LA COMUNICACIÓN COMO HERRAMIENTA DE GESTIÓN DE LA CULTURA ESCOLAR

LA COMUNICACIÓN COMO HERRAMIENTA DE GESTIÓN DE

LA CULTURA ESCOLAR

Martha De Zubiría DuqueBibiana Gálvez Medina

Consultores- Conferencistas

Bogotá, viernes 23 de Septiembre de 2005

Martha De Zubiría – Bibiana Gálvez / Consultores - Conferencistas

Reflexionemos…

Yo sería más efectivo frente a los procesos de comunicación en mi colegio si…

En el colegio seríamos más efectivos a nivel de comunicación (interna y externa) si…

Cuáles son las principales fortalezas de Comunicación de mi colegio?

Qué esperan de nuestros procesos de comunicación nuestros clientes internos y externos?


La Comunicación como herramienta de gestión de la

cultura escolar


“El 70% de los problemas empresariales, son consecuencia dela mala comunicación”

Peter Drucker


“No importa que el trabajo del director secentre en la ingeniería, la contabilidad o lasventas. Su eficiencia dependeráde su talento para escuchar y leer, de su habilidad para escribir y hablar. Necesita talentopara conseguir que sus ideas lleguen a otras personas, lo mismo que para averiguar lo que buscan otras personas”

Peter Drucker


Si usted no dice lo que es su colegio, otros se adelantarán

a decir lo que su colegio no es


Lleva años construir una buena reputación, pero sólo se necesita un minuto para perderla


¿Se ha puesto a pensar que tanto usted como su equipo humano, se comunican en forma permanente durante todo el día en su colegio, en diferentes momentos y situaciones?

La importancia de la Comunicación Organizacional

para su Colegio


Su colegio gira entonces alrededor de la Comunicación con sus clientes

internos y externos


Cliente Interno: Son aquellas personas que hacen parte del equipo humano del colegio o intervienen

directamente en los diferentes procesos y actividades de la institución


Cliente Externo: Son quienes se encuentran fuera del colegio y reciben los resultados finales de los

distintos procesos y acciones que tienen lugar en el plantel


La experiencia personal de los alumnos y de sus papás con respecto a un colegio, tiene mayor credibilidad que lasexperiencias de otraspersonas o las de los Medios de Comunicación


Un alumna y su compañeroson solicitados en Rectoría, para responder por un reciente enfrentamiento Un padre de familia con dificultades económicas, llegaal colegio a plantear unapropuesta para el pago de la pensión y el almuerzo

Momentos de Comunicación con clientes internos y externos


En un salón de clase, una alumna,necesita una explicación adicionalporque no entendió un tematratado en clase

En una competencia deportiva,los representantes de mi colegio,ganaron el primer puesto en béisbol



El Comité Académico determinócancelar la matrícula de un alumno,por plagio comprobado en el parcialdel segundo bimestre

Un padre de familia tiene una citacon el director de grupo de su hijo yle dicen que no está sin verificarsi es cierto o no



Con motivo de la intoxicación conarroz con pollo, la Secretaría deSalud hizo drásticos requerimientosde inmediato cumplimiento parael manejo de los alimentos en lacafetería del colegio



En la reunión de onceavo grado,se les solicitó a los padres defamilia reiterar a sus hijos sobrelos peligros del consumo delicor, cigarrillos y sustanciassicotrópicas

En las pruebas del ICFES sucolegio ratificó su fortalezaen ciencias y biología



PERFIL DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

Objetivo: hacer una auto evaluación del estado actual de mi colegio frente a una situación ideal propuesta

Taller


Perfil de Comunicación Institucional

1. Analice la situación ideal para cada tema, para luego poder entrar a describir y calificar como ve las cosas en su colegio o cuál es la situación real

2. Dicha calificación está dada en la medida que su colegio se aleja o se acerca a la situación ideal, siendo 1 (uno) lo más lejos y 5 (cinco) lo más cerca

3. En la Hoja de Respuestas, encierre en un círculo su respectiva calificación

4. Sea tan honesto con usted mismo como le sea posible 5. Sitúese en el HOY y no en el DEBER SER 6. Este instrumento no es un “test” es un mecanismo de

autoevaluación y mejoramiento para su colegio


1. INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO

Situación ideal: Esta etapa se realiza en todos los casos y sin excepción para todo nuevo empleado y en caso de ascensos; el área administrativa apoya el proceso, pero es el correspondiente jefe quien tiene bajo su responsabilidad este proceso. En la inducción se enfatiza en la misión, visión, valores y objetivos organizacionales, la importancia de los clientes internos y externos y en el entrenamiento en las herramientas, sistemas de comunicación y procesos existentes en el colegio.



