QUIERO FLUJOS DOCUMENTALES Y PLATAFORMAS DE COMUNICACIÓNEFICIENTES

MEJORANDO LOS SERVICIOS

PROFESIONALES

SERVICIOS Y SOLUCIONES DOCUMENTALESKonica Minolta es líder mundial en la mejora de los procesos documentales. Nos ocupamos de todos los procesos dentro de un Colegio Profesional, Asociación, Sociedad, Federación o Club, ya sean sencillos o complicados, y le permitimos ahorrar y optimizar su tiempo a la vez que le proporcionamos mayor tranquilidad.

Las soluciones de Konica Minolta ayudan a lograr estos objetivos en el campo de la gestión documental. Hoy en día, los sistemas multifuncionales de oficina con funciones específicas en combinación con copiado, impresión y escaneo avanzado, ayudan a establecer flujos de trabajo que transforman los documentos basados en papel en datos preparados para ser procesados que se pueden editar, almacenar y archivar en la base de datos de la institución.

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SERVICIOS Y SOLUCIONES DOCUMENTALES

Hoy en día, la diferenciación de los productos y de las marcas se refleja en mayor medida en la capacidad de aportar valor añadido a los clientes o usuarios. Para ello deben encontrarse fórmulas constantes que permitan a las organizaciones enfocarse en aquello que es su motivo de existencia.

Esto ha llevado a analizar y a mejorar los procesos internos de las organizaciones profesionales de forma que sean lo más eficientes posibles, permitiendo conseguir mejores grados de calidad con menores costes.

Los procesos de fabricación, distribución y almacenamiento entre otros procesos, se mejoran de forma continua, logrando un alto grado de competitividad que dan lugar a las ventajas competitivas que diferencian a las organizaciones con éxito.

Sin embargo, ocurre lo mismo con los procesos en los que la información debe fluir entre los distintos departamentos de una organización. Estos procesos, actualmente son un reflejo fiel de lo que eran hace más de tres o cuatro décadas, donde todo era principalmente manual, aunque ahora se ejecuten a través de un ordenador.

EL MOMENTO HISTÓRICO DE LOS PROCESOS AUTOMATIZADOS

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Innovación

El intenso desarrollo de soluciones y servicios documentales permite satisfacer las necesidades continuas y cambiantes del mercado. Por ello Konica Minolta mantiene una gran inversión en su I+D y en la constante búsqueda de partners especializados.

Servicio

Mejorar el servicio y su calidad según las necesidades de cada mercado, es una constante en Konica Minolta. Entender a nuestros clientes nos permite convertirnos en su socios, en lugar de solamente en sus proveedores.

Evolución permanente

Los procesos de mejora continua de Konica Minolta permiten adaptar sus productos y soluciones a las necesidades globales y locales de nuestros clientes, logrando en muchas ocasiones personalizarlos a sus necesidades específicas. Por ello, Konica Minolta es elegido como el socio de los procesos documentales preferido en la mayoría de los mercados.

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Expedientes de los asociados La aplicación de captura y distribución

de documentos se integra en el multifuncional.

El archivo se guarda usando los estándares de seguridad recomendados.

Para respetar la normativa de seguridad, sólo los empleados autorizados tienen permiso para manejar la información confidencial de los asociados y ejecutar los flujos de trabajo para almacenar los expedientes.

Beneficios para las instituciones Captura y almacenamiento automático de

datos confidenciales.

Ahorro de tiempo y dinero eliminando el archivo en papel.

Mejora en la clasificación y localización de los expedientes.

Expedientes

La gestión moderna de expedientes está basada en servidores centrales y archivos digitales de usuarios. Es importante disponer de un sistema para almacenar los documentos de los usuarios en la base de datos de la organización o en el archivador del usuario, con un flujo de trabajo de digitalización predefinido.

Por supuesto, estos procesos se deben establecer teniendo en cuenta estrictos estándares de seguridad y respetando la confidencialidad de la información de los usuarios. Como resultado, las funciones de administración del registro digital cuentan con un acceso para su localización, y la posibilidad de almacenar toda la documentación relativa a cada usuario. Como consecuencia, se ahorra una gran cantidad de tiempo y dinero comparado con el archivado tradicional de expedientes en papel.

GESTIÓN DE EXPEDIENTES

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El mundo digital nos permite tener acceso inmediato a la información, a cualquier hora y desde cualquier sitio, con lo que aumentamos la productividad reduciendo el material físico, además, un archivo electrónico nos permite liberar un gran y valioso espacio en nuestras organizaciones. El resultado es que ahorramos tiempo y recursos.

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Flujo de trabajo

Los formadores usan una aplicación de gestión documental para compilar documentos de diferentes orígenes y tipos de archivo en un documento PDF.La aplicación permite seleccionar y combinar páginas independientes de diferentes documentos o archivos completos en formato PDF, utilizando la función arrastrar y soltar.El usuario puede combinar esta selección digital con documentos escaneados.Para completar esta opción, la infraestructura también permite convertir archivos PDF de alta calidad y transmitirlos directamente a otros compañeros vía e-mail u otros medios.Como añadido a los documentos PDF, esta aplicación permite a los formadores ofrecer información de referencias literarias como por ejemplo archivos de audio a sus alumnos.

