Junta Directiva de Esenttia S.A.

Juan Diego Mejía MejíaPresidente de Esenttia

Declaración de la Junta Directiva de Ecopetrol

Mensaje del Presidente de Ecopetrol

Mensaje del presidente de Esenttia S.A.

Mensaje de la junta directiva de Esenttia

¿Qué es el Código de Ética y Conducta?

¿A quiénes aplica el Código?

¿Cuáles son las responsabilidades de los destinatarios?

¿Cuáles son las responsabilidades de los líderes?

Principios éticos

Cumplimiento de la ley

Conflicto de interés

Conflicto ético

Prohibición del soborno

Integridad en la contabilidad

Actuamos en contra del lavado de activos y la financiación del terrorismo

Regalos, atenciones y hospitalidades

Protección y uso de los recursos de Esenttia

Manejo y seguridad de la información

Responsabilidad social y respeto por los Derechos Humanos

¡Reporte los hechos que transgreden esteCódigo!

Conductas éticas

Preguntas frecuentes

Contenidopág. 2

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Declaraciónde la Junta Directiva de EcopetrolEn Ecopetrol, su Grupo Empresarial y en la Junta Directiva asumimos como ejes fundamentales para eldesarrollo de los negocios la ética y la transparencia. Este Código refleja dicha orientación y pretende servir deguía para mantener el más alto nivel de integridad, respeto, responsabilidad y compromiso con la vida.

Por ello, es fundamental que todos los colaboradores, sus beneficiarios, proveedores, contratistas, aliados yclientes actúen y desempeñen sus funciones y actividades de una manera consistente con este Código y conla reglamentación que nosrige.

Recordemos que la forma de actuar dice quiénes somos, no solo como individuos sino también como parterelacionada con Ecopetrol y su Grupo, y que la conducta de los destinatarios de este Código impacta de formadirecta la reputación y la calidad de nuestras operaciones. Hemos logrado consolidarnos como empresassólidas, rentables y proyectadas hacia el reconocimiento nacional e internacional por nuestras buenasprácticas en materia de ética y cumplimiento, por ello confiamos en cada uno de ustedes para mantener yaumentar nuestra reputación a través de la ejecución de las acciones concretas que aquí se definen.

Estimulemos la consulta permanente de este Código y su adopción como una herramienta dirigida a erradicarcualquier forma de violación a la ética y las malas prácticas, incluyendo las acciones de corrupción, soborno,fraude, lavado de activos, financiación del terrorismo y desconocimiento de las normas nacionales einternacionales que nos rigen. La Junta Directiva los invita a cumplir con la promesa de cero tolerancia frente alas acciones señaladas y a reportar, a través de los canales institucionales, los hechos o actividadessospechosas quedesconozcan los lineamientos de este Código.

Gracias por su colaboración y compromiso.

Mensaje del presidentede EcopetrolEl Código de Ética y Conducta es la guía principal para orientar nuestras acciones y define la manera en la quedebemos actuar en el desempeño de las funciones y actividades asignadas. Por eso, es fundamental que cadauno de nosotros revise, entienda y cumpla los lineamientos establecidos en él.

La Empresa ha realizado esta actualización para enunciar, en forma general y no taxativa, las reglas de conductaque se deben aplicar en los entornos laboral y personal, para proteger la imagen de Ecopetrol y su Grupo.También enuncia los roles y responsabilidades de los destinatarios del mismo, temas de conflicto de interésy de conflicto ético, cumplimiento de la ley y la reglamentación interna, disposiciones en materia de soborno,corrupción, fraude, lavado de activos, financiación del terrorismo, Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero- FCPA(por sus siglas en inglés), regalos y atenciones, así como el trámite general sobre el proceso de denuncias.Igualmente, se presentan algunas preguntas frecuentes para orientar al lector en las situaciones cotidianasque pueden vulnerar los principios éticos. Por tanto, esta actualización del Código integra varios elementos atener en cuenta para prevenir hechos que no correspondan con los principios de integridad, responsabilidad,respeto y compromiso con lavida.

Con la adherencia a las reglas éticas de la empresa, cada uno de nosotros se convierte en protagonista frenteal cumplimento de nuestros retos y contribuye de manera esencial al éxito de la organización. No olvidemosque todos tenemos un papel importante en el objetivo de superar las expectativas de las personas con las quenos relacionamos.

Los principios del Código de Ética y Conducta y los lineamientos que contiene no están alejados del sentidocomún que demostramos en nuestras propias vidas, pero sí deben ser aún más rigurosos. Para garantizar esarigurosidad, los invito a pedir ayuda en caso de duda. En Ecopetrol y su Grupo hemos creado una estructuracorporativa con dependencias y trabajadores para acompañarnos en los temas asociados a la ética y el programade cumplimiento, atender las consultas y dilemas, y gestionar las denuncias que se presenten por la presuntavulneración de los principioséticos.

Me comprometo y requiero de su compromiso con el cumplimiento de nuestro Código de Ética y Conductapara que sigamos demostrando que Ecopetrol, además de ser la empresa más grande de Colombia, estambién la más transparente.Producimos barriles limpios, eficientes y éticos.

FELIPE BAYÓN PARDOCuento con ustedes para lograr los propósitos descritos.

Recuerden, siendo éticos ¡somos Ecopetrol!

Mensaje del presidente de Esenttia S.A.Para ejecutar con excelencia e integridad nuestra Estrategia Corporativa, es fundamental que todosincorporemos en nuestras actuaciones una premisa irrenunciable: la transformación sostenible de lasociedad. Entendiéndola integralmente, debemos preguntarnos cómo, desde nuestro día a día, podemosimpactar de manera positiva en el bienestar de las personas y entornos que nos rodea. Es aquí donde lacoherencia se convierte en la base de la construcción de relaciones sólidas con nuestros grupos de interés.

El llamado a la coherencia es a la persona, a cada uno de los ejecutores de los procesos. La coherencia es lallave que abre las puertas de la confianza y esta, se manifiesta con comportamientos ejemplares alineadoscon lo que la organización declara. Nuestra organización ha sido ejemplo visible y reconocido de integridad,respeto y equidad, identidad que debemos cuidar y preservar como a un tesoro en el contexto de retos delmundo de hoy. Nuestros valores son para sacarlos del papel a la acción del día a día, dotándolos de sentido yaplicabilidad, enseñando con el buen ejemplo, haciendo especial énfasis para este documento en la Integridady Respeto que declaramos presente en nuestroADN de ciudadanos Esenttia.

Debemos tener siempre presente que somos la imagen viva de la organización, nuestros grupos de interésven a la organización al vernos a nosotros, en cada acción, palabra, gesto u omisión. ESENTTIA, desde elcorazón de su Estrategia, está comprometida con garantizar un ambiente ético, por ello ponemos adisposición de nuestros grupos de interés este Código de Ética y Conducta, una guía que tenemos paramantenernos como un equipo con principios y valores, consolidando la cultura de nuestra organización. Notoleraremos actos de corrupción en cualquiera de sus formas, fraude, acoso, soborno, soborno transnacional,maltrato o cualquier otro contrario a la ética y buenas prácticas de respeto y cuidado de la persona.

Hemos puesto a disposición distintos canales para brindar ayuda ante dudas respecto del alcance y aplicaciónde este Código, si no siente tranquilidad sobre cómo actuar en una situación concreta, o le preocupa el hechode que usted o un tercero haya podido infringir los principios y valores de ESENTTIA, tiene la responsabilidadde manifestarlo haciendo uso de los diferentes canales dispuestos por la organización y el Grupo EmpresarialEcopetrol.

Para que Esenttia siga siendo el vehículo para alcanzar nuestros sueños y los de nuestros grupos de interés,es necesario contar con el compromiso de todos nuestros colaboradores con los principios de este Código. Yome comprometo y cuento con tu compromiso.

