Kreston Auditoria 1

JOHN MILNER

Socio de consultora financiera especialista en servicios de auditora interna, due diligence, estrategia financiera y compra-venta de empresas. Es especialista en temas de control interno, riesgos y prevencin y deteccin de fraudes.

Obtuvo puestos de direccin de auditora interna en Mxico y a nivel regional para empresas inter-nacionales como Unisys y Waldos. As como puestos de direccin de finanzas para distintas empresas como AstraZeneca, en la cual llev a cabo en forma exitosa la fusin en la parte financiera, legal y fiscal, como su Director de Finanzas Corporativo.

Ha trabajado en forma extensiva en Europa, Mxico y Estados Unidos y es asesor financiero y miembro de consejo para varias empresas. Ha llevado a cabo procesos de levantamiento de capital y de due diligence para empresas como Masisa y Qualita.

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE

BIOGRAFA

AUTOR Y COLABORADOR

MARTN GHIRARDOTTI

Socio de Lisicki, Litvin & Asociados firma miembro de Kreston Internacional, CEO de Resguarda, Miembro del Comit Ejecutivo del Instituto de Au-ditores Internos de Argentina, Vicepresidente de INICIA, Miembro de la A.C.F.E. (Association of Certified Fraud Examiners - U.S.A.).

Ha participado como panelista invitado en temas de Lavado de Dinero, fraude, lneas de denuncias, auditora en Pymes en numerosos Consejos Profe-sionales de Ciencias Econmicas, Universidades Pblicas y Privadas, eventos empresariales, Foros (Prensa Econmica, IDEA, FORUM, ABBAPRA, etc.).

En la prensa ha escrito notas de opinin en los principales peridicos y revistas de la Repblica de Argentina; La Nacin, Clarn, Ambito Financie-ro, Cronista Comercial, Revista Prensa Econmi-ca, Revista Apertura, Revista IDEA, etc.


AUTOR Y COLABORADOR

BIOGRAFA

ENRIQUE PASTOR

Ha realizado diversas especialidades y mantenido su actu-alizacin profesional a lo largo de toda su trayectoria.

Es Socio del Colegio de Contadores Pblicos de Mxico y del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. Cuenta con la Certificacin como Contador Pblico y como Es-pecialista en Impuestos por el propio. Asimismo, est reg-istrado como Dictaminador ante la Administracin Gener-al de Auditora Fiscal Federal, ante el IMSS, el INFONAVIT, la Tesorera del Estado de Mxico, del Distrito Federal y del Estado de Veracruz.

Ha sido expositor en diversos eventos tcnicos de carcter fiscal tanto en la Ciudad de Mxico como en otros estados del pas.

Participa con el Consejo de Administracin de diversas empresas en su carcter de Comisario. Es Tesorero Nacio-nal de la Cmara Nacional de la Industria Electrnica, de Telecomunicaciones y de Tecnologa de Informacin (CANIETI), as como Consejero de la Cmara de Comer-cio Sueco Mexicana.

Fue becado por la Japan International Cooperation Agency para acreditarse como Consultor JICA asesor de negocios en 2009.

Actualmente es socio de Kreston CSM.


PRLOGO Y CORRECCIN DE ESTILO

BIOGRAFA

MIGUEL DEL OLMO

Miguel es Socio de Auditora y Gobierno Corpora-tivo de Kreston CSM. Es miembro del Consejo de Auditora de Kreston Internacional representando a Latinoamrica.

Ha participado como auditor en materia finan-ciera y fiscal en procesos nacionales e internacio-nales por ms de veinticinco aos.

Tambin ha actuado como visitador conforme a la Ley de Concursos Mercantiles y ha desempeado asesora en SOX (Sarbanes-Oxley).

Es miembro independiente de Comit de Auditora de varios organismos y corporativos.

Ha expuesto sobre Prctica de Negocios y Audi-tora en Estados Unidos, Sudfrica, Argentina, Brasil, Panam, Nicaragua y Guatemala.

Cuenta con certificacin de Auditor Interno en ISO 9001 Versin 2000 expedido por el Instituto Lati-noamericano de Calidad, A.C. (INLAC).


COLABORADOR

BIOGRAFA

NDICE

CASO 1SOBREPRECIO EN TRANSPORTE DE CARGA

PRLOGO:

CASO 2DESVIACIN DE FONDOS DE LA CAJA Y VALORES

CASO 3MANIPULACIN DE FECHAS EN LOS REGISTROS CONTABLES Y CHEQUES EXPEDIDOS

CASO 4ABUSO DE PODER POR PARTE DEL DIRECTOR GENERAL

CASO 5FALSIFICACIN DE CHEQUES

CASO 6PROVEEDOR FANTASMA Y ESTILO DE VIDA

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INTRODUCCIN: ............................... 8

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NDICE

CASO 8INTENTO DE FALSIFICAR INGRESOS

CASO 9USO DE REPORTES DE ANALISIS PARA DETECTARFRAUDES

CASO 10DUE DILIGENCE A PROVEEDORES

CASO 11DETECCIN DE MANTENIMIENTOS FICTICIOSA TRAVS DEL SISTEMA DE DENUNCIAS

CASO 12PAGOS A EMPLEADOS FANTASMA

CASO 13IMPUTACIN INDEBIDA DE COBRANZAS

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CASO 7FALSIFICACIN DE ESTADOS FINANCIEROS ............................... 24

NDICE

CASO 15MANIPULACIN DE COBRANZA

CASO 16PROVEEDOR FANTASMA

CASO 17DESVIO DE COBRANZA

CASO 18FRAUDE A LA CAJA DETECTADO A TRAVS DE SISTEMA DE DENUNCIA

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CONCLUSIONES ............................... 52


CASO 14DETECCIN DE ABUSOS POR DENUNCIA ANNIMA ............................... 40

INTRODUCCIN

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE 8

La coleccin de casos que presentamos pretende darnos una idea de lo cer-cano que puede estar ocurriendo una situacin de fraude dentro de la orga-nizacin en la que nos desenvolvemos cada uno de los lectores de este com-pendio y recordarnos que el mantenimiento de buenas polticas, controles y la ejecucin y vigilancia de su cumplimiento, pueden significar grandes ahor-ros para la empresa en la que colaboramos.

Esta entrega la hemos conformado con casos que algunas de las firmas miembro de Kreston han recogido para celebrar la presentacin de nuestra firma en Mxico y que con gusto compartimos.

Kreston cuenta con una gran experiencia global en la prctica de auditora interna, tanto en outsourcing como en cosourcing, lo cual nos permite brin-dar estos servicios al ms alto nivel.

Algunos casos de deteccin y prevencin.

Dr. Martn Ghirardotti y CP John Milner.Colaboracin de CP Enrique Pastor y CP Miguel del Olmo.

Publicado por Kreston CSM

D.R. 2013. "Kreston CSM ".Todos los derechos reservados. Se prohibe la reproduccin parcial o total sin el consentimiento escrito del titular de los derechos.

PRLOGO


En todas las estructuras sociales que ha inventado el hombre ha existido el riesgo de que se cometan fraudes. Esto ha sucedido siempre y seguir sucediendo. No importa si la estructura es un establecimiento de un par de personas o una corporacin o inclusive un estado o Con-federacin. El potencial de Fraude est siempre presente.

Existen mltiples formas de maquinar los fraudes, normalmente, son pensadas aprovechando fallas de operacin que permiten simular o evadir controles existentes. Es comn que para llevarlos a cabo el diseador del mismo se haga de diversos recursos para ejecutarlo, desde, la colaboracin de otras personas, hasta los ms sofisticados, en los que se utilizan sistemas tecnolgicos que permiten engaar o distraer la atencin en los indicadores de los sistemas de control.

Aunque para efectos acadmicos se pueden hacer tipificaciones o clasificaciones de tipos de fraude, la verdad es que enlistarlos sera una pretensin ociosa, pues son interminables. La creatividad de las mentes que los disean los convierte en retos personales. Ocasionalmente la falta de estructuras en las organizaciones son verdaderas invitaciones a que se tome ventaja de la situacin o se abuse de las atribuciones que el personal tiene, pero tambin lo es que, los valores, la tica y hasta la moral del personal, son los verdaderos catalizadores para la ma-quinacin y ejecucin de las actividades fraudulentas.

