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TALLER PARA EJECUCIN DE

AUDITORAS A SISTEMAS DEGESTIN DE

CALIDAD Y/O AMBIENTAL

I SO-19011

Febrero de 2004

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Trminos y Definiciones

Principios de la auditora

Administracin del programa de auditoras

Actividades de auditora

Competencia de auditores

Contenido

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Objetivo

19011

Proporciona una gua sobre los principios de auditora,la administracin de un programa de auditoras, la

conduccin de auditoras as como la competencia deauditores de calidad y/o ambiental

Aplicar la herramienta para monitorear y verificarla implantacin efectiva de la poltica de gestin

de calidad y/o ambiental dentro de la organizacin

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Trminos y Definiciones ISO 9000:2000ISO 14050:1998

CRITERIOS DE AUDITORA

Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos usados

como una referencia

EVIDENCIA DE LA AUDITORARegistros, declaracin de hechos o cualquier otra informacin

que son pertinentes para los criterios de auditora y que

son ver if icables

HALLAZGOS DE LA AUDITORA

Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditorarecopilada frente a los criterios de auditora

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CONCLUSIONES DE LA AUDITORA

Resultado de una auditora que proporciona el equipo

auditor tras considerar los hallazgos de la auditora

CLIENTE DE LA AUDITORA

Organizacin o persona que solicita una auditora

AUDITADO

Organizacin que es auditada

AUDITOR

Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora

EQUIPO AUDITOR

Uno o ms auditores que lleva a cabo una auditora

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EXPERTO TCNICOPersona que aporta experiencia o conocimientos especficos

con respecto a la materia que se va a auditar

PROGRAMA DE AUDITORAConjunto de una o ms auditoras planificadas para un

periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito

especficoPLAN DE AUDITORA

Descripcin de las actividades en sitio y arreglos para unaauditora

ALCANCE DE LA AUDITORAExtensin y lmites de una auditora

COMPETENCIAHabilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes

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CRITERIOS DE

AUDITORA

EVIDENCIA DE

LA AUDITORA

HALAZGOS DE LA

AUDITORA

CONCLUSIONES

DE LAAUDITORA

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Principios de la Auditora

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PRINCIPIOS NECESARIOS DE LOS AUDITORES

Conducta tica.- Se fundamenta en el profesionalismo(verdad, integridad, confidencialidad y discrecin)

Presentacin justa.- La obligacin de reportar demanera veraz y con precisin

Cuidado profesional.- la aplicacin de diligencia yjuicio en la auditora

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PRINCIPIOS DEL PROCESO DE AUDITORA

Independencia.- es la base de la imparcialidad yobjetividad de las conclusiones de la auditora(libre de prejuicios y conflicto de intereses)

Evidencia.- Es la base racional de llegar de maneraconfiable a reproducir las conclusiones de una auditoraen un proceso sistemtico de auditora

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Administracin de un Programa de Auditora

OBJETIVO =Planear el tipo y nmero de auditoras e identificary proporcionar los recursos necesarios para conducirlas

PROGRAMA

PROPSITOS

Tamao

Naturaleza

Complejidad

Eficiente

Efectivo

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Define la autoridad para administrar el programa

de audi toras

ROLES

Establece los objetivos y alcance del programaEstablece las responsabil idades, recursos y

procedimientos

Asegura la implantacin del programaMonitorea, revisa y mejora el programa

Asegura que los registros del programa sean

mantenidos apropiadamente

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CYCLE P-D-C-ACICLO P-E-R-A

MEJORADEL

PROGRAMA

AUTORIDADDEL

PROGRAMA

DEFINICINDEL

PROGRAMA

IMPLANTACIONDEL

PROGRAMA

COMPETENCIADE AUDITORES

ACTIVIDADESDE AUDITORA

MONITOREOY REVISIN DEL

PROGRAMA

P

A

C

D

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Dirigir la planeacin y conduccin de auditoras

Prioridades de la administracin

* Intenciones comerciales

Requerimientos del sistema de administracin

Requerimientos contractuales y regulatorios

Necesidad de ser evaluado como proveedor

Requerimientos del cliente

Necesidades de otras partes interesadas

Riesgos potenciales de la organizacin

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Vara y es influenciado por:

- Objetivo, alcance y duracin de cada auditora- Frecuencia de las auditoras- Tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin- Nmero, importancia, complejidad y localizacin de

las actividades a ser auditadas- Requerimientos contractuales, regulatorios, estndares

y otros criterios de auditora- Necesidades de acreditacin, registro/certificacin

- Resultados de auditoras previas y de revisiones delprograma

- Lenguaje y asuntos culturales y sociales- Cambios significantes en la organizacin o susoperaciones

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A QUIN ?

