Introducció i guia ràpida de l’aprovació de la despesa
description
Transcript of Introducció i guia ràpida de l’aprovació de la despesa
Disseny, desenvolupament i implantació d’un sistema nou d’informació de la gestió econòmica i financera a la Universitat de Barcelona
Introducció i guia ràpida de l’aprovació de la despesa
Barcelona, 14 de juny de 2011
2
1 Introducció a l’autorització de la despesa
1.1 Introducció
1.2 1 acció – 2 canals
1.3 Detalls de la delegació
2 Guia ràpida de l’aplicació d’autorització de la despesa
2.1 Accés a l’aplicació
2.2 Funcions comunes per a totes les pestanyes
2.3 Reserva, autorització i disposició
2.4 Obligacions
2.5 Modificacions de crèdit
2.6 Notes de càrrec
3 Consultes, suggeriments i incidències
0 Índex de continguts
3
• El projecte Atenea Ecofin consisteix en la implantació d’un sistema de gestió econòmica basat en l’aplicació SAP.
• El sistema d’aprovació de la despesa es basa en la confirmació d’una pregunta del sistema sobre l’acció d’autoritzar.
• L’autorització s’executa prement un botó d’una pantalla del sistema de gestió (SAP) o de la nova aplicació d’autorització de la despesa, que s’allotja a la intranet.
• La necessitat d’autoritzar resulta del procediment de tramitació.
• La persona que autoritza la despesa és, per definició, la persona responsable del crèdit.
• Com que es tracta d’un document intern de la Universitat de Barcelona, la seguretat de l’acció d’autoritzar la garanteixen:
o El sistema informàtic: pel que fa tant a l’accés com al control d’autoritzacions per manipular la base de dades.
o El disseny funcional definit en el projecte: pel que fa a qui és l’actor que actua en cada cas.
o El NIF de l’usuari de la intranet que fa l’acció d’autoritzar o de rebutjar queda enregistrat en la base de dades del sistema informàtic. El nom i els cognoms associats al NIF s’extreuen del mestre de creditors. registre electrònic que substitueix la signatura manuscrita que fins ara es feia.
1.1 Introducció a l’autorització de la despesa
4
1.2 Una acció, dos canals d’execució
• Com a norma general, els responsables dels centres gestors i projectes fan l’autorització de la despesa a través de la intranet. Sinó ho fa el responsable delegat.
Creació del document pressupostari (expedient comptable)
Creació del document pressupostari (expedient comptable)
Adjunció de la documentació
Adjunció de la documentació
Autorització de la despesa
Autorització de la despesa
Validació de l’autorització
Validació de l’autorització
FiFi
Gestors administratius
Gestors administratius
Delegat del responsable del crèdit (gestor administratiu)
Control Intern
Responsable del crèdit (nominal) Autorització
de la despesa
Autorització de la despesa
Documentació justificativa de la despesa (PDF)
Documentació justificativa de la delegació, en general
Formulari amb les dades SAP imprès i signat manualment pel responsable nominal
Necessitat de despesa
Ordinària
1º - Circuit Comanda (AD)1º - Circuit Comanda (AD)
2º - Circuit Factura (O)2º - Circuit Factura (O)+
P. Ex. > 18.000 EUR
Exe
mp
le
5
La delegació de l’autorització permet que els responsables del crèdit deleguin l’acte informàtic d’autorització a un gestor administratiu, però no és pas una delegació de la responsabilitat del càrrec.
• La delegació s’aplica en un sentit ampli, no per a un document, un projecte o un centre de cost concrets, sinó per a tot.
• La delegació implica que el responsable del crèdit:
• Signi un document que ho autoritza.
• Signi cada document pressupostari
• Aquests dos document (en suport electrònic o en paper) forma part de l’expedient.
• L’autorització delegada queda enregistrada com a dada de l’expedient.
• La persona delegada que rep l’autorització només pot ser un usuari del sistema informàtic SAP (no del web) i no pot, al seu torn, tornar a delegar l’acció en algú altre.
