Jornadas iniciales de proyectos de movilidad Erasmus+ de Formación SERVICIO … · 2020. 10....
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Jornadas iniciales de proyectos de movilidad Erasmus+ de Formación
Profesional (KA102 y KA116)
Controles primarios Madrid, 21 de septiembre de 2020
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Unidad de Evaluación y Control
Controles
Gestión Panel Evaluadores
Gestión de Procesos de Evaluación
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ÍNDICE
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Controles
Incidencias frecuentes recomendaciones
Normativa
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Podrán efectuarse controles técnicos y financieros y auditorías por:
Agencia Nacional (AN) CONTROLES PRIMARIOS
Comisión Europea
Tribunal de Cuentas Europeo
Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF)
Controles y auditorías
Convenio: Anexo I (Condiciones Generales): Cláusula II.27 y Anexo III (Normas financieras y contractuales): Cláusula VI
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Controles y auditorías
Cláusula II.27.3 del Anexo I-Condiciones Generales al Convenio de Subvención: “En caso de que el beneficiario interesado no cumpla con las obligaciones establecidas […]” se podrá considerar “[…] no subvencionable cualquier coste insuficientemente justificado por la información presentada”
Razón Obligación de la AN (SEPIE) en cumplimiento de su contrato con la Comisión Europea.
Propósito Verificar la realidad y
elegibilidad de las actividades financiadas por el
Programa Erasmus+ y la veracidad y legalidad de las operaciones subyacentes.
Obligaciones Beneficiario •Conservar la documentación
durante 5 años (3 años si el importe de la subvención no es superior a 60.000 €).
•Facilitar cualquier información que se le requiera relativa al proyecto.
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En las instalaciones de la Agencia Nacional
Revisión de informe final (100%)
Revisión documental
Durante la ejecución del proyecto Al finalizar el proyecto
Durante la realización del proyecto y al finalizar el proyecto
Tipos de Controles
En las instalaciones del Beneficiario
Visita de control in situ
Auditoría Financiera
Auditoría de Sistemas
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Procedimiento de un control
Notificación Visita / Envío
documentación
Informe provisional Alegaciones Informe
definitivo
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Control después de la acción: Revisión Documental (RD)
Personal técnico de la Unidad de Evaluación y Control Tras la presentación del informe final
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Revisión documental Verificar la elegibilidad y realidad de los costes declarados en el informe final mediante la comprobación de la documentación requerida al beneficiario
Objetivos:
Evitar errores significativos o repetitivos en el pago final de los convenios de subvención Aprendizaje para futuros proyectos
Resultados:
Informe con posibles observaciones, incidencias y recomendaciones
Posibilidad de ajustes presupuestarios
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Documentación justificativa • Vinculación de los participantes
• Convenios de subvención y anexos • Compromisos de calidad • Otros contratos
Vinculación y contractualización
• Apoyo organizativo • Apoyo individual de los participantes y de los acompañantes • Viaje de los participantes y de los acompañantes • Apoyo lingüístico
Contribuciones unitarias
• Apoyo a necesidades especiales • Costes excepcionales
Costes reales
• Pago a los participantes • Casos de fuerza mayor • Cualquier otra documentación que permita justificar costes y
actividades • Seguros de viaje de los participantes
Pagos y otros
Anexo III
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Documento justificativo
Justificación de la vinculación de los participantes (FP Básica/Grado Medio/Certificado de profesionalidad) con la institución beneficiaria en el momento de producirse la actividad Puede ser:
Certificado de matrícula del curso durante el cual se lleva a cabo la movilidad Certificado de vinculación, contrato de trabajo o similar Visitas de Planificación Previa (VPP): Justificación de la implicación del personal en la organización de las actividades ErasmusPro (certificado del Secretario o Representante legal)
Vinculación de los participantes
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Con firma y fecha de todas las partes. Firmado antes del inicio de la movilidad Debe incluir los datos de cada participante Datos de la movilidad en el convenio, acuerdo, compromiso:
Cumplimentado en su totalidad: cuenta bancaria, importe de la ayuda, seguros, etc. Fechas previstas Intervinientes, o firmantes dirección de la organización de acogida Programa detallado de las actividades elegibles a realizar
Contractualización: Convenio y Anexos
Convenios de subvención con los participantes en la movilidad Acuerdos de aprendizaje para la movilidad de estudiantes y/o programas de trabajo para movilidad del personal Compromisos de calidad de los estudiantes:
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Contratos: Firmados y fechados Fechas del contrato Objeto del contrato Nombre de los participantes Número de proyecto al que se refiere el contrato
Otros contratos: contrato con los intermediarios
Cuando la ejecución del proyecto requiera la adquisición de bienes, trabajos o servicios a través de empresas subcontratadas, los contratos objeto de la adjudicación, así como las facturas de dichos servicios.
