El profesional de la información, vol. 11, nº 6, noviembre–diciembre 2002474

La biblioteca virtual del Hospital Universitario 12 deOctubre. Un modelo de gestión del conocimiento y unaherramienta básica en la toma de decisiones clínicas

Por Wigberta Martín Roncero y Eduardo Herrero Salinero

Marco conceptualLa biblioteca tradicional no

puede atender las nuevas necesida-des de la información ni gestionarcon la rapidez y precisión espera-das el caudal de información quecircula por la comunidad científi-ca. Como todo organismo vivo, co-mo el propio conocimiento, las bi-bliotecas han cambiado mucho ymuchas veces a lo largo de su his-toria. Por ello, tal vez no sea co-rrecto hablar de biblioteca tradicio-nal sino de una sucesión secular delas mismas.

«Los términos biblio-teca digital, electróni-ca, online y en red nohan sido aún defini-

dos formalmente, porlo que se utilizan deforma poco precisa»

La década de los 90 marca unhito en la historia de las bibliote-cas. La incorporación masiva de lallamada tecnología de la informa-ción (TI) las dota de un potencialaparentemente sin límites para laacumulación y transmisión de da-

tos, información y conocimiento.Además, es una tecnología muy fe-cunda que no cesa de producir nue-vas técnicas, instrumentos y proce-dimientos.

Las bibliotecas mé-dicas deben adaptar laTI a las necesidades yexpectativas de los pro-fesionales de la salud.En otras palabras, po-nérselo fácil. Los usua-rios de nuestros centroshan de navegar por en-tre masas ingentes deinformación y orientar-se hacia dónde estáaquella de calidad quenecesitan, eludiendo laque es innecesaria,irrelevante o delezna-ble. Como en todas lasépocas, los biblioteca-rios tienen que cons-truir instrumentos de

navegación y mapas para que losmédicos y todos los profesionalessanitarios distraigan la menor can-tidad de energía y tiempo de su tra-bajo fundamental que es la asisten-cia clínica, la investigación y la do-cencia.

Hay que señalar dos aportacio-nes conceptuales relativamente re-cientes y de mucha importancia pa-ra amplificar la eficacia de la TI: lamedicina basada en la evidencia(MBE) y la gestión del conoci-miento. El proceso de utilizaciónde la MBE se formalizó en la déca-da de los 901-3 proporcionando unmétodo para identificar lagunas de

Agradecimientos. A PalomaHenche, Olga Reillo y Sara López,sin cuya colaboración dedicada e inteli-gente este proyecto no habría podidollevarse a cabo.

Wigberta Martín Roncero es licenciada enfilosofía y letras, jefe del Servicio de Docu-mentación del Hospital Universitario 12 deOctubre de Madrid, y profesora asociadaen la Facultad de Biblioteconomía y Docu-mentación de la Universidad de Alcalá deHenares.Eduardo Herrero Salinero es director deoperaciones de Registro S. A., empresaespecializada en el desarrollo y consulto-ría de soluciones informáticas de alto valorañadido.

Figura 1. Pantalla principal del portal

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Wigberta Martín Roncero y Eduardo Herrero Salinero

conocimiento y proble-mas de decisión así co-mo para aplicar el co-nocimiento de mejorcalidad y más actuali-zado. Como señala Al-bert Jovell4, “las situa-ciones de complejidad,exceso y redundanciade información permi-ten situar los centros dedocumentación y lasbibliotecas en un lugarcentral en el proceso dedecisiones informa-das... Las innovacionesen tecnologías de la in-formación y comunicación permi-ten la personalización del conoci-miento para satisfacer las necesi-dades de agentes de decisión espe-cíficos y la interactividad de losusuarios para graduar la introduc-ción progresiva del conocimiento,acorde con la complejidad de lascuestiones asociadas al proceso detoma de decisiones”.