Mensaje dela junta directiva de EsenttiaComo responsables de definir la visión estratégica y orientar la gestión de la sociedad, asumimos elcompromiso de establecer, preservar, mantener y promulgar los más altos estándares de integridad y éticaempresarial en todas nuestras actuaciones, asegurando así, la total confianza de nuestros grupos de interésy la sostenibilidad delnegocio.

El Código Corporativo de Ética y Conducta enmarca nuestro compromiso para asegurar el más alto nivel deintegridad en nuestro actuar, en línea con nuestros valores corporativos. La falta de indicaciones específicasno exime a los empleados y a todos los destinatarios del Código, de la responsabilidad de actuar según losmás altos estándares éticos deconducta.

Apoyemos y fomentemos la consulta permanente del Código y su adopción como carta de navegación,orientada a prevenir y erradicar cualquier forma de violación a la ética y las prácticas indebidas.

Invitamos a todos los destinatarios de este Código a comprometerse y, con sus actuaciones, demostrar cerotolerancias a la violación de las normas en él contenidas. Así mismo, a reportar, a través de los canalesinstitucionales establecidos, los hechos o actividades conocidas o sospechosas que desconozcan suslineamientos.

Es un compendio de reglas que definen los estándares decomportamiento esperados por la organización y guían la forma deproceder de Esenttia S.A., y de las restantesde las compañías que integranel Grupo Empresarial Ecopetrol y de todos los destinarios del Código, bajolos principios éticos de integridad, responsabilidad, respeto y compromisocon lavida.

Contar con este instrumento se constituye en un propósito empresarial yun compromiso personal, que se asume responsablemente; la sumatoriade las conductas éticas individuales contribuye a la construcción de unaimagen prestigiosa, con una cultura basada en principios superiores decomportamiento.

*Las referencias que se hacen en este documento a Esenttia, corresponden tanto a Esenttia como a sus filiales.

¿Qué es el Código de Ética y Conducta?

Este Código no pretenderesolver o definir todas lasconductas, pero sí es unaguía para nuestro actuar ypara la toma de decisionesresponsables.

Vicepresidencia Corporativa de Cumplimiento de Ecopetrol

¿A quiénes aplica este Código?Son destinatarios de este Código los miembros de juntas directivas ytrabajadores de Esenttia S.A. y del grupo Empresarial Ecopetrol, todas laspersonas naturales o jurídicas que tengan cualquier relación con este,incluyendo a beneficiarios, accionistas, contratistas, proveedores, agentes,socios, clientes, aliados, oferentes, además del personal y firmas que loscontratistas vinculen para la ejecución de las actividades pactadas.

Por lo anterior, este Código será de obligatorio conocimiento y aplicaciónpara sus destinatarios, quienes deben velar para que sus actuaciones seenmarquensiempreen las reglas que este contiene.

Las compañías del Grupo deben adoptar las reglas de este Código ygarantizar su difusión y aplicación.

Destinatarios de nuestroCódigo de Ética y Conducta:antes de actuar revisemoslos principios y conductas deeste compendio de reglas. Sila decisión no acoge loslineamientos éticos aquíestablecidos o se aparta dealguna manera de losmismos hay que abstenerse,definiendo otras opcionesacordes con los principios dela empresa.

FELIPE BAYÓN PARDOPresidente de Ecopetrol

¿Cuáles son las responsabilidades de los destinatarios?

Conocer e interiorizar la información contenidaen el Código y promover estas mismas accionesen las personas que sean destinatarios delmismo.

Suscribir los documentos, certificaciones odeclaraciones definidas por Esenttia paramanifestar el conocimiento y compromiso frenteal Código, y que se ha actuado sin vulnerar lasdisposiciones de este.

Actuar conforme con los principios de integridad,responsabilidad, respeto y compromiso con lavida.

Acoger la reglamentación que rige la actividaddesarrollada y la relativa a la prevención dellavado de activos, financiación del terrorismo,fraude, soborno y corrupción, y demás queregulen los riegos éticos y de cumplimientoseñalados en este Código.

Plantear las consultas, dilemas y denunciasrelacionadas con el Código de Ética y Conducta.

Cooperar en el desarrollo de las investigacionesinternas o externas que tengan por objetoestablecer posibles violaciones a este Código.

¿Cuáles son las responsabilidades de los líderes?

Educar con el ejemplo en el cumplimiento de losprincipios del Código.

Comunicar expresamente a sus equipos de trabajoel deber de cumplir los principios éticos y con lanormatividad de Esenttia en el desempeño desus responsabilidades laborales.

Realizar acciones periódicas con los integrantesde sus equipos de trabajo que propendan por lainteriorización del Código en las actividades delárea.

Hacer seguimiento a la gestión, a efectos deverificar la aplicación de los principios del Código yde los controles internos de la compañía, que sesustentan en la necesidad de mitigar riesgosempresariales.

No aplicar represalias contra quienes presentendenuncias por presuntas violaciones alCódigo.

Ser intolerantes frente a conductas que violan losprincipios o con las cuales se incumpla con lanormativa aplicable.

Permitir y promover la formulación de consultas,dilemas y denuncias.

Difundir y garantizar la aplicación de lareglamentación interna en materia de riesgos decumplimiento.

Los principios que a continuación se señalan sonreglas de la organización que constituyen fuentede responsabilidad y guían el comportamientoesperado de los destinatariosde este Código:

INTEGRIDADEs el comportamiento que nos hace visibles comopersonas rectas, leales, justas, objetivas, honestas ytransparentes ante la empresa y la sociedad. Unapersona íntegra actúa en forma coherente con lascaracterísticas referidas, la normativa interna yexterna aplicable, los principios y las reglas adoptadospor la organización para prevenir violaciones a losestándares y expectativas éticas referidas en esteCódigo. Actuar conforme con este comportamientonos permite afirmar que no se toleran los actos delavado de activos, financiación del terrorismo, fraude,soborno y corrupción (violaciones a Ley FCPA, regalosy atenciones, conflictos de interés) ni las conductasque falten a laética.

RESPONSABILIDADEs la obligación moral de hacer el mejor esfuerzopara alcanzar los objetivos empresariales ygarantizar el manejo eficiente de los recursos. Conbase en este principio, es obligatorio hacer todo lopertinente para desarrollar las actividades asignadasy las metas de la compañía, acogiendo lasdisposiciones aplicables contenidas en laConstitución Política, las leyes nacionales yextranjeras, la reglamentación interna, así comoadoptando el Sistema de Control Interno. Bajo esteprincipio, se asumen las consecuencias de lasdecisiones que se adoptan, así como de lasomisiones y extralimitaciones.

Principios Éticosde Ecopetrol y su Grupo Empresarial

RESPETOEs la capacidad de aceptar y reconocer las

diferencias que se tienen con los demás. A partir deeste principio se protegen los derechos humanos,fundamentales y sociales, y se propende porreconocer al otro sin distinción de sexo, orientación,raza, origen nacional o familiar, lengua, religión,opinión política o filosófica, condición económica,física o mental. En virtud de este principio, se actúaen forma cordial, sin hacer discriminaciones ni darmalos tratos o agredir a los demás, no se habla maldel otro, ni se afecta la imagen de las personas, ni dela Empresa.

COMPROMISO CON LA VIDASon las acciones de autocuidado dentro y fuera deltrabajo, aplicando las reglas de higiene, seguridad ymedio ambiente que nos señala Ecopetrol, como unmecanismo para la defensa de la vida, la salud y elentorno.

Cumplimiento de la leyy de la reglamentacióninternaEsenttia S.A.cumple con las disposiciones que le sonaplicables contenidas en la Constitución Política, las

leyes nacionales e internacionales, así como con lasreglamentaciones internas. Esto incluye, de maneraenunciativa y no taxativa: leyes, decretos,procedimientos, manuales, guías, instructivos ydemás lineamientos formales. De manera especial,se acogen las disposiciones en materia de controlinterno, la lucha contra el lavado de activos,financiación del terrorismo, fraude, soborno ycorrupción y demás que regulen la mitigación de losriesgos decumplimiento.

