Instructivo Para Presentación de Proyectos Sociedad Civil

INSTRUCTIVO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS SOCIEDAD CIVIL

Fondo Intergubernamental para la Descentralización

Instructivo para Presentación de Proyectos (Sociedad Civil) 2


El siguiente describe el esquema tipo para la presentación de proyectos al Fondo Intergubernamental para la Descentralización (FIDES), por parte de Organizaciones de la Sociedad Civil.

¿Cuáles son los pasos para presentar un proyecto? Los Proyectos pueden ser presentados al FIDES en dos instancias; primero a través de las

Gobernaciones y Alcaldías, y en caso de no obtener respuesta en treinta (30) días hábiles, pueden ser presentados directamente al Fondo.

Una vez que un proyecto es presentado al FIDES, debe obtenerse respuesta en un máximo de cuarenta y cinco (45) días continuos, de no haber respuesta, el proyecto se considera aprobado.

El procedimiento para que la Sociedad Civil Organizada presente el proyecto al FIDES es el siguiente: 1) El proyecto es presentado a la Dirección de Desarrollo Social de la Alcaldía o a la

Secretaría de Desarrollo Social del estado; o a la instancia que cumpla estas funciones. 2) La instancia a la que se presenta el proyecto, lo evalúa en función de:

a. La concordancia y pertinencia en cuanto a los planes locales o regionales de desarrollo

b. La disponibilidad de recursos FIDES para el municipio o la entidad c. La calidad técnica y metodológica del proyecto d. La existencia de los recaudos necesarios completos e. La experticia y capacidad técnica de la organización, organismo o empresa

ejecutora del proyecto Nota: La evaluación se efectuará apoyándose en las instancias municipales o estadales capacitadas y pertinentes (ingeniería, desarrollo social, educación, transporte, infraestructura, administración, desarrollo urbano, etc.), y de ser necesario se recurrirá a la consulta de profesionales o entes externos expertos.

3) Una vez evaluado el proyecto pueden darse tres (03) casos: a. De ser negativa la respuesta al proyecto, la instancia a la cual se presentó, emitirá

comunicación de oficio a la organización que presenta el proyecto, explicando consustanciadamente la o las razones por las que se rechaza.

b. De ser positiva pero con observaciones la evaluación del proyecto, la instancia a la cual se presentó emitirá comunicación de oficio a la organización que presenta el proyecto, explicando suficientemente las objeciones al mismo y los correctivos que son necesarios.

c. De ser positiva y sin observaciones la evaluación del proyecto, la instancia a la cual se presentó lo enviará al FIDES, emitiendo comunicación de oficio a la organización que presenta la propuesta, informando de la respuesta positiva y de la fecha en que el proyecto es enviado al FIDES.



4) Una vez que el FIDES recibe el proyecto, realiza una nueva evaluación del mismo, en donde:

a. De ser negativa la respuesta al proyecto, el FIDES emitirá comunicación a la Gobernación o Alcaldía y a la organización que lo presentó, explicando consustanciadamente la o las razones por las que se rechaza.

b. De ser positiva pero con observaciones la evaluación del proyecto, el FIDES emitirá comunicación a la Gobernación o Alcaldía y a la organización que lo presentó, explicando suficientemente las objeciones al mismo y los correctivos que son necesarios.

c. De ser positiva y sin observaciones la evaluación del proyecto, el FIDES, emitirá comunicación a la Gobernación o Alcaldía y a la organización que lo presentó, informando de la respuesta positiva y de las fechas probables para la firma de convenios, contratos, fideicomisos, etc.

5) Una vez que los recursos sean otorgados para el proyecto, y se abra el fideicomiso bancario correspondiente, el inicio de su ejecución será inmediato.

6) El movimiento de los recursos, se hará con la firma conjunta de un funcionario pertinente de la Alcaldía o Gobernación y de un representante de la organización ejecutora del proyecto.

