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Manual del Usuario – Ofertas en línea 1 INTELCOST - MANUAL DEL USUARIO OFERTAS EN LINEA – EVENTOS DE PARTICIPACIÓN ABIERTA CUENTA DE PROVEEDOR Dirigido a: Oferentes CONTENIDO Acceso a la Herramienta Pág. 2 Panel del Sistema Pág. 3 Acceso a Ofertas en línea Pág. 4 Información General Cronograma de Ofertas Pág. 5 Pág. 6 Contenido de Ofertas Visita de Obra Pág. 7 Pág. 7 Información solicitada al oferente Pág. 8 Mensajes Pág. 8 Guardar o Enviar Oferta Pág. 9 Confirmación oferta enviada Pág. 9 Administrar Cuenta Pág. 10 Cambiar contraseña Pág. 10 Contacto Mesa de Ayuda / Soporte Pág. 11

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Manual del Usuario – Ofertas en línea

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INTELCOST - MANUAL DEL USUARIO OFERTAS EN LINEA – EVENTOS DE PARTICIPACIÓN ABIERTA CUENTA DE PROVEEDOR

Dirigido a: Oferentes

CONTENIDO

Acceso a la Herramienta Pág. 2

Panel del Sistema Pág. 3

Acceso a Ofertas en línea Pág. 4

Información General

Cronograma de Ofertas

Pág. 5

Pág. 6

Contenido de Ofertas

Visita de Obra

Pág. 7

Pág. 7

Información solicitada al oferente Pág. 8

Mensajes Pág. 8

Guardar o Enviar Oferta Pág. 9

Confirmación oferta enviada Pág. 9

Administrar Cuenta Pág. 10

Cambiar contraseña Pág. 10

Contacto Mesa de Ayuda / Soporte Pág. 11

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ACCESO A LA HERRAMIENTA

Cada vez que un evento de participación abierta es publicado su compañía podrá

consultar el mismo accediendo al sistema. Si ya cuenta con un usuario y contraseña

simplemente debe loguearse en https://intelcost.com/intelcost/. Si es la primera vez

que tiene acceso a la herramienta puede acceder al link y utilizar la opción

REGISTRARME:

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Al dar click en REGISTRARME el sistema le pedirá los datos básicos de identificación:

Al dar click en el botón verde una vez se hayan diligenciado los datos le llegará a su

correo electrónico un usuario y contraseña temporal para ser cambiada. Si su

compañía ya figura registrada no podrá volverse a registrar, si tiene inconvenientes

con el registro puede enviarnos un correo electrónico a [email protected].

El acceso estándar para usuarios del sistema tiene con los siguientes datos:

Usuario: Correo electrónico

Contraseña: La asignada temporalmente por el sistema (incluida en el mensaje

de invitación)

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PANEL DEL SISTEMA

Una vez se accede con los datos indicados en la sección anterior el Sistema le

mostrará el panel para acceder a los diferentes módulos del sistema, incluyendo los

eventos de participación abierta.

Procesos competitivos abiertos: Con el fin de adelantar procesos de cotizaciones en línea, la herramienta surge como una solución que permite un sistema seguro, transparente y efectivo de comunicación entre comprador y vendedores. La firma compradora publica sus procesos de compra y contratación on line (RFI-RFQ – RFP), invitando a cualquier persona que acceda al sistema para que pueda consultar a Información inherente a un proceso.

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MÓDULO OFERTAS – PROCESOS COMPETITIVOS ABIERTOS

Dando click en el ícono ¨Eventos Participación Abierta” se accede al aplicativo.

Posteriormente la herramienta WEB da las siguientes soluciones:

✓ Sistema de mensajería en línea entre

el comprador y los proveedores. ✓ Envío de información y sus ofertas

según la necesidad del comprador. Trazabilidad para el comprador en cuanto a evaluación y selección de ofertas para adjudicación.

✓ Facilidad para tener la administración, control y el manejo de cada requerimiento de compra o contratación que una empresa realice.

El sistema está estructurado por “Ofertas”, las cuales hacen referencia a eventos,

estas pueden ser consultadas y validar su status en línea. Dando click en el ícono de

la columna “Acceder” se accede al listado de ofertas a las que su compañía ha sido

invitada, o que tenga disponible como procesos competitivos abiertos:

Posteriormente dando click en el No. De “Id” ubicado en la primera columna del

listado, se accede a la información completa de la Oferta. Se recomienda maximizar

la ventana para trabajar de manera adecuada.

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INFORMACIÓN GENERAL

Identificación Menú

Corresponde a la información básica del evento, que describe su objeto, descripción

y responsable.

CRONOGRAMA DE OFERTAS - EVENTOS

Identificación Menú

El cronograma de una oferta es clave para participar el la misma, el mismo se

específica en la herramienta y el tiempo restante en días, horas minutos y segundos

para que caduque una oferta, esta información se muestra constantemente en una

consola de tiempo (conteo regresivo) ubicada en la parte superior derecha. Es

importante tener en cuenta que una vez que se cierra una oferta, la misma no

permite enviar respuestas. Asegúrese de enviar su respuesta antes del tiempo

indicado.