Las organizaciones deben trabajar en todos los mbitos de control para prevenirlos desde las estructuras ms altas en la toma de decisiones como los Comits de Auditora, hasta la ltima estructura de operaciones de la empresa, que normalmente es la ms lejana del control.

Kreston cuenta con una gran experiencia global en la prctica de auditora interna, tanto en outsourcing como en cosourcing, lo cual nos permite brindar estos servicios al ms alto nivel. La coleccin de casos que presentamos pretende darnos una idea de lo cercano que puede estar ocurriendo una situacin de fraude dentro de la organizacin en la que nos desenvolve-mos cada uno de los lectores de este compendio y recordarnos que el mantenimiento de buenas polticas, controles y la ejecucin y vigilancia de su cumplimiento, pueden significar grandes ahorros para la empresa en la que colaboramos. Esta entrega la hemos conformado con casos que algunas de las firmas miembro de Kreston han recogido para celebrar la pre-sentacin de nuestra firma en Mxico y que con gusto compartimos.

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CASO 1.


ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

Empresa subsidiaria mexicana, de capital alemn, productora y distribuidora de productos de maquinaria industrial. Facturacin anual 84 M USD

HALLAZGOS

El rea de Operaciones le haba solicitado al rea de Auditoria Interna una auditoria detallada al rea de Transporte.

Auditora Interna revis detalladamente la base de datos de la Compaa haciendo un anlisis de los gastos hecho por cliente, ruta y con el detalle correspondiente de volumen transportado. El anlisis arroj variaciones importantes en el comportamiento del gasto por concepto de transporte. Una revisin ms profunda revel lo siguiente:

El cobro excesivo de kilmetros. El proveedor cobraba las distancias segn una tabla de kilmetros por destino. La informacin de kilmetros y distancias en las facturas coincida con la tabla. El personal de transporte de la Compaa comparaba la cantidad de kilmetros en las facturas y si coincidan las cantidades con la tabla de distancias. Sin embargo, haba una diferencia muy importante entre la distancia que sealaba la tabla y las distancias reales, segn la lista publicada por la CAPUFE (Caminos y Puentes Federales), una entidad gubernamental. Por ejemplo, la distancia entre las ciudades de San Luis Potos y Quertaro segn la tabla era de 364km cuando la distancia segn la CAPUFE es de 215km, una diferencia que representa un sobreprecio del 69%.

El proveedor cobraba rutas en exceso. Por ejemplo tena dos entregas en la misma ruta, empezando en punto A y terminando en puntos B y C, pero cobraba las dos rutas completas de punto A al punto B y del punto A al punto C, aunque nada ms haca un solo viaje. Esto contra-vena el acuerdo que tena escrito con la Compaa.

Cobraba la ruta ida y vuelta, aunque su camin regresaba vaco sin mercanca, en contra-vencin de su acuerdo con la Compaa.

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SOBREPRECIO EN TRANSPORTE DE CARGA

CASO 1.


IMPACTO

Hubo desviacin de fondos por $1,243,298 USD. Como resultado de la revisin, se detect abuso en la mayora de las facturas emitidas por el proveedor a nombre de la Compaa.

Se compar el kilometraje facturado por el proveedor con las distancias, de las mismas rutas, publicadas por CAPUFE. Se detect que en la mayora de los casos el kilometraje cobrado por el proveedor fue superior al kilometraje segn la lista de CAPUFE. El monto del sobrecargo est dividido por ao:

Este desfalco ocurri por las siguientes situaciones: Falta de revisin de las distancias de las rutas por parte del personal del rea de Operaciones. Falta de una revisin documental de las facturas de los transportistas con la documentacin soporte (remisiones, acuerdos de ruta, etc.), y las remisiones de los clientes, por parte del personal de Operaciones de la Compaa. Falta de una revisin por parte de las Direcciones de Finanzas y Operaciones de los gastos de Transporte.

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SOBREPRECIO EN TRANSPORTE DE CARGA

Kilmetros cobrados por el proveedor

Kilmetros reales segn CAPUFE

Kilmetros cobrados de ms

Importe cobrado de ms (USD)

AO 1 AO 2 TOTAL

$1,973,828

$1,088,443

$885,385

$717,162

$1,376,884

$750,412

$626,472

$526,236

$3,350,712

$1,838,855

$1,511,857

$1,243,398

COSTO EN USD


CONSECUENCIA

La Compaa suspendi los pagos a su proveedor y empez una negociacin de recuperacin de los montos en exceso. Empez a reducir su operacin de transporte con el proveedor y cuando haba recuperado el monto negociado, termin su relacin con l.

La Compaa decidi no terminar la relacin laboral con su personal del rea de Operaciones, con-cluyendo que fue un descuido de su parte en la revisin documental. Se implementaron medidas que incluan una revisin ms profunda de distancias, tarifas y volmenes transportados por parte de todos sus proveedores de carga.

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CASO 1. SOBREPRECIO EN TRANSPORTE DE CARGA

CASO 2.


DESVIACIN DE FONDOS DE LA CAJAY VALORES


Empresa importadora y productora de insumos para la industria elctrica en el rubro de la construc-cin. Facturacin anual 150 M USD

HALLAZGOS

La Tesorera de la empresa desviaba fondos de la caja y valores a depositar. Al recibir las cobranzas en efectivo y cheques (valores al cobro) de los cobradores parte de dicho dinero y de los cheques recibidos los desviaba a cuentas propias y de terceros ajenos a la organizacin.

Esto era posible gracias a la ausencia de controles ya que exista oposicin de intereses entre personal de las reas de Tesorera y de Crditos y la baja supervisin de Auditoria Interna.

La Tesorera mantena los fondos sustrados en los saldos de caja y cheques de terceros en car-tera y cuando se realizaban los arqueos de auditoria interna solicitaba fondos prestados a una financiera que devolva cuando el procedimiento se terminaba (los arqueos no eran sorpre-sivos).

Asimismo el Departamento de (sector) crdito no realizaba adecuados controles sobre las cuen-tas corrientes y no circularizaba a los clientes para verificar los saldos.

Con este procedimiento de control abierto, era fcil para la cajera, evadir el tema diciendo que haba un error de aplicacin de registro, el cual en ese estado de la revisin, no era validado. El Departamento de Contabilidad y Finanzas no realizaba adecuados controles sobre el cash-flow de la Compaa y por este motivo no adverta el excedente constante en los saldos de caja.


IMPACTO

Hubo desviacin de fondos por $230,000 USD.

Este desfalco ocurri por las siguientes situaciones que se dieron en forma concomitante:

Ausencia de adecuados procedimientos de control. Los arqueos de Auditoria Interna eran avisados y programados junto con la Tesorera.

Ausencia de controles adecuados por la oposicin de intereses interdepartamentales. El sector de Crditos no realizaba circularizaciones a los clientes para corroborar los saldos. Cuando detectaba un error no profundizaba el anlisis y le peda asistencia a la cajera (perso-na a la que deberan controlar) quien rpidamente ocultaba su accionar.

Ausencia de ambiente de control y controles de razonabilidad. La gerencia financiera no adverta que los saldos de disponibilidades estaban abultados y que la empresa mantena ms caja y valores de los habituales para su operacin.

Las investigaciones posteriores detectaron anomalas en la conducta de la Tesorera. Al revisar ciertos registros informticos se detect que la misma era adicta a los juegos de azar. Incluso en su Desk Top se descubri que haba descargado juegos y otros archivos para realizar apuestas en horario laboral. Esto dej en evidencia que los procesos de seleccin de personal deban ser revisados ya que esta tendencia adictiva hacia el juego no haba sido detectada en el proceso de seleccin.

CONSECUENCIAS

Se separ a la Tesorera y se le iniciaron acciones penales tendientes a recuperar los montos sus-trados. Se revisaron los procedimientos de los departamentos de Tesorera, Crdito, Seleccin de Personal Clave y el tablero de comando financiero de la Compaa. Asimismo se separ al Gerente de Auditoria Interna por no realizar arqueos sorpresivos sobre la Tesorera.