Corresponde a la contraposición de losintereses o motivaciones que concurreno pueden concurrir en quién actúa ennombre o representación de Esenttia, oen cumplimiento de funciones oactividades asignadas por estasociedad, y que lo puedan llevar aadoptar decisiones o a realizar actosque van en beneficio propio o deterceros (parientes dentro del cuartogrado de consanguinidad, segundo deafinidad o primero civil, o su socio osocios de hecho o derecho) y endetrimento de los interesesdeEsenttia.

Para Esenttia, por normatividadinterna, se considera además unconflicto de interés ético que vulnera elprincipio de integridad, todo actuar ocircunstancia que pueda implicarcontraposición de interés o que resteobjetividad, equidad, independencia oimparcialidad, en atención a que puedeprevaler el interés privado o la toma dedecisiones en beneficio propio o de untercero y/o en detrimento de losintereses de laEmpresa.

Los conflictos de interés y los conflictoséticos son tipologías de actos decorrupción.

Conflicto de interés

Conflicto ético

¿Qué hacer si como servidor público meencuentro en un conflicto de interés (enlos términos de la Ley 734 de 2002) o sicomo destinatario de este Código estoyinmerso en circunstancias que puedanafectar la objetividad, independencia oimparcialidad en la gestión de los asuntosen los que participo (conflicto ético)?

En ambos casos debe manifestar talsituación a su jefe inmediato por escritoy remitir copia a la Gerencia de Ética yCumplimiento, así como apartarse deltrámite o gestión respectiva, deconformidad con los procedimientosinternos. Si tiene dudas sobre algunacircunstancia que pueda configurar loshechos anteriores, consulte en la líneaética.

El soborno es un ofrecimiento o propuesta de un pago endinero o la entrega de cualquier objeto de valor, comoproductos o servicios en especie, una oferta, un plan ouna promesa de pagar algo (incluso en el futuro), deforma directa o indirecta, a cambio de un beneficiopersonal indebido, de un tercero o para la empresa.

¡El Soborno no es solo en dinero!No se deje sobornar con gastos de viaje, regalos,entretenimientos, atenciones o beneficios paramiembros de su familia, servicios, favores decortesía, becas, pasantías y patrocinios, pagos afuncionarios locales disfrazados comocontribuciones de desarrollo social o ambientaly pagos a miembros de la policía o fuerzasmilitares también disfrazados comocontribuciones, entre otros.

Se resalta que la Ley de Prácticas Corruptas en elExtranjero – FCPA (por sus siglas en inglés), a la cualestamos sujetos por ser una empresa que estáregistrada en el mercado de valores de Estados Unidosde América, y a cuyo cumplimiento nos comprometemos,establece que es un delito pagar u ofrecer cualquier cosade valor, directa o indirectamente a un servidor públicono estadunidense, para obtener o retener negocios o

conseguir una ventaja de negocios impropia, so pena delas correspondientes sanciones por parte delDepartamento de Justicia de Estados Unidos – DOJ y laSecurities and Exchange Commission – SEC. Estasmismas prohibiciones, entre otras, están contenidas enla Ley 1778 de 2016, y son investigadas y sancionadaspor la Superintendencia de Sociedades, así como por losdistintos órganos de controlnacionales.

Prohibición del soborno

Recodemos que existe un régimen deinhabilidades, incompatibilidades yprohibiciones aplicable a los servidores o exservidores públicos y/o interesados en lacontratación con entidades públicas, quecontiene una serie de limitaciones para lacontratación o vinculación laboral. Sudesconocimiento es un hecho queconstituye vulneración a este Código.

Cada uno de los trabajadores de Esenttia hace partedel Sistema de Control Interno, por esto es críticoque den cumplimiento estricto a los controles a sucargo, de tal manera que se pueda certificar laprecisión de los estados financieros frente a auditoresy autoridades gubernamentales en Colombia y elextranjero.

¿QUÉ DEBE HACER?Toda transacción debe realizarse según losprocedimientos y facultades correspondientes yregistrarse de manera precisa y correcta en loslibros.

Específicamente, como trabajador de Esenttia,usted debe asegurar que la información contableacoja los siguientes lineamientos:

Cumpla con los controles internos.

Cuente con información completa y detallada de latransacción.

La transacción sea autorizada en debida forma yregistrada con precisión en los libros o sistemascorrespondientes.

El acceso y gestión de los recursos, activos yregistros de Esenttia sea limitado a las personasautorizadas.

Los activos registrados se comparen con laperiodicidad exigida en la reglamentación interna,a fin de que se remedien las discrepanciasrespectivas.

¿QUÉ DEBE HACER?Para evitar riesgos de violación de la Ley FCPAdebeasegurar: (1) Que ha cumplido con los procesos dedebida diligencia; (2) Que existe un contrato firmado,que describe expresamente los servicios prestadoso bienes adquiridos, las obligaciones, el monto,forma de pago y conceptos por los cuales se puederecibir dicho pago; (3) Que el acuerdo o vínculocontractual contenga cláusulas de ética ycumplimiento; (4) Que el tercero, sus trabajadoresy/o subcontratistas entienden y se comprometen acumplir con las leyes antisoborno y anticorrupciónnacionales y las extranjeras que nos aplican, asícomo con los lineamientos y principios de esteCódigo de Ética y Conducta; (5) Que toda facturarefleje claramente los servicios prestados o bienesadquiridos y que la aprobación y pago de la mismacumpla con los controles internosde Esenttia.

¿Sabía que la Ley FCPA, además de contenerprohibiciones de soborno transnacional, imponeel cumplimiento de los controles internos,especialmente, en cuanto al adecuado registroen libros y contabilidad de todas las operacionesdinerarias, so pena de sanción por parte de laSecurities and Exchange Commission - SEC?

Integridadde la contabilidadEsenttia cuenta con un Sistema de Control Internoque, en materia contable, asegura que los activos dela compañía se manejen y administren en debidaforma y que, con un detalle razonable, refleje demanera precisa y correcta las transacciones ydisposiciones de los activos de laempresa.

transacción con un tercero involucrado en un pagoinapropiado pueden ser considerados responsablesaun cuando no sean los autorizadores directos delpagoindebido.

¿QUÉ ES FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO?Corresponde a las acciones de recolección, provisión,entrega, recibo, administración, aporte o custodia defondos o bienes o recursos que tengan por objeto lapromoción, organización, apoyo, mantenimiento,financiacióno sostenimiento degrupos almargen de laley, terroristas o de delincuencia organizada. Para quese configure la financiación del terrorismo no serequiere que los recursos de facilitación hayan sidoobtenidos en formailegal.

¿QUÉ DEBE HACER?Esnecesario evaluar cuidadosamente toda transacciónfinanciera en la cual participe Esenttia, siendoimperioso realizar una debida diligencia sobre todacontraparte para asegurar que no esté incluida en listasrestrictivasy quenoexisteningunaotra señaldealerta.

Esenttia debe acatar las sanciones y restriccioneseconómicas que impone la Oficina de Controlde

Inconsistencia entre la información suministrada por la contraparte y la información deotras fuentes.

Actividad de la contraparte que no tienejustificación obvia de manera comercial o pareceextraña en un contexto de negocios normales.

Presencia de contraparte en país catalogadocomo no cooperante en la lucha contra el lavadode activos y la financiación del terrorismo.

Transacciones que parecen haber sidoestructuradas para evadir requerimientos.

Señales de alertaDificultad en obtener o verificar información de una contraparte.

