Introduccion a Rms

Introducción a RMS Versión 3.1

I

UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 1 de 29

Innttrroodduucccciióónn aa RRMMSS

Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica

Fecha: 02/08/2013 [email protected]

Tabla de contenidos

Introducción a RMS .........................................................................................................................2 Introducción .................................................................................................................................2 Entrada a RMS .............................................................................................................................2 Qué va por el Gestor de Expedientes y qué no ............................................................................2 Filosofía general...........................................................................................................................5

Expedientes vs. documentos presupuestarios...........................................................................5 Tareas en workflow vs. expedientes y documentos .................................................................5 Tramitación conducida por workflow......................................................................................6

Gestión de registros......................................................................................................................7 Creación de expedientes...............................................................................................................8

Crear expedientes basados en AD............................................................................................8 Crear expedientes del resto de tipologías...............................................................................10

El campo CPV....................................................................................................................11 El campo CENTRO GESTOR ...........................................................................................12

Búsqueda de expedientes ...........................................................................................................13 Expedientes creados por Gestión de registros........................................................................13 Expedientes creados por el asistente de apertura de expedientes...........................................14 Detalle de un expediente ........................................................................................................15 Imprimir y exportar el listado.................................................................................................16

Bandeja de entrada de workflow en RMS..................................................................................17 Tareas relativas a expedientes ................................................................................................17 Tareas de creación de documentación....................................................................................20

Adjuntar más documentos de un mismo tipo .....................................................................22 Borrar un documento..........................................................................................................22

Tareas relativas a documentos presupuestarios......................................................................23 Tareas realizadas fuera de la bandeja de entrada de workflow ..................................................23

Modificación de reservas de gestión RY................................................................................23 Creación de ajustes de valor...................................................................................................24 Creación del índice de salida de documentos.........................................................................26

Anexo: digitalizar documentación en formato Acrobat PDF.....................................................27 Configuración inicial..............................................................................................................27 Proceso de digitalización........................................................................................................28


Introducción a RMS

Introducción

En 2006 se puso en marcha un nuevo módulo de Génesis al que se accede de manera

independiente a Génesis. Este nuevo módulo tiene por objeto procedimentar y controlar todas las

fases de la contratación administrativa, cubriendo no sólo las fases presupuestarias, sino también los

actos administrativos que no tienen reflejo contable ni presupuestario, pero son parte imprescindible

del procedimiento de contratación.

El módulo SAP usado se llama genéricamente Record Management System, abreviado

como RMS. La adaptación específica para la UCM recibe el nombre de Gestor de Expedientes.

Entrada a RMS

Para entrar en RMS, abra SAP Logon

Pad y escoja el icono con el título _Gestor

Expedientes_. En el entorno de producción

accederá directamente al menú principal.

Qué va por el Gestor de Expedientes y qué no

Para determinar qué se tramita por el Gestor de Expedientes y qué se tramita directamente

en Génesis, hay que considerar varios aspectos:

Naturaleza del gasto: suministros, servicios, obras …

Uso de centrales de adquisición de suministros y servicios homologados.

Importe del gasto, excluido IVA.

Las normas de ejecución del presupuesto de cada año proporcionan criterios sobre los

aspectos anteriores que ayudan a elegir la tramitación correcta; en los últimos años incluyen

también un cuadro resumen para aquellas tramitaciones que suponen un contrato administrativo que

requiere la intervención de los servicios de Contratación u Obras; en todo caso, las normas de

ejecución no pueden incluir instrucciones específicas sobre el uso de la aplicación informática




Génesis. A modo de ejemplo, para el año 2013, se puede aplicar el siguiente esquema como

referencia de tramitación en Génesis y Gestor de Expedientes:

Obras

o ¿Hay informe del Servicio de Coordinación de Obras y Mantenimiento? ¿Se ha facilitado un código de proyecto de obras (elemento PEP)? Si la respuesta es no, el gasto no se considera una obra, sino un suministro o un servicio y debe determinarse la tramitación con arreglo a los criterios indicados para ellos.

o Si el importe máximo de licitación, excluido IVA, es inferior a 50.000 Euros (NE 2013, Art. 52.1), se tramita por Gestor de Expedientes como un contrato menor de obras, en la opción Gestión de Expedientes -> Apertura de Expedientes .

o Si el importe máximo de licitación, excluido IVA, es igual o superior a 50.000 Euros e inferior a 200.000 Euros (NE 2013, Art. 54.2), se tramita por Gestor de Expedientes como un contrato abierto, restringido o negociado sin publicidad, en la opción Gestión de

Expedientes -> Apertura de Expedientes . o Si el importe máximo de licitación, excluido IVA, es igual o superior a 200.000 Euros e

inferior a 5.000.000 Euros (NE 2013, Art. 54.2), se tramita por Gestor de Expedientes como un contrato abierto no armonizado, en la opción Gestión de Expedientes -> Apertura de

Expedientes . o Si el importe máximo de licitación, excluido IVA, es igual o superior a 5.000.000 Euros (NE

2013, Art. 54.2), se tramita por Gestor de Expedientes como un contrato abierto armonizado, en la opción Gestión de Expedientes -> Apertura de Expedientes .