En caso de que el proyecto este en concordancia con los planes locales de desarrollo, este correctamente formulado y se anexe toda la documentación necesaria, los tiempos máximos para el inicio de su ejecución son:

Días (máx.) Paso

0 Presentación de Proyecto 30 Respuesta de la Alcaldía 45 Respuesta de FIDES 15 Firma de Convenio 30 Consignación de Recaudos 15 Firma de Contrato de Fideicomiso 15 Aporte de la comunidad (en caso de efectivo)



FLUJOGRAMA DE PRESENTACIÓN DE PROYECTOS

SOCIEDAD CIVILSOCIEDAD CIVIL GOBERNACIÓN O GOBERNACIÓN O ALCALDÍAALCALDÍA FIDESFIDES

Elabora / Modifica Proyecto

Presenta Proyecto a Alcaldía o Gobernación

Presenta Proyecto al FIDES con aprobación de Consejo

Local de Planificación

Presenta Proyecto al FIDES directamente

Recibe y Evalúa Proyecto

¿Hay respuesta en30 días?

¿Se aprueba elProyecto?

Envía Proyecto al FIDES

Notifica justificadamente la no aprobación a la Sociedad

Civil

Recibe y Evalúa Proyecto

¿Hay recomendaciones/ observaciones?

¿Se aprueba elProyecto?

Realiza las gestiones administrativas para el

desembolso de recursos

Notifica justificadamente la no aprobación a la Alcaldía / Gobernación / Sociedad Civil

Recibe Notificación de no aprobación

Recibe y Canaliza Recursos

Seguimiento y Evaluación de Proyecto

Recibe Recursos y Ejecuta Proyecto

Seguimiento y Evaluación de Proyecto

¿Hay recomendaciones/ observaciones?

Presenta Resultados y Rinde Cuentas

SI

NO

SI

SI

NO

NO

SI

SI

NO

NO



Criterios con los que el FIDES evalúa los Proyectos Cada proyecto, amerita consideraciones específicas de acuerdo a la naturaleza de las

acciones que contenga; pues no es lo mismo un proyecto para construir o reparar una estructura, que un proyecto para capacitar un grupo de personas; sin embargo se considerarán de manera especial, aquellos proyectos que:

• Propicien el proceso de descentralización y desconcentración de los servicios competencia de las Gobernaciones y Alcaldías.

• Contribuyan a la generación de empleo permanente n las comunidades. • Estimulen y consoliden una cultura productiva en el país. • Favorezcan la transferencia de tecnología a las comunidades, transformando los

recursos naturales existentes en su entorno • Aporten soluciones creativas para revertir la problemática de grupos vulnerables de la

sociedad (ancianos, niños discapacitados o en situación de riesgo, madres adolescentes, jóvenes excluidos del sistema escolar, etc.).

• Eleven la calidad de vida de las comunidades. • Es importante destacar que el FIDES no considerará proyectos cuya finalidad sea la

capacitación o formación, sin embargo, pueden incluirse actividades de capacitación como acciones en un proyecto cuyos objetivos lo ameriten.

¿Cómo se elabora un proyecto?

Los proyectos son documentos que a través de una metodología, plantean líneas de acción específicas para realizar una actividad, considerando antecedentes, causas, costos, etc. En este caso la actividad puede ser la solución de un problema de la comunidad, la construcción o remodelación de una edificación o estructura, la dotación de insumos para un fin comunitario o social, entre otros.

Existen diversas formas de hacer un proyecto, que varían de acuerdo a la institución u organismo al que se presenten, e incluso de acuerdo al tipo de proyecto (de capacitación, de atención, de mejoras físicas, etc.).

De esta manera, el FIDES recibe proyectos presentados bajo una metodología básica, que puede ser enriquecida con anexos, documentación y/o información adicional de acuerdo a como sea pertinente para cada proyecto específico.

Metodología básica para la elaboración de Proyectos Los proyectos que se presenten al FIDES, deben considerar las pautas descritas en esta

guía, así como acompañar la propuesta con los recaudos exigidos y cualquier otra documentación que sea pertinente para tener una idea mas clara de la intención, desenvolvimiento y resultado del proyecto, o porque representan variables que influyen en la ejecución del mismo.



