SISTEMAS DE VALORACION DE INVENTARIOS

El inventario es una acción en la cual se cuentan los productos que puede haber en una empresa, Por extensión, se denomina inventario a la comprobación y recuento, de las existencias físicas en sí mismas y/o con las teóricas documentadas.

Los sistemas admitidos en Colombia son 2, y tienen que ver básicamente con los registros necesarios para contabilizar las compras de mercancías para la venta, y los registros contables de las ventas de las mismas.

Los sistemas de inventarios existentes son:

1. Periódico

2. Permanente

Características del Sistema de Inventario periódico:

1. El costo de la mercancía vendida debe encontrarse por juego de inventarios (inventario inicial, más compras netas, menos devoluciones en compras), para lo cual se hace necesario conocer los datos referentes a inventario inicial, compras netas e inventario final.

2. Mientras no se tenga el dato de inventario final (conteo físico y valoración de las mercancías existentes), no es posible determinar el resultado del ejercicio (utilidad o pérdida).

3. Cada vez que se desee conocer el dato del inventario final, de debe proceder a efectuar un conteo físico, lo cual requiere cerrar el almacén o punto de ventas, contar las mercancías y posteriormente valorizarlas.

Características del Sistema de Inventario permanente:

1. El costo de la mercancía vendida se conoce cada vez que se realiza una venta.

2. Es posible conocer el costo de ventas (valor de las mercancías vendidas) en cualquier momento, sin necesidad de recurrir a realizar un inventario físico de las mercancías.

3. El inventario final o conteo físico se utiliza básicamente para determinar faltantes o sobrantes de mercancías.

4. Debido a que los registros contables de entradas y salidas se realizan directamente, esta permanece actualizada, de tal manera que en cualquier momento se conoce el valor del inventario final.

5. No necesita discriminar el dato de inventario inicial e inventario final, porque permanentemente según el kardex se conocen las existencias y su respectivo costo.

6. El kardex maneja datos a nivel de cantidades como de precios de costo.

Otros Tipos de Inventarios

Inventarios finales: se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal, normalmente el 31 de diciembre.

Inventarios periódicos: Cada que lo considere la empresa

Inventarios iniciales: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la empresa

Inventarios de Productos en Proceso de Fabricación.

Inventarios de Materias Primas.

Inventarios de Suministros de Fábrica.

Inventarios de Producción en Proceso.

Inventarios de Productos Terminados.

Inventarios de Materiales y Suministros.

KARDEX

Las empresas que adoptan el tipo de sistema de Inventario PERMANENTE deben llevar un auxiliar de mercancías denominado "Kárdex", en el cual se registra cada artículo que se compre o que se venda. La suma y la resta de todas las operaciones en un periodo da como resultado el saldo final de mercancías.

Los inventarios de mercancías constituyen todas las existencias a precio de costo con los cuales la empresa produce bienes o comercializa sus productos terminados

MÉTODOS PARA LA VALORACIÓN DE INVENTARIOS

Las empresas deben valorar sus mercancías, para así valorar sus inventarios, calcular el costo, determinar el nivel de utilidad y fijar la producción con su respectivo nivel de ventas.

MÉTODOS PARA LA FIJACIÓN DEL COSTO

Los métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías de la empresa son el promedio ponderado, UEPS o FIFO y PEPS o LIFO

1. Método del promedio ponderado

Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en el inventario final cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios. 2. Método PEPS o FIFO

Aplicándolo a las mercancías significa que las existencias que primero entran al inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que se compran, son las primeras que se venden.

3. Método UEPS o LIFO

Este método tiene como base que la última existencia en entrar es la primera en salir. Esto es que los últimos adquiridos son los primeros que se venden.

TOMA DE INVENTARIO EN LA DROGUERIA

El almacén y servicio farmacéutico contarán con criterios, procedimientos y recursos que permitan efectuar el control de inventarios. Este control se hará especialmente mediante la evaluación de la rotación de inventario y del conteo físico comparado con el registro de existencias. Se deberá realizar inventario general, pruebas selectivas o inventario rotativo y el inventario permanente.