CASO 2.DESVIACIN DE FONDOS DE LA CAJAY VALORES

CASO 3.


MANIPULACIN DE FECHAS EN LOS REGISTROS CONTABLES Y CHEQUES EXPEDIDOS


Empresa chilena, de capital extranjero, importadora de maquinaria para industria especializada. Facturacin anual 110 M USD

HALLAZGOS

Auditoria Interna encontr un reembolso efectuado al Director General por importe de $45,456 USD, originado por la devolucin de una camioneta blindada que adquiri de la Compaa el 31 de octubre de 2012 mediante descuento va nmina. El 31 de octubre de 2012, el vehculo siendo propiedad de la Compaa, fue vendido al Director General a un precio de $38,781 USD. (El Director General tena la opcin para adquirir el vehculo a un precio predeterminado.)

En noviembre de 2012 el Director General regres el vehculo y lo vendi a la Compaa a un precio mayor de $45,456 USD. Se le haba emitido un cheque de la Compaa a nombre del Director General el mismo da (fecha 11 de noviembre de 2012). Al examinar la documentacin de apoyo, se constat que el registro de fecha 11 de noviembre de 2012, fue hecho en diciembre de 2012. La entrada de diario para elaborar el cheque fue realizada en el sistema SAP, el 16 de diciembre de 2012 y el comprobante que se firm de entrega de cheque, era del 23 de diciembre de 2012. Este es el nico cheque que tiene fecha de noviem-bre en este perodo. Todas las comprobaciones anteriores y posteriores tienen fechas de diciem-bre . La emisin del cheque sucedi en el mes de diciembre pero se registr en el sistema con fecha de noviembre . La fecha en el cheque fue deliberadamente manipulada por lo que la operacin aparece que el vehculo fue readquirido por la compaa el 11 de noviembre de 2012, cuando en realidad fue un mes despus.

En el periodo en el cual el vehculo fuera propiedad del Director General, sufri un accidente y se le devolvi a la Compaa en mal estado. Esto aparentemente fue la razn por la cual el Director General no quiso quedarse con el vehculo.

Tambin Auditoria Interna haba observado que el cheque fue elaborado por un empleado del departamento de Contralora. Segn la Poltica Corporativa el rea de Tesorera era la respons-able de mantener la custodia de todas las chequeras y tena la responsabilidad exclusiva de la expedicin e impresin de cheques, lo anterior no ocurri.


HALLAZGOS

La segregacin de funciones no se observ en la emisin del cheque y se manipul deliberada-mente la fecha y los registros contables.

El sistema registra la transaccin con fecha en noviembre , cuando en realidad el cheque fue elaborado en diciembre.

A la fecha de la emisin del informe por parte de Auditoria Interna, la empresa desconoca el paradero del vehculo.

IMPACTO

El Director General no tena la autoridad para representar a la Compaa en venta y compra de activos fijos con l mismo, sin el consentimiento escrito de la casa matriz.

Esta situacin ocurri por las siguientes situaciones que se dieron en forma paralela:

Falta de segregacin de funciones. El rea de Contabilidad tena acceso a los cheques y al mismo tiempo el registro contable. El rea de Tesorera no tena el control de la emisin de los cheques.

Manipulacin deliberada de un cheque. El rea de Contabilidad puso la fecha de noviembre a un cheque cuando se emiti un mes despus.

Falta de control en el sistema. Se permiti el registro de un documento en diciembre con fecha de noviembre.

Abuso de poder. El Director General no tena autorizacin de venta y compra de activos fijos con l mismo.

Falta de control interno. El rea de Contralora llev a cabo una operacin incorrecta por instrucciones verbales del Director General. Debi haber consultado la operacin con la casa matriz.

CASO 3. MANIPULACIN DE FECHAS EN LOS REGISTROS CONTABLES Y CHEQUES EXPEDIDOS


CONSECUENCIA

La casa matriz despidi al Director General y al Contralor. El rea de Tesorera tom el control fsico de las chequeras y se hicieron modificaciones en el sistema para que no se pudiera regis-trar documentos con una fecha que no fuera el da del registro.

CASO 3. MANIPULACIN DE FECHAS EN LOS REGISTROS CONTABLES Y CHEQUES EXPEDIDOS

CASO 4.


ABUSO DE PODER POR PARTEDEL DIRECTOR GENERAL


Empresa dedicada a la fabricacin de buques abastecedores y remolcadores integrada por 5,000 empleados y con operaciones principales en Mxico, Colombia y Brasil. Facturacin anual 280 M USD.

HALLAZGOS

La Compaa dentro del plan de expansin decidi comprar una empresa en Brasil para iniciar sus operaciones por la cual pag una cifra de 45 M USD para hacerse de su control.

Durante el proceso de integracin de las dos empresas, se detect el faltante fsico de dos vehcu-los que integraban el activo de la compaa vendedora de acuerdo a la informacin reportada entre las partes.

Se realiz una investigacin y se descubri que desde algunos aos anteriores, la casa matriz de la empresa vendedora haba otorgado al Director General amplios poderes legales (de dominio, administracin, pleitos y cobranza) y durante el proceso de compra el Director General realiz a s mismo el endoso de dos automviles de lujo cuyo valor en mercado en ese momento eran de $70,000 USD y $65,000 USD, respectivamente (Se haba hecha la compra de ambos vehculos en los 6 meses anteriores). Las operaciones de endoso se valuaron a 10 centavos de dlar cada una. La propiedad de los vehculos se transmiti de la compaa vendedora al Director General.

Se sostuvieron reuniones posteriores con el Director General de la compaa solicitando la devo-lucin de los vehculos


IMPACTO

Abuso de confianza por parte del Director General con dao patrimonial por $135,000 USD.

Este desfalco ocurri por el abuso de poder por parte del Director General. Los lineamientos de poder estaban correctamente definidos en la PDA (Poltica de Delegacin de Autoridad) y en la Poltica de Vehculos de la Compaa en la cual sealaba que el Director General tena una opcin de compra a un precio preferencial despus de una antigedad de tres aos del auto.

CONSECUENCIAS

La Compaa compradora le dio el puesto de Director General a la persona que vena ocupan-do el puesto en su empresa y demand penalmente al otro Director General de la empresa vendedora por abuso de confianza.

CASO 4. ABUSO DE PODER POR PARTEDEL DIRECTOR GENERAL

CASO 5.


FALSIFICACIN DE CHEQUES


Una empresa dedicada a la venta de refacciones automotrices con 335 sucursales en 20 ciudades de los Estados Unidos. Facturacin anual 115 M USD.

HALLAZGOS

La compaa, para realizar el pago a sus proveedores, tena la prctica de elaborar cheques de manera manual y de enviar los mismos por correo para que fueran cobrados por el proveedor. Haba elaborado cheques a dos proveedores por importes de $145,000 USD y $183,000 USD respectivamente.

En la elaboracin de la conciliacin bancaria del mes, los cheques emitidos fueron identificados como cobrados en el estado de cuenta.

Dos meses despus los dos proveedores llamaron a la compaa solicitando el pago de las facturas por sus servicios, ya que presentaban vencimiento de ms de 60 das. Se verificaron los libros y se tena registrado el pago a estos proveedores.

Se solicit informacin bancaria a la institucin correspondiente y la documentacin proporcio-nada revel que los cheques enviados a los proveedores fueron falsificados en la seccin relativa al beneficiario y fueron cobrados por personas no identificadas.


IMPACTO

Prdida de $328,000 USD por falsificaciones de cheques en el pago a proveedores.

CONSECUENCIAS

La mejor prctica recomienda evitar la utilizacin de cheques para pago a proveedores, as como no elaborarlos de manera manual y utilizar medios impresos (impresoras) para su elabo-racin y que los mismos sean recogidos en las instalaciones de la compaa por personal autorizado del proveedor. Las transferencias electrnicas son una opcin ms segura para realizar el pago a proveedores.

La Compaa cambi sus polticas y procedimientos en la elaboracin de cheques y limit el uso de los mismos para pagos especficos y situaciones excepcionales y migraron sus opera-ciones de pagos al sistema de banca electrnica, con sus debidos controles. La Compaa inform a la Polica y las autoridades correspondientes para poder encontrar los culpables del desfalco. La Polica inici una investigacin pero no fue exitosa.

