C: Ejecute el proceso de migración o importación de datos.
Ejecutaremos el proceso de migración o de importación y una vez finalizado
el proceso nos dirigimos al menú de Ficheros en la opción de Plan de
Cuentas para verificar la información importada o migrada.
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Punto a considerar:
- Recuerde que este proceso sobre escribe toda la tabla, motivo por
el cual una vez que empieces a incorporar nuevos registros en esta
tabla, no podrá ejecutar mas este proceso (al menos que sea muy
necesario); ya que puede crear inconsistencia.
- Puede repetir el proceso nuevamente si considera que falta
información o que la información migrada debe ser corregida. De
ser así, vuelva a los pasos iniciales del proceso.
- No ejecute este proceso si ya existen asientos registrados, ya que
puede crear incongruencia por alterar las cuentas contables que ya
tienen asientos. El Sistema le emitirá un mensaje de advertencia.
Proceso 2: Importar el Asiento de Apertura.
Esta opción se encuentra en el menú de “Utilitarios” del módulo de Contabilidad
Importante: Importar Asientos de Apertura requiere primero de Importar el Plan de
Cuentas, ya que es necesario que existan las Cuentas Contables al momento de
ejecutar el proceso. Ver punto anterior.
A continuación los pasos necesarios para migrar el Asiento de Apertura y cualquier
otro Comprobante Contable que requiera migrarlo o importarlo al Sistema en una
Empresa determinada.
Ubíquese en el módulo de Contabilidad, diríjase al menú de opciones llamado
“Utilitarios”, luego de Clic a la opción del menú llamado “Importar Documentos
Contables”.
Esta opción se encuentra en el Módulo de Contabilidad.
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Paso A: Abrir la Plantilla en formato Excel.
- No altere el encabezado.
- No altere el tipo de formato de cada celda.
- Incluya datos y Guarde cuando finalice.
- Cierre el archivo de Excel, ya que no será ejecutado el proceso
mientras este archivo esté abierto.
A continuación la imagen de la plantilla con datos de ejemplo para ser
migrados.
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Paso B: Incluya los datos en la Plantilla que vas a migrar.
Los datos que ves cuando abres la plantilla son de ejemplo, proceda con borrarlos
e incluya los propios de la Empresa.
Ahora veremos cómo se compone la Plantilla en Excel:
Cuenta Contable: Es el código de cuenta contable según el Plan de Cuentas
previamente incluido, generado, importado o migrado.
- Descripción: Es la descripción del asiento, formato libre de tipo carácter.
- TIP: Corresponde al tipo de transacción, para no dejarlo vacío le indicamos
cualquier valor que distinga a las operaciones en el mayor analítico.
- NUMERO: Es la referencia que se usa cuando se registra un asiento, para
este caso le indicaremos Inicial.
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- MONTO: Es el monto del asiento. Para este ejemplo es el saldo de la cuenta
el cual vamos a importar. Los saldos deudores se indican tal cual sin signo
(por defecto son positivos) y los acreedores se debe incluir con signo
negativo.
- CENTRO DE COSTO: Es opcional siempre y cuando utilice centros de costos
en la contabilidad. Solo indique el código.
Aspectos que deben ser tomados en cuenta al momento de cargar datos:
- El comprobante debe estar en el ejercicio económico donde se ubique. Si la
fecha del comprobante no coincide con el Ejercicio que estás trabajando o
está abierto, no podrá ejecutar el proceso.
- Los Asientos heredan la fecha del comprobante que estás registrando.
- Puedes reutilizar esta plantilla las veces que desee, debes tener claro que lo
que va a migrar al Sistema es lo que tiene grabado en la plantilla.
- Si las cuentas o centros de costos que has indicado en el asiento no existen
en el fichero, el Sistema le emite un mensaje de advertencia y le presenta un
archivo de texto indicando cuales con las cuentas o centros de costos que no
existen. Debe incluirlas para que se ejecute el proceso.
Paso C: Ejecute el proceso de migración o importación de datos.
Ejecutaremos el proceso de migración o de importación y una vez finalizado
el proceso nos dirigimos al menú de Ficheros en la opción de Activos Fijos
para verificar los Activos importados o migrados.
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Ahora verificaremos el comprobante generado en el menú de Movimientos en
Contabilidad.
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Con este procedimiento anteriormente explicado, podrá incluir los asientos con sus
respectivos comprobantes que necesite, incluso puede migrar históricos, siempre y
cuando use esta plantilla y no altere los valores de los campos.
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Proceso 3: Importar los Activos Fijos.
Esta opción se encuentra en el menú de “Utilitarios” de 3 módulos distintos, tales
como:
- Módulo de Contabilidad
- Ajuste por Inflación Fiscal
- DPC10/NIC29.
En cualquiera de los módulos que elijas, la opción o proceso es el mismo.
El proceso de importar Activos Fijos es muy útil para:
- Llevar un registro o ficha de control de todos los Activos Fijos Depreciables o
No partiendo de una fecha determinada.
- Determinar el Ajuste por Inflación de todos los Activos Depreciables o No que
cuadren con lo ajustado a una fecha determinada.