ESQUEMA DEL PROYECTO

INTRODUCCIÓN Es el esbozo general de la propuesta, donde se realiza una explicación sencilla de lo que se

quiere hacer y debe responder fundamentalmente a estas preguntas: 1.- Qué se quiere hacer y con qué finalidad. 2.- Dónde se va hacer. Localización geográfica. 3.- Cómo se va hacer. Medidas administrativas, financieras y técnicas que se han de tomar

para llevar adelante el proyecto. 4.- Cuándo debe hacerse. Proceso o etapas para su realización. 5.- Cómo se va a costear. Fuente y monto de los recursos. 6.- Quién o quiénes lo van a hacer. Distribución de las responsabilidades de ejecución. 7.- Quién lo va a dirigir, coordinar o supervisar. Distribución de las responsabilidades de la

dirección. Debe dar la idea general del proyecto, situándolo en referencia a un entorno físico, social, cultural, etc. Ejemplo:

“Esta propuesta pretende cubrir las actuales necesidades de suministro de agua a 24 viviendas del callejón América, Sector 19 de Abril, de la ciudad de Guarenas, a través de la construcción de un tanque de 100.000 litros para agua potable, en una zona adecuada del sector, que será surtido por una conexión al ramal principal del acueducto municipal.

La construcción de este tanque se realizará con recursos financieros del FIDES, apoyados en el plan de obra civil contenido en este proyecto, elaborado por la firma constructora “GS Ingeniería” a petición de la Asociación de Vecinos del Sector 19 de Abril.

La construcción de este tanque es una necesidad inmediata del sector, dado que el suministro de acueducto no posee la capacidad suficiente para surtir a 24 familias, las cuales se ven obligadas a mantener pipotes de agua que son llenados con agua acarreada de las zonas mas bajas del barrio. Esto, además de ser una inconveniencia, representa un riesgo de salud dado lo inadecuado del sistema de almacenamiento de agua que se ven obligados a utilizar estas familias, pues no garantiza un grado mínimo de potabilidad.

Por otra parte y de acuerdo a los estudios realizados por la Dirección de Ingeniería Municipal y la firma “GS Ingeniería”, el diseño de conexión del tanque al actual sistema de acueducto, permitirá reforzar la eficiencia del mismo; lo que redundará en un beneficio adicional para la zona.

El costo total del proyecto, es de ocho millones cuatrocientos cincuenta mil bolívares (Bs. 8.450.000ºº) lo que incluye el costo de los materiales del tanque y de las conexiones necesarias, el acondicionamiento del terreno y la mano de obra.

Para la ejecución del proyecto, participarán como mano de obra personas de la zona con experiencia en el área, y que representan el cofinanciamiento del proyecto por parte de la comunidad. Así mismo, la firma “GS Ingeniería” será la encargada de dirigir las obras y la Dirección de Ingeniería Municipal se encargará de la supervisión e implementación. Así mismo se formará una comisión integrada por un miembro de la Asociación de Vecinos, un funcionario de la Alcaldía y un ingeniero civil voluntario, para ejecutar la Contraloría Social del proyecto.

Por último, solo queda señalar que este proyecto beneficiará de manera inmediata a 115 personas que integran las 24 familias; y reforzará la eficiencia del sistema de acueducto en el sector; por lo que consideramos que es una inversión mínima con un máximo rendimiento que esta sobradamente justificada.

DATOS DE LA ORGANIZACIÓN CIVIL O COMUNIDAD BENEFICIARIA DEL PROYECTO

• Nombre de la Organización Civil y/o Localidad y ubicación exacta o Nombre de la Organización Civil y/o Localidad o Ubicación exacta o Datos de registro o Tiempo de creada o Proyectos realizados y experiencia en el área de aplicación del proyecto

presentado • Identificación de las personas que integran la organización civil con:

o Apellidos, nombres, fechas de nacimiento y C.I. o Nivel de formación



o Experiencia en el área de aplicación del proyecto o Responsabilidad en la ejecución del proyecto

• Dirección y teléfono de la organización

DATOS DEL PROYECTO

Nombre del Proyecto Debe contener la esencia de lo que se espera hacer y coincidir con el objetivo del mismo.

Contexto, Antecedentes y Justificación del Proyecto Contexto: Se hace una descripción del área física, la situación socio – económica de la

comunidad en la cual se ejecutará el proyecto, y la naturaleza del problema que se pretende abordar.

Antecedentes y Justificación: Se debe relatar los elementos que orientaron la idea, qué originó el proyecto, la necesidad, quiénes se beneficiarán de él, cómo se sostendrá el proyecto en el tiempo, la experiencia de la Organización para ejecutar el proyecto y cualquier otra información referencial pertinente

Población Beneficiaria: Debe especificarse de manera precisa cuál es el grupo beneficiario directo e indirecto de

la ejecución del proyecto, caracterizándolo geográficamente, por grupos de edad, por condiciones de salud, nivel de asistencia, condición ocupacional, situación de riesgo (físico, social, psicológico), etc.

