Universidad Intercultural de San Luis Potosí

Campus Matehuala.

Desarrollo y Gestión de Proyectos Informáticos

Licenciatura en Informática Administrativa

VIII Semestre

Herramientas de productividad

Docente

Ing. Thalía Carrillo López

Alumnos:

Berenice Coral Noriega Galván

Mayo 2015 Matehuala, S.L.P.

HERRAMIENTAS DE PRODUCTIIDAD

Papel de las Herramientas de Incremento de la Productividad.

Es difícil mantener la productividad de los empleados cuando no se les provee de las

herramientas necesarias para alcanzar la satisfacción en sus trabajos. Hoy en día las

organizaciones, debido a la situación económica en general, no pueden proporcionar a

su personal todos los cursos, capacitaciones, entrenamiento, etc., suficientes para

brindarles todos aquellos instrumentos que les permitan desarrollar sus actividades

laborales de la mejor manera posible. Es por dichas razones que las empresas han

generado nuevos métodos de trabajo en donde se aprovechen al máximo los recursos

disponibles y con los cuales se logre el objetivo que toda organización desea alcanzar:

un nivel alto de productividad.

La capacitación cruzada es una nueva modalidad de capacitación, la cual se

denomina “cruzada”, porque es la capacitación de los empleados realizando

intercambio de puestos de trabajo que tienen poca o nula relación con el suyo. Esto

con el objetivo de capacitar al personal en diferentes áreas de la organización, pensado

así poder realizar cambios en un futuro (cambio de área del personal) o simplemente

para que el personal conozca todos los procesos productivos de la empresa. Sirve

también para realizar sustituciones de empleados que han sido dados de baja,

suspendidos o ausentes por enfermedad.

La capacitación “cruzada” favorece el trabajo en equipo, brindando a los empleados las

herramientas para solucionar problemas que se han presentado con el paso del tiempo

debido a la “ceguera de taller” o colaborar con compañeros de otras áreas. Otra de las

ventajas de la capacitación “cruzada” es que le permite al empleado aprender nuevas

habilidades, los hace más valiosos para la organización y sobre todo permite luchar

contra el aburrimiento del trabajador. Este tipo de capacitación no está diseñada

solamente para los puestos operativos, en realidad puede ser de mucha utilidad para

los puestos directivos, ya que proporciona una visión global de la empresa.

La práctica organizacional de los traslados horizontales permite a los empleados

trabajar en varios departamentos, oficinas o fábricas, de forma que hay muy pocas

posibilidades -sobre todo en las grandes empresas- de que los empleados trabajen

juntos en el mismo sitio durante mucho tiempo. A medida que se van moviendo, la

presión del grupo cambia.

Para lograr el éxito en la capacitación “cruzada” se debe seleccionar cuidadosamente a

los empleados que van a participar, esto debido a que habrá algunos empleados que

se sientan más cómodos en compartir sus conocimientos, y otros que no. Para la

selección de estos empleados la mejor forma de realizarla es preguntándoles si desean

participar.

Determinación de la problemática La capacitación del personal tiene un papel muy importante en toda organización ya

que para comenzar cualquier actividad y las funciones que demanda el puesto, el

personal tiene que recibir, por parte de la empresa, los conocimientos necesarios para

poder desempeñarse en su área de trabajo.

En la actualidad, la mayoría de las empresas en nuestro país no tienen los suficientes

recursos para llevar a cabo capacitaciones con cierta regularidad, por lo general, el

entrenamiento que recibe el personal es cuando inicia a laborar y después va

aprendiendo sobre la marcha acerca de lo que tiene que hacer según los

requerimientos de su puesto. Para las empresas, la capacitación de recursos humanos

debe ser de vital importancia porque contribuyen al desarrollo personal y profesional de

los individuos a la vez que redunda en beneficios para la empresa.