«La subcontratación no puede cubrir tareas fundamentales de la acción»
(Anexo I Condiciones Generales. II.11.1)
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Contribuciones unitarias I: Apoyo Organizativo
Prueba de asistencia a la actividad en forma de declaración firmada por la organización de acogida en la que se especifiquen el nombre del participante, y el propósito de la actividad, así como sus fechas de inicio y fin Evidencias del reconocimiento de la movilidad (Europass, etc.) Cuestionarios en línea (los informes de los participantes) Convenios de los participantes y sus anexos Póliza de seguro Gestión de la ayuda: pagos, porcentajes, etc.
*Fuente normativa: (Anexo III-I.2)
No procede partida de Apoyo Organizativo para los participantes en las Visitas de Planificación Previa ni para los acompañantes.
Evidencias que justifican dicha contribución:
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Contribuciones unitarias III: Seguros de viaje
Si se sufraga con cargo a la partida de Apoyo Organizativo: - Póliza en la que se refleje el nombre de los participantes asegurados, fecha, contingencias y periodo de cobertura
Si la póliza ha sido contratada por el beneficiario con cargo a la partida de Apoyo Individual: - Póliza en la que se refleje el nombre de los participantes asegurados, fecha, contingencias y periodo de cobertura - Factura relacionada y/o recibo del pago de la misma Recomendación Guía Programa Erasmus +: Tarjeta Sanitaria Europea
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Contribuciones unitarias IV: Viaje de los participantes
Certificados de estancia y/o Documento Movilidad Europass Firmado por la organización de destino con fecha correcta posterior a la movilidad Nombre del participante, el objeto de la actividad en el extranjero y fechas de inicio y finalización de la movilidad
Certificado de asistencia a la actividad en el extranjero expedido por la organización de destino para cada una de las movilidades realizadas (o Documento Movilidad Europass). Deberá estar firmado por la organización de destino especificando el nombre del participante, el propósito de la actividad en el extranjero y las fechas de inicio y de fin de la movilidad
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Certificados de estancia y/o Documento Movilidad Europass Firmado por la organización de destino con fecha correcta posterior a la movilidad Nombre del participante, el objeto de la actividad en el extranjero y fechas de inicio y finalización de la movilidad
Contribuciones unitarias V: Apoyo individual de los participantes
Certificado de asistencia a la actividad en el extranjero expedido por la organización de destino para cada una de las movilidades realizadas (o Documento Movilidad Europass). Deberá estar firmado por la organización de destino especificando el nombre del participante, el propósito de la actividad en el extranjero y las fechas de inicio y de fin de la movilidad
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Contribuciones unitarias VI: Viaje y Apoyo individual acompañantes
En el caso de existir personas acompañantes: facturas del desplazamiento, evidencias de las fechas reales del viaje (billetes y tarjetas de embarque) y/o certificado expedido por la empresa de acogida y justificación de la necesidad de esas personas acompañantes (DNI participantes menores de edad, certificados de incapacidad o justificación de acompañamiento a jóvenes con poca experiencia fuera de España)
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Proveedor: certificado con la firma de éste, nombre del participante, lengua impartida, formato y duración del apoyo prestado Prestación directa: declaración con firma, fecha, nombre del participante, lengua impartida y duración del apoyo Factura por compra de materiales
Contribuciones Unitarias VII: Apoyo lingüístico
Certificado del curso de idiomas firmado por el proveedor del curso, especificando el nombre del participante, la lengua impartida, el formato y la duración del apoyo lingüístico prestado y/o factura por la compra de materiales En caso de que el beneficiario preste directamente el apoyo lingüístico: una declaración firmada y fechada por el participante, especificando el nombre del participante, la lengua impartida, el formato y la duración del apoyo lingüístico recibido.
