8/12/2019 La Gestin de Procesos Resumen

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LA GESTIN DE PROCESOS: UN ENFOQUE DE GESTIN EFICIENTE

Los cambios en la forma de plantear los problemas de la organizacin

Las empresas se han vuelto cada vez ms complicadas, revolucionando las reaseconmicas y tecnolgicas trayendo la quiebra a las empresas. Los clientes se vuelven cadavez ms exigentes y la competencia se transform en feroz, creando un marco en que lanecesidad de mejorar el rendimiento operativo y el logro de la eficiencia neto surgen asdistintas ideas como el valor agregado o beneficio para los propietarios del capital o dueosde la empresa. Gestin de la cadena de valor de portero aplicada para identificar yaprovechar al mximo las reas de actividad y maximizar sus beneficios.

El concepto de calidad pas de ser una propiedad inherente al producto o servicio a resultarun valor asociado a l satisfaccin de necesidades y expectativas del cliente, este cambio fuetan importante que provoco incluso la revisin de las normas I.S.O. (Organizacininternacional para la estandarizacin). Dando lugar a sus nuevas inversiones para la

promocin, desarrollo y difusin de los procesos y sistemas destinados al mejoramientocontinuo de la calidad en los productos y en los servicios que se originan en el sectorempresario, apoya la modernizacin y competitividad de esas organizaciones.

En dicho concepto se implementan programas que buscan lograr mejoras, que normalmente piden ms recursos para implementarlos, por ello es conveniente aplicar una visinglobalizadora, integrando todas estas acciones y propuestas de mejora como una forma delograr estos esfuerzos.

Cobrando importancia la denominada gestin por procesos mtodo estructurado para lamejora de rendimiento, que se concentra en el diseo disciplinado y la cuidadosa ejecucinde todos los procesos de una organizacin. Tambin es un diseo estructural de lasempresas un nuevo concepto de estructura organizativa que considera que todaorganizacin se puede concebir como una red de procesos interrelacionados ointerconectados. As el modelo de gestin basado en los procesos, se orienta a desarrollar lamisin de la organizacin, mediante la satisfaccin de las expectativas de sus stakeholders/clientes, proveedores, acciones, empleados, sociedad ya que hace la empresa parasatisfacerlos en lugar de centrarse en aspectos estructurales como cual es u cadena demando y la funcin de cada departamento.

Empresas lderes aplicaron el cambio organizativo, indivualizando sus procesos, eligiendolos procesos relevantes analizndolos y mejorndolos y finalmente utilizando este enfoque

para transformar sus organizaciones logrando resultados. Esta finalidad es la misma que seconsidera en el mtodo de anlisis del valor como finalidad de satisfaccin de necesidadesdel cliente as se llega a la reingeniera de procesos que se apoya en el cambio que va desdeuna consideracin esttica, orienta a las estructuras, a la dinmica y a los flujos que crean

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valor, el tema de los procesos se consideraba sobre todo en el contexto de la organizacinindustrial como organizacin de procesos u organizacin de flujo de operaciones.

En este nuevo contexto de gestin de sistema generador de valor, la concepcin de laorganizacin por procesos no se apoya en una estructura previa, si no que presume que la

misma deber surgir de las exigencias de los procesos. Se conceptualiza entonces a laestructura como infraestructura que contiene o sostiene los procesos.

Los procesos

Provienen del latn processus que significa avance proceso es un conjunto de actividades detrabajos interrelacionados, que se considera por requerir ciertos insumos (productos oservicios obtenidos de otros proveedores) y actividades especficas que implican agregarvalor, para obtener ciertos resultados tambin se define como unidad en que si cumple unobjetivo completo, un ciclo de actividades que se inicia y termina con un cliente o unusuario interno.

Elementos del proceso

1. InputsRecursos a transformar, materiales a procesar, personas a formar. Sobre los impus

2. Recursos o factores que transforman acta sobre los inputs a transformar sedistinguen dos tipos bsicos:a. Factores dispositivos humanos: clarifica organiza y dirige las operaciones.

b. Factores de apoyo: infraestructura tecnolgica.

3. Flujos reales de procedimientos o transformacin: puede ser fsica pero tambin puede modificarse una estructura jurdica de propiedad.

4. Outputs: son bsicamente de dos tipos:a. Bienes: tangibles, almacenables, transportables.

b. Servicios: intangibles, acciones sobre el cliente su calidad depende bsicamentede la percepcin del cliente.

No todas las actividades que se realizan en las organizaciones son procesos.

Procesos de negocios

Satisfacer el pedido de un cliente desde el contacto inicial hasta la entrega del producto.

Diseo del producto creacin de modelos, preparacin de matrices.

Procesos de apoyo

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Son aquellos procesos internos necesarios para realizar los procesos de negocios.