Los profesionales de la salud yde la información tienen por delan-te un ancho campo de trabajo con-junto, que desvelará necesidadesnuevas, retos adicionales y, me-diante proyectos de investigación y

desarrollos pertinentes,soluciones innovado-ras. Existe abundanteliteratura que informadel potencial impactode este nuevo conceptode la información cien-tífica sobre las decisio-nes de los clínicos y so-bre la docencia de lamedicina5-14.

En este artículopresentamos un servi-cio que llamamos bi-blioteca digital y vir-tual indistintamente,creado por la biblioteca

del HospitalUniversita-rio 12 deOctubre para facilitar asus usuarios el acceso ala información y paratrazar una vía de comu-nicación entre ellos ylos bibliotecarios demanera que circulen enlos dos sentidos infor-mación, problemas ysoluciones.

Los términos bibliotecavirtual, digital, electró-nica, online, bibliotecasen red (virtual library,digital library, e-library,networked library) nohan sido aún definidosformalmente, por lo que

se utilizan de forma poco precisa.En general se aplican a las biblio-tecas que trabajan con ordenadoresen red y utilizan recursos digitali-zados o electrónicos. Harley15 de-fine la biblioteca virtual comoaquella donde el usuario se sientecon acceso a una gran colección deinformación, de forma inmediata osimultánea. Con posterioridad sepresume como la que permite elacceso remoto a los contenidos, losservicios bibliotecarios y otrasfuentes de información en combi-nación con el acceso local, tanto enformato electrónico como impreso,

a las colecciones de los materialesque se utilizan más frecuentemen-te. Todo esto en soporte de red (in-ternet, extranet, intranet) que ade-más brinda acceso a otras bibliote-cas en el ámbito mundial, así comoa información y a fuentes de cono-cimiento muy variadas. En resu-men, el usuario recibe la impresiónde tener a su disposición muchasbibliotecas y muchos servicios deinformación a partir de la sinergiaque se deriva del empleo intensivode las tecnologías de la informa-ción y las comunicaciones (TIC).

La biblioteca virtual del 12 deOctubre consiste en un portal quecontiene y expresa todas las activi-dades que pueden desarrollarse

Figura 2. Pantalla principal de la herramienta de gestión

Figura 3. Formulario de búsqueda de libros y revistas

Figura 4. Resultado de la búsqueda

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La biblioteca virtual del Hospital Universitario 12 de Octubre

presencialmente en una biblioteca.Está instalado en la intranet delhospital y es accesible desde todaslas estaciones de trabajo distribui-das por el centro. El usuario puedeutilizar muchas de las funciones dela biblioteca sin tener que estarpresente, de ahí el nombre de bi-blioteca virtual. De hecho, la ma-yor parte de la comunicación entreusuarios y biblioteca se realiza yapor vía electrónica, de donde pro-viene el nombre de electrónica.Más aún, la mayor parte de los do-cumentos científicos se transfierenen formato digital, y por eso su ca-lificación de digital. La aplicaciónestará disponible en internet en elmomento que el hospital conectesu intranet a la Red.

«Las ventajas de lautilización de tecno-logías web para el

desarrollo de la apli-cación son principal-mente que no es ne-cesario instalar nin-gún programa en el

lado del cliente»

La biblioteca virtual es unaaplicación informática complejaque contiene, además de las rutaselectrónicas para vehicular la co-municación y de los obligados en-laces a sitios web, diferentes bases

de datos relacionadasque toman nota de todala actividad que se pro-duce a través de ella.De esta manera, alma-cena información so-bre patrones y tenden-cias de uso que retroa-limentan el conoci-miento que la bibliote-ca tiene sobre su propiafunción y facilita suadaptación a las nece-sidades y expectativasde los usuarios.

Estructura delportal Biblioteca

virtual.Tecnología

informática utilizadaDesde un punto de vista tecno-

lógico se ha desarrollado íntegra-

mente con aplicaciones web actua-les, que le permiten convertirse enun instrumento básico que concen-

tra el acceso a todos losrecursos documentalesy de conocimiento pro-pios, así como a cual-quier otra informaciónque se encuentre dispo-nible en internet.

