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La Administración ante las TICs


El sector TIC a debate:situación y retos de futuro

Palacio de Villasuso · Vitoria-Gasteiz

30 de mayo de 2008

José Angel Rodríguez


Breve reseña histórica de la Informática

! Orígenes: matemáticos europeos (Pascal, Babbage, Boole, Turing, etc.)

! Los 60/70 · Puesta en práctica: EEUU (la Admón)" Elaboración del Censo (IBM)

" Guerra fría• Departament of Defense (Cobol DoD)

• Arpanet, precursora de Internet (Universidades)

! Los 80 · Europa recomienda Unix para la Administración Pública

! Los 90 · Cambio de concepto a Sistemas Abiertos" Concepto de Interoperabilidad

• IDA (Interchange of Data between Administrations)

• IDABC (Interoperable Delivery of European eGovernment Services to public Administrations, Businesses and Citizens)

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Uso de la Informática en la Admón.! Incorporación muy temprana (años 70) de la informática a

los procesos administrativos

! El uso de la TICs + Internet permite" Sistematización de procesos de trabajo

" Agilizar gestión interna

" Mejorar la prestación de servicios públicos

" Prestar servicios públicos a través de múltiples canales

" Ampliar posibilidades de interacción entre responsables públicos y ciudadanía

• Orientación de la acción pública hacia las necesidades de la sociedad

! Regulación/normativa de uso de las TICs" Ley 30/1992, RJAPyPAC, Artículos 35 y 45

" Ley 34/2002, LSSI

" Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a SSPP

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Hitos tecnológicos relevantes

! Visión del uso y evolución de tecnologías en GV

5

1983 1984 1985 1986 1987 1988 1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007

Burótica (1983-1990) Sistemas Wang

Mainframes propietarios (1986-2000) Unisys 1100, Bull DPS7, IBM 3090, AS/400

Cliente / Servidor (1990-2001) Windows 3.1, Red Novell

Sistemas Abiertos (1994-…) HP-UX, SCO, Fujitsu, Digital TRU64, Sun Solaris

Web (1998-…) ej-gv.net, euskadi.net

e-Administración (2002-…)

FLOSS (2004-…)


Comparativa de evolución tecnológica

! Desfase medio de 4 años (GV respecto al mercado)

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Ethernet, PS/2, final burótica, inicio PC

Fin Wang(burótica),

Cliente/Servidor, Red local GV

Internet en cualquier S.O.

euskadi.net

ej-gv.net

Estrategia e-administración

Implantación e-administración

Sustitución mainframes por

SSAA

UNIX vs. mainframes

E-commerce

Estrategiae-goverment

Implantaciones e-administración


Visión del Gartner Group

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Madurez

Visi

bilid

ad

Leyenda:tiempo hasta la Meseta

Menos de 2 añosEntre 2 y 5 añosDe 5 a 10 años

Aparición de la tecnología

Pico de las expectativas infladas

Caida de la desilusión

Cuesta de la aclaración

Meseta de la productividad

Aplicaciones verticales del

Sector Público

E-Tags

Web semántica

Servicios Web externos

Pagos con móviles

Aplicaciones �desktop� de código abierto

Búsqueda en lenguaje natural

Smartphones

Biométrica

Tecnologías �par a par�

Reconocimiento del habla para el

�desktop�

VPN�s con Seguridad IP

Infraestructura de Clave Pública

Servidores de infraestructura Web de código abierto Reconocimiento del

habla para Telefonía y �Call Centers�

Tarjetas inteligentes

Síntesis de voz

Servicios Web internos

Wi-Fi y 802.11b

Ciclo vital de las Tecnologías en la Administración, 2003


Productos vs. Soluciones

! La Administración busca soluciones" Desarrollo propio

" Escaso intercambio de soluciones entre Admones.• Dificultades internas (organización, personas, etc.)

• Campos específicos (Bibliotecas, Catastro, etc.)– Distintos productos/soluciones

• Reminiscencias históricas

! Áreas concretas: productos" ERP (SAP, Navision, Openbravo, etc.)

" CRM (Peoplesoft, Dynamics, Vtiger, etc.)

" Gestión de contenidos (Intervowen, Vignette, Alfresco, etc.)