- Conciliar los valores históricos del Costo y la Depreciación a una fecha
determinada.
A continuación los pasos necesarios para migrar los Activos Fijos.
Ubíquese en el módulo de su preferencia, diríjase al menú de opciones llamado
“Utilitarios”, luego el Sub-menú llamado “Importar de Excel”. De clic a la opción
“Activos Fijos”. Seguidamente se presentan 2 procesos independientes:
- Calculando Depreciaciones: Cuando necesitamos que el Sistema me
determine por medio de cálculo automático de las Depreciaciones basándose
en el método de línea Recta.
- Con Depreciaciones: Cuando necesitamos que los saldos de las
depreciaciones por cada Activo sean migradas o importadas al Sistema
independientemente si están o no correctos.
Cada una de estos procesos corresponden a la forma en cómo queremos que
se haga la migración o importación, ya que no basta con migrar los Activos
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Fijos, sino que también necesitamos los saldos de las depreciaciones, motivo
por el cual tenemos ambas opciones.
Importante: Debe elegir uno de estos métodos. Recuerde que cada proceso
borra el histórico de Activos Fijos y los vuelve a replantear, no adiciona,
motivo por el cual recomendamos un respaldo previo de la Empresa en caso
de que tengas ya registrada información en especial si tiene registrado
Activos Fijos.
A continuación la explicación en cómo se realiza cada proceso:
Proceso 3 A: Calculando Depreciaciones
Este proceso está diseñado para que migres los Activos Fijos que incluyes en la
Plantilla de Excel con la ventaja que calcula de una vez todas las Depreciaciones de
los Activos Depreciables basándose en el método de línea recta.
Este proceso implica que si le indicas el Costo, la fecha de Adquisición y la Vida
Útil, el Sistema te indicar que tiempo tiene Depreciado el Activo y cuanto es la
Depreciación acumulada a la fecha.
A continuación una gráfica de los pasos a seguir.
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Paso A: Abrir la Plantilla en formato Excel.
- No altere el encabezado.
- No altere el tipo de formato de cada celda.
- Incluya datos y Guarde cuando finalice.
- Cierre el archivo de Excel, ya que no será ejecutado el proceso
mientras este archivo esté abierto.
A continuación la imagen de la plantilla con datos de ejemplo para ser
migrados.
Paso B: Incluya los datos en la Plantilla que vas a migrar.
Los datos que ves cuando abres la plantilla son de ejemplo, proceda con borrarlos
e incluya los propios de la Empresa.
Ahora veremos cómo se compone la Plantilla en Excel:
- Cód. Referencia: Corresponde al código o número de identificación interno
de cada Bien.
- Nombre: Es la descripción o nombre del Bien.
- Vida Útil: Es el tiempo que se le asigna a un Activo Depreciable.
- Fecha Adq.: Se refiere a la fecha de compra, adquisición o de incorporación
del Bien.
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- Costo Adq.: Es el valor histórico, de adquisición o valor según Libros del
Bien.
- Cta.Activo: Es la cuenta contable donde se registra el Costo histórico del
Activo.
- Cta Deprec.: Es la cuenta contable donde se registra la acumulación de la
Depreciación del Activo.
- Cta Gasto: Es la cuenta contable donde se registra el monto que se causa
periódicamente como gasto por depreciación del Bien.
- Fecha 1era Deprec.: Las depreciaciones se contabilizan a partir de un mes
inicial, por lo general los Activos se empiezan a depreciar en el mismo mes
de su adquisición, en caso de no ser así, el Usuario podrá poner la fecha que
considere como el primer mes de la depreciación.
Aspectos que deben ser tomados en cuenta al momento de cargar datos:
- El Sistema sólo reconoce la Vida Útil en años.
- La fecha de la primera depreciación es la fecha fin de mes tomando como
base la fecha de adquisición, ejemplo: 27-01-2000 la fecha de la primera
depreciación 31-01-2000.
- Si el Usuario considera que la fecha del primer mes es el mes siguiente o
cualquier otro mes posterior, entonces debe indicar la fecha en la columna I
a los fines de que esta fecha sea tomada como Primer mes de la
depreciación.
- Las cuentas contables del Activo, Depreciación Acumulada y Depreciación
Gasto deben existir en el Plan de Cuentas. El Sistema no valida los datos si
son reales o no, solo incorpora los Activos Depreciables que están en la
Plantilla guardados.
- Los Activos no Depreciables como los Terrenos o similares, debe indicar en la
Vida Útil (cero años). Tampoco es necesario que indique la cuenta contable
de la Depreciación Acumulada ni la de Gasto por depreciación, debido a que
no es aplicable.
- Podrá incluir nuevos activos, pero no podrá repetirlos porque el Sistema los
tomará como nuevos Activos y le asignará el número consecutivo que le
corresponde como código del Activo.
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Paso C: Ejecute el proceso de migración o importación de datos.
Ejecutaremos el proceso de migración o de importación y una vez finalizado
el proceso nos dirigimos al menú de Ficheros en la opción de Activos Fijos
para verificar los Activos importados o migrados.
