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María Eugenia Hernández Villaseñor Subtesorera de Control y Continuidad Operativa de la Tesorería de la Federación

IX SEMINARIO ANUAL LATINOAMERICANO SOBRE GESTIÓN DE TESORERÍAS PÚBLICAS

República Argentina 12, 13 y 14 de septiembre de 2018

1

I. Objetivo de la Presentación


2

Compartir la experiencia de la Tesorería de la Federación de México sobre el diseño y la

implementación del “Marco de gestión de riesgos operacionales”.

II. Antecedentes

= Fortalecimiento de la operación para contar con una Tesorería resiliente =


CICO: Comité Interno de Continuidad Operativa.

2009-

2010

2011-

2012

2013-

2015

2018 2016

2017

Cuenta Única de Tesorería

10 años

• CICO y 1er PCO

• 1er Diagnóstico integral

• Certificación ISO 9001:2008

Reforzamiento

Tecnológico

Institucionalización de la

Continuidad Operativa

2008

• Recertificación ISO

9001:2015 (Riesgos)

• 2do Diagnóstico integral

• Nuevas Funciones

• Prueba del PCO

• Proyecto Estratégico

Riesgos Operacionales

Procedimiento para la


+

Riesgos Operacionales (NUEVO)

Anexos

3

Asistencia Técnica del FMI

Marco

Metodológico para

la Continuidad

Operativa

CICO: Comité Interno de Continuidad Operativa.

PCO: Plan de Continuidad Operativa.


III. Gestión de Riesgos: Riesgo Operacional

Objetivo de la Gestión del Riesgo Operacional

Garantizar la integridad, la calidad y la

continuidad de las operaciones de la Tesorería

Identificar los Riesgos Operacionales, con fuente en:

Personas

Normatividad

TIC´s Procesos

Eventos Externos

4

Riesgos de Tesorería¹

Riesgos de negocio

(Entorno)

¹Ian, Storkey. Gestión del Riesgo Operacional y planificación de la continuidad de las operaciones para tesorerías estatales modernas

Riesgos

Operacionales Riesgos

Financieros

IV. Metodología para implementación de Riesgos Operacionales: Tesorería de la Federación (México)

IV.1. Contexto Organizacional

Entradas Iniciales

Eventos de la

operación

A. Identificación

de proceso

B. Identificación

de riesgos e

implementación

de controles

C. Matriz de

Riesgos y

Controles

Registro de Eventos

Operativos

BD


5

IV. 1. Contexto Organizacional

A. Identificación de proceso

(procesos críticos, entradas, salidas, usuarios y proveedores)


TESOFE

12 procesos 86 procedimientos

Documentados en el Sistema

de Gestión de Calidad

Criticidad de Acuerdo al Análisis de Impacto de Negocio

(BIA)

Alto Medio-Alto Medio Bajo


6

B. Identificación de riesgos y controles existentes


Actividad 16.

Captura valor por

liquidar, divisa, fecha

de pago, clave

presupuestal

MATRIZ DE RIESGOS Y CONTROLES

Procedimiento: Programación de Pagos

Actividad Riesgo Tipo Control

16

Error en la captura de

valor por liquidar,

divisa, fecha de pago,

clave presupuestal

Existente -

Preventivo

Verificación de la captura

vs hoja de trabajo y firma

de validación del

subdirector

Actividad 17.

Verifica la captura vs

hoja de trabajo y

documentación

soporte y solicita

forma de validación

C. Matriz de Riesgo y Controles por Procedimiento

Este ejercicio se realizó a través de talleres con las áreas e

involucrados en los procedimientos

Análisis de procesos

(Procedimiento/Actividad), para

identificar riesgos operacionales



Ejemplo:

7

Análisis Cualitativo (criterios y características)

Priorización

(Prob x Imp)

Mapa de

Calor

Tratamiento

de Riesgos

Análisis Cuantitativo (histograma de frecuencias)

Distribución de

probabilidad

IV.2. Valoración y tratamiento de

Riesgos



Entradas Iniciales

Eventos de la

operación

A. Identificación

de proceso

B. Identificación

de riesgos e

implementación

de controles

C. Matriz de

Riesgos y

Controles

Registro de Eventos

Operativos

BD


8



IV.2. Valoración y tratamiento de Riesgos

Núm Act Tiempo Descrip. Tipo de Riesgos Descripción Control Descripción Detalle Probabilidad Valor Impacto Valor PXI Riesgo

E-101 1 Diario

Accesar a través del

SIAFF a la

"Programación de

Pagos", ver las CLC

pendientes de

programación y elegir.

Humano /

Proceso

Falta de capacitación, actividades

manuales / Re-trabajosExistente

Guías Operativas,

implementación de

validaciones / Revisión del

Proceso

Reporte de envíos de

Nómina y REPPS se

requiere que la

infomación sea

consistente

Probable 0.5Regular

impacto6 3 MEDIO

E-102 11 Diario

Generar en el sistema de

forma automática el

cambio de las CLC al

estatus de "Pagada".