Toma de inventarios

Se debe disponer de un sistema de control de movimientos y existencias para cada producto. Los medicamentos y dispositivos médicos almacenados requieren un control frecuente de existencias, con el objetivo primordial de comparar las existencias físicas contra el movimiento (entradas y salidas), lo que permite determinar la eficiencia en el manejo de los mismos, así como también alimentar el sistema de información que va a permitir tomar decisiones administrativas en cuanto a la programación de necesidades, compras, rotación de inventarios, devolución a proveedores, elaborar el presupuesto, identificar deterioros, obsolescencia, vencimientos, hurto, averías.

Planeación del inventario

Se efectúa la programación de los inventarios fijando fechas y hora de realización del inventario.

Se programará la fecha y la hora de corte del inventario.

El responsable de almacén o servicio farmacéutico alista el material requerido, coordina la elaboración de los listados o tarjetas con el código, nombre del medicamento, unidad de medida y cantidad total, para registrar los conteos.

Los auxiliares asignados por el responsable de almacén o servicio farmacéutico identifican todos los suministros y demás elementos a inventariar en cada uno de los estantes.

El responsable de almacén o servicio farmacéutico emitirá los listados de medicamentos valorizados el día de la fecha de corte del inventario.

El responsable de almacén o servicio farmacéutico revisa uno a uno los productos a inventariar y verifica valorizaciones en el sistema.

El responsable de almacén o servicio farmacéutico verifica que se hayan realizado la totalidad de los registros, sin que quede uno solo por digitar, antes de iniciar el inventario.

Realización del inventario físico

El responsable de almacén o servicio farmacéutico provee de los elementos necesarios a los participantes como: esferos, planillas, etc. y da las últimas instrucciones.

El inventario comienza a la hora fijada.

El programa para registrar el inventario debe incluir la información del saldo a la fecha de corte, registro para faltantes, sobrantes y saldo o cantidades halladas en el inventario.

Los encargados de la veeduría efectuarán los controles correspondientes.

Una vez se encuentren ubicados, el coordinador y veedor dan la orden de inicio y comienza el conteo.

El conteo se realiza tres (3) veces y se anota en el respectivo listado o tarjeta, en la casilla correspondiente. Finalizados los tres (3) conteos, se pasa al digitador el listado o tarjeta de conteo una vez se ha terminado el diligenciamiento.

El responsable de almacén o servicio farmacéutico y veedor revisan las diferencias existentes:

Cantidades arrojadas del inventario físico contra el sistema.

Se determinan faltantes y sobrantes.

Valores arrojados del total por ítem de los elementos contados contra los registrados por el sistema o kardex.

Análisis de los productos de nula, baja y alta rotación.

Se realizarán los respectivos ingresos y egresos por sobrantes y faltantes.

Se elaborará el acta correspondiente del inventario, relacionar y valorizar los sobrantes y faltantes hallados en el conteo.

El responsable del almacén o servicio farmacéutico elabora los informes correspondientes y definirán la toma de decisiones para las diferencias encontradas y los productos de nula, baja o alta rotación.

Control fechas de vencimiento: El servicio farmacéutico contará con criterios, procedimientos y recursos que permitan verificar continuamente la fecha de vencimiento de los medicamentos y dispositivos médicos y el FEFO.