Beneficios para las instituciones

Los flujos de trabajo predefinidos ahorran tiempo y dinero.Manejo eficiente de gran variedad de documentos.Personalización del material del curso, siempre disponible y actualizado.

GESTIÓN DELA FORMACIÓN

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Hoy en día, estamos acostumbrados a trabajar con documentos digitales en vez de con papel. Estos documentos pueden contener originalmente información digital, como textos o tablas de aplicaciones estándares, así como contenidos de documentos que originalmente estaban en papel como artículos de periódicos o libros.Para establecer flujos de trabajo, es necesario poseer soluciones confortables que permitan a los formadores y a sus secretarios compilar contenidos de diferentes orígenes, digitalizarlos y convertirlos en archivos imprimibles que puedan a su vez transmitirse entre compañeros o publicarse para los asociados puedan acceder a ellos.

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PLATAFORMA DE COMUNICACIÓNToda organización posee una entrada y una salida de documentos, que pueden proceder de múltiples fuentes, como por ejemplo, las que se pueden ver en el círculo más externo de la imagen. Y posteriormente a la captura de estos documentos, que pueden ser registros, facturas, manuales, formularios, etc, se trasladan y tratan o gestionan por los diferentes departamentos, con usuarios que pertenecen, en su ámbito personal, a la tecnología del siglo XXI, y que necesitan que sus herramientas o interfaces laborales sean lo más parecidas a las mismas que usan comúnmente en su vida privada (Twitter, LinkedIn, Facebook, etc.).

Aquí reside el éxito y la necesidad de una Plataforma Comunicativa, que se comunique con la infraestructura IT existente en cada organización, para que desde ella se pueda administrar de forma eficiente toda la gestión de la organización.

PLATAFORMA DE COMUNICACIÓN

Los Problemas de la comunicación horizontal

Dentro de la cultura del Siglo XXI podemos encontrar conceptos que definen exactamente la naturaleza de nuestras organizaciones. Tales conceptos son por ejemplo Cliente, Proveedor, Relaciones, Innovación, Marca, Compartir y Colaborar, entre otros. Y para que estos conceptos funcionen o tengan sentido se necesitan personas, departamentos, procesos, etc. para que vuestras organizaciones puedan proporcionar más valor añadido a sus socios, buscar nuevas fuentes de ingresos, enriquecer el conocimiento que aportan al socio, realizar la búsqueda constante de nuevos servicios y lógicamente ofrecer una mayor y sólida cercanía al socio.

¿Pero, dentro de vuestras organizaciones podremos encontrar todas las herramientas, soluciones y procesos automatizados que os ayudan diariamente a que vuestros asociados se sientan parte integrante, participativa, activa y motivada de vuestra organización?

Al parecer esta es una de las problemáticas que más afecta a las organizaciones como la vuestra. Donde vuestros asociados tienen la percepción de que no se sienten representados ni defendidos por la organización a la que pertenecen, que solo pertenecen a la misma y pagan su cuota porque así les obliga su condición profesional para el buen y reconocido ejercicio de su oficio.Esta percepción hay que cambiarla y Konica Minolta sabe cómo. La renovación y la evolución de vuestras organizaciones tienen que empezar de inmediato, hacia una organización más disruptiva e innovadora, que consiga motivar y fidelizar al asociado a través de la mejora inmediata de los flujos documentales y de sus procesos, para que sean automáticos y para que compartir de información sea de la manera más fluida posible y de forma interactiva.El punto inicial del gran cambio, parte de la implementación y de uso de una Plataforma Comunicativa y eficaz.

¿Dentro de vuestra organización se maneja o investiga por qué se producen las bajas de sus asociados? ¿Se sabe el ratio de bajas? ¿Se maneja una estrategia para fidelizar o recuperar a los que se han ido?

La clave para dar la vuelta al negocio está en fidelizar al socio vía el conocimiento que se le aporta desde la asociación y por el que aportan los propios socios. Este conocimiento debe fomentarse para que pueda crecer de forma continua y se convierta en un estímulo fundamental. Además hay que ofrecer una plataforma una curva de aprendizaje nula, donde los servicios de valor añadido al socio puedan crecer constantemente.

PLATAFORMACOMUNICATIVA

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Plataforma comunicativa

La Plataforma Comunicativa es el “paraguas” bajo el cual todos los asociados se sentirán beneficiados del salto tecnológico de su organización hacia un futuro dinámico que ya está aquí.

Enumeramos los beneficios que su organización obtiene de la implementación de este tipo de plataforma, aunque existen muchos más.

Beneficios para las Organizaciones

Motivación total de usoTasa de baja o rotación de personal casi nulaFormación ContinuadaEncuestas y participaciónMenos correo electrónicoInformación y documentación siempre actualizadaTrabajos duplicados inexistentes ya que se trabaja siempre sobre el originalComunicación horizontal en tiempo realEscalabilidad total ya que se puede integrar con cualquier tipo de plataforma existente en el Colegio.

Pero más allá de los importantes beneficios para su organización, creemos firmemente que estos solo existen si los asociados obtienen los siguientes beneficios:

Beneficios para los Asociados

Soporte profesional onlineServicios 24x7Base de datos de conocimientoReuniones virtualesEncuestas en CloudServicios trasladables a clientes finalesGrupos de trabajo dinámicos Justificación del coste que paganNetworking activo, sectorial y seguro

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