La planilla de sueldos y salarios es un documento que expone información periódica mensual en valores monetarios relativa al conjunto de remuneraciones, aportes, patronales, descuentos laborales y otros beneficios que perciben los dependientes de una empresa.

Los objetivos principales de las planillas de sueldos y salarios son:

* Contar con información referida al importe que paga la empresa por concepto de sueldos, aportes patronales y otros beneficios.* Cumplir con disposiciones legales tipificadas en la ley general del trabajo.* Remitir un ejemplar de las planillas de sueldos y salarios mensualmente a las diferentes entidades donde cotiza la empresa y sus dependientes.

Remuneraciones. Se denomina así al precio del trabajo arrendado en valores monetarios, que el patrón

como empresa o empleador, cancela al dependiente como empleado u obrero. Estas retribuciones

deben ser canceladas periódicamente por el empleador en forma independiente a los resultados que

pueda obtener una empresa.

na planilla de remuneracion es la planilla que registra el pago mensual de los trabajadores de una empresa, y contiene todos

los registros de faltas, ausencias, bonificaciones, comisiones salarios etc de los empleados.

Algunos lectores nos escriben preguntando si pueden elegir no estar registrados en las planillas

de pago de sus empleadores y recibir sus ingresos mediante recibos por honorarios. Otros nos escriben

preguntando qué es mejor ¿estar en planillas o no?.

La pregunta se basa en que si están registrados en planillas deberán aportar aproximadamente un 13 %

de sus ingresos remunerativos al sistema privado de pensiones y eso les quitaría liquidez, lo cual no

ocurriría si reciben sus ingresos en calidad de honorarios.

La respuesta es negativa. Percibir la contraprestación remunerativa mediante boleta de pago (trabajador

enplanilla) o mediante recibo por honorarios profesionales (trabajador fuera de planilla) no son opciones.

La ley laboral peruana no le concede al trabajador la facultad de elegir si quiere o no estar en planillas, ni

le otorga alempleador la potestad de decidir si quiere o no registrar en sus planillas de pago a sus

trabajadores.

De acuerdo con el Artículo 3º de las Normas Reglamentarias Relativas a Obligación de los Empleadores de

llevar Planillas de Pago (Decreto Supremo Nº 001-98-TR, norma vigente a la fecha) “los empleadores

deberán registrar a sus trabajadores en las planillas, dentro de las setentidós (72) horas de ingresados a

prestar sus servicios, independientemente de que se trate de un contrato por tiempo indeterminado,

sujeto a modalidad o a tiempo parcial“.

Asimismo, el Decreto Supremo Nº 018-97-TR señala la obligatoriedad del empleador de llevar planillas

electrónicas cuando su personal sea de más de tres trabajadores, o cuando tenga uno o más trabajadores

afiliados al sistema nacional de pensiones, o cuando tenga que retener el impuesto a la renta de quinta

categoría, entre otras causales.

Por lo tanto, no hay elección posible: el empleador está obligado a registrar al trabajador en sus planillas

por mandato legal, siendo por ello inválido que las partes acuerden que el trabajador no va a

ser registrado en planillas y percibirá sus ingresos mediante recibos por honorarios.

Ahora, en cuanto a la justificación economicista dada por algunos lectores de que no les convendría estar

en planillas porque se les descuenta aproximadamente un 13 % de sus ingresos mensuales por concepto

de aportaciones al sistema pensionario, no es tampoco favorable desde el punto de vista de un análisis

económico, toda vez que al estar registrado en planillas el trabajador tiene derecho a un conjunto de

beneficios económicos que no poseen quienes perciben ingresos por honorarios: compensación por tiempo

de servicios, gratificaciones legales en julio y diciembre, participación en utilidades, vacaciones pagadas,

subsidios de la seguridad social, derecho a jubilación, etc., que superan con creces el monto que se

pretendería ahorrar pactando con el empleador no estar en planillas.

En síntesis: el trabajador y el empleador no pueden acordar que el trabajador no esté registrado en

planillas porque dicha inscripción es una obligación legal; y a la larga tampoco es beneficioso para el

trabajador. De modo que a cumplir con lo que manda la ley y que no se pretenda sacarle la vuelta,

porque todoincumplimiento laboral es una infracción que trae consecuencias económicas.