Suministros y servicios

o Si para la adquisición se acuden a los servicios centrales de suministros a los que la UCM se encuentra adherida, debe tramitarse por el Gestor de Expedientes como un expediente basado en AD (NE 2013, Art. 22.1.c), en la opción Gestión de Registros -> Expediente basado

en AD -> (menú emergente) Crear , salvo que su importe supere 130.000 Euros para la Central de Suministros del Estado o 200.000 Euros para la de la Comunidad Autónoma, en ambos casos excluido IVA.

o Si el importe de la obligación es inferior a 5.000 Euros, excluido IVA, con carácter general no es necesario formalizar contrato ni aportar tres presupuestos (NE 2013, Art. 23.1.a, Art. 23.4.b y Art. 55.1.a). Salvo que el adjudicatario requiera la firma de un contrato, la tramitación se hace por Génesis (ADO de pago centralizado o ADO de Caja Fija).

o Si el importe de la obligación es igual o superior a 5.000 Euros e inferior a 18.000 Euros, excluido IVA, con carácter general no es necesario formalizar contrato aunque sí aportar tres presupuestos, salvo que la empresa adjudicataria forme parte de un acuerdo marco (NE 2013, Art. 23.1.a, Art. 23.1.b, Art. 23.1.d, Art. 23.4 y Art. 55.1.a). La tramitación se hace por Génesis (ADO de pago centralizado).

o Si el importe de la obligación es igual e inferior a 18.000 Euros, excluido IVA, y el adjudicatario exige firmar un contrato, la tramitación se hace por el Gestor de Expedientes como un expediente basado en AD (NE 2013, Art. 22.1.g y Art. 55.1.a), en la opción Gestión

de Registros -> Expediente basado en AD -> (menú emergente) Crear . o Si el importe de la obligación es igual o superior a 18.000 Euros e inferior a 60.000 Euros,

excluido IVA, la tramitación se hace por el Gestor de Expedientes como un expediente negociado sin publicidad (NE 2013, Art. 22.1 y Art. 55.1.b), en la opción Gestión de

Expedientes -> Apertura de expedientes . o Si el importe de la obligación es igual o superior a 60.000 Euros e inferior a 130.000 Euros

(adquisiciones al Servicio Central de Suministros del Estado) o 200.000 Euros (resto de


casos), excluido IVA, la tramitación se hace por el Gestor de Expedientes como un expediente de concurso abierto no armonizado (NE 2013, Art. 22.1 y Art. 55.1.c), en la opción Gestión de Expedientes -> Apertura de expedientes .

o Si el importe de la obligación es igual o superior a 130.000 Euros (adquisiciones al Servicio Central de Suministros del Estado) o 200.000 Euros (resto de casos), excluido IVA, la tramitación se hace por el Gestor de Expedientes como un expediente de concurso abierto armonizado (NE 2013, Art. 22.1 y Art. 55.1.c), en la opción Gestión de Expedientes ->

Apertura de expedientes .

El esquema anterior se puede expresar gráficamente así:




El esquema anterior es un ejemplo cuya validez sólo se puede asegurar para el ejercicio

2013. Deberá revisar las normas de ejecución del presupuesto y el resto de normas de ámbito superior en años posteriores.

Filosofía general

Expedientes vs. documentos presupuestarios

RMS utiliza registros en el sistema que representan expedientes administrativos de

contratación. Un expediente administrativo de contratación comprende todas las actuaciones, tanto

de tipo presupuestario como exclusivamente administrativo, que se llevan a cabo desde el inicio del

expediente hasta la finalización del mismo.

Un expediente administrativo de contratación puede contener (y casi siempre contendrá)

varios documentos presupuestarios (documentos de fases R, A, D y O).

Un expediente administrativo se identifica con un código cuyo formato puede ser

YYYY/012345, donde YYYY representa el ejercicio de inicio del expediente. En ocasiones podrá

encontrar expedientes con el formato YY/0123456 cuya tramitación se inició antes de la puesta en

marcha de RMS y fueron incorporados a éste.

Por el contrario, los documentos presupuestarios tienen identificadores de diez dígitos

numéricos como 1000123456, 2003012345, 3000123456, 4000123456, etc. y nunca incluyen el

ejercicio en su identificador.

Tareas en workflow vs. expedientes y documentos

RMS se basa profundamente en el workflow, que es la parte de SAP que opera con circuitos

de trabajo. Los circuitos de trabajo definen:

dónde y por quién se crean los expedientes,

qué fases contiene la tramitación,

cómo se encadenan éstas, y

cuáles de ellas dan lugar a la finalización del expediente.

Cada paso de ese circuito representa una tarea, algo que tiene que hacer alguien. La tarea

puede ser tramitar una reserva, indicar la fecha de la resolución de adjudicación, registrar facturas



para confeccionar un O, etc. Cuando un usuario accede a su bandeja de entrada de workflow en

RMS y examina las carpetas de workflow asociadas, verá las tareas de las que puede hacerse cargo.

Por otra parte, los documentos presupuestarios también tienen un circuito de workflow, que

define por qué centros y servicios deben pasar hasta el momento de su contabilización. Esto da

lugar a las correspondientes tareas en workflow, que serán visibles para los usuarios que tengan

asignados los permisos correspondientes.

En ambos casos, hay que distinguir claramente que lo que se muestra en el workflow no son

expedientes ni documentos, sino tareas relativas a unos y otros. Por este motivo, es perfectamente

posible que un mismo usuario pueda tener tareas en su workflow relativas a un expediente dado y,

al mismo tiempo, otras relativas a documentos presupuestarios pertenecientes al expediente.

Tramitación conducida por workflow

Puesto que los expedientes tienen un circuito de workflow, que éste define los pasos de la

tramitación en forma de tareas que reciben los usuarios correspondientes en workflow, y que la

realización de una tarea determina la preparación de la siguiente, hay una diferencia fundamental en

la operativa en RMS respecto de la de Génesis:

En Génesis, el usuario debe escoger de entre las opciones de menú la que considere correcta.