Constituye una herra-mienta dinámica, rápiday potente de gestión decontenidos que, con in-dependencia del perso-nal técnico informático,permite compartir cual-quier tipo de informa-ción en un instante.Desde un punto de vistageneral de arquitectura

Versión online de EPI

Existe una versión electrónica de El profesional de la informa-ción, de uso gratuito para la mayoría de los suscriptores (em-presas, organismos, instituciones), que pueden acceder a travésde internet a los textos completos y materiales gráficos publica-dos en la revista.

Más información en:

http://www.szp.swets.nl/szp/journals/pi-11.htm

Nuevos precios para 2003El coste de la suscripción

a El profesional de la informa-ción será de:

Instituciones: 119 EUR /139 US$

Particulares: 69 EUR / 79US$

En ambos casos se añadeel IVA local (en España es del4%)

A todas las suscripcionesde fuera de Europa se les apli-cará un recargo de 60 US$ enconcepto de correo aéreo.

Figura 5. Formulario de petición de búsqueda

Figura 6. Búsqueda de bases de datos

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Wigberta Martín Roncero y Eduardo Herrero Salinero

de la aplicación, identificamos lossiguientes elementos:

—Servidor http instalado en labiblioteca virtual (Microsoft inter-net information server).

—Sistema de bases de datosrelacional para el almacenamientoy gestión de la información y delos contenidos de la aplicación(Microsoft Access).

—Gestor de bases de datos do-cumental como contenedor delfondo bibliográfico (Inmagic).

—Interfaz de usuario único(portal) para el accesoy manejo de todas lasfunciones.

—Interfaz de ges-tión para la administra-ción global del portalpor parte de la bibliote-ca.

El desarrollo se harealizado mediante Ac-tive pages server y Vi-sual basic.

Las ventajas princi-pales de la utilizaciónde tecnologías web sonque no es necesario ins-talar ningún programaen el lado del cliente yque el acceso es vía in-

tranet/internet con unnavegador o browser.

FuncionesQueda así definida unasolución informática(biblioteca virtual) queaborda 3 aspectos fun-damentales.

De cara al usuario fi-nal:

1. Se utiliza un portalvertical con acceso alos servicios de una bi-blioteca.

—Referencia.

—Búsqueda.

—Petición de búsquedas bi-bliográficas.

—Solicitud de ob-tención de documen-tos.

2. Se ofrece un sistema organi-zado con acceso a los recursos dis-ponibles.

—Bases de datos (Medline,Ime, Cochrane, etc.).

—Revistas.

—Servidores de revistas (Ovid,Proquest, Ebsco, Ideal, etc.).

—Cursos.

—Recursos en internet (medi-cina, bibliotecas, generales, etc.).

—Enlaces, etc.

De cara al personal de la bi-blioteca:

3. se trata de una herramientade gestión y mantenimiento decontenidos de la biblioteca virtual(figura 2).

—Seguimiento del uso de laaplicación por parte del usuario.

—Gestión de los usuarios.

—Incorporación de nuevoscontenidos basada en técnicas deformularios.

—Recopilación en formato di-gital de la información enviada por

el usuario (búsquedas bibliográfi-cas, obtención de documentos,etc.) para su posterior tratamientoestadístico.

—Gestión de los serviciosofrecidos: búsquedas bibliográfi-cas, obtención de documentos, ser-vicios de referencias, bases de da-tos, cursos, noticias, enlaces.

—Gestión de contenidos delfondo documental, libros y revis-tas.

Descripción de serviciosy funciones

Mostramos a continuación através de una serie de imágenes lasencillez y flexibilidad de este por-tal, lo que no impide una gran po-tencia de uso.

1. Buscar libros y revistas. Elusuario realiza una consulta en labase de datos que contiene el fon-do documental de la biblioteca.Tan sólo hay que cumplimentar unpequeño formulario que lo guía decara a la petición que realiza (figu-ras 3 y 4).

Figura 7. Formulario de solicitud de alta

Figura 8. Acceso alfabético a las revistas online

Figura 9. Resultado búsqueda

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Wigberta Martín Roncero y Eduardo Herrero Salinero

—Libros. Se puede buscar por:autor, materia, título, año, editor ytexto completo.