Los derechos laborales de los trabajadores que no están registrados en planillas  Por Robert Del Aguila Vela | 13 junio 2009   |

Martha se encuentra laborando desde hace más de un año en una empresa que no le ha registrado en su

libro de planillas de pago de trabajadores. A Martha no le extienden boletas de pago, la empresa le hizo

inscribirse en el Registro Único de Contribuyentes y cada mes ella emite recibos por honorarios a nombre

de la empresa y ésta le retiene el 10 % de su remuneración por concepto de impuesto a la renta.

Martha no recibe gratificaciones legales en Julio y Diciembre ni le han depositado su compensación por

tiempo de servicios en Mayo y Noviembre. Al cumplir un año de labores solicitó verbalmente a la gerencia

que le programaran sus vacaciones y obtuvo como respuesta que eso no era posible porque al no estar en

planillas no tiene derecho a descanso vacacional. Ella considera injusta dicha situación y desea renunciar.

Martha nos escribe y consulta lo siguiente: ¿Tiene derechos laborales aunque no se encuentre registrada

en planillas y los podrá cobrar si renuncia a su empleo?.

Sobre el particular, debemos tener presente que toda persona que preste un servicio a otra bajo

la dirección de ésta y a cambio de una retribución económica es legalmente considerado trabajador. El

Artículo 4º de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral (Decreto Supremo 003-97-TR) así lo

reconoce cuando señala que “en toda prestación de servicios remunerados y subordinados se presume la

existencia de un contrato detrabajo a plazo indeterminado“.

Por lo tanto, la condición de trabajador no depende de si uno está o no registrado en las planillas de pago

de trabajadores de la empresa, o de si el comprobante de pago de sus remuneraciones es un recibo por

honorarios o una boleta de pago. Depende únicamente de que se presenten las 3 condiciones que exige la

ley: que el trabajador preste un servicio, que el empleador pague una remuneración y que el servicio sea

prestado bajo la dirección del empleador. De tal modo que si se verifican dichas condiciones se debe

considerar a la persona que presta el servicio como un legítimo trabajador.

A esto se llama “el principio de primacía de la realidad” que establece que para determinar si una persona

es o no trabajador prevalece la realidad de los hechos y no las formalidades ni la documentación que

pudieran haberse adoptado para simular la inexistencia de relación laboral.

Precisamente la realidad demuestra que algunos empleadores evaden el cumplimiento de sus obligaciones

laborales (otorgamiento de descanso vacacional remunerado, compensación por tiempo de servicios,

gratificaciones legales, asignación familiar, participación en utilidades, indemnización por despido,

aportaciones ESSALUD, etc.) simulando la existencia de una relación civil para lo cual el trabajador firma

un contrato de locación de servicios y emite recibos por honorarios profesionales, o simplemente emite

dichos recibos por honorarios. Tal simulación no surte efectos legales, pues una vez acreditada la

prestación de servicios remunerada y bajo la dirección del empleador se aplicará el Artículo 4º del Decreto

Supremo 003-97-TR que recoge el principio de primacía de la realidad.

Es por ello que tanto Martha como cualquier trabajador que no se encuentre registrado en planillas y emita

recibos por honorarios tiene los mismos derechos laborales que un trabajador que está inscrito en planillas

y le extienden boleta de pago. ¿Cuáles son esos derechos laborales? Pues son los siguientes:

1. Jornada laboral máxima de 8 horas diarias o 48 horas semanales. Si excede el máximo le deben

abonar horas extras.

2. Descanso semanal obligatorio preferentemente en día Domingo. Si no descansa deben pagarle

3remuneraciones diarias.

3. Descanso vacacional anual. Si no descansa dentro del año siguiente deben pagarle

dos remuneraciones: 1 como remuneración vacacional y otra como indemnización por falta de

descanso.

4. Gratificaciones legales en Julio y Diciembre de cada año (una remuneración por vez).

5. Compensación por Tiempo de Servicios. Aproximadamente 1.17 remuneraciones por cada año,

que se debe depositar la mitad en Mayo y la otra mitad en Noviembre.