SABER- PRINCIPIOS DE AUDITORA- COMPETENCIA DE AUDITORES

- TCNICAS DE AUDITORA

TENER- HABILIDADES DE ADMINISTRACIN- CONOCIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES

RELEVANTES DEL NEGOCIO QUE SEESTA AUDITANDO

INCLUYE- Definicin, implantacin, monitoreo, revisin y mejora del

programa

- Identificar y proporcionar los recursos para el programa

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* Financieros para el desarrollo, implantacin,administracin y mejora de las actividades de auditora

* Tcnicas de auditora* Procesos para alcanzar y mantener la competencia de

los auditores y mejorar el desempeo de ellos

* Disponibilidad de auditores y expertos tcnicos con lacompetencia apropiada en el objetivo particular a auditar

* Duracin - tiempo

* Tiempo de viaje, hospedaje y otras necesidades

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incluyen

Planeacin y programacin de auditoras

Asegurar la competencia de los auditores y del lder

Seleccin apropiada del equipo auditor

Conduccin de auditora y seguimientos

Mantenimiento de los registros del programa

Monitoreo del funcionamiento y de la mejoradel programa

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COMUNICANDO EL PROGRAMA DE AUDITORAS A LAS

PARTES RELEVANTES

COORDINACIN Y PROGRAMACIN DE AUDITORAS

Y OTRAS ACTIVIDADES DEL PROGRAMA

ESTABLECER Y MANTENER UN PROCESO CLAVE

ASEGURAR LA ASIGNACIN DE LOS EQUIPOS DE AUDI TORA

PARA LA EVALUACIN I NI CIAL DE AUDI TORES

PROPORCIONAR LOS RECURSOS REQUERI DOS A LOS

EQUIPOS AUDITORE

ASEGURAR EL CONTROL DE REGISTROS DE LAS ACTIVI DADES

DE AUDI TORA

ASEGURAR LA REVISIN Y APROBACIN DE LOS INFORMES

DE AUDI TORA Y ASEGURAR SU DI STRIBUCIN AL CLI ENTE

DE LA AUDITORA Y OTRAS PARTES ESPECIF ICADAS

ASEGURAR EL SEGUIM IENTO DE LA AUDI TORA, SI ES

APLICABLE

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Demostrar la implementacin del programa

REGISTROS INDIVIDUALES

REGISTROS DEL PERSONAL AUDITOR

Plan de auditoras

Informes de auditoraReportes de No ConformidadReportes de Accin Correctiva y Preventiva

Evaluacin del auditor

Seleccin del Grupo auditorEntrenamiento

Resultados de la revisin del programa

CONTROLESY SEGURIDADAPROPIADOS

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PARA VALORAR SI LOS OBJETIVOS SE HAN CUMPLIDOY PARA IDENTIFICAR OPORTUNIDADES DE MEJORA

En el monitoreo se deben de usar indicadores de desempeo

para medir:LA HABILI DAD DEL EQUIPO AUDITOR PARA IMPLEMENTAR

EL PLAN DE AUDITORA

LA CONFORM IDAD CON LAS AUDI TORAS PROGRAMADAS

RETROALIMENTACIN DE LOS CLI ENTES DE LA AUDI TORA,

AUDITADOS Y AUDITORES

TI EMPO TOMADO PARA CERRAR LAS NO CONFORM IDADES DE

LA AUDI TORA

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En la Revisin del programa se deben considerar

Resultados y Tendencias del monitoreo

Conformidad con los procedimientos

Necesidades de evolucin de las partes interesadas

Registros de auditora

Nuevas alternativas y prcticas de auditora

Consistencia entre el equipo auditor

OK

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Actividades de Auditora

Inicio dela Auditora

- Nombrar al Lder- Definir el objetivo, alcance y criterios- Determinar la factibilidad de la auditora- Establecer el equipo auditor- Establecer el primer contacto con el auditado

Revisindocumental

Revisin de los documentos relevantesdel Sistema, incluyendo sus registros ydeterminar si son suficientes

Preparacin delas actividades

en sitio

- Preparar el Plan de auditora- Asignar el trabajo al equipo- Preparar los documentos de

trabajo

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Conduccin de

las actividades

- Conduccin de la reunin de apertura- Comunicacin durante la auditora- Roles y responsabilidades de guas y observadores- Recolectar y verificar la informacin- Generar los hallazgos de la auditora- Preparar las conclusiones de la auditora- Conducir la auditora de cierre