Uno de los problemas que se identificaron se refiere a que el personal que ingresa a las

empresas se les brinda la capacitación para el puesto en el cual se va desempeñar y

se le califica, con el paso del tiempo va adquiriendo experiencia en las actividades que

se le fueron asignadas, pero qué es lo que pasa cuando en determinada área falta

algún empleado, o el que está asignado con alguna tarea ya tiene muchos años

realizándola y se convierte en una rutina lo cual causa fatiga. Todos estos factores

influyen en la productividad del mismo y perjudican tanto al personal y a la empresa. Es

por ello la importancia que se le da a la capacitación cruzada para formar empleados

con habilidades múltiples, los cuales van estar entrenados para realizar, dentro de su

área, las actividades competentes a dicho puesto.

Uno de los problemas que se identificaron se refiere a que el personal, que ingresa a

las empresas, recibe la capacitación necesaria para el puesto en el cual va a

desempeñarse y con el paso del tiempo va adquiriendo experiencia y más información

acerca de las actividades que se le fueron asignadas; pero, ¿qué es lo que pasa

cuando el tiempo ha pasado y el trabajador se encuentra estancado al hacer de su

trabajo una rutina en la que no hay nuevos retos y conocimientos o donde no es capaz

de tomar otras responsabilidades ya sea para alcanzar un nuevo y mejor puesto o

porque necesita cubrir las actividades del puesto de un compañero que se ha

ausentado? La productividad se ve seriamente afectada y con ello el crecimiento de la

organización. Ésta es la razón por la que la presente investigación pretende resaltar y

recalcar la importancia que deben otorgarle, todas las empresas, a la capacitación de

su personal y en especial al tipo de capacitación cruzada para formar empleados con

habilidades múltiples que estén entrenados para realizar, dentro de su área de trabajo,

las actividades competentes a los diversos puestos que la integran.

El papel que juegan todos los integrantes de la organización es crucial para la empresa

porque ellos son el pilar de cualquier organización. Es por ésta razón que el presente

trabajo se centra en la capacitación cruzada debido a que este tipo de capacitación

ofrece ventajas como el aumento de la productividad del personal al brindarle la

oportunidad a los empleados de estar en un continuo proceso de aprendizaje, abolir la

monotonía que ocasiona la rutina de un trabajo, una mayor interacción con los

compañeros del equipo de trabajo y sobre todo la posibilidad de crecimiento personal y

laboral. Los beneficios anteriormente mencionados son, por ende, beneficios para la

empresa

Desarrollo de la capacitación cruzada En años recientes, organizaciones han desarrollado ejercicios para generar entusiasmo

y fomentar la participación en equipo. Los gerentes que desean diseñar capacitación de

equipo para su organización deben tener presentes los siguientes puntos:

1. Formar un equipo es un proceso difícil y exhaustivo. Como muchos equipos nuevos

están bajo presión para producir se cuenta con poco tiempo para la capacitación. No se

puede cubrir todo en un ataque intenso de 24 horas. La capacitación de equipo

funciona mejor cuando se realiza con tiempo y en forma paralela al desarrollo del

equipo.

2. El desarrollo del equipo no siempre es una secuencia lineal de ¨formación, tormenta,

regulación y desempeño¨. Las iniciativas de capacitación pueden ayudar al trabajo de

equipo a través de cada una de estas etapas, pero los gerentes deben estar

conscientes de que puede haber errores.

3. Se requiere de capacitación adicional para adaptarse a los nuevos integrantes.

Grandes cambios en el número de miembros pueden producir equipos que requieran

regresen a una fase de desarrollo anterior.

4. Es necesario que las habilidades de conducta y de proceso sean adquiridas con

ejercicios participativos. Los integrantes del equipo no pueden asimilar temas como la

solución de conflictos con sólo escucharlos de manera positiva. Funciona mucho mejor

el que apliquen en la práctica las habilidades aprendidas.