6. Asignación familiar igual al 10 % de la remuneración mínima vital. Se abona cada mes junto con la

remunración en caso de tener por lo menos un hijo o hija menor de edad.

7. Participación en utilidades. Se abona a más tardar en Abril de cada año si la empresa obtuvo

utilidades en el año anterior y tuvo un promedio de 20 trabajadores.

8. Indemnización por despido. Equivale a 1.5 remuneraciones por cada año laborado y se abona

sólo en caso de despido arbitrario.

9. Reposición laboral. Sólo en caso de despido nulo y en los casos determinados por la justicia

constitucional (despido incausado y despido fraudulento).

10. Renuncia voluntaria. la renuncia no implica pérdida de los derechos laborales, sólo de la

indemnización por despido (por cuanto el cese se produce por decisión del trabajador).

11. Otros derechos que recoja la ley laboral.

Lo que ocurre lamentablemente es que no encontrándose registrados en planillas, estos trabajadores no

obtienen de parte de su empleador ningún reconocimiento de sus derechos laborales, por lo cual ante esta

situación se requiere la adopción de medidas legales con una adecuada asesoría laboral para que se

produzca el reconocimiento y pago que corresponda. Como ejemplo en nuestra sección “casos resueltos”

encontrarás elcaso de Francisco, un trabajador que no estuvo registrado en planillas y que con nuestra

asesoría obtuvo el reconocimiento y pago de S/. 144,000.00 Nuevos Soles por concepto de todos los

beneficios económicos que su empleadora no le había reconocido.

Si fuiste o eres un trabajador o trabajadora que emite recibos por honorarios y deseas nuestra ayuda para

que te reconozcan tu condición de trabajador y tus beneficios laborales, o si eres un empleador que tiene

problemas relacionados con locadores de servicios puedes solicitar nuestra asesoría legal llamando al

teléfono 2652657 o visitándonos en Mariscal Miller 1059 Piso 3 Jesús María – Lima.

Luis nos escribe señalando que él cobra su remuneración por fuera de planillas y encima a través de

recibos de honorarios girados por otra persona, y ante ello pregunta si le corresponde algún beneficio

laboral.

Ya en otro artículo publicado en este portal Robert del Aguila Vela ha explicado que los trabajadores

dependientes tienen derecho a los beneficios laborales que establece la legislación peruana, aún cuando

no se encuentren registrados en planilla. Por lo tanto no voy a redundar sobre ello.

Pero sí voy a referirme a la situación de los trabajadores que cobran su remuneración a través de

comprobantes de pago emitidos por personas ajenas a la relación laboral.

Lo primero que debemos precisar es que un comprobante de pago (recibo de honorarios

profesionales,factura o boleta) es emitido como consecuencia de un abono de dinero. Quiere decir que la

expedición de uncomprobante de pago es el medio de prueba de que la persona a quien se emitió

el comprobante ha efectuado un abono de dinero a favor del emisor. Tomando a Luis como ejemplo,

significa que si un tercero emite un recibo de honorarios para que la empleadora sustente el egreso de

dinero que significa el pago de la remuneración de Luis, tendriamos que Luis no tiene un medio de prueba

de que percibe una remuneración sino que existe la apariencia de que es el tercero que ha emitido

el comprobante quien está siendo pagado por la empleadora de Luis.

Esto nos lleva a un segundo punto. El pago es consecuencia de la prestación de servicios que realiza el

trabajador (en este caso Luis). Como el trabajador no emite el recibo de honorarios que sustente que está

recibiendo un pago por sus servicios también existe la apariencia de que quien prestó los servicios al

empleador no fue él sino el tercero que emite los comprobantes.

Se trata pues de un esquema planificado por el empleador para simular que el trabajador no presta

ningún servicio y tampoco es retribuido económicamente por su labor, con lo cual se pretende evadir el

reconocimiento y pago de los derechos laborales del trabajador.

Llegado a este punto interesa determinar qué hacer para afrontar una situación de estas características.

Lo primero que recomendamos es que el trabajador solicite al Ministerio de Trabajo una inspección para

que se verifique su relación laboral y la existencia de adeudos por todo el período que se encuentra fuera

de planillas. La autoridad inspectiva hará constar en un acta la existencia del vínculo laboral y obligará a la

empleadora a registrar al trabajador en planillas.