Eso le obliga a conocer cada paso del procedimiento, con independencia de que algunos de los

pasos no se puedan ejecutar sin haber concluido correctamente los pasos previos.

Por el contrario, en RMS, es el sistema el que determina qué es lo siguiente que hay que hacer

en un expediente y quiénes deben hacerlo, asignándoles la tarea en workflow, de modo que el

usuario debe limitarse, en la mayoría de los pasos, a seguir las instrucciones indicadas por la

tarea del expediente que tiene en su workflow.

Por excepción a lo anterior, hay algunas tareas relacionadas con expedientes o sus

documentos presupuestarios que se hacen fuera del circuito del workflow. En concreto, los ajustes de valor se acceden desde la ruta de menú SAP Operaciones -> Ajustes de valor , según se explica más adelante.



Gestión de registros

Si quiere crear o visualizar un

expediente del tipo “Expediente basado en

AD”, así como visualizar expedientes de

otros tipos creados con anterioridad a 2011,

debe acceder a través de la ruta de menú

SAP Gestión de registros . Accederá a una

pantalla como la de la imagen inferior,

donde se distinguen varias áreas:

Las áreas importantes son las siguientes:

1. Título de la pantalla: mientras esté visualizando un expediente, podrá acceder al

estado del expediente en el workflow. Podrá ver en qué fase de tramitación está el

expediente y quién o quiénes tienen asignada la tarea de workflow correspondiente.

2. De las diferentes fichas, la utilizada habitualmente y la que tendrá que tener

seleccionada es la titulada Vista basada en roles. La ficha que tenga seleccionada es

la que marca el contenido del área inferior (donde se han destacado los puntos 3 y 4).


3. En la ficha Vista basada en roles encontrará varias carpetas con opciones. La

carpeta Expedientes contiene las diferentes tipologías de expedientes existentes para

el punto de entrada escogido. Puede desplegar o contraer la carpeta pulsando sobre el

triángulo que hay a la izquierda de la misma.

4. Cada una de las líneas dentro de la carpeta Expedientes representa una tipología. La

línea señalada corresponde al expediente basado en AD, el único que se sigue

creando por este procedimiento. Al señalar la línea con el botón derecho del ratón

podrá escoger entre Crear un nuevo expediente de la tipología indicada o Buscar

entre todos los expedientes de esa tipología mediante una selección de filtros.

5. Debajo de la ficha Vista basada en roles está el apartado Historial, donde se

recogen los últimos expedientes y documentos a los que se ha accedido desde el

organizador. El elemento señalado en la imagen representa una entrada en el

historial, en este caso concreto correspondiente a un expediente.

6. La parte derecha de la pantalla es el área de información de un expediente, donde se

pueden ver los documentos presupuestarios que contiene y se tiene acceso a los

atributos del expediente.

7. Cuando se realiza la cumplimentación inicial de los atributos durante la creación del

expediente, es preciso grabar los cambios usando este botón y no el icono estándar

de la barra general de iconos.

8. Además de los documentos presupuestarios dependientes del expediente, hay

atributos con información no presupuestaria del expediente, como fechas, tipo de

tramitación, etc. Para acceder a ellos debe pulsar el botón que se indica en la imagen.

9. Siempre que termine de visualizar un expediente debe cerrarlo con el botón Cerrar,

para evitar que permanezca bloqueado.

Creación de expedientes

Los primeros pasos a seguir para crear un expediente dependen del tipo que quiere crear.

Crear expedientes basados en AD

Para crear un nuevo expediente basado en

AD, lo primero que debe hacer es hacer clic con el

botón derecho del ratón en la línea correspondiente

dentro de la carpeta Expedientes y escoger la opción

Crear .




Si se equivoca al elegir la tipología para crear un nuevo expediente, deberá crear un nuevo

expediente. Por tanto, se recomienda extremar el cuidado al seleccionar la tipología a usar.

Si hace doble clic con el botón izquierdo sobre la línea (una operación intuitiva) en lugar

de clic con el botón derecho, obtendrá el diálogo de búsquedas. En ese caso, sólo tiene que cerrar la ventana y repetir el procedimiento correctamente.

Una vez creado el expediente, debe dirigirse a los

atributos del mismo haciendo clic en el botón Atributos

del expediente. Accederá a una ventana con una serie de

datos cuya relación exacta varía según la tipología del

expediente. Para los expedientes basados en AD los datos son estos:

Descripción breve: debe sustituir el contenido predeterminado ("[...]") por una descripción

breve del objeto del expediente (p.e.: "Adquisición de ordenador para Asuntos Económicos",

"Mantenimiento fotocopiadoras del centro", etc.).

Referencia de documento: el número de expediente que otorga el sistema. Salvo en el

expediente negociado, debe cumplimentar este dato siempre en último lugar, tras haber

verificado la ficha de atributos y haber obtenido como único error el relativo a este dato.

Fecha de alta: fecha en la que se da de alta el expediente.

Ejercicio: ejercicio presupuestario en el que se inicia el expediente.

Tipo del contrato: objeto del contrato. Puede ser suministros, consultoría y asistencia, servicios

u obras.

Importe: importe máximo de licitación, IVA incluido, del expediente.

Tramitación del gasto: puede ser general, anticipada o plurianual.