Objetivos Generales Consiste en plasmar el o los objetivos generales que aspira lograr la Organización con el

proyecto, así como el resultado final esperado con la ejecución en función de la relación de este con la necesidad planteada inicialmente

Objetivos Específicos Son el conjunto de respuestas a los diferentes aspectos del problema; guardan relación

directa con el Objetivo General y se derivan del mismo.

METAS DEL PROYECTO En este punto deben expresarse con suma precisión y de manera cuantitativa los

resultados que se esperen. Como regla general, están relacionadas con los objetivos específicos, deben ser mesurables y representar una cantidad de alguna variable. Así mismo debe indicarse en cuanto tiempo se espera cumplir cada meta.

Actividades Son todas las acciones que se desarrollarán en el proyecto para dar cumplimiento a cada

uno de los Objetivos Específicos.

Las actividades son de: Iniciación, Desarrollo, Culminación y Evaluación.



Plazo de Ejecución. Cronograma Debe establecerse el tiempo que estima la Organización Civil para ejecutar el Proyecto.

Deben especificarse fechas de inicio y culminación, así como períodos parciales estimados para la ejecución de objetivos específicos y/o acciones. Es recomendable utilizar tablas y diagramas.

OBSERVACIONES Debe dejarse un espacio para que quien revise el proyecto coloque sus observaciones si las hubiere Presupuesto

Deben expresarse los recursos que se utilizarán para la ejecución del proyecto; en forma de tablas, estableciendo cantidad, unidades, descripción, especificaciones, perfil, costo, precio, etc., de acuerdo al tipo de recurso según sea material, financiero, humano u otro. Deben acompañarse cotizaciones, ofertas económicas, de servicio, etc.

Es importante especificar cuanto del presupuesto (con las definiciones pertinentes) será aportado por la Organización; que debe ser al menos del 0,5% del total del proyecto; ya sea en dinero, prestación de servicios, mano de obra, etc.

Por otra parte, se puede destinar hasta un 5% del monto total del proyecto para financiar la formulación y elaboración del mismo.

DOCUMENTOS A ANEXAR 1. Copia del Acta Constitutiva de la Organización Civil debidamente actualizada y

registrada; anexando cualquier modificación realizada. 2. Copia de la cédula de identidad de los Directivos / Representantes de la Organización

Civil, Asociación de Vecinos u ONG. 3. Copia de RIF de la asociación civil u ONG. 4. Croquis de ubicación de sitio donde se ejecutará la obra / proyecto. 5. Original y copia del Proyecto 6. Presupuestos de obras, de insumos y/o servicios. 7. Firmas de aprobación de la comunidad beneficiaria para proyectos de comunidades

organizadas. 8. Para Asociaciones vecinales, acta de aprobación de la ejecución del proyecto por parte

de la Junta Directiva de la misma 9. Aprobación del Consejo Local o Estadal de Planificación de Políticas Públicas

respectivo. (Para proyectos presentados directamente al FIDES, no presentados a Gobernaciones o Alcaldías)



CONSIDERACIONES FINALES

• El FIDES financia los proyectos a través de fondos de fideicomiso con instituciones bancarias, cuyos beneficiarios son las Gobernaciones o Alcaldías respectivas. El avance de recursos a la sociedad civil, por parte del banco fiduciario, deberá contar con el visto bueno de un representante autorizado de la comunidad organizada, asociación vecinal u organización no gubernamental que haya presentado el proyecto aprobado.

• En los casos en que las ONG presenten directamente proyectos al FIDES, el beneficiario del fideicomiso será directamente la ONG, siempre y cuando el monto del proyecto no supere la cantidad equivalente a 4500 unidades tributarias. (Esta consideración esta actualmente en estudio)

• Los recursos destinados al financiamiento de proyectos, que resulten de utilidad particular para un grupo comunitario y generen ganancias, son considerados retornables, es decir, deben ser devueltos por las comunidades organizadas, asociaciones vecinales, u ONG´s, al banco fiduciario con el que se suscriba el fideicomiso, en un plazo y tasa de interés preferenciales, que serán establecidos por dicha entidad, previa aprobación del FIDES. (Esta consideración esta actualmente en estudio)

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