Gestión contable y financiera de la oficina de farmacia

Al hablar de la gestión de las “Oficinas de Farmacia” no debemos olvidar que

estamos ante una auténtica empresa o negocio, a pesar que la calificación

normativa de “establecimiento sanitario privado de interés público” pudiera inducir

a otra consideración.

Esta vertiente de las Oficinas de Farmacia como “empresas” ha sido confirmada,

entre otras, por la sentencia de 5 de Junio del 2003 del Tribunal Constitucional, en

la que se resuelve los recursos de inconstitucionalidad interpuestos contra las leyes

de Atención y Ordenación Farmacéutica de las Comunidades Autónomas de

Extremadura y Castilla La-Mancha y en cuyo texto se declara expresamente que “se

reconoce que la propiedad y la titularidad del establecimiento entrañan la existencia

de una verdadera empresa, con independencia de que para la apertura de la Oficina

de Farmacia se requiera una autorización administrativa”.

Pues bien, el farmacéutico titular de una Oficina de Farmacia al ejercer una

actividad económica, ha de aplicar y tener en cuenta las técnicas propias de la

gestión empresarial a fin de obtener los mayores rendimientos económicos y llevar

un fiel seguimiento de lo que ocurre en su negocio.

El ánimo del presente artículo no es ofrecer un análisis exhaustivo de las

mencionadas técnicas, sino tan sólo facilitar unas pinceladas básicas para conseguir

una buena administración, un orden contable y financiero, y, para que cumpliendo

con las obligaciones impuestas a Comerciantes por leyes mercantiles y fiscales, se

consigan las herramientas de análisis y toma de decisiones óptimas en una

actividad.

Contabilidad en las Oficinas de Farmacia. ¿qué libros son obligatorios?

El farmacéutico es un empresario individual, persona física y sujeto pasivo del

Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. De conformidad con la regulación

del IRPF contenida en la Ley 35/2006 y RD 439/2007, los contribuyentes que

ejercen actividades económicas estarán obligados a llevar los siguientes libros en

función del nivel de facturación o ventas anuales que arrojen el conjunto de sus

actividades:

 

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1) Si el importe neto de la cifra de negocios del conjunto de actividades

económicas ejercidas por el farmacéutico no supera los 600.000 € en el año

inmediato anterior, o bien es el primer año en que se ejerce alguna actividad

económica, con relación a la Oficina de Farmacia estará obligado a llevar Libros

Registros de ventas e ingresos, de compras y gastos y de bienes de inversión.

Estos libros se caracterizan por su sencillez, en los que como su mismo nombre

indica se registra o anota cronológicamente las operaciones de ventas, compras,

gastos y el detalle de los Bienes de Inversión afectos a la actividad.

2) Si el importe neto de la cifra de negocios antes indicada supera los

600.000 € en el año inmediato anterior, el farmacéutico en relación a su Oficina de

Farmacia estará obligado a llevar una contabilidad ajustada a los dispuesto en el

Código de Comercio.

El Artículo 25 del Código de Comercio determina que “Todo empresario habrá

de llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que

permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la

elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin

perjuicio de lo establecido en las leyes y disposiciones especiales, un Libro de

Inventarios y Cuentas Anuales y otro Diario.”

- En el libro diario se anotan o registran día a día todas las operaciones relativas

a la actividad de la empresa, siendo válida su anotación conjunta por totales de

operaciones por periodos no superior al mes, siempre que el detalle figure en un

registro concordante.

- El libro de Inventarios y Cuentas Anuales, se abre con el Balance Inicial de la

Empresa, continúa con balances de sumas y saldos trimestrales y se cierra con el

Inventario final y Cuentas Anuales comprendidas por el Balance de Situación, La

Cuenta de Pérdidas y Ganancias y la Memoria.

Todos estos libros son el reflejo de las operaciones efectuadas en la Farmacia

durante el ejercicio económico y que se encuentran justificados y documentados en

facturas, extractos bancarios con cargos y abonos, salidas y entradas de caja entre

otros, documentos que junto con los libros contables han de ser conservados

durante el un plazo de cinco años según la normativa fiscal y de seis años de

acuerdo con la mercantil. Aunque el plazo de prescripción es de cuatro años

 

 

empieza a computar un año después por lo que suman un total de cinco hasta

agotar el plazo máximo de prescripción fijado en el artículo 66, siguientes y

concordantes de la Ley General Tributaria, 58/2003 de 17 de diciembre.

Igualmente el RD 1496/2003 de 28 de noviembre, en su artículo 19 que remite a la

Ley General Tributaria, regulador del deber de expedir y entregar factura de

empresarios y profesionales, establece en su artículo 7, que es obligatorio

conservar copia de facturas emitidas o documentos que las sustituyan (tickes)

durante el periodo de prescripción del derecho de la Administración. No obstante,

esta obligación podrá sustituirse por la utilización de soportes magnéticos o

(informáticos) siempre que los mismos contengan los mismos datos de las facturas

o documentos a los que sustituyan.

Control Financiero y de Tesorería

Una vez expuesto las obligaciones contables del empresario titular de Oficina de

Farmacia, la pregunta que nos viene a la mente es ¿Para que sirve la contabilidad y

los libros contables?

Más allá de la obligatoriedad de los libros contables, merece la pena destacar la

utilidad que pueda tener la información que contienen para la adecuada gestión

financiera de la Oficina de Farmacia.