2. CAPACITACIÓN

Situación ideal: La capacitación es planeada, organizada y comunicada oportunamente y está en función del plan estratégico del colegio. Toda persona que recibe una capacitación externa está en la obligación de desplegarla.



3. BIENESTAR

Situación ideal: El programa de bienestar busca el mejoramiento de la calidad de vida de los colaboradores del colegio, así como la integración entre ellos, sus respectivas familias y la consolidación del sentido de pertenencia a la entidad. Para el logro de estos objetivos se desarrollan y estimulan actividades sociales, culturales, recreacionales y deportivas.



4. SALUD OCUPACIONAL

Situación ideal: Se tiene un programa de salud ocupacional preventivo que busca educar en cuanto al cumplimiento de políticas de seguridad y control de las instalaciones y lo más importante comunica el cuidado del bienestar físico y emocional de los colaboradores del colegio.



5. RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSA

Situación ideal: Se estimula y divulga permanentemente el trabajo bien hecho desde la primera vez, el desempeño sobresaliente, el interés por formular sugerencias e iniciativas para el bien del colegio, las actitudes especiales con clientes internos y externos y el aprovechamiento y despliegue de los eventos de capacitación.



6. COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

Situación ideal: Existen canales formales de comunicación que permiten que todo el colegio conozca y entienda qué sucede y qué va a pasar en la organización.



7. PARTICIPACIÓN

Situación ideal: Se llevan a cabo reuniones especiales o están creados espacios para que las personas del colegio participen en el logro de los objetivos del área y de la institución, aporten a su mejoramiento e integren los objetivos individuales en función de la misión de área y la misión y visión institucional.



8. LIDERAZGO

Situación ideal: En el colegio se promueve y desarrolla un estilo de liderazgo participativo. Los jefes o responsables de área, mediante su comportamiento y ejemplo, promueven y mantienen un clima de participación, confianza y equidad, mantienen a su equipo informado sobre los objetivos, estrategias y acciones, reconocen y comparten logros, apoyan, orientan y dirigen claramente a sus equipos.



9. MISIÓN, VISIÓN, VALORES

Situación ideal: Las personas del colegio conocen y comparten la misión, la visión y los valores organizacionales, temas que son reforzados permanentemente con el trabajo que realizan las áreas y el ejemplo a nivel de actuaciones.



10. MEDICIÓN DEL ESTADO DE LAS COMUNICACIONES

Situación ideal: Se evalúan permanentemente las comunicaciones interpersonales e institucionales del colegio como herramienta que da elementos para el mejoramiento continuo de las personas de la institución, para direccionar, redireccionar o modificar planes y programas de comunicación interna y externa y para medir la evolución de la comunicación en la organización.



11. MANUAL DE IDENTIDAD CORPORATIVA

Situación ideal: Se tiene elaborado y se consulta el manual de identidad corporativa para manejo publicitario y/o de cualquier comunicación que emane el colegio. En él están contempladas las normas para el manejo de la imagen visual y rige las aplicaciones de logo institucional y colores corporativos para publicaciones, papelería, eventos, página web, entre otros.



12. MANUAL DE MANEJO DE CRISIS

Situación ideal: Se tiene elaborado, se consulta y se simula el manejo del manual de crisis. Además se entrenan voceros del colegio ante los medios de comunicación o grupos de interés para situaciones que lo ameriten.



13. GESTIÓN DIRECTIVA DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

Situación ideal: La rectoría y, en caso de existir, el área de comunicaciones establecen qué se comunica, cómo se comunica, a quienes se comunica, cuándo se comunica y a través de que herramientas.



14. ENFOQUE DE SERVICIO Y CLIENTE

Situación ideal: Todas las áreas, sistemas, métodos, procesos, planes de comunicación, acciones y programas que desarrolla el colegio tienen una clara orientación hacia el cliente y hacia el servicio.



15. MANEJO DEL CONFLICTO

Situación ideal: Existe una actitud abierta y positiva para confrontar, lograr acuerdos y solucionar problemas a fin de mantener un adecuado clima organizacional en el colegio



Autoevaluación y Mejoramiento

Plan de acción: Revise los cinco temas con menor puntajeLístelosGenere con su grupo de trabajo planes de

mejoramiento para reducir la brecha frente a la situación ideal

Evalúe cada seis meses


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