CASO 5. FALSIFICACIN DE CHEQUES

CASO 6.


PROVEEDOR FANTASMA Y ESTILO DE VIDA


Empresa colombiana, prestadora de Servicios de Tecnologa de la Informacin. Facturacin anual 48 M USD.

HALLAZGOS

El Auxiliar de Cuentas Por Pagar dio de alta a un proveedor fantasma en el sistema por el con-cepto de desarrollo de sistemas. Cada semana procesaba facturas ficticias con la firma falsifi-cada del Director de Desarrollo de Sistemas. Al mismo tiempo, debido a la falta de seg-regacin de funciones y supervisin efectiva en el rea de Tesorera, el Auxiliar de Cuentas por Pagar cada semana elaboraba cheques por montos entre $500 y $600 USD. l se encontraba en el octavo piso de la empresa. El procedimiento de pago a los proveedores era que otra per-sona bajara los cheques a la planta baja, a la Caja, todos los viernes para que llegaran los proveedores a recogerlos. El Auxiliar desviaba el proceso y l mismo bajaba los cheques. En ese momento se entregaba a si mismo los cheques en lugar de entregarlos al supuesto provee-dor y posteriormente los cobraba en el banco, el cual no presentaba un problema por los montos bajos de los cheques.

Debido a los cambios en su nivel de vida (Ropa, automvil, viajes) llam la atencin de la administracin de la Compaa ya que no corresponda al sueldo que perciba; por ende; se orden una investigacin.

IMPACTO

Prdidas financieras ya que se determin que el monto defraudado por el empleado durante dos aos ascenda a ms de $90,000 USD. Este desfalco fue causado por las siguientes situa-ciones:

Falta de segregacin de funciones en que el rea de sistemas no controlaban el alta de proveedores en el sistema. La misma rea de Cuentas Por Pagar poda dar de alta a un proveedor nuevo.

Falta de control en permitir un volumen tan alto de cheques.


IMPACTO

Poca supervisin por el Tesorero y Gerente de Cuentas Por Pagar.

Falta de segregacin de funciones que permita al Auxiliar controlar la entrega de los cheques.

CONSECUENCIAS

La Compaa despidi el Auxiliar de Cuentas Por Pagar y procedi a recuperar la mayora del dinero desviado. La Compaa implement los siguientes cambios:

Mayor supervisin por parte del Tesorero y Gerente de Cuentas Por Pagar.

La nica rea autorizada para dar de alta a un proveedor en el sistema era Sistemas con la firma del rea de Compras.

Reduccin significativa al volumen de cheques.

Mayor apego al Control Interno.

Mayor revisin por parte de Auditoria Interna.

CASO 6. PROVEEDOR FANTASMA Y ESTILO DE VIDA

CASO 7.


FALSIFICACIN DE ESTADOS FINANCIEROS


Empresa argentina, subsidiaria de un corporativo ingls, importadora y distribuidora de pro-ductos para la industria automotriz. Facturacin anual 223 M USD.

HALLAZGOS

La alta direccin falsific los resultados de la empresa por una combinacin de manipulaciones en los libros contables:

Difera los fletes cargados por los proveedores externos y los amortizaba por un periodo de 6 meses, en lugar de reflejarlos en el Estado de Resultados en el momento de incurrir el gasto. Esto tuvo un efecto negativo de 3.6 M USD.

Gastos de Importacin. La empresa tena un promedio de das de inventarios de 60 das. Difera los Gastos de Importacin por un periodo de 180 das, lo cual resultaba en una sobre valuacin de la cuenta, que result en un ajuste negativo de 6.4 M USD.

Publicidad Diferida. La Compaa esperaba tener buenos resultados en el mes hasta reflejar el gasto real incurrido en Publicidad. El ajuste tuvo un efecto negativo de 2.8 M USD.

Merma de inventarios. La Compaa reservaba 0.8% de las ventas de la empresa por el concepto de merma de inventarios cuando la tasa real era de 3.2%. Se tuvo que ajustar la diferencia por la cantidad de 5.8 M USD.

Estos acontecimientos fueron descubiertos por el rea de Auditoria Interna, los cuales llevaron a la empresa a tener prdida en el ao fiscal en lugar de una ganancia. La Compaa impact a su resultado final por el total de 18.6 M, siendo la suma de los cuatro rubros. Estos ajustes fueron revisados y aprobados por el Auditor Externo, como parte de su dictamen anual.


IMPACTO

La Compaa tuvo que impactar su resultado anual por $18.6 M USD, por un tema de manipulacin en sus prcticas contables. La situacin se dio por diversos factores:

Falta de seguimiento a las Normas Contables Generalmente Aceptadas.

Falta de seguimiento con las Polticas y Procedimientos de la Compaa.

Colusin entre la Alta Direccin y la Direccin de Finanzas.

Manipulacin de los resultados financieros de la Compaa.

CONSECUENCIAS

La casa matriz en Inglaterra tom la decisin de terminar los contratos laborales del Director General y del Director de Finanzas, por falsificacin de la informacin financiera.

Revis las Polticas y Procedimientos de las normas contables y llev a cabo talleres de difusin con las reas correspondientes para asegurar el debido cumplimiento de las mismas.

CASO 7. FALSIFICACIN DE ESTADOS FINANCIEROS

CASO 8.


INTENTO DE FALSIFICAR INGRESOS


Empresa americana, subsidiaria de un corporativo suizo, importadora y fabricante de productos qumicos. Facturacin anual 418 M USD.

HALLAZGOS

La alta direccin trat de falsificar la cantidad de ingresos reconocidos por el monto de 18 M USD en un mes especfico. La operacin fue detenida por el Director de Finanzas de la empresa y no procedi. Los hallazgos detallados son:

En la junta mensual para la revisin de los resultados preliminares de la operacin del mes, la alta direccin se dio cuenta que no iba a llegar ni a la meta presupuestada de ventas ni a la cifra de utilidad.

La Compaa tena pedidos de clientes por la cantidad de 18 M USD, de los cuales todava no haba comenzado el proceso de manufactura de los productos correspondientes.

A unos das del cierre mensual, se prevea que la produccin de los productos iba a comenzar unos 15 das despus del cierre mensual. No haba certeza que la empresa poda cumplir con el envo del producto en el transcurso del mes siguiente.

El Director General le dio la instruccin al Director de Finanzas que creara una provisin de ingresos por la cantidad de 18 M USD.

El Director de Finanzas aclar que el ingreso no cumpla con los requerimientos de Revenue Recognition (Reconocimiento de Ingresos) bajo el US GAAP, las normas contables americanas.

Se hizo una conferencia con el Director de Finanzas regional de NAFTA (TLCAN) y el mismo estuvo de acuerdo con la instruccin dada por el Director General.


HALLAZGOS

El da siguiente el Director de Finanzas de la Compaa envo un correo electrnico solicitando autorizacin escrita al Director de Finanzas regional para contabilizar la provisin de Ingresos por 18 M USD, copiando al Director General.

En forma inmediata, recibi una respuesta del Director de Finanzas regional negando cualquier conocimiento de la operacin y dando instrucciones de no procesar la provisin de ingresos.

No se registr la provisin de ingresos.

Se tens la relacin entre el Director de Finanzas de la unidad de negocios con su jefe directo, el Director General, el segundo alegando que el primero no estaba trabajando en equipo para lograr las metas de la Compaa.

IMPACTO

No hubo impacto, porque no se llev a cabo el registro de la provisin de ingresos.

El intento de falsificacin de los estados financieros por parte de la alta direccin (management fraud) no prosper por el profesionalismo del Director de Finanzas de la unidad.

CONSECUENCIAS

Fue el primero y nico intento de manipular los resultados de la unidad de negocios. Aunque se tensaron las relaciones, el Director General y el Director de Finanzas de la unidad lograron trabajar en harmona despus, cuando prevaleci su profesionalismo y apego a las normas de la Compaa y a las mejoras prcticas (best practices).

CASO 8. INTENTO DE FALSIFICAR INGRESOS

CASO 9.