" Gestión documental (Documentum, Sharepoint, OpenKM, …)

" …

! Fuerte «personalización» (customizar)

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Gasto en TICs · Gobierno Vasco 2007

9

* No se incluyen Centros Educativos, Ertzaintza, Administración de Justicia ni Osakidetza


Ejes operativos para gestionar TIC

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Organización

Tecnología

Comportamiento

Modelo Conceptual

Modelo Normativo

Modelo

Organizativo

Modelo Tecnológico


Ejemplos de modelos

! Administración — recursos propios internos

! Gobierno vasco y Diputaciones forales – Sociedades públicas de informática" EJIE

" CCASA

" IZFE

" LANTIK

! Comunidad de Madrid – Organismo Autónomo ICM

! Generalitat de Cataluña — «Outsourcing» (T-Systems)

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Administración Electrónica

! Objetivo de todas las Administraciones" ¿Competición?

! Requiere elaboración de nueva normativa" Órdenes para procedimientos sectoriales electrónicos

" Modelos y Metodologías

" Presencia en Internet

" Decreto Medios EIT

! Necesidad de formación a la ciudadanía/empresas" Centros KZgunea: Capacitar usuarios

! La Interoperabilidad se consigue con un desarrollo coordinado de servicios públicos electrónicos

! Se evita el problema de sistemas fuertemente acoplados" Fracaso de sistemas previos

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PLATEA: Infraestructura e-Administración

13

Cbdl!foe


Interoperabilidad en PLATEA

! Realizar operaciones entre servicios electrónicos públicos

! Tales inter-operaciones son posibles porque…" los servicios se han desarrollado con esa inter-funcionalidad

" se han habilitado estructuras que suplen tal carencia

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" No todos los servicios electrónicos (públicos o privados) pueden interoperar

" La interoperabilidad no consiste en disponer de una capa de integración que admita todo


PLATEA: Plataforma Tecnológica para la e-Administración

! Los Adaptadores son las piezas (componentes) que posibilitan la creación de Servicios interoperables para la tramitación electrónica

! Las reglas de construcción, uso y mantenimiento de tales adaptadores las establece la Arquitectura Tecnológica de Integración (PLATEA Integración)

! La visión de los ciudadanos (PLATEA Internet) validará esta arquitectura electrónica y conformará las capas de servicios disponibles en los Adaptadores.

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PLATEA: Plataforma Tecnológica para la e-Administración

! Desacoplamiento y plataforma independiente" Las áreas funcionales se resuelven con sistemas adecuados a

cada necesidad (comerciales o a medida)• sin importar la tecnología que lo implementa

" Se exige una política de visibilidad y conectividad mínima frente a la capa de integración (pero no para con otros sistemas):

• Publicación-suscripción de eventos “normalizados” que establecen el vocabulario común institucional

• Exposición y consumo de servicios que cumplan las directrices de seguridad, rendimiento, transaccionalidad, estilo, etc.

! «Exportable» para su uso por el resto de Administraciones

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PLATEA: Infraestructura tecnológica «abierta»

! Flexibilidad de uso (diferentes niveles de «consumo»)

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Ejemplo: Proceso de presentación de Solicitudes

<XML><XML>

GestorGestor

FormulariosFormulariosCatCatáálogologo

ProcedimientosProcedimientos

ContcxtoContcxto

Repositorio deRepositorio de

DocumentosDocumentos

ElectrElectróónicosnicos

Libro de Libro de

registroregistroProceso: presentaciProceso: presentacióónn

de solicitudesde solicitudes

OIDOIDNNºº apunteapunte

EnrutadorEnrutador//

propagadorpropagador

AplicacionesAplicaciones

SuscritasSuscritasCapa de IntegraciCapa de Integracióónn

BUZON DEL

FUNCIONARIO


Modelo de interconexión JASO

19


Red Administrativa

20

DIPUTACIÓN FORALARABA

GOBIERNO VASCO

RED

JASO

GOBIERNO CENTRAL

RED ADMINIS-

TRATIVA GV

RED ADMINIS-

TRATIVA GV

Red Sectorial Justicia


Red Sectorial Educación (PREMIA)

Red Sectorial Educación (PREMIA)

Otras redes SectorialesOtras redes Sectoriales



Red Sectorial Educació

n

Red Sectorial Educació

n

Otras redes

Sectoriales

Otras redes

Sectoriales

RED

A

DM

INIS

TRA

TIV

A

UNIÓN EUROPEA

DIPUTACIÓN FORAL

GIPUZKOA

DIPUTACIÓN FORAL

BIZKAIA

MUNICIPIOSARABA

MUNICIPIOSARABA

MUNICIPIOS GIPUZKOA

MUNICIPIOS GIPUZKOA

MUNICIPIOS BIZKAIA

MUNICIPIOS BIZKAIA

EUSK

ALS

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UPVUPV IZENPEIZENPE EITBEITB SPRISPRI IKTIKT (OTROS)(OTROS)

PARLAMENTO (Especiales)

SFE!TBSB

OTR

AS

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MU

NID

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TON

OM

AS


Modelo organizativo

! Para que las cosas funcionen hace falta algo más que tecnología y normativa

! Necesidad de invertir en las personas

! Resaltar la importancia de realizar Gestión del Cambio" Aplicado a cada proyecto de tramitación electrónica

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¿Qué es la Gestión del Cambio?

