INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

La administración

El éxito o fracaso de las instituciones, ya sean de bienes o servicios, públicas o

privadas, con o sin fines de lucro, depende de la administración y las herramientas

administrativas que se utilicen para lograr los objetivos institucionales.

Al considerar la profesión de enfermería en este mundo globalizado, se puede

percibir cómo el papel de la enfermera ha evolucionado gracias a la

profesionalización y el interés cada vez mayor por estar preparadas y ocupar

puestos gerenciales; para lograrlo se debe contar con herramientas sólidas que

faciliten el desempeño y, por esta razón, es necesario poseer un amplio

conocimiento sobre administración, así como sobre el papel del administrador.

Definiciones de administración

A continuación se muestran algunas definiciones que sobre este término han

realizado diversos autores.

Peterson y Plowman. Una técnica por medio de la cual se determinan,

clasifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano

particular.

Koontz y O. Donnell. Es la dirección de un organismo social y su

efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a

sus integrantes.

George R. Terry. La administración consiste en lograr un objetivo

predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno.

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Henry Fayol. Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y

controlar.

Reyes Ponce. Es un conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima

eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social.

Massie y Douglas. Proceso mediante el cual un grupo de personas dirige

las acciones de otras para alcanzar objetivos comunes.

Kreitner. Proceso de trabajar con otras personas para alcanzar con

eficiencia objetivos organizacionales, gracias al uso eficiente de recursos

limitados en un ambiente variable.

Silk. Coordinación de todos los recursos a través de los procesos de

planear, organizar, dirigir y controlar, para alcanzar objetivos establecidos.

Elementos del concepto administrativo

Al analizar las definiciones expuestas se observan puntos en común:

Objetivo. La administración siempre estará enfocada en lograr fines o

resultados. El mayor desafío del administrador es alcanzar los objetivos de

manera eficiente y eficaz.

Eficiencia. La administración hace uso de los recursos en una medida de

proporción entre los recursos utilizados y los resultados obtenidos.

Grupo social. En donde exista un grupo social, sea cual fuere su razón de

ser, existirá la administración; el reto es lograr que este grupo se mantenga

y perdure.

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Colaboración del esfuerzo ajeno. La administración consiste en lograr

que las personas cumplan con las tareas asignadas para lograr los

objetivos trazados.

Coordinación de recursos. Para administrar se requiere combinar,

sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de

un bien común.

Características de la administración

La administración tiene características particulares, mismas que la diferencian de

otras disciplinas; considere algunos de esos rasgos.

Universalidad. A la administración se le confiere el carácter universal, ya

que está presente en donde exista un grupo social; es evidente cómo en las

últimas décadas se han implementado técnicas orientales en occidente con

excelentes resultados.

Unidad temporal. El proceso administrativo es único y dinámico, sus

diferentes etapas se presentan de forma alternada en la vida de una

organización.

Especificidad. Son sus características las que le confieren este carácter

específico, porque si bien se retroalimenta de otras áreas del conocimiento,

el proceso administrativo es único.

Interdisciplina. La administración es afín a todas las disciplinas, ciencias y

técnicas relacionadas con el aprovechamiento óptimo en el trabajo.

Flexibilidad. Los principios administrativos son flexibles, ya que se pueden

aplicar en diferentes grupos sociales.

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Unidad jerárquica. La administración precisa de una unidad de mando

para el logro de sus objetivos.

Importancia de la administración

Debido a lo antes expuesto cabe concluir que la importancia de la administración

radica en que:

Se aplica a todo tipo de empresa u organismo social.

El éxito o fracaso de una organización está en manos de la práctica

administrativa utilizada.

La productividad y la eficiencia de cualquier organismo dependen de

manera directa de la administración.

La práctica administrativa eficiente proporciona a la organización bases

sólidas y firmes para un desarrollo sustentable.

En los organismos macro es indiscutible y esencial el uso constante de la

práctica administrativa técnica o científica.

En la pequeña y mediana empresas la aplicación de una efectiva

administración indica el camino a seguir en un ambiente globalizado.

Simplifica y hace más eficiente el trabajo mediante establecer principios,

métodos y procedimientos que permiten lograr mayor rapidez y efectividad.