Compra de artculos de oficina.Pago de anticipos.Pago de remuneraciones.

Son procesos que no estn ligados directamente a la misin de laorganizacin pero resultan necesarios para los procesos operativos.

Propiedades de la organizacin por proceso

Dominio del proceso sobre la estructura: la estructura es vista como merainfraestructura, es decir la organizacin es vista de una manera general observandocada engranaje que hace funcionar la organizacin, desde el proceso de nivel ms

bajo hasta los procesos de los niveles ejecutivos.

Transversalidad de la organizacin y gestin por procesos: se observa y se analiza laorganizacin por departamentos los procesos son gestionados y mejorados en buscade poder brindar un producto o servicio de genera cada vez un mejor valor para elcliente.

Predominio de la informacin en la organizacin por procesos: el conocimiento esimportante y utilizarla para operar a la empresa como una maquina donde cada partees necesaria y su aporte es importante para el buen funcionamiento.

Orientacin a la generacin de valor en la misma actividad organizativa de procesos: en lugar de buscar la optimizacin en la combinacin de factores, la

organizacin por procesos se orienta al valor producido o servicio.

Desarrollo de una metodologa para aplicar la gestin basada en procesos

La gestin basada en procesos es una herramienta que debe generar un cambio en lafilosofa y mentalidad del trabajo de las organizaciones. La gestin de procesos implica elcontrol de los mismos es decir establecer mecanismos para medir el resultado de los

procesos.

Etapas

Primera - Informacin y ParticipacinCuando se trata de adoptar una nueva metodologa y cambiar la forma de pensar y detrabajar de las personas, es esencial la informacin y tambin la formacin que se les

brinde.

Por ello, la implementacin de la gestin en base a procesos debe realizarse de la formams participativa posible.

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Segunda - Identificacin de los Procesos y Definicin de fronteras de cada uno

Esta se lleva a cabo elaborando una lista de todos los procesos y actividades que sedesarrollan en la organizacin.

Definir el mapa de procesos e identificar cules son los ms importantes.

Tercera - Seleccin de los Procesos

Se deben diferenciar los procesos relevantes y los procesos clave.

Los procesos clave son aquellos que forman parte de los procesos relevantes y que incidende manera significativa en los objetivos estratgicos, siendo crticos para el xito delnegocio.

Cuarta - Nombrar al Responsable del Proceso

Cuando han sido seleccionados los procesos relevantes y clave, se debe nombrar unresponsable o propietario para cada uno de ellos (dueo del proceso).

Este deber actuar con autonoma y responsabilidad en la ejecucin del proceso.

Quinta - Revisin y Anlisis de los procesos y Deteccin de los problemas

Verificar de qu manera este da respuesta a los objetivos estratgicos, y si no es as, habrque abordar el diseo o rediseo del proceso.

Sexta Correccin de problemas

En esta fase y dependiendo del contenido y de la complejidad de los temas planteados, se podr ocurrir recurrir a las siguientes herramientas:

Mtodos de resolucin de problemas

Tcnica de valor agregado

Contribuye a satisfacer las necesidades del cliente?

El cliente est dispuesto a pagar por ellas?

Contribuye a conseguir alguno de los objetivos estratgicos?

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Sptima Establecimiento de indicadores

Estos procesos deben de ser evaluados peridicamente ya que partiendo de estasevaluaciones que se realicen se pueden determinar los puntos dbiles y de esta formaestablecer una estrategia completa para mejorar el funcionamiento.

La utilizacin de indicadores es fundamental para poder interpretar lo que est ocurriendo ytomar medidas cuando las variables se salen de los lmites establecidos o mrgenes detolerancia que permitan asegurar lo que hacemos a nuestros clientes.

Se plantea por lo tanto la necesidad de definir indicadores dando respuesta a las siguientes preguntas:

Qu debemos medir?

Dnde es conveniente medir?

Cundo hay que medir? En qu momento o con qu frecuencia?

Quin debe medir?

Cmo se debe medir?

Cmo se van a difundir los resultados?

Quin y con qu frecuencia va a revisar o auditar el sistema de obtencin de datos?

Beneficios de la gestin por procesos

Debemos de establecer un diseo riguroso para cada proceso con ello aumentamos elrendimiento debido a que no malgastamos los recursos ni tiempo en esfuerzos intiles.

El xito de una empresa en definitiva depender de la correccin ejecucin de los procesos bien diseados.

Los sistemas de gestin tradicionales, generalmente no priorizan a los procesos y fuerondiseados y aplicados para estructuras organizadas por funciones pero a medida que esteesquema orientado a la gestin de procesos empieza a arraigarse, todos los sistemas de laorganizacin se reenfocan para dar soporte a los procesos.