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ALCALDIA MAYOR

IPES - Correspondencia Administrativa- INTERNAS

DESARROLLO CCONCMCO DE BOGOTÁ D.C.

Radicado: 00110-817-002941 hrt...In pata la E(..,§ SO.

Fecha: 04/05/2018 - 06:13 PM

MEMORANDO Remitente: CARMEN ELENA BERNAL ANDRADE

Dependencia: Despacho de la Oficina Asesora de

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Destinatario: ADRIANA VILLAMIZAR NAVARRO

Destino: Subdireccion de Diseño y Analisis Bogotá DC., Folios: 5 Anexos: 6

PARA: Dra. ADRIANA VILLAMIZAR NAVARRO, Subdirectora Diseño y Análisis Estratégico (e).

DE: CARMEN ELENA BERNAL ANDRADE, Asesora de Control Interno

ASUNTO: Informe de Evaluación de Gestión por Dependencias, Primer trimestre 2018

Respetada doctora Adriana:

De manera atenta presento los resultados de la evaluación de la gestión por dependencias correspondientes al primer trimestre de 2018, conforme a lo estipulado en:

• La Ley 909 de 2004, en su artículo 39 dispone:

"Artículo 39. Obligación de evaluar. Los empleados que sean responsables de evaluar el desempeño laboral del personal, entre quienes, en todo caso, habrá un funcionario de libre nombramiento y remoción, deberán hacerlo siguiendo la metodología contenida en el instrumento y en los términos que señale el reglamento que para el efecto se expida. El incumplimiento de este deber constituye falta grave y será sancionable disciplinariamente, sin perjuicio de que se cumpla con la obligación de evaluar y aplicar rigurosamente el procedimiento señalado.

El Jefe de Control Interno o quien haga sus veces en las entidades u organismos a los cuales se les aplica la presente ley, tendrá la obligación de remitir las evaluaciones de gestión de cada una de las dependencias, con el fin de que sean tomadas como criterio para la evaluación de los empleados, aspecto sobre el cual hará seguimiento para verificar su estricto cumplimiento."(Subraya fuera de texto).

• La Circular 4 de 2005, del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, que establece la Evaluación Institucional por Dependencias en cumplimiento de la Ley 909 de 2004.

• El Decreto 648 de 2017 modifica el artículo 2.2.21.4.49 de la Ley 1083 de 2015, quedando así:

"Artículo 2.2.21.4.9. Informes. Los jefes de control interno o quienes hagan sus veces deberán presentar los informes que se relacionan a continuación:

(...) e). De evaluación a la gestión institucional de que trata el artículo 39 de la Ley 909 de 2004; (...)"

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El Acuerdo 565 de 2016, reglamenta:

ARTÍCULO 16°. PORCENTAJE DE LOS COMPONENTES DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. La calificación definitiva de los empleados sujetos de la Evaluación del Desempeño Laboral, se obtiene de la sumatoria de los porcentajes obtenidos respecto de los compromisos laborales, el desarrollo de las competencias comportamentales y la Evaluación de Gestión por Áreas o Dependencias efectuada

por la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. (...) (Subraya fuera de

texto).

Es importante indicar que la finalidad de este informe es servir de insumo para la evaluación del desempeño laboral, como lo indica el acuerdo enunciado:

ARTÍCULO 17°. ESCALAS DE CALIFICACIÓN. Son los instrumentos que permiten ubicar cuantitativa y cualitativamente el resultado de la EDL de un empleado y está integrada por:

3. Evaluación de Gestión por Áreas o Dependencias. Con base en el resultado obtenido de la Evaluación del Área o Dependencia por la Oficina de Control Interno, el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces remitirá la calificación de 1 a 10 de este componente, la cual se trasladará al evaluador para la calificación del evaluado."(Subraya fuera de texto).

1. INSUMOS Y METODOLOGÍA

De acuerdo con el plan de auditoría, el seguimiento por dependencias fue programado por la Asesoría de Control interno — ACI así:

1. Primer Seguimiento: Del 6 de abril al 16 de mayo de 2018, plan de trabajo radicado 00110-817-002168 del 6 abril de 2018, con alcance radicado 00110-817-002633 del 25 de abril de 2018.