En cuanto al proceso de capacitación, éste se divide en 4 fases que permite

sistematizar las acciones y facilitan el seguimiento de las mismas

1. Planeación. Es donde se deben desarrollar:

a) Diagnósticos de necesidades de capacitación

b) Constitución de la Comisión Mixta

c) Registros internos

2. Organización

a) Elaboración de Programas

b) Estrategias de organización

c) Estructuración del plan y programas de capacitación

d) Registros internos

3. Operación

a) Formación de instructores

b) Ejecución de los eventos

c) Expedición de constancias de habilidades

4. Evaluación

a) Determinar los recursos humanos que fueron formados

b) Determinar si las necesidades de capacitación fueron cubiertas

c) Comprobar el desempeño laboral del personal

d) Impacto de la capacitación en el mejoramiento de la productividad

Ofrezca capacitación cruzada para conseguir flexibilidad.

Los miembros de casi todos los equipos también necesitan capacitación cruzada, a

efecto de aprender los trabajos de sus compañeros de equipo, sea informal o por

medio de la rotación programada de las asignaciones. Esto puede servir para disminuir

las perturbaciones debidas al ausentismo y puede aumentar la flexibilidad, pues todos

los miembros del equipo están preparados siempre para ocupar el puesto de otros

cuando es necesario.

La capacitación se enfoca en habilidades técnicas, de solución de problemas e

interpersonales. El énfasis en el trabajo en equipo, la participación y la mejora continua

requiere que los empleados conozcan mejor los procesos de trabajo que realizan otras

personas en torno a ellos, en vez de confiar solo en conocer su propio trabajo. Para

lograrlo, las organizaciones utilizan cada vez más la capacitación cruzada, es decir, la

capacitación a empleados en puestos con estrecha relación al suyo. Esto facilita el

trabajo en equipo y la cooperación, aun más, ayuda a las personas a identificar puntos

de conflictos que afectan a varios y les permiten sugerir áreas de mejora.

Estrategia de las Herramientas para Productividad.

La mayoría de los países muestran situaciones preocupantes de inflación, desempleo,

escasez, que hacen necesario orientar esfuerzos para incrementar la productividad. En

este sentido, la gerencia de las organizaciones cada vez más dirige su atención en las

personas, por estar conscientes de la importancia del factor humano para mejorar la

productividad, al ser los responsables de planificar y ejecutar los procesos. Hamburger,

A. (2008), señala que cualquier intento por mejorar la productividad debe empezar por

reconocer el valor y la importancia de las personas en la organización.

La diferencia entre las organizaciones que pueden soportar una tormenta económica y

las que fracasan ante estos escenarios reside en que están basadas en sus valores en

vez del dinero, Cain, R. (2009). Es así como los valores organizacionales son

considerados en esta investigación como los soportes de las organizaciones para hacer

frente a las adversidades.

De acuerdo a Hamburger, A. (2008), los valores organizacionales establecen

directrices para el compromiso diario, humanizan las relaciones en la empresa, dan

sentido a la vida laboral, cohesionan los grupos, aumentan la producción y la calidad de

los bienes y servicios, configuran la personalidad de la organización, generan confianza

y credibilidad de los clientes en la empresa y fomentan el sentido de pertenencia de los

empleados.

El reto consiste en determinar el conjunto de valores a ser internalizados, aceptados y

puestos en práctica en todos los niveles de la organización, los cuales guiaran las

acciones de cada una de las personas que conforman la organización.

La investigación tiene como objetivo proponer estrategias para fomentar los valores

organizacionales que se consideran que tiene mayor influencia en la productividad, en

beneficio de la empresa, trabajadores, clientes y sociedad.

A través del proceso de análisis Jerárquico (AHP), aplicado en una empresa del sector

metalmecánico, se obtuvo la evaluación de los valores que afectan la productividad,

resultando con mayor importancia: seguridad del trabajador, disciplina, ética y

responsabilidad. Se propone un plan para fomentar estos valores en la organización.