Por sus principios es una herramienta que ayuda al desarrollo de los

países, ya que optimiza el aprovechamiento de los recursos, mejora las

relaciones humanas y proporciona múltiples connotaciones en diversas

actividades del hombre.

La naturaleza de la administración, ¿ciencia, arte o técnica?

En cuanto a su finalidad, la administración no usa de forma rigurosa la

observación y el análisis absolutamente objetivos y exactos, por el contrario,

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posee un carácter multidisciplinario que permite analizar situaciones complejas e

imprevisibles (producto del contexto por lo general indefinido y mal estructurado),

donde las medidas precisas son de uso limitado. De modo que se inclina más a

experiencias particulares y situacionales, como una práctica irrenunciable y que a

través de la aplicación de diversas funciones, principios, propósitos y

procedimientos, permite la actividad y el desarrollo de las organizaciones.

El siguiente cuadro comparativo nos ayudara a examinar más a detalle esta

estrecha relación.

Por otra parte, se considera técnica a la forma de hacer determinadas actividades,

pues se utilizan métodos para lograr determinados objetivos donde se opera

(ejecuta) y transforma sin dar explicación alguna por medio de procedimientos,

normas y reglas.

En cuanto al arte, la administración pone en juego valores que el administrador

debe advertir y hacia los cuales tender su acción, es decir, su razonamiento no

siempre se apega a las exigencias de la pura racionalidad científica, sino que debe

ser creativo en el sentido de tener la habilidad práctica para aplicar los

conocimientos de la ciencia donde el arte hace presencia en la forma de tomar

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decisiones dentro de una organización. Por consiguiente, la administración es en

parte ciencia, arte y técnica.

Como ciencia es un conjunto sistemático de conocimientos sobre la manera de

actuar en determinadas circunstancias, arte en la habilidad práctica para aplicar

los conocimientos de la ciencia y técnica porque utiliza procedimientos para

obtener resultados.

Importancia de la administración en enfermería

La actual es una época de cambios en enfermería con la profesionalización, pues

la enfermera de hoy se preocupa por alcanzar mayores niveles curriculares que le

permitan desarrollarse y ocupar otros puestos. El estudio de la administración es

de suma importancia para el profesional vigente, no sólo en la búsqueda de

puestos gerenciales, sino también para facilitar la aplicación del proceso de

enfermería, ya que ambos presentan semejanzas en su aplicación.

En cuanto a los niveles gerenciales se puede destacar que hay instituciones cuyo

perfil para administrador de guarderías, clínicas, etc., requiere licenciados en

enfermería y dichos puestos no son ocupados por enfermeras quizá por falta de

preparación administrativa; de ahí que se resalte la importancia en el estudio de la

administración en esta profesión.

El administrador

Si el motor que mueve a una organización hacia el éxito o fracaso es la práctica

administrativa, entonces el papel del administrador es fundamental para el logro

de los objetivos organizacionales. Para que dicho papel sea desempeñado en

forma eficaz se requieren conocimientos y habilidades tanto teóricas como

conceptuales y un amplio sentido humanista, lo que permitirá dirigir una

organización de manera eficiente y eficaz para el logro de los objetivos trazados.

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En consecuencia, el administrador eficaz aplicará de forma simultánea las cuatro

funciones básicas administrativas, que son planear, organizar, dirigir y controlar

los recursos disponibles.

Niveles organizacionales

Chiavenato clasifica el lugar que ocupan los administradores dentro de una

organización en tres niveles y cada uno de ellos requiere habilidades diferentes

por parte del administrador para un desempeño exitoso.

Nivel institucional. Es el nivel más elevado dentro de la organización y el

que está en contacto con el ambiente externo, por tanto, recibe las

presiones del mismo y el efecto de los cambios. Participa de forma directa

en la toma de decisiones a través de las juntas de administración.

Nivel intermedio. Se encuentra entre los niveles institucional y operativo, y

funciona como la capa amortiguadora que recibe las decisiones tomadas en

el nivel institucional y las convierte en tácticas a nivel operacional. Interpreta

la misión y la visión institucional y las convierte en líneas de acción para ser

ejecutadas en el nivel operacional.