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Costes reales Apoyo a necesidades especiales
Pruebas documentales o evidencias de participante con necesidades especiales Facturas de los costes incurridos, transferencias y pagos realizados
Costes excepcionales
En el caso de participantes con menos oportunidades: pruebas de pertenecer a un colectivo con menos oportunidades, facturas y pagos de los costes reales en los que se ha incurrido Pruebas del coste de la garantía financiera Gastos de viaje oneroso o de alto coste: prueba del pago de los gastos relacionados sobre la base de facturas con itinerario de viaje Costes por compra/alquiler de equipos y/o servicios para actividades virtuales: facturas de los costes incurridos y pagos realizados
*Fuente normativa: (Anexo III-II.2 A y B y Condiciones Particulares-I.16).
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En función de la opción elegida en el convenio firmado con los participantes en la cláusula 3.2 del Convenio de subvención con el participante:
Transferencias bancarias
Facturas de los servicios contratados
Pago a los participantes
Comprobantes del pago de la ayuda financiera a los participantes, dependiendo de la opción elegida en el convenio firmado con los mismos, en forma de
transferencias bancarias y/o facturas de los servicios contratados, etc.
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Casos de fuerza mayor Interrupciones de movilidad por una causa de fuerza mayor
Justificación documental de dicha interrupción:
Baja médica, justificación de asistencia sanitaria, contrato laboral u otros Se ha de conservar la documentación justificativa de los gastos adicionales en los que se haya incurrido por motivo de la Covid:
Factura de los gastos de viaje o alojamiento;
Pruebas de haber solicitado el reembolso o cambio de fecha al proveedor del servicio, así como a la compañía aseguradora, y que fue denegado.
Cumplimentar convenientemente la MT+
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Control durante la ejecución del proyecto: Visita de control in situ (VCS)
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Realizada por personal técnico de la Unidad de Evaluación y Control Objetivos:
Verificar si las actividades en marcha cumplen con el marco normativo, y con lo descrito en la solicitud de subvención Detectar buenas prácticas y corregir posibles deficiencias Valor formativo
Visitas de Control In situ I
Resultados:
Informe con posibles observaciones, incidencias y recomendaciones No hay ajustes presupuestarios
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Visitas de Control In situ II
Selección de los participantes:
- Solicitud: compromisos y elegibilidad participantes - Publicación de la convocatoria y difusión - Procedimiento de selección: convocatoria, baremos, actas
Preparación de las
movilidades
- Convenios, Acuerdos de aprendizaje y Programas de trabajo con los participantes - Gestión de la ayuda - Preparación cultural, lingüística, seguros - Actas de reunión
Ejecución de las
movilidades
- Elegibilidad de las actividades realizadas - Calidad de las movilidades (cuestionario UE) y pagos - Certificación y reconocimiento de las Movilidades - Cambios y enmiendas
Resultados
- Difusión y visibilidad de la financiación UE - Evaluación y análisis de impacto - Sostenibilidad
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Control durante y al finalizar la acción: Auditoría de sistemas (AS)
Una firma auditora externa verifica en nombre del SEPIE
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Objetivos: Verificar la realidad y elegibilidad de actividades según solicitud y el convenio. Determinar el cumplimiento de la Carta VET .
Procedimiento: Una firma auditora independiente verifica en nombre del SEPIE: Fase 1: La calidad de procedimientos de gestión de las movilidades y sistemas de control
interno. Fase 2: Eficacia en la gestión del último convenio de subvención con Informe Final enviado
(Fase 2: Auditoría Financiera).
Auditorías de Sistemas (AS)
Resultados: Informe con recomendaciones y medidas correctoras sobre la gestión de los proyectos financiados. Ajustes en el cálculo de la subvención final comunitaria. Solicitud de Plan de medidas correctoras. Seguimiento de esas medidas al cabo de 1 año.