USO DE REPORTES DE ANLISIS PARA DETECTAR FRAUDES


Una empresa canadiense, de capital francs, en la industria refresquera. Facturacin anual 214 M USD.

HALLAZGOS

El rea de Auditoria Interna utiliz reportes financieros para detectar patrones en la incidencia del gasto que lo llev a la deteccin de un fraude. Este desfalco se explica abajo:

Auditoria Interna tena a su disposicin una aplicacin que le ayudaba a accesar las bases de datos de la Compaa.

En una auditoria de compras, acces a la informacin histrica de compras de material de empaque: etiquetas, botellas, cajas de cartn, tapas etc. Detect que existan variaciones muy fuertes en el comportamiento del costo de estos productos sobre un periodo de tiempo. Gener grfica que mostraban las variaciones por rubro como porcentaje de la venta.

Como resultado de esta primera conclusin, solicit y recibi de la casa matriz detalle de los costos reales contra los costos de otras plantas y las variaciones contra sus estndares.

La informacin arrojada fue la siguiente (precios en USD para una muestra de algunos productos):

ETIQUETAS

BOTELLAS

CAJAS DE CARTN

TAPAS

PRECIOESTNDAR

PRECIOACTUAL %

0.87

1.21

15.41

0.42

1.14

1.46

23.47

0.66

31

21

52

57

COSTO EN USD


HALLAZGOS

Con el intercambio de informacin, Auditora Interna empez a revisar en mayor detalle y encontr:

Relacin entre varios de estos proveedores, siendo de distintos sectores. Relacin familiar entre compradores de la Compaa y los proveedores. Falta de transparencia en el proceso de seleccin de proveedores. La falta de un proceso de buscar y obtener cotizaciones alternas de otros proveedores.

Auditoria Interna concluy que hubo un desfalco por una cantidad de 3.6 M USD por el sobreprecio que pag la Compaa.

Concluy que exista colusin entre el Director de Compras, dos compradores y los proveedores.

La Compaa sufri una prdida de 3.6 M USD por las siguientes razones:

Falta de un proceso de licitacin transparente en el proceso de compras.

Falta de seguimiento a las normas de la Compaa en no tener cotizaciones alternas.. Desviacin del Cdigo de tica que no permita relacin familiar con proveedores de la Compaa.

Descuido por la Administracin local en no poder detectar las desviaciones en sus costos estndares.

CASO 9. USO DE REPORTES DE ANLISIS PARA DETECTAR FRAUDES


CONSECUENCIAS

La Compaa tom las siguientes acciones:

Despedir al Director de Compras y dos compradores. Terminar su relacin con cinco proveedores. Rehacer su poltica de compras para reforzar la institucionalidad y transparencia en el proceso. Logr reducir sus costos anuales por ms de 5 M USD por la bsqueda, seleccin y nombramiento de nuevos proveedores.

CASO 9. USO DE REPORTES DE ANLISIS PARA DETECTAR FRAUDES

CASO 10.


DUE DILIGENCE A PROVEEDORES

HALLAZGOS

Se encontraron varias desviaciones en el sistema de control interno a travs de un due diligence que llev a cabo una empresa externa, contratada por la Compaa:

La Compaa tena operaciones con sus clientes por varias regiones del pas.

Se detectaron proveedores de pollo que no tenan refrigeracin para almacenar el producto.

Contrat proveedores en Reynosa cuando tena mejores opciones en Monterrey, cerca de sus comedores. Estos proveedores transportaban comida por carretera en unidades sin refrigeracin.

La empresa externa evidenci entregas a horarios extraos, 2am y 10pm, a los comedores, los cuales no fueron horarios permitidos en la Compaa.

Compraba producto de agentes o brokers en lugar de ir directamente con productores.

La Compaa no tena estndares de calidad escritos.

Usaba proveedores pequeos y no institucionales.


Una empresa mexicana dedicada al negocio de comedores industriales. Facturacin anual 63 M USD.


HALLAZGOS

La empresa externa cotiz con proveedores alternos y al comparar cotizaciones descubri los siguientes sobreprecios:

La empresa externa llev a cabo un estudio de estilo de vida al Gerente de Compras:

Le hicieron una entrevista extensa, donde explic el Gerente de Compras, que posea una casa de nivel modesto, que haba comprado con el apoyo de un crdito bancario. Al mismo, contando con su autorizacin, se le hizo un estudio crediticio, donde se concluy que no tena ningn crdito bancario. Tena una casa a su nombre, cuyo valor no estaba en proporcin a su nivel de ingresos. Accedi a entregar sus estados de cuenta bancarios para comprobar sus ingresos y egresos pero nunca los entreg.

Se concluy que hubo un desfalco por la cantidad de 2.4 M USD.

IMPACTO

El desfalco por la cantidad de 2.4 M USD se caus por las siguientes razones:

Falta de un proceso de monitoreo de la integridad moral de sus ejecutivos de compras. Ausencia de estndares de calidad con los proveedores de alimentos. Negligencia por parte del rea de Auditoria Interna. Trabajar con proveedores pocos institucionales.

CARNE

POLLO

EMBUTIDOS

ABARROTES

22%

27%

17%

15%

CASO 10. DUE DILIGENCE A PROVEEDORES


CONSECUENCIAS

La Compaa implement las siguientes acciones:

Implement un programa de transparencia bajo el cual los funcionarios de confianza (incluyendo los de compras) tenan que entregar un estado patrimonial una vez al ao.

Todos los gerentes, directivos y gente de compras tenan que firmar un nuevo Cdigo de Conducta una vez al ao, declarando que no participaban en ninguna actividad ilcita.

Implement un programa de calidad con sus proveedores, bajo el cual llevaba a cabo una auditoria estricta a las instalaciones y los camiones de los proveedores.

El Gerente de Compras firm su renuncia sin que le pagara una liquidacin, con el acuerdo de que la empresa no hiciera una investigacin profunda del caso.

CASO 10. DUE DILIGENCE A PROVEEDORES

CASO 11.


DETECCIN DE MANTENIMIENTOS FICTICIOSA TRAVES DEL SISTEMA DE DENUNCIAS


Empresa prestadora de servicios mdicos (servicios de urgencias) mediante el uso de ambulan-cias. Cuenta con ms de 700 ambulancias y 3000 empleados. Facturacin anual 80 M USD.

HALLAZGOS

Uno de los principales costos de la empresa son las refacciones y mantenimiento de las ambu-lancias. Para gestionarlos la empresa cuenta con un software donde a cada ambulancia se le identifica por un nmero al cual se le cargan todas las refacciones y mantenimientos realizados a las mismas. Todo repuesto utilizado deba tener asignada una unidad o caso contrario deba mediar la autorizacin de un gerente de taller.

El personal de auditoria hacia recuentos fsicos peridicos con el objeto de verificar existencias de faltantes de stock, los mismos siempre eran satisfactorios ya que el inventario fsico siempre coincida con el terico arrojado por el sistema.

Ahora bien, un grupo de mecnicos advirtieron que si bien el sistema funcionaba correcta-mente no haba controles que consideraran la razonabilidad ni de detalle sobre las refacciones y mantenimientos realizados a las distintas unidades. De esta forma comenzaron a realizar arreglos ficticios con el objeto de sustraer repuestos y venderlos en el mercado paralelo. Es as que se identificaron casos que a una misma unidad se le cambiaron dos y hasta tres veces al ao las cubiertas y/o la batera. Esta situacin se daba en mayor medida en algunas unidades donde los mecnicos haban llegado a un arreglo con los choferes para que ellos presenten las solicitudes de reparacin o cambios de piezas y de esta forma viabilizar la irregu-laridad. Esta situacin irregular se advirti por una denuncia annima utilizando el sistema de denuncias implementado por la Compaa.


IMPACTO

La prdida anualizada rond los 430.000,- U$D.


Ausencia de adecuados procedimientos de control para la aprobacin del uso de los repuestos. Ausencia de supervisin por parte del jefe de repuestos.

Ausencia de adecuados controles por oposicin de intereses. Nadie de otros sectores realizaba controles de razonabilidad sobre los consumos de repuestos de las ambulancias.