Nivel operacional. Es el nivel más interno de la organización y en el

organigrama está representado en el nivel inferior; tiene contacto directo

con la operación y es responsable de que se ejecuten las actividades

necesarias para llevar a cabo procedimientos de trabajo diseñados para el

logro de los objetivos.

La siguiente figura muestra como se representan los niveles organizacionales.

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En enfermería estos niveles pueden estar representados como se muestra en el

siguiente cuadro, con diferentes nombres según el organigrama institucional.

Habilidades del administrador

Si se toman como referencia los niveles organizacionales, las habilidades que el

administrador debe desarrollar en cada nivel se pueden clasificar en técnicas,

humanas y conceptuales.

Habilidades conceptuales. Se trata de la habilidad para la formulación de

ideas, relaciones abstractas, desarrollar nuevos conceptos, resolver

problemas de forma creativa; están relacionadas de manera directa con el

pensamiento y el razonamiento. Al representar las capacidades cognitivas

más sofisticadas, estas habilidades deben permitir al administrador

interpretar la misión y visión institucionales, así como tener la capacidad de

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aprovechar oportunidades y fortalezas que, en consecuencia, disminuyan

los efectos de las amenazas y debilidades.

Habilidades humanas. Se refieren a la capacidad para dirigir, motivar y

coordinar personas. Requieren un alto conocimiento del comportamiento

humano, mismo que va a permitir al administrador la resolución de

conflictos, el trabajo en equipo y el desarrollo personal.

Habilidades técnicas. Es la habilidad que debe poseer el gerente para

utilizar los procedimientos, técnicas y conocimientos. Involucra el

conocimiento y la experiencia en determinados procesos, técnicas,

materiales y equipo, propios del área de trabajo. También se puede definir

como el conjunto de conocimientos especializados y la capacidad de

ejecución de técnicas relacionadas con el trabajo y los procedimientos para

llevarlas a cabo.

El siguiente diagrama muestra las tres habilidades del administrador y su relación

con los niveles correspondientes

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Habilidades administrativas en enfermería

El departamento de enfermería cuenta con los tres niveles organizacionales; las

habilidades que se deben desarrollar en cada uno de estos niveles se representan

en el cuadro que se presenta a continuación.

Competencias personales de la enfermera administradora

Si bien es necesario tener habilidades conceptuales, humanas y técnicas, también

se requieren competencias personales para un desarrollo exitoso. Levy Leboyer

define “competencia” como comportamientos que algunas personas dominan

mejor que otras y que las hace más eficaces en una determinada situación. La

enfermera administradora debe desarrollar tres competencias personales que, a la

par de sus habilidades, la llevarán al éxito:

Conocimiento. Se define como todo el conjunto de hechos, conceptos,

información e ideas adquiridos por una persona a través de la experiencia o

la educación en un campo determinado. Desarrollar esta competencia

significa, en primer lugar, estudiar, actualizarse, así como dominar su

campo de acción, y una vez obtenido este conocimiento, transmitirlo y

aplicarlo en dirección de la consecución de objetivos organizacionales. Para

lograr esta tarea se requieren perspectiva y actitud, ya que el conocimiento

por sí solo no es suficiente.

Perspectiva. Se refiere a la capacidad de llevar ese conocimiento a la

práctica, de saber aterrizar las ideas abstractas en líneas de acción. En

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muchas ocasiones se observa a profesionales de enfermería con un amplio

conocimiento, sin embargo, no son capaces de llevarlo a la práctica y todo

ese conocimiento se desperdicia. Si bien conocimiento y perspectiva son

necesarios, se requiere actitud para complementarlos.

Actitud. Es la forma de actuar de una persona, el comportamiento que

emplea el individuo para responder ante diversas situaciones; es el estilo

personal para hacer que las cosas sucedan. El administrador debe tener

una actitud a favor del logro de los objetivos, ser emprendedor, entusiasta,

motivador, innovador, saber aprovechar los recursos a través de una actitud

positiva.

El administrador requiere del desarrollo de estas tres competencias que no

pueden presentarse de manera aislada, sino que deben estar siempre presentes

para tener éxito administrativo.