Proceso Información incorrecta Propuesto

Evitar error en el fondeo,

agregando la opción de la

automatización para esta

actividad y eliminar dos

validaciones manuales

Información

consistente entre

SIAFF y SIDETEProbable 0.5

Regular

impacto6 3 MEDIO

E-103 General Diario Sistema no disponibleSistemas /

tecnológicos

Falla en el SIAFF.- Sistema de

Administración Financiera Federal, que

no esté disponible debido a mal

funcionamiento, caída de sistema

Existente y

PropuestoApoyo DGTSI

Mecanismo de

atención a incidente

"proceso:crítico"Probable 0.5 Desastroso 10 5 ALTO

E-104 General DiarioDivulgación de

información

Sistemas /

tecnológicos

Revelación de información a personas

que no deberían de tener conocimiento

de ella, a través del SIAFF, pudiendo ser

personal interno, contratistas o externo.

Existente

Interno: Control de acceso

por usuario y contraseña

Externo: Uso restringido de

los servicios de información

y sistemas

En algunos casos firma

electrónica,

Contratista y Firma de

convenios de

confidencialidad

Poco

Probable0.3 Insignificante 2 0.6 BAJO

Priorización

Método Cualitativo (Probabilidad x Impacto)

9


Prioridad de Atención

Su atención no es prioritaria /pero si

su monitoreo

Proceso 35% + Humanos 29% + Sistemas 23% = 87%

El 90% de los riesgos, tiene un control.

Sin embargo, existen propuestas de las áreas para mejorar los controles.

Alto Medio Bajo

276 200 24

Riesgo Totales de la TESOFE

Tratamiento de Riesgos

(Evitar, reducir, asumir, transferir y compartir)

Total: 500


IV. 2. Valoración y tratamiento de Riesgos

10

Mapa de Calor

IV.3. Revelación

de Información

Tablero

Riesgos y

Controles

(semáforo)


Priorización

(Prob x Imp)

Mapa de

Calor

Tratamiento

de Riesgos


Distribución de

probabilidad


Riesgos



Entradas Iniciales

Eventos de la

operación

A. Identificación

de proceso

B. Identificación

de riesgos e

implementación

de controles

C. Matriz de

Riesgos y

Controles

Registro de Eventos

Operativos

BD


11

IV.3. Revelación de Información



12




13

de la operación

Pro

ba

bil

ida

d

Impacto

Fuente: información proporcionada por las áreas de la Tesorería de la Federación

Tablero de Control

2

2

13

3

5

3

7

1

5

1

9

1

6

2

4

1

1

3

3

3

3

2

2

1

1

1

1

3

0 2 4 6 8 10 12 14 16

Operación de Devolución de Ingresos Federales y Pagos Diversos.

Compensación de Participaciones por la Recaudación de Impuestos…

Diferencia por los Anticipos a Cuenta de Participaciones a las…

Validación y Seguimiento de Operaciones Rechazadas.

Regularización de Operaciones de Egreso.

Operación de Pagos de Deuda Pública en Moneda Extranjera.

Programación de Pagos.

Ejecución de Pagos.

Operaciones de Egresos Compensados con Operaciones de Ingresos.

Compensación de adeudos recíprocos entre Dependencias y…

Bajo Medio Alto


Ejemplo del Proceso de Egresos



14


Tablero de Control

Ejemplo del Proceso de Egresos (Procedimiento- Programación de Pagos)



15

Mejora de procesos

Manejo de eventos y

Planes de Acción

IV.4. Monitoreo y

Mejora Continua

IV.3. Revelación

de Información

Tablero

Riesgos y

Controles

(semáforo)


Priorización

(Prob x Imp)

Mapa de

Calor

Tratamiento

de Riesgos


Distribución de

probabilidad


Riesgos



Entradas Iniciales

Eventos de la

operación

A. Identificación

de proceso

B. Identificación

de riesgos e

implementación

de controles

C. Matriz de

Riesgos y

Controles

Registro de Eventos

Operativos

BD


16


Identificar

riesgos

Priorizar

Riesgos

Establecer

Controles

Monitorear

Controles

Enero a Agosto 2018

Septiembre 2018


IV.4. Monitoreo y Mejora Continua

Tablero de Control

Personal de las áreas y

de la SCCO

17

V. Algunos Beneficios


Minimizar pérdidas

Mejorar los procesos a través del establecimiento de controles

(eficiencia y eficacia)

Aumentar la capacidad de respuesta ante

contingencias

Identificar amenazas y oportunidades en la operación

de la Tesorería

Fortalecer la confianza de nuestros clientes

Generar competencias para la gestión de riesgos a través de la

capacitación del personal

Establecer una base sólida para la planificación y toma de

decisiones

Implementar nuevas acciones para aumentar el nivel de

seguridad

18


19

Entorno Dinámico. Operar bajo mejores prácticas. Tesorería resiliente y de vanguardia.

Definir estrategias que nos permitan reaccionar con oportunidad

Marco de referencia. Mejores prácticas internacionales.

Administración eficiente y eficaz de procesos, riesgos y controles

(FMI/ISO 9001:2015/COSO III)

Obligatoriedad. A nivel de Ley para dar sostenibilidad a las estrategias. Institucionalización

Compromiso de todos los niveles de la institución. Titulares hasta operativos.