Reporte dela auditora- Preparar el Reporte de la auditora- Aprobar y distribuir el reporte

Completarla auditora

- Retener la documentacin- Finalizar la auditora

Efectuar las auditorasde Seguimiento

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LDER

- Lo elige el responsable de administrar el programa- Cuando se conduce una auditora en conjunto, es importante

acordar con la organizacin la responsabilidad del Lder antesde iniciar las actividades

OBJETIVO,ALCANCE YCRITERIOS

- Los Objetivos de la auditora deben ser definidos por el clientede la auditora

- El Alcance y los Criterios deben ser definidos por el cliente dela auditora y el Lder.

OBJETIVOS

- Determinar la conformidad del Sistema de Gestin de Auditoria- Evaluar la Capacidad del SG para asegurar el cumplimientocon los requerimientos regulatorios y contractuales

- Evaluar la efectividad del SG para cumplir con los objetivos

- Identificar reas potenciales de mejora del Sistema

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- Describe el alcance y lmites de la auditora tales como:localizacin fsica, unidad organizacional, actividades,procesos, as como el tiempo para la misma

ALCANCE

CRITERIOS

- Incluyen polticas, procedimientos, especificaciones,leyes, reglamentos, requerimientos del sistema,requerimientos contractuales, sectoriales as como cdigosde conducta.

Cuando una auditora en conjunto es conducida, el Lder debeasegurarse que los objetivos, el alcance, los criterios y la

composicin del equipo auditor sean apropiados de acuerdo ala naturaleza de la auditora que se ejecutar

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FACTIBILIDAD DELA AUDITORA

- La determina el responsable de administrar el Programa

- Se debe tener la suficiente y apropiada informacinpara la Planeacin- Disponibilidad y adecuada cooperacin de los auditados- Disponibilidad de tiempo y recursos

Cuando la auditora no es factible, una alternativa debe ser propuestaal cliente de la auditora por el Responsable y de acuerdo con el auditado.

EQUIPOAUDITOR

- Tomar en cuenta la Competencia requerida para cumplir el objetivo

- Responsable y/o Lder deben identificar los recursos necesarios- Tomar en cuenta los objetivos, alcance, criterios y tiempo- Requerimientos de acreditacin/certificacin si son aplicables- Asegurar la independencia de la auditora- Lenguaje de la auditora, caractersticas sociales y culturales,

expertos tcnicos

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COMPETENCIA

Paso 1- I denti f icar el conocimiento y habil idades requer idaspara alcanzar los objeti vos de la audi tora

Paso 2- Seleccionar los miembros del equipo de acuerdo

a los conocimientos y habil idades requer idas por

el equipo

En caso de ser necesario se pueden utilizar Expertos Tcnicos, dirigidos por el Lder

CONTACTOINICIAL

Puede ser formal o inf ormal y debe ser establecido por el

Responsable del Programa o por el Lder

- Establecer los canales de comunicacin- Informar del tiempo y del equipo auditor- Solicitar acceso a documentos relevantes, incluyendo registros- Determinar las reglas de seguridad del sitio- Efectuar las gestiones de la auditora

- Acordar mutuamente los guas y observadores del equipo

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Revisin inicial de Documentos

Se realiza antes de la auditora en sitio para verificar laconformidad del sistema.

* Puede incluir documentos y registros relevantes delsistema as como reportes previos de auditora

* Se debe de tomar en cuenta el tamao, la naturalezay la complejidad de la organizacin as como el objetivoy alcance de la auditora.

* Una visita preliminar puede realizarse para tener una

visin global de la organizacin

Si la informacin no es suficiente, el lder auditor debe deinformar al cliente y a los auditados, no se deben asignar

ms recursos hasta que no se resuelva esta situacin

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Actividades previas de Auditora en sitio

PREPARACIN DEL PLAN DE AUDITORAS

Lo prepara el Lder del equipo y debe de proporcionar la informacinnecesaria para el auditor, auditado y al cliente as como facilitar

la programacin y coordinacin de las actividades.