EJERCICIO

1. Define que es inventario, y los tipos de inventario que comúnmente llevan las empresas.( Servicio farmacéutico)

2. Cuáles son las fases de un Inventario Periódico

3. Elabora en equipo, un ejemplo de Inventario Permanente( Aleatorio) y de uno Periódico,(Esta actividad se realiza en el Laboratorio)

4. Cuáles son las características del inventario periódico y permanente.

5. Que es el Kárdex y tipos de Kárdex

6. Realiza el siguiente ejercicio básico de control de inventarios de Medicamentos de control especial

El día 6 de Abril de 2015 recibí con la factura N. 005 9 cajas de CLONAZEPAM DE 2 MG (RIVOTRIL), el día 10 de Abril despache a Sara García, con cc 29687443, 30 tabletas formuladas por el doctor Luis Gómez (R.M567). El día 12 de Abril entregue a la sr. Luisa Bueno, con cc 3124333, 90 tabletas del mismo mx, formulada por la dra Lucy López (R.M 230). Ese mismo día, recibí con la Factura 219: 11 cajas de este medicamento. El día 18 de Abril dispense al señor Alexis Mora con cc 45333, formulado por el Dr. Luis Rayo. (RM 5589) y quien se toma 1 tableta cada 8 horas por 14 días y el los restantes días del mes debe tomarse media tableta cada 12 horas. El día 23 de Abril recibe con la factura N. 008 12 cajas.

Cuál es el saldo final de este medicamento, teniendo en cuenta que el mes de Abril comenzó con un saldo anterior del mes de Marzo con 270 tabletas. Y cada caja de Clonazepam viene por 30 tabletas.

CLONAZEPAM TAB. 2 Mg (RIVOTRIL) Cód. 9097 Lab. Wintroph

Fecha Descripción Entrada Salida Saldo

31marzo/2015

Saldo anterior del mes de marzo 270

6 abril/2015 Recibe factura N.0059 cajas de clonazepam de 2mg

270 540

10 abril/2015 Despacha a Sara García con CC. 29687443 1 caja por el doctor Luis Gómez (RM )567

30 510

12abril/2015 Entrega a la señora luisa bueno con CC. 3124333 3 cajas por Lucy López (RM) 230

90 420

12 abril/2015 Recibe con factura N. 219 11 cajas de clonazepam 2 mg (rivotril)

330 750

18 abril/2015 Dispensa Alexis mora con cc 45333 1 caja 28 tabletas

58 692

23 abril/2015 Recibe factura N. 008 12 cajas 360 1052

Saldo final 1052

1-Definición Inventario: Relación ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una fecha determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancías existentes

Tipos De Inventario.

Inventario Perpetuo:

Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en la farmacia por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones de la farmacia y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física.

Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados.

Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.

Inventario Intermitente:

Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.

Inventario Final:

Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.

Inventario Inicial:

Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.

Inventario Físico:

Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.

Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos.

Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases, a saber:

Manejo de inventarios (preparativos) Identificación Instrucción Adiestramiento

Inventario Mixto:

Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular.

Inventario de Productos Terminados:

Todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes.

Inventario en Transito:

Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.

Inventario de Materia Prima:

Representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.

Inventario en Proceso:

Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso.

Inventario en Consignación:

Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad lo conserva el vendedor.

Inventario Máximo:

Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variación del excedente es: X >Imax.

Inventario Mínimo:

Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en la farmacia

Inventario Disponible:

Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.

Inventario en Línea:

Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.

Inventario Agregado:

Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.

Inventario en Cuarentena:

Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros.

Inventario de Previsión:

Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.

Inventario de Seguridad:

Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.

Inventario de Mercaderías:

Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento determinado.

Inventario de Fluctuación:

Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.

Inventario de Anticipación:

Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción.

Inventario de Lote o de tamaño de lote:

Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artículos adquiridos.

Inventario Estaciónales:

Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente.

Inventario Intermitente:

Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable.

Inventario Permanente:

Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.

Inventario Cíclico:

Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.

2-faces periódicas

Alistamiento: facturas del proveedor descargadas, formulas, todo registrado, todo limpio, fecha de vencimiento, lote, bodega y personal acorde

Conteos: barridos o contabilización de todos los productos que están bajo unos listados, 01, 02, 03

Resultados: cuantos faltantes cuantos sobrantes, medidas, falla, tome de decisiones, ajustes contable, saldo final

- En el sistema periódico: Para efectuar la contabilización de los inventarios en el sistema periódico se utilizan las siguientes cuentas de mercancías: • Inventario de mercancías. • Compras de mercancía. • Ventas de mercancía. • Gastos sobre compras de mercancías • Devoluciones y descuentos en compras. • Devoluciones y descuentos en ventas.