Si ello no fuere posible, el trabajador deberá agenciarse de medios probatorios que acrediten que se

encuentra prestando servicios remunerados para el empleador bajo la dirección de éste (fotografías,

grabaciones de conversaciones en que le den órdenes para sus labores o en las que se mencione el pago,

cualquier tipo de escritos en las que consten órdenes o sanciones, etc.). Lo que se trata es de que existan

medios probatorios que lleven a la autoridad judicial al convencimiento de que existió una relación laboral

y que el empleador la encubrió a través de inexistentes servicios civiles a cargo de terceros que emitían

recibos de honorarios por sumas que jamás recibieron.

Como se aprecia, es posible que un trabajador que labora en situaciones tan complicadas como la descrita

pueda obtener el reconocimiento de sus derechos laborales, pero ello requiere que adopte acciones para

obtener las pruebas de su relación laboral.

Finalmente es necesario recordarles que cada caso es único y especial, y tiene peculiaridades que ayudan

o perjudican, por lo cual la estrategia a seguir depende de cada caso concreto. Es por ello que en este

artículo sólo emitimos una opinión informativa de carácter general, sin perjuicio de lo cual cada caso debe

ser analizado por un profesional para abordar la mejor estrategia en beneficio del trabajador. Precisamente

en LaboraPeru contamos con un módico servicio de asesoría y patrocinio laboral que está a tu disposición

para solucionar tus problemas laborales.

Luis nos escribe señalando que él cobra su remuneración por fuera de planillas y encima a través de

recibos de honorarios girados por otra persona, y ante ello pregunta si le corresponde algún beneficio

laboral.

Ya en otro artículo publicado en este portal Robert del Aguila Vela ha explicado que los trabajadores

dependientes tienen derecho a los beneficios laborales que establece la legislación peruana, aún cuando

no se encuentren registrados en planilla. Por lo tanto no voy a redundar sobre ello.

Pero sí voy a referirme a la situación de los trabajadores que cobran su remuneración a través de

comprobantes de pago emitidos por personas ajenas a la relación laboral.

Lo primero que debemos precisar es que un comprobante de pago (recibo de honorarios

profesionales,factura o boleta) es emitido como consecuencia de un abono de dinero. Quiere decir que la

expedición de uncomprobante de pago es el medio de prueba de que la persona a quien se emitió

el comprobante ha efectuado un abono de dinero a favor del emisor. Tomando a Luis como ejemplo,

significa que si un tercero emite un recibo de honorarios para que la empleadora sustente el egreso de

dinero que significa el pago de la remuneración de Luis, tendriamos que Luis no tiene un medio de prueba

de que percibe una remuneración sino que existe la apariencia de que es el tercero que ha emitido

el comprobante quien está siendo pagado por la empleadora de Luis.

Esto nos lleva a un segundo punto. El pago es consecuencia de la prestación de servicios que realiza el

trabajador (en este caso Luis). Como el trabajador no emite el recibo de honorarios que sustente que está

recibiendo un pago por sus servicios también existe la apariencia de que quien prestó los servicios al

empleador no fue él sino el tercero que emite los comprobantes.

Se trata pues de un esquema planificado por el empleador para simular que el trabajador no presta

ningún servicio y tampoco es retribuido económicamente por su labor, con lo cual se pretende evadir el

reconocimiento y pago de los derechos laborales del trabajador.

Llegado a este punto interesa determinar qué hacer para afrontar una situación de estas características.

Lo primero que recomendamos es que el trabajador solicite al Ministerio de Trabajo una inspección para

que se verifique su relación laboral y la existencia de adeudos por todo el período que se encuentra fuera

de planillas. La autoridad inspectiva hará constar en un acta la existencia del vínculo laboral y obligará a la

empleadora a registrar al trabajador en planillas.

Si ello no fuere posible, el trabajador deberá agenciarse de medios probatorios que acrediten que se

encuentra prestando servicios remunerados para el empleador bajo la dirección de éste (fotografías,

grabaciones de conversaciones en que le den órdenes para sus labores o en las que se mencione el pago,

cualquier tipo de escritos en las que consten órdenes o sanciones, etc.). Lo que se trata es de que existan

medios probatorios que lleven a la autoridad judicial al convencimiento de que existió una relación laboral

y que el empleador la encubrió a través de inexistentes servicios civiles a cargo de terceros que emitían

recibos de honorarios por sumas que jamás recibieron.