INCLUYE:

- Los objetivos de la auditora

- Criterios de la auditora y los documentos de referencia

- El alcance, incluyendo la identificacin de la organizacin, lasunidades funcionales y los procesos a ser auditados

- Fechas y lugares donde se realizarn las visitas

- Tiempo estimado y duracin de las actividades, incluyendo las reuniones

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- Los roles y responsabilidades de los miembros del equipo y de losacompaantes

- La distribucin de recursos apropiados en las reas crticas por auditar

- La identificacin del representante de los auditados

SI ES NECESARIO:

- El idioma utilizado cuando ste es diferente entre el auditor y el auditado

- Los temas del reporte de la auditora, clasificacin de no conformidades,formato, estructura, fecha de edicin y distribucin

- Arreglos de logstica

- Todo lo relacionado con la confidencialidad

En una auditora en conjunto, el lder especifica los mtodos decomunicacin durante todo el proceso de la auditora. El Plan debe ser

revisado y aceptado por el cliente y presentado al auditado antes de iniciarla misma. Cualquier objecin o revisin del plan, debe ser resuelta entre

las partes interesadas

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Asignacin de los trabajos al equipo auditor

El Lder auditor asigna a los integrantes del grupo un proceso,una funcin, un sitio, un rea o una actividad por auditar.

Para tales asignaciones se deben de tomar en cuenta la independencia,

la competencia as como el uso efectivo de los recursos (incluyendoauditores, auditores en entrenamiento y expertos tcnicos)

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Preparacin de los documentos de trabajo

Son preparados y usados por el grupo auditor con el propsito deque sirvan como una referencia y como registros de la auditora

Listas de verificacin

Planes de muestreo de auditoras

Formatos para los hallazgos

Formatos para las reuniones

Deben ser conservados hasta que la auditora hayaconcluido. Toda la informacin de la empresa esconfidencial y debe ser debidamente resguardada

por el grupo auditor

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Actividades de la Auditora en sitio

REUNIN DE APERTURA

Revisar la agenda de la auditora

Confirmar el objetivo y alcance

Presentar al equipo auditor

Confirmar los canales de comunicacin

Establecer la metodologa de trabajo

Confirmar los recursos requeridos por el equipo

Identificacin de guas o acompaantes

Dar la oportunidad al auditado de hacer preguntas

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COMUNICACIN DURANTE LA AUDITORA

El Equipo auditor debe reunirse peridicamente paraintercambiar informacin, verificar avances y

reasignar tareas entre el grupo

El lder auditor debe comunicar peridicamenteel estado de la auditoria, al auditado y al cliente

de la auditoria

Cualquier evidencia detectada y que pueda sugerirUn inmediato y significante riesgo (seguridad,

Ambiental o calidad) debe ser reportada sin demora

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Cuando exista evidencia suficiente de que un objetivo

no se est alcanzando, el lder auditor debe reportarlo

al cliente y al auditado para que establezcan las

acciones apropiadas

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ROLES Y RESPONSABILIDADESDE GUAS Y OBSERVADORES

Pueden participar en la auditoria, pero no formanparte de ella.

Dnde los guas son asignados, deben de apoyar

al grupo auditor en:

- estableciendo los contactos y tiempo dela entrevista

- coordinar visitas especficas- asegurarse de que las reglas y procedimientos

de seguridad sean conocidos y acatados porlos miembros del grupo auditor

Los guas pueden testificar la auditoria y a solicitud del auditor

puede aclarar o apoyar en la recoleccin de informacin

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RECOPILACIN Y VERIFICACINDE LA INFORMACIN

FUENTESDE INFORMACIN

RECOLECCINMEDIANTE UN

APROPIADOMUESTREO

INFORMACIN

VERIFICAEVIDENCIA DELA AUDITORA

EVALUACIN CONTRALOS CRITERIOS DE

AUDITORA

Hallazgos

REVISAN

CONCLUSIONES

DE LAAUDITORA

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QU INFORMACIN DEBE DE SER RECobjetivos, alcance,

criterios, funciones,actividades y procesos

Solo la informacin ver if icable puede ser evidencia de la auditor ia,

la cual debe ser registrada como tal

Mtodos de recoleccin

- Entrevistas-Observacin de actividades-Revisin documental

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Au dito res de prim era parte (Interna)

capaci tado s po r la empresa.

Audito res de segunda parte (Externa)

formados po r el Corpo rativo (prov eedo r)

Audito res d e tercera parte (Cert i f icacin)

los forma y cert if ica un o rganismo

Internacional recon ocido .

Aud ito ras a los Sis temas de Calidad

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GENERACIN DE HALLAZGOS

MODELO DE LA CERTIFICACION

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MODELO DE LA CERTIFICACION

Sistema deCalidad

implantado

Contactar conel Certificador

Auditoria Internay Revisin por la

Direccin

Generar basespara el contrato

Formalizar elcontrato

Auditoria depreCertificacin

Resultado dePreauditora

CERTIFICACION Auditoria deCertificacin

AccionesCorrectivas