Centro gestor: centro gestor que soportará el gasto derivado del expediente. El sistema permite

indicar varios centros gestores si el expediente lo precisa.

Responsable: nombre de la persona a la que hay que dirigirse para cualquier cuestión

relacionada con el expediente. Dependiendo del centro, puede ser el jefe de asuntos económicos

o el gerente/administrador.

Artículo: artículo de la Ley de Contratos que se aplica al expediente para justificar la no

existencia de publicidad en la presentación de ofertas.


Financiación afectada / fondo: si la tramitación se hace, aunque sea parcialmente, con cargo a

un fondo de financiación afectada, debe indicarse aquí esta circunstancia. Esto varía el circuito

de tramitación del expediente, incluyendo una fase de confección de documento presupuestario

de fase R, necesaria siempre que se ejecuta gasto de un fondo de financiación afectada.

Opción de prórroga: permite indicar que hay prevista la posibilidad de prorrogar el contrato.

Normalmente se aplica a contrato de servicios y consultoría y asistencia.

Una vez cumplimentados los datos requeridos por el expediente, con excepción de la

referencia de documento, debe verificar la ficha de atributos pulsando el botón al pie de la ventana

( ). Cuando el resto de los datos sean correctos, debería obtener únicamente esta advertencia:

En ese momento ya puede obtener el identificador del expediente haciendo clic en el campo

Referencia de documento y pulsando el botón de lista de códigos ( ). Obtendrá un número que

cumplimentará automáticamente el campo y ya podrá aceptar la ventana de atributos.

Una vez cerrada la ficha de atributos, tendrá que grabar el expediente pulsando el icono

Grabar ( ) que hay junto a la ficha de atributos, y a continuación cerrar el expediente pulsando el

botón Cerrar en el extremo derecho de la misma fila de iconos. El expediente ya está creado y en

unos minutos la primera tarea estará disponible en las bandejas de entrada de workflow de los

usuarios correspondientes.

Crear expedientes del resto de tipologías

Si quiere crear un expediente del resto

de tipos, debe acceder a través de la ruta de

menú SAP Gestión de expedientes -> Apertura

de expedientes . Aparecerá el asistente de

creación de apertura, que irá solicitando datos

en sucesivos pasos, creando el expediente sólo

al alcanzar la última pantalla.




Todos los expedientes creados por este asistente incluyen pasos de anexado de

documentación digitalizada, incluyendo la digitalización de facturas y abonos.

El aspecto de la pantalla es el de la

imagen de la derecha, donde se distinguen

cuatro áreas:

1. Fases para la apertura del expediente:

cada punto indica un paso del asistente.

El texto resaltado indica la fase en la que

se encuentra el asistente, no pudiendo

accederse a la fase siguiente sin haber

completado correctamente los datos

solicitados en la fase actual.

2. Información de la fase en la que se encuentra el asistente: información de apoyo a la

cumplimentación de datos del área siguiente.

3. Captura de los datos necesarios para la generación del expediente: en esta área hay que

cumplimentar los datos solicitados. A igual fase pueden solicitarse datos distintos, ya que estos

varían en función de los datos introducidos en las fases anteriores.

4. Botones de navegación: permite avanzar y retroceder por las pantallas del asistente. Al alcanzar

la última pantalla, el botón Continuar se sustituye por el botón Finalizar.

Al concluir el asistente y pulsar Finalizar se obtendrá el número del expediente creado, con

el formato YYYY/012345, donde YYYY representa el ejercicio y 012345 un número secuencial

dentro de cada ejercicio.

El campo CPV

En el paso de datos

adicionales se solicita, para

algunos tipos de expedientes, el

código CPV, que es una

clasificación de ámbito europeo de

bienes y servicios. La lista de códigos CPV es extensísima, por lo que, al pulsar el botón de ayuda,

GESTOR DE EXPEDIENTES sólo oferta los primeros 500 códigos, que rara vez son coincidentes

con los que se deben registrar.


La imagen de la derecha es la que presenta el sistema y

para cambiar los parámetros de búsqueda se debe pulsar el

elemento recuadrado.

Al hacerlo, se abre un área de selección sobre la

que podemos actuar según el ejemplo de la imagen de la

derecha. La selección no es precisa pero acota

sensiblemente los posibles códigos a registrar.

El campo CENTRO GESTOR

La cumplimentación

del centro gestor sigue un

proceso distinto al habitual,

ya que permite añadir

múltiples valores. El aspecto de la pantalla es el de la imagen de arriba, y la agregación de centros

gestores se inicia pulsando el botón , que nos habilita la siguiente pantalla de selección:



Tras especificar un criterio

de filtrado (que puede ser

perfectamente el código exacto que

se desea añadir) y pulsar el botón

Aceptar de la esquina inferior

izquierda, se obtiene el listado de la derecha, donde es necesario marcar la casilla de selección

que precede a cada centro que se desea añadir, para a continuación aceptar los centros gestores

deseados pulsando el botón Aceptar señalado en la imagen. Puede repetirse el proceso para añadir

distintos centros que no tengan un patrón común en su codificación (p.e.: 0390101 y 0909).

Búsqueda de expedientes

La búsqueda de expedientes también depende del tipo de expediente y, más concretamente,

del modo en que se creó.

Expedientes creados por Gestión de registros

Para buscar expedientes creados por esa

opción, debe acceder a ella desde el menú

Gestión de registros . Una vez en ella, haga clic

con el botón derecho del ratón en la línea

correspondiente a la tipología de expedientes

que desea buscar y escoja la opción Buscar (o haga doble clic sobre la línea).

