PROYECTO DE DIGITALIZACIONPROYECTO DE DIGITALIZACION

CONTENIDOCONTENIDO

Para qué sirve un Proyecto de Digitalización de Documentos

Los problemas con el manejo de documentos en papel

Los argumentos en contra de la digitalización

Consideraciones para implantar un proceso de digitalización

Los beneficios que se obtienen con la digitalización

Nosotros podemos ayudarlo

Para que sirve un proyecto de Para que sirve un proyecto de digitalizacióndigitalización

Cuando las empresas estudian la alternativa de recurrir a un proceso de digitalización de documentos como solución a un determinado problema, el trasfondo del mismo se circunscribe, en la mayoría de los casos, a un problema con el manejo físico de los documentos en papel.

Hoy en día muchas empresas conocen la dificultad los beneficios de digitalizar los documentos.

Causas que generan problemas con Causas que generan problemas con el manejo físico de los documentosel manejo físico de los documentos

Alto volumen de documentos de consulta frecuente Problemas por la desorganización del archivo Disponibilidad de espacio físico llegó al límite Necesidad de automatizar los procesos para

incrementar la productividad y la eficiencia. Deterioro del papel de los documentos Necesidad de incrementar la seguridad

Ventajas de la digitalizaciónVentajas de la digitalización La digitalización pone a la disposición de la empresa un inventario digital

conformado por las imágenes de sus documentos

La imagen digitalizada puede ser ubicada a una velocidad de acceso imposible de igualar con la búsqueda física de los documentos en papel

Los usuarios pueden acceder a los documentos digitalizados desde la comodidad de su computadora

Múltiples usuarios pueden consultar el mismo documento en forma inmediata y simultánea

Se reduce el uso de papel

Permite Disminuir drásticamente los gastos en insumos de papel y materiales para impresión y Fotocopiado

Protege la integridad física de los documentos de la manipulación constante.

Ayuda a preservar el ambiente

Ejemplos de documentos deteriorados

Los problemas con el manejo de Los problemas con el manejo de documentos en papeldocumentos en papel

Dificultad para ubicar los documentos

Necesidad de consultar el documento por parte de múltiples usuarios

Consulta remota de los documentos

Preservación y confidencialidad de los documentos

Necesidad de modernizar los procesos de la empresa

Dificultad en la Cobranza a Clientes y Reducción de Costos Operacionales

Archivos descentralizados y falta de seguridad para el archivo

Reducción de los gastos operacionales

Que le OfrecemosQue le OfrecemosPreparar los documentos para digitalizarlosCada pagina de papel es preparada para escanearla retirando los clips, grapas y orientando la dirección

Escanear las paginas y almacenándolas en un archivo digitalCada pagina de papel es escaneada en cualquier formato digital (Tiff, PDF, JPG) usando escaners de alta velocidad con que permiten obtener imágenes de excelente calidad.

Indexar los archivos digitales con informacion relevanteSe transcribe la información clave de cada documento para crear meta-datos para luego utilizarlos como criterios de búsqueda.

Enlazar los datos del documento con otra informaciónSe pueden enlazar los documentos con información de base de datos externas para enriquecer los meta-datos.

Que le OfrecemosQue le OfrecemosPreparar los documentos para digitalizarlosCada pagina de papel es preparada para escanearla retirando los clips, grapas y orientando la dirección

Escanear las paginas y almacenándolas en un archivo digitalCada pagina de papel es escaneada en cualquier formato digital (Tiff, PDF, JPG) usando escaners de alta velocidad con que permiten obtener imágenes de excelente calidad.

Indexar los archivos digitales con información relevanteSe transcribe la información clave de cada documento para crear meta-datos para luego utilizarlos como criterios de búsqueda.

Enlazar los datos del documento con otra informaciónSe pueden enlazar los documentos con información de base de datos externas para enriquecer los meta-datos.

Adicional a nuestros servicios le ofrecemos nuestro software de gestión de documentos Dokument el cual permite digitalizar e indexar los documentos utilizando tan solo un navegador web, desde cualquier lugar.

Dokument permite controlar el acceso a los documento creando grupos, usuarios y roles. Permite la creación de tipos de documentos con campos personalizados. Su interfaz de digitalización le permite digitalizar los documentos directamente y almacenarlos con sus meta-datos rápidamente.

Usted puede usar cualquier escaner con soporte para interfaz twain.

Sofware de Gestión de DocumentosSofware de Gestión de Documentos

DokumentDokument

ContactenosContactenos

Teléfono: (0212) 830.35.76 - Mobil: (0414) 017.90.24Email: ventas@linuxsolutions.com.veSkype: ventas@linuxsolutions.com.ve

Twitter: @_linuxsolutionsURL: www.linuxsolutions.com.ve