—Revistas. En este caso loscampos disponibles son: título,acrónimo, periodicidad y materia.

2. Búsqueda bibliográfica yobtención de documentos. Elusuario realiza una petición cum-plimentando un formulario base(figura 5). La información relativaa la búsqueda quedará almacenadaen la herramienta de gestión demanera que el personal de la bi-blioteca pueda tratarla con poste-rioridad e informar al usuario delos resultados de la misma.

3. Nuestras bases de datos. Elusuario tiene acceso a las bases dedatos que dispone la biblioteca (fi-gura 6):

—Información general sobreellas.

—Url (si está disponible en in-ternet).

—Nombre y contraseña reque-ridos para su utilización (siempre ycuando se necesite algún tipo devalidación).

4. Gestión de usuarios. La bi-blioteca virtual ofrece 2 tipos deservicios y recursos.

—De dominio público. Se co-rresponden con las secciones de laaplicación a las que sepermite acceso libre,sin código de usuario.

—Servicios a usua-rios registrados. Sonaquellos de carácterrestringido en los quees necesario introducirun login y una clavepara utilizarlos.

Todas la solicitudesde alta de usuarios en elportal son recogidas ytratadas en la herra-mienta de gestión (fi-gura 7), como cualquierotro servicio, para su

posterior análisis y explotación es-tadística.

De la misma manera que lovisto anteriormente funcionan losapartados correspondiente a: servi-cios de referencia (diccionarios,enciclopedias, preguntas, entreotros), gestión de cursos, noticias,enlaces recomendados y revistasonline.

Además, el portal tiene comovalor añadido una potente base dedatos documental (Inmagic), quepermite enlazar con infinidad delugares en la Red a través de des-criptores seleccionados por crite-rios de calidad (figura 9).

Gestión de contenidosEsta parte, así como la de ges-

tión del conocimiento añadido porla participación de los usuarios del

portal, es la innovado-ra incorporada a la bi-blioteca virtual, ya queserá la que a corto pla-zo nos permita elabo-rar estadísticas y datossobre su uso y empleode cada uno de los ser-vicios, además de per-mitir que haya un in-tercambio de conoci-miento por parte de laspersonas que trabajanen la biblioteca. Estoes así porque van a po-

der fácilmente añadir, enlazar, bo-rrar, dar de alta o de baja a usua-rios, así como valorar su uso yanalizar sus resultados, lo cual esuna función primordial del profe-sional de las bibliotecas en nues-tros tiempos.

Con la ayuda de una herramien-ta de gestión se pueden realizar, en-tre otras, las siguientes tareas:

—Gestión de usuarios (relacio-nada con la base de datos del per-sonal del hospital).

—Almacenamiento de todas lasbúsquedas bibliográficas y obten-ción de documentos realizados porlos usuarios para su posterior ges-tión (realización de estadísticas).

—Almacenamiento de las pre-guntas y respuestas realizadas porusuarios con la posibilidad de fil-trarlas y categorizarlas (para publi-carlas posteriormente en la web).

—Los contenidos de la aplica-ción web se pueden cambiar direc-tamente sin necesidad de progra-mación.

—Incluir nuevos cursos.

—Bases de datos.

—Servicios de referencia (dic-cionarios, enciclopedias, manua-les, normas de publicación).

—Modificación y actualiza-ción de la sección de enlaces a in-ternet.

Figura 10. Gestión de usuarios

Figura 11. Tratamiento de la solicitud de búsquedabibliográfica

—Control de los accesos a laaplicación.

—Horas de las conexiones yordenadores desde los que se reali-zan.

—Relación de visitas por sec-ciones, etc.

—Lugares más visitados.

—Servicios y personas queparticipan en el enriquecimientodel portal.