Obtendrá una

ventana con criterios de

selección para delimitar la

búsqueda. La relación

exacta de criterios de

selección depende de la

tipología de expediente

elegido, pero algunos

criterios están siempre

disponibles:



Descripción breve: puede buscar expedientes que contengan palabras determinadas en su

descripción con el comodín *. Por ejemplo, el criterio *ordenador* buscará expedientes que

contengan ordenador u ordenadores en su nombre.

Referencia de documento: el número de expediente que otorga el sistema. Si conoce el número

de un expediente y quiere visualizarlo, puede escribir aquí su número exacto para acceder

rápidamente a él.

Fecha de alta: fecha en la que se dio de alta el expediente.

Ejercicio: ejercicio presupuestario en el que se inició el expediente.

Importe: importe inicialmente previsto para el expediente.

Centro gestor: centro gestor que soporta el gasto derivado del expediente. Si un expediente

tiene asociados varios centros gestores, aparecerá en la lista de resultados si se indica uno

cualquiera de esos centros.

Una vez escritos los delimitadores deseados, debe pulsar el botón Ejecutar búsqueda ( ).

En el área inferior aparecerá una lista con los resultados de la búsqueda. Puede visualizar la ficha

del expediente deseado haciendo doble clic sobre la línea deseada. También puede imprimir y

exportar el listado de resultados (consulte el apartado Imprimir y exportar más abajo).

Si necesita acceder a varios elementos de la lista de resultados, puede abrirlos en ventanas

independientes haciendo clic una sola vez en la línea del primer expediente deseado, haciendo clic en el botón En un modo nuevo del pie de la ventana, y repitiendo la operación con cada uno de los expedientes de la lista que desee.

Expedientes creados por el asistente de apertura de expedientes

Para buscar estos expedientes debe acceder, desde el menú principal del Gestor de

expedientes, a la opción Gestión de expedientes -> Visualizar expedientes .

Accederá a una pantalla

donde puede efectuar filtrado por

cualquier campo de los atributos

del expediente, sin importar la

tipología del mismo. La imagen de

la derecha muestra sólo algunos de

los campos de que dispone. Tras



indicar los criterios que considere oportunos (p.e.: ejercicio, centro gestor y procedimiento y forma

de adjudicación), pulse Ejecutar ( ).

Obtendrá

un listado con

todos los

expedientes que

cumplen los criterios indicados previamente. Además de poder imprimir y exportar este listado,

puede hacer doble clic en el expediente que le interese para acceder al detalle del mismo.

Detalle de un expediente

Al acceder al detalle de

un expediente, verá una imagen

similar a la de la derecha (con

ligeras diferencias dependiendo

de si se trata de un expediente

creado por Gestión de registros

o por Apertura de expedientes).

Desde esta pantalla

puede acceder a diversa

información del expediente,

siempre en modo consulta:

Situación del expediente

en el workflow: al pulsar en su parte izquierda aparece una ventana flotante con

varios iconos. Pulse el icono de workflow ( ) y escoja Resumen de workflow del menú

emergente que aparecerá, para ver una lista histórica de fases de tramitación e identificar en qué

fase se encuentra (para más detalles, consulte el manual sobre workflow).

Atributos del expediente: pulse el icono de atributos para acceder a la ficha de atributos

del expediente, donde figuran los datos que cumplimentó durante la creación del expediente, así

como algunos datos adicionales introducidos durante las distintas fases de tramitación.



Documentos presupuestarios: despliegue esta carpeta y sus subcarpetas para acceder a la

totalidad de los documentos presupuestarios correspondientes al expediente, con independencia

del ejercicio en el que se generaron (para el caso de expedientes plurianuales).

Documentación (sólo expedientes creados por Apertura de expedientes): estos expedientes

requieren que se adjunten versiones digitalizadas de la documentación no estrictamente

económica, que puede ser luego accedida desde aquí.

Para cerrar el expediente, pulse el botón Cerrar ( ) que hay en la esquina derecha de la

pantalla del expediente.

Imprimir y exportar el listado

Para imprimir el listado sólo tiene que pulsar el icono de impresión que hay justo encima de

la lista con los resultados. Esto funciona al buscar tanto en Gestión de registros como en Gestión de

expedientes -> Visualizar expedientes .

Exportar el listado sí depende de

la opción por la que se ha buscado. En el

caso de búsqueda por la opción Gestión

de registros , tiene que pulsar el botón a

la derecha del de la impresora. Elija

Salida lista del menú desplegable que

aparecerá. Desde ahí podrá exportar el listado a través de la opción de menú Sistema -> Lista ->

Grabar -> Fichero local , escogiendo Hoja cálculo coste.

Si ha buscado por Gestión de expedientes ->

Visualizar expediente , dispone en la misma lista de

un icono para exportar el listado. Del menú

emergente, elija Fichero local y, a continuación,

Hoja cálculo coste.

En ambos casos se le pedirá el directorio y el

nombre del archivo en un diálogo como el que figura a continuación. Aunque el aspecto del diálogo

sugiere lo contrario, simplemente pulsando en el icono señalado en la imagen accederá a un diálogo

Guardar como… estándar de Windows donde podrá especificar tanto el directorio como el nombre



del archivo que desea usar, tras lo cual sólo tendrá que pulsar Crear para crear el archivo (o

Reemplazar si ya existía y quiere sobrescribirlo).

Bandeja de entrada de workflow en RMS

El modo preferente para acceder a

la bandeja de entrada de workflow en RMS

es, desde el menú principal de RMS, en la

opción Bandeja de Entrada Workflow .