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Calidad de los Procedimientos AS
• Acuerdos interinstitucionales • Elegibilidad de los participantes y coherencia con el proyecto • Contractualización con los participantes y gestión de la ayuda • Acuerdos de aprendizaje y Programas de trabajo
Publicación de la convocatoria, selección
de participantes y preparación de la
movilidad • Elegibilidad de las actividades realizadas – Doc. relacionada en el
apartado I.2 del Anexo III del convenio • Procedimiento de apoyo y seguimiento de los participantes • Calidad de las movilidades llevadas a cabo (Informes de los
participantes) • Reconocimiento de las movilidades
Ejecución de las movilidades
• Asignación inicial de las ayudas • Cumplimiento de las normas financieras • Presentación de informes a la AN • Trazabilidad de los pagos (desde y a la AN y en relación a los
participantes) en el sistema contable de la institución • Cumplimiento de las normas de visibilidad del Programa
Gestión del Proyecto en relación con la AN
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Documentación Justificativa AS
Documentación relativa a los procedimientos
Registros contables y fiscales: documentación relativa a la contabilidad de los ingresos y gastos del dinero de la subvención
Partidas de Viajes, apoyo individual, apoyo organizativo, necesidades especiales y costes excepcionales: Se requerirán los mismos documentos que en el caso de la Revisión Documental y en una Auditoría Financiera
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Control después de la acción: Auditoría Financiera (AF)
Una firma auditora externa verifica en nombre del SEPIE
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Auditoría Financiera (AF)
Comprobación de la documentación requerida al beneficiario en una revisión documental, completada con la verificación de evidencias adicionales referidas a la contabilidad de la institución beneficiaria, los registros de personal y otros aspectos relevantes.
Comprobación de los hechos desencadenantes de las contribuciones unitarias y, en su caso, costes reales, mediante documentos de soporte y registros contables del beneficiario. Los trabajos y el informe (pero no las liquidaciones) los realiza una firma de auditoría externa, siendo en todo momento el SEPIE quien ostenta la titularidad y la responsabilidad del control.
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Incidencias más frecuentes/Recomendaciones
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Incidencias frecuentes: recomendaciones
I. Solicitud, selección y vinculación de los participantes
II. Organización de las movilidades y apoyo al participante
III. Gestión documental: Convenios, acuerdos y programas, certificados
IV. Condiciones de pago de las ayudas: cuantías y plazos
V. Seguros
VI. Evaluación, impacto, difusión, visibilidad del Programa y reconocimiento de la subvención (logos)
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Solicitud: Cumplimiento de lo comprometido por el beneficiario: selección, evaluación, difusión, análisis de impacto, Europass, transferencias presupuestarias, cambios en el Convenio sin comunicación a la AN
Selección
Convocatoria pública, criterios transparentes , accesibles y equitativos y baremados , procedimiento documentado, resultados de la convocatoria, medidas conflicto de interés
Vinculación durante la movilidad y justificación adecuada
Perfil de FP Básica, grado medio o certificados de profesionalidad
Recomendaciones (I): Solicitud, selección y
vinculación de los participantes:
Páginas 300 y 302 Guía E+
Certificado de matrícula Declaración firmada por el representante legal de la Institución o
Documentos similares (certificado del secretario del centro) Contrato de trabajo
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Evidencias de apoyo previo a la movilidad
Socio intermediario: contrato (con importe facturado, nombres participantes, número de proyecto) y facturas con detalle de lo contratado Procedimiento de reconocimiento de los resultados de las movilidades del personal
Recomendaciones (II): Organización de las movilidades y apoyo al participante
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Gestión documental: Convenios
Convenios con los participantes cumplimentados
por completo y de la convocatoria (no confundir
con Convenio con el beneficiario) :
Cuenta bancaria
Nombre, apellidos y lugar y fechas de firma
Recomendaciones (III): Gestión documental: Convenios
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Gestión documental: Convenios
Convenios con los participantes cumplimentados:
Fechas movilidad: más amplias que el acuerdo
de aprendizaje y el certificado de estancia
Importes y opción financiera elegible
Seguros: cumplimentar cláusula 5 de acuerdo
con coberturas de la Guía del Programa E+
Recomendaciones (III): Gestión documental: Convenios
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Acuerdos de aprendizaje o programas de trabajo detallados y personalizados, con fechas de formación correctas e incluidas en el convenio con el participante y que abarque todo el período certificado