Actuamos en contra dellavado de activos yla financiación del terrorismo (LA/FT)Estos son hechos que vulneran los principios deintegridad y responsabilidad del Código de Ética yConducta por constituir medios para facilitartransacciones que apoyan el ocultamiento o uso dedineros de origen criminal o del terrorismo. Por eso,es prohibido aceptar fondos o realizar transaccionesa sabiendas o con sospecha de que los mismosprovienen de una actividadilegal.

¿QUÉ ES EL LAVADO DE ACTIVOS?Es el proceso mediante el cual los ingresos deactividades ilegales se mueven a través de negocioslegítimos y el sistema bancario mundial para eliminar uocultar su fuente. Corresponde a las actividades deadquirir, resguardar, invertir, transportar, transformar,custodiaro administrarbienesdeorigen ilícito.

Es pertinente tener en cuenta que en el evento queEsenttiao sus trabajadoresparticipenenuna

¿Es razonable, consistente con la costumbre,apropiado en naturaleza y valor con la ocasión en laque es ofrecido, y con la posición y circunstancias delreceptor en el contexto (tales como regalos denaturaleza promocional que se encuentrenidentificados con el nombre de una marca, servicioo producto de unaorganización)?

¿Estápermitido por la ley colombiana y de cadapaísdonde la actividad ocurre, y por la reglamentacióninterna?

¿Ha sido recibido u otorgado de maneratransparente, sin esfuerzo de esconder y estar enconcordancia con las prácticas comercialeshabituales?

¿No hay una probabilidad razonable de serconsiderado de alguna manera o tener la aparienciade soborno, un pago de facilitación o un pagoimpropio?

¿Se ha soportado con documentación precisa yadecuada?

¿Fue registrado y/o reportado correctamente enlos sistemas o formatos de información que seestablezcan, según los procedimientosinternos?

En todos los casos está prohibido que la recepción uotorgamiento de regalos, atenciones, hospitalidadesu otros beneficios:

Ocurra para influir en cualquier tipo de decisión opara obtener una ventajainapropiada.

Genere un sentido de obligación o compromiso enel receptor.

Activos Extranjeros (OFAC) del Departamento delTesoro de los Estados Unidos, que contenganprohibiciones o limitaciones a negocios ytransacciones con ciertos países, incluyendopersonas y entidades, por tanto su análisis esindispensable antes de proceder a realizar unacuerdo.

Para el efecto, debe consultar la normatividad deEsenttia sobre lavado de activos, financiación delterrorismo y debidadiligencia.

Regalos, atenciones y hospitalidadesLos trabajadores de Esenttia no están autorizadospara dar, ofrecer, exigir, solicitar o aceptar regalos,atenciones, cortesías, comidas, viajes u otrosbeneficios fuera de los parámetros definidos en lanormatividad interna. Esta prohibición se extiende alos miembros de la familia del trabajador ycontrapartes. Por tanto, es un deber conocer y aplicarlas disposicionescorrespondientes.

Esenttia reconoce que pueden darse situaciones enlas que culturalmente es adecuado aceptar o darregalos u otras formas de atenciones de o a un clienteo proveedor. Sin embargo, esta práctica es de altoriesgo bajo leyes anticorrupción, por tanto debenseguirse estrictamente los lineamientos previstos enla reglamentación interna. En general, en todos loscasos, para la recepción u otorgamiento de regalos,atenciones y hospitalidades deben analizarse lossiguientesaspectos:

¿Está directamente relacionado con una actividad promocional y esmoderado?

Uso inadecuado de los bienes o servicios entregados.

No proteger la integridad de los equipos de Esenttia.

Celebración de contratos sobre bienes o servicios no requeridos.

Pago de bienes o servicios no recibidos o que no cumplan las especificacionestécnicas.

Compras o contrataciones de servicios porvalores que no se ajustan a los precios reales de mercado.

Manejo y seguridad de la informaciónEsenttia da un uso apropiado a los datos personalesy sensibles, al tiempo que protege la informaciónque registra en sus bases de datos, acorde con lasdisposiciones legales que regulan la materia entanto sean aplicables, especialmente la Ley

Estatutaria de Protección de Datos Personales, laLey de Transparencia y demás que las modifiquen.Todo colaborador que maneje o adquiera acceso ainformación personal debe protegerla y solo podrácompartirla con base en las reglasaplicables.

Las leyes que rigen el uso de la información deidentificación personal pueden variar. Si no estáseguro o no conoce la reglamentación debeconsultar al área correspondiente para obtenerorientación.

De igual manera, todo trabajador tiene laresponsabilidad de proteger la información y losrecursos tecnológicos que le entregó Esenttia(direcciones electrónicas, acceso a internet,computadores, dispositivos móviles, etc.),

Sealujoso, excesivo ofrecuente.

Sea ofrecido o dado a miembros de la familia de untrabajador, contratista, socio, aliado, cliente oproveedor.

Sea dinero en efectivo o instrumento comercialconvertible en efectivo (títulos, valores, “gift cards”,cartas de crédito, letras de cambio, etc.).

Sea solicitado por un trabajador de Esenttia paradireccionar un beneficio o ventaja, o dado a alguienque ofreceun beneficioo ventaja aEsenttia.

Sea solicitado o entregado a un trabajador deEsenttia a cambio de cumplir con una obligaciónque legal o funcionalmente le corresponda.

Si no está seguro sobre temas de recepción deregalos, atenciones y hospitalidades debe consultara la líneaéticaparaobtener orientación.

Protección y uso delos recursos de EsenttiaEn Esenttia se propende por evitar el mal uso de losrecursos propiedad de la compañía, incluso losactivos físicos, información y propiedad intelectual.Lapráctica inadecuada puedeincluir:

Uso personal y excesivo de servicios, sistemas yequipos de tecnología de la información.

Uso personal de equipos o materiales de oficina.

Divulgación de información de laempresa.

Trámite, uso u obtención indebida de beneficios.

Sustracción de estos en cualquierforma.

El éxito de Esenttia se basa en la generación de

relaciones constructivas, dinámicas y confiables con sus

contrapartes y grupos de interés. Estas relaciones

crecen y prosperan a través del cuidado mutuo, la

comprensión y elrespeto.

Igualmente, Esenttia realiza acciones de entendimiento

y apoyo al desarrollo de las comunidades que son

consideradas aliadas de la gestión y reconoce los

derechos humanos de sus grupos de interés.

En particular, los principios de respeto y compromiso

con la vida obligan a la compañía a garantizar la defensa

y promoción de los derechos humanos, a prevenir la

discriminación y a cumplir con las normas de HSE.

Además, este Código exige el cumplimiento de la ley, lo

cual significa que la empresa se compromete a seguir

las normas locales e internacionales aplicables relativas

a las prácticas laborales justas y los derechos humanos,

incluidas las prohibiciones de trabajo forzoso o infantil.

En ese sentido, Esenttia ha suscrito de forma voluntaria

el Pacto Global de las Naciones Unidas, una iniciativa

que promueve el compromiso del sector privado, el

sector público y la sociedad civil para alinear sus

estrategias y operaciones con diez principios

universalmente aceptados en cuatro áreas temáticas:

derechos humanos, estándares laborales, medio

ambiente y anticorrupción. El Pacto Global se considera

un marco de acción que facilita la legitimación social de

los negocios y los mercados. Las organizaciones que se

adhieren comparten la convicción de que las prácticas

empresariales, basadas en principios universales,

contribuyen a la generación de un mercadoglobal más

los cuales están destinados de forma única yexclusiva al desempeño de sus funciones y/o tareas,y no deben ser usados para otros fines, conformecon los reglamentos internos.

Está prohibida la divulgación de información reservadao clasificada de la empresa por cualquier medio, salvoobligación legal o requerimiento de autoridadcompetente. Igualmente, está prohibido hacer uso deinformación institucional para fines personales o enbeneficio de untercero.