Accederá a su bandeja de entrada de

workflow, donde encontrará las tareas de

expedientes y documentos que correspondan a su usuario:

En la imagen anterior, la primera tarea (en color naranja) corresponde a un expediente,

mientras que la segunda corresponde a un documento presupuestario (la autorización de la orden

ADO/O 4000108590). Observe también que la segunda tarea está aceptada por el usuario y por ello

el icono de la columna Status no es completamente blanco. En general, evite mantener tareas

aceptadas en su workflow (para más detalles, consulte la documentación sobre workflow).

Tareas relativas a expedientes

Las tareas relativas a expediente incluyen en su descripción el número del expediente

correspondiente (p.e.: 2011/000050, 2010/000123...). Algunos tipos habituales de tareas

correspondientes a expedientes son:

Tramitación de documento reserva



Tramitación de documento AD

Tramitación de documento O

Tramitación de documento ADO

Cuando haga doble clic en una tarea

relativa a un expediente verá una imagen similar

a ésta. En ella, cada franja gris en la imagen es,

en realidad, un botón que representa una opción.

La tarea mostrada corresponde a la tramitación

de la fase R de un expediente.

Normalmente, el usuario habrá

entrado en la tarea para ejecutarla, esto es,

para crear la reserva. Por tanto, deberá hacer

clic en la opción Tramitación de

Documento R, lo que le llevará a la pantalla

normal de creación de reserva.

En las fases R y A, el importe que debe indicar es, para un gasto que se imputará al sector

de actividad I o a elementos comunes, el importe máximo de licitación, IVA incluido; y para un gasto que se imputará al sector de actividad II, el importe máximo de licitación, IVA excluido.

En las tareas de tramitación de documentos ADO y O, el aspecto es este otro:



Las opciones que aparecen son las siguientes:

Anexar documentación: este botón permite acceder a la pantalla de anexado de documentación

digitalizada. Más adelante en este manual hay un apartado que explica en detalle el anexado de

documentación.

Registro de facturas: al

escoger esta opción pasará

a una pantalla

prácticamente idéntica a la

de registro de facturas de

pago centralizado. La

única diferencia relevante

es que en todos los

expedientes existe un

documento presupuesta

de fase anterior al registro,

por lo que encontrará cumplimentado el número de documento presupuestario. No obstante,

tendrá que cumplimentar usted la posición apropiada (es decir, el número de línea dentro del

documento presu

rio

puestario).

Registro de abonos:

esta opción, de nuevo,

es equivalente al

registro de abonos de

pago centralizado, con

las mismas

observaciones que en el

caso anterior.



Incorporación de facturas/abonos:

mediante esta opción podrá crear

documentos presupuestarios ADO/O a

partir de las facturas o abonos

registrados previamente. También esta

opción es equivalente a la de la

incorporación de facturas o abonos para

pago centralizado, con la única

diferencia de que el campo "Número de

expediente" aparece precumplimentado

(y bloqueado) con el número del

expediente en cuestión.

Modificar reserva de gestión: esta tarea está disponible sólo para el contrato menor de obras.

Finalizar proceso ADO/O: esta tarea no está disponible para los contratos menores de obra. La

mayoría de los expedientes permiten la realización de múltiples documentos presupuestarios de

fase ADO/O, por lo que es necesario indicar de alguna forma que la tramitación de los mismos

ha concluido. Cuando esté seguro de que no va a necesitar tramitar más facturas ni abonos, y no

haya documentos presupuestarios pendientes de fiscalización por Intervención, debe elegir esta

opción para finalizar la tramitación.

Es muy importante que no finalice el proceso de ADO/O hasta que esté seguro de que no

va a necesitar tramitar más facturas ni abonos, así como que los documentos presupuestarios ya tramitados hayan sido fiscalizados de conformidad. En especial, NUNCA finalice tramitación de ADO/O de expedientes centralizados, como el servicio de fotocopias en distintos centros.

Tareas de creación de documentación

Si en un paso de la tramitación del expediente es necesario adjuntar documentación (como el

pliego de prescripciones técnicas), se presentará una tarea que permite incorporar dicha

documentación al sistema.



Puede suceder que un paso concreto requiera a la vez crear un documento presupuestario de

fase R, A o D y adjuntar documentación; en ese caso, aparecerán en su bandeja de entrada de Gestor

de expedientes dos tareas; mientras no se completen ambas, el expediente no avanzará al paso

siguiente. En la fase de tramitación ADO/O, aparece una sola tarea que incluye entre los botones de

alternativas el anexado de documentación (consulte la imagen de la página 16 para ver un ejemplo).

Al hacer doble clic en una tarea de incorporación aparece

la habitual pantalla con botones que representan cada opción

disponible. En estas tareas, la opción Anexar documentación

permite acceder a la lista de documentos que el sistema espera

que se incorporen en la fase correspondiente. Al pulsar ese botón,

se accede a una pantalla como la siguiente:

Para cada documento que desee adjuntar, deberá seleccionar primero la línea

correspondiente al tipo que quiera incluir (recuadro marcado con 1 en la imagen). Luego, si el

documento tiene marca de plantilla, deberá pulsar el botón Firmar documento; en caso contrario,

el botón Crear documento (marcados con 2 en la imagen).

Los documentos deben anexarse SIEMPRE en formato PDF con la función de OCR

(reconocimiento óptico de caracteres) aplicada. Esta función se aplica, en Adobe Acrobat, a través de su opción de menú Documento -> Reconocimiento de texto OCR -> Reconocer texto usando OCR... Al final de este documento hay un anexo sobre la digitalización de documentos usando Adobe Acrobat.