Como se aprecia, es posible que un trabajador que labora en situaciones tan complicadas como la descrita

pueda obtener el reconocimiento de sus derechos laborales, pero ello requiere que adopte acciones para

obtener las pruebas de su relación laboral.

Finalmente es necesario recordarles que cada caso es único y especial, y tiene peculiaridades que ayudan

o perjudican, por lo cual la estrategia a seguir depende de cada caso concreto. Es por ello que en este

artículo sólo emitimos una opinión informativa de carácter general, sin perjuicio de lo cual cada caso debe

ser analizado por un profesional para abordar la mejor estrategia en beneficio del trabajador. Precisamente

en LaboraPeru contamos con un módico servicio de asesoría y patrocinio laboral que está a tu disposición

para solucionar tus problemas laborales.

LA PLANILLA: Nociones fundamentales

Ricardo Corrales Melgarejo[1] 

 

Génesis normativa

El antecedente más remoto de la planilla es el recibo, del que deriva este central documento y que vendría a ser un recibo pormenorizado que incluye la nómina de las personas que reciben su retribución por el trabajo realizado en un tiempo determinado.

La historia registra que fue en Francia, durante el Siglo XVI, cuando se crea el boletín de pago, documento escrito emitido por el empleador al trabajador, cuya copia firmaba este último en señal de recibo. Esta técnica de administración de personal fue reconocida legislativamente en esa república mediante  Ley del 4 de mayo de 1931.

En el Perú, la génesis legislativa de este documento es la Ley 2851 del 23 de noviembre de 1918, Ley de Trabajo de Mujeres y Menores, y que establecía la obligación del empleador de llevar un registro permanente con datos mínimos de identificación de los menores empleados y el tiempo trabajado. Asimismo, por Decreto Supremo del 23 de marzo de1936, se creó el

padrón de empleados de comercio, entre otros dispositivos que normaban la planilla en forma dispersa e incoherente.

Posteriormente, por Decreto Supremo Nº 015-72-TR del 28 de septiembre de 1972, los libros de planillas de pagos de sueldos y salarios fueron regulados en forma técnica e integral, constituyéndose desde entonces en el documento jurídico contable central en la administración de personal. Sin embargo, luego de 16 años de vigencia, dicha norma legal fue derogada por el Decreto Supremo Nº 001-98-TR, publicado el 22 de enero de 1998, cuyo objetivo de modernizar, simplificar y acelerar los procesos de pago de remuneraciones, que fue modificado en algunos de sus artículos por el Decreto Supremo Nº 017-2001-TR publicado el 7 de junio del 2001.

Significado y Concepto

Etimológicamente, planilla  es un derivado de plana, equivalente de página, carilla; es decir, “cada una de las dos caras de la hoja de papel”. El español de América lo renominalizó como planilla, lo que en España se  llama plantilla  (término derivado, a su vez, de planta y con el mismo sufijo- illa); es decir la nómina.[2]

El Diccionario de  la Real Academia de la Lengua Española del 2001, refiere que la nómina es la “relación nominal de los individuos que en una oficina pública o particular han de percibir haberes y justificar con su firma haberlos recibido”. Ser de plantilla es “estar en la nómina”, lo que en el Perú y otros países de América se expresa con la locución verbal estar en planilla. El uso peruano de planilla por nómina se documenta también en Ecuador, Colombia, Argentina, Uruguay y Paraguay, y tiene antecedentes de su uso andaluz de planilla por “relación de gastos diarios”[3].

En cuanto concepto, la planilla es la nómina de trabajadores vinculados en un determinado centro de trabajo, que contiene los principales datos del contrato de trabajo, y registra las operaciones relativas a las remuneraciones y demás ingresos y egresos (retenciones) del personal, que suceden durante su vida laboral y en cumplimiento de los dispositivos legales que regulan este importante documento

jurídico contable.