Ausencia de ambiente de control. La falta de un ambiente de control facilit la comisin de las irregularidades ya que los mecnicos al verificar que nadie estaba controlando los consumos de repuestos vieron facilitado su accionar delictivo.

CONSECUENCIAS

Al detectarse la situacin por una denuncia annima se realiz una auditoria de todos los repuestos cambiados a las unidades con un costo mayor a 200 Dlares y se verific la vida til normal de cada tipo de repuesto y asiduidad de los cambios por unidad. Asimismo se verific que haba cambios de repuestos no autorizados por el gerente pero estaban asignados a las distintas unidades. Esta falla del sistema permita que muchos cambios realizados no sean aprobados por el gerente.

A partir de esta situacin la empresa tom las siguientes medidas:

Separ a 5 mecnicos y 16 choferes. Todo comprobante de solicitud de reparacin que termine involucrando repuestos de ms de 300 USD son aprobado por el Gerente de taller. Se incorporaron reportes automticos y alertas al sistema que informan cuando los cambios realizados a una unidad son atpicos y de esta forma ya a partir de la

CASO 11. DETECCIN DE MANTENIMIENTOS FICTICIOSA TRAVES DEL SISTEMA DE DENUNCIAS

CASO 12.


PAGOS A EMPLEADOS FANTASMA


Empresa prestadora de servicios de emergencias mdicas. Facturacin anual de USD 200 M. Nmina de personal de 700 empleados.

HALLAZGOS

Se detect que fueron pagando sueldos a empleados que se haban separado de la empresa. La irregularidad fue detectada por auditora externa. Se identific que en el caso de uno de los empleados que haba renunciado en el cuarto mes del ejercicio existan liquidaciones de sueldo por el ejercicio completo. Posteriormente, al solicitar las cuentas bancarias donde se efectu-aban los depsitos de sueldos se identificaron cuentas repetidas para distintos empleados, de los cuales todos se haban separado de la Compaa, excepto uno. Esto permiti identificar a quien perpetr el fraude y su metodologa, la cual consista en ingresar al sistema de altas, bajas y modificaciones de nmina de personal y reemplazar los datos de la cuenta bancaria del separado por la propia sin darlo de baja. La investigacin se extendi a los ltimos 5 aos y se identificaron un total de 23 casos similares, todos llevados a cabo por el mismo sujeto, cuya metodologa consista en reemplazar los datos de la cuenta bancaria de los separados, recibir el pago del sueldo y mantener el esquema por unos meses, luego de los cuales daba la baja definitiva del empleado. Asimismo, esta persona, que trabajaba dentro del sector de Recursos Humanos, tena acceso a las tarjetas magnticas de asistencia y, en el caso de las personas que salan no las destrua, y realizaba el registro de reloj checador de las mismas para no generar inasistencias llamativas en el circuito de novedades.

IMPACTO

Las prdidas se cuantificaron en USD 621.000.- USD, las cuales incluyen no solo el sueldo cobrado por el sujeto, sino tambin las cargas sociales que la empresa continuaba liquidando y pagando a los organismos de la seguridad social.


CONSECUENCIAS

La persona implicada fue despedida y se iniciaron acciones judiciales tendientes al cobro de los montos involucrados. Se identificaron las debilidades de control que permitieron indirectamente la existencia del ilcito y se tomaron las siguientes acciones:

Debilidad: Inexistencia de controles de acceso al sistema de altas, bajas y modificaciones de datos del sistema de gestin de nmina. Accin a tomar: Asignacin de un responsable de altas bajas y modificaciones de personal con acceso va password y log de sistema.

Debilidad: Falta de controles que permitan su deteccin. Accin a tomar: Controles detectivos a partir de un listado de bajas recientes contra las liquidaciones posteriores.

Debilidad: Falta de controles posteriores de asistencia con reporte de liquidaciones. Accin a tomar: Implementacin de controles de asistencia sorpresivos.

1

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CASO 12. PAGOS A EMPLEADOS FANTASMA

CASO 13.


IMPUTACIN INDEBIDA DE COBRANZAS


Empresa distribuidora de productos de librera con ms de 20 sucursales en distintas ciudades del pas. Facturacin anual 100 M USD

HALLAZGOS

El tesorero de la empresa se apropiaba de fondos de la caja y valores a depositar. Esta persona tena acceso a registros contables debido a que se le asign la responsabilidad de imputar las cobranzas que l mismo reciba y por otra parte en la empresa era habitual la existencia de numerosas cobranzas sin identificar que se reciban sin informar de que cliente provenan. Quedaban pendientes en las conciliaciones bancarias, siendo estas muchas veces, recibidas de otras sucursales. Cuando el Tesorero detectaba que una cobranza sin identificar no era reclamada por ningn cliente por un plazo prudencial, este imputaba estos cobros antiguos en uno de los clientes que ese da realizaba pagos en efectivo o cheques al portador y se quedaba con estos valores y anulaba el recibo. Esto era posible debido a una inadecuada separacin de funciones debido que el tesorero adems del manejo de fondos tena acceso a los registros contables y por otra parte los controles eran dbiles sobre las conciliaciones bancarias y cuen-tas corrientes.

IMPACTO

Hubo desviacin de fondos por 120.000,- USD.


Inadecuada asignacin de funciones incompatibles debido a que el tesorero tena acceso a los registros contables.

Ausencia de adecuados controles por oposicin de intereses. El sector de Crditos consideraba incobrables a los clientes que superaran determinada antigedad y no profundizaba el anlisis de estas cuentas. Habitualmente las cobranzas no identificadas provenan de clientes pequeos que haban dejado de operar con la empresa.


IMPACTO

Ausencia de adecuados procedimientos de control. Los recibos de las cobranzas que reemplazaba eran anulados por el propio tesorero, situacin que no fue detectada por Auditora Interna.

Ausencia de ambiente de control y controles de razonabilidad. La gerencia financiera no adverta que se acumulaban saldos incobrables mayores a los razonables para el tipo de actividad.

CONSECUENCIAS

Se separ al Tesorero y se le iniciaron acciones penales tendientes a recuperar los montos sus-trados. Al nuevo tesorero se le inhabilit la posibilidad de imputar cobranzas y tener acceso a los registros contables.

Se revisaron los procedimientos del sector Tesorera, Cuentas por cobrar y el Tablero de Comando financiero de la Compaa.

CASO 13. IMPUTACIN INDEBIDA DE COBRANZAS

CASO 14.


DETECCIN DE ABUSOS POR DENUNCIA ANNIMA


Empresa distribuidora de productos electrodomsticos con ms de 100 sucursales en todo el pas. Facturacin anual 1000 M USD

HALLAZGOS

El gerente de una de las sucursales otorga descuentos por encima de los mximos establecidos para compras personales, familiares y amigos. Esta irregularidad la vena cometiendo durante ms de 5 aos pero durante el ltimo ao los montos y frecuencia haban aumentado notoria-mente. Debido a la ausencia de otros controles adecuados, esta irregularidad fue detectada a partir de una denuncia annima de otro empleado de la sucursal a la lnea de denuncias imple-mentada por la empresa. Esta situacin fue posible debido a que no se realizaron controles adecuados sobre los descuentos otorgados ni anlisis de productos vendidos por debajo del costo. Adems por cuestiones de supuesta eficiencia operativa se autorizaba a los gerentes de las sucursales a realizar descuentos por encima de los ofrecidos al pblico en general.

IMPACTO

Hubo prdidas por 50.000,- USD.

Este fraude ocurri por las siguientes situaciones que se dieron en forma concomitante:

Ausencia de ambiente de control y controles de razonabilidad. La gerencia financiera no adverta que los descuentos promedio de esa sucursal, especialmente en el ltimo ao, eran superiores al promedio de las otras sucursales. Tampoco se analizaron los numerosos casos de ventas por debajo del costo que generaban estos descuentos.

Ausencia de adecuados controles por oposicin de intereses. El Gerente poda aprobar los descuentos sin ningn tipo de aprobacin por parte de otro responsable en la empresa.