! Los cambios en general y, especialmente, en la adecuación de la forma de trabajo de las personas asociada a las nuevas tecnologías (cambios en procesos y sistemas), suelen plantear incertidumbre en los usuarios. Esta situación de incertidumbre desemboca en un rechazo, explícito o implícito, al sistema de gestión a implantar.

Para minimizar este efecto, se plantea el diseño, desarrollo y ejecución de Planes de Gestión del Cambio que predispongan a los usuarios hacia el cambio.

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Fundamentos de la Gestión del Cambio

! Una correcta Gestión del Cambio facilitará la transición a un nuevo modelo de explotación, y permitirá mantener alineadas las expectativas de los afectados con las características finales del servicio, evitando posibles impactos en su productividad para:" Incrementar los niveles de desempeño y eficiencia operativa.

" Facilitar un rápido retorno de las inversiones realizadas.

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Prod

uctiv

idad

Bene

ficio

s

Expectativas irreales

DesilusiónTiempo

Tjo!Hftujo!efm!Dbncjp

Con Gestión del Cambio

Sfbmj{bdjo!ef!pckfujwpt

Bips

spGestión de

expectativasGestión de

expectativas


Gestión del Cambio en la Organización! El éxito, es decir, el cumplimiento de los objetivos en los

términos establecidos, se consigue gestionando de manera anticipada y con una metodología sólida el proceso de cambio.

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A

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D C

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Objetivos estratégicos de la Organización! Un modelo de impulso y gestión de la estrategia de

cualquier Organización debe contemplar los cuatro factores mencionados:

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Mjefsb{hp

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La Administración ante las TICs26

Visión global

Motivación

Dirección Liderazgo

Trabajo en equipo


Liderazgo = gestión del cambio/mejora! Se trata de crear y consolidar una percepción positiva frente

al cambio, tanto a nivel de cada una de las personas que componen la organización como de la organización en su conjunto.

! Serie de acciones estructuradas de comunicación y de eliminación de barreras.

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Foufoejnjfoup Dpotfotp DpnqspnjtpFtubs!jogpsnbep!efm!qspzfdup!ef!usbotgpsnbdjo;

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#Qspqpsdjpoboep!jogpsnbdjotpcsf!fm!ftubep!efm!qspzfdupz!tv!fwpmvdjo/

Ftubs!ef!bdvfsep!dpo!mpt!pckfujwpt!ef!mb!usbotgpsnbdjo;

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#Jowpmvdsboep!sfqsftfoubouft!ef!upept!mpt!hsvqptef!joufst

La Administración ante las TICs28

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Dpodjfodjb DpopdjnjfoupJoufst Dbqbdjebe Sfgvfs{p

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Gbtft!ef!fkfdvdjoef!vo!qspzfdup!

Efgjojdjo!ef!mb!tpmvdjo

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Qptu.jnqmfnfoubdjoQspdftpfyjuptp

Qsvfcb

Liderazgo = Visión + Misión + Valores! Saber dónde queremos ir, cuál es nuestra razón de ser

(comunicar personalmente)

! Desarrollar los valores necesarios para alcanzar el éxito (escuchar, responder y reconocer los esfuerzos)


Condiciones para trabajar en equipo! El componente de Gestión y coordinación del equipo de trabajo consiste en

establecer los mecanismos de planificación, coordinación, seguimiento y control de los diferentes proyectos, de acuerdo con los objetivos establecidos, asegurando al mismo tiempo la calidad en su ejecución.