FUNDAMENTOS TEÓRICOSLa importancia de la productividad para el desarrollo de un país, es conocida y

aceptada por todos, toda economía competitiva muestra resultados altos en su

productividad. Los esfuerzos por mejorar la productividad nunca serán suficientes ni

estáticos, si consideramos la gran cantidad de variables que inciden en las operaciones

de una organización.

En este estudio se considera que solo a través de la productividad, se puede lograr de

manera sistemática participar con éxito en el mercado internacional, reducir los costos

de producción, ser más rentables y lo más importante aun ser más competitiva, lo cual

se manifiesta en una mejor calidad de vida de los trabajadores y de la población en

general.

Factores que afectan la productividad

Existen muchos factores que pueden afectar la productividad de una organización, en

relación a esto, lo fundamental es identificarlos y ver en qué medida la organización

puede contrarrestar sus efectos negativos así como también reforzar los de incidencia

positiva, al diseñar o adoptar estrategias que impacten en los resultados.

Hay factores sobre los cuales las empresas no tienen control y que se conocen como

factores externos, en este sentido, se hace necesario diseñar estrategias que permitan

enfrentar las situaciones adversas y aprovechar las oportunidades, lo cual requiere de

un permanente monitoreo y análisis de los cambios en el entorno, entre los factores

externos se mencionan: las regulaciones gubernamentales, administración pública,

infraestructura social, estabilidad política y la sociedad como un todo.

Otros tipos de factores que afectan la productividad son los llamados factores internos

y que son controlables por la empresa, entre los cuales se encuentran: ausentismo,

rotación de personal, accidentes de trabajo, tiempo ocioso de los equipos, falta de

materia prima, desperdicio de materia prima, obsolescencia de los equipos, calidad de

la materia prima, diseño del producto, condición de las instalaciones, orden y limpieza

del área de trabajo, capacitación del personal, distribución y asignación del personal,

influencia sindical, planificación del trabajo, disponibilidad de capital y crédito y salario,

entre otros.

Los factores internos son áreas de oportunidad para el mejoramiento de la

productividad, se convierten en elementos estratégicos, ya que las acciones o planes

se deben diseñar bajo la premisa de que el mejoramiento de la productividad depende

en gran medida de los efectos de la integración de los factores. En la tabla 1, se

recogen algunos factores que afectan la productividad de acuerdo a distintos autores.

Tabla 1 Factores que afectan la productividad

Adquisición de Herramientas para Productividad y Uso de Herramientas para Productividad.

El desarrollo industrial, económico y social de un país depende principalmente, de sus

altos niveles de calidad y productividad, así como de un crecimiento continuo en estas

áreas.

Un ejemplo de esto, se basa en la productividad como consecuencia de la búsqueda

de calidad, la forma de administrar las actividades para la calidad y el uso efectivo de

métodos y herramientas para la correcta toma de decisiones en el proceso de

producción lo que redunda en mayor eficacia.

El Dr. Kaoru Ishikawa, demostró la importancia de la calidad en la búsqueda de

mejores niveles de productividad, y de la motivación por el trabajo, aun a niveles

operario y supervisor. También asegura que con el uso de las siete herramientas

básicas:

Diagrama de Pareto.

Histograma.

Diagrama de causa y Efecto.

Diagrama de dispersión.

Etc.

Se pueden resolver el 95% de los problemas de calidad y productividad en las áreas

operativas.

Ishikawa decía: “Primero, la productividad y las utilidades son consecuencia. Si hay

calidad a nivel sistema total (calidad de materiales, calidad de proceso, de trabajos,

etc.). l productividad y las utilidades son consecuencia. Además, si el objetivo de la

administración es, en primer lugar, la calidad, la confianza del consumidor crecerá, los

productos tendrán gran demanda y las utilidades a largo plazo aumentaran, lo que

contribuirá a una administración estable.”

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