 En este sistema la cuenta de inventario de mercancías solo se mueve al finalizar el periodo contable, cuando se efectúa el inventario físico y se le asigna el valor correspondiente, el inventario inicial se considera como costo del periodo y el inventario final como una reducción de los costos y representa un activo para la empresa. De tal manera que al realizar una compra no se debita inventario de mercancías sino la cuenta de compras, cuando se vende, no se descarga a la cuenta de mercancías sino que se utiliza la cuenta de ventas.

- Inventario permanente: El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta. Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registrada su cantidad y costo.

- En el sistema permanente: Las características de la contabilización en este sistema es que cada transacción efectuada queda el valor del inventario final de mercancías, el costo de lo vendido y la utilidad bruta en ventas de mercancías. Las cuentas utilizadas son: • Mercancías o inventario de

mercancías. • Costo de ventas. • Venta de mercancías. • Devoluciones y descuentos en ventas. Para la compra de mercancías se debita a inventario de mercancía y se acredita a cuentas por pagar (proveedores) o bancos.

5-Que es el kardex

ES un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de la mercadería cuando se utiliza el método de permanencia en inventarios, con este registro podemos controlar las entradas y salidas de las mercaderías y conocer las existencias de todos los artículos que posee la empresa para la venta.

Métodos de valoración de inventarios Existen básicamente 4 métodos para valoración de los inventarios, que son los siguientes:

1) Método Promedio Ponderado

2) Método P.E.P.S. Primeros en Entrar, Primeros en Salir

3) Método U.E.P.S. Últimos en Entrar, Primeros en Salir

4) Método Último precio de compra

5-¿QUE ES UN KARDEX FARMACEUTICO?

La tarjeta Kardex, es un documento administrativo de control, el cual incluye datos generales del bien o producto, existen muchos tipos de kardex pero como hablamos de inventarios hablaremos de la tarjeta Kardex de inventario la cual, es una herramienta que le permite tener reportes con información resumida acerca de las transacciones de inventario de la farmacia.

Como se organiza la información en un kardex?

Para organizar la información en un kardex, es importante importante que en cuenta los siguientes datos:

nombre de la farmacia o droguería

tipo de inventario

fecha

descripción de productos

referencia

Para tabular las entradas y salidas seria:

fecha del movimiento

documento soporte (factura)

detalle de la operación

cantidad

valor unitario

valor total

saldo

QUE INFORMACIÓN OBTENGO DE UN KARDEX?

Se obtener la cantidad de productos que entran y salen diario, conocer el saldo exacto y el valor o precio. Además, permite la determinación del costo en el momento exacto de la venta, debido a que en cada salida de un producto, se registra su cantidad y costo.

CUAL ES EL PROCEDIMIENTO PARA

ALMACENAR y ORGANIZAR:

Luego de recepcionar los productos farmacéuticos, estos aptos para devolución (deteriorados o vencidos), se enlistan en el formato de devoluciones en el cual se especifican los productos que “no pasan o no cumplen”. Luego llevamos estos productos a la zona de cuarentena y los organizamos a criterio del establecimiento (por forma farm., alfabéticamente, etc.)

DESCARGAR DEL INVENTARIO LOS PRODUCTOS FARMACÉUTICOS RECHAZADOS:

Los marcamos en el kardex de inventario como salida por baja, de esa manera lo estamos descargando o sacando del inventario de productos a rotar.

COMO SE INGRESA UN PRODUCTO FARMACEUTICO EN EL INVENTARIO?

Para ingresar un producto farmacéutico en el inventario debemos inspeccionar el producto y consignar la información de este pedida en el kardex. Es importante inspeccionarlo antes de registrarlo en el inventario para saber en las condiciones en que está y así darle paso al proceso pertinente.