• Si escau, una persona que hagi delegat a una altra pot continuar autoritzant via la intranet.
1.3 Detalls de la delegació del acte informàtic
2.1 Guia ràpida: accés a l’aplicació
6
http://intranet.ub.eduhttp://intranet.ub.edu
44444444f
2.2 Guia ràpida: funcions comunes per a totes les pestanyes
Identificació del teu nom i NIFIdentificació del teu nom i NIF
7
Per seleccionar tots els documents
d’aquesta pestanya
Per seleccionar tots els documents
d’aquesta pestanya
Per seleccionar només aquest document
Per seleccionar només aquest document
Document següentDocument següent
Botons per autoritzar o rebutjar la despesa, que
prèviament has seleccionat
Botons per autoritzar o rebutjar la despesa, que
prèviament has seleccionat
Quatre pestanyes on hi ha els quatre tipus de documents diferents
Quatre pestanyes on hi ha els quatre tipus de documents diferents
Botó per actualitzar les dades. Quan fa una bona estona que
estàs connectat al sistema, convé comprovar que no hi
hagi documents nous
Botó per actualitzar les dades. Quan fa una bona estona que
estàs connectat al sistema, convé comprovar que no hi
hagi documents nous
Document amb dues línies de posició
Document amb dues línies de posició
Reenviament: indica Sí en cas que la despesa aparegui per segon cop
Reenviament: indica Sí en cas que la despesa aparegui per segon cop
2.3 Guia ràpida: reserva, autorització i disposició
8
Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament
pel gestor administratiu
Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament
pel gestor administratiu
Documents ordenats per fase (reserva > autorització > disposició)
i per data
Documents ordenats per fase (reserva > autorització > disposició)
i per data
Botó per accedir als detalls de la comanda per a les D8 (AD amb comanda menor) i D9 (D amb
comanda no menor)
Botó per accedir als detalls de la comanda per a les D8 (AD amb comanda menor) i D9 (D amb
comanda no menor)
2.4 Guia ràpida: obligacions
9
Documents ordenats per fase i per dataDocuments ordenats per fase i per data Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament
pel gestor administratiu
Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament
pel gestor administratiu
Document PDF escanejat de la
factura corresponent
Document PDF escanejat de la
factura corresponent
Fase pressupostàriaFase pressupostària
Tipus d’IVATipus d’IVA
44444444f
2.5 Guia ràpida: modificacions de crèdit
10
Documents ordenats per fase i per dataDocuments ordenats per fase i per dataDocument PDF que justifica la despesa, annexat prèviament
pel gestor administratiu
Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament
pel gestor administratiu
Línia emissora del pressupostLínia emissora del pressupost
Línia receptora del pressupostLínia receptora del pressupostLa persona que autoritza és responsable
del projecte o centre gestor a l’origen
La persona que autoritza és responsable del projecte o centre gestor a l’origen
44444444f
44444444f
2.6 Guia ràpida: notes de càrrec
11
Documents ordenats per fase i per dataDocuments ordenats per fase i per data
Línia emissora del pressupostLínia emissora del pressupost
La persona que autoritza és responsable del projecte o centre gestor a l’origen
La persona que autoritza és responsable del projecte o centre gestor a l’origen
Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament
pel gestor administratiu
Document PDF que justifica la despesa, annexat prèviament
pel gestor administratiu
Línia receptora del pressupostLínia receptora del pressupost
3 Consultes, suggeriments i incidències
• En l’apartat de «Gestió Gestió Econòmica» de la intranet podreu trobar:
o Introducció i guia ràpida en PowerPoint.
o Formulari per sol·licitar la delegació d’autorització a un gestor administratiu.
12
o Formulari per sol·licitar un canvi de responsable de centre de cost, centre gestor o projecte.
o Formulari per sol·licitar l’alta, la baixa o la modificació d’un usuari amb llicència per accedir al nou sistema informàtic.
3 Consultes, suggeriments i incidències
13
•Incidències tècniques, dubtes, consultes i suggeriments: Tel. 93 402 16 87, web: www.ub.edu/iub o bé: