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IX Jornadasde Reflexión y Debate de las Unidadesde Calidad de las Universidades Españolas
2 18Zaragozac
PRESENTACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS
“Dejar de empezar y empezar a terminar”: tres añostrabajando con kanban en la gestión de tareas
(2015‐2018)
Elena Escar HernándezBiblioteca Escuela Politécnica Superior
UNIVERSIDAD DE [email protected]
¿Podemos considerarla como una buena práctica?
¿Es eficaz?¿Da resultados positivos?
¿Es transferible?
Titulaciones EPS
Comunidad universitaria EPS
386 estudiantes72 profesores32 PAS
EL CONTEXTOUn centro
5 Áreas de Administración y
Servicios
Administración y SecretaríaBiblioteca
Conserjería y Taller de Impresión y EdiciónLaboratorios y Talleres
Informática
ANTECEDENTESHitos Biblioteca EPS & kanban
Desde 2008 Desde 2011 Desde 2013 Desde 2015
Planificamos y organizamos el trabajo por objetivosPlanificaciones trimestralesObjetivos consensuados en
reunionesCada objetivo tiene una o varias
tareas asociadas y un responsable
Incorporamos la figura del “coordinador mostrador” entre
personal trabajo turnosPara mejorar la comunicación y la
coordinaciónPara implicar y descubrir “talento”
ocultoPromueve la asunción de responsabilidades
Comenzamos con el teletrabajoPlanificación individual de tareasSeguimiento y control mensual a través de la “ficha de proyecto”
Evolucionamos hacia la planificación mensual individual y de equipo
Incorporamos sistemáticametodología kanban
Todos los lunes, a las 14:30 h hacemos “el kanban”: nos reunimos alrededor del tablero y cada miembro del equipo coloca sus tarjetas, con las tareas que ha planificado desarrollar a lo largo de la semana
Desarrollamos
Desarrollamos Como tablero utilizamos una pared del espacio de trabajo anexo al Mostrador de Préstamo
Desarrollamos Utilizamos papel de colores para elaborar las tarjetas. Cada miembro del equipo tiene su color
Las tarjetas contienen la siguiente información: el proceso, la tarea, el tiempo estimado para su realización y –cuando se finaliza‐ el tiempo real empleado
Desarrollamos
Evaluación individualBalance mensual cumplimiento objetivos/tareas individuales
[Ficha tareas abril puesto Auxiliar Administrativo]
Evaluación de equipoBalance mensual cumplimiento objetivos equipo
[extracto acta reunión abril 2018]
Evaluación de resultadosAnálisis periódicos (semestral / anual) de indicadores [ejemplos]
0:00:00
120:00:00
240:00:00
360:00:00
480:00:00
600:00:00
720:00:00
2017_Dedicación horas x procesos/áreas trabajo
Evaluación de resultadosAnálisis periódicos (semestral / anual) de indicadores [ejemplos]
Organizar una exposición…
Evaluación de la metodologíaReunión anual
[utilizando metodología metaplan]
Reflexión individual y puesta en común
Aspectos positivos
Aspectos negativos
Propuestas de mejora
CONCLUSIONES/1La aplicación de este método de trabajo nos está permitiendo…
Visualizar el flujo de trabajo: el tablero nos proporciona cada semana una imagen viva de todas las tareas y de la fase en la que está su desarrollo. Favorece la transparencia.
Limitar el trabajo en curso: nos hace priorizar el trabajo en curso en lugar de empezar nuevas tareas.
Marcar metas asequibles: el controlar cuánto nos cuesta hacer cada tarea nos facilita datos objetivos sobre la carga de trabajo y nos aleja de las meras percepciones.
CONCLUSIONES/2La aplicación de este método de trabajo nos está permitiendo…
Introducir la autogestión y favorecer la proactividad: el sistema “obliga” a que cada miembro del equipo tenga que dedicar un espacio de tiempo a la semana para pensar en cómo va a organizar su trabajo.
Tener iniciativa: cada uno gestiona sus tareas, tiene claras sus funciones y sabe cómo debe ejecutarlas.
Ser más eficientes: sabemos cuánto nos cuesta hacer las tareas, por lo que podemos encontrar margen para la mejora.
Mejorar la comunicación: a la reunión mensual, unimos las mini‐reuniones kanban cada lunes. Contribuye a “hacer” equipo.