La Asesoría de Control Interno desarrolló un instrumento de medición de la gestión para 6 Subdirecciones y 1 Oficina Asesora, teniendo en cuenta los siguientes elementos que fueron objeto de verificación y acopio de evidencias en cada corte trimestral:

1. Plan de Acción vigencia 2017 (FO-267) 2. Hoja de vida de indicadores (F0-101) 3. Seguimientos Indicadores Procesos (FO-277) 4. Procedimiento planeación estratégica y operativa (PR-042) 5. Procedimiento planificación operativa (PR-053) 6. Plan Anual de Adquisiciones (PAA) vigencia 2017 7. Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI)

Fichas EBI-D de los Proyectos de Inversión 8. F0-069

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9. Estado de las reservas presupuestales 10. Gestión de los saldos de contratos de vigencias anteriores y estimadas como posibles

pasivos exigibles o no, de acuerdo con la base de datos remitida, por la Subdirección Administrativa y Financiera — SAF

2. RESULTADOS

PLAN OPERATIVO (Ver anexo 1)

GESTIÓN CONTRACTUAL

(Ver anexo 2)

PROYECTOS DE INVERSIÓN (Ver anexo 3)

AVANCE GESTIÓN

5% 10.8% 8.5% 8.1%

El nivel de cumplimiento de gestión de la SDAE para el primer trimestre de la vigencia 2018 es del 8.1%, conforme al seguimiento realizado, así como también, los soportes evidenciados en las mismas. En promedio un cumplimiento del plan de acción del 5%, un porcentaje de ejecución de la gestión contractual del 10.8% y un cumplimiento de metas de proyectos de inversión del 8.5%.

2.1. ESTADO PLAN ACCIÓN

Las actividades que presentaron un cumplieron adecuado frente a la meta del 25% ponderada para el primer trimestre fueron las siguientes:

1. Efectuar la medición de las acciones adelantadas a nivel institucional relacionadas con el deber de responder e informar a la Ciudadanía y partes interesadas respecto al manejo y los rendimientos de fondos, bienes o recursos públicos asignados y los resultados obtenidos durante la vigencia.

2. Consultoría para diseño de nuevas alternativas comerciales y mejoramiento de la infraestructura existente. (Incluye proceso de contratación de diseños, fabricación e interventoría y supervisión de los mismos).

3. Ejecución plan de fortalecimiento de infraestructura. 4. Acciones de seguimiento de ejecución presupuestal por proyecto de inversión semanal

(para los Comités Directivos, avances de Plan de Adquisiciones). 5. Acciones de seguimiento semanal (Conforme a los compromisos de la vigencia

inmediatamente anterior cuyos recursos se giran en la actual vigencia). 6. Seguimiento y verificación al cumplimento de las acciones asociadas a los componentes

del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano de la Entidad. 7. Desarrollar estudios e investigaciones para fortalecer la gestión del IPES.

Las actividades con un cumplimiento inferior al 25% ponderado para el primer trimestre, fueron 13 y se relacionan a continuación:

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Acción Resultado Observación

Acciones de seguimiento según los conceptos técnicos (traslado presupuestal al cuenta de pasivos ) solicitados por las áreas ( según demanda), para autorización de Planeación Distrital, acorde a los lineamiento normativo e institucional.

15%

En total se han reportado dos reducciones y una adición, sin embargo no se ven reflejados en el sistema ( ni en PREDIS ni en SIAFI) debido a que no hay aprobación por parte de la Secretaria de Hacienda.

Desarrollar el plan de mejoramiento de los Sistemas de Información del Instituto

15%

Se soporta el avance con Actas de seguimiento a la implementación de: Nuevas versiones de Goobi y de las NIIF. Actas de Trabajo con OrientaPro Actas de Trabajo con el proveedor de Bpm

Implementar un plan de mejoramiento y sostenibilidad del MSPI.

10%

Se presentaron los borradores de los siguientes documentos : 1. Documento Manual de políticas de seguridad de la información 2. Documento de Política de tratamiento de datos y actas de seguimiento a la implementación de infraestructura tecnológica en la nueva sede de la entidad, de igual forma se tienen soportes respecto a memorandos de citación, correos de confirmación, informe mesa de comunicaciones electorales.

Promover el uso eficiente del recurso hídrico para la sede administrativa, diecinueve (19) plazas de mercado distritales y ocho (8) puntos comerciales.

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Seguimiento al consumo de recurso hídrico. Se observa documento en Excel denominado Matriz de seguimiento a servicios públicos, la cual incluye consumos de agua, energía, de las plazas y puntos comerciales de la entidad. Sin embargo se encuentra desactualizada y está a la vigencia 2016.

Promover el uso eficiente de la energía para la sede administrativa, diecinueve (19) plazas de mercado distritales y ocho (8) puntos comerciales.