El sistema siempre muestra un cronómetro regresivo indicando el tiempo en días,

horas, minutos y segundos, que resta para que el evento caduque:

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CONTENIDO

Identificación Menú

En este capitulo de las ofertas se tiene acceso a los archivos anexos que ha cargado

la empresa compradora como parte de los documentos informativos para el proceso

de compras o contratación. Se descargan con la opción “Ver” o masivamente se

pueden descargar con la opción “Bajar en .ZIP”

VISITA DE OBRA / REUNIÓN ACLARATORIA

Identificación Menú

En este capitulo se indica si el comprador tiene programada una visita de obra o

reunión aclaratoria sobre el evento, especificando los detalles de la misma y la

obligatoriedad.

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INFORMACIÓN SOLICITADA

Identificación Menú

Corresponde a la información que el comprador solicita a los oferentes para que sea

cargada por parte de los mismos. Por ejemplo: ofertas técnicas, comerciales, cartas

de compromiso, pólizas solicitadas, etcétera. La misma puede ser definida como

obligatoria o no obligatoria y puede estar clasificada por sobres:

Para cargar los archivos se debe usar el botón “Clic aquí para cargar archivos” y buscar

en el escritorio el anexo previamente guardado en el computador. Puede utilizar

“Cargar Archivos” para grabar parcialmente.

MENSAJES

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A través de la opción “Crear Mensajes” se puede enviar comunicados y anexos al

comprador en cualquier momento. Asimismo, en el “Buzón de Entrada” se tiene

acceso a todos los mensaje recibidos por parte del comprador. En el botón “Historial”

se tiene visibilidad total tanto de los mensajes enviados como recibidos.

SUBIR ARCHIVOS – ENVIAR OFERTA

Con la funcionalidad “Cargar archivos” puede ir cargando los archivos anexos e ir

trabajando en el proceso.

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Al dar click en la opción”CLICK AQUÍ PARA CARGAR EL ARCHIVO” podrá seleccionar

un documento:

Al usar la opción EXAMINAR y ubicar el archivo requerido el sistema le mostrará el

preview del archivo seleccionado:

Usando la opción SUBIR ARCHIVO el sistema lo cargará, si requiere cargar varios

documentos debe subir un archivo comprimido, preferiblemente .zip.

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Al cargar un documento lo podrá consultar posteriormente dando click en la opción

“Descargar” que encuentra en la columna de la derecha. Si lo requiere reemplazar

nuevamente puede hacerlo con la opción “Clic aquí para cargar el archivo”

La opción “Enviar Oferta” indica que se notificará al comprador que su empresa ha

participado en el proceso, cabe resaltar que el comprador solo tendrá acceso a las

ofertas una vez se haya cerrado el cronograma del proceso. Le recomendamos no

dejar para último momento el envío de su oferta para evitar inconvenientes. De igual

manera, si requiere cambiar un anexo previamente enviado, puede hacerlo

reemplazándolo en el sistema siempre y cuando el proceso aun esté publicado, es

decir que la fecha y hora de cierre del evento aun esté en el futuro.

La opción “Declinar Oferta” está disponible para cuando su compañía no vaya a

participar en el evento, y de esta manera notifica oficialmente al comprador.

OFERTA ENVIADA – ESTADO DE ENVÍO

Mientras no haya enviado su oferta el sistema le indicará en la parte superior del

evento lo siguiente:

Una vez haya enviado su oferta esta cambiará de “Estado de envío” y al consultarla,

verá en la casilla el mensaje Oferta Enviada, el cual indica que en el sistema se cargó

y envió de manera correcta la información que previamente fue adjuntada.

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ADMINISTRAR MI CUENTA

Al acceder al ícono “Mi Empresa” podrá acceder al formulario de proveedor, con el fin de contar con sus datos actualizados y hacer parte de la Red de proveedores de Intelcost.

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CAMBIAR CONTRASEÑA

En mi cuenta, dando click en “Perfil” tendrá la la opción para cambiar su contraseña. Con la opción “Cambio de Contraseña”. De esta manera podrá generar un nuevo password personal de acceso al sistema.

Si se requiere recuperar la contraseña o fue olvidada se puede hacer a través de la opción “¿Has Olvidado tu contraseña?” en la página de inicio. El sistema solicitará el correo de usuario y reenviará la contraseña al correo respectivo.

MESA DE AYUDA Y SOPORTE

Puede usar nuestro chat en vivo una vez conectado, el cual lo ubica en la parte inferior

derecha del sistema:

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Nota: Recuerde que si tiene algún problema o duda nuestra mesa de ayuda esta

disponible para dar el soporte requerido. PBX: +57 7731612 Cel: +57 3228321984,

Mail: [email protected].