IMPACTO

Al analizar la conducta del Gerente y revisar ciertos registros informticos se detect que este ofreca en un sitio on-line los productos que obtena de la empresa a precios menores a los de mercado. Se demostr que un usuario de ese sitio de ventas en lnea, era precisamente el Gerente y este registraba ms de 3.500 ventas.

CONSECUENCIAS

Se separ al Gerente y se le iniciaron acciones penales tendientes a recuperar los montos sustrados. Se revisaron los procedimientos de otorgamiento de descuentos para todas las sucursales y se establecieron por sistema porcentajes y montos mximos que podan aprobar los gerentes de sucursal. Asimismo se separ al Gerente de Auditora Interna por no realizar procedimientos adecuados para que hubieran detectado en forma oportuna esta irregularidad.

CASO 14. DETECCIN DE ABUSOS POR DENUNCIA ANNIMA

CASO 15.


MANIPULACIN DE COBRANZA


Empresa que se dedica a la Elaboracin, transformacin e industrializacin de productos qumicos. Facturacin anual 40 M USD.

HALLAZGOS

El Gerente de Ventas autoriza ventas a un cliente, cuyo uno de sus propietarios es ex empleado de la empresa de hace algunos aos, y las ventas realizadas a ese cliente se realizaban por un monto que luego era cobrado y registrado correctamente. Hasta all no habra anomala alguna, salvo que con contubernio entre el mencionado Gerente y un empleado de la empresa, con acceso al registro de los recibos de cobro, modificaban los valores de los mismos a un importe mayor. Esta situacin generaba que contablemente, la empresa mantuviera un pasivo con ese cliente y de esa forma exista la obligacin de pagarle, o compensarle con la entrega de mercanca, misma que nunca se factur y que tampoco fue cobrada.

Asimismo, los cobros que se reciban de este cliente, eran con valores diferidos a un plazo mucho mayor que el habitual para el resto y adems, debido a la delicada situacin financiera de la empresa, esta, se vea obligada a descontarlos en el Banco antes de su vencimiento con el detrimento econmico que eso conlleva.


IMPACTO

Existieron salidas de mercaderas no facturadas por 130.000 USD y prdida por descuentos de documentos que alcanzaron los 20.000 USD.

Esto pudo ocurrir por las siguientes situaciones que se dieron en forma conjunta:

Ausencia de procedimientos de control, incluyendo la ausencia de una auditora interna.

Inexistencia de adecuados controles por oposicin de intereses. El sector de crditos no circularizaba a los clientes para corroborar saldos segn sistema.

Ausencia de controles de razonabilidad. La gerencia financiera no adverta que el saldo de ese cliente era inusual, dado que por la operacin de la empresa no suelen tener saldo acreedor y menos an que sea tan importante.

La gerencia financiera tampoco adverta que los valores de cobro recibidos eran por un perodo mayor al habitual de la operacin y al resto de los clientes.

No realizacin de inventarios peridicos en planta. Al efectuarlo slo una vez al ao y para el cierre de ejercicio y al determinar el costo por el sistema de diferencia de inventario, las diferencias se imputaban al costo del ejercicio.

Estas situaciones dadas en conjunto, afectaban los saldos de clientes y el stock de la empresa.

CONSECUENCIAS

Se separ al Gerente de Ventas de la empresa y al empleado que modificaba los importes de los recibos. Se revis el procedimiento de autorizacin de crditos por ventas de la compaa y se realiz una auditoria de sistemas para evitar la posibilidad de realizar modificaciones en la informacin cargada en el mismo.

CASO 15. MANIPULACIN DE COBRANZA

CASO 16.


PROVEEDOR FANTASMA


Empresa comercializadora de medicamentos. Facturacin anual estimada 300 M USD anual.

HALLAZGOS

Dos aos atrs la empresa realiz una reestructuracin de sus esquemas de pagos previendo la posibilidad de automatizar gran parte de este proceso que debido al proceso del negocio retrasaba la entrega de pedidos.

La reestructuracin estableci la implementacin de un nuevo sistema de pagos en donde se prioriz la realizacin de pagos por transferencias bancarias para ciertos proveedores en forma automticas.

El nuevo esquema gener una gran cantidad de problemas debido a que la empresa no haba capacitado correctamente a todos los empleados del sector que deban procesar las facturas y los pagos a proveedores.

A raz de una denuncia annima haciendo eco de las quejas de los empleados del sector respecto de los problemas comentados anteriormente y solicitando una mejora sustancial del proceso, la empresa envi un auditor a revisar dicho circuito y verificar la existencia de cuellos de botella y problemas de implementacin.

En una intervencin de auditora, se detectaron varios aspectos de segregacin de funciones dentro del personal de cuentas a pagar, el auditor detect proveedores con facturas correlativas de servicios no convencionales y por importes redondos (vg. $4,000, $5,000, $ 3,000) en forma mensual.

Al investigar al proveedor, el auditor detect que la cuenta bancaria donde se enviaba el pago de las facturas presentadas se corresponda con la cuenta de uno de los empleados del rea de Cuentas por Pagar.


HALLAZGOS

El empleado del rea de Cuentas por Pagar haba generado el alta de un proveedor falso y consign en el sistema que a ese proveedor, se deba pagar a travs de transferencia bancaria, asimismo cargaba mensualmente una factura emitida por el mismo y la liberaba para su pago.

IMPACTO

El esquema comentado anteriormente permita desviar fondos por aproximadamente 60.000,- USD en un ao.

Las oportunidades de brechas de control que permitieron la realizacin del esquema menciona-do fueron las siguientes:

Los perfiles de sistemas de los usuarios del personal del rea de cuentas por pagar no se encontraban adecuadamente parametrizados.

El proceso concentraba incorrectamente una gran cantidad de funciones en poco personal, Alta de un proveedor, ingreso de facturas al sistema de informacin y liberacin al pago.

El esquema de pagos fue implementado y revisado por personal de administracin sin ningn tipo de consultora por parte del rea de auditora interna.

La liberacin de los pagos no contemplaba una escala de autorizaciones de acuerdo al monto de los mismos.

CASO 16. PROVEEDOR FANTASMA


CONSECUENCIAS

Se realiz un seguimiento de todas las facturas involucradas y se document con un notario el circuito fraudulento del empleado.

Posteriormente se presentaron todas las pruebas ante el empleado, quien confes los hechos realizados y renunci a la firma previa restitucin de los fondos sustrados.

CASO 16. PROVEEDOR FANTASMA

CASO 17.


DESVIO DE COBRANZA


Grupo de concesionarios de automviles y maquinaria agrcola. Facturacin anual estimada 120 M USD anual.

HALLAZGOS

A travs de una acumulacin de funciones y de gran cantidad de errores administrativos, el tesorero de la casa central de un grupo de concesionarias de automviles y maquinaria agrcola, gener un desfalco de aproximadamente 80.000 USD.

El tesorero era el encargado de recibir los fondos en efectivo de las cobranzas generadas por la venta de vehculos y maquinarias, es de destacar que en el interior del pas tales operaciones se materializan en efectivo por lo que las sumas son realmente significativas.

Conjuntamente tena las funciones de controlar y entregar tales cobranzas a la empresa de transporte de valores, quien depositaba las mismas en las cuentas bancarias indicadas por el tesorero.

El tesorero sustraa un cierto monto de las cobranzas en forma diaria para su beneficio personal y entregaba el resto al transporte de valores, posteriormente registraba en el sistema de la empresa el monto total de la cobranza recibida originalmente.

El fraude se encontraba cubierto ya que el tesorero tenia a cargo la realizacin de las conciliaciones bancarias por lo que mantena el control de las partidas pendientes de conciliacin que se iban acumulando.

Debido a que el tesorero tena como hbito el juego, una persona conocida de la empresa lo vi apostando sumas importantes en el casino de la zona y dio aviso al Gerente General de las Concesionarias quien inici una auditora interna.


IMPACTO

El esquema comentado anteriormente permiti desviar fondos por aproximadamente 80.000,- USD.

Las oportunidades de brechas de control que permitieron la realizacin del esquema mencio-nado fueron las siguientes:

Exista una incorrecta segregacin de funciones considerando las que le correspondan al tesorero de la firma.