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Seguimiento al consumo de recurso energético. Se observa documento en Excel denominado Matriz de seguimiento a servicios públicos, la cual incluye consumos de agua, energía, de las plazas y puntos comerciales de la entidad. Sin embargo se encuentra desactualizada y está a la vigencia 2016.

Realizar un aprovechamiento eficiente de los residuos inorgánicos en 4 plazas de mercado y en la sede administrativa.

0% No se observó soportes asociados a la acción.

Promover el consumo y uso sostenible en procesos precontractuales para la contratación y adquisición de un bien, producto o servicio.


Sensibilizar en buenas prácticas ambientales a funcionarios y usuario


Construcción, mantenimiento y

0% Estudios Previos, ya revisados por los profesionales responsables, fecha de radicación, en proceso.


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Acción Resultado Observación mejoramiento de la infraestructura existente - Sede administrativa, Plazas Comerciales y puntos comerciales. (Incluye proceso de contratación de obras e interventoría y supervisión de los mismos) Construcción y mantenimiento de nuevas alternativas comerciales y mejoramiento de la infraestructura existente de Quioscos y formatos comerciales. (Incluye proceso de contratación de fabricación y puesta en marcha e interventoría y supervisión de los mismos).

0% Estudios Previos, ya revisados por los profesionales responsables, fecha de radicación, en proceso.

Legalización de predios (Incluye topografía georreferenciada, incorporación en Catastro e incorporación al espacio público - SI DEP y escrituración

0% Se realizó el proceso de contratación. Sin embargo se debió reiniciar por una diferencia en el alcance encontrada posteriormente al estudio previo

Actualización de diseño y gestión de licencia de construcción para PRM de plazas: Perseverancia y Samper Mendoza

0%

Este proceso, no se va a realizar. Según la directriz de la Subdirección no se contratarápor lo que los recursos quedan asignados a la licitación de mantenimiento rubro Plazas de Mercado.

Adecuación de la Plaza La Concordia (fase final). 0% Se encuentra en proceso.

Frente a la actividad de implementación del plan de mejoramiento y sostenibilidad del SIG y la meta del 30% para la vigencia, presenta un resultado del 7.21%, desagregado de la siguiente forma:

Han cumplido con la ponderación de la meta del 30%, las siguientes acciones:

1. Diagnóstico del modelo de operación por procesos actual. 2. Gestionar la actualización de la política de administración del riesgo.

Las actividades del plan de mejoramiento y sostenibilidad del SIG, con un resultado inferior a la ponderación fueron 16 y son las siguientes:

Acción Resultado Observación Continuar con la sensibilización para la Implementación de los

0.41% De acuerdo con las evidencias soportadas de la acción, se evidencia gestión al respecto, por tanto el resultado del indicador.

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Acción Resultado Observación

comité de autoevaluación según resolución 620 de 2015 en cada uno de los procesos.

Despliegue de la cultura del SIG a través de las diferentes estrategias (martes de calidad) y Campañas del SIG y sensibilizaciones entre otras.

0.41%

En el marco de la estrategia de Martes de Calidad se han desarrollado -11 sesiones para la implementación de dicha estrategia. Respecto a las campañas del SIG y sensibilizaciones para el primer trimestre se reportan 2 capacitaciones. No hay soporte sobre realización de campañas sobre el primer trimestre, actas relacionadas de despliegue de la cultura del SIG: 14,21,23,26,27,32,33,36,38,40,45.

Armonizar MIPG con el SIG. 0.41%

Como actividades de armonización se evidenció: reunión del 22-03-2018- revisión de la resolución MIPG. Reunión del 22-02-2018 ajustes a la propuesta de resolución del MIPG.

Revisar y actualizar Estructurar la publicación de la documentación del SIG en la página WEB y otros sitios de consulta.

0.41%

La estructura de Publicación de la documentación del SIG en la página web, corresponden a los procesos misionales de la entidad registrados en el Plan de Acción de la SDAE para el primer trimestre.

Revisar y ajustar la herramienta de administración del riesgo 0.41 (Versión 2) para incluir los registros de seguimiento y monitoreo.

% El formato se encuentra publicado con las respectivas colonas de seguimiento y monitoreo.

Realizar sesiones de acompañamiento a los procesos para efectuar el seguimiento y monitoreo a las acciones establecidas para mitigar los riesgos.