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l

l

l

l

□ Btfhvsbs!mb!dbmjebe!ef!mpt!sftvmubept-!bqmjdboep!mpt!nfdbojtnpt!ftuoebsft!ef!dpouspm!ef!dbmjebe!b!mp!mbshp!ef!upep!fm!qspzfdup/

□ Gbdjmjubs!!mpt!sfdvstpt!nbufsjbmft-!ivnbopt!!z!nfupepmhjdpt!ofdftbsjpt!qbsb!fm!gvodjpobnjfoup!efm!usbcbkp/

□ Gbdjmjubs!mb!ejgvtjo!ef!mb!jogpsnbdjo!z!mb!dppsejobdjo!ef!mpt!qbsujdjqbouft!efm!frvjqp-!ftubcmfdjfoep!!nfdbojtnpt!ef!dpnvojdbdjo!joufsob/

Dppsejobdjo

Dpouspm!ef!dbmjebe□ Dpouspmbs!mb!dpssfdub!fwpmvdjo!efm!

usbcbkp!fo!nbufsjb!fdpo njdb!!z!fo!fm!dvnqmjnjfoup!ef!mpt!ujfnqpt/

□ Efufsnjobs!mpt!joejdbepsft!ef!yjup!efm!qspzfdup!qmbojgjdbep/

Tfhvjnjfoup

□ Ebs!tpqpsuf!b!mb!Ejsfddjo!fo!mbt!ubsfbt!ef!qmbojgjdbdjo!z!fo!mb!upnb!ef!efdjtjpoft!ftusbuhjdbt/

Qmbojgjdbdjo


Función del proceso de Gestión del Cambio

! El proceso de Gestión del Cambio debe acompañar la evolución del proyecto con la finalidad de que la actitud y aptitud de los profesionales afectados sea la más eficiente para la obtención de resultados:

FASE IOrientación

FASE IIInsatisfacción

FASE IIIResolución

FASE IVProducción

FASE VFinalización

• Moderada ansiedad• Grandes Expectativas• Desconocimiento del propio rol• Desconocimiento de la expectativas del líder• Inexperiencia y desconocimiento del trabajo a realizar

• Discrepancia entre expectativas y realidad• Insatisfacción de la dependencia de la autoridad• Frustración respecto a metas, planes de acción o restricciones• Sentido de confusión e incompetencia• Competición por el Poder

• Descenso de la insatisfacción• Resolución de discrepancias, animosidades o polaridades• Mejoras en la comunicación• Desarrollo de respeto y espíritu de colaboración• Progresos en la competencia (y satisfacción por ello)

• Ilusión por participar en el equipo• Sentimiento de fuerza basado en el grupo• Orientación al éxito• Seguridad y confianza• Rendimiento de alto nivel

• Sentimiento de inquietud respecto a la disolución• Sentimiento de tristeza o satisfacción• Descensos o aumentos de la moral y la productividad

Dedicación (actitud)

Competencia (aptitud)

FASE IOrientación

FASE IIInsatisfacción

FASE IIIResolución

FASE IVProducción

FASE VFinalización

• Moderada ansiedad• Grandes Expectativas• Desconocimiento del propio rol• Desconocimiento de la expectativas del líder• Inexperiencia y desconocimiento del trabajo a realizar

• Discrepancia entre expectativas y realidad• Insatisfacción de la dependencia de la autoridad• Frustración respecto a metas, planes de acción o restricciones• Sentido de confusión e incompetencia• Competición por el Poder

• Descenso de la insatisfacción• Resolución de discrepancias, animosidades o polaridades• Mejoras en la comunicación• Desarrollo de respeto y espíritu de colaboración• Progresos en la competencia (y satisfacción por ello)

• Ilusión por participar en el equipo• Sentimiento de fuerza basado en el grupo• Orientación al éxito• Seguridad y confianza• Rendimiento de alto nivel

• Sentimiento de inquietud respecto a la disolución• Sentimiento de tristeza o satisfacción• Descensos o aumentos de la moral y la productividad

Dedicación (actitud)Dedicación (actitud)

Competencia (aptitud)Competencia (aptitud)

La principal función de un directivo/líder es ayudar al

equipo a avanzar a lo largo de sus fases de desarrollo

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Caso de éxito de Gestión del Cambio

! Contratación Pública Electrónica

! Sistema complejo (fuerte inversión)

" Gestión de expedientes de contratación

" Registro Oficial de Contratistas

" Licitación Electrónica

! Oficina Técnica y Formación +Comunicación y Marketing" 2 años + 2 prórroga

" Doble inversión que desarrollo

" 18 Mesas de Contratación (13 Departamentos + 5 OOAA)

" Expansión progresiva con acciones• Liderazgo

• Motivación

• Comunicación

• Formación

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El Centro de Atención a los Usuarios de la CPE

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Tfdsfubsb!Udojdb!efm!Npefmp

33

Eskerrik Asko!

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