De un lado, la Cuenta de resultados nos dice cómo la farmacia genera beneficios o

pérdidas y, por otro, el Balance nos muestra la estructura económica (Inversiones)

y la estructura financiera (Financiación). Debemos comprender que las inversiones

se materializan en los Activos Fijos (local adquirido, Fondo de Comercio,

Ordenadores, Mobiliario, Cruz, etc) y Activo Circulante (Existencias, Derechos de

cobro y Tesorería). Dichas inversiones se financian con los recursos que aporta

inicialmente el titular más los recursos ajenos o deudas, normalmente contraídas

con entidades financieras.

No hemos de olvidar que, como en cualquier empresa para obtener una buena

gestión financiera de la misma han de cumplirse simultáneamente dos premisas

básicas. La primera que la Rentabilidad o Beneficio generado por las Inversiones

(Bº/Activos) sea superior al coste de la financiación de las mismas, coste que

incluye tanto el de la financiación propia aportada por el empresario como la

 

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financiación ajena derivada de deudas con terceros, y, la segunda que el negocio

genere liquidez suficiente para mantener la actividad operativa de la empresa.

Poniendo un ejemplo sencillo, si un particular se endeuda por 100 a un tipo de

interés de un 10% para comprar acciones en bolsa, su activo o inversión estará

formado por acciones por valor de 100 y su pasivo por una deuda del mismo

importe.

Al cabo de un año le debemos al banco 110, luego para valorar si mi inversión es

rentable he de contemplar que se cumplan las condiciones antes expuestas. La

primera que se obtenga una rentabilidad superior al 10% que es el coste de mi

financiación, es decir que mis acciones valgan en el mercado 110, y, la segunda,

que mis acciones se puedan vender y hacer líquida dicha rentabilidad.

En una Oficina de Farmacia sería igual. Hemos de analizar si nuestras inversiones

producen una rentabilidad superior al coste de nuestra financiación, y los datos

acerca de ello se contienen en la contabilidad: en el Balance las inversiones y

liquidez, en la Cuenta de Resultados los beneficios generados.

Asimismo la información contable nos ayudará a realizar un control de nuestra

liquidez a corto y a medio plazo, que resulta trascendente al ejercer cualquier

actividad empresarial. La liquidez se deriva del calendario de cobros y pagos, por lo

que hay un principio básico para su control y generación que es “retrasar pagos y

adelantar cobros”.

En el caso de una Oficina de Farmacia, como el adelanto de los cobros es poco

probable y además existe un retraso derivado del cobro del seguro respecto al

momento en que se dispensa el medicamento, hemos de controlar el pago a

proveedores y la acumulación de stock excesiva.

Una vez que se define el nivel de existencias mínimo necesario, en función de la

estructura de ventas de la Farmacia, todo aumento en el nivel de existencias se

traducirá en una reducción de liquidez.

En la medida que compramos existencias y las acumulamos, el periodo de rotación

de las mismas disminuye y por tanto aumenta el periodo de tiempo que

permanecen en mi almacén hasta que las venda, retrasando la generación de

liquidez. Por tal motivo la gestión del stock es una variable crítica en el control de la

tesorería.

 

 

Profesionales para la Buena Gestión de una Oficina de Farmacia

Lo expuesto hasta ahora, es tan sólo una muestra representativa del análisis

financiero que debe realizarse en una oficina de Farmacia, como en cualquier

empresa. Para ello se requerirá la llevanza de una contabilidad ordenada, y será

imprescindible los servicios de un profesional que asesore y oriente en la toma de

decisiones.

En la actualidad, un análisis completo del devenir de una actividad económica

concreta, es aquel que engloba los aspectos financieros y fiscales, a fin de realizar

una valoración conjunta de los resultados y obtener un soporte sólido en las

actuaciones futuras a realizar. Por ello, se recomienda que el asesor contratado

preste sus servicios en los tres áreas expuestas contabilidad, financiera y

fiscal, perfectamente posible en las Oficinas de Farmacia dado el tamaño del

negocio que abarcan.

El profesional (abogados o economistas) adecuado para el ejercicio de estas

funciones será aquel que teniendo los conocimientos, la experiencia y la solidez

profesional en materia contable, financiera y fiscal, conozca el sector de las Oficina

de Farmacia, sus peculiaridades y entresijos a fin de aplicar al caso concreto las

técnicas generales.

No obstante, hemos de destacar que, además de la solidez de conocimientos y

experiencia en el sector, el profesional en el que confiemos la gestión de nuestro

negocio, ha de reunir unas aptitudes personales y una conducta ética en la

prestación de sus servicios. Los diferentes Colegios y Organizaciones Profesionales,

hacen eco de esta necesaria conducta al establecer las normas deontológicas que

han de regir el ejercicio de sus profesiones.

En esta línea, el Reglamento del “ REAF” Registro de Economistas Asesores Fiscales

destaca que el ejercicio profesional ha de realizarse con “absoluta objetividad e

independencia de criterio .... debiendo guardar secreto sobre los antecedentes y

contenido de sus trabajos, así como de los informes emitidos”, “No podrán hacer

uso de sus actuaciones profesionales para ninguna finalidad a menos que lo

autoricen expresamente las personas o entidades que les hubiesen encargado el

trabajo”.

 

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Asimismo, el Código Deontológico del Ilustre Colegio de Abogados de Madrid,

reconoce en su preámbulo que “La función social de la abogacía exige establecer

unas normas deontológicas para su ejercicio” y establece en su articulado la

obligación de todo abogado de respetar dichas normas y principios éticos, dentro de

los cuales destacan: la independencia, la libertad de defensa, el secreto profesional

y la confianza e integridad, dado que “la relación con el cliente se fundamenta en la

confianza y exige de éste una conducta profesional íntegra, que sea honrada, leal,

veraz y diligente”.