0.41% pendientes

Se evidencio 9 seguimientos a 11 procesos, según actas aportadas. Se mantiene la acción quedando

4 procesos de los 15 existentes en la Entidad.

Diagnostico e identificación de brechas a través de los diferentes insumos (resultados aplicación de la herramientas )

0.41% observó cronograma de trabajo, y acta 49

mediante la cual se realizó el diagnóstico.

Revisar el marco normativo frente a la conformación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño y elaborar propuesta de resolución

0.41% Se encuentra en proceso de revisión el acto. administrativo (resolución) de adopción del Modelo Integrado de Planeación y Gestión- MIPG.

Formulación planes de acción según autodiagnóstico para la implementación del Decreto

0.41% Existe un documento denominado " Plan de trabajo Autodiagnóstico MIPG, inicialmente por los meses de marzo- abril de 2018.

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Acción Resultado Observación 1499 del 2017

Revisar y actualizar Caracterizaciones de los procesos según resultado del diagnóstico .

0.20%

Se evidenció mediante acta la revisión del proceso P0-004 PROCESO IDENT Y CARACTERIZACIÓN PSA, sin embargo, en el archivo compartido del SIG, no se encuentra actualizada esta caracterización.

Revisar y actualizar documentación de los procesos según PHVA de las actividades establecidas en las caracterizaciones.

0%

Se menciona la realización de las mesas de trabajo para la actualización del procedimiento de Identificación, caracterización y registro de la población sujeto atender. No obstante en la carpeta compartida no aparece la actualización del documento.

Revisar y actualizar la documentación de las metodologías de mejora (acciones correctivas, preventivas, SNC entre otros)

0% Esta actividad no está programada para este período.

Socialización del Modelo de Operación por procesos. 0% Esta actividad no está programada para este

período. Realizar sesiones de acompañamiento a los procesos para identificar riesgos a mitigar en el año 2019.


Publicar los mapas de riesgo 2019 en la página web y en la carpeta compartida


Seguimiento a los planes de acción según autodiagnósticos y demás 0 instrumentos de aplicación para la implementación del 1499 de septiembre de 2017

% Esta actividad no está programada para este período.

2.2. GESTIÓN CONTRACTUAL

Conforme a lo programado en el Plan Anual de Adquisiciones —PAA, relaciona la siguiente contratación:

Contratos para el mes de enero relacionados con: • Personal contratado para los procesos de proyecto 1037.

En el mes de febrero según PAA se registra los contratos programados sobre: • Levantamientos planos topográficos plazas. • Interventoría contrato 552 de 2017. • Recepción y custodia medios magnéticos. • Levantamientos planos topográficos (Esta reportado dos veces en el PAA).

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En el mes de marzo según PAA, contratación para: • Prestación de servicios Contac Center • Compra practivagones de 190 Lt. para plazas de mercado.

Consultado en SIAFI registra el contrato No. 324 sobre recepción y custodia de medios magnéticos por valor de $ 1.923.247 del 21/02/2018. Y en el mes de marzo, en SIAFI figura el contrato No. 330 del 27/03/2018 por valor de $ 8.031.600 por la compra de practivagones.

Frente a la contratación realizada es importante indicar que de los 7 contratos registrados en el PAA para el primer trimestre, se han ejecutado 2 contratos correspondientes a medios magnéticos y compra de practivagones.

2.3. GESTIÓN EN RESERVAS PRESUPUESTALES

VERIFICACIÓN OBJETOS CONTRACTUALES - RESERVAS PRESUPUESTALES (Cifras en millones de pesos)

CANTIDAD CONTRATOS

VALOR DE RESERVAS

(Millones de Pesos)

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GIROS EFECTUADOS (Millones de Pesos)

$ 1,893,7 22.4% 45 $ 8,475,6 0

SALDO DE RESERVA (Millones de Pesos)

$ 6.558,8

78%

El reporte de reservas unificadas al 31/03/2018 establece una relación de 45 contratos por valor de $ 8.475,6 millones; indica un valor de giros efectuados por $ 1.893,7 millones, en consecuencia se tiene un saldo de $ 6.558,8 millones que representa el 78% del total. La SDAE por su parte reporta con corte a abril de 2018, 76 contratos en reservas presupuestales por valor de $ 8.452 millones, han efectuados giros por $ 2.478 millones que equivalen al 29% del total y presenta un saldo en reservas de $5.974 millones que representan el 71%. No coinciden los giros efectuados, donde la SDAE reporta $2.478 millones, frente a $ 1.893,7 millones de constitución de reservas del presupuesto.