Esenttia, como dueño de la información contenida enlos equipos, dispositivos y servidores que asigna a suscolaboradores puede,a través de las áreasde control ode cumplimiento, asegurar, acceder, captar, revisar,tratar, transferir, utilizar o monitorear, en cualquiermomento, la información que sea creada, generada,administrada, custodiada, enviada, recibida oalmacenada en dichos equipos, dispositivos móviles yservidores, para finesinstitucionales.

Para más detalle sobre las obligaciones de loscolaboradores de Esenttia consulte los manuales,procedimientos, guías e instructivos que refieran lostemas de seguridad de la información y manejoadecuadodel correo electrónico y de las redes sociales,así como las demás normativas internas relacionadasconelmanejode la información.

EnEsenttia se tratan los datos personales acorde con los

parámetros y principios establecidos en la Ley 1581 de

2012, sus normas reglamentarias y las demás que las

modifiquen y/ocomplementen.

Y contamos con una política de protección de datospersonales, disponible en los enlaces transversalesubicadosenelheaderdenuestrapáginaWeb.

www.esenttia.co

Actuar con responsabilidad social y respeto por los Derechos Humanos

estable, equitativo, incluyente y que fomenta sociedades másprósperas.

¿CÓMO DEBE DENUNCIAR?Toda denuncia se debe presentar de manerainmediata, con buena fe y con suficiente detalle parapermitir a la empresa realizar una verificación y daruna respuesta efectiva. Por lo anterior, al denunciartenga en cuenta losiguiente:

Puede reportar a la línea ética en forma anónimala situación y la información de la denuncia serátratada de maneraconfidencial.

Debe indicar las condiciones de modo, tiempo y lugarde loshechoso delconocimientode losmismos.

La denuncia, la identificación del denunciante, elmaterial, elementos y evidencias recaudadas en eltrámite de la misma son confidenciales, salvo queel asunto deba ser remitido a las autoridadescompetentes para la adopción de decisiones, queexista requerimiento emitido por autoridadcompetente o que sea necesario revelar informaciónpara poder realizar una verificacióncompleta.

Estar dispuesto a colaborar con la gestión de los

asuntos denunciados, respondiendo lassolicitudes de ampliación de información que seefectúen a través de la herramienta o medios decontacto suministrados por el denunciante yremitiendo las evidenciascorrespondientes.

Se requiere respetar la dignidad humana y el buennombre de los denunciados, por tanto no puedenhacerse acusaciones que falten a la verdad o confines de venganza o retaliación. Recuerde que haceruna denuncia con conocimiento de que nocorresponde con la realidad constituye unavulneración a los principios de integridad yresponsabilidad. Tratándose de contratistas, ladenuncia irreal constituye una vulneración a esteCódigo y a la cláusula de integridadcontractual.

Estos principios y normativas reflejan el compromisode prevenir y, cuando sea necesario, remediar losimpactos negativos que genere la operación sobre losderechos humanos. Igualmente, aseguran laidentificación efectiva de los riesgos asociados aderechos humanos en las operaciones con el propósitode mejorar continuamente los procesos. Para ello, sedeben realizar las acciones de debida diligencia,involucrarnos con nuestros grupos de interés ycomunicar nuestras expectativas a los socioscomerciales.

Esenttia también se ha comprometido a realizaracciones tendientes a proteger el medio ambiente enlos lugares donde tiene operaciones. Lo anteriorincluye la reducción de las emisiones y el manejo deresiduos, siguiendo todas las políticas ambientales, lasnormas, los procedimientos y leyes y reglamentosaplicables.

La empresa prioriza la seguridad en el trabajo y en elmedio ambiente, paraprotección de la integridad de laspersonas, de las instalaciones y de las áreas en dondese hace intervención. Por tanto, es imperioso detenercualquier trabajo considerado inseguro o dañino, sintemor arepresalias.

¡Reporte los hechos que transgreden este Código!Si usted conoce o sospecha de una situación queinvolucra a algún trabajador o destinatario de esteCódigo y que conlleva a su violación, está obligado areportarel asunto en la línea ética:

http//lineaetica.ecopetrol.com.co

Reporto los conflictos de interés, inhabilidades eincompatibilidades y las situaciones en las que seobserve falta de objetividad, independencia oimparcialidad y los dilemas asociados, siguiendo losprocedimientos internos. Me abstengo de actuarcuando se presente una circunstancia que puedaconstituir un conflicto de interés, ético o quevulnere el regimen de inhabilidades,incompatibilidades y prohibiciones.

No acepto, solicito, ofrezco, apruebo o pagosobornos. No pido favores ni beneficios acontratistas, proveedores, clientes y trabajadoresde Esenttia.

No hago tratos u ofrezco o recibo regalos,atenciones ni hospitalidades de los grupos deinterés que puedan afectar la reputación deEsenttia o que vulneren la reglamentación interna.

No utilizo los bienes, recursos, elementos omateriales que me asignan para temas ajenos a lalabor correspondiente ni para provecho propio o deun tercero.

Previo a gestionar, realizar, autorizar o consentir unpago, aseguro los controles respectivos y que secumplan los requisitos para el mismo, sin realizaracciones tendientes a favorecer indebidamente aun tercero o aobtener un beneficio impropio.

No presento denuncias falsas y malintencionadascon el fin de perjudicar a terceros.

Toda la información y documentación gestionadaha sido verificada y respecto de ella no conozco quecorrespondan a hechosfalsos.

En el trámite de una verificación, es un deberhablar siempre con la verdad y sin intencionesparticulares o subjetivas, que tengan por objetocausar daño o afectar a algunapersona.

Presentar una denuncia o participar en unaverificación no puede ser la base para represalias.Si cree que alguien ha vulnerado esta regla,denúncielo inmediatamente.

Recuerde que también puede consultar o planteardilemas.

Conductas éticasLasconductas son las accionesy comportamientos quematerializan los principios éticos del Grupo Empresarial.En este aparte se describen algunas de las conductasesperadasfrentealosprincipiosdelCódigo.

INTEGRIDADActúo con integridadcuando:

Obro con rectitud, lealtad, justicia, honestidad ytransparencia.

Actúo en forma coherente y consistente con lo quepienso, hablo yhago.

Mis decisiones y actuaciones son imparciales yobjetivas. No pretendo la búsqueda de privilegios,ni beneficios personales indebidos, ni realizogestiones por favoritismo, nepotismo oclientelismo.

Ni mi familia, ni yo mantenemos relacionescomerciales privadas con trabajadores de Esenttia,proveedores, contratistas, clientes, compañerosde trabajo, ni con la competencia, de las cualespodamos obtener algún beneficio indebido conocasión del cargo, función o actividad que realizocon o para la empresa.

Hablo siempre con la verdad, que está por encimaen todas las actuacionesy relaciones.

Educocon elejemplo.

Mi actuar responde a los imperativos del biencomún, por encima de los intereses particulares.

No tolero los hechos que constituyen riesgos decumplimiento (fraude, soborno, corrupción, lavadode activos, financiación del terrorismo, violaciones ala Ley FCPA) y promuevo acciones para fomentar latransparencia.

Realizomi trabajo de maneraeficiente y eficaz.

Soy consciente que todos los destinatarios de esteCódigo nos identificamos por nuestra relación con

Esenttia, por tanto evito cualquier conducta laboralo personal que deteriore en buen nombre yreputación de lacompañía.

Cumplo mis promesas, deberes y compromisos. Fomento la seguridad de la información, por tanto prevengo la fuga de información estratégica o de carácterconfidencial, reservadaoclasificada,según la normativa interna, así como la difusión o trasmisión de datos que puedan generar algún beneficio indebido.

Conservo,protejo y usodemaneraracional,austera y eficiente los recursos queme son asignados.

No divulgo por ningún medio, ya sea electrónico,impreso o audiovisual, información indebida, ilegal,pornográfica oracista.