Compromiso Institucional

Recursos. Estructura Organizacional, nuevas funciones. Estructura

Personas. Capacitación, participación nuevos perfiles. Personas

VI. Conclusiones


“ Una vida sin riesgo es una vida gris, pero una vida sin

control probablemente será una vida corta ”.

Bertrand Russell

20


A N E X O S

21

2009-2010

2011-2012

2013-2015

2018 2016

2017

1er esfuerzo de identificación de riesgos que afectaran la Continuidad Operativa.

Reforzamiento Tecnológico

Institucionalización de la Continuidad Operativa

2008


Cuenta única de Tesorería

Administración Centralizada

de los Recursos

10 años

Anexos

• CICO y 1er PCO



Procedimiento para la Continuidad

Operativa

+


22


Marco Metodológico para la Continuidad

Operativa


9001:2015 (Riesgos)



• Prueba del PCO




9001:2015 (Riesgos)



• Prueba del PCO



2009-

2010

2011-

2012

2013-

2015

2018 2016

2017

Reforzamiento

Tecnológico

2008

Estrategia de Mitigación de Riesgos Tecnológicos.

Definición e implementación del Marco Metodológico para la

Continuidad Operativa.

Establecimiento del Sitio Alterno de Operación (SAO).

Asistencia del FMI.



de los Recursos

10 años


Anexos



Operativa

+


23

• CICO y 1er PCO





Operativa



9001:2015 (Riesgos)



• Prueba del PCO



2009-

2010

2011-

2012

2013-

2015

2018 2016

2017

Reforzamiento

Tecnológico

2008

Creación del Comité Interno de Continuidad Operativa (Gobernabilidad)

Diagnóstico Integral(Donativo Banco Mundial).

1er Análisis de Riesgos y de Impacto al Negocio (BIA).

1er Plan de Continuidad Operativa (Sólo para la SO).

Certificación de Procesos ISO 9001:2008.


Anexos



de los Recursos

10 años



Operativa

+


24

• CICO y 1er PCO




Operativa


2009-

2010

2011-

2012

2013-

2015

2018 2016

2017

Reforzamiento

Tecnológico

2008


Anexos



de los Recursos

10 años


Operativa

+


25

• CICO y 1er PCO





Operativa


9001:2015 (Riesgos)



• Prueba del PCO



La Gobernabilidad del Marco de Continuidad esta establecido

en los Lineamientos de CICO y en el PCO.

Reforzamiento de la Estructura Tecnológica.

Nuevo centro de datos (Aguascalientes).

Establecimiento del mecanismo de respaldo para pagos.

Capacitación y pruebas periódicas del Sitio Alterno de

Operación.


9001:2015 (Riesgos)



• Prueba del PCO



2009-

2010

2011-

2012

2013-

2015

2018 2016

2017

Reforzamiento

Tecnológico



2008


Anexos



de los Recursos

10 años

SCCO: Subtesorería de Control y Continuidad Operativa.


Operativa

+


26

• CICO y 1er PCO





Operativa Después de 35 años se cuenta con una Nueva Ley de Tesorería (enero 2016)

Institucionalización a nivel de Ley (Art.12) se establece la obligatoriedad de contar con:

Procedimientos para asegurar la Continuidad Operativa.

Mecanismos de control, seguimiento y evaluación para hacer más eficiente las funciones de Tesorería.

El cumplimiento de esta función queda a cargo de la SCCO (antes Subtesorería de Contabilidad y Control

Operativo ) a través de dos direcciones generales adjuntas (una encargada de la Continuidad Operativa y

otra del Control Operativo y la Contabilidad).



de los Recursos

10 años

2009-

2010

2011-

2012

2013-

2015

2018 2016

2017

Reforzamiento

Tecnológico



2008


Anexos


Operativa

+


27

• CICO y 1er PCO





Operativa

Recertificación ISO 9001:2015 (Riesgos).

Diagnóstico Integral : 2do Análisis de Riesgos y de Impacto al negocio - BIA-

(DGTSI/SHCP).

Después de 19 años se cuenta con un Nuevo Reglamento Ley de Tesorería ( julio 2017)

Institucionalización a nivel de Reglamento (Art.16) del Comité de Continuidad

Operativa de Funciones de Tesorería.

Se establecen a nivel del Reglamento Interior de la SHCP, nuevo nombre de la

SCCO y sus dos Direcciones y nuevas atribuciones. (Nuevas Funciones y

Perfiles).

Prueba PCO: 19 de Septiembre de 2017 (Prueba real del PCO) .

13:14 horas se produce un sismo de 7.1 grados Richter

Proyecto Estratégico: Riesgos Operacionales.


9001:2015 (Riesgos)



• Prueba del PCO



2009-

2010

2011-

2012

2013-

2015

2018 2016

2017

Reforzamiento

Tecnológico



2008

Identificar

Priorizar

Controlar

Monitorear


Anexos



de los Recursos

10 años

Procedimiento para la


+


28

• CICO y 1er PCO





Operativa


9001:2015 (Riesgos)



• Prueba del PCO



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