2.4. GESTIÓN DE PASIVOS EXIGIBLES

En el reporte de la SAF sobre los pasivos depurados al 31/03/2018, para la SDAE figura un valor de $ 2.044,6 millones en 38 contratos; de estos se han realizado gestión de depuración por $ $ 64,2 millones en 12 contratos que representan el 3% del total. En consecuencia, se presenta un saldo de $ 1.980,3 millones que equivale al 96.9% del total de los pasivos. Por su parte, la SDAE registra 26 contratos con un saldo a cancelar o fenecer de $ 201,7 millones y han hecho gestión por $ 67,7 millones.

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• Distribuir los recursos programados sobre la audiencia de rendición de cuentas, para otro proyecto de inversión.

Proyecto de Inversión

• Meta 1: Implementar en 100% Un plan de mejoramiento y sostenibilidad del sistema integrado de gestión. Se observa que el mayor valor asignado a esta meta se está ejecutando en la contratación de recurso humano, por lo tanto, se recomienda alinear la planeación de los componentes de esta meta con el presupuestado asignado.

• Meta 2: Realizar 3 audiencias públicas de rendición de cuentas. Utilizar los recursos no ejecutados en espacios diversos que permitan llevar a la Entidad a rendir cuentas en segunda instancia y demostrar encuentros con la ciudadanía en cumplimiento de la Ley de Transparencia.

4. LIMITACIONES ADMINISTRATIVAS, PRESUPUESTALES O DE OTRA ÍNDOLE

La SDAE no informó limitaciones de tipo administrativo, presupuestal o de otra índole que impidieran el cumplimiento de sus funciones de acuerdo a lo ordenado en el Acuerdo de Junta Directiva 005 de 2011, por medio del cual se modificó la estructura organizacional del Instituto para la Economía Social - IPES.

Cordialmente,

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MEN ELENA BERNAL ANDRADE

Anexos: 6 Folios.

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FECHA

Elaboró Fabio Alberto Salazar M / Profesional Univ. C.I.

02/05/2018 Aprobó Revisó Carmen Elena Bernal Andrade, Asesora de Control Interno

Los arriba fi mantes declararnos que hemos revisado el presente documento y lo enUnos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad, lo presentamos para firma de la ASESORA DE CONTROL INTERNO del Instituto para la Economía Social IPES

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Se observa que no hay coincidencia entre los reportes de la SAF y la SDAE por falta de conciliación, estableciéndose una diferencia de 12 contratos por $ 1.843 millones y un valor menor valor en la gestión del primer trimestre por $ 3.5 millones.

2.5. PROYECTO DE INVERSION 1037 FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

Se observa el avance para el primer trimestre de 2018, de las siguientes metas del proyecto 1037 "Fortalecimiento de la Gestión Institucional":

1. Meta 1: Implementar en 100% Un plan de mejoramiento y sostenibilidad del sistema integrado de gestión.

De conformidad con las evidencias relacionadas con el plan de mejoramiento y sostenibilidad del SIG, en relación a la actualización documental, a los seguimientos a los planes de acción, a las caracterizaciones de los procesos y mapas de riesgos se presenta una ejecución para la meta del 7.34% que representa un avance adecuado para el primer trimestre.

2. Meta 2: Realizar 3 Audiencias públicas de rendición de cuentas.

El pasado 28 de febrero de 2018 la Entidad realizó la audiencia de rendición de cuentas de los resultados de la vigencia 2017. Con esta actividad se completa la meta prevista para la presente vigencia, de realizar una audiencia de rendición de cuentas. En el link: http://www.ipes.gov.co/images/informes/informes_de_gestion_2017/Orden_del_dia.pdf de la página del IPES, se encuentra el orden del día y el informe correspondiente

3. RECOMENDACIONES

Plan de Acción

• Se observó debilidad en los reportes relacionados con el uso eficiente de los recursos hídrico y energético, ya que los suministrados se encontraban desactualizados. De igual forma se registraron acciones en el aprovechamiento de residuos, pero no se observaron las evidencias documentales. Para el ejercicio de auditoria es indispensable, en el cumplimiento de una actividad objetiva, contar con las evidencias documentales que soporten las diferentes acciones.

Gestión Contractual

• Ajustar la planeación del proceso contractual mediante la actualización del PAA. • Fortalecer la gestión para cancelar los compromisos que dieron origen a las reservas

presupuestales y a los pasivos exigibles, ya que sus resultados son bajos para el primer trimestre.

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