Recomendaciones (III): Gestión documental: acuerdos, compromisos de calidad y programas de trabajo
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Acuerdos de aprendizaje o programas de trabajo con firmas de todas las partes con fechas anteriores al inicio de la movilidad
Actividades elegibles
Recomendaciones (III): Gestión documental: acuerdos, compromisos de calidad y programas de trabajo
Páginas 52 y 53 Guía E+
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Certificado de la estancia completo: firmado por el socio de acogida al final de la
movilidad, y con fechas correctas (coherentes con las del viaje, y coincidentes con las de la
MT+ y dentro del período marcado en convenio y acuerdos/programa)
Certificado Europass con código de verificación
Actualizar datos en la herramienta MT+
Cuestionarios UE
Recomendaciones (III): Gestión documental: otros
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Respeto de las condiciones del pago de las ayudas
según opciones de pago del Convenio de subvención
con el participante: importes, porcentajes de pago,
plazos de pago
Trazabilidad de los pagos: justificación que permita
comprobar la realidad de los pagos a los participantes
y los proveedores o intermediarios
Los fondos destinados para ayuda individual y viaje
han de sufragar al completo esos gastos, nunca los de
gestión de socios intermediarios
Recomendaciones (IV): condiciones de pagos de ayudas
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Recomendaciones (V): Seguros
Fuente normativa: • Convenio Subvención -C. Particulares • Guía del Programa Erasmus+ 2020, Características del programa. Página 11
• Relación individual de asegurados
• Fechas que cubran la totalidad de la movilidad
Coberturas obligatorias
Seguro de viaje (incluido extravío o deterioro del equipaje)
Seguro de responsabilidad civil (incluida responsabilidad profesional, si procede)
Seguro de accidentes y enfermedad grave
(incluido IT o IP)
Seguro de defunción (incluida repatriación)
Seguro médico
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Evidencias sobre la evaluación y el impacto según lo indicado en la solicitud
Evidencias sobre la difusión según lo indicado en la solicitud
Recomendaciones (VI): Evaluación, impacto y difusión
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http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/pdf/use-emblem_en.pdf http://sepie.es/comunicacion/imagen.html
Recomendaciones (VI):Visibilidad del Programa y
reconocimiento de la subvención (logos)
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Realizar actividades subvencionadas
Conocer y cumplir la normativa que regula la acción
Visibilidad del Programa y reconocimiento de la subvención
Registro contable para el proyecto para mejor trazabilidad de los gastos e
ingresos
Custodia , organización y envío de la documentación
Recomendaciones generales (VII)
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Recomendaciones generales (VII): consultas y envío documentación
Solicitar ayuda al SEPIE en caso de dudas sobre controles [email protected] Envío de documentación por sede electrónica (registro electrónico): Asunto: Tipo de control_Nº proyecto 2020-1-ES01-KA1XX-00000 Adjuntar: Relación de documentos con firma digital del Representante Legal y constatación de que son copia fiel Relación ordenada de documentación
Sede electrónica
Registro electrónico
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Normativa Reglamento Financiero (EU, Euratom)
N° 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo y Reglamento Delegado (UE) 2019/887 de la Comisión
Gastos Subvencionables Controles
Artículo 183 Artículo 186 Artículo 202
Reglamento (UE) Nº 1288/2013 Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de diciembre de 2013
Se crea el programa «Erasmus+ Presenta el diseño fundamental de todo el programa
Artículos 31 y 32
LEY 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones
Obligaciones de los beneficiarios: Comprobación de las subvenciones
Artículo 14 Artículo 32 Artículos 44-51
REAL DECRETO 887/2006 De 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones
Artículos 84-87
Guía del Programa Erasmus+ Versión 3 (2020): 25/08/2020 Convocatoria de propuestas 2020 EAC/A02/2019
Anexo I del Convenio de subvención “Controles, auditorías y subvenciones” Obligación de guardar la documentación, proveer información, facilitar el acceso a las instalaciones, Auditorías de la OLAF y del Tribunal Europeo de Cuentas
Cláusula II.27
Anexo III del Convenio de subvención “Reglas Financieras y contractuales”
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Documento de consulta para beneficiarios de convenios de Asociaciones Estratégicas Erasmus+ (KA1):
Los tipos de controles de la Agencia Nacional La documentación requerida en los diferentes controles coordinados por la Unidad de Evaluación y Control y generados a lo largo de la vida del proyecto Los resultados de un control Recomendaciones y errores frecuentes observados durante los controles
Guía de controles a beneficiarios
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