Punto a considerar:
- Recuerde que este proceso sobre escribe toda la tabla, motivo por
el cual una vez que empieces a incorporar nuevos registros en esta
tabla, no podrá ejecutar mas este proceso (al menos que sea muy
necesario); ya que puede crear inconsistencia.
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- Puede repetir el proceso nuevamente si considera que falta
información o que la información migrada debe ser corregida. De
ser así, vuelva a los pasos iniciales del proceso.
Proceso 3 B: Con Depreciaciones
Este proceso está diseñado para que migres los Activos Fijos que incluyes en la
Plantilla de Excel indicando por cada Activo Depreciable los Saldos de la
Depreciación Acumulada a una fecha determinada.
Este opción de Importar Activos está orientada para aquellos Usuarios que desean
migrar los Activos Fijos con los saldos que tiene en la contabilidad omitiendo el
proceso de cálculo de las depreciaciones ofrecido por el Sistema en el punto
anterior.
A continuación una gráfica de los pasos a seguir.
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Paso A: Abrir la Plantilla en formato Excel.
- No altere el encabezado.
- No altere el tipo de formato de cada celda.
- Incluya datos y Guarde cuando finalice.
- Cierre el archivo de Excel, ya que no será ejecutado el proceso
mientras este archivo esté abierto.
A continuación la imagen de la plantilla con datos de ejemplo para ser
migrados.
Paso B: Incluya los datos en la Plantilla que vas a migrar.
Los datos que ves cuando abres la plantilla son de ejemplo, proceda con borrarlos
e incluya los propios de la Empresa.
Ahora veremos cómo se compone la Plantilla en Excel:
- Cód. Referencia: Corresponde al código o número de identificación interno
de cada Bien.
- Nombre: Es la descripción o nombre del Bien.
- Vida Útil: Es el tiempo que se le asigna a un Activo Depreciable.
- Fecha Adq.: Se refiere a la fecha de compra, adquisición o de incorporación
del Bien.
- Costo Adq.: Es el valor histórico, de adquisición o valor según Libros del
Bien.
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- Deprec. Acu. Anterior: Saldo al cierre del ejercicio anterior de la depreciación acumulada del bien.
- Deprec. Acu. Actual: Saldo al cierre del ejercicio actual de la depreciación acumulada del bien.(*)
- Cta.Activo: Es la cuenta contable donde se registra el Costo histórico del
Activo.
- Cta Deprec.: Es la cuenta contable donde se registra la acumulación de la
Depreciación del Activo.
- Cta Gasto: Es la cuenta contable donde se registra el monto que se causa
periódicamente como gasto por depreciación del Bien.
- Fecha 1era Deprec.: Las depreciaciones se contabilizan a partir de un mes
inicial, por lo general los Activos se empiezan a depreciar en el mismo mes
de su adquisición, en caso de no ser así, el Usuario podrá poner la fecha que
considere como el primer mes de la depreciación.
Aspectos que deben ser tomados en cuenta al momento de cargar datos:
- El Sistema sólo reconoce la Vida Útil en años.
- La fecha de la primera depreciación es la fecha fin de mes tomando como
base la fecha de adquisición, ejemplo: 27-01-2000 la fecha de la primera
depreciación 31-01-2000.
- (*)La Depreciación del Ejercicio (Gasto) se obtiene por diferencia entre la
Deprec. Acum.Anterior vs la Actual.
- Si el Usuario considera que la fecha del primer mes es el mes siguiente o
cualquier otro mes posterior, entonces debe indicar la fecha en la columna I
a los fines de que esta fecha sea tomada como Primer mes de la
depreciación.
- Las cuentas contables del Activo, Depreciación Acumulada y Depreciación
Gasto deben existir en el Plan de Cuentas. El Sistema no valida los datos si
son reales o no, solo incorpora los Activos Depreciables que están en la
Plantilla guardados.
- Los Activos no Depreciables como los Terrenos o similares, debe indicar en la
Vida Útil (cero años). Tampoco es necesario que indique la cuenta contable
de la Depreciación Acumulada ni la de Gasto por depreciación, debido a que
no es aplicable.
- Podrá incluir nuevos activos, pero no podrá repetirlos porque el Sistema los
tomará como nuevos Activos y le asignará el número consecutivo que le
corresponde como código del Activo.
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Paso C: Ejecute el proceso de migración o importación de datos.
Ejecutaremos el proceso de migración o de importación y una vez finalizado
el proceso nos dirigimos al menú de Ficheros en la opción de Activos Fijos
para verificar los Activos importados o migrados.
Punto a considerar:
- Recuerde que este proceso sobre escribe toda la tabla, motivo por
el cual una vez que empieces a incorporar nuevos registros en esta
tabla, no podrá ejecutar mas este proceso (al menos que sea muy
necesario); ya que puede crear inconsistencia.
- Puede repetir el proceso nuevamente si considera que falta
información o que la información migrada debe ser corregida. De
ser así, vuelva a los pasos iniciales del proceso.