Naturaleza Jurídica

En el Derecho Laboral rige también, la regla del Artículo 1229 del Código Civil, a saber:“La prueba del pago incumbe a quien pretende haberlo efectuado”. Esta prueba se materializa a través de un documento escrito, que acredita el abono al titular del crédito y la conformidad de éste con el pago recibido, mediante su firma en dicho documento, extinguiendo la obligación.

Este documento escrito debe conservar el deudor, con el objeto de exhibirlo cuantas veces sea necesario probar que no le debe nada al acreedor; ya que en caso que el deudor no pueda acreditar el pago, si éste fuera negado, deberá volver a efectuarlo, salvo que pueda probar dicho pago de otro modo.

En este sentido, la naturaleza jurídica de la planilla y las boletas de pago radica en el valor probatorio del cumplimiento de la contraprestación económica que corresponde al empleador en la ejecución del contrato de trabajo, dado que dichos documentos jurídicos contables son la prueba escrita del pago de la remuneración y del cumplimiento de las obligaciones legales de orden público, por lo menos durante 5 años de cerrada la planilla[4]. Este documento reviste formas especiales, construida sobre la noción del simple recibo, desarrollada según el principio contable de la partida doble (Debe/Haber) y complementada en función de las necesidades del empleador, del trabajador y del Estado.

Efecto Tridimensional

La Planilla tiene un efecto tridimensional de valor sobre las partes de la relación laboral y de utilidad pública, por lo siguiente: En la esfera empresarial, no sólo es un documento de prueba del empleador que demuestra el cumplimiento de su obligación de pago de remuneración del trabajador, sino un medio idóneo que otorga conformidad a los descuentos y retenciones por él aplicados. Además, acredita el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y provisionales, y como gasto es deducible del impuesto a la renta de 3ra. Categoría; y por último, es un documento contable que registra un egreso de la empresa de

efecto inmediato sobre su rentabilidad y estructura de costos, siendo por ello, objeto de análisis salarial de directa incidencia en la categorización de los puestos de trabajo en la administración de personal.

En la esfera del trabajador, la planilla y la boleta de pago es de capital importancia, para que éste acredite su relación laboral y pueda comprobar que la suma de dinero recibida es exacta con la registrada en tales documentos. Adicionalmente, le posibilita verificar los conceptos abonados y cantidades retenidas o descontadas por fuente convencional, legal o judicial, el tiempo de servicio reconocido, a fin de confirmar si el empleador ha cumplido con lo pactado al inicio o durante la relación laboral. Finalmente, son documentos probatorios para reclamar sus derechos previsionales y de seguridad social, y acreditar el cumplimiento de su obligación tributaria (impuesto a la renta, de quinta categoría) según las retenciones efectuadas por su empleador en caso de estar afecto.

En la esfera pública, es el Ministerio de Trabajo el que autoriza la apertura y cierre de las planillas[5]; así también, los empleadores que cuenten con 5 o más trabajadores, están obligados a presentar un resumen de sus planillas de remuneraciones correspondiente al mes de junio de cada año[6], pues el Estado requiere informarse sobre la población laboral y su capacidad de consumo, lo que se traduce en estadísticas de indicadores laborales, y que son herramientas fundamentales de gestión gubernamental, utilizados para delinear políticas económicas y de empleo. Por otro lado, es objetivo de la inspección del trabajo, velar para que el empleador cumpla con emitir boletas de pago y llevar sus planillas en forma legal, entre otros, a fin de facilitar la labor de fiscalización de los entes recaudadores de tributos y aportes sociales o previsionales (Sunat y Afp). Finalmente, en la administración de justicia laboral, este documento es prueba privilegiada en la solución de conflictos jurídicos emergentes de la relación laboral, es más, el artículo 40º de la Ley Procesal del Trabajo, ha establecido la presunción relativa de verdad a favor del trabajador, de tener por cierto los datos remunerativos y de tiempo de servicios que contenga la demanda, cuando el empleador demandado no cumpla con exhibir sus planillas y boletas de pago, y no haya registrado en ellas ni otorgado boletas al trabajador que acredita su relación laboral.

Finalmente, todo empleador formal y diligente, y profesionales que brindan asesoría vinculada a la administración de personal o la dirigen, deben tener presente estas nociones que sustentan este fundamental instrumento de gestión del capital humano de una empresa

privada.