Cada tipo de documento tiene un indicador de estado, con las siguientes posibilidades:



Documento obligatorio no incorporado: el tipo de documento es necesario para

continuar la tramitación, pero aún no se ha incorporado al expediente. Por ejemplo, no puede

pasar a crear un documento R sin incorporar antes la memoria justificativa de necesidades.

Documento opcional no incorporado: el tipo de documento no siempre es obligatorio,

aunque puede que en el expediente concreto que está tramitando sí lo necesite, y aún no se ha

incorporado. Por ejemplo, a veces deberá añadir un certificado de exclusividad, si el suministro

objeto del expediente sólo puede ser entregado por un proveedor en España.

Documento ya incorporado: representa un documento incorporado al expediente (con

independencia de si era obligatorio u opcional).

Aunque el documento tenga la marca de plantilla, actualmente no hay ningún sistema de

plantillas incluido en RMS. Algunas plantillas están disponibles en la web.

Adjuntar más documentos de un mismo tipo

En ocasiones necesitará adjuntar más de un

documento de un mismo tipo (por ejemplo, varias

ofertas/presupuestos). Para ello, marque una línea

del tipo del que quiere crear más documentos, que

ya tendrá su indicador de estado en color verde, y

pulsar de nuevo el botón Crear documento (o

Firmar documento, si es de plantilla).

Borrar un documento

Si necesita borrar un documento anexado, puede marcar la línea del documento que quiere

borrar y pulsar el botón Borrar documento ( ). No obstante, si el documento es

obligatorio, el estado de la línea volverá a ser Documento obligatorio no incorporado.

Sólo puede borrar documentos anexados mientras tiene la tarea correspondiente a ese

documento. Si ha finalizado la tarea, tendrá que contactar con los Servicios de Contratación o de Gestión y Contratación de Obras para cualquier modificación en los documentos anexados.



Tareas relativas a documentos presupuestarios

Las tareas de documentos presupuestarios incluyen el número de documento en su

descripción (1000123456, 2003012345, 3000123456, 4000123456...), y son de estos tipos:

Autorizar (permite autorizar y rechazar)

Aut+/- (permite autorizar, rechazar y anular ajustes de valor)

Modificar (permite modificar un documento que ha sido rechazado)

Para saber el procedimiento exacto a seguir con cada tipo de tarea de documentos

presupuestarios, consulte la información general sobre el workflow.

Tareas realizadas fuera de la bandeja de entrada de workflow

Por excepción a lo comentado anteriormente, hay algunas tareas relativas a los expedientes y

sus documentos presupuestarios a las que no se accede desde el circuito de workflow del

expediente:

Modificación de reservas de gestión RY

Creación de ajustes de valor

Creación del índice de salida de documentos

Modificación de reservas de gestión RY

Las reservas de gestión RMS se pueden generar en dos clases de expedientes: contratos

menores de obra y expedientes basados en AD calificados como de financiación afectada. En

ocasiones puede necesitar modificar esas reservas de gestión para ajustar su importe o añadir nuevas

posiciones. La tarea de tramitación de ADO de los contratos menores de obras dispone de un botón

para modificar la reserva, pero en el caso del expediente basado en AD puede también modificarlas

desde el menú principal de SAP, entrando en Gestión de

registros , ficha Vista basada en roles, en la carpeta

Herramientas, opción Modificar Reserva de Gestión RY .

Al entrar en esa opción, tanto desde el menú como

desde la tarea de tramitación de workflow, se le solicitará



el número de expediente (p.e.: 2011/000050, 2010/000123...). Una vez introducido el número de

expediente correcto, el sistema localizará automáticamente el número de reserva asociada al

expediente y accederá a la pantalla de modificación de reservas.

Si tiene que añadir nuevas posiciones a una reserva RY, debe seleccionar todas las

posiciones añadidas, acceder a la vista de detalle pulsando el icono del puzzle ( ) e introducir manualmente el número de expediente en cada una de ellas.

No olvide grabar las modificaciones a la reserva pulsando el icono del disquete ( ).

Creación de ajustes de valor

En ocasiones, será necesario realizar ajustes de valor en documentos presupuestarios de

fases R, A o D. Dependiendo del tipo de expediente, deberá acceder por distintas rutas de menú

SAP:

Para los expedientes basados en AD, debe entrar en

Gestión de registros , ficha Vista basada en roles, en

la carpeta Herramientas, opción Crear ajuste del

valor .

Para el resto de expedientes, debe entrar en

Operaciones -> Ajuste de valor .

Por ambas rutas se accede a una

pantalla con el mismo comportamiento. En

esta pantalla debe comenzar introduciendo

el número del expediente (no del documento presupuestario) y pulsar Ejecutar ( ).

A continuación aparecerá un selector

de fases presupuestarias. Elija la fase

presupuestaria de la que desea realizar el

ajuste de valor y, a continuación, pulse el

botón Buscar documento.



Dependiendo de la fase

elegida, el sistema le ofrecerá el o los

documentos presupuestarios de ese

expediente y correspondientes a esa

fase. Escoja el documento haciendo

doble clic en la línea y éste se

reflejará en la casilla asociada de la

pantalla principal. Desde ahí, pulse

Ejecutar ( ) para entrar en la

opción de Génesis de creación de ajustes de valor.