Soy responsable del fortalecimiento ymejoramiento del Sistema de Control Interno.Me preocupo de contar con las competenciasrequeridas para realizar las funciones o actividadesasignadas.

Conozco que los equipos asignados son propiedad

de Esenttia, así como la información allí consignada.

Conozco y cumplo la reglamentación interna yexterna aplicable a mi trabajo o actividad, elreglamento interno de trabajo, los principios de lacultura y las obligaciones pactadas, y hago que secumplan.

No vulnero los deberes y prohibiciones establecidasen la Constitución, en los respectivos contratos, enel marco legal y disposiciones internas que seanaplicables.

RESPONSABILIDADActúo con responsabilidadcuando:

Entrego oportunamente los trabajos asignados ycon la calidadexigida.

Si algo sale mal no culpo a otros. Identifico loserrores y causas, tomo las acciones correctivas ytrasmito las lecciones aprendidas, promoviendo elmejoramientocontinuo.

Soy responsable de mis acciones y omisiones, asícomo del conocimiento y cumplimiento de lanormativa nacional e internacional y disposicionesinternas aplicables a los asuntos ami cargo.

Me hago responsable por la falta de debidadiligencia y cuidado en mis actuaciones, así comopor la gestión de asuntos o desarrollo de funcionessin conocer y aplicar los lineamientos internos,manuales, procedimientos, guías einstructivos.

Cuido de la información, los bienes y los recursos de Esenttia. Hago uso racional de los elementos asignados, garantizo su protección y respondo por la omisión de estosdeberes.

Soy responsable de mitigar los riesgosempresariales y de la actividad asignada, siguiendolos controles correspondientes y ejecutando los queestén a micargo.

Comparto mis conocimientos y experiencia, trabajoen equipo, soy colaborativo y creativo, promoviendoel mejor desarrollo de las funciones y actividades.

Trato a todos con respeto sin importar su condición o posición en laempresa.

Reconozco que como trabajador o parterelacionada con Esenttia represento a esta en todomomento, razón por la cual tengo uncomportamiento apropiado y respetuoso en eltrabajo yen la sociedad.

Reconozco y no vulnero la propiedad intelectual ylos derechos deautor.

Por ningún medio realizo, divulgo o publico ofensaso amenazas contra la empresa, ni sus trabajadores.

Soy cortés y cordial en las relaciones con miscompañeros, los clientes, proveedores y con todaslas personas engeneral.

Ni mi familia ni yo utilizamos mi posición deempleado de Esenttia como mecanismo para exigirpreferencias o tratos diferentes, ni especiales a losde otros ciudadanos, ni damos malos tratos a laspersonas con las cuales nos interrelacionamos o delas cuales recibimos los beneficiosde Esenttia.

Respeto el tiempo de los demás, soy puntual conlas citas, entrevistas y reuniones de trabajo.

Reconozco y acepto los usos, tradiciones ycostumbres de las comunidades con las queinteractúo.

Acojo y promuevo un ambiente cordial y positivo,expresando con responsabilidad y respeto misdesacuerdos. Me preocupo por el mejoramiento dela comunicación interpersonal y el ambientelaboral.

RESPETOActúo con respetocuando:

No discrimino o acoso a mis compañeros por ser dediferente sexo, orientación, raza, origen nacional ofamiliar, lengua, género, religión, opinión política ofilosófica, condición económica, física o mental.Respeto y hago valer las diferencias.

Promuevo la igualdadentre mis compañeros.

No agredo ni realizo burlas a las personas con lascuales me relaciono, soy cordial en las relaciones.No utilizo palabras despectivas u ofensivas sobreterceros.

Evito publicar por cualquier medio, informaciónfalsa o imprecisa, o realizar cualquier acción deirrespeto o difamación que pueda afectar la imagende Esenttia, de sus trabajadores o de las personas oempresas que tienen relación con la compañía y elgrupo, que pueda perjudicar su reputación o laconfianza inversionista.

Acepto diferencias de opiniones y promuevo ladiscusión de ideas que propendan mejores

prácticas en el desarrollode las actividades.

Rechazo la competencia desleal y por tanto noemito juicios de valor, descalifico o divulgocomentarios negativos y que puedan afectar aotras empresas.

COMPROMISO CON LA VIDAActúo comprometidoconla vidacuando:

Respeto y promuevo el respeto a los derechos humanos.

Realizo mis labores con autocuidado.

Cumplo y hago cumplir las reglas de HSE.

Doy prioridad a mi salud y seguridad y la de mis colaboradores.

Cuido el medio ambiente. Procuro que misactuaciones preserven y mejoren el ambiente y elentorno socialquemerodea.

Reporto incidentes relacionados con elcumplimiento de las reglas internasHSE.

Actúo sin violencia en todos los ámbitos de la vida,tanto laboral como personal, para proteger la vida,la salud e integridad de laspersonas.

Las actividades que realizo en beneficio de lacomunidad están alineadas con las directrices degestión de entorno y la estrategia empresarial.

Ubico la basura y los reciclables en los recipientesdesignados.

Respeto y hago cumplir las normas de seguridadinternas y las condiciones o lineamientosestablecidos en materia de ingreso, permanenciay salida de las instalaciones de las sedes de lacompañía.

Apreciados colaboradores y partes relacionadas:Nuestra empresa tiene objetivos estratégicos, procesos que los soportan, riesgos que están en el quehacer ycontroles que los mitigan, todos ellos son parte del Sistema de Control Interno. En Esenttia todos tenemos laobligación de cumplir con nuestras funciones para lograr que dichos objetivos se cumplan y que los riesgos nose materialicen. El no hacerlo genera faltas al principio de responsabilidad previsto en este Código y fallas ennuestro Sistema de Control Interno.

Los controles internos están diseñados para proteger nuestra gestión, por esto todos hacemos parte dedicho sistema.

Gerencia de Ética y Cumplimiento

PROCEDIMIENTOUna vez se ponga en conocimiento de la línea éticaempresarial la denuncia, la dependencia competenteprocederáaevaluarelmérito de la información. Paraelefecto, podrá solicitar información o cualquier tipo deelemento de juicio que permita confirmar la existenciade laconducta.

Dentro del plazo que se estime en función de lacomplejidad del caso ético, el área competenteconvocará al contratista implicado para que rinda susexplicaciones, solicite o aporte pruebas que sustentensu defensa y contradiga los elementos o pruebasexistentes.

Una vez se hayan valorado las explicaciones delcontratista implicado, los elementos de juicioaportados y aquellos recaudados por el áreacompetente en función de sus conducencia,pertinencia y validez, se evaluará el mérito de laactuación.

Agotado el proceso anterior, en caso de que existamérito que demuestre la existencia de cualquiera delas conductas contrarias a la ética que tenganrepercusión inmediata y global y que dé lugar a laterminación de los contratos, la Gerencia de Ética yCumplimiento revisará o rendirá dictamenconfirmatorio desfavorable, según el caso, el cualremitirá al representante legal, apoderado, funcionarioautorizado o quien actué en nombre y por cuenta deEsenttia S.A., para el agotamiento de los procesosrequeridos para la terminación de los contratos oconvenioscorrespondientes.

El representante legal, apoderado, funcionarioautorizado o quien actúe en nombre y por cuenta deEsenttia S.A.hará efectiva la facultad de terminación delos contratos o convenios celebrados con el contratistaen Esenttia, con independencia de la calidad decontratistasingularoplural (sinconsideracióndela formaasociativa), una vez se agoten los procedimientoscontractuales establecidos y pactados, y previo dictamende la Gerenciade Éticay Cumplimientoenel queconstatela comisión de unao varias de las conductasdescritas acontinuación:

Se presente alguna de las situaciones descritas enla declaración contenida en el registro deproveedores (Declaración de Prevención del

LA/FT).