Se observ que los arqueos de control de fondos que se realizaban peridicamente por el rea de administracin, controlaban solamente el efectivo en caja, sin considerar la cobranza depositada en el da, por lo que se llevaban adelante en forma incorrecta.

El rea contable no controlaba las conciliaciones bancarias, ms all de la asignacin incorrecta de las funciones.

CONSECUENCIAS

Los abogados de la firma documentaron a travs de un perito el faltante de dinero proveni-ente de las cobranzas y de los registros contables falsos realizados por el imputado.

Se inici una demanda penal contra el tesorero que fue separado de sus funciones, y tambin se iniciaron las acciones tendientes a verificar la posibilidad de recuperar los fondos sustra-dos.

Se segregaron las funciones de la tesorera conforme a las mejores prcticas de control inter-no y se dise un esquema de control peridico sobre las operaciones de tesorera.

CASO 17. DESVIO DE COBRANZA

CASO 18.


FRAUDE A LA CAJA DETECTADO A TRAVSDE SISTEMA DE DENUNCIA


Grupo gastronmico con 50 locales a la calle. Facturacin anual estimada 72 M USD anual.

HALLAZGOS

En uno de los locales de mayor venta al pblico de la Ciudad de Buenos Aires, el Gerente del establecimiento, en confabulacin con un encargado y un cajero del mismo local, desviaban una gran cantidad de fondos provenientes de ventas al pblico a travs de un esquema simple, pero muy efectivo, de facturacin parcial de rdenes de entrega.

Este local se encuentra ubicado en un Centro Comercial cercano a una zona de escuelas secundarias, por tal razn recibe una gran cantidad de estudiantes, cuyo perfil se encuentra orientado a la falta de solicitud de facturas o comprobante de las compras realizadas.

En horarios de alta demanda de comensales, estos empleados utilizaban documentacin interna para realizar los pedidos, a efectos de no utilizar el sistema operativo de pedidos provisto por la empresa. De esta manera desviaban operaciones en forma muy simple, a razn de una cada cuatro, las cuales no se encontraban mapeadas en el sistema de informacin que sostena la operacin y consecuentemente no eran registradas.

Por otra parte, la caja del local operaba un sistema por el cual, solamente el cajero poda abrirla fsicamente con la emisin de la factura y cobro de la misma (en caso de cobro en efectivo).

A efectos de entregar el cambio a los clientes que pagaban estas operaciones, los empleados facturaban productos de muy bajo precio, o porcentajes mnimos de los mismos (vg. 0.01 plato de pastas, 0.002 men ejecutivo) y no entregaban el comprobante de la operacin (comentado anteriormente), de esta forma entregaban el cambio y dejaban la diferencia en caja hasta el fin del servicio.


HALLAZGOS

Al finalizar la jornada el gerente y el cajero separaban el sobrante de efectivo proveniente de las operaciones fraudulentas y realizaban el cierre correspondiente al da.

El faltante de productos de inventario era falseado en el stock semanal que el gerente del establecimiento enviaba al rea de gestin de Stock de la empresa, para los pedidos semanales y asimismo en la declaracin falsa de Scrap diaria.

Cabe destacar que el rea de Auditoria Interna no realizaba en forma peridica y sorpresiva, arqueos de cajas ni tampoco inventarios ni anlisis de rotacin de stock.

El esquema fue detectado por una denuncia annima, realizada por un empleado del mismo establecimiento a travs de la lnea tica contratada por parte de la empresa, cansado de observar este tipo de actividades.

IMPACTO

El esquema comentado anteriormente permita desviar fondos por aproximadamente 360.000,- USD en forma anual.

Las oportunidades de brechas de control que permitieron la realizacin del esquema mencio-nado fueron las siguientes:

El sistema permita facturar porcentajes de artculos que en la prctica no son divisibles,

El rea de auditoria interna no mantena como rutina analizar la unidades facturables, ni tampoco el rea de control de operaciones que consideraba error excusable la facturacin de porcentajes de unidades

CASO 18. FRAUDE A LA CAJA DETECTADO A TRAVSDE SISTEMA DE DENUNCIA


IMPACTO

No se realizaban acciones sorpresivas que pudieran detectar este tipo de desfalco, o generar mayor ambiente de control interno, tales como: Un arqueo de caja sorpresivo o una revisin in situ del inventario informado por parte del gerente de rea.

El personal involucrado no se tomaba vacaciones haca ms de 24 meses, lo cual nunca fue detectado, ni llam la atencin del rea de RRHH ni de Auditoria interna.

El Scrap de los locales se declaraba de manera informal y no era sometido a ningn tipo de control especfico ni gerencial.

CONSECUENCIAS

A partir de la denuncia por la lnea tica de la empresa, se inici una investigacin que invo-lucr a las reas Legales, Auditoria Interna y RRHH.

Se efectu un procedimiento documentado de cliente encubierto (shoppers) por el cual un auditor simul realizar una compra en efectivo por la cual no se recibi comprobante.

Posteriormente se efectu un arqueo de caja ante la presencia de dos testigos los cuales certificaron la existencia de una gran cantidad de dinero sobrante en caja proveniente de estas actividades.

Se certificaron las acciones descubiertas y se separ de la empresa a las personas involucra-das. Se les iniciaron acciones penales tendientes a recuperar los montos sustrados.

Se bloque la posibilidad de realizar facturas por porcentajes de productos no divisibles.

CASO 18. FRAUDE A LA CAJA DETECTADO A TRAVSDE SISTEMA DE DENUNCIA


Hemos analizado algunas de las formas ms creativas que se desarrollan dentro de las corpo-raciones para realizar fraudes; si bien estos son efmeros ejemplos de la capacidad de la mente humana para obrar en beneficio propio y sin tica, consideramos que en la mayora de los negocios, los hombres y mujeres que laboran en los mismos usan esa misma creatividad para la innovacin y crecimiento de sus negocios.

Ahora bien para aquellos que buscan la forma de beneficiarse de manera fraudulenta es que constituye nuestra responsabilidad la implementacin de controles y sobre todo el aprendizaje de los errores y fraudes pasados, para identificar nuevas formas y tcnicas de realizar fraude as como imputar responsabilidades sobre los mismos.

Es nuestra misin como asesores de negocios y especialistas en auditoria interna, gobierno corporativo y promotores de mejores prcticas; estar al lado de nuestros clientes al identificar y analizar permanentemente los riesgos de errores y fraudes dentro de sus negocios, coadyu-var a la mejora continua de los controles y establecer el tone at the top con un complemen-to tico.

El nfasis aadido en esta misin es que en Kreston siempre buscamos las mejores herramien-tas tecnolgicas al alcance, tales como la lnea de denuncias annimas, software de anlisis y tendencias, minera de datos y lo que el futuro nos depare, todo enfocado hacia encontrar los principales elementos de mejora de control a nuestros clientes.

Esperamos que esta obra sea una adecuada herramienta para revisar hacia adentro de nues-tra organizacin que tantos estos fraudes pueden o no llegar a suceder.

O ya habrn sucedido?

LA AUDITORA INTERNA Y LA PREVENCIN DEL FRAUDE.Kreston CSM

CONCLUSIONES

KRESTON INTERNACIONAL: [email protected]

KRESTON MXICO:John [email protected]

KRESTON ARGENTINA:Martn [email protected]

AUTORES: John MilnerMartin GhirardottiREDACTOR DE ESTILO:Enrique PastorMiguel del OlmoCONCLUSIONES:Miguel del OlmoDISEO:Alejandra Jimnez.

PUBLICADO POR:Digital Army.


Nota legal:

Kreston International (Kreston) es una red global de firmas de contadores independientes que brindan servicios profesionales a sus clien-tes. Cada firma es miembro de Kreston Interna-tional (Kreston International), una compaa establecida en el Reino Unido y limitada por garanta, que no brinda servicios a los clientes de sus miembros. Los miembros de Kreston son entidades legales independientes y slo estn asociadas una a la otra por medio de la membreca comn a Kreston International . Algunos de los miembros de Kreston usan Kreston como parte de su nombre comercial.

Nada en los acuerdos o lineamientos de Kreston constituye o implica una relacin de agencia o una sociedad entre Kreston International y/o las firmas miembros de Kreston .

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