En la pantalla de creación de ajustes de valor debe comenzar

eligiendo si quiere un aumento o una depreciación (reducción) del

documento y especificar la posición del documento que quiere ajustar

(los ajustes de valor se hacen para líneas individuales de los documentos

presupuestarios; si necesita ajustar varias líneas de un mismo

documento, deberá hacer un ajuste de valor para cada una de ellas). A

continuación, pulse Enter .

En la siguiente pantalla,

sólo tiene que introducir el importe

del ajuste (la cantidad en la que

desea variar esa línea del

documento presupuestario, sin

signo) y un motivo para el ajuste. A

continuación, pulse Verificar ( )

para comprobar que el ajuste es

viable y, en caso de que sea así, pulse Grabar ( ). El ajuste queda identificado por el número del

documento principal, la línea ajustada y el número de modificación en la misma (p.e.:

3000001472/001/0001).




Tenga en cuenta que un ajuste negativo no puede dar lugar a que el importe final de esa

línea sea inferior su consumo, y un ajuste positivo no puede superar el importe disponible en la fase anterior.

Creación del índice de salida de documentos

Puede generar el índice de salida de

documentos desde Gestión de registros , ficha Vista

basada en roles, carpeta Herramientas, subcarpeta

Tramitación de Documentos, opción Generar Índice

Salida de Documentos . Una vez accede a la pantalla

correspondiente, el procedimiento es idéntico al

seguido en Génesis.

El índice de salida de documentos puede generarse directamente desde Génesis aunque los

documentos presupuestarios que se incluyen en él hayan sido generados en el Gestor de expedientes.


Anexo: digitalizar documentación en formato Acrobat PDF

En el escritorio de su equipo tendrá un icono correspondiente a Adobe Acrobat

(no confundir con Adobe Reader). Haga doble clic sobre él para abrir la aplicación.

Dependiendo de su configuración, puede que aparezca una pantalla de bienvenida.

Ciérrela y acceda a la pantalla principal de Adobe Acrobat.

Configuración inicial

Antes de digitalizar documentos para

su incorporación a expedientes debe

configurar los valores predeterminados en

Adobe Acrobat. Para ello, desde el menú

principal, elija Documento -> Digitalizar a

PDF -> Configurar valores

preestablecidos… En la ventana de diálogo

que aparece deberá verificar y, en su caso,

cambiar los siguientes valores:

Escáner: seleccione su

dispositivo. Es posible que,

aunque sólo disponga de un

aparato, aparezcan dos líneas

en esta lista; en ese caso, es

aconsejable que elija la que

contenga el término TWAIN en

ella. Si realmente dispone de

varios dispositivos, elija que el

vaya a utilizar habitualmente.

Valores preestablecidos: elija

Documento en escala de grises.

Caras: si su escáner no es



dúplex (capaz de digitalizar ambas caras de una misma hoja), o si los documentos que va a

digitalizar no están impresos a doble cara, debe elegir Lados frontales.

Sólo si su escáner no tiene alimentador automático, marque la casilla “Solicitar digitalización

de más páginas”.

Verifique que el resto de valores coinciden con los de la imagen (Escala de grises, 300PPP,

Automático, y la casilla “Hacer susceptible de búsquedas (Ejecutar OCR)” marcada), y pulse

Aceptar para cerrar la ventana de dialogo.

Proceso de digitalización

Una vez en la pantalla principal de Adobe Acrobat, puede digitalizar un documento

siguiendo una de estas dos rutas:

Pulse el botón Crear de

la barra de herramientas

de Adobe Acrobat. En el

menú desplegable que

aparece, escoja PDF

desde escáner y, en el

submenú que aparecerá,

escoja Documento en

escala de grises.

Escoja la opción de menú Documento ->

Digitalizar a PDF -> Documento en escala de

grises.

rá cada hoja y se le

preguntará si quiere digitalizar más hojas o ha

completado el proceso, en cuyo caso debe sustituir cada

Digitalización completada y pulse

Tras escoger una de las dos opciones anteriores,

comenzará la digitalización. Si su escáner dispone de

alimentador, se procesarán todas las hojas del mismo; en

caso contrario, se digitaliza

hoja antes de responder. Una vez haya concluido, escoja

Aceptar.



Adobe Acrobat procesará entonces las

páginas digitalizadas, ejecutará el reconocimiento

óptico de caracteres (OCR) en ellas y presentará el

documento PDF resultante. Observe que el texto se

e como tal y puede seleccionarse, copiarse al

aplicacio

Guardar orio que

onsidere oportuno. El archivo PDF generado es el

teriormente, se incorporará al expediente con el procedimiento descrito anteriormente.

mantien

portapapeles de Windows y pegarse en otras

nes. Guarde el archivo PDF (Archivo ->

, o el icono del disquete) en el direct

c

que, pos

Asegúrese de que el PDF contiene información OCR. Puede comprobarlo haciendo doble

clic sobre cualquier texto (excepto los escritos a mano) del PDF. Si el texto sobre el que ha hecho doble clic queda seleccionado y puede copiarse y pegarse en otro documento, es que el PDF contiene información OCR.

¿Sabía que, en la mayoría de los casos, puede sustituir el envío de faxes por documentos

PDF digitalizados adjuntados a correos electrónicos? Por ejemplo, para solicitar alta de terceros extranjeros al Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica puede digitalizar la documentación en PDF y enviárnosla por correo electrónico, en lugar de hacerlo por fax. Así mejora la calidad de la imagen recibida, y se ahorra tiempo y material.


Introduccion a Rms

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