El profesional de enfermería debe estar atento para conjugar habilidades y

competencias tanto de manera personal como para aprovechar el talento que

tiene a cargo. En ocasiones hay personal de enfermería que ocupa cargos

administrativos con una actitud positiva frente al trabajo pero le faltan

conocimiento y perspectiva; estas personas deben ocupar el primer lugar para la

capacitación y actualización.

Por otro lado, hay individuos que tienen el conocimiento, sin embargo, les hace

falta actitud; en este caso es necesario motivarlos e incentivarlos para aprovechar

ese talento. La clave para lograr el desarrollo de estas competencias está siempre

en manos de la educación.

Guías para el administrador exitoso en enfermería.

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El siguiente grafico muestra algunos rasgos importantes para el administrador que

tiene éxito

Actualización. La enfermera administradora debe estar actualizada, tomar

cursos, asistir a congresos y leer para lograr un desempeño profesional

exitoso.

Visión global. Significa mantenerse constantemente informado acerca de

los cambios que ocurren en el ambiente externo; la enfermera no debe

concentrarse en su área específica de actuación, debe conocer los cambios

que ocurren a su alrededor para ampliar su capacidad de análisis.

Emprendedor. Se traduce en buscar nuevas alternativas de solución, tener

espíritu creativo, innovar, buscar nuevas ideas que pueda aplicar en su

campo de actuación, ser parte de la solución y no del problema.

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Trabajo en equipo. Debe aprender a trabajar en equipo, desarrollar nuevos

métodos que permitan la integración, motivación y un ambiente agradable

de trabajo.

Flexibilidad. La administración en enfermería requiere tratar con un

extenso grupo de personas, desde el equipo multidisciplinario hasta clientes

y proveedores. Al interactuar con toda esta gama de personas, sea flexible

para lograr relaciones humanas armoniosas y creativas.

Negociación. Poner en práctica su capacidad de negociación traerá

múltiples beneficios, aprenda a ser diplomático.

Resolución de conflictos. Desarrollar la capacidad de crear soluciones

desde diferentes intereses para lograr una resolución de conflictos. La

enfermería en su desarrollo diario interactúa con un grupo variado de

personas, por lo que es indispensable aprender a conducir situaciones

difíciles.

Competitividad. La enfermería debe ser cada día más competitiva para

brindar un servicio que satisfaga las expectativas del cliente. Sin importar la

institución para la cual se presten los servicios, se debe ser competitivo con

uno mismo y con su ejercicio profesional.

Eficiencia y eficacia

Druker define eficiencia como “hacer correctamente las cosas” y eficacia como

“hacer las cosas correctas”, en el siguiente cuadro comparativo podemos analizar

este contexto.

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La eficiencia se relaciona con los medios, es la medida de proporción en que se

alcanzan los resultados y los medios utilizados para lograrlos.

La eficacia está relacionada con los fines y propósitos institucionales, es la medida

en que se logran los objetivos.

Eficiencia y eficacia son necesarias e indispensables en la administración exitosa.

La administradora enfermera debe conocer y manejar estos dos conceptos para

lograr la óptima utilización de los recursos y, a su vez, alcanzar los objetivos

trazados; tal es el ideal que se traducirá en excelencia en el desempeño.

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Conclusiones La administración consiste en desarrollar estrategias encaminadas a lograr el buen

desempeño de cualquier organización

La administración es muy importante en la carrera de enfermería por gran cantidad

de motivos por ejemplo nos permite adaptar los recursos a la función del servicio,

mejorar la productividad, organizarse para vencer las limitaciones del ambiente

físico, mejor aprovechamiento de los recursos, te brinda conocimientos sobre

liderazgo, grupos, motivaciones, etc. 

Y que además para lograr el éxito profesional necesitamos desarrollar las

competencias y las habilidades necesarias, sin olvidar que la clave es la

educación, por eso es muy importante estar siempre preparándonos y en

contantes actualización.

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Bibliografía

ALVARADO FALCÓN, ARACELI. Administración y mejora continua en

enfermería. México 2012. Editorial McGRAW-HILL

CHIAVENATO, IDALBERTO. Administración: Teoría, Proceso y Practica.

Bogotá 2011. Editorial McGRAW-HILL

CHIAVENATO, IDALBERTO. Introducción a la Teoría General de la

Administración. México 2006. Editorial McGRAW-HILL

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