Mostramos a través de los si-guientes ejemplos (figuras 10 y 11)la sencillez y flexibilidad de mane-jo que hace posible el trabajo enequipo del personal de la bibliote-ca, con independencia del personalinformático, aspecto muy impor-tante en el ámbito hospitalariodonde los informáticos son escasosy con gran carga de atención a losservicios clínicos.

Conclusión

Publicamos este artículo por-que creemos que puede ser de uti-lidad a los profesionales bibliote-carios y documentalistas, no sóloya del ámbito sanitario sino decualquier otro. Tras unos meses dela puesta en marcha de este sistemason evidentes las repercusiones porparte del usuario en la toma de de-cisiones clínicas (más de 10 corre-os-e con ejemplos de ellos). Ade-más es importante destacar la granfacilidad y eficacia con que el per-sonal de la biblioteca gestiona lacantidad de altas y solicitudes deinformación diarias.

Notas

1. Oxman, A. D.; Sackett, D. L.; Guyatt, G.«Users’ guides to the medical literature. I. Howto get started. The evidence-based medicineworking group». En: Journal of the AmericanMedical Association, 1993, November 3, n.270, v. 17, pp. 2093-2095.

2. Sackett, D. L.; Rosenberg, W. M.; Gray, J.A.; Haynes, R. B.; Richardson, W. S. «Evi-dence based medicine: what it is and what itisn’t». En: British medical journal, 1996, Ja-nuary 13, v. 312, n. 7023, pp. 71-72.

3. Pozo Rodríguez, F. «La medicina basada enla evidencia. Una perspectiva desde la clínica».En: Medicina clínica, 1999, n. 112, Suppl. 1,pp. 12-16.

4. Jovell, A. J. «Bibliotecas en ciencias de lasalud: el futuro de la gestión digital del conoci-miento». En: Quark, 1999, n. 14, pp. 24-36.

5. Abidi, S. S. «Knowledge management in he-althcare: towards ‘knowledge-driven’ decision-support services». En: Medical informatics,2001, September, v. 63, n. 1-2, pp. 5-18.

6. Zurhellen, W. «The coming of age of theelectronic office». En: Pediatrics annals, 2001,May, v. 30, n. 5, pp. 289-297.

7. Stefanelli, M. «Knowledge management tosupport performance-based medicine». En:Methods in informatics medicine, 2002, v. 41,n. 1, pp. 36-43.

8. Heard, S. R.; Schiller, G.; Aitken, M.; Fer-gie, C.; McCready Hall, L. «Continuous qua-lity improvement: educating towards a cultureof clinical governance». En: Quality of healthcare, 2001, December 10, Suppl. 2, pp. 70-78.

9. Greenes, Robert A. «Future of medicalknowledge management and decision support».En: Studies in health technology information,2002, n. 80, pp. 29-44.

10. Nutley, S. M.; Davies, H. T. «Developingorganizational learning in the NHS». En: Medi-cal education, 2001, January, v. 35, n. 1, pp.35-42.

11. Hughes, G. J. «Knowledge management:another avenue for HIM professionals. En:Journal of Ahima, 2001, January, v. 72, n. 1,pp. 70-71.

12. Zazzara, P. «Operationalizing knowledgemanagement in health care». En: Topics in he-alth information management, 2001, February,v. 21, n. 3, pp. 1-7.

13. Shams, K.; Farishta, M. «Data warehou-sing: toward knowledge management». En: To-pics in health information management, 2001,February, v. 21, n. 3. pp. 24-32.

14. Manning, P. R.; DeBakey, L. «Continuingmedical education: the paradigm is changing».En: Journal of continuing education in the he-alth professions, 2001, Winter, v. 21, n. 1, pp.46-54.

15. Harley, A. J. “Towards the virtual library.The nationwide provision and use of informa-tion». En: Aslib/LA joint conference procee-dings, 1980, pp. 163-166.

Wigberta Martín Roncero, Serviciode Documentación del Hospital Uni-versitario 12 de Octubre.

wmartin@h12o.es

Eduardo Herrero Salinero, RegistroS. A. Madrid.

eherrero@registro-sa.com

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La biblioteca virtual del Hospital Universitario 12 de Octubre

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