Toda acción u omisión que corresponda a actos defraude, soborno y corrupción, violaciones a la leyFCPA, regalos y atenciones, conflictos de interés oéticos, de conformidad con lo establecido en esteCódigo y demás normatividadaplicable.

Conductas contrarias a la ética, con repercusióninmediata yglobal para los contratistas de Esenttia y susfiliales

En caso de que los elementos de juicio no lleven a laconvicción razonable de que se ha incurrido en algunade las conductas contrarias a la ética para lafinalización de los contratos suscritos con Esenttia, seprocederá a cerrar la denuncia. En el evento desobrevenir nuevos elementos que acrediten laexistencia de alguna de las conductas antes descritasy teniendo en cuenta las explicaciones del contratista,en caso de ser procedente, la Gerencia de Ética yCumplimientorendiráeldictamencorrespondiente.

Las demás conductas que falten al presente Código seimpulsarán conforme a los trámites previstos y a lasdemás previsiones legales y contractuales queresulten aplicables. Lo anterior, sin perjuicio de lasfacultades que tiene Esenttia S.A. para invitar yseleccionar a los diferentes proveedores y contratistas,asícomoparaevaluarel desempeñode los mismos.

Son beneficiarios todos aquellos que reciban serviciosde la empresa, por o con ocasión de un vínculo conEsenttia o el de sus familiares, tales comopensionados, usuarios del servicio de salud, deeducación o cualquier otro servicio, auxilio oretribución que implique uso de bienes o recursosde Esenttia.

¿El Código de Ética y Conducta aplica a lostrabajadores y contratistas del Grupo Empresarialde Ecopetrol?

Sí. Recuerde que el Código de Ética y Conducta esaplicable a Ecopetrol, a las compañías del GrupoEmpresarial y a las personas que, sin importar sunaturaleza jurídica o natural, tengan cualquier relacióncon Esenttia, incluyendo a trabajadores,beneficiarios, miembros de Juntas Directivas,accionistas, contratistas, proveedores, agentes,socios, aliados y clientes, así como para el personal yfirmas que los contratistas vinculen en la ejecución delasactividadescontratadas,en lo quecorresponde.

¿El Código de Ética y Conducta aplica a losbeneficiarios de los trabajadores de Esenttia?

Sí. Aplica en lo correspondiente a quienes estánregistrados en calidad de beneficiarios, esto es, quienesreciban servicios por o con ocasión su vínculo conEsenttia, tales como pensionados, usuarios de losservicios de salud y de educación, o cualquier otra formaque impliqueusodebieneso recursosde laempresa.

¿Dónde debo reportar posibles situaciones quepuedan constituir una violación al Código de Ética yConducta?

Registre su denuncia en la línea ética de Esenttia, ingresando ahttp://lineaetica.ecopetrol.com.co

¿Qué es una denuncia?

Es el mecanismo o acción de cualquier persona paradar a conocer, por medio de la línea ética, los hechos oconductas inadecuadas que puedan constituirviolación al Códigode Ética y Conductay que requierenser verificados. Las denuncias pueden ser éticas o decumplimiento, según lo establezca la normativainterna.

Preguntas frecuentes Código de Ética y Conducta:¿Quiénes son beneficiarios de Esenttia?

¿Qué es un dilema?

Son dudas que se pueden suscitar en el actuar de losdestinatarios del Código de Ética y Conducta sobre losprincipios del Código y sus lineamientos en materia deconflictos de interés o éticos, regalos, atenciones uhospitalidades, corrupción, soborno, fraude, lavado deactivos, financiación del terrorismo, FCPA, derechoshumanos, responsabilidad social, uso de bienes ymanejo de información, entre otros, que tienen porobjeto recibir una orientación para no incurrir en actosindebidosque falten a la éticade laorganización.

¿Qué es una consulta?

Son requerimientos relacionados con losprocedimientos de debida diligencia, asociados ala

prevención de actos de fraude, corrupción, soborno,lavado de activos, financiación del terrorismo yviolaciones a Ley FCPA.A través de estas consultas serevisan posibles señales de alerta respecto decontratistas, proveedores, socios o trabajadores, entreotros, y se emiten recomendaciones para mitigar lasseñales de alertadetectadas.

Ecopetrol es una empresa colombiana. ¿Por quétenemos que cumplir con leyes estadunidenses?

Ecopetrol se encuentra registrada en el mercado devalores de los Estados Unidos, además tiene oficinas ynegocios en dicho país. Por esos vínculos está sujeta ala aplicación de ciertas leyes estadunidenses, incluyendola Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero - FCPA.Esta norma contiene una serie de prohibiciones enmateria de corrupción, soborno y controles internosquesedebenacogerpor parte de la compañía.

Yo soy ciudadano colombiano. ¿Por qué me aplica laFCPA?

La FCPA le aplica a usted por ser trabajador deEcopetrol o su Grupo, en razón a que somos unaorganización con negocios en dicho país, inscrita en labolsa de valores, según lo indicado anteriormente. Poreso usted puede ser sancionado en los EstadosUnidos si ofrece, promete, da o autoriza pagos ocualquier cosa de valor a funcionarios públicos opersonas políticamente expuestas, directa oindirectamente a través de terceros, con la intenciónde mantener u obtener ventajas inapropiadas.Igualmente, por vulnerar las prohibiciones orientadasa exigir a aceptar cualquier cosa de valor para generarun beneficioindebido.

¿La ley FCPA prohíbe extenderle atenciones o darlesregalos a amigos que son funcionarios públicos?

La FCPA prohíbe darle “cualquier cosa de valor” a unfuncionario público. Esto incluye atenciones y regalos.Aunque su relación con el funcionario es personal, elque usted lo invite a cenar o le dé un regalo puedecrear riesgo para Esenttia. Por eso, antes deextenderle una atención o darle un regalo, debeconsultar con la normativa interna o al área decumplimiento respectiva, a través de la línea ética deEsenttia.

¿Qué requiere la FCPA en relación con terceros?

La FCPA requiere que: (1) realice debida diligenciaantes de contratar a un tercero; (2) requiera a todotercero certificar que entiende las obligaciones de laFCPA y se compromete a cumplir con ellas; (3) todocontrato con un tercero incluya la obligación decumplir la FCPA, según las normas internas; y (4) semonitoree el cumplimiento del tercero con lasobligacionesde la LeyFCPA.

¿Qué hago si uno de mis trabajadores me reporta un conflicto de interés o ético?

Esobligación de todo jefe remitir copia del conflicto a laGerencia de Ética y Cumplimiento con la respuesta otrámite dado a dicha manifestación. Igualmente, es sudeber adoptar medidas para que el conflicto no seconcrete en el ejercicio de las actividades asignadas altrabajador.

Tengo conocimiento de una situación que puedevulnerar el Código de Ética y Conducta pero sientotemor de reportar la situación a la línea ética,porque mi jefe inmediato puede tomar represaliasen mi contra. ¿Qué debo hacer?

Ustedtieneeldeberdereportara la líneaética loshechosreferidos. No hay lugar a temores, denunciar es unaobligación que no genera represalias contra eldenunciante.

En todo caso, es pertinente tener en cuenta que no sepueden hacer denuncias con el conocimiento de que setrata de información falsa, pues se pueden vulnerar losprincipios de integridad y responsabilidad de esteCódigo.

El gerente de la compañía contratista respecto de lacual ejerzo actividades de supervisión me invita adictar una charla en un hotel en Cancún (México)para que asista con mi esposa y mis hijos. En lasmañanas se desarrollan las jornadas académicas yen las tardes nos invitan a las actividadesrecreativas programadas o nos dan tardes libres¿Puedo aceptar la invitación?

Reporte el caso ante su jefe inmediato y presente undilema en la línea ética. De acuerdo con lo establecidoen los procedimientos internos, no se deben aceptarinvitacionesextra laboralesatrabajadoresy familiares

de personas que tengan un interés comercial con laempresa. Por tanto, debe abstenerse de aceptar lainvitación y esperar a que se emita el concepto éticocorrespondiente.

Actualmente me desempeño en la VicepresidenciaXX y dentro de mis funciones debo recibir reportes,informes y diferentes entregables de la firma ZZ, enla cual trabaja un cuñado como miembro del equipoque presenta los productos del contrato. ¿Qué debohacer?

Debe separarse de las funciones que estédesempeñando que se relacionen con las laboresque

realiza su cuñado o con las actividades a cargo delcontratista que lo emplea, toda vez que estacircunstancia genera conflicto de interés. Usted debeinformar la situación a su superior y a la Gerencia deÉtica yCumplimiento.

Trabajé durante cuatro años en la firma XYZ. Haceseis meses me vinculé a Esenttia y hoy medesignaron para hacer parte del equipo planeadoren un proceso de selección relacionado con el ramode dicha empresa y probablemente seré designadopara evaluar las ofertas. La firma en mención podríaestar interesada en presentar oferta, según lainformación que me han trasmitido misexcompañeros de trabajo con quienes tengo unarelación de amistad. ¿Qué debo hacer?

Toda vez que puede materializarse un conflicto ético,debe informar inmediatamente a su superior a fin deque sea asignado a otros procesos o proyectos en losqueno vayaatener relaciónconsuanterior empleadoro con sus amigos. Esta situación debe informarse a laGerenciadeÉticay Cumplimiento.

http://lineaetica.ecopetrol.com.co

Línea internacional

01 800 912 1013

Bogotá

234 39 00 ext. 43900

http://lineaetica.ecopetrol.com.co

www.esenttia.co

¡Que no le pase a usted!Soy administrador de un contrato y autoricé el pago de

unos bienes que fueron entregados por el contratista,

soportado en el certificado de cumplimiento de las

especificaciones técnicas emitido por este, sin haberlas

verificado personalmente. ¿Con esto puedo vulnerar el

Código de Ética y Conducta?

Sí. Es su deber proteger los recursos de la Empresa, por

tanto se vulnera el principio de responsabilidad con su

actuar. Recuerde, es necesario, previo a realizar un pago,

verificar que el contratista ha cumplido con todo lo

pactado.

Registré en una notaría, como mi hijo, al hijo de un primo

para que pudiera acceder a los beneficios de Esenttia.

Dado que no tengo descendientes propios no le vi

inconveniente dado que quiero al menor como si fuera un

hijo propio y él requiere los recursos para poder estudiar

porque su padre está en una situación difícil.

¿Vulnero el Código de Ética y Conducta?

Sí. Faltar a la verdad y reportar información inconsistente

para recibir un beneficio propio o a favor de un tercero,

que además conlleva el uso indebido de los recursos,

vulnera los principios de integridad y responsabilidad del

Código. Adicionalmente, tenga en cuenta que alterar los

registros civiles puede constituir un delito juzgado por la

ley penal.

Mi hija necesita papel de computadora para imprimir un

trabajo del colegio, ¿puedo llevarle papel de la oficina?

No. El papel que provisiona Esenttia es para el

desempeño de su trabajo en la compañía y no para uso

personal en sus hogares. Con este actuar vulnera los

principios de integridad yresponsabilidad.

¡Que no le pase a usted!Las principales sanciones por violaciones a la Ley FCPA

se han impuesto por hechos como:

•Soborno a agentes de aduana, con el fin de asegurar la

renovación de contratos.

•Firma de contrato ficticio de consultoría con un tercero,

caracterizando los pagos en los libros y registros como

gastos legítimos de consultoría, para soportar un

soborno.

•Pagos a funcionarios del Gobierno para recibir licencias

ambientales, aprobaciones regulatorias yautorizaciones.

Para que no reciba un regalo, atención u hospitalidad que

desconozca los lineamientos empresariales, hágase las

siguientes preguntas:

•¿La intención es mostrar gentileza o se hace para

influenciar unadecisión?

•¿Aceptarlo podría constituir para usted una obligación

con el tercero?

•¿Le daría vergüenza o le generaría temor si sus

compañeros de trabajo se enteran de que usted lo

recibió?

•Si ve que a un compañero suyo le ofrecen este tipo de

regalo, atención u hospitalidad, ¿cómolovería?

•¿Usted ofrecería este tipo de regalo, atención u

hospitalidad sin esperar nada acambio?

Mi primo trabaja con un contratista y soy el administradorde ese contrato; sin embargo él y yo no somos cercanos.¿Estoy obligado a apartarme del asunto por conflicto deinterés?

Sí. Usted no puede ser el administrador de ese contrato.

Los primos corresponden al cuarto grado de

consanguinidad y sin importar su grado de afecto o

cercanía, existe un impedimento legal para actuar. Debe

reportar el asunto a su jefe inmediato y a la Gerencia de

Ética y Cumplimiento.

Mi padrastro trabaja en una Vicepresidencia diferente a lamía. Mi jefe me ha designado para hacer un trabajo con esaárea y el esposo de mi mamá será el líder del equipo. ¿Hayalgún problema si laboramosjuntos?

Sí. Su padrastro no tiene ningún vínculo de parentesco,

pero dada su relación con él, bueno o malo, puede

restarle independencia y objetividad, en cuyo caso

estaríamos ante un conflicto ético. La participación en el

asunto sin reportar el conflicto vulnera el principio de

integridad, por ello debe dar a conocer el hecho ante su

jefe inmediato para que alguno de los dos sea apartado

del proceso. Igualmente, debe informar a la Gerencia de

Ética y Cumplimiento.

Apoyo la supervisión de un contrato de transporte demateriales y debo validar las cantidades y servicios para lafacturación. Mi yerno es socio del contratista y uno de losvehículos con los cuales esta presta el servicio es depropiedad de mi tío. ¿Estoy en un conflicto de interés oético, aunque no sea el administradordel contrato?

Sí. Está en conflicto porque toma decisiones sobre el

contrato en el que intervienen sus parientes.

¡Que no le pase a usted! ¡Que no le pase a usted!Trabajé en una firma del sector de plásticos y he sidoseleccionado para laboral en Esenttia. En este nuevo empleome han designado para integrar el comité evaluador de unproceso de selección de contratistas, en el que participa laempresa para la cual trabajé anteriormente. Las personasque firmarían y estructurarían la oferta son mis anterioresjefes y compañeros de trabajo, quienes, antes de midesignación como evaluador, me habían comentado suinterés en hablar del proceso, de la forma de evaluar y decómo podrían mejorar su oferta para resultar favorecidos.¿Debo reportar esta circunstancia?

Sí. Usted debe presentar en dilema en la línea ética einformar, por escrito, a su jefe inmediato, que está en unconflicto ético porque en el proceso asignado van aparticipar sus antiguos jefes y compañeros. Ahora, esnecesario denunciar el hecho porque el contratistaintenta tener una ventajaimpropia.

Soy supervisor de un contrato, no el administrador. Mi labores validar los horarios de trabajo del personal delcontratista. Tengo una hermana que está sin trabajo.¿Puedo decirle al contratista que vincule a mi hermana parala ejecución de un contrato distinto al que tienen conEsenttia?

No, acorde con el Código de Ética y Conducta ni lostrabajadores, ni sus familiares utilizan su posición enEsenttia para obtenerbeneficios.

Estamos en época de fin de año y el contrato que administrotiene un retraso en ejecución, pero sé que los primeros díasde enero se puede poner al día. ¿Es posible certificar elrecibo a satisfacción de una actividad y autorizar el pagocon el compromiso que la realice en enero para poderejecutar los recursos asignadosa esta vigencia?

No. Tenga en cuenta que el principio de integridadimpone el deber de asegurar los controles internos,garantizar que los contratistas cumplan suscompromisos y verificar